Väikeostu pakkumuste küsimine





Meie 21.02.2024 nr 20-1.5/2519-1
Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)
Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused
1.1 Väikeostu nimetus: „Lennukipetrooleumi JET A-1 ostmine Tallinna lennuväljal“.
1.2 Hankija kontaktisik: Ando Maalik, e-post: [email protected].
1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.
1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.
1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.
1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.
1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.
1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Tellitava teenuse kirjeldus
2.1 Lepingu eeldatav kogumaksumus on 29 999 eurot.
2.2 Leping jõustub alates poolte poolt allkirjastamisest ning kehtib kuni punktis 2.1 märgitud maksimaalse kogumaksumuse täitumuseni või kuni riigihangete registris samale hankeesemele läbiviidava riigihanke tulemusel raamlepingu sõlmimiseni. Olenevalt, milline asjaolu saabub varem. Hankija teavitab kogumaksumuse täitumisest või riigihangete registris läbiviidava riigihanke tulemusel raamlepingu sõlmimisest pakkujat vähemalt 2 tööpäeva ette.
2.3 Hanke esemele esitatavad nõuded:
2.3.1 Lennukipetrooleum peab vastama vähemalt ühele alljärgnevatest spetsifikatsioonide nõuetest:
2.3.1.1 Lennukikütuse kvaliteedinõuded Ühiselt Opereeritud Süsteemidele (AFQRJOS), Jet A-1, kõige hilisem väljaanne;
2.3.1.2 ASTM D1655, Jet A-1, kõige hilisem väljaanne;
2.3.1.3 DEF STAN 91/91 (DERD 2949) Jet A-1, kõige hilisem väljaanne;
2.3.1.4 IATA Juhtnöörid turbiin kütusele, Jet A-1, kõige hilisem väljaanne.
2.4 Lennukipetrooleum peab vastama kõikidele kehtivatele Eesti Vabariigi õigusaktides ja muudes dokumentides kehtestatud nõuetele.
2.5 Pakkujale esitatavad nõuded:
2.5.1 Pakutava kütuse kohta peavad pakkujal hankemenetluse ja lepingu täitmise käigus olema igal ajal olemas kõik õigusaktides nõutud kehtivad dokumendid ning pakkujal on kohustus olla valmis nende esitamiseks hankija nõudmisel.
2.5.2 Pakkujal peab olema kogu lepingu perioodi vältel kehtiv vastutuskindlustusleping vähemalt 50 000 000 eurole.
2.6 Tarnetingimused:
2.6.1 Kütusega varustamine Tallinna lennuväljal peab olema tagatud aastaringselt.
2.6.2 Pakkujal peab olema kasutada reservauto, juhuks kui midagi juhtub kütust tarniva autoga.
2.6.3 Kütuse tankimine peab toimuma ööpäeva ringselt, seitse päeva nädalas 15 min valmisolekuga.
2.6.4 Otsingu- ja päästelendude, meditsiinitransportlendude, kiirabilendude, operatsiooniliste lendude puhul sisejulgeoleku tagamiseks peab tankimine toimuma koheselt.
2.6.5 Kütus tarnitakse Tallinna lennuväljal õhusõidukitesse või vastavatesse mahutitesse.
2.6.6 Kütuse tarnimiseks kasutatav tehnika peab vastama Eesti Vabariigis kehtivatele nõuetele.
2.6.7 Kütuse orienteeruvad kogumahud liitrites ühes aastas on kokku 600 000 L.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine
3.1 Pakkumus peab sisaldama:
3.1.1 Täidetud pakkumuse maksumuse vormi (Lisa 1).
3.1.2 Teenuse osutamise kirjeldust, lähtudes väikeostu dokumendi punktis 2 esitatud tingimustest.
3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.
3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt 23.02.2024 kell 10:00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta.
3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada.
3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.
3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.
3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik
4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.
4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid ja täiendavaid selgitusi.
4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja madalaima hinna alusel. Juhul, kui maksumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdse maksumusega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.
4.4 Hankija sõlmib eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku lepingu, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest.

5. Läbirääkimiste pidamine
5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste üle.
5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.
5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine
6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.
6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:
6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;
6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;
6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused
7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.
7.2 E-arve saatmise võimalused:
7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile, kelle kaudu see jõuab hankijani;
7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:
a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).
b. arved.ee (https://www.arved.ee)
Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.
7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu numbrile.
7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

8. Vastutus
8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.
8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.
8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20 % hankelepingu kogumaksumuse hinnast.
8.4 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Konfidentsiaalsus
9.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.
9.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.
9.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.
9.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.
9.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.




Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Ando Maalik
maapealse tegevuse koordinaator



Lisad:

Lisa 1 – Pakkumuse maksumuse vorm