Väikeostu pakkumuste küsimine

Väikeostu „Surnuveo teenuse tellimine Läänemaa, Järva- ja Raplamaa, Pärnumaa ning

Viljandimaa piirkonnas“ tehniline kirjeldus

1. Hangitav teenus ja nõuded pakutava teenuse maksumusele

1.1. Väikeostu esemeks on surnu või hukkunu (edaspidi surnu) transport Eesti Kohtuekspertiis i

Instituuti (edaspidi EKEI) või tellija poolt määratud asukohta.

1.2. Väikeostu kestvus on eeldatava maksumuse 6 200 € täitumiseni või kuni riigihanke

lepingu sõlmimiseni, olenevalt milline asjaolu saabub varem.

1.3. Teenus hõlmab Politsei- ja Piirivalveameti väljakutsete teenindamist.

1.4. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki kulutusi ja tegevusi, sh nõuetekohase id

vahendeid (sh surnu transpordi kott, surnuvedaja tööks vajalikud kindad, mask, prillid

jms), surnu toimetamist täitja poolt kohandatud sõidukisse ja transporti külmkambrisse.

1.5. Samas sõidukis veetava teise surnu transpordi maksumus ei või olla suurem, kui veo

maksumus ühe surnu kohta.

2. Teenuse osutamise piirkonnad ja vedude sihtkohad

2.1. Teenuse osutamise piirkonnaks loetakse:

2.1.1. Osa 1- Läänemaa eeldatava maksumusega 900 €,

2.1.2. Osa 2- Järva- Rapla-, Pärnu- ja Viljandimaa eeldatava maksumusega 5 300 €

Surnuveo piirkond

Surnuveo sihtkoht

tavapäraselt

(EKEI)

Lääne-, Järva- Rapla- ja

Pärnumaa Pärnu, Ristiku 1

Viljandimaa Tartu, Ravila 19

3. Nõuded ostetavale teenusele

3.1. Teenuse osutamisel järgitakse riiklikke ja kohalike omavalitsuste nõudeid, mis

reguleerivad riigihanke esemeks oleva teenuse osutamist ja Eesti Vabariigis kehtivad

õigusakte (mh. „Surma põhjuse tuvastamise seadus“, „Kalmistuseadus“, „Töötervishoiu ja

tööohutuse seadus“ „Isikuandmete kaitse seadus“). Sealhulgas tuleb järgida riiklikke või

kohalikke juhiseid ja nõudeid hädaolukorra või eriolukorra ajal või teisi riigi või kohaliku

omavalitsuse poolt kehtestatud piiranguid, mis mõjutavad teenuse osutamist.

3.2. Surnukeha toimetatakse täitja saatekirja aluse sündmuskohalt EKEI külmkambrisse

lukuga suletavas, sangade ja tugeva põhjaga kilekotis. Surnu transpordiks mõeldud kott on

ühekordseks kasutamiseks ning niiskust mitte läbilaskev.

3.3. Surnu transpordiks kasutatakse üksnes selleks ettenähtud või kohandatud sõidukit. Sõiduki

veoruumi põrand ja seinad ning sisustus peavad olema vett mitteimavast materjalis t,

kergesti pestavad ja taluma desinfitseerimist.

3.4. Teenust osutatakse kõigil kalendripäevadel (sh riigipühad ja tähtpäevad) ööpäevaringse lt.

Täitja peab tagama ühe kontakttelefoni (numbri), mille kaudu on tellijal võimalik

väljakutse esitada ning see ajaliselt fikseerida.

3.5. Täitja peab esmajärjekorras osutama teenust sündmuskohal, mis asub avalikus kohas.

Juhul, kui maakonnas on samaaegselt mitu juhtumit, siis teenindatakse esmajärjekorras

juhtumit, mida tellija peab prioriteetsemaks.

3.6. Täitja peab jõudma tellija määratud sihtkohta alates väljakutse saamisest hilisemalt 1,5

tunni jooksul. Ajalimiidi ületamisel või kui kontakttelefonile ei vastata 15 minuti jooksul,

on tellijal õigus teenus tellida kolmandatelt isikutelt. Kui kolmanda isiku poolt pakutav

teenus osutub täitja omast kallimaks, hüvitab täitja tellijale hinnavahe.

3.7. Ettenägematute asjaolude tõttu peab täitja koheselt informeerima tellijat, kui teenust ei ole

võimalik osutada 1,5 tunni jooksul.

3.8. Väljakutse vastuvõtul selgitab täitja välja surnukeha asukoha ja võtab kaasa surnu

sündmuskohalt väljatoomiseks või kättesaamiseks vajalikud abivahendid (nt redel, nuga,

kelk…).

3.9. Täitja kohustub teavitama tellijat sellistest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada

teenuse osutamist (nt surnukeha kättesaamine ei ole ohutu).

3.10. Täitja peab tagama, et surnukehaga kokku puutuvad töötajad kasutavad standardseid

ettevaatusabinõusid vastavalt Maailma Terviseorganisatsiooni (World Health

Organization) juhistele (sh hügieeninõuete järgimist enne ja pärast surnukeha ga

kokkupuutumist ning isikukaitsevahendite kasutamist surnu transportimisel).

3.11. Väljakutsele peab reageerima vähemalt täitja kaks töötajat, kes:

3.11.1. märgistavad sündmuskohal surnukehakeha käepaelaga, millele on kirjutatud surnu

ees- ja perekonnanimi (tundmatu surnu puhul märgitakse „tundmatu“ ja juhtumi

number);

3.11.2. täidavad kirjaliku arvestuse pidamiseks, teostatud väljasõitude kohta surnute

transpordi akti (Lisa 3), mille alusel vormistatakse arve lisa (Lisa 4);

3.11.3. asetavad surnukeha transportimiseks mõeldud kilekotti;

3.11.4. paigutavad surnukeha kanderaamile ning toimetavad surnuveoks kohandatud

sõidukisse;

3.11.5. surnu transporditakse viivitamatult EKEI-sse, kus paigutatakse selleks ettenähtud

külmkambrisse;

3.11.6. erandjuhtudel transporditakse surnu EKEI-st, tellimuses viidatud külmkambrisse.

3.12. Täitja sõiduk peab mahutama minimaalselt kaks surnukeha. Surnukeha ei tohi

paigutada üksteise peale ning surnu peab olema transpordiks asetatud selili, välja arvatud

juhul kui sündmuskohal ei anta korraldust paigutada surnu teisiti. Surnukeha terviklikkus

ei tohi saada kahjustatud transpordi käigus.

3.13. Igal ajahetkel teenuse osutamise käigus tuleb austada ja kaitsta surnute inimväärikust.

3.14. Tellija koostab sündmuskohal saatekirja EKEI-sse, millest üks eksemplar jääb tellija

esindajale sündmuskohal ja teine antakse täitjale. Täitja allkirjastab surnu vastuvõtul

saatekirja, millega võtab vastutuse üleandmise kohast surnu transpordiks EKEI-sse.

3.15. Kui surnult ei ole võimalik väärisesemeid eemaldada, siis antakse surnu üle koos

väärisesemetega.

3.16. Täitja tagab surnu külge jäänud väärisesemete ja teiste tellija poolt koostatud dokumendis

märgitud esemete (surnu dokumendid jmt) üleandmise allkirja vastu EKEI vastutava le

töötajale. Surnuga kaasas olevaid dokumente on kohustus kaitsta märgumise,

määrdumise ja/või muul moel bioloogilise ohuga kokkupuutumise eest (näiteks nn.

minigrip kilekotis).

3.17. Täitja kohustub tähtajatult hoidma tööga teatavaks saanud andmeid saladuses ehk järgib

„Kriminaalmenetlusseadustiku“ § 214 lg 1 sätestatud piirangut ning ei pildista, kopeeri

ega edasta andmeid kolmandatele isikutele ja ei võimalda kolmandatele isikute le

juurdepääsu andmetele ega ka surnule (sh ei ava surnu transpordiks mõeldud kilekotti

peale seda, kui tellija kontrolli all on kilekott sündmuskohal suletud).

3.18. Täitja esitab tellijale igakuiselt teostatud tööde kohta e-arve, milles on ära märgitud

surnuveo piirkond, veoteenuse kordade arv, maksumus ja lepingu number.

SURNUTE TRANPORDI AKT

Surnuveo piirkond ___________________________________________ Kuu _____________ Aasta________________

Jrk nr

Kuupäev Surnu andmed (nimi, isikukood)

Sündmuskoha aadress Surnukuuri nimetus ja asukoht

Surnuveo hind

(km-ta)

Väljakutse teinud politseijaoskonna ja

ametniku nimi

KOKKU

Täitja………………………….

Allkiri…………………………

Nimi…………………………

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 23.02.2024 nr 20-1.5/2527-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Surnuveo teenuse tellimine Läänemaa, Järva- ja Raplamaa,

Pärnumaa ning Viljandimaa piirkonnas“. 1.2 Hankija kontaktisik: Margit Põder, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused

e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt

kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule

või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides

toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud. 1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või

keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui

pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja

maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (5)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Tellitava teenuse kirjeldus

2.1 Tellitava teenuse täpsem kirjeldus on esitatud väikeostu dokumendi lisas 1 „Tehnil ine kirjeldus surnuveo teenuse tellimine Läänemaa, Järva- ja Raplamaa, Pärnumaa ning

Viljandimaa piirkonnas“. 2.2 Raamlepingu kogumaksumus on 6 200 eurot. 2.3 Teenuse osutamise aeg on kuni raamlepingu maksumuse täitumiseni või kuni

riigihanke lepingu sõlmimiseni olenevalt milline asjaolu saabub varem.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama: 3.1.1 pakkumuse maksumust (km-ta). Pakkumus esitatakse lisas 2 oleva

„Maksumuse vorm surnuveo teenusele“ dokumendis.

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada. 3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija

kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt 27.02.2024, kell 15:00. Hilinenud

pakkumusi hankija vastu ei võta. 3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi. 4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna. Juhul, kui maksumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdse maksumusega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.

4.4 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud

tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud.

5. Läbirääkimiste pidamine

3 (5)

5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste

üle. 5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise. 5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks. 6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult: 6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused: 7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve

sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile.

7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest. 7.5 Kui teenuse tulemusel valmib töö, mis võib-olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks,

siis kontrollib hankija töö vastuvõtmisel töö vastavust väikeostu dokumendis toodud tehnilisele kirjeldusele ja täitja pakkumusele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast täitja poolt töö üleandmisest.

8. Vastutus

4 (5)

8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega

viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumise le kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50%

tasumisele kuuluvast summast. 8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta

väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus

nõuda leppetrahvi 20 % hankelepingu kogumaksumuse hinnast. 8.4 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Konfidentsiaalsus

9.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

9.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku

poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist. 9.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

9.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

9.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Margit Põder ostujuht

5 (5)

Lisa 1: Tehniline kirjeldus surnuveo teenuse tellimine Läänemaa, Järva- ja Raplamaa, Pärnumaa ning Viljandimaa piirkonnas ;

Lisa 2: Maksumuse vorm surnuveo teenusele; Lisa 3: Surnute transpordi akt.

Lisa 4: Surnute transpordi arve lisa.