Arvamuse eelnõule

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Perit Soininen Välisministeerium [email protected]

Teie 13.05.2025 nr 15.1-2/3225 Meie 06.06.2025 nr 2.3-5/25/1781-2

Arvamus eelnõule Täname, et saatsite Andmekaitse Inspektsioonile arvamuse avaldamiseks välisministri 23. mai

2016. a määruse nr 3 „Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste

organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende

isikkoosseisu andmekogu põhimäärus“ muutmise määruse eelnõu.

Meil esitatud eelnõu osas järgmised tähelepanekud.

1. Eelnõu § 1 punktiga 1 muudetakse välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide

esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud

institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu (edaspidi VEIS) kehtiva

põhimääruse preambulis viidet volitusnormile, viidates lisaks välissuhtlemisseaduse

(VäSS) § 9 lõike 14 punktis 3 toodud alusele ka isikut tõendavate dokumentide seaduse

(ITDS) § 153 lõikele 1. Seletuskirjas antud selgituste järgi on viitamine ITDS sättele

vajalik, kuna andmekogu üks osa on diplomaatilise isikutunnistuse andmekogu.

Samas ITDS § 153 lõige 1 viitab diplomaatilise passi ja diplomaatilise isikutunnistuse

andmekogule, mille põhimääruse kehtestab valdkonna eest vastutava ministrina

välisminister. Välisministri 7. augustil 2017. a vastu võetud määrus nr 6

„Konsulaarametniku ametitoimingute ja diplomaatiliste passide andmekogu pidamise

kord“ reguleerib aga andmekogu CONSUL pidamist. Sealjuures nähtub andmekogusse

kantavate andmete koosseisust, et sinna kantakse andmed nii diplomaatilise passi kui

diplomaatilise isikutunnistuse kohta. Seega on tegemist eraldiseisva andmekoguga, mis ei

ole VEIS osaks. Sealjuures näeb CONSUL põhimääruse § 37, mis reguleerib

andmekogudevahelist andmevahetust, ette diplomaatilise isikutunnistuse kasutaja

andmete edastamist VEIS. Seega jääb selgusetuks viitamine ITDS-le. Lisaks märgime, et

kui CONSUL-st toimub andmete edastamist VEIS, siis on CONSUL puhul pigem tegemist

VEIS-le andmeandjaga.

AvTS § 435 lõike 1 järgi tuleb andmekogu põhimääruses muu hulgas sätestada andmete

allikad ehk millistest andmekogudest või millistelt andmeandjatelt andmeid saadakse.

Läbi selle määratakse ka kindlaks, millised on mingi andmekogu unikaalsed põhiandmed.

Nimelt näeb AvTS § 436 lõige 2 ette, et andmete töötlemisel, mida kogub põhiandmetena

teine riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu, tuleb aluseks võtta vastava teise andmekogu

põhiandmed. Seega, kui CONSUL sisaldab andmeid, mida edastatakse VEIS, siis tuleks

VEIS põhimäärusesse lisada andmeandjana CONSUL ning tuua välja edastatav

andmekoosseis.

2 (3)

2. Eelnõu § 1 punktiga 16 muudetakse põhimääruse § 11, mis reguleerib andmekogusse

kantud andmete säilitamist. Muudatuse järgi kuuluvad alalisele säilitamisele muu hulgas

esinduse töötaja (sh perekonnaliikme) perekonnanimi ja eesnimi, mille puhul on tegemist

isikuandmetega.

Samas ei näe VäSS § 113 ette isikuandmete alalist säilitamist. Nimetatud paragrahvi lõike

5 järgi säilitatakse andmekogusse kantud isikuandmeid (milleks on ka esinduse töötaja ja

tema perekonnaliikme perekonnanimi ja eesnimi) kuni 20 aastat arvates andmekogusse

kandmisest ning pärast säilitustähtaja möödumist antakse andmed arhiiviseaduse alusel

avalikku arhiivi või hävitatakse.

VäSS muutmise ja sellega seonduvalt teiste seaduste muutmise seadus 385 SE

seletuskirjas on selgitatud, et kuna isikuandmete töötlemine on põhiõiguste riive, on see

toodud seaduse tasandile. Sätetes, mis puudutavad andmekogusid, milles töödeldakse

isikuandmeid, on nimetatud töödeldavate isikuandmete kategooriad ja volitusnorm

täitevvõimule andmete täpsema koosseisu määramiseks andmekogu põhimääruses.

Andmekogude puhul, kus töödeldakse isikuandmeid, on seaduse tasandil kehtestatud ka

andmete maksimaalne säilitustähtaeg. Seega ei näe seadusandja isikuandmete

säilitamiseks ette pikemat säilitustähtaega kui 20 aastat, mille saabumisel tuleb andmed

anda kas avalikku arhiivi või hävitada.

3. Lisaks nähtub põhimääruse § 4 lõikest 2, et andmekogu koosseisu kuuluvad digitaalsed

registrikaardid ja alusdokumentide toimikud. Põhimääruse § 11 lõike 4 järgi säilitatakse

andmekogusse kantud andmete alusdokumente vastavalt vastutava töötleja asjaajamises

kehtestatud säilitamistähtajani, mille lõppemise järel antakse need kas avalikku arhiivi või

otsustatakse nende hävitamine. Ilmselt puudub vajadus säilitada andmekogusse kantud

andmete alusdokumente kauem, kui andmekogusse kantud andmeid. Samas ei selgu

põhimäärusest, kui kaua tegelikult isikuandmeid sisaldavaid alusdokumente, mis on

andmekogu osaks, tohib säilitada.

4. Põhimääruse § 11 lõike 1 järgi arhiveeritakse esinduse töötaja, tema perekonnaliikme ja

koduabilise ning aukonsuli andmed akrediteeringu ja muude toimingute lõppemisel ning

neid andmeid säilitatakse arhiivis seitse aastat. Sama paragrahvi lõike 3 järgi

aktiveeritakse arhiveeritud andmed, kui isik akrediteeritakse uuesti Eestisse. Samas ei ole

selge, kas andmete aktiveerimine tähendab andmete andmekogusse kandmist, millest

hakkab kulgema andmetele uus säilitamise tähtaeg või jätkub säilitustähtaja kulgemine

andmete esmasest kandmisest andmekogusse.1

5. Andmete logimist reguleerib kehtiva põhimääruse § 10, mille lõike 2 järgi säilitatakse

logisid andmekogus vähemalt kolm aastat, kuid mitte kauem kui neli aastat kande

tegemisest arvates. Siinjuures peame vajalikuks selgitada, et logid sisaldavad

isikuandmeid, mistõttu tuleb nende säilitamiseks määrata konkreetne tähtaeg. Ilmselgelt

ei anna selliselt sõnastatud tähtaeg andmekogu vastutavale töötlejale selget teavet selle

kohta, kui kaua tohib logisid säilitada. Palume andmekogusse kantud andmete säilitamise tähtajad kindlasti üle vaadata.

1 Näiteks, kui isik on olnud akrediteeritud 10 aastat. Akrediteeringu lõppemisel kantakse tema andmed arhiivi, kus

neid tuleb säilitada seitse aastat (kokku 17 aastat). Kuuendal aastal aga akrediteeritakse isik uuesti ning tema

andmed aktiveeritakse. Seega on tema andmeid andmekogusse kandmisest alates säilitatud kokku 16 aastat. VäSS-st

tulenevalt on isikuandmete maksimaalne säilitamise tähtaeg aga 20 aastat, mis tähendab, et neli aastat pärast

akrediteerimist tuleks isiku andmed kas arhiveerida või hävitada.

3 (3)

6. Lisaks juhime tähelepanu sellele, et kehtiva põhimääruse § 15 lõike 1 kohaselt teostab

andmekogu pidamise üle järelevalvet Riigi Infosüsteemide Keskus. AvTS § 45 lõike 1

punkti 3 kohaselt teostab teabevaldajate üle riiklikku ja haldusjärelevalvet nende poolt

andmekogude asutamisel, kasutuselevõtmisel, pidamisel, ümberkorraldamisel ja

lõpetamisel Andmekaitse Inspektsioon. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pille Lehis peadirektor Terje Enula

[email protected]

627 4144