Selgitustaotlus

Tere!

Pöördume Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) poole saamaks teie seisukoht nii töötaja kui ka endise töötaja nimelise e-postkasti tööandja vaatamisõiguse osas.

AKI dokumendis „Ringkiri töötajate e-postkasti sisu töötlemise kohta“ on välja toodud järgnev: Endiste töötajate nimelised e-postkastid tuleb koheselt pärast töösuhte lõppu sulgeda ja neid võib erandkorras hoida lahti (kirju vastu võtta) üksnes juhul, kui selleks on töötaja andnud eelneva vabatahtliku nõusoleku, selleks on reaalne vajadus ja see toimub väga lühikest aega. /…/ Tööandja poolt töötajale eraldatud e-postkastist kirjade vaatamine ei ole välistatud, aga see peab olema eelnevalt reguleeritud, sh millistel asjaoludel seda teha tohib, kes toimingu teeb, kuidas toiming tehakse (sh vormistatakse), millal toiming tehakse ja kuidas töötajat sellest teavitatakse. Kirjade vaatamine võib olla teatud põhjendatud juhtudel vajalik, aga iga tööandja peab eelnevalt töötajaid teavitama, mis on need juhud, et nad teaksid sellega arvestada. Sellised reeglid tuleb kehtestada kirjalikult (näiteks töökorralduse reeglites). Samad reeglid kehtivad ka pärast töösuhte lõppu.

1. Palun täpsustage, millist ajavahemikku saab pidada väga lühikeseks ajaks. Kas selleks võiks olla üks kuu?

2. Kas mõistame õigesti, et kui töökorralduse reeglites loetleme konkreetsed alused, millistel juhtudel võib nii töötaja tööaja kui ka endise töötaja nimelist e-postkasti tööandja vaadata, siis ei pea selleks eraldi töötajalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõusolekut küsima? Töökorralduse reeglid kehtestab tööandja ühepoolselt. Kas nendega töötaja poolt tutvumist, sh kinnitust nende järgimise kohta, saab pidada töötaja vabatahtlikuks nõusolekuks tema e-postkasti vaatamiseks?   

3. Miks on oluline toiming vormistada ja töötajat/endist töötajat sellest teavitada?

4. Teavitades endist töötajat asjaolust, et tööandja otsib tema endisest e-postkastist järgmisel päeval töökorralduse reeglites määratud alusel teatud kirja, nt mingi asjaolu tõendamiseks, võib endine töötaja oma nõusoleku tagasi võtta ning tööandjal ei olegi seejärel alust endise töötaja e-postkasti vaadata. Kuidas sellisel juhul tööandja peaks käituma, kui töökorralduse reeglites oli vastav alus ette nähtud, kuid nüüd seda rakendama soovides hakata, võtab endine töötaja oma nõusoleku tagasi?

AKI juhendis „Isikuandmete töötlemine töösuhetes“ on märgitud järgnev: Kui tööandja on kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Endise töötaja e- kirjad võib paigutada näiteks arvutikettale, kustutades seejärel serverist e-posti aadressi koos selle sisuga. Kui aga peaks olema põhjendatult vaja säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’.

5. Kas saame õigesti aru, et tööandja võib endise töötaja kogu e-posti sisu paigutada arvutikettale ja seal andmeid töödelda? Siinkohal jääb selgusetuks, et mis erinevus seisneb selles, kas tööandja vaatab endise töötaja e-postkasti sisu eraldi arvutikettalt või siis endise töötaja e-postkastis endas.

6. Kuidas muudab andmetöötlus õiguspäraseks vahetades endise töötaja nimelise e-postkasti nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’ vastu? Endise töötaja nimi säilib e-postkastis sisalduvatel e-kirjadel edasi.

7. Millist perioodi võiks pidada mõistlikuks ajaks?

8. Kas see, kui tööandja säilitab endise töötaja e-postkasti sisu võimalike tulevikus tekkivate asjaolude tõendamiseks pikema perioodi vältel, on kooskõlas õigusaktidega, kui sellele postkastile pääseb ligi vaid üks kindel tööandja töötaja ja klausliga, et vaid põhjendatud juhul tohib ta seal andmeid töödelda? Siinkohal täpsustame, et töösuhetes on üldjuhul nõuete aegumistähtaeg kolm aastat. Kas võiks sellest lähtuda?

Jääme ootama teie tagasisidet.