Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Marilin Vaksman

Juhatuse liige

[email protected]

Benita Kodu AS

Meie 06.03.2024 nr 2.1.-1/24/93-198-4

Tähelepanu juhtimine

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai kaebuse, milles juhiti tähelepanu võimalikule

andmetöötlustoimingute rikkumisele töölt lahkumisel ning uuele tööle kandideerimise protsessis

isikuandmete töötlemisel. Kaebuse kohaselt andis AS Pihlakodu töötaja endise töötaja kohta

iseloomustusi kaebaja uuele potentsiaalsele tööandjatele Benita Kodu AS ilma isiku nõusolekuta

ning isik ei saanud seetõttu tööd ettevõttes Benita Kodu AS. Seetõttu peame vajalikuks selgitada

isikuandmete kaitse reegleid mh kandideerimisprotsessis.

Selgitan, et isikuandmete töötlemine on isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikkel 4 järgi

isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või

toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine,

säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise,

levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või

ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine. Seega võib töötaja või tööle kandideerija

kohta info kogumist, edastamist, avaldamist jm viisil käitlemist lugeda isikuandmete töötlemiseks

IKÜM art 4 mõistes.

Kuigi praktikas on levinud, et endised tööandjad ja potentsiaalsed uued tööandjad vahetavad ja

koguvad kandidaatide kohta infot ettevõtte olemasolevatelt töötajatelt või oma tuttavatelt, samuti

avalikest allikatest sh nt internetist, peavad ka sellisel juhul tööandjad lähtuma andmekaitse

põhimõtetest ja nõuetest ning kui aset leiab andmetöötlus, siis peab selleks olema õiguslik alus.

Tööandjal kui vastutaval andmetöötlejal on igasugusel isikuandmete töötlemisel kohustus määrata

töötlemise õiguslik alus (vt isikuandmete kaitse üldmääruse1 (IKÜM) artiklid 5 ja 6). IKÜM

artikkel 5 lõige 2 sätestab, et isikuandmete vastutav töötleja vastutab isikuandmete nõuete täitmise

eest ja on võimeline selle täitmist tõendama.

Kandidaadi kohta info kogumiseks kolmandatelt isikutelt ehk nn soovitajatelt, saab seaduslikuks

aluseks isikuandmete töötlemisel olla kandidaadi nõusolek (IKÜM art 6 lg 1 p a). Andmekaitse

Inspektsiooni hinnangul võiks praktikas väljakujunenud tavasid arvestades eeldada, et kandidaat

annab elulookirjeldusse soovitajate märkimisega ka ühtlasi nõusoleku soovitajatega ühenduse

võtmiseks ning nendelt enda kohta andmete küsimiseks (kui just elulookirjeldusest vastupidist ei

1 Euroopa parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus (EL) 2016/679.

2 (5)

järeldu). Kui andmete töötlemine põhineb nõusolekul, peab vastutaval töötlejal olema võimalik

tõendada, et andmesubjekt on nõustunud oma isikuandmete töötlemisega (IKÜM art 7 lg 1).

Nõusoleku osas selgitan täiendavalt, et IKÜM-i tähenduses on nõusolek andmesubjekti

vabatahtlik, konkreetne, teadlik ja ühemõtteline tahteavaldus, millega ta kas avalduse vormis või

selget nõusolekut väljendava tegevusega nõustub enda kohta käivate isikuandmete töötlemisega.

Olukorras, kus tööandjal on kandidaadi andmete töötlemiseks mõni muu seaduslik alus, ei ole

nõusoleku küsimine korrektne, kuna kandidaadi tahtest andmete töötlemine tegelikult ei olene.

Kõikide isikuandmete töötlemiseks ei ole kandidaadi nõusolek sobilik alus. Euroopa

andmekaitseasutuste töörühm on väljendanud seisukohta, et ka juba kandideerimisfaasis ei pruugi

tööle kandideerija nõusolek olla täiesti vabal tahtel põhinev. Euroopa andmekaitseasutuste

töörühm selgitab, et kui nõusolekust keeldumine on teoreetiliselt võimalik, kuid selle tagajärjeks

oleks töö saamise võimaluse kaotamine, ei saa rääkida vabal tahtel antavast nõusolekust.2

Kandideerimisprotsessis ehk töösuhtele eelnevalt olenevad isikuandmete töötlemise õiguslikud

alused sellest, millisel eesmärgil ning milliseid andmeid töödeldakse. Töölepinguseaduse (TLS) §

11 lõige 1 seab piirangu, mille kohaselt võib nõuda kandidaadilt ainult neid andmeid, mille suhtes

tööandjal on õigustatud huvi. Seega ei saa ka kandidaadi nõusolekuga õigustada selliste andmete

nõudmist, mille vastu tööandjal õigustatud huvi puudub, sh on nõusoleku aluse kasutamine

töösuhetes peaaegu välistatud. Tööandja õigustatud huvi puudumist eeldatakse eelkõige küsimuste

puhul, mis puudutavad ebaproportsionaalselt töölesoovija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega

pakutavale töökohale (TLS § 11 lg 2). Tööle värbamise protsessis saab olla õigustatud huvi ainult

selliste asjaolude vastu, mille põhjal tehakse tööle värbamise otsus. Kusjuures lähtuvalt TLS § 13

lõikest 1 ei või tööandja hiljem töölepingut tühistada eksimuse või pettuse tõttu, tuginedes andmete

puudumisele või valeandmetele töötaja kohta, mille teadasaamiseks tal puudus õigustatud huvi.

Võlaõigusseadus (VÕS) § 14 sätestab lisaks tingimused lepingueelsetele läbirääkimistele. Selgitan

täiendavalt, et teatud juhtudel võib (eri)seadustest IKÜM art 6 lõike 1 punkti c alusel tuleneda

tööandjale õigus või isegi kohustus koguda kandidaadi kohta andmeid ka ilma tema nõusolekuta

(näiteks andmed majanduslike ja muude huvide kohta korruptsioonivastase seaduse tähenduses

või karistusandmete uurimine teatud ametite puhul).

Kui eriseadus ei näe ette tööandjale õigust või kohustust selgitada välja ametikohale kandideerija

kohta mingi teabe esinemine, peab inspektsiooni seisukohal kandidaadilt küsitava teabe suhtes

olema õigustatud huvi.

Pean oluliseks juhtida tähelepanu veel sellele, IKÜM artikli 9 lõike 1 kohaselt on isikuandmeid,

millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised

veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks

tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku

seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta on eriliiki isikuandmed ja nende töötlemine on üldjuhul

keelatud. Juhul, kui kavatsete töödelda kandideerijate eriliiki isikuandmeid, peab selleks olema

IKÜM artikli 9 lõikest 2 tulenev õiguslik alus. Õigustatud huvi alusel eriliiki isikuandmeid

töödelda ei ole lubatud.

1. Õigustatud huvi analüüs

Olukorras, kus ettevõtte või ametikoha spetsiifikast tulenevalt esineb vajadus isikuandmete

töötlemiseks kandideerimisprotsessi jooksul ning selliseks andmetöötluseks on õiguslik alus

eelnevalt selgitatud ja aluseks on õigustatud huvi, tuleb õigustatud huvi hindamisel lähtuda lisaks

TLS-i § 11 lõigetes 1 ja 2 sätestatule ka IKÜM artikkel 6 lõike 1 punktis f nõuetest.

2 Article 29 Data Protection Working Party, Opinion 8/2001 on the processing of personal data in the employment context, lk 23.

3 (5)

Tulenevalt IKÜM artikli 6 lõike 1 punktist f on isikuandmete töötlemine seaduslik juhul, kui see

on vajalik vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral, välja arvatud juhul, kui

sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid või põhiõigused ja -vabadused, mille nimel tuleb

kaitsta isikuandmeid.

Selleks, et õigustatud huvile saaks tugineda, peavad korraga olema täidetud kõik kolm

tingimust:

1) vastutaval töötlejal või kolmandal isikul on andmetöötluseks õigustatud huvi;

2) isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks, sh ei ole muud

tõhusat kuid privaatsust vähem riivavat meedet sama eesmärgi saavutamiseks;

3) vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvid kaaluvad üles kaitstava

andmesubjekti huvid või põhiõigused ja -vabadused.

Õigustatud huvid peavad olema sõnastatud piisavalt selgelt, et seda oleks võimalik tasakaalustada

andmesubjekti huvide ja põhiõigustega. Lisaks peab kaalul olev huvi olema vastutava töötleja

huvi. Selleks on vaja reaalset ja hetkel esinevat huvi – midagi, mis on seotud parasjagu toimuva

tegevuse või kasuga, mida eeldatakse saada lähitulevikus. Lisaks saab huvi pidada õigustatuks

seni, kuni vastutav töötleja saab huvi ellu viia viisil, mis on kooskõlas andmekaitset käsitlevate ja

muude õigusaktidega. Teisisõnu peab õigustatud huvi olema seaduse järgi lubatav.3

Ka värbamisprotsessi käigus küsitu puhul peab õigustatud huvi olema tegelikult olemas ja see peab

olema aktuaalne küsimus (st see ei tohi olla fiktiivne ega spekulatiivne). Enne kandidaatidelt

andmete küsimise alustamist peab olema käes tegelik olukord, näiteks on täidetavatel

ametikohtadel huvide konfliktid varasemalt esinenud.4

Seega on oluline, et õigustatud huvi oleks:

- kooskõlas kehtivate õigusaktidega

- sõnastatud piisavalt selgelt (st piisavalt konkreetne)

- ning reaalne ja hetkel esinev (st mitte spekulatiivne).

Neid kriteeriume toetavad ka IKÜM artiklis 5 nimetatud isikuandmete töötlemise põhimõtted –

eeskätt eesmärgipärasus ja minimaalsus, mida tuleb täielikult järgida ka õigustatud huvi alusel

isikuandmete töötlemisel.

Teiseks on tööandja enne isikuandmete küsimist kohustatud hindama, kas see meede on esiteks

sobiv (kas meetmega on üldse võimalik seatud eesmärki täita) soovitud tulemuse saavutamiseks

ning teiseks piisav ja vajalik selle eesmärkide saavutamiseks (ehk eesmärki ei ole võimalik

mõistlikult saavutada muude vahenditega, mis riivavad vähem andmesubjekti põhiõigusi ja -

vabadusi).

Kolmandaks tuleb andmetöötlejal analüüsida, millised on võimalikud andmesubjekti huvid või

põhiõigused ja -vabadused, mida võidakse isikuandmete töötlemisega kahjustada, ning

tasakaalustada andmetöötleja õigustatud huvid andmesubjektide huvide ja põhiõigustega. Vastutav

töötleja peab kaaluma, 1) mil määral mõjutab jälgimine üksikisikute huve, põhiõigusi ja -vabadusi

ning 2) kas see põhjustab andmesubjekti õiguste rikkumist või negatiivseid tagajärgi tema

õigustele. Oluline on silmas pidada, et vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvid ei

kaalu automaatselt üles kaitstavate andmesubjektide põhiõiguste ja -vabadustega seotud huve. Kui

andmetöötleja leiab, et tema õigustatud huvi on kaalukas, kuid riive andmesubjekti õigustele on

samuti kaalukas, tuleb kaaluda erinevate kaitsemeetmete rakendamist, näiteks lühem andmete

säilitustähtaeg vms.

3 Arvamus 06/2014 andmete vastutava töötleja õigustatud huvide mõiste kohta direktiivi 95/46/EÜ artikli 7 tähenduses. 4 Vt täpsemalt õigustatud huvi hindamise kohta Andmekaitse Inspektsiooni õigustatud huvi juhendist, ptk 4, lk 6-10

4 (5)

2. Kandideerija teavitamine

Õigustatud huvi analüüs peab olema koostatud enne kandideerimisprotsessi algust, et

kandideerijad saaksid sellega tutvuda ning hinnata seda, kas nad soovivad konkursil jätkata

tingimusel, et nende selliseid isikuandmeid töödeldakse. Samuti tuleks andmetöötluse

läbipaistvuse tagamiseks avaldada kandideerija kohta taustainfo kogumise vajadust kõigile

kandideerijatele varakult, näiteks lisades vastav teave töökuulutusele5. Kandideerimisprotsessis

isikuandmete töötlemise reeglid võiks kirja panna ka andmekaitsetingimustesse ning teha need

isikutele kättesaadavaks näiteks ettevõtte veebilehel ja lisades töökuulutusele.

Kokkuvõtteks on tööandjal õigus nõuda tööle kandideerijalt vaid selliseid andmeid, mis on

vajalikud värbamisotsuse tegemise faasis ja mille teadmiseks eksisteerib tööandja õigustatud huvi

seostatuna konkreetse töösuhte iseloomuga ja täidetava ametikoha nõuetega.

Seoses ülaltooduga palume Teil üle vaadata, kas isikuandmete töötlemise protsessid vastavad

isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele ning vajadusel viia sisse muudatused vastavalt

inspektsiooni eelnevalt antud juhistele, ning kui seda veel tehtud ei ole, siis tutvustada ettevõtte

kõigile töötajatele isikuandmete töötlemise korda ning selgitada, kust saab vajadusel teavet

isikuandmete töötlemise kohta.

Kuigi AKI käesolevale tähelepanu juhtimisele vastust ei oota, võib AKI igal ajal ette teatamata

kontrollida andmetöötlemise õiguspärasust ja vajadusel rikkumise korral algatada ka

järelevalvemenetluse.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Mari-Liis Uprus

jurist

peadirektori volitusel

5 IKÜM artiklid 12-13. Vt ka Euroopa andmekaitseõiguse käsiraamat, p 3.1.3., lk 120-122

5 (5)