Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 12.02.2024 nr 20-1.5/2502-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused 1.1 Väikeostu nimetus: „Lõuna-Eesti pesupesemine“. 1.2 Hankija kontaktisik: Ilona Horn, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti

teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2 (6)

2. Tellitava teenuse kirjeldus

Pesupesemise teenuse osutamine kuni 01.05.2024 või kuni uue hankelepingu sõlmimiseni (st kui uus hankeleping sõlmitakse enne 01.05, siis lõpeb käesolev leping varem) Lisas 1 (manuses) välja toodud asukohtades ja aegadel (osapoolte kokkuleppel on võimalik aegu muuta) Lõuna-Eestis. Hinnapäringuga soovitakse teenust osta põhiliselt voodipesude, tekkide, rätikute jms pesemiseks PPA- le.

2.1 Pesupesemise teenus sisaldab: - pesu sorteerimist määrdumisastme määramiseks; - pesuprogrammi määramist; - masinpesu; - kuivatamist; - triikimist; - pakkimist; - vajadusel eritöötlemist; - transporti kogumispunktist pesumajja ja tagasi „uksest ukseni“ põhimõttel (osapoolte

kokkuleppel on võimalik transpordi osas Tellijaga (edaspidi PPA) kokku leppida selliselt, et PPA toimetab pesu ise pesumajja).

2.2 Pestavate esemete loetelu ja kirjeldus: - voodilina - puuvillane; valge, kirju, ühevärviline; - tekikott - puuvillane; valge, kirju, ühevärviline; - padjapüür - puuvillane; valge, kirju, ühevärviline; - saunalina - puuvillane frotee; ühevärviline; - käterätik – puuvillane; - frotee; kirju, ühevärviline; - jalarätik - puuvillane vahvel või labane; kirju, ühevärviline; - köögirätik - puuvillane vahvel või labane, kirju, ühevärviline; - madratsikott lukuga - puuvillase ja sünteetilise segu; kirju, ühevärviline; - tekk - villase ja sünteetilise segu; ühevärviline; - tekk - puuvillane ümbrisriie, sisu polüesterkiud; ühevärviline (valge, sinine vms) või kirju

tekk; - puuvillane (baikatekk); ühevärviline; padi; - puuvillane ümbrisriie, sisu polüesterkiud; ühevärviline (valge, sinine vms) või kirju; - laudlina - puuvillane, viskoos; ühevärviline; - salvrätik - puuvillane, viskoos; ühevärviline; - saunaseelik - puuvillane frotee; ühevärviline; - voodikate - villane, sünteetiline, puuvillane; ühevärviline; - kardinad - puuvillased, sünteetilised; kirjud, ühevärvilised; - kokariided - puuvillased või sünteetilise segu; valged, ühevärvilised (kittel, püksid, jakk, põll); 2.3 Pesu eritöötlemine/puhastamine toimub Tellija soovi avalduse alusel, sellest eelnevalt Täitjat

telefoni või e-posti teel ette teavitades järgmistel juhtudel: - termiline töötlemine (parasiiditõrje - kirbud, lutikad, täid vms.); - desinfitseerimine (nakkushaigused, viirused vms.); - raskesti eemaldatavate plekkide eemaldamine (värv, õli jms). 2.4 Eeldatav lepingu maht on 4000 EUR (kuni 01.05.2024 või kuni uue hankelepingu sõlmimiseni)

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine 3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 pakkumuse maksumust (km-ta) - pesu pesemise teenuse hinda arvestatakse

kg/EUR kohta ja see sisaldab transporti kogumispunktist pesumajja ja tagasi

„uksest ukseni“ põhimõttel.

3 (6)

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.

3.3 Pakkumus tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile [email protected]

hiljemalt 15.02.2024 kella 14:00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta. 3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada. 3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski. 3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. 3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks

määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik 4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumentides

esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud.

5. Läbirääkimiste pidamine 5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine 6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal

enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta; 6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu

osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks; 6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust

seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused 7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused:

4 (6)

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile, kelle

kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee) Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu numbrile . 7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel lepinguid,

on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Kui teenuse tulemusel valmib töö, mis võib-olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks, siis kontrollib hankija töö vastuvõtmisel töö vastavust väikeostu dokumendis toodud tehnilisele kirjeldusele ja täitja pakkumusele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast täitja poolt töö üleandmisest.

8. Vastutus 8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal

õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.

8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20 % hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava hankelepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.5 Autoriõiguste loovutajad võtavad endale täieliku vastutuse kolmandate isikute autoriõiguste rikkumise eest.

8.6 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii 9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid teenuse tulemusel

valmivatele töödele, siis annab täitja hankelepingu esemeks olevatele töödele nõutud garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama töö või selle osadel ilmnenud puuduste kõrvaldamise või asendama töö või töö puudustega osad väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava töö või selle osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku pretensiooni esitamisest arvates.

10. Intellektuaalomand 10.1 Juhul, kui täitja poolt lepingu täitmise käigus valmib töö (edaspidi teos), mis võib olla

autoriõigustega kaitstavaks teoseks autoriõiguse seaduse tähenduses, siis sellele tekkinud

varalised autoriõigused lähevad hankijale üle (loetakse hankijale loovutatuks) ilma poolte

5 (6)

täiendava kokkuleppeta alates väikeostu dokumentide punktis 5.5 nimetatud hankijapoolse

kinnituse andmisest.

10.2 Täitja annab lihtlitsentsi koos all-litsentsi andmise õigusega kõigi autori isiklike õiguste

teostamiseks teosele ja selle detailidele ilma geograafiliste või vormiliste või viisiliste

piiranguteta kogu autoriõiguste kehtivuse tähtajaks.

10.3 Täitja kinnitab hankelepingu sõlmimisel, et teose autor või autorid on piiranud või piiravad

oma isiklike õiguste teostamise viisi ning ulatust täitjaga nii, et hankijal on õigus teost

kasutada hankelepingus sätestatud viisil ja ulatuses.

10.4 Lepingu alusel autoriõiguste teostamise eest makstav tasu loetakse tasutuks teenuse eest

tasumisega (st autoritasu on teenuse tasu sisse arvestatud) ning hankijal ei ole kohustust

selliste õiguste eest täitjale täiendavalt tasuda.

11. Konfidentsiaalsus 11.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud

isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

11.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

11.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

11.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 11.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning

vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilis i turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Ilona Horn ostujuht

Lisa (vajadusel):

6 (6)

Selgitus väikeostu juurde.

Käesolev raamleping 20-2.26/1-10 lõpeb 25.02. Uus pesupesemise riigihange on Riigihangete

registris üleval, pakkumuste esitamise tähtaeg on 29.02.2024. Kahjuks ei jõua me selleks ajaks uude

lepingusse Lõuna-Eestit teenindava ettevõttega ja meil ei olnud võimalik ka käesolevat lepingut

pikendada põhjusel, et oleme sõlminud lepingu muudatuse kokkuleppe (partner soovis kg hinda

tõsta, millele tulime vastu) ja muudatuse osakaal on täitunud. Hinnapakkumuse saamiseks

pöördutakse ühe pakkuja ehk ettevõtte poole - praegune lepingupartner (Rea Pesumaja), sest

pesupesemise teenus meil katkeda ei saa ja kiireim viis on sõlmida eelmise lepingupartneriga

väikeostu raames ajutine väikeostu leping, kuni uue raamlepingu sõlmimiseni. Rea teenindab väga

suurt piirkonda – tervet Lõuna-Eestit, mille alla kuuluvad ka kordonid, mis asuvad raskesti

liigipääsetavates kohtades kuhu paljud ettevõtted transporti pakkuda ei saa ega taha ega näe ka

perspektiivi, paljud ei suuda ka nii suurtes kogustes pesu pesta. REA on meie kordonite asukohtade ja pesupesemisega hästi kursis ja on valmis ka meile vastu tulema ja teenust edasi pakkuma.