Vastuskiri

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn telefon +372 794 3500 registrikood 70008799

Paju 2, 50603 Tartu e-post: [email protected] KMKN EE101339803

Akadeemia 2, 80011 Pärnu www.terviseamet.ee EE891010220034796011

Kalevi 10, 30322 Kohtla-Järve viitenumber 2800048574

Margus Arm

Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus

[email protected]

Teie 10.04.2025 nr 5-2/193-1

Meie 30.05.2025 nr 5-5/25/2750-2

MS Teamsi kasutamine

Terviseamet soovib MS Teamsi kasutamisel rakendada profiili 2.

Oleme MS Teamsi kasutuselevõtmiseks läbi viinud andmekaitsealase mõjuhinnangu ning

riskianalüüsi, mille tulemusena juhime Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse kui ametile

IT-teenust tagava partneri ja andmete volitatud töötleja tähelepanu asjaolule, et andmete

säilitamine MS Teamsis ei ole täielikult kooskõlas andmekaitse reeglitega.

Kõnede, videokõnede ning koosolekute salvesti säilitatakse 120 kalendripäeva ning logisid 30

kalendripäeva, misjärel need kustutatakse infosüsteemist automaatselt. Seevastu kasutajate

vahelisi vestlusi, kanalivestlusi ning töörühmade sisu säilitatakse MS Teamsis määramata ajaks.

Võrdlusena näiteks Skype Business`is peetud vestluste ajalugu säilitatakse MS Outlook`i

Inboxis 2 aastat ning võrguarhiivis 3 aastat, misjärel need kasutaja arvutist automaatselt

kustutatakse.

Kasutajate vahelised vestlused võivad sisaldada arvamusi ja seisukohti, mis on käsitletavad

isikuandmetena. Isikuandmete kaitse üldmäärus sätestab andmete säilitamise piirangu

põhimõtte, mis tähendab, et andmete säilitamise aeg tuleb tagada rangelt minimaalsena.

Mõistame, et nende isikuandmete, mille töötlemise eesmärk on saavutatud, MS Teamsist

kustutamine on eelkõige vastutava töötleja ülesanne. Samas näeb isikuandmete kaitse

üldmääruse artikkel 32 ette isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamise kohustuse nii

vastutavale kui volitatud töötlejale, kes mõlemad peavad võtma isikuandmete turvalisuse

tagamiseks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

Teie teenusehaldurilt saadud info kohaselt on automaatse kustutamise lahenduseks tehnilist

meedet võimalik rakendada ka MS Teamsile, kui soetada MS Purview Complience litsents. See

vähendaks oluliselt ameti kui vastutava töötleja koormust eesmärgi täitnud isikuandmete käsitsi

kustutamisel MS Teamsist.

Palume täpsemat infot MS Purview Complience litsentsi kasutamise võimalikkuse kohta,

sh millistel tingimustel on see Terviseametile võimalik ning kas ja kui suured kulutused sellega

kaasnevad.

Lisaks palume infot, kuidas on tagatud andmete kustutamine ning mittekasutamine

Microsofti poolt. Saame aru, et nii kasutaja poolt käsitsi kustutatud andmed kui ka automaatselt

tähtaja saabumisel kustutatavad andmed kustutakse koheselt ka Microsofti pilvest. Kas selle

kohustuse täitmine on tagatud Microsoftiga sõlmitud lepinguga või muul viisil? Kas on ka

2(2)

mingid kontrollmehhanismid selle kohustuse täitmise kontrollimiseks, mida Tehik saab

kasutada?

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Birgit Lao

peadirektor

Ragne Tsäkko

58224204 [email protected]

Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn telefon +372 794 3500 registrikood 70008799

Paju 2, 50603 Tartu e-post: [email protected] KMKN EE101339803

Akadeemia 2, 80011 Pärnu www.terviseamet.ee EE891010220034796011

Kalevi 10, 30322 Kohtla-Järve viitenumber 2800048574

Margus Arm

Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus

[email protected]

Teie 10.04.2025 nr 5-2/193-1

Meie 30.05.2025 nr 5-5/25/2750-2

MS Teamsi kasutamine

Terviseamet soovib MS Teamsi kasutamisel rakendada profiili 2.

Oleme MS Teamsi kasutuselevõtmiseks läbi viinud andmekaitsealase mõjuhinnangu ning

riskianalüüsi, mille tulemusena juhime Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse kui ametile

IT-teenust tagava partneri ja andmete volitatud töötleja tähelepanu asjaolule, et andmete

säilitamine MS Teamsis ei ole täielikult kooskõlas andmekaitse reeglitega.

Kõnede, videokõnede ning koosolekute salvesti säilitatakse 120 kalendripäeva ning logisid 30

kalendripäeva, misjärel need kustutatakse infosüsteemist automaatselt. Seevastu kasutajate

vahelisi vestlusi, kanalivestlusi ning töörühmade sisu säilitatakse MS Teamsis määramata ajaks.

Võrdlusena näiteks Skype Business`is peetud vestluste ajalugu säilitatakse MS Outlook`i

Inboxis 2 aastat ning võrguarhiivis 3 aastat, misjärel need kasutaja arvutist automaatselt

kustutatakse.

Kasutajate vahelised vestlused võivad sisaldada arvamusi ja seisukohti, mis on käsitletavad

isikuandmetena. Isikuandmete kaitse üldmäärus sätestab andmete säilitamise piirangu

põhimõtte, mis tähendab, et andmete säilitamise aeg tuleb tagada rangelt minimaalsena.

Mõistame, et nende isikuandmete, mille töötlemise eesmärk on saavutatud, MS Teamsist

kustutamine on eelkõige vastutava töötleja ülesanne. Samas näeb isikuandmete kaitse

üldmääruse artikkel 32 ette isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamise kohustuse nii

vastutavale kui volitatud töötlejale, kes mõlemad peavad võtma isikuandmete turvalisuse

tagamiseks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

Teie teenusehaldurilt saadud info kohaselt on automaatse kustutamise lahenduseks tehnilist

meedet võimalik rakendada ka MS Teamsile, kui soetada MS Purview Complience litsents. See

vähendaks oluliselt ameti kui vastutava töötleja koormust eesmärgi täitnud isikuandmete käsitsi

kustutamisel MS Teamsist.

Palume täpsemat infot MS Purview Complience litsentsi kasutamise võimalikkuse kohta,

sh millistel tingimustel on see Terviseametile võimalik ning kas ja kui suured kulutused sellega

kaasnevad.

Lisaks palume infot, kuidas on tagatud andmete kustutamine ning mittekasutamine

Microsofti poolt. Saame aru, et nii kasutaja poolt käsitsi kustutatud andmed kui ka automaatselt

tähtaja saabumisel kustutatavad andmed kustutakse koheselt ka Microsofti pilvest. Kas selle

kohustuse täitmine on tagatud Microsoftiga sõlmitud lepinguga või muul viisil? Kas on ka

2(2)

mingid kontrollmehhanismid selle kohustuse täitmise kontrollimiseks, mida Tehik saab

kasutada?

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Birgit Lao

peadirektor

Ragne Tsäkko

58224204 [email protected]