Vastus nõudekirjale

Tere!

Saan selgitada üldiselt seda, et isikliku kontaktteabe (kodune aadress, isiklik e-posti aadress ja telefoninumber jms) sattumine teabenõude korras või dokumendiregistri otseligipääsu kaudu piiramatu hulga võõraste isikute kätte võib oluliselt kahjustada tema eraelu puutumatust. See võib põhjustada rämpsposti adressaadiks sattumist ja muud soovimatut kontaktivõtmist. Seetõttu isikliku kontaktteabe sisaldumine dokumendis on piirangu seadmise aluseks avaliku teabe seaduse (AvTS) § 35 lg 1 p 12 põhjal. Tasub meeles pidada, et dokument jääb asutuse dokumendiregistrisse aastateks, mistõttu tulebki isiku pöördumisi, seoses nende dokumentide registreerimisega kaaluda (just selliste juhtumite tarbeks, kus isik ühel hetkel soovib neid kirju avalikustada, kuid teisel hetkel ehk enam mitte). 

Kuna AvTS § 35 lg 1 p 12 kohustab teabevaldajaid kehtestama teabele, mis sisaldab isikuandmeid ning mille avalikustamine võib oluliselt kahjustada isiku eraelu puutumatust, siis ei saa isik asutuselt nõuda oma kirjavahetuse avalikustamist asutuse dokumendiregistris.

Samas kui isik on andnud selleks selge nõusoleku (ning mh soovib seda väga tungivalt ning inimesele on teadlik andmekaitsealase nõusoleku tingimused, mida asutus peab inimesele selgitama), siis ei ole see keelatud. Seda, kuidas asutus (antud juhul KOV) toimib erinevate situatsioonidega, on siiski konkreetse asutuse enda kaalutlusotsus lähtuvalt konkreetsest olukorrast. Asutusel tuleb endal muuhulgas võtta arvesse ka asutuse tehnilisi meetmeid ning võimekust, mis ei paneks asutust põhjendamatu surve alla. Samuti tuleb asutusel arvestada sellega, et vaidluse korral tuleb asutusel tõendada, et tal oli isiku kirja avalikustamiseks koos kontaktandmetega isiku nõusolek, sh ka seda kas nõusolek oli antud ainult konkreetse kirja avalikustamiseks või kõigi kirjade avalikustamiseks.

Kui asutus otsustab isikule vastu tulla ja tema kirjad avalikustada, siis tuleb asutusel arvestada ka sellega, et isik võib igal ajal oma nõusoleku tagasi võtta  ja siis tuleb avalikustamine lõpetada.

Parimate soovidega

Tere Liina

Anna palun nõu. Viimasel ajal on sagenenud üha enam pöördumised, kus isik annab kirjas teada soovist jätta tema kiri avalikuks. Dokument sisaldab isikuandmeid – e-post, kodune aadress, telefoni nr.  Oleme inimestele selgitanud, et avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 12  kohaselt on vallavalitsus teabevaldajana kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks teabe, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust. Isiklik kontaktteave (kodune aadress, isiklik e-posti aadress, telefoninumber vms) võib dokumendihaldussüsteemi kaudu sattuda piiramatu hulga võõraste isikute kätte, mis võib oluliselt kahjustada isiku eraelu puutumatust (soovimatud kontaktivõtmised, rämpsposti saatmine jne).

Tervitades

Kristi Mitt

sekretär

Otepää Vallavalitsus

+372 766 4800