Kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhataja ametijuhendi kinnitamine

K Ä S K K I R I

Tallinn 14.05.2025 nr 11-3/7

Kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhataja

ametijuhendi kinnitamine

Kohtute seaduse § 125 lg 1 ning avaliku teenistuse seaduse § 52 lg-te 1 ja 2 alusel:

1. Kinnitan käskkirjale lisatud Tallinna Halduskohtu kantselei- ja kohtuistungiteenistuse

juhataja ametijuhendi.

Käesolevat haldusakti on võimalik vaidlustada, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule

halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud tingimustel ja korras.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mario Metsoja

kohtudirektor

KINNITATUD

Kohtudirektori 14.05.2025 käskkirja nr

11-3/7 lisa

TALLINNA HALDUSKOHTU

KANTSELEI- JA KOHTUISTUNGITEENISTUSE JUHATAJA AMETIJUHEND

Struktuuriüksus Kohtudirektori juhtimisvaldkond kantselei- ja kohtuistungiteenistus

Ametikoht Kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhataja

Ametisse nimetab Kohtudirektor kooskõlastatult kohtu esimehega

Vahetu juht,

aruandekohuslus

Kohtu esimees

Alluvad Kohtuistungi vanemsekretär, kohtuistungi sekretär, vanemreferent,

referent (edaspidi koos nimetatuna kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujad)

Ametnik asendab -

Ametnikku asendab Kohtuistungi vanemsekretär ja/või vanemreferent vahetu juhiga

kokkulepitud mahus

Ametikoha eesmärk Kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhataja töö eesmärk on

kantselei- ja kohtuistungiteenistuse tõhusa toimimise tagamine ning

kohtu juhtimise toetamine asutuse tegevusega seotud asjaajamisel ja

ülesannete täitmisel, aidates kaasa organisatsiooni liikmete kui ka

kohtu külastajate kõrge rahulolu saavutamisele.

Peamised tööülesanded

1. Kantselei- ja kohtuistungiteenistuse tulemuslik juhtimine, kantselei- ja

kohtuistungiteenistuse teenistujate töö korraldamine ja koordineerimine:

- teab kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujate kui ka sisekliendi ootusi ja

vajadusi ning suudab pakkuda neist tulenevaid lahendusi;

- korraldab ja tagab kantselei- ja kohtuistungiteenistuse ülesannete tähtaegse ja

kvaliteetse täitmise, tulemuste jooksva hindamise ning analüüsimise, võtab vajadusel

tarvitusele abinõud asjaajamise kui ka protsesside parendamiseks ning koostab

töökorralduslikud dokumendid (korrad, juhendid jms);

- jälgib kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujate töö- ja puhkeaja ning

töötervishoiu/-ohutuse nõuetest kinnipidamist, võtab tarvitusele abinõud

nõuetekohasuse tagamiseks;

- viib läbi kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujate katseajavestlused,

koostöövestlused jt vestlused, sh vajadusel korrigeerivad vestlused, teeb ettepanekuid

põhi- ja muutuvpalkade määramiseks, vajadusel distsiplinaarmenetluste

algatamiseks;

- annab teada kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujate värbamise vajadusest,

osaleb värbamise ja valiku protsessis ning toetab uue teenistuja sisseelamist;

- korraldab infoliikumist ning igapäevaste murekohtade lahendamist, kindlustab

kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujad ülesannete täitmiseks vajalike

ressurssidega, teeb selle nimel koostööd teiste valdkondade/struktuuriüksuste

esindajatega (IT, haldus jt).

2. Sujuva ja kvaliteetse tugiteenuse kindlustamine, tagades ladusa teeninduse

kantseleis ning kohtuistungite korrakohase toimimise ning sellega seonduva

asjaajamise:

- tunneb kantselei- ja kohtuistungiteenistuse tööprotsesse ja teenistuskohtasid, tagab

efektiivse töökorralduse ning ülesannete tähtaegse ja kvaliteetse täitmise;

- kindlustab kohtunikele õigusemõistmise tõrgeteta teenindamise ja kohtuistungi

sekretäri kvaliteetse teenuse, mh korraldades puuduvate teenistujate asendamise ning

asendamistest operatiivse teavitamise;

- korraldab kohtuistungite salvestus- jt programmide ning andmebaaside

kasutuselevõtu kui ka töökorras oleku, jälgib programmide kasutamist, edastab

tõrkeinfo ja parendusettepanekuid IT partneritele;

- osaleb kohtuistungi läbiviimiseks vajalike ja kohtusaale puudutavates arendustes,

teeb ettepanekuid ja vahendab vajadusi ning lahendab kiirjuhtumeid koostöös

partneritega (nt RIT, RIK);

- taotleb kohtuteenistujatele ligipääse registritele, infosüsteemide peakasutaja ja/või

administraatorina haldab neis kasutajaid kui ka kasutusõigusi;

- korraldab kohtusse saabunud kohtuasjade kohtunike vahel jagamise vastavalt

seadustele ning tööjaotusplaanile, kohtuasjade registreerimise, arvestuse, nende

apellatsioonikohtule ja kassatsioonikohtule saatmise, kohtulahendite väljastamise,

kohtutoimikute arhiveerimiseks korrastamise ja kohtute infosüsteemi (KIS)

nõuetekohase täitmise kaudu;

- koolitab, nõustab, juhendab kohtuteenistujaid oma valdkonna põhiselt;

- korraldab ja kontrollib kohtutoimikute arhiivi andmist vastavalt seadusele.

3. Kohtu esimehe abistamine juhi ülesannete täitmisel ning kohtu tegevusega seotud

toimingute teostamisel:

- hoolitseb kohtuasutuse tegevusega seotud asjaajamise sujuva toimimise ning sellega

seotud teabe vahendamise ja edastamise eest, korraldab teabenõude täitmist ning

teabe avalikustamist;

- hoiab nõuetekohaselt kohtu esimehe dokumentatsiooni ning jälgib esimehele

saabunud avalduste, sh kaebuste, tähtaegset lahendamist, koostab oma pädevuse

piires vastused, saadab vastused välja, registreerib ja säilitab saabunud dokumente

koos vastusega dokumendihaldussüsteemis;

- korraldab teenistusliku järelevalve korras vajalike dokumentide kogumist ja

säilitamist ning teistest kohtuasutustest, põhiseaduslikelt institutsioonidelt, riigi- ja

kohalike omavalitsuse asutustelt saabunud dokumentide (v.a menetlusdokumendid)

säilitamist;

- koostab kohtunike iga-aastase valvegraafiku, peab arvestust kohtunike eemaloleku

üle ning vahendab sellekohast informatsiooni;

- abistab kohtu esimeest järelevalvemenetluse ja distsiplinaarmenetluse läbiviimisel

vajalike seletuste, tõendite, dokumentide kogumisel ja väljanõudmisel, korraldab

distsiplinaarmenetluse dokumentatsiooni säilitamist;

- osaleb kohtu üldkogu istungitel ja muudel töökoosolekutel ning koostab protokolle,

korraldab ja jälgib kohtu üldkogu jt koosolekute otsuste täitmist ning tõstatatud

probleemide lahendamist, teeb muudatusi tööjaotusplaanis vastavalt kohtu üldkogu

otsustele;

- korraldab kohtu külaliste vastuvõttu ning sellega seotud küsimuste lahendamist, sh

tagab üldkogu ja kohtu esimehe kokku kutsutud koosolekute tehnilise teenindamise;

- teeb koostööd kohtuasutuse tegevuse ja teenistujatega seotud tähtpäevade

tähistamisel.

4. Täidab kohtu juhtide teisi ühekordseid tööülesandeid või -korraldusi.

5. Töö iseloomust või selle üldisest käigust tulenevaid ülesandeid täidab

erikorralduseta.

Ametikoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Kõrgharidus, soovitavalt valdkonnaga seonduval erialal (nt õigus,

avalik haldus vms).

Kogemus Juhtimiskogemus, mida soovitavalt toetab varasem töötamine

ametikoha töövaldkonnas.

Keeleoskus Eesti keele oskus vähemalt C1 tasemel.

Ühe võõrkeele oskus B2 tasemel.

Teadmised ja

oskused Teadmised inimeste kui ka protsesside juhtimisest,

dokumendihaldusest ja asjaajamisest.

Teadmised aja- ja muudatuste juhtimisest.

Oskus meeskonda luua ning koos ja töös hoida, oskus delegeerida ja

innustada, osakus hinnata ja reguleerida töökoormust ning prioriteete

seada.

Asjaajamist reguleerivate aktide kui ka standardite tundmine.

Etiketi ja protokollinormide tundmine, esinduslikkus.

Väga head suhtlemis- ja koostööoskused ning aja- ja

ressursijuhtimise oskused.

Kuulamisoskus, läbirääkimise ja kompromisside leidmise oskus.

Suhtlemisoskus, sh oskus koostööks avalike huvide elluviimisel.

Hea kirjalik ja suuline eneseväljendusoskus.

MS Office kasutamise vilumus, digitaiplikkus, valmisolek uute

süsteemide tundmaõppimiseks ja rakendamiseks.

Tehniline taiplikkus, digijulgus ja -pädevus, avatus ning vastu-

võtlikkus uuendustele, valmisolek töö käigus kasvada ametikohal

vajalike arvutiprogrammide ja infosüsteemide asjatundjaks.

Sisseelamist toetab üldine teadmine kohtu toimimisest ning

arusaamine kohtu tööst ja kohtumenetluse läbiviimisest.

Hea sooritus eeldab kohtute töö, õigusemõistmise korralduse ning

menetlusseadustike jms aktide tundma õppimist / tundmist.

Isiksuseomadused Süsteemsus, analüütilisus, lahenduskesksus, proaktiivsus,

tulemustele orienteeritus.

Empaatiline ja koostööaldis, võimeline mõtlema süsteemselt ja

tegutsema ennetavalt.

Omased on suhtlemisvalmidus ja eestvedamine, sh muudatusi

algatada, omaks võtta ja ellu viia.

Vastutustundlikkus, korrektsus, hea kohanemisvõime ja

stressitaluvus.

Kohusetundlik, organiseeritud, täpne.

Suhtlemises tasakaalukas ning rahulik ja kindlameelne ka pingelistes

olukordades.

Erinõuded Riigikaitseline ametikoht.

Õigused

- Saada tööks vajalikku informatsiooni, andmeid ja dokumente teistelt

struktuuriüksustelt, teenistujatelt ja asutustelt.

- Saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid ja juhendamist.

- Saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikku täienduskoolitust.

- Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ning probleemide ennetamiseks või

lahendamiseks oma pädevusse kuuluvas valdkonnas.

- Kutsuda kokku nõupidamisi enda pädevusse kuuluvate ülesannete lahendamiseks.

- Nõuda kantselei- ja kohtuistungiteenistuse teenistujatelt selgitusi tehtud tööde ja

pooleliolevate tööde seisu kohta, anda neile juhiseid tööülesannete täitmiseks ning

nõuda tähtaegadest kinnipidamist.

- Delegeerida ülesandeid töö efektiivsemaks korraldamiseks ja äraolevate teenistujate

asendamiseks.

Kohustused

- Juhinduda kohtute väärtustest ja hoidub tegevustest, mis võivad kahjustada kohtu või

kohtusüsteemi mainet.

- Juhinduda oma töös valdkonnaga seonduvatest seadustest, juhenditest, kordadest, kohtu

sisekorraeeskirjadest ja teistest asjakohastest ning kohtute tegevust korraldavatest

õigusaktidest.

- Teha koostööd ja kooskõlastada oma tegevuse asjakohaste osapooltega.

- Täita õigusaktidest tulenevaid ja ettenähtud teenistusülesandeid lojaalselt,

nõuetekohaselt, õigeaegselt ja korrektselt.

- Hoolitseda oma kvalifikatsiooni hoidmise ja täiendamise eest, osaleda ettenähtud

koolitustel jt arendustegevustes.

- Kasutada tööks usaldatud tehnikat ja materjale heaperemehelikult ja säästlikult.

- Kasutada ametialaselt võimaldatud juurdepääse andmebaasidele, registritele ja muudele

sarnastele ressurssidele vaid töökohustuste täitmiseks.

- Hoida talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraeluga

seotud andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja

ametisaladust.

- Vastutada enda koostatud ja väljastatud dokumentide ning informatsiooni õigsuse ja

seaduslikkuse eest.

Vastutus

Kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest vastutab ametnik

distsiplinaarkorras vastavalt avaliku teenistuse seadusele.

Kinnitan, et olen ametijuhendiga tutvunud ja kohustun seda täitma.

(allkirjastatud digitaalselt)