Välisteenistujate finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi kehtestamine

KÄSKKIRI 18.07.2025 nr 1-2/25/138

Välisteenistujate finantseerimise ja

finantsaruandluse juhend

Kaitseministeeriumi välisteenistujate finantseerimise ja finantsaruandluse juhend koos lisadega

kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 25.05.2023 määruse nr 53 „Kaitseministeeriumi põhimäärus“

§ 6 lõike 2 punkti 4 ja § 7 alusel ja kooskõlas rahandusministri 11.12.2003 määrusega nr 105

„Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“.

I ÜLDSÄTTED

1. Käesolev juhend reguleerib Kaitseministeeriumi (ministeerium) poolt välisteenistuse

seaduse (VäTS) ja avaliku teenistuse seaduse (ATS) alusel välisriiki pikaajalisse lähetusse

lähetatud ametniku (välisteenistuja) finantseerimist ja aruandlust.

2. Käesolev juhend ei reguleeri välisteenistujate finantsarvestust Eesti Vabariigi alalises

esinduses NATO juures ja alalises esinduses Euroopa Liidu juures. Nende finantsarvestust

reguleerib Kaitseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri.

3. Välisteenistuja finantsaruandluse eest vastutavad isikud määratakse kaitsevõime

asekantsleri korraldusega.

4. Välisteenistujad juhinduvad ministeeriumile kuluaruannete esitamisel käesolevast juhendist

ning juhendi lisadena (lisa 1) kinnitatud aruande vormidest.

5. Välisteenistujate majandustehingute kohta peetakse raamatupidamisarvestust Riigi

Tugiteenuste Keskuses (RTK) vastavalt raamatupidamise seadusele, rahandusministri

11.12.2003 määrusele nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ ning

Kaitseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjale.

II EELARVE JA KULUDE FINANTSEERIMINE

6. Välisteenistujate eelarve kulujuht on VäTS alusel lähetatud välisteenistujatel

rahvusvahelise koostöö osakonna (RKO) juhataja ning ATS alusel lähetatud

välisteenistujatel NATO ja Euroopa Liidu osakonna juhataja (NEO).

7. Välisteenistujate eelarvete koostamist koordineerib ja jälgib täitmist kaitse-eelarve osakond

(KEO).

8. Välisteenistujate aasta koondeelarve kinnitab kaitseminister valitsemisala eelarves.

9. KEO finantsnõunik edastab välisteenistujatele nende eelarve jaotuse pärast valitsemisala

eelarve kinnitamist.

2 (7)

10. Lisaks käesolevale juhendile lähtuvad välisteenistujad kulude tegemisel VäTS-ist ning selle

rakendusaktides sätestatust.

11. Eelarves planeeritud lähetus- ning majanduskulude finantseerimiseks esitab aruandluse eest

vastutav isik üldjuhul kord kvartalis Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP)

avansitaotluse, mille suuruse kooskõlastab eelnevalt KEO finantsnõunikuga e-kirja teel.

12. Avansitaotluse kooskõlastab finantsnõunik, kinnitab kulujuht ning RTKs kantakse

majandusavanss selleks asukohariigis ministeeriumi poolt või aruandluse eest vastutava

isiku poolt avatud pangakontole.

13. Välisteenistuja tasub tehtavate lähetus- ja majanduskulude eest majandusavansist.

14. Finantsaruandluse eest vastutav isik võib kohustusi võtta majanduskulude tegemisel ja

varade soetamisel jooksva aasta kinnitatud eelarve piires, jälgides, et maksetähtajal ei

ületaks maksekohustus asukohariigi pangaarvel olevat majandusavansi jääki.

15. Pikema maksetähtajaga arved saadetakse pdf formaadis e-posti aadressile

[email protected]. Need arved menetletakse e-arvekeskuse kaudu ning

tasutakse RTKs. RTK võib tasuda ka rendimakseid.

16. Eelarves planeerimata, planeeritust suuremate ning VV määruse nr 256 peatükis 4 toodud

vältimatute kulutuste korral esitab VäTS alusel lähetatud välisteenistuja RTIPis taotluse

rahvusvahelise koostöö osakonna juhatajale ning ATS alusel lähetatud välisteenistuja

NATO ja EL osakonna juhatajale.

III MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA ESITAMINE

17. Välisteenistuja kõik majandustehingud peavad olema dokumenteeritud. Iga kulu

kajastamise aluseks on majandustehingut tõendav algdokument, millel olevad

kohustuslikud andmed kehtestab raamatupidamise seaduse §7:

• toimumisaeg;

• majandusliku sisu kirjeldus;

• arvnäitajad (kogus, hind, summa).

18. Aruande esitaja nummerdab algdokumendid ning lisab dokumendile või RTIPis aruande

selgituse reale selgituse tehingu sisu või otstarbe kohta, et kontrolli/auditeerimise käigus

oleks võimalik tehingute sisu üheselt mõista.

19. Nummerdatud dokumendid, aruandekuu pangaväljavõte ja lisad skaneeritakse ning

lisatakse manustena kuluaruandele. Vastavalt Kaitseministeeriumi valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale kulu tõendava dokumendi puudumisel või nõuetele

mittevastava dokumendi puhul kulusid ei hüvitata.

20. Aruande esitaja vastutab algdokumendil vajalike rekvisiitide olemasolu ja selle eest, et:

• dokument kajastab majandustehingut õigesti;

• dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt

tehtud tellimusele või sõlmitud lepingutele;

• tehing on seaduspärane ja vajalik;

• tehing on kooskõlas eelarvega;

3 (7)

• kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

IV KULUARUANDED

21. Pikaajaliste välislähetuste igakuised kuluaruanded esitatakse RTIPi lähetuste moodulis,

kuhu finantsnõunik loob välislähetatule pikaajalise lähetuse alguses lähetuskorralduse

(nimetus „pikaajalise välislähetuse püsikulud“) ning sisestab kululiigid.

22. Asukohariikides, kuhu ei saa teha avansilisi makseid kohalikus valuutas ning avanss

kantakse üle eurodes, esitab välisteenistuja finantsaruandluse eest vastutav isik igakuised

kuluaruanded RTIPi majanduskulude moodulis pikaajalise lähetuse kulude aruandena.

23. RTIPis kasutatavad pikaajalise välislähetuse kululiigid on:

• majutus üür (konto 55031100);

• majutus küte gaas (konto 55031101)

• majutus vesi (konto 55031102)

• majutus elekter (konto 55031103)

• majutus muu (konto 55031109) - muud majutusega seotud kulud;

• reisikulud (konto 55031200) – välislähetusse-, puhkuselesõidu ja naasmise kulud;

• välisteenistustasu (konto 55031500);

• muud kulud (konto 55031900) – lühiajaliste lähetuste, takso- ja ühiskondliku

transpordi, lapsehoidja- ning meditsiinikulud;

• kontorikulud (konto 55031902) – pangateenused, kontoritarbed, inventar, trükised;

• kohapeal transpordikulud (konto 55031903) – ametiauto kulud (k.a. lähetustega

seotud);

• esinduskulud (konto 55031904) – esindus- ja vastuvõtukulud;

• laste koolituskulud (konto 55031908);

• sideteenused (konto 55031911).

24. Finantsaruandluse eest vastutav isik täidab kuluaruande, kajastades iga kulu eraldi real.

Märkuste lahtrisse kirjutatakse kuludokumendi järjekorranumber ja kulu sisu. Makseviisiks

valitakse „Lähetatav maksab ise“ ning lühiajaliste lähetuste kulude kajastamisel lisatakse

märkusena ka lähetuskorralduse number.

25. Kuluaruandes kajastatakse aruandekuu kulud pangaväljavõtte alusel, s.t. kuluaruande

summa võrdub aruandekuul pangakontolt tehtud väljamaksete summaga. Kui tehtud kulu

ei kajastu aruandekuu pangaväljavõttel, siis seda aruandesse ei lisata.

26. Kuluaruanne esitatakse samas valuutas, milles on välja makstud majandusavanss. Erandina,

kui majandusavanssi ei kanta üle asukohariigi valuutas vaid eurodes, esitab

finantsaruandluse eest vastutav isik RTIPi majanduskulude moodulis pikaajalise lähetuse

kulude aruande kulude tegemise valuutas. RTIP arvutab kulud aruandekuu viimase

kuupäeva Euroopa Keskpanga kursiga ümber eurodesse.

27. Välisteenistuja kajastab isiklikest vahenditest tehtud kulud Lisas 1 oleval vormil.

Finantsaruandluse eest vastutav isik teeb välisteenistujale kulude hüvitamiseks selle

summas pangaülekande ning kajastab kulud nende hüvitamise kuul kuluaruandes, lisades

aruandele kuludokumendid ja Lisa 1.

4 (7)

28. Arvelduskontole laekumiste kohta esitatakse selgitus aruande lisainfo lahtris. RTKs

kajastatakse laekumine üldjuhul kuluvähendusena.

29. Kui asukohariigis on võimalik tagasi küsida käibe- ja aktsiisimaksu, taotleb

finantsaruandluse eest vastutav isik makse tagasi ning tagasilaekumiste korral lisab aruande

kommentaaride lahtrisse selgituse, milliste kulude eest tagastust on küsitud.

30. Kuluaruannete esitamise tähtaeg on aruandekuule järgneva kuu 5. tööpäev. Eesti Vabariigi

Suursaatkonnas Washingtonis resideerivate välisteenistujate aruanne esitatakse iga järgneva

kuu 20. kuupäevaks.

31. Pikaajaliste lähetuste kuluaruanded kooskõlastavad KEO finantsnõunik ja HO

haldusküsimuste nõunik ning kinnitab kulujuht. Vajadusel võib kooskõlastajaid lisada. RTK

raamatupidaja kontrollib ning kajastab aruande SAP majandusprogrammis.

V VÄLISTEENISTUJA LÜHIAJALINE LÄHETUS

32. Välisteenistuja vormistab kõik lähetused RTIPis välislähetusena, esitades

välislähetuskorralduse vastavalt ministeeriumi lähetuste korrale.

33. Välisteenistuja lähetuskorralduse kooskõlastavad:

• VäTS alusel lähetatutel lähetuste konsultant, välisesinduse juht ja finantsnõunik

ning kinnitab RKO juhataja

• ATS alusel lähetatutel lähetuste konsultant, finantsnõunik ning kinnitab NEO

juhataja.

34. Lühiajalises lähetuses välisteenistujale päevaraha ei maksta.

35. VäTS alusel lähetatud välisteenistuja tasub lühiajalise lähetuse kulud majandusavansist

ning lähetuse aruannet RTIPis ei esita. Lähetusega tekkinud kulud kajastab välisteenistuja

finantsaruandluse eest vastutav isik pangakonto väljavõtte alusel pikaajalise lähetuse

kuluaruandes real „Muud kulud“, lisades kuludokumendid ning kirjutades aruande sisureale

lühiajalise lähetuse lähetuskorralduse numbri.

36. ATS alusel lähetatud välisteenistuja esitab lühiajalise lähetuse kulude aruande vastavalt

Kaitseministeeriumi lähetuste korrale.

37. Lühiajalises lähetuses ametiauto kasutamisel kajastatakse autokulud pikaajalise lähetuse

kuluaruandes real „Kohapeal transpordikulud“ (konto 55031903).

38. Kui välisteenistuja lühiajalise lähetuse kulud ületavad lähetuskorraldusega kinnitatud

kulusid rohkem kui 150 eurot, esitab välisteenistuja lähetuskorralduse kinnitajale RTIPis

selgitusega taotluse ülekulude aktsepteerimiseks.

VI VÄLISLÄHETUSTASU JA ABIKAASA- VÕI REGISTREERITUD

ELUKAASLASE TASU

39. Välislähetustasu ja abikaasa või registreeritud elukaaslase tasu makstakse

välisteenistujatele (nii VäTS kui ATS alusel lähetatud) vastavalt Vabariigi Valitsuse

14.12.2006 määrusele nr 256 “Välislähetustasu ning abikaasa- ja registreeritud elukaaslase

tasu maksmise ning teenistuja kulude katmise kord”.

5 (7)

40. Tasude arvestamiseks saadab välisteenistuja iga kuu 15. kuupäevaks aadressile

[email protected] allkirjastatult pereliikmete kohalviibimise tabelid koos infoga

aruandekuul abikaasa töötamisest või teenuse osutamisest saadud tasu suuruse kohta (KaM

valitsemisala finantsarvestuse toimemudeli Lisa 1.17).

41. Infohalduse osakonna ametnik registreerib pereliikmete kohalviibimise tabelid DHSis ja

saadab teated KEO finantsnõunikule, RTK palgaarvestajale ning raamatupidajale.

42. Välislähetustasu arvestatakse RTKs eurodes ja makstakse asukohariigi valuutas välja

Euroopa Keskpanga päevakursiga kuu viimasel tööpäeval. Erandina arvestab Washingtonis

finantsaruandluse eest vastutav isik välislähetustasu ning maksab selle kuu viimase

tööpäeva Euroopa Keskpanga kursiga välja majandusavansist.

43. Pereliikmete kohalviibimise tabelite alusel tehakse vajadusel välislähetustasu

tasaarveldused.

44. Välisteenistuja võib taotleda välislähetustasu väljamaksmist Eestis asuva krediidiasutuse

arvelduskontole, esitades sellekohase taotluse KEO finantsnõunikule.

45. Pereliikmete kohalviibimise tabelite alusel peab abikaasa ja registreeritud elukaaslase tasu

arvestust RTK palgaarvestaja, vähendades abikaasa või registreeritud elukaaslase tasu 50%

võrra, kui tema töötamise või teenuse osutamise eest saadud tasu on suurem kui 50%

abikaasa ja registreeritud elukaaslase tasu määrast.

46. Abikaasa või registreeritud elukaaslase tasu makstakse jookva kalendrikuu eest abikaasa

või registreeritud elukaaslase Eestis asuvas krediidiasutuses avatud arvelduskontole iga kuu

viimasel tööpäeval.

47. Andmete tähtajaks esitamata jätmise korral võib palgaarvestaja abikaasatasu maksmise

hilinenud päevade võrra edasi lükata.

VII VARADE SOETAMINE JA ARVESTUS

48. Välisteenistujate põhi- ja väheväärtusliku vara arvestust peetakse RTIPi varade moodulis.

Finantsaruandluse eest vastutav isik on ühtlasi määratud asukohariigis ministeeriumi poolt

soetatud vara eest vastutavaks isikuks.

49. Välisteenistuja soetatud põhivara maksumusega alates 10 000 eurost ja väheväärtuslik vara

maksumusega alates 1000 eurost võetakse finantsnõuniku poolt RTIPis arvele e-

arvekeskuses menetletud arve või kuluaruandele lisatud vara soetuse dokumentide alusel.

50. Finantsaruandluse eest vastutav isik viib üks kord aastas (kuni kaks kuud enne aruandeaasta

lõppu) asukohariigis läbi tema materiaalsele vastutusele antud ministeeriumi põhi- ja

väheväärtuslike varade füüsilise inventuuri. Inventuur viiakse läbi RTIP varade moodulis

koostatud õiguse ja halduse asekantsleri kinnitatud inventuuri korralduse alusel.

51. Vara eest vastutav isik ei kuulu inventeerimiskomisjoni, vaid osaleb inventuuril tema

vastutusel olevate varade seisukorra hindajana ning selgituste andjana. Sellekohased

kommentaarid sisestab ta RTIP varade moodulis inventuuri nimekirja vara eest vastutaja

märkena.

6 (7)

52. Inventuuri läbiviimisel kontrollitakse varade nimestikus olevate varade olemasolu ja

seisukorda ning fikseeritakse see RTIPis koostatavas aktis. Inventuuri aktid allkirjastatakse

kõikide komisjoni liikmete (vähemalt kaks liiget) ja vara eest vastutava isiku poolt.

Inventuuriaktid kinnitab õiguse ja halduse asekantsler.

53. Kõigi puudujääkide ja kahjude kohta peavad vara eest vastutavad isikud esitama

inventeerimiskomisjonile kirjalikud seletused, mis lisatakse inventuuriaktile.

VIII FINANTSARUANDLUSE EEST VASTUTAVA ISIKU VAHETUS

54. Finantsaruandluse eest vastutava isiku vahetus viiakse läbi kaitsevõime asekantsleri

korralduse alusel. Korralduses määratakse üleandmisel teostatavad toimingud ja nende

toimingute eest vastutavad isikud.

55. Rahaliste vahendite üleandmine vormistatakse allkirjastatud akti ja pangaväljavõttega.

56. Vara üleandmine uuele vara eest vastutavale isikule toimub RTIP varade portaalis.

Finantsnõunik algatab üleandmise-vastuvõtmise protsessi, määrates varadele uue vastutaja.

Üleandmise infosse märgitakse alusdokumendina kaitsevõime asekantsleri korralduse

number, mille alusel raamatupidamise aruandluse eest vastutava isiku vahetus toimub.

57. Üleandmise algatamise järel koostab RTIP üleandmise-vastuvõtmise akti, mis tuleb

kinnitada nii üleandja kui vastuvõtja poolt.

58. Ametist lahkuv välisteenistuja esitab viimase kuluaruande selle kuupäeva seisuga, millal

toimus pangas vahendite üleandmine ning vajadusel koostab nimekirja tasumata jäänud

arvetest ja muudest kohustustest.

59. Kui ametist lahkunud välisteenistujal ei ole tehniliselt võimalik viimast kuluaruannet

RTIPis esitada, kajastab ta kulud juhendi Lisal 2 ning saadab selle koos pdf formaadis

kuludokumentide ja pangaväljavõttega e-kirjaga finantsnõunikule RTIPi kandmiseks.

60. Välisteenistuja on kohustatud jälgima, et pärast elamispinna rendilepingu lõppemist

tagastatakse lepingu sõlmimisel tasutud deposiit vastavalt lepingus sätestatule. Deposiidi

osalise või täieliku mittetagastamise korral esitab välisteenistuja ministeeriumile selle kohta

rendileandja poolt koostatud eluruumi seisukorra hindamise detailse akti. Akti puudumisel

on välisteenistuja kohustatud esitama ministeeriumile asjaolusid selgitava seletuskirja,

mille põhjal selgub mittetagastatava summa kuluks kandmise või välisteenistuja poolt

hüvitamise vajadus.

IX VASTUTUS

61. Välisteenistuja välislähetustasu, hüvitiste ja kaetavate kulude maksmise põhjendatuse ja

õigsuse eest vastutab välisteenistuse kulujuht.

62. Välislähetustasu ja kaetavate kulude arvutamise aluseks olevate andmete õigsuse ja

tähtaegse esitamise eest vastutab välisteenistuja.

7 (7)

X LÕPPSÄTTED

63. Tunnistan kehtetuks kaitseministri 13.06.2022 käskkirja nr 138 „Välisteenistuja ning

välisametniku finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi kehtestamine“.

64. Käskkiri teha teatavaks kantslerile, kaitsepoliitika asekantslerile, kaitsevõime

asekantslerile, õiguse ja halduse asekantslerile, rahvusvahelise koostöö osakonnale, NATO

ja Euroopa Liidu osakonnale, haldusosakonnale, kaitse-eelarve osakonnale ja Riigi

Tugiteenuste Keskusele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Hanno Pevkur

minister