Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 29.01.2024 nr 20-1.5/2465-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (asjad)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Varbasoojendajad“.

1.2 Hankija kontaktisik: Laura Käsper, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjatel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades

küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimuste le

kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata. 1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks. 1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“. 1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega pakkuja nõustub kõikide väikeostu dokumendis toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (6)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

1.9 Pakkujal ei tohi esineda p-des 1.9.1-1.9.3 toodud asjaolusid. Pakkuja kinnitab

pakkumuse esitamisega toodud asjaolude puudumist. Hankijal on õigus nõuda pakkujalt nimetatud asjaolude kontrollimiseks asjakohaste andmete esitamist.

1.9.1 Pakkuja omandiõigusest üle 50% ei tohi kuuluda otseselt ega kaudselt Vene Föderatsiooni kodanikele, Vene Föderatsiooni residentidele ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtetele, asutustele ega muudele üksustele. Hankijal on

õigus nõuda andmeid pakkuja otseste ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate kohta, sh füüsiliste isikute isikut tõendavate dokumentide koopiaid, millelt nähtub

isiku kodakondsus ja juriidiliste isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu pädeva asutuse tõendit või väljavõtet.

1.9.2 Pakkuja ei tohi olla Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene Föderatsiooni residendi

ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtte, asutuse ega muu üksuse, samuti rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene

Föderatsiooni residendi, ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, asutuse ega muu üksuse omandis oleva ettevõtte esindaja ega tegutseda nende juhiste alusel.

1.9.3 Pakkuja ei tohi kaasata üle 10% hankelepingu maksumusest hankelepingu

täitmisele alltöövõtjaid, tarnijaid ega tugine kvalifitseerimistingimuste täitmise l selliste ettevõtjate näitajatele, kes on:

a) Vene Föderatsiooni kodanik, Vene Föderatsiooni resident või Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, sh füüsilisest isikust ettevõtja, juriidiline isik, asutus või muu üksus;

b) rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt punktis 1 nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse omandis;

c) punktis a) või b) nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse esindaja või tegutseb sellise isiku juhiste alusel.

Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtjate ja tarnijate ning tuginetavate isikute,

nende esindajate või muu juhtimis-, haldus- või järelevalveorgani liikmete, otseste ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate kohta, sh füüsiliste isikute isikut tõendavate

dokumentide koopiaid, millelt nähtub isiku kodakondsus ja juriidiliste isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu pädeva asutuse tõendit või väljavõtet. Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtja ja tarnija poolt täidetava hankelepingu osa

suuruse kohta.

2. Ostetava asja kirjeldus

2.1 Pakutavad esemed ei tohi olla rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS)

§ 7 lg 1 mõttes. Hankija nõudmisel esitab pakkuja pakutavate esemete päritolu tõendavad dokumendid, mille alusel on võimalik tuvastada, kas pakutavad esemed

on rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) § 7 lg 1 mõttes. Hankija lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav hankeleping oleks RSanS § 7 lg 1

alusel tühine. 2.2 Hangitavaks esemeks on varbasoojendajad.

3 (6)

2.3 Kokku soetatakse kuni 600 paari varbasoojendajaid. Kui 600 paari kogumaksumus kokku ületab eelarvelisi vahendeid, siis vähendatakse varbasoojendajate arvu, et

mahtuda eelarveliste vahendite mahtu. Hind on hindamiskriteerium. 2.4 Varbasoojendajate tarne peab toimuma hiljemalt 23.02.2024. Tarneaeg ei ole

hindamiskriteerium. 2.5 Edukas pakkuja annab kaasa toote kasutusjuhised.

2.6 Nõuded varbasoojendajatele: 2.6.1 aktiveeruvad kokkupuutel õhuga;

2.6.2 mõeldud ühekordseks kasutamiseks; 2.6.3 eraldavad soojust kuni 7h; 2.6.4 lõhnatud;

2.6.5 peavad säilima kuni 31.12.2025. Aegumistähtaeg võib saabuda ka hiljem kleepuv aluspind.

Foto 1. Fotod on illustratiivsed!

2.7 Pakkimine ja tarne

2.7.1 Pakkuja peab tarnima varbasoojendajad kontaktisikule Liivalao 11, boks 60A,

Tallinn. Kaup peab olema pakendatud kasti. Kast tuleb markeerida A4 suuruse

sildiga. Tekst peab olema sildile trükitud Bold kirjas, minimaalne tähe kõrgus 10

mm. Sildid kinnitatakse kasti otsale ja küljele. Kastile kinnitatav silt peab sisaldama

järgmisi andmeid alljärgnevas järjekorras:

 saaja nimi ja telefoni number;

 aadress;

 toote nimetus.

Pakkematerjali valikul ja veo korraldamisel peab arvestama sellega, et tooted ja markeering ei saa transportimisel kahjustada.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 pakkumuse (km-ta), mis peab sisaldama kõiki hankelepingu täitmiseks vajalikke

tasusid (sh tarne maksumus);

3.1.2 eseme tehnilist kirjeldust, foto(sid) või muud illustreerivat materjali, mis

võimaldab hankijal üheselt hinnata pakutavat eset ja selle vastamist tehnilise le

kirjeldusele;

3.1.3 asjale pakutud aegumistähtaega;

3.1.4 asjade säilivuskuupäeva;

3.1.5 asja tarne kuupäev või tarne kalenderpäevades. Tarneaeg ei ole

hindamiskriteerium.

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.

4 (6)

3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile [email protected] hiljemalt 02.02.2024 kell

10.00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta! 3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaega pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi. 4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna alusel. Juhul, kui hinnad on võrdsed, eelistab hankija pakkumust, kelle toodete aegumistähtaeg on pikim.

4.4 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt

pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankijal on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, soetatavate esemete koguse ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud

läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

5 (6)

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve

sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile.

7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest. 7.5 Asjade vastuvõtmisel kontrollib hankija asjade vastavust väikeostu dokumendis

toodud tehnilisele kirjeldusele ja pakkumusele, asjade koguse vastavust väikeostu dokumentidele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast täitja poolt asjade üleandmisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta asjade tarnet vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem

kui 50% hankelepingu kogumaksumusest. 8.2 Kui hankelepingu esemeks olev asi ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja

pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20%

hankelepingu kogumaksumuse hinnast. 8.3 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumise le

kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava hankelepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.5 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid tarnitava le

asjadele, annab täitja hankelepingu esemeks olevatele asjadele (sh asja osad) nõutud

6 (6)

garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Garantii katab kõiki selle kehtivuse ajal lepingu esemel ilmnenud mittevastavus i, eelkõige valmistusvead. Garantii alla ei kuulu lepingu eseme tavapärane kulumine.

9.3 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjade või selle osadel ilmnenud puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava asjaga või selle

osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku pretensiooni esitamisest arvates.

9.4 Garantiiajal asendatud asjale antakse algse garantiiga sama kestusega uus garantii. Asja parandamise korral pikeneb garantii parandamise aja kestuse võrra.

9.5 Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi objektiks oleva hanke esemeks

oleva asja transpordi garantiiremonti ja täitjale tagasi toimub täitja kulul.

10. Konfidentsiaalsus

10.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas

informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

10.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või

juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

10.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks. 10.4 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise

eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

10.5 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 10.6 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt

andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule. 10.7 Täitja esitatud pakkumus lepingu sõlmimiseks on konfidentsiaalne ulatuses, milles

ta on selle märkinud ärisaladuseks.

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)

Laura Käsper

ostujuht