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Dear colleagues,

The Permanent Bureau of the HCCH is pleased to inform you that the e-Country Profiles for the 1965 Service and the 1970 Evidence Conventions will soon be available in Service and Evidence Sections of the HCCH website.

We kindly invite you to nominate one person from your Central Authority that will be responsible for completing and updating the relevant e-Country Profile. We kindly advise that it is not possible to have more than one nominated officer.

Please send an e-mail to [email protected] as soon as possible and no later than Friday 29 August 2025, 5.00 p.m. (CEST), specifying the name of the person, their title / position, their e-mail address, and the e-Country Profile they will be responsible for. Kindly use the subject line “[1965 Service] [1970 Evidence] Country Profile – [name of your State] – request for credentials”.  

Once your nomination is received, the Permanent Bureau will forward the relevant credentials issued by our database service provider.

For multi-unit States with more than one Central Authority, we invite you to advise the Permanent Bureau of how many e-Country Profiles your State will require, including the names of those territorial units or Central Authorities for each e-Country Profile. We also request that you provide the details of the person responsible for completing the Country Profile for each territorial unit or Central Authority.

The Country Profile is an essential implementation tool, especially useful to the Central Authorities of other Contracting Parties who may require access to information regarding domestic laws, procedures and practices, as well as other practical information. Due to its practical nature, it is important that the Country Profile contains accurate, up-to-date information. When completing the Country Profile, it should also be kept in mind that the Central Authorities of other Contracting Parties will most likely be unfamiliar with the domestic law of your State, may be unable to access it, or may experience a language barrier. The responses to the Country Profile must therefore be as comprehensive and accurate as possible. Preferably, the nominated person should have expertise in the service of documents and/or taking of evidence abroad, or be directly involved in the implementation of the 1965 Service and 1970 Evidence Conventions in your State. We encourage you to take this into consideration when making your nomination.

We remain at your disposal should you require any assistance.

Sincerely,

Chers collègues,

Le Bureau Permanent de la HCCH a le plaisir de vous informer que les Profils d’État électroniques en vertu des Conventions Notification de 1965 et Preuves de 1970 seront prochainement disponibles sur les Espaces Notification et Preuves du site web de la HCCH.

Nous vous invitons à désigner une personne, au sein de votre Autorité centrale, qui sera chargée de compléter et de mettre à jour le Profil d’État électronique. Veuillez noter qu’il n’est pas possible de désigner plusieurs personnes pour effectuer cette tâche.

Veuillez envoyer un courrier électronique à l’adresse [email protected] dès que possible et au plus tard le vendredi 29 août 2025, à 17 h (heure d’été d’Europe centrale), en précisant le nom de la personne désignée, son titre / sa fonction, son adresse électronique et le Profil d’État électronique dont elle sera responsable. Veuillez utiliser l’objet suivant : « Profil d’État [Notification de 1965] [Preuves de 1970] – [nom de votre État] – demande d’identifiants d’accès ».

Après réception de votre désignation, le Bureau Permanent vous transmettra les identifiants d’accès pertinents, délivrés par notre prestataire de services en charge de la base de données.

Pour les États à plusieurs unités disposant chacun de leur propre Autorité centrale, nous vous invitons à indiquer au Bureau Permanent le nombre de Profils d’État électroniques nécessaires, en précisant le nom de chaque unité territoriale ou Autorité centrale pour remplir le Profil d’État correspondant. Nous vous demandons également de nous communiquer les coordonnées de la personne désignée pour compléter le Profil d’État pour chaque unité territoriale ou Autorité centrale.

Le Profil d’État constitue un outil de mise en œuvre fondamental, en particulier pour les Autorités centrales des autres États contractants, qui peuvent avoir besoin d’accéder à des informations concernant votre législation, vos procédures et pratiques internes, ainsi qu’à d’autres renseignements pratiques. Compte tenu de son caractère pratique, il est essentiel que le contenu du Profil d’État soit exact et régulièrement mis à jour. Lors de sa rédaction, il convient de garder à l’esprit que les Autorités centrales des autres États contractants ne sont pas nécessairement familières avec le droit interne de votre État, ne pourront peut-être pas y avoir accès ou pourront être confrontées à des barrières linguistiques. Les réponses fournies doivent donc être aussi complètes et précises que possible. Il est vivement recommandé que le Profil d’État soit rempli directement, ou à tout le moins en étroite consultation, par une personne spécialisée dans le domaine de la notification des actes et / ou de l’obtention de preuves à l’étranger et impliquée dans la mise en œuvre des Conventions Notification de 1965 ou Preuves de 1970 dans votre État. Nous vous invitons à tenir compte de ces considérations lors de la désignation de la personne chargée de compléter le Profil d’État électronique.

Nous restons à votre disposition pour toute question ou demande d’assistance.

Cordialement,

Estimados colegas:

La Oficina Permanente de la HCCH se complace en informarles que los Perfiles de País en formato electrónico para los Convenios sobre Notificaciones de 1965 y Pruebas de 1970 estarán disponibles próximamente en las Secciones Notificaciones y Pruebas del sitio web de la HCCH.

Los invitamos a designar a una persona de su Autoridad Central para que se encargue de completar y actualizar el Perfil de País electrónico correspondiente. Rogamos tengan en cuenta que no es posible designar a más de un funcionario para esta tarea.

Deben enviar un correo electrónico a [email protected] lo antes posible y, a más tardar, el viernes 29 agosto de 2025, a las 17:00 (hora de verano de Europa Central), indicando el nombre de la persona, el cargo que ocupa, su dirección de correo electrónico y el Perfil de País electrónico del que será responsable. Se ruega escribir en el asunto “[Notificaciones de 1965] [Pruebas de 1970] Perfil de País – [nombre de su Estado] – solicitud de credenciales”.

Una vez recibida la designación, la Oficina Permanente remitirá los datos de acceso pertinentes, expedidos por el proveedor de servicios de la base de datos.

En el caso de los Estados con más de una Autoridad Central, rogamos que comuniquen a la Oficina Permanente el número de Perfiles de País electrónicos que necesitarán y que precisen los nombres de las unidades territoriales o Autoridades Centrales correspondientes a cada Perfil de País electrónico. También solicitamos los datos de la persona designada para completar el Perfil de País para cada unidad territorial o Autoridad Central.

El Perfil de País es una herramienta fundamental para la implementación de los Convenios, especialmente útil para las Autoridades Centrales de otras Partes contratantes que necesiten acceder a información sobre la legislación, los procedimientos y las prácticas internas de su Estado, así como a otro tipo de información práctica. Debido a su carácter práctico, es importante que el Perfil de País contenga información precisa y actualizada. Al completar el Perfil de País, también debe tenerse en cuenta que es muy probable que las Autoridades Centrales de otras Partes contratantes no estén familiarizadas con la legislación interna de su Estado, no puedan acceder a ella o se enfrenten a barreras lingüísticas. Por lo tanto, las respuestas al Perfil de País deben ser lo más completas y precisas posible. Lo ideal es que la persona que se designe tenga experiencia en la notificación de documentos y/o en la obtención de pruebas en el extranjero, o que participe directamente en la implementación de los Convenios sobre Notificaciones de 1965 y Pruebas de 1970 en su Estado. Recomendamos tener esto en cuenta al realizar la designación.

Quedamos a su disposición para lo que necesiten.

Atentamente,