Otsus

1

LÄHTEÜLESANNE

1. EESMÄRK JA PEAMISED KÜSIMUSED

AS Eesti Post („Selts“) juhtimisotsuste alase erikontrolli eesmärgiks on hinnata seltsi tegevust

kontrollitaval perioodil. Kontrollitav periood on 01.07.2020-31.05.2025.

Eelmise AS-i Eesti Post kontrolli ajaline hõlmatus oli 01.07.2015–30.06.2020.

Varasem erikontroll leidis, et esinesid puudused rahvusvahelise äri analüüsis, esineb

likviidsusrisk olukorras, kus ettevõte on aktiivses investeerimistsüklis, finantsriskid on

puudulikult kaardistatud ja juhitud. Ettevõtte strateegia dokumentides ei ole sätestatud

põhimõtteid kinnisvara ostmise/ müümise/ hoidmise osas.

Erikontrolli eesmärk hinnata perioodil 01.07.2020-31.05.2025 juhtorganite tegevuste ja otsuste

mõju ettevõtte majandustulemustele ja finantsseisundile:

1) tuvastada, kas juhatus on ettevõtte laienemisel toetunud kehtivale strateegiale nõukogu või

omaniku korraldustele või otsustele;

2) tuvastada, kas ja millised juhtimisotsused viisid ettevõttes likviidsusprobleemide ja ajutise

maksejõuetuse ohu tekkeni ning kasumlikkuse eesmärkide mittetäitmiseni;

3) tuvastada, kas eelmises erikontrollis välja toodud kitsaskohad ja üleskerkinud küsimused on

kontrollile järgnenud perioodil olnud fookusteemadeks ning leidnud lahenduse.

2. TEENUSE KIRJELDUS

2.1 Erikontrolli käigus tuleb kontrollida perioodil 01.07.2020 – 31.05.2025 järgmist:

Finantsjuhtimine ja rahavoogude planeerimine

1. Kas juhatus on rakendanud kontrollitaval perioodil piisavaid meetmeid likviidsus- ja

finantsriskide ennetamiseks, arvestades ettevõtte investeerimistsüklit ja ilmnenud sisemisi

tegureid nagu ettevõtte kasvav kulubaas ja rahavoogude pingestatus?

2. Kuidas on finantsriskid kaardistatud ja juhitud: kas on koostatud stsenaariumid,

rahavoogude prognoosid ja kas need on olnud piisavad investeerimisotsuste tegemisel ning

nende rahastamisel?

3. Kas juhatus ja nõukogu on finantsotsuste tegemisel järginud hoolsuskohustust ja

majandusliku otstarbekuse põhimõtet, sh tuleb eraldi hinnata ettevõtte tegevuseks vajaliku

Tallinna linnas asuva kinnisvara võõrandamist ja kasutusse võtmist?

4. Kas juhtorganid on olulise mõjuga riske sisaldavate äritegevustega seotud lepingute

sõlmimisel ja tehingute tegemisel lähtunud ettevõtte parimatest huvidest?

Investeeringud ja rahvusvaheline äritegevus

5. Kas kontrollitaval perioodil tehtud investeeringud olid kooskõlas ettevõtte põhitegevuse,

strateegia ja riskiprofiiliga, sh kas otsustele on eelnesid analüüsid ja riskide hindamine?

6. Kas ettevõtte lepingupartneriteks või lepingupartnerite tegelikeks kasusaajateks on olnud

rahvusvahelise sanktsiooni subjektid?

Nõukogu järelevalve ja juhatuse tegevuse suunamine

7. Kas nõukogul on olnud selge arusaam omaniku ootustest, ettevõtte strateegiast ning on

kontrollinud järjepidevalt nende täitmist?

2

8. Kas nõukogu on täitnud oma järelevalvekohustust investeeringute, finantsseisundi ja

nendega seotud riskide hindamisel ning jälgimisel?

9. Kas nõukogu on investeerimisotsuste langetamisel järginud korraliku ettevõtja

hoolsuskohustust?

10. Kas nõukogu on järjepidevalt vaadanud läbi ja parandanud ettevõtte korporatiivset

juhtimist?

11. Kas juhatuse poolt nõukogule esitatud materjalid on olnud piisava kvaliteediga otsuste

langetamiseks, seejuures juhatus on andnud nõukogule otsuste langetamiseks täieliku ja

kallutamata informatsiooni, sh võimalike riskide osas?

12. Kas nõukogu protokollid on koostatud parimaid praktikaid järgides ja kõik tehtud otsused

on selgelt protokollis kommunikeeritud koos vajalike argumentidega, sh miks selline otsus

langetati?

13. Kas ja millised abinõud on rakendatud, et hangetes vältida võimalikke huvide konflikte, sh

seotud isikute ning praeguste ja endiste töötajate osas?

14. Kas riigihangete (sh nn väikehangete) menetlustes on järgitud hankekorda, riigihangete

seadust (sh RHS § 4 lg 8 huvide konflikti olukord) ning muid kohalduvaid õigusnorme?

Pakkuja peab arvestama 10 riigihangete registris läbiviidud hanke, sh hankemenetluse

kontrolliga ja lisaks 10 nn väikehanke kontrolliga. Kontrollitavate hangete esialgse valimi

koostab pakkuja ja kooskõlastab selle erikontrolli komisjoniga. Valiku tegemisel tuleb

arvesse võtta, et kontrolliga oleks kaetud erinevad hankemenetluse liigid, erinevad hanke

esemed, erinevad ajaperioodid.

Jätkusuutlikkuse tagamine

15. Milline on olnud juhtimisotsuste mõju ettevõtte pikaajalisele jätkusuutlikkusele, sh kas

esineb negatiivne mõju ettevõtte jätkusuutlikkusele tervikuna?

16. Kas ettevõtte riskijuhtimise ja siseauditi funktsioonid, sh korruptsiooni ja huvide konflikti

vältimiseks ja rikkumiste tuvastamiseks, on üles ehitatud parimaid praktikaid kasutades ja

toimivad efektiivselt?

Ettepanekud

17. Teha ettepanekud, millised on peamised juhtimis- ja järelevalvepraktikad, mida tuleks

juhatuse ja nõukogu töökorralduses parandada või muuta.

18. Teha ettepanekud ettevõtte sisekontrollisüsteemi parendamiseks.

19. Teha ettepanekud täiendavate asjaolude analüüsimiseks, kui eelneva käigus tuvastatakse

asjaolusid, mis vajavad erikontrolli eesmärki silmas pidades põhjalikumat analüüsi.

2.2 Erikontrolli sisuline ja ajaline ulatus

2.2.1 Erikontrolli periood on 01.07.2020 – 31.05.2025 a.

2.2.2 Erikontrolli valimisse kuuluvad ajavahemikul 01.07.2020.–31.05.2025. a AS Eesti Post

juhtorganite poolt tehtud juhtimisotsused ja soovitused vähemalt valdkondades, mida on

hõlmatud ettevõtte siseauditiga.

2.2.3 Erikontrolli vahearuanne peab olema töövõtja poolt tellijale esitatud ja allkirjastatud

vähemalt erikontrolli meeskonda kuuluva vandeadvokaadi poolt 3 kuu jooksul hanke alusel

sõlmitud erikontrolli läbiviimise lepingu sõlmimisest.

2.2.4 Lõpparuanne peab olema tellijale esitatud ja allkirjastatud vähemalt erikontrolli

meeskonda kuuluva vandeadvokaadi poolt hiljemalt 6 kuu jooksul peale lepingu allkirjastamist.

2.2.5 Esitatav vahearuanne peab sisaldama vähemalt järgmist:

- läbiviidud protseduuride kirjeldust;

3

- faktiliste tähelepanekute kirjeldust;

- hinnangud erikontrolli tähelepanekute osas;

- meetmed/otsused, mida üldkoosolek ja/või ettevõtte juhatus või nõukogu peab koheselt

rakendama;

- läbiviidud protseduuride kirjeldust;

- faktiliste tähelepanekute kirjeldust;

- hinnangud erikontrolli tähelepanekute osas;

- vajadusel ettepanekuid täiendavate asjaolude analüüsivajaduse kohta.

2.2.6 Lõpparuanne peab sisaldama kogumis:

- läbiviidud protseduuride kirjeldust;

- faktiliste tähelepanekute kirjeldust;

- hinnangud erikontrolli tähelepanekute osas;

- järeldused, ettepanekud ja soovitused üldkoosolekule.

3. NÕUDED PAKKUJALE JA PAKKUJA MEESKONNALE

3.1. Pakkujal peab olema kehtiv kutsealane vastutuskindlustus või kohustuslik kutsekindlustus

vastavalt kohalduvale seadusele. Pakkuja esitab kindlustuspoliisi koopia või muu tõendi

vastutuskindlustuse või kutsekindlustuse olemasolu kohta.

3.2. Pakkuja esitab erikontrolli kvaliteedi tagamiseks kasutatava kvaliteedi jälgimise,

analüüsimise ja kontrollimeetmete kirjelduse RHS § 101 lg 1 p 4 alusel.

3.3. Pakkuja peab erikontrolli läbiviimiseks komplekteerima meeskonna, mis on vähemalt

kaheliikmeline ja koosneb vandeadvokaadist ning vandeaudiitorist. Pakkuja poolt esitatud

erikontrolli meeskonna liikmed peavad vastama järgmistele tingimustele:

3.3.1. Vandeadvokaadi tegevus peab olema spetsialiseerunud äri- ja finantsõigusele. Ta peab

olema osalenud viimasel viiel aastal kuni pakkumuse esitamiseni vähemalt ühe erikontrolli

läbiviimises, ühingu maksejõuetuks muutumise või ühingule olulise kahju tekitamise

tuvastamise või juhtorgani hoolsuskohustuse täitmise hindamisel.

3.3.2. Vandeaudiitoril peab olema avaliku sektori vandeaudiitori kutse ning tema tegevus peab

vastama kutsetegevuse standardite nõuetele ning ta peab täitma Kutseliste Arvestusekspertide

Eetikakoodeksi nõudeid. Ta peab olema osalenud viimasel viiel aastal kuni pakkumuse

esitamiseni vähemalt ühe erikontrolli läbiviimises või teostanud finantsanalüüsi ühingu

maksejõuetuks muutumise või ühingule olulise kahju tekitamise tuvastamiseks või juhatuse

hoolsuskohustuse täitmise hindamiseks.

Pakkuja esitab erikontrolli meeskonna liikmete CV-d, milles on ära näidatud ka töökogemus.

Andmed peavad sisaldama informatsiooni mahus, mis võimaldab hinnata nõuetele vastavust.

3.4. Erikontrolli meeskonna kõik liikmed peavad olema sõltumatud ASist Eesti Post ja tema

tütar-ja sidusettevõtetest. Erikontrolli meeskonna liikmeks ei tohi olla isik, kes on erikontrollile

eelnenud viie aasta jooksul konsulteerinud ASi Eesti Post või tema tütar- ja sidusettevõtteid

juhtimisküsimustes. Erikontrolli meeskonna liikmed peavad hoidma oma kohustuste täitmise

käigus saadud informatsiooni konfidentsiaalsena. Erikontrolli meeskonna liikmed võivad

erikontrolli läbiviimisel kasutada teiste asjatundjate tööd, järgides seejuures vastavaid

standardeid.

4

3.5 Pakkuja esitab digitaalselt allkirjastatud erikontrolli meeskonna liikmete sõltumatuse ja

konfidentsiaalsuse kinnituse deklaratsiooni.

4. NÕUDED PAKKUMUSELE

4.1. Pakkumus peab sisaldama:

4.1.1. sõltumatuse kinnitamise vormi vastavalt Lisale;

4.1.2. vabas vormis tööde kirjeldus (projektiplaan, sh erikontrolli läbiviimiseks kasutatavad

metoodikad);

4.1.3. planeeritavate tööde ajagraafik, sh tööde ajaplaan;

4.1.4. teenust osutavate meeskonna liikmete roll etappide lõikes (ja töötunnid);

4.1.5. muu info, mida pakkuja peab tööde etappides oluliseks.

4.2. Esitatud pakkumus peab kehtima 90 päeva.

5. HANKE MENETLUSLIIK JA PAKKUMUSTE HINDAMINE

5.1. Hankija viib läbi erikontrolli teostaja leidmiseks avatud hankemenetluse.

5.2.Edukas pakkumus selgitatakse välja majanduslikult soodsaima pakkumuse alusel,

pakkumuste hindamisel tuleb arvestada nii kvaliteedikriteeriumi (väärtuspunktide osakaal

60) kui ka pakkumuse maksumust (väärtuspunktide osakaal 40). Kvaliteedikriteeriume võib

olla ka mitu väärtuspunktide koguosakaaluga 60.

5.3.Järgmiseks on esitatud näidisena hindamiskriteeriumid:

5.3.1. Pakkumuse kogumaksumusele antakse hindepunkte järgmiselt: madalaima

maksumusega pakkumusele antakse maksimaalne punktide arv – 40 väärtuspunkti.

Teised pakkumused saavad punkte arvutades valemiga: "osakaal" - ("pakkumuse

väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "osakaal".

5.3.2. Pakkumuse sisu kirjelduse (60 väärtuspunkti) osas arvestab hankija pakutavat

lisandväärtust lisaks lähteülesande punktis 2 toodule, pakkumuse vastavust ülesande

püstitusele ning teostatavust (s.h projektiplaani realistlikkus).

Maksimaalsed väärtuspunktid saab pakkumus, kelle lahendus sobib kõige paremini

hankija esitatud nõuetega, on teostatav ja otstarbekas ning tagab parima lõpptulemuse.

Teised pakkumused saavad punkte proportsionaalselt vähem ja arvutatakse valemiga:

"pakkumuse väärtus" / "suurim väärtus" * "osakaal".

5.3.2.1. Pakkumuse sisu hinnatakse järgnevalt:

Pakkuja arusaam lähteülesandest sh pakutav lisandväärtus. Projektiplaani elluviimise

realistlikkus.

Selgelt on kirjeldatud pakkuja arusaam lähteülesandest (sh lepingu eesmärkidest, oodatavatest

tulemustest ja nende elluviimiseks vajalikest tegevustest, lähtudes lähteülesande punktist 2).

Hindamiskriteeriumid Osakaal

1. Pakkumuse kogumaksumus 40

2. Pakkumuse sisu kirjeldus 60

KOKKU 100

5

Pakkuja metoodika ja lähenemisviis on piisav, et tagada teenuse kvaliteet ning eesmärkide

saavutamine. Selgelt ja põhjalikult on kirjeldatud töömetoodika ning planeeritavad tegevused.

Esitatud on täiendavad asjakohased küsimused lisaks hankija toodule ning need on

hankelepingu täitmiseks sobivad ja üheselt arusaadavad.

Projektiplaanis on tööetappide lõikes välja toodud tööde loetelu koos tähtaegade, tulemite ja

ressursi kasutusega. Projektiplaan peab võimaldama hinnata erikontrolli tegevusi, sh

kogumahtu töötundides. Projektiplaan arvestab võimalike riskide ilmnemisega ja võimaldab

oodatavaid tulemusi õigeaegselt saavutada. Pakutavad organisatoorsed meetmed (sh

töökorraldus ja ressursi jaotus) on selgelt kirjeldatud ja on piisavad, et tagada teenuste kvaliteet,

tähtaegadest kinnipidamine ning eesmärkide saavutamine.

Pakutava töö sisu hinnatakse komisjoni liikmete poolt individuaalselt järgmise punktiskaala ja

kriteeriumite alusel:

Kriteerium Hindajate hinnang

„1“

Hindajate hinnang

„3“

Hindajate hinnang

„5“

1. sisu kirjeldus ja

metoodiline

lähenemine,

ülevaade erinevate

tegevuste sisust ja

elluviimisest

Ei ole piisavalt

põhjalikult lahti

kirjutatud, vastab alla

keskmise hankija

ootustele.

Rahuldaval viisil

lahti kirjutatud,

vastab keskmiselt

hankija ootustele.

Põhjalikult lahti

kirjutatud, vastab

täielikult hankija

ootustele.

2. projektiplaan Ei ole põhjalikult

lahti kirjutatud ega

läbimõeldud.

Rahuldaval viisil lahti

kirjutatud.

Põhjalikult lahti

kirjutatud.

3. arvestab

lähteülesande punktis

2 toodud nõuetega

Ei ole arvestatud. Ei selgu, et oleks

arvestanud kõikide

nõuetega.

Jah, arvestatud on

kõikide nõuetega.

4. Pakkuja pakutav

lisandväärtus

Ei ole arvestatud. Jah, on esitanud

täiendavad

küsimused, kuid need

ei aita kaasa eesmärgi

saavutamisele.

Jah, esitatud on

täiendavad

asjakohased

küsimused lisaks

hankija toodule ning

need on hankelepingu

täitmiseks sobivad ja

üheselt arusaadavad.

5.3.2.2. Pakkumuse sisu väärtuspunktid saadakse järgmise arvutuskäigu alusel:

Hankekomisjoni liikmete poolt individuaalselt leitakse lähteülesande, metoodika sh pakutava

lisandväärtuse, projektiplaani kirjelduse keskmine hinne, mis on hindamiskomisjoni liikmete

poolt punktis 5.3.2.1 esitatud hindamiskriteeriumide alusel pakutava teenuse sisule omistatud

hinnete aritmeetiline keskmine (pakkumuse väärtus). Väärtuspunktide määramisel saab

maksimaalsed väärtuspunktid suurima keskmise hinde saanud pakkumus. Teised saavad

punktid 5.3.2 nimetatud valemi alusel. Aritmeetiliselt liidetakse maksumuse ning pakutava

teenuse sisu eest saadud punktid.

6

5.4. Edukaks tunnistatakse üks pakkumus, mis hindamiskriteeriumite alusel kujunevate

väärtuspunktide summeerimisel saab kõige rohkem väärtuspunkte. Maksimaalselt on võimalik

pakkumust hinnata 100 punktiga. Pakkumuse maksumus peab olema väljendatud mitte rohkem

kui kaks kohta pärast koma. Sama kohaldatakse väärtuspunktide omistamisel

hindamiskriteeriumite lõikes.

5.5. Võrdsete väärtuspunktidega pakkumuste korral, korraldab hankija eduka pakkumuse

väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuse

esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.

5.6. Hankija kooskõlastab hanke alusdokumendid enne hanke väljakuulutamist erikontrolli

komisjoniga.

LISA

SÕLTUMATUSE KINNITAMISE VORM

Kinnitame, et oleme ASist Eesti Post ja tema tütar- ning sidusettevõtetest sõltumatud ning ei

ole neid äriühinguid erikontrollile eelnenud ____ aasta jooksul (___ kuni ___) konsulteerinud,

nõustanud või auditeerinud lähteülesandes viidatud ulatuses või sellega seonduvates

juhtimisküsimustes.

Tagame, et meeskonna ühelgi liikmel ei teki erikontrolli teostamise käigus kontrollitavateks

osapoolteks olevate isikutega seoses (nende audiitoriks olemise või nende esindamise kaudu

ega mistahes muul viisil) huvide konflikti. S.t juhul kui huvide konflikt tekib erikontrolli

läbiviimise ajal, kohustub meeskonna liige end taandama. pakkuja leiab sellisel juhul antud

tehingu asjaolude hindamiseks asendusliikme ning teavitab sellest tellijat. Kinnitame, et tagame

kohustuste täitmise käigus omandatud informatsiooni konfidentsiaalsuse.

/allkirjastatud digitaalselt/

Erikontrolli liikmete allkirjad

AS EESTI POST

AINUAKTSIONÄRI OTSUS

Tallinn, (kuupäev digiallkirjas) nr 13

AKTSIASELTSI ÄRINIMI, REGISTRIKOOD JA ASUKOHT

AS Eesti Post, registrikood 10328799, asukoht Pallasti 28, Tallinn, Eesti Vabariik

AINUAKTSIONÄR Eesti Vabariik, keda seaduse alusel esindab osalust valitseva Regionaal-

ja Põllumajandusministeeriumi nimel regionaal- ja põllumajandusminister Hendrik Johannes

Terras

Aktsiate/häälte arv: 1 571 412 aktsiat, igaüks nimiväärtusega 10 eurot, mis aktsiaseltsi

põhikirja punkti 3.3.4 alusel annab 1 571 412 häält

Lähtudes ÄS §-st 305, mis sätestab, et kui aktsiaseltsil on üks aktsionär, võib otsuseid vastu

võtta järgimata äriseadustiku §-des 291, 293-297 ja 304 sätestatut, ja tuginedes äriseadustiku §

298 lg 1 punktidele 6 ja 10, § 330 lõigetele 1 ja 3, võttis Ainuaktsionär vastu järgmise otsuse:

1. Viia läbi AS-i Eesti Post erikontroll eesmärgiga hinnata perioodil 01.07.2020-31.05.2025

juhtorganite tegevuste ja otsuste mõju ettevõtte majandustulemustele ning finantsseisundile,

sealhulgas:

1.1 tuvastada, kas juhatus on ettevõtte laienemisel toetunud kehtivale strateegiale nõukogu ning

omaniku korraldustele või otsustele;

1.2 tuvastada, kas ja millised juhtimisotsused viisid ettevõttes likviidsusprobleemide ja ajutise

maksejõuetuse ohu tekkeni ning kasumlikkuse eesmärkide mittetäitmiseni;

1.3 tuvastada, kas eelmises erikontrollis välja toodud kitsaskohad ja üleskerkinud küsimused

on kontrollile järgnenud perioodil olnud fookusteemadeks ning leidnud lahenduse.

Täpsemad erikontrolli küsimused on toodud lisas.

2. AS-l Eesti Post kuulutada välja hange erikontrolli teostaja leidmiseks vastavalt ettevõtte

hankekorrale hiljemalt 20.06.2025.

3. Kinnitada juhtimisotsuste alase erikontrolli komisjon järgmises koosseisus:

3.1 Marko Gorban – Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi kantsler;

3.2 Taavi Kurvits – Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi regionaalpoliitika osakonna

nõunik;

3.3 Oliver Eglit – Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi riigivara osakonna juhataja;

3.4 Kiur Põld – Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi riigivara osakonna nõunik.

4. Erikontrolli komisjonil osaleda erikontrolli teostaja leidmise hankemenetluses, erikontrolli

vahearuandega seotud koosolekutel ning lõpparuande vastavuse hindamisel.

5. Erikontrolli läbiviimisega seotud kulud katab AS Eesti Post.

Saata: AS Eesti Post

(allkirjastatud digitaalselt)

Hendrik Johannes Terras

Regionaal- ja põllumajandusminister

Lisa: AS-i Eesti Post erikontrolli lähteülesande projekt

koos sõltumatuse kinnitamise vormiga