TEHNILINE KIRJELDUS

1. Väikeostu ese
1.1 Teenust tellitakse Politsei- ja Piirivalveameti poolt kinnipeetavatele, toitlustusteenuse (edaspidi teenus) osutamine on kooskõlas toiduseadusega ja teiste toitlustust reguleerivate õigusaktidega.

2. Teenuse üldised tingimused
2.1 Toitlustatavate maksimaalne arv päevas on Narva arestimaja 26 inimest (tabel 1). Tegelike toitlustatavate arvud korrigeeritakse vastavalt poolte kokkuleppele tööpäeva jooksul.
2.2 Teenust tellitakse vajadusepõhiselt. Teenus sisaldab üldjuhul kolme toidukorra
(hommiku-, lõuna- ja õhtusöögi) valmistamist täitja ruumides, toidu kohale toimetamist ja üleandmist tellija ruumides.

3. Nõuded teenusele
3.1 Teenuse tagamisel tuleb lähtuda sotsiaalministri poolt 31. detsembri 2002.a kinnitatud määruse nr 150 „Toidunormid kinnipidamisasutustes“ sätestatud tingimustest.
3.2 Menüü koostamisel peab teenusetäitja järgima toiduenergiagrupi R3 piirmäärasid, ehk toiteväärtus päevas peab jääma vahemikku 2300-2700 kcal. Toidukordade toiteväärtus jaguneb järgnevalt: hommikusöök 25%; lõunasöök 40%; õhtusöök 35% päevanormist.
3.3 Täitja esitab järgmise nädala menüü eelneva nädala neljapäevaks või kalendrikuude kaupa ning järgneva kalendrikuu menüü tuleb esitada arestimaja juhile käesoleva kalendrikuu 25. kuupäevaks. Osapoolte kokkuleppel võib täitja teha menüüs muudatusi.
3.4 Täitjal peab olema võimekus valmistada eritoitu. Eritoidu all peab tellija silmas erinevaid allergiaid ja toidutalumatuseid (nt laktoosi- ja gluteenitalumatus) ning taimetoitu vms. Eritoidu maksumus peab sisalduma pakutavas maksumuses. Tellija poolt on tagatud eritoidu menüü koostamisel spetsialisti poolne tugi, kellega koostöös saab vastavalt vajadusele panna kokku nõudmistele vajamineva menüü.
3.5 Toitlustamine toimub vajaduspõhiselt kõikidel nädalapäevadel ja 3 korda päevas
kindlaksmääratud kellaaegadel (tabel 1).
3.6 Tellimus esitatakse toidukorra portsjonite arvuga täitjale vähemalt 3 h enne toitlustamist sh eritoidu vajadus.
3.7 Toit peab olema portsjoneeritud ühekordsete termonõudega või korduvkasutatavate nõudega personaalsesse termokasti (1 inimene - 1 toidukord). Tellija poolsel kokkuleppel võib tarnida toitu termostes. Antud juhul peab olema lisatud juurde vajalik arv ühekordseid või korduvkasutatavaid nõusid. Eritoit peab olema markeeritud nii, et tellijal on arusaadav eritoidu koostis.
3.8 Tellija tagastab korduvkasutatavad nõud järgmise veoringiga.
3.9 Täitja tagab toidu nõuetele vastava transpordi. Toidu veol peab olema tagatud hügieenireeglite täitmine vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrustes (EÜ) nr 852/2004 ja 853/2004 ning muudes asjakohastes toidualastes õigusaktides sätestatud nõuetele. Toiduga kokkupuutumiseks ettenähtud materjalid ja esemed ei tohi põhjustada toidu saastumist, halvendada selle omadusi ega ohustada inimese tervis ning peavad vastama toiduga kokku puutuda lubatud materjalide ja esemete kohta esitatud nõuetele.
3.10 Eritemperatuuri vajavad toidud peavad olema üleandmisel vastavatel temperatuuridel: soojad toidud sisetemperatuuril vähemalt +63 ℃ ja jahedad toidud temperatuuril +2°C -+6°C.
3.11 Toidu kohale toimetamine peab toimuma tellimuses täpsustatud kellaajal.
3.12 Täitja on kohustatud tellijale esitama iga päeva lõpus saatelehe, mis sisaldab iga toidukorra (hommik, lõuna, õhtu) kohta eraldi ridadena järgmisi andmeid: toidu kirjeldus; portsjon; portsjoni kaal; portsjonite arv; söögikorra maksumus inimese kohta; söögikorra üleandmise kellaaeg, realiseerimisaeg ja hoiutemperatuur.
3.13 Poolte kontaktisikud veenduvad pakkuja poolt esitatud saatelehele/aktile märgitud andmete õigsuses ning allkirjastavad selle 2 eksemplaris, millest üks jääb mõlemale poolele. Elektroonselt esitatud saatelehe/akti puhul kõrvalekallete korral edastatakse tagasiside esimesel võimalusel, hiljemalt 1 tööpäeva jooksul.
3.14 Hankija kontrollib toidu vastuvõtmisel toidu kvaliteeti ja kogused.
3.15 Teenuse osutamisel oluliste kõrvalekallete osas (ei vasta tellitud kogusele või on muu puudusega) on pakkuja kohustatud puudused omal kulul asendama uuega.
3.16 Teenuse oluliste kõrvalekallete osas on Pakkuja esindaja kohustatud tulema kohale hiljemalt 30 minuti jooksul alates Hankija kontaktisikult vastava teate saamisest, kui teates ei lepita kokku teisiti. Pakkuja esindaja juuresolekul koostatakse akt (Lisa 3) mittekvaliteetse toidu tuvastamise kohta, mille allkirjastavad poolte kontaktisikud. Juhul kui pakkuja esindaja keeldub kohale tulemast, koostab Hankija kontaktisik ühepoolse akti mittekvaliteetse toidu tuvastamise kohta ning pakkuja poolt esitatud hilisemad pretensioonid aktis fikseeritud andmete kohta ei kuulu rahuldamisele.


Tabel 1 Arestimaja aadress, maksimaalne kohtade arv, täituvus ja
söögiaegade algusajad.

Arestimaja

Aadress

Tellija kontakt
Keskmine inimeste arv päevas
Hommik
Lõuna
Õhtusöök
Max. kohtade arv
Narva

Vahtra 3, Narva

0-5
08.00
12.00
17.00
26





Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)
Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused
1.1 Väikeostu nimetus: „Narva arestimaja toitlustusteenuse tellimine“.
1.2 Hankija kontaktisik: Kaie Karu, e-post: [email protected].
1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.
1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.
1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.
1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.
1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.
1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.
1.9 Pakkujal ei tohi esineda p-des 1.9.1-1.9.3 toodud asjaolusid. Pakkuja kinnitab pakkumuse esitamisega toodud asjaolude puudumist. Hankijal on õigus nõuda pakkujalt nimetatud asjaolude kontrollimiseks asjakohaste andmete esitamist.
1.9.1 Pakkuja omandiõigusest üle 50% ei tohi kuuluda otseselt ega kaudselt Vene Föderatsiooni kodanikele, Vene Föderatsiooni residentidele ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtetele, asutustele ega muudele üksustele. Hankijal on õigus nõuda andmeid pakkuja otseste ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate kohta, sh füüsiliste isikute isikut tõendavate dokumentide koopiaid, millelt nähtub isiku kodakondsus ja juriidiliste isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu pädeva asutuse tõendit või väljavõtet.
1.9.2 Pakkuja ei tohi olla Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene Föderatsiooni residendi ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtte, asutuse ega muu üksuse, samuti rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene Föderatsiooni residendi, ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, asutuse ega muu üksuse omandis oleva ettevõtte esindaja ega tegutseda nende juhiste alusel.
1.9.3 Pakkuja ei tohi kaasata üle 10% hankelepingu maksumusest hankelepingu täitmisele alltöövõtjaid, tarnijaid ega tugine kvalifitseerimistingimuste täitmisel selliste ettevõtjate näitajatele, kes on:
a) Vene Föderatsiooni kodanik, Vene Föderatsiooni resident või Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, sh füüsilisest isikust ettevõtja, juriidiline isik, asutus või muu üksus;
b) rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt punktis 1 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse omandis;
c) punktis a) või b) nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse esindaja või tegutseb sellise isiku juhiste alusel.
Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtjate ja tarnijate ning tuginetavate isikute, nende esindajate või muu juhtimis-, haldus- või järelevalveorgani liikmete, otseste ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate kohta, sh füüsiliste isikute isikut tõendavate dokumentide koopiaid, millelt nähtub isiku kodakondsus ja juriidiliste isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu pädeva asutuse tõendit või väljavõtet. Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtja ja tarnija poolt täidetava hankelepingu osa suuruse kohta.

2. Tellitava teenuse kirjeldus
2.1 Teenuse osutamise aeg alates 01.03.2024 kuni 30.06.2024 või eeldatava kogumaksumuse 14 500 eur km-ta täitumiseni või kuni riigihanke raamlepingu sõlmimiseni. Olenevalt, milline asjaolu saabub varem.
2.2 Hankija teavitab kogumaksumuse täitumisest või riigihanke raamlepingu sõlmimisest pakkujat vähemalt 14 päeva ette.
2.3 Väikeostu tehniline kirjeldus (Lisa 1).

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine
3.1 Pakkumus peab sisaldama:
3.1.1 Näidispakkumus ja pakkumuse maksumust km-ta (Lisa 2). Näidispakkumus peab vastama tehnilises kirjelduses ja näidispakkumuse vormil toodud nõuetele. Hankijal peab kogu lepingu vältel olema õigus tellida toitu näidispakkumuses toodud menüü ja hinna alusel.
3.2.2 Teenuse osutamise kirjeldust, lähtudes väikeostu dokumendi punktis 2 esitatud tingimustele.
3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.
3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile [email protected] hiljemalt 26.02.2024 kell 12.00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta.
3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada.
3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.
3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.
3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik
4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.
4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid ja täiendavaid selgitusi.
4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja madalaima hinna alusel. Juhul, kui maksumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdse maksumusega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.
4.4 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud.

5. Läbirääkimiste pidamine
5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste üle.
5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.
5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine
6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.
6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:
6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;
6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;
6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused
7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.
7.2 E-arve saatmise võimalused:
7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile, kelle kaudu see jõuab hankijani;
7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:
a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).
b. arved.ee (https://www.arved.ee)
Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.
7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu numbrile.
7.4 Pakkuja esitab arve üks kord kalendrikuus eelnenud kalendrikuu jooksul tellijale osutatud teenuse eest ehk kuukoondarve. Arvel peab märgitud olema tellijale üle antud teenuse/toote nimetus(-sed) ning ühiku- ja kogumaksumus.
7.5 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

8. Vastutus
8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.
8.2 Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.
8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20 % hankelepingu kogumaksumuse hinnast.
8.4 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.



9. Konfidentsiaalsus
9.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.
9.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.
9.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.
9.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.
9.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.


Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)


Kaie Karu
Politsei- ja Piirivalveamet
Logistikabüroo
Haldustalitus
Toitlustus- ja majutusteenuse omanik


Lisad:
Lisa 1 – Tehniline kirjeldus
Lisa 2 – Pakkumuse maksumuse vorm
Lisa 3 – Akt mittekvaliteetse toidu tuvastamise korral