Auditi aruanne

AUDIT nr 5_2023/KuM

Riigiasutus

Viljandi Muuseumi

sisekontrollisüsteemi toimimine

Siseauditi lõpparuanne

Märts 2024

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

2

SISUKORD

I AUDITI ISELOOMUSTUS .................................................................................................. 3

II KOKKUVÕTE ..................................................................................................................... 5

III VALDKONNA ÜLEVAADE ............................................................................................. 7

IV AUDITI TULEMUSED ...................................................................................................... 9

4.1. Viljandi Muuseumi sh M. Saare Majamuuseum toimimine ja võimalik tegevusvormi

muutmine .................................................................................................................................. 9

4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Viljandi Muuseumis................................................. 21

4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus ........................................................ 21

4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon ................................................................................... 24

4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud ja hanked ................................................ 29

4.2.4. Personalijuhtimine ....................................................................................................... 32

4.2.5. Infotehnoloogia ............................................................................................................. 34

4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus ........................................................................................... 35

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

3

I AUDITI ISELOOMUSTUS

Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2023. aasta

tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 10.02.2023 käskkirjaga nr 57) alusel viisime läbi auditi,

milles hindame riigiasutuse Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimist.

Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest:

1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Viljandi Muuseumi tegevuste

õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine?

Sisekontrollisüsteemi toimimist hinnatakse lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi

küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine

2. kas ja kuidas on võimalik Viljandi Muuseumis teenida rohkem omatulu, muuta protsesse

tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine?

Auditeeritav periood: 2022. kuni auditi toimingute lõpuni.

Auditi ulatus: Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteem ja osutatavad teenused.

Auditi läbiviimise aeg: 23.11.2023 – 22.02.2024.

Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen

Heiter ja SAO juht Krista Nelson.

Valdkonna eest on vastutavad:

• Jaak Pihlak – Viljandi Muuseumi direktor;

• Märt Volmer – ministeeriumi nõunik, kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes;

• Marju Reismaa – KuMi muuseuminõunik.

Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse

standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:

• analüüsisime Viljandi Muuseumi tulemusi-saavutusi, töökorraldust, kliendirahulolu-

uuringu tulemusi.

• analüüsisime muuseumi kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente; kuidas

toimib eelarve planeerimine ja täitmine;

• viisime läbi täpsustavad intervjuud muuseumi töötajatega;

• testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste

korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust;

• hindasime Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteemi toimimist.

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

4

Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud

järgmisest skaalast:

Tähelepaneku

olulisus Risk Riski maandamine

Kriitiline

on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise

negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või

eelarvele

järgneva 6 kuu jooksul

Keskmine võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas

tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused

hakkavad korduma.

järgneva 6 kuu kuni 1. aasta

jooksul

Madal

realiseerumine on vähetõenäoline, kuid

tähelepanekus toodud riskide maandamise korral

loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja

töö kvaliteedi parandamiseks

järgneva 1. aasta jooksul

Positiivne

tähelepanek

positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob

välja parima praktika

Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA

(Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja

avaldamine“.

Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski

tase

Juhtkonna tegevus

mõjus on adekvaatsed, sobivad

ja mõjusad

on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid

parendused võivad olla

võimalikud

parendamist

vajav

tuvastatud ükskikud

kontrollinõrkused

on juhitud madal kuni

keskmine

mõningane vajadus

tegutsemiseks

oluliselt

parandamist

vajav

tuvastatud mitmed

kontrollinõrkused

ei ole juhitud keskmine

kuni kõrge

vajadus oluliseks ja erandjuhul

kiireloomuliseks

tegutsemiseks

mitterahuldav ei ole adekvaatsed,

sobivad ja mõjusad

ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul

kiireloomuliseks

tegutsemiseks

Täname KuMi teenistujaid, Viljandi Muuseumi töötajaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva

koostöö eest.

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

5

II KOKKUVÕTE

Riigiasutus Viljandi Muuseumi sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses parendamist vajav.

Auditi käigus tehti kokku 9 tähelepanekut, millest 2 olid kriitilise, 5 keskmise ja 2 madala

olulisusega.

Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele.

Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

Positiivne praktika

1. TERE teenus on määratletud, sh määratud eesmärk ja sihttase, saavutamist seiratakse;

2. Muuseumil on toimiv struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on arengukava ja iga-aastased

tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse;

3. Infovahetus töötajatega on korraldatud; kehtestatud ja töötajatele tutvustatud töökorralduse reeglid; regulaarselt

viiakse läbi arenguvestlusi; kollektiivlepingus on fikseeritud motivatsioonipoliitika;

4. Eelarvestamine ja finantsarvestus toimib nõuetele vastavalt - järgitakse KuMi valitsemisala raamatupidamise

sise-eeskirja, kehtestatud on sularahakassa eeskiri; üle on võetud KuMi hankekord ja riigivara valdamise,

kasutamise ja käsutamise kord; põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; kulude

kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi; kehtestatud on ametiautode ja isikliku sõiduauto

ametisõitudeks kasutamise kord; puhkuste, lähetuste korraldus, sh varade haldus toimib nõuetekohaselt RTIPis;

5. Lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene IS-de kasutamise kord;

6. Tööohutus on Viljandi töötajatele tagatud (va Hüpassaares); viiakse läbi töökeskkonna riskianalüüse,

kehtestatud on hädaolukorra lahendamise plaan ja tuleohutusjuhend.

Kriitilise olulisusega tähelepanekud

1. Hüpassaare Mart Saare majamuuseum kui ajaloomälestis on hoitud, kuid külastatavus on vähene. Muuseum

on avatud üksnes tänu kohapeal elavale töötajale. Majamuuseumis puudub stabiilne mobiili- ja internetilevi –

oht inimelule intsidendi korral. Elektrikatkestused on riskiks taristu ja muuseumi varade säilimise seisukohalt.

Laudahoone on lagunenud, varisemisohtlik ja vajab lammutamist.

Soovitus KuMile: hinnata Hüpassaares asuva Mart Saare majamuuseumi olulisust ja vajalikkust ning alternatiive,

kuidas maandada tänaseid riske. Analüüsida toimimise alternatiive, sh näiteks riske muuseumi kui majamuusemi

ümberkorraldamisega seonduvalt. Nt kas oleks võimalik majamuuseumit edasi pidada koostöös Riigimetsa

Majandamise Keskusega, pakkudes seal ka matkajatele sobivaid ööbimisvõimalusi (maja paikneb matkaraja

vahetus läheduses, ööbimisvõimalusi aga ei kasutata) vmt. VM nõustus osaliselt, vt TP 2

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

6

2. Viljandi muuseumi peamajas puudub külastajatele WC. Ehitamiseks rahalisi vahendeid KuMilt taotletud ei

ole. Soovitus VM-le: Arutada KuMiga võimalikke lahendusi probleemi kõrvaldamiseks. Alternatiivina on

võimalik kasutada hoovis paiknevat Tõrukoda, mis on kasutusel haridusprogrammide läbiviimise kohana.

VM nõustus osaliselt, vt TP 6

Keskmise olulisusega tähelepanekud

3. Muuseumi potentsiaal on hetkel kasutamata:

a) uued tegevuskohad (Kondase Keskus ja Viljandi vana veetorn) annavad võimaluse eksponeerida peidus

olevaid muuseumi kogusid (väärtuslik kunstikogu) ja korraldada huvipakkuvaid näitusi;

b) lisaks üleantavale varale tuleb asutajatel kokku leppida ka püsikulude ning investeeringute tegemiseks

vajamineva rahalise võimekuse tagamises (nt iga-aastane baasraha ja EL projektides vajamineva

omafinantseeringu võrdne rahastamine);

c) ümberkorraldus võimaldab analüüsida muuseumi osutatavaid avalikke teenuseid, sh

raamatukogu/lugemissaali vajalikkust, arvestades külastajate vähesust.

Soovitus KUMile: jätkata plaanitud muuseumireformiga. Muudatusega on võimalik saavutada positiivne muutus

sh pakkuda paremaid avalikke teenuseid ja teenida rohkem omatulu. VM ei nõustunud, vt TP 1

4. Võrreldes uut VM arengukava perioodiks 2024-2027 varasema 2022-2025 kehtinud arengukavaga, ilmnes,

et eesmärgid on samad, üksnes tähtaegu on edasi lükatud. Arengukava ei ole KuMiga kooskõlastatud.

VMi põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, mida tegelikkuses

ei eksisteeri.

Soovitused VM-le: 1) Arengukava koostamisel võtta arvesse riigi ja Kultuur 2030 eesmärke sh et riigimuuseumid

muudetakse sihtasutusteks. Kooskõlastada uus arengukava ministeeriumiga enne kinnitamist; 2) Juhul kui

muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui leitakse, et VM-il ei ole vaja

nõuandvat nõukoda, tuleks ka põhimäärusesse vastav muudatus sisse viia sh võtta välja punkt, et arengukava

kooskõlastatakse ERMiga. VM nõustus osaliselt, vt TP 3

5. Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub paberkandjal. Elektroonilises

dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreeriti dokumendid üksnes numbri saamiseks, reaalselt dokumente

WD-sse üles ei laeta, vaid need on leitavad/säilitatakse pabertoimikutes. DHS ei ole töötajate hulgas kasutuses.

Aruande kooskõlastamisel rakendati soovitust ja muudeti dokumendihaldus elektrooniliseks.

Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu Riigitöötaja Iseteenindusportaalis, vaid suuliselt direktorile. Aruande

kooskõlastamisel võeti kõrvaltegevustest teavitamise moodul kasutusse.

Soovitused VM-le: 1) viia dokumendihaldus elektroonsesse keskkonda (WD), et dokumendid oleksid

nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol.

2) soovitame kasutada RTIP võimalusi, fikseerides kõrvaltegevustest teavitamine. VM täitis soovitused, nõustus

osaliselt,vt TP 4

6. VM-il on suured kogud, kuid eksponeeritud on sellest väike osa. Interaktiivseid lahendusi näituste juures ei

kasutata. Sündmuste reklaamimine linnapildis ja sotsiaalmeedias ei ole piisav, et olla potentsiaalse külastaja

jaoks nähtav.

Soovitused VM-le: 1) Kaaluda külastuskogemuse uuringu tulemusi arvesse võttes muudatusi, sh uuenduslike

lahenduste kasutuselevõttu VM-is (interaktiivsed lahendused, digilahendused jm) ja näituste sagedasemat

vahetamist. Koostada külastusuuringu soovituste elluviimise tegevuskava; 2) Panna suuremat rõhku VMi näituste

ja ürituste reklaamimisele linnapildis ja sotsiaalmeedias. Kaaluda, kas oleks võimalik luua ümberkorralduste

tulemusena turunduse- ja kommunikatsiooniga tegelev ametikoht. VM nõustus osaliselt, vt TP 5

7. SAPis ei peeta arvestust kuluüksuste lõikes, s.t raamatupidamisest ei ole väljavõetav kulud erinevate üksuste

lõikes (Hüpassaare kui eraldiseisev kuluüksus). Asutusesisene arvestus on olemas. Ootamatuid sularahakassa

inventuure VM-is läbi ei ole viidud, Hüpassaares ei ole sularahakassa inventuure üldse läbi viidud (väike

käive). Inventuurikomisjonid ei varieeru aasta-aastalt ning esimeheks on määratud direktor või kassapidaja,

kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik.

Soovitused VM-le: 1) kasutada SAPi võimalusi ning eristada muuseumi kulud ka kuluüksuse lõikes – kokkuhoid

tööajas; 2) Viia läbi iga-aastased inventuurid Hüpassaares ning ootamatud sularahakassa inventuurid muuseumi

kassas. Inventuurikomisjoni ei tohiks kuuluda varade eest vastutav isik. VM nõustus osaliselt, vt TP 7

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

7

III VALDKONNA ÜLEVAADE

Viljandi Muuseum (edaspidi VM või muuseum) on ajalooline muuseum, mille sünnidaatumiks

peetakse 1878. aasta mai kuud. Tänapäevast nime Viljandi Muuseum kannab asutus 1936.

aastast. Alates 1942. aastast paikneb muuseum endises apteegihoones Viljandis ja kinnistul

Laidoneri plats 10 asuvates ruumides. Muuseumil on Viljandis 3 hoonet: näitusemaja, hoidla

koos tööruumidega ning Lossi 14 maja. Hüpassaares paikneval Mart Saare Majamuuseumil on

kaks hoonet: elumaja ja laut, mis on kasutamiskõlbmatu.

VM on riigiasutus ja maakondliku mäluasutusena omab suurt kogu, milles on 151 761 museaali

(31.12.2021). Muuseumis on 22.02.2024 seisuga 12 töötajat: neist 11 tegutsevad Viljandis ja

üks Hüpassaares. Muuseumit juhib direktor (Jaak Pihlak) ja muuseumil on põhimääruse järgi

tegevuse põhisuundade kavandamiseks, muuseumi töö paremaks korraldamiseks, tegevuse

hindamiseks ja kultuuriministrile vastavate ettepanekute esitamiseks kuni 9-liikmeline

nõuandva õigusega nõukoda.

Muuseumil on põhimäärus1, arengukava2 ja iga-aastased tegevuskavad.

Muuseumi põhiülesanne põhimääruse järgi on ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise

Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumine, säilitamine, uurimine ning

vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel (vt põhimäärus § 3).

Arengukava 2024-2027 visioon: Viljandi Muuseum on riigimuuseum. Tunnustatud üle-

eestilise tähtsusega maakondliku mäluasutusena omab muuseum pädevust museoloogilises

valdkonnas ning on koostööpartner riiklikele ja ühiskondlikele organisatsioonidele,

omavalitsustele, teadus- ja haridusasutustele, arhiividele, muuseumidele ning üksikisikutele.

Viljandi Muuseum kannab, säilitab, loob ja edastab mõjupiirkonna identiteeti.

TERE süsteemis on Viljandi Muuseumil üks teenus ja mõõdik: „Muuseumiteenus Viljandi

Muuseumis“, eesmärk „Tagada muuseumikogu säilimine ja kättesaadavus erinevatele

sihtgruppidele“.

TERE mõõdik 2021

täitmine

2022

sihttase

2022

täitmine

2023

sihttase

2023

täitmine

Tegevuskulu

ilma hoonete

hoolduskuludeta

1 külastaja

kohta

119 100 67,6 50 /arvutamisel/

Allikas: KuM SIO andmed, ekiri 17.10.2023

1 Viljandi Muuseumi põhimäärus, vastu võetud 08.07.2013, RT I, 10.07.2013, 67 2 Viljandi Muuseumi arengukava 2024-2027

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

8

Tabel 1. Viljandi Muuseumi arengukavas seatud eesmärgid ja mõõdikud

Allikas: Viljandi Muuseumi arengukavad 2022-2025 ja 2024-2027

Sisseostetud teenused: arvuti töökohateenus – RIT ehk Riigi IT Keskus; Finants- ja

personaliarvestuse teenus – Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK.

Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:

• Viljandi Muuseumi põhimäärus;

• muuseumiseadus; riigihangete seadus, riigivaraseadus, avaliku teenistuse seadus;

korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi

Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, Rahandusministri

määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“;

• muuseumi sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jm;

• IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop; SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete

menetlemise süsteem; RTIP (lähetused, puhkused, majanduskulud, varad, sh inventuurid),

muuseumide infosüsteem MUIS.

Tabel 2. Viljandi Muuseumi tulud ja kulud aastatel 2021-2023

Allikas: SAP BO AA003

2 021 2 022 2 023

Tulud kokku, sh 14 810 21 185 56 337

saadud sihtfinantseerimine projektidest 1 111 3 589 23 548

tulu majandustegevusest 13 699 17 596 32 789

Kulud kokku, sh 329 331 460 053 419 309

tööjõukulud 234 819 247 097 283 609

majandamiskulud 56 373 70 014 76 366

investeeringud 15 270 119 281 28 896

põhivarade kulum ja väärtuse langus 22 868 23 662 30 438

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

9

IV AUDITI TULEMUSED

4.1. Viljandi Muuseumi sh M. Saare Majamuuseum toimimine ja võimalik tegevusvormi

muutmine

Eesmärk oli hinnata, kas ja kuidas on võimalik VMil teenida rohkem omatulu, muuta protsesse

tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine.

Faktid:

2012. a algatas KuM reformi, mille eesmärk oli kujundada riigiasutusena toimivad muuseumid

ümber sihtasutusteks. KuM tegi muuseumi direktorile ettepaneku kaaluda ideed luua riigile

kuuluva Viljandi Muuseumi (s.h Mart Saare majamuuseum Hüpassaares) ning linnale

kuuluvate Kondase Keskuse ja Viljandi vana veetorni baasil sihtasutus, mille asutajad oleksid

Eesti Vabariik ja Viljandi linn. Sellega tekiks uus organisatsioon, mis seoks samas ruumis

tegutsevad üksused märgilise tähtsusega tervikuks. KOVi otsese toetuse puudumise tõttu jäi

reform seisma;

2013 kultuuriministri 08.07.2013 määrus nr 29 „Viljandi Muuseumi põhimäärus“, juriidiliseks

tegevusvormiks jäi KuM hallatav riigiasutus ja riigimuuseum muuseumiseaduse

tähenduses.

2016 toimunud kabinetiistungil võttis Vabariigi Valitsus vastu otsuse jätkata muuseumivõrgu

korrastamisega vastavalt riigiülesannete analüüsis välja toodud järeldustele ja ettepanekutele;

Riigi asutatud SAle seatakse lähtuvalt aprillis 2022 tehtud valitsuskabineti otsusele, asutaja

ootused hiljemalt 2024.

24.01.2023 KuM, esindajaks kultuuriminister ja Viljandi Linnavalitsus, esindajaks linnapea,

sõlmiti ühiste kavatsuste protokolli. Eesmärgiks asutada ühiselt sihtasutus Viljandi Muuseum.

Lepiti kokku, et SA Viljandi Muuseum võtab üle praeguse riigiasutuse Viljandi Muuseum

ülesanded – ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku

materjali kogumise, säilitamise, uurimise ja vahendamise hariduslikel, teaduslikel ja

elamuslikel eesmärkidel. KuM tagab tegevustoetuse samadel alustel teiste riigiasutuste ja riigi

asutatud SAga. Personalikulude osas lähtutakse kultuuritöötaja miinimumist ning toetab

riigieelarveliste võimaluste korral EL fondidest projektide korral SA omafinantseeringut.

Viljandi linn toetab võimaluse korral SA ühekordsete sihtotstarbeliste toetustega. Sihtasutus oli

plaanis asutada 2023. aasta jooksul. Protsess hetkel seisab.

2024 kinnitatud muuseumi arengukava kui ka VM direktor viitavad, et Viljandi muuseumi

tulevikustsenaarium on toimida riigiasutusena, mis on ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise

Mulgimaa mäluasutus. Lõuna-Eestis on riigiasutusena toimiv muuseum ainuvõimalik lahendus,

mis tagab jätkusuutlikkuse. Peamiseks riskiks peetakse vähest KOVde panust ühiselt asutatud

sihtasutustes. Teiseks probleemiks on elanikkonna kahanemine – 20 tuhande inimese võrra on

kogu maakonna elanikkond vähenenud. Paljud elujõulised pered on välja rännanud, st

muuseumiteenuse tarbijaskond on kahanenud ja välisturist jõuab Viljandisse harva.

Kriteeriumid:

• riigireformi elluviimisega soovitakse saavutada mõjusam ja tõhusam riigiülesannete

täitmine, kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine, valitsussektori paindlikum ja vähem

bürokraatlikum töökorraldus ning valitsussektori kulutuste suhteline vähenemine.

Eesmärgiks on elanikkonna vajadustega arvestav ühtne ja tõhus

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

10

riigivalitsemine. Omavalitsuslikku laadi ning kohapealset otsustamist võimaldavad

ülesanded on koos vajalike ja piisavate ressurssidega riigilt üle antud kohalikele

omavalitsustele (vt fin.ee/riigireform).

VM direktori sõnul KOVid kogevad pidevalt, kuidas riik oma kohustusi ja vastutust nende

õlule ja rahakotile lükkab põhjendusega, et tegemist on kohalike asjadega. Tihti see nii ei

ole. Selle kinnituseks on näiteks nn maakonnamuuseumid mille tegevuspiirkonnad on

üldjuhul kõigil suuremad kui üks omavalitsus. Tõsiasi on seegi, et bürokraatia ja

halduskulud SAde puhul hoopis kasvavad. Näiteks SAks ümberkujundatud muuseumi

nõukogu kulu võib ulatuda ligi 20 000 euroni aastas).

Tugines KuMi varasemalt asutatud sihtasutuste kogemustele, on sihtasutuse eelised riigiasutuse

ees järgmised:

• paindlikum ja asutusekesksem juhtimismudel;

• asutajate ja nõukogu liikmete kaudu saab muuseumi tihedamalt selle valdkonna ja

tegevuspiirkonnaga siduda;

• nõukogu tagab liikmete kaudu laiema juhtimiskompetentsi. Nõukogu kui kollektiivse

otsustusorgani arvamuste paljusus aitab teha parimaid otsuseid;

• juhti ei määra ametisse ega vabasta ametist minister, vaid sellega peab nõus olema enamik

nõukogu liikmetest;

• vabam ja paindlikum tegutsemisviis asutuse tulude ja kulude arvestamisel, omatulu

teenimisel ja asutuse vara kasutamisel;

• kogu asutuse tulu jääb sihtasutuse põhitegevuse kasutusse;

• kui eelarveaasta lõpeb, ei ole järgmisesse aastasse ülekantavate riigieelarve vahendite

piirangut;

• kaasfinantseerimise võimalusi erinevatest fondidest on rohkem kui riigiasutuse puhul;

• erinevalt riigiasutusest saab sihtasutus olla autoriõiguste pärija ja mittetulundusühingute

liige.

VM direktori sõnul pole saladus, et SA nõukogudesse nimetatakse poliitiliste kokkulepete alusel

inimesi, kes pole pädevad muuseumi puudutavates sisulistes küsimustes. Eksitav on väide, et

vaid SA puhul jääb omatulu asutuse põhitegevuse kasutusse. Vastupidiselt on hoopis kuulda

kavatsusest SAde omatulu arvelt riigieelarve seisu parandada.

Analüüsisime, milline on hetkel VMi omatulu teenimise võimekus ja kulud sh kas on võimalik

muuta protsesse tõhusamaks ja tagada kvaliteetsem avalike teenuste pakkumine. Hindasime

lugemissaali reaalset kasutust ja taotletud projektirahastust. Kõrvutasime VM näitajad teiste

analoogsete maakonnamuuseumidega, et tekiks erinevate maakondade muuseumidega võrdlus.

2021 ja 2022 andmete baasil võtsime juurde sarnased muuseumid teistes regioonides nagu SA

Pärnu Muuseum (riigi ja KOV asutatud); Valga Muuseum (KOV asutus), Tartu Linnamuuseum

(KOV asutus) ja Vana-Võromaa Kultuurikoda (endine Võrumaa Muuseum), riigiasutus.

Lähtekohaks sai ka kogude suurus.

Lisaks tegime mõned arvutused ja parema võrdluse saamiseks lisasime juurde 3 lisanäitajat,

mida regulaarselt seiratakse asutaja ootuste kaudu sihtasutuste vormis tegutsevates

muuseumides:

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

11

a) Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR – kui palju kulutame 1 külastaja kohta. Mida

rohkem külastajaid, seda väiksem on kulu;

b) Ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR – efektiivsusnäitaja;

c) Omatulu osakaal kogutuludest % - näitab iseteenimisvõimet. Muuseumi tulud koosnevadki

peamiselt toetustest ja enda teenitud tuludest – s.o riigieelarve ja projektitoetused KULKAst,

Muinsuskaitseametist, KOVst, HTMst jmt.

Selgus, et:

• töötajate arvu võrdluses on omavahel sarnased Valga ja Vana-Võromaa Kultuurikoda ning

Pärnu ja Tartu Linnamuuseum. Viljandi Muuseum võiks oma kogude suurust ja asukohta

arvestades olla samaväärne Pärnu Muuseumiga. Samas tuleb teadvustada, et Pärnu

Muuseumil on 3 tegevuskohta, mis kõik paiknevad linnas. VM direktori sõnul Viljandi ja

Pärnu taristud pole omavahel hästi võrreldavad. Nii näiteks ei ole Viljandil ruume

suuremate näituste tegemiseks. Samuti ei saa otseselt võrrelda muuseumi külastajate hulka

seetõttu, et Pärnus liigub potentsiaalseid külastajaid kordades rohkem.

Tabel 4. Viljandi Muuseumi ja võrdlevate muuseumide 2021 näitajad

2021 Viljandi

Muuseum-

riigiasutus

Pärnu

Muuseum

- riigi SA

Valga

Muuseum

- KOV

asutus

Tartu

Linna-

muuseum

- KOV

asutus

Vana-

Võromaa

kultuurikoda

- riigiasutus

Tegevuskulu/külastaja

kohta aastas* EUR

133 35 102 132 62

ettevõtlustulu töötaja

kohta (lisandväärtus 1

töötaja kohta) * EUR

1142 6830 1002 1179 919

Omatulu osakaal

kogutuludest %

4 12 3 4 3

Külastajate arv 2297 29000 1889 5927 3377

Museaalide arv 151761 192140 79140 188625 58717

Töötajate arv* 12 20 6 28 7

Tabel 5. Viljandi Muuseumi ja võrdlevate muuseumide 2022 näitajad

2022 Viljandi

Muuseum-

riigiasutus

Pärnu

Muuseum

- riigi SA

Valga

Muuseum

- KOV

asutus

Tartu

Linnamuuseum

- KOV asutus

Vana-

Võromaa

kultuurikoda

- riigiasutus

Tegevuskulu/külastaja

kohta aastas* EUR

107 39 171 62

ettevõtlustulu töötaja

kohta (lisandväärtus 1

töötaja kohta) * EUR

1466 6008 922 1617 1490

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

12

Omatulu osakaal

kogutuludest %

4 14 4 5 4

Külastajate arv 4314 25000 4036 5126 4100

Museaalide arv 151959 188099 82084 198148 58 754

Töötajate arv* 12 25 6 28 7

Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info

a) 2021 ja 2022 muuseumi külastajate ja teenitud tulu omavahelises muuseumide võrdluses

saab välja tuua, et eristub selgelt riigi sihtasutusena toimiv Pärnu Muuseum (tegu on riigi ja

KOVi ühise SAga). Teistel asutustel on teenitud omatulu % enam-vähem võrdne s.o 4%.

Teatud rolli märgib muutuses Pärnu muuseumi uuendused- uued püsiekspositsioonid

põhilistes külastuskohtades kui ka huvitavad ajutised näitused ja võimalus teenida omatulu

ruumide rendil (nt Koidula muuseumi suveõu).

Joonis 1. Muuseumide külastajad ja tulu

Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info

b) 2021 ja 2022 muuseumi kogude ja efektiivsusnäitajate (arvestatud külastajate ja töötajate

arvu ning kogukulu ja teenitud omatulu) omavahelises muuseumide võrdlusena saab välja

tuua, et:

1) kogude suuruse mõttes on omavahel võrreldavad riigiasutus Viljandi Muuseum, SA

Pärnu Muuseum ja KOV asutusena Tartu Linnamuuseum. Kõigil 3-l muuseumil on

suured kogud, millede näitamine, eksponeerimine, kasutamine haridusprogrammides,

uurimustes jmt võimaldab külastajatele pakkuda uusi teadmisi, kogemusi ja ühtlasi ka

2297

29000

1889 5927 3377

4

12

3 4 3

0

2

4

6

8

10

12

14

0

2500

5000

7500

10000

12500

15000

17500

20000

22500

25000

27500

O sa

ka al

%

K ü

la st

aj at

e ar

v

2021 Muuseumi külastajad ja teenitud tulu

Külastajate arv

Omatulu osakaal kogutuludest %

4314

25000

4036 5126 4100

4

13

4

5

4

0

2

4

6

8

10

12

14

16

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

O sa

ka al

%

K ü

la st

aj at

e ar

v

2022 Muuseumi külastajad ja teenitud tulu

Külastajate arv

Omatulu osakaal kogutuludest %

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

13

teenida omatulu. Mida rikkalikum kogu, seda suurem võimalus korraldada erinevaid

näitusi. Tingimusel, et on näituste korraldamiseks sobivad ruumid ning piisavalt ideid,

mõtteid põnevaid ja huvitavaid näitusi koostada. VM direktori sõnul, kui sobivaid

ruume ei ole, siis ka mõjusaid näitusi ei tee. Väljaspool muuseumit asuvatel pindadel

näituste tegemine toob kaasa olulist lisakulu, mis vähendab omatulu ja ei ole

jätkusuutlik. Määravaks on ka rahaline võimekus ideid realiseerida, milleks riik pakub

taotlusvooru „Muuseumide kiirendi“ võimalusi, vt

https://www.muinsuskaitseamet.ee/et/muuseumide-kiirendi-taotlusvoor; VM direktori

sõnul on Muuseumide kiirendi muuseumide toetamiseks korraldatav taotlusvoor, mille

eesmärk on võimaldada muuseumidel teha kiireid arenguhüppeid avalikkusele mõeldud

tegevustes ja pakutavates teenustes, mis oleksid pärast käivitamist majanduslikult

isetasuvad.

2) eristub taaskord SA Pärnu Muuseum, kes teenib omatulu 1 töötaja kohta kordades

rohkem kui teised muuseumid. Samas tuleb arvestada, et kõigil asutustel on sarnased

tööülesanded seoses kogudega (inventeerimine, digiteerimine jmt), erisused võivad

peituda kogude alamkogudes. Kuid läbi huvitavate näituste, eduka turundustegevuse,

põnevate haridusprogrammide ja ruumide rendi, on Pärnu Muuseum teeninud

omatulu/töötaja kohta oluliselt rohkem kui teised muuseumid keskmiselt. Teistel

muuseumidel on nt 2022 keskmine ettevõtlustulu töötaja kohta 1374 eur vs Pärnu

Muuseumil üle 6000 eur/töötaja kohta. VM direktori sõnul on võrreldavad taristud

Viljandil, Tartul, Valgal ja Võrul ning ka sise- ja välisturiste jagub neile sarnaselt. Kui

Tartu linna elanikkond on 1.01.2024 seisuga 98 270 elanikku, siis Viljandi linnal vaid

16 850 elanikku. Vahe on 5,8-kordne, samas külastajanumbrid on Viljandil ja Tartus

samas suurusjärgus;

3) kõigil muuseumidel on hooned, töötajad ehk jooksvad kulud. Tegemist on nn

vältimatute kuludega. Mida rohkem külastajaid, seda väiksemaks on võimalik viia ka

kulu/külastaja kohta. Omavahelises võrdluses oli nt 2022 edukaim Valga Muuseum, kes

suutis kasvatada oma külastajate arvu. Pärnu Muuseum hoiab oma kulu/külastaja kohta

stabiilsena, püsides 36-45 eur/külastaja kohta. Viljandi Muuseumi kulu/ühe külastaja

kohta jääb 100 eur piiridesse. VM direktori sõnul on tegemist statistilise

manipulatsiooniga, mis ei anna teavet sisulise tegevuse ja toimimise kohta.

Argumentum ad populum).

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

14

Joonis 2. Muuseumi kogud

Allikas: VM andmed, muuseuminõunikule esitatud 2021,2022 statistika, avalik info

c) analüüsisime ka VM raamatukogu-lugemissaali kasutust. Muuseumil on selleks

eraldiseisev ruum, kokku 54 m2. Ministeerium on klassifitseerinud muuseumi põhiteenused

ning üks nendest on „muuseumikogu kasutamine“. Eraisikutele peab olema tagatud

võimalus tutvuda ja töötada museaalidega kohapeal. Juriidilistel isikutel on erandjuhtudel

võimalik museaale ka välja laenutada (nt filmivõtetel kasutamiseks või eksponeerimiseks

näitustel). VM direktori sõnul on lugemissaal asutuse toimimise seisukohalt oluline ruum.

Sisu mõttes on tegemist uurimissaaliga, mille abil tagatakse museaalidega kohapeal

töötamise võimalus kõigi muuseumi alakogude kasutajatele, seal korraldatakse

muuseumitunde, loenguid, museaalide digiteerimist jne.

Selgus, et:

• lugemissaali kasutus on langustrendis ning koroonaeelne külastatavus ei ole taastunud.

Inimeste harjumused on muutunud, tavapärased külastajad ei eelda muuseumis

raamatukogu teenust, selleks külastatakse kohalikke raamatukogusid. VM direktori sõnul

muuseumi lugemissaal ei ole rahvaraamatukogu mõistes lugemissaal, vaid uurimissaal.

Siin asuva teaduslikku abikogu kasutamise üle ei peeta eraldi arvet, see pole mõistlik. Ka

rahvaraamatukogude lugemissaalides ei peeta arvet, kui palju inimesed riiulist raamatuid

võtavad ja neid kohapeal kasutavad.

151761

192140

79140

188625

58717

133 36 102 132 62

1142

6830

1002 1179 919

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

0

50000

100000

150000

200000

250000

EU R

ko gu

d e

ar v

2021 Muuseumi kogud ja efektiivsusnäitajate võrdlus

Museaalide arv

Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR

ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR

151959 188099

82084

198148

58754 107 44 39 171 62

1466

6008

922

1617 1490

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

0

50000

100000

150000

200000

250000

EU R

ar v

2022 Muuseumi kogud ja efektiivsusnäitajad

Museaalide arv

Tegevuskulu/külastaja kohta aastas* EUR

ettevõtlustulu töötaja kohta (lisandväärtus 1 töötaja kohta) * EUR

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

15

• Ministeeriumi kaardistatud muuseumi põhiteenuste hulgas ei ole raamatukogu pidamine.

Piisab kui uurijale on tagatud üks laud ja tool museaalidega töötamiseks, tervet lugemissaali

ega raamatukogu töötajat, ei pea muuseum üleval hoidma. VM direktori sõnul muuseumi

lugemissaal on sisult uurimissaal ja möödapääsmatult vajalik muuseumi põhifunktsioonide

täitmiseks. Lugemissaal tagab kvaliteetse teenuse museaalidega kohapeal töötamiseks kõigi

alakogude puhul. Saalis oleval raamatute käsikogul ehk teaduslikul abikogul on uurimist

toetav funktsioon, sh muuseumitöötajatele. Tegu pole raamatukoguteenusega. Saalis on

töökohat kuraatorile, kelle põhitööks on hoidlates säiliva mahuka arhiivraamatukogu

kirjeldamine MuISis. Tema tööülesannete hulka kuulub ka uurijate ja teiste lugemissaali

kasutajate teenindamine.

Joonis 3. Muuseumi lugemissaali kasutus

Allikas: VM andmed, ekiri 29012024. Lisatud tabel sisaldab aastate lõikes, vaid lugemissaalis kohapeal

uurimistöödega tegelenud külastajate numbrit ning raamatufondist välja toodud raamatute kasutuse arvu

d) hinnates muuseumi aktiivsust projektide kirjutamisel ning erinevate näituste, ürituste

korraldamiseks raha taotlemist, on siin trend positiivne. Aastatel 2020 – 2023 võrdlus

näitab, et on toimunud positiivne trend pärast koroona aastaid.

1884

964

268 5 472

248

589

401

149

245 253 236

0

100

200

300

400

500

600

700

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

2018 2019 2020 2021 2022 2023

K ü

la st

aj at

e ar

v

Tu tv

u tu

d t

rü ki

st e

ar v

Teljetiitel

Viljandi Muusemi Lugemissaali kasutus

Kasutatud trükised Külastajate arv

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

16

Joonis 4. Muuseumi tulud

Allikas: SAP BO AA003 aruanded

VM on võtnud oma arengukavaga teise suuna kui ministeeriumi elluviidav muuseumide

riigireform. Oleme arvamusel, et muuseum kui mäluasutus suudab edukalt toimida ka riigi

asutatud sihtasutusena pidades silmas järgmisi kaalutlusi:

1) kultuuriline väärtus: muuseum on ennekõike kultuuriline asutus, mitte äriline.

Muuseumi eesmärk on harida, teavitada ja inspireerida inimesi. Seetõttu ei ole omatulu

teenimine peamine eesmärk, mis varjutab mäluasutuse rolli. SA tegevusvorm suunab

enam lähtuma kliendist, teenima rohkem omatulu, millest saadav tulu üksnes aitab

edaspidi parendada muuseumi teenuseid. SAle seatav finantsalane eesmärk on aasta

kokkuvõttes jääda tulude/kulude osas nulli;

2) mitmekesised tulud: muuseum võib teenida omatulu mitmel viisil, näiteks piletite

müügist, poe- ja kohvikutuludest, ürituste korraldamisest, annetustest ja sponsorlusest.

Oluline on leida tasakaal, et mitmekesised tulud ei kahjustaks muuseumi

põhifunktsiooni;

3) kvaliteetne teenus: muuseumi pakuvad tasulisi teenuseid (nt ekskursioonid, töötoad,

haridusprogrammid), need peavad olema kvaliteetsed ja väärtust lisavad, lähtudes

muuseumi asutamise eesmärgist s.o tutvustada ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise

Mulgimaa ajaloo ja tänapäevaga seotud kultuuriväärtuslikku materjali;

4) kogukonna kaasamine: muuseum saab kaasata kogukonda, korraldades üritusi,

loenguid, näitusi ja koostööprojekte. Tulemusena paraneb muuseumi nähtavus ja

mõjusus kogukonnas;

5) strateegiline planeerimine: muuseum peaks looma pikaajalise strateegia, mis hõlmab nii

rahastamist kui ka kultuurilist missiooni. Muusemil peaks olema oma lugu, mida

jutustada. Miski, mis eristub teda teistest. Omatulu teenimine toetab muuseumi

eesmärkide saavutamist.

VM direktori sõnul on Viljandi Muuseum tegutsenud järjepidevalt ajaloolise Viljandimaa

ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud mälupärandi hoidmise ja uurimise ning sellega

seonduva kvaliteetse teenuse pakkumisega, sh omatulu teenimise, kogukonna kaasamise ja

strateegilise planeerimisega. Muuseum ei ole firma, kes peab turul võistlema teiste

äriettevõtetega tulu saamise nimel. Muuseumi ülesanded ja kohustused on kirjas

873 1 111 3 589

23 54818602 13 699 17 596

32 789

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

2020 2 021 2 022 2 023

EU R

Viljandi Muuseumi tulud

saadud sihtfinantseerimine projektidest tulu majandustegevusest

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

17

põhimääruses. Ainsa tegevuspiirkonna riikliku mäluasutusena on Viljandi Muuseumil

olemas võimekus ja tahe täita funktsioone, mis talle on pandud muuseumiseaduses ja

muuseumi põhimääruses, mis sätestab: § 3 lg 1: Muuseumi põhiülesanne on ajaloolise

Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud kultuuriväärtusliku materjali kogumine,

säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel

eesmärkidel. § 8 lg 2: Muuseumi tegevust rahastatakse riigieelarvest ning muuseum võib

saada rahalisi vahendeid toetustest, annetustest ja oma põhitegevusega seotud tasulistest

teenustest, mida võib osutada tingimusel, et see ei takista muuseumi ülesannete täitmist.

Muuseumiseaduses ja sellest lähtuvas Viljandi Muuseumi põhimääruses ei esine mõistet

omatulu. Jääb arusaamatuks, millest lähtuvalt peaks omatulu teenimine olema üks

muuseumi tähtsaid eesmärke.

Olulisus Tähelepanek 1

Keskmine Muuseumi potentsiaal on hetkel kasutamata:

a) uued tegevuskohad (Kondase Keskus ja Viljandi vana veetorn) annavad

võimaluse eksponeerida peidus olevaid muuseumi kogusid (väärtuslik

kunstikogu) ja korraldada huvipakkuvaid näitusi;

b) lisaks üleantavale varale tuleb asutajatel kokku leppida ka püsikulude ning

investeeringute tegemiseks vajamineva rahalise võimekuse tagamises (nt iga-

aastane baasraha ja EL projektides vajamineva omafinantseeringu võrdne

rahastamine);

c) ümberkorraldus võimaldab analüüsida muuseumi osutatavaid avalikke

teenuseid, sh raamatukogu/lugemissaali vajalikkust, arvestades külastajate

vähesust.

Risk: reformi seiskumise tõttu muuseumis vajalikku arengut ega muutust ei toimu. Risk, et

muuseumi vajalikkus Viljandimaale ja mõjusus ühiskonnas laiemalt, on vähene.

Soovitus ministeeriumile: jätkata plaanitud muuseumireformiga. Muudatusega on võimalik

saavutada positiivne muutus sh pakkuda paremaid avalikke teenuseid ja teenida rohkem omatulu.

VMi kommentaar: Ei nõustu, muuseumi potentsiaal on kasutatud võimalustele vastavalt.

a) Muuseum on kasutanud kõiki võimalusi museaalide eksponeerimiseks. Museaalid on

eksponeeritud lisaks muuseumi näitusemajale veel Viljandi linnavalitsuse hoones Laidoneri

plats 5, Eesti Pärimusmuusika Keskuse majas, Kondase Keskuses ja Viljandi Jaani kirikus.

Maakonnas on Viljandi vallas meie museaalid Tarvastu Muuseumis, Mulgi vallas endises

Pöögle vallamajas kirjanik August Kitzbergi muuseumis ning Põhja-Sakala vallas lisaks

helilooja Mart Saare majamuuseumile veel Olustvere mõisas ja Suure-Jaani gümnaasiumis.

Väljaspool maakonda on VM museaalid eksponeeritud Paides Wittensteini

Tegevusmuuseumis ja Viimsi vallas Eesti Sõjamuuseumis. Lisaks on koostöös teiste

muuseumide, galeriide ja teadusasutustega meie kunsti, etnograafia, foto, arheoloogia,

arhiivraamatukogu jne museaale väljas erineva pikkusega ajutistel näitustel. Viljandi

Muuseumi kogu kasutus on aktiivne ja tulemuslik. See küll ei too tulu, kuid muuseum täidab

oma põhiülesannet olla ajaloolise Viljandimaa ja kultuuriloolise Mulgimaaga seotud

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

18

kultuuriväärtusliku materjali koguja, säilitaja, uurija ning vahendaja hariduslikel,

teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel.

Täpsustuseks: Kondase naivistliku kunsti keskusel on oma spetsiifiline näituseprogramm.

Sealsete ahiküttel ruumide ja Viljandi vana veetorni ruumide mikrokliima ei taga

museaalide säilimist ja seetõttu pole päris sobivad nende eksponeerimiseks.

b) See on küll asutajate omavahelise vaidluse teema, muuseum saab ainult nõustada.

c) Muuseum on pidevalt analüüsinud, kuidas pakkuda parimat avalikku muuseumiteenust, sh

selgitanud lugemissaali ehk uurimissaali möödapääsmatut vajalikust muuseumi külastajate

teenindamisel. Muuseumi lugemissaal ei paku raamatukoguteenust. Kasutajatena

registreeritakse ainult uurijad väljastpoolt. raamatute teaduslik abikogu on toeks nii

uurijatele kui ka oma töötajatele. Kuraatorid ja pedagoogid vajavad loengute

ettevalmistamiseks, näituste koostamiseks, uurijate konsulteerimiseks, muuseumitundide

ettevalmistamiseks ja museaalide kirjeldamiseks erialast ja teatmelist kirjandust.

Lugemissaali kasutamine on olulisel kohal koostöös Tartu Ülikooli Viljandi

Kultuuriakadeemiaga. Ei piisa ühest lauast ja toolist, kui terve grupi tudengitega toimub

loeng või seminar koos museaalide kasutamisega. Lugemissaalis toimuvad ka

haridusprogrammid, kus on oluline laudade olemasolu, nt vanaaegne koolitund, kus lapsed

proovivad kirjutada krihvli, tindi ja sulega. Hiljuti hankisime lugemissaali kokkupandavad

lauad, mis võimaldavad nende asetust hõlpsalt muuta vastavalt vajadusele. Lauad on

hädavajalikud ka museaalide sorteerimisel, digiteerimisel ja näituste ettevalmistamisel.

Saalis toimuvad muuseumi erinevad koosolekud jne. Spetsiaalselt lugemissaaliga tegelev

töötaja koondati 2012. aastal ja töökohustused liideti raamatufondi kuraatori ametikohale.

e) Mart Saare majamuuseum Hüpassaares

• Viljandi muuseumi filiaal, helilooja Mart Saare muuseum, mis paikneb Soomaa

rahvuspargi territooriumil, asutati 1964. aastal. Majamuuseumi kompleksi kuulub kaks

hoonet: elumaja ja laut. Elumaja on riikliku kaitse all ajaloomälestisena (Maja, kus elas

ja töötas Mart Saar, reg-nr 8447; https://register.muinas.ee). Elumaja neljas ruumis on

rajatud ekspositsioon helilooja Mart Saare elu- ja loometegevuse kohta;

• Hüpassaare majamuuseum asub keset metsa, Viljandi linn asub 35 km ja Suure-Jaani

alevik 21 km kaugusel. Seetõttu elab klienditeenindaja püsivalt Mart Saare

majamuuseumi majas ning teisiti kohapeal turvalisust tagada ei ole võimalik. Sõlmitud

on tööleping, kus on fikseeritud, et muuseum võimaldab töötajal tööülesannete

täitmiseks vajaliku ööpäevaringse ruumides viibimise, sealhulgas võimaluse kasutada

elamispinnana teise korruse ühte tuba. Muuseumi klienditeenindajale makstakse

miinimumtöötasu;

• Majamuuseumist läheb mööda Hüpassaare matkarada, kuid direktori sõnul satub

muuseumisse matkajaid vähe.

• Majamuuseumi II korrusel on välja arendatud ööbimisvõimalus matkajatele, kuid seda

muuseumi sõnul kasutatakse minimaalselt. Muuseumis saab maksta üksnes sularahas,

kuna mobiililevi praktiliselt ei ole. Vt ka https://muuseum.viljandimaa.ee/martsaar/

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

19

• Hüpassaare külastatavus on väike, näiteks 2023. aastal 650 külastajat. Samal ajal on ka

otsesed ülalpidamiskulud madalad, näiteks 2023. aastal 17 136 eurot aastas. Lisanduvad

väiksemad kulud (puhastusvahendid, kontoritarbed jne), mida eraldi pole arvestatud

ning on käsitletud Viljandi Muuseumi kuludes.

Joonis 5. Hüpassaare kulud

Allikas: muuseumi sisene arvestus, e-kiri 21.02.2024

• Sisuliselt toimib majamuuseum ühe inimese peal, kes kohapeal elab ja toimetab. Talviti,

varakevadel ja hilissügisel on teed tihti läbimatud st ka külastajaid ei ole. Kuna

muuseum asub muust asutusest ja inimestest kaugel ning kui kohapeal kedagi ei oleks,

ei saaks ka muuseum oma uksi lahti hoida;

• Hüpassaares elava/töötava asutuse töötajaga on peamine kontakt telefoni teel.

Probleemiks on mobiili- ja internetilevi ebastabiilsus/halb levi majamuuseumis ja selle

ümber. Alati ei ole võimalik kohapealset töötajat kätte saada ning nt hädaolukorra puhul

on ka risk inimelule. Töötaja käib võimaluse korral korra kuus Viljandis kohapeal;

• taristu seisukohalt on riskiks elektrikatkestused. Tutvusime katkestuste statistikaga

(väljavõte Eletrilevi süsteemist). Selgus, et katkestusi nn rikkena on enim perioodil

oktoober kuni veebruar.

Hüpassaare

katkestused

tundides Kokku Keskmine Mediaan

Kõige pikem

katkestus

2022 48,91 1,96 3,51 5 tundi jaanuaris

2023 112,89 5,38 2,86

31 tundi detsembris

ja 18 tundi

novembris Allikas: VM rikete väljavõte, ekiri 11032024

4 570 5 448

4 261

2 540

3 893

2 682

10 533

11 671

12 875

0

2 000

4 000

6 000

8 000

10 000

12 000

14 000

2021 2022 2023

Hüpassaare kulud

Majandamiskulud sh elekter Tööjõukulud koos maksudega kokku

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

20

• lisaks on Hüpassaares majamuuseumi juurde kuuluv laudahoone, mis on lagunenud ja

ootab lammutamist. Selleks on puudunud rahalised vahendid. Uuendamist vajab

Hüpassaare elumaja amortiseerunud katusekate. Lauda lammutamine 2024. a oleks

hinnanguliselt 64 560 eur, katusekatte uuendamine 2023. a seisuga 81 360 eur. (aluseks:

VM KuMile esitatud taotlused).

Olulisus Tähelepanek 2

Kriitiline Hüpassaare Mart Saare majamuuseum kui ajaloomälestis on hoitud, kuid

külastatavus on vähene. Muuseum on avatud üksnes tänu kohapeal elavale

töötajale.

Majamuuseumis puudub stabiilne mobiili- ja internetilevi – oht inimelule

intsidendi korral. Elektrikatkestused on riskiks taristu ja muuseumi varade

säilimise seisukohalt.

Laudahoone on lagunenud, varisemisohtlik ja vajab lammutamist.

Risk: intsidendi korral on oht nii inimelule kui taristule ja muuseumi varade säilimisele

Soovitused KuMle: hinnata Hüpassaares asuva Mart Saare majamuuseumi olulisust ja vajalikkust

ning alternatiive, kuidas maandada tänaseid riske.

Analüüsida toimimise alternatiive, sh näiteks riske muuseumi kui majamuusemi

ümberkorraldamisega seonduvalt. Nt kas oleks võimalik majamuuseumit edasi pidada koostöös

Riigimetsa Majandamise Keskusega, pakkudes seal ka matkajatele sobivaid ööbimisvõimalusi

(maja paikneb matkaraja vahetus läheduses, ööbimisvõimalusi aga ei kasutata) vmt.

Kommentaar: Nõustume osaliselt, force majeure osas.

1) Viljandi Muuseumi pädevuses ei ole otsustada Mart Saare majamuuseumi olulisuse ja

vajalikkuse üle. Seda saab teha vaid omanik. Muuseum saab arvamust avaldada ja nõu anda.

Tänased riskid Hüpassaares on muuseumi pool kõik minimeeritud vastavalt võimalustele.

2) 2024. aastal on muuseumil lootus koostöös RITiga luua Mart Saare muuseumile andmeside

püsiühendus.

3) 2013. üritas Kultuuriministeerium pakkuda Hüpassaaret RMKle. Keskkonnaministeerium

vastas, et ei vaja Suure-Jaani vallas Karjasoo külas paiknevat Mart Saare majamuuseumi kinnistut

oma ülesannete täitmiseks. Küll jätkub muuseumi koostöö RMKga, kuid RMK poolne huvi sõltub

samuti nende vahenditest ja inimressurssist.

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

21

4.2. Sisekontrollisüsteemi toimimine Viljandi Muuseumis

Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Viljandi

Muuseumi tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja

ressursside kaitse, tegevuse otstarbekus ja info säilimine.

Kriteerium:

• Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi

küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine,

kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga.

Positiivne praktika, vt kokkuvõte

4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus

Kriteeriumid:

• tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond;

• tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise

hindamine;

• vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse;

• regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikuse organisatsiooni

olukorrast;

• toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja

on kooskõlas õigusaktidega;

• sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja

organisatsiooni huvide kaitse;

• organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks.

Viljandi muuseumi juhib direktor, septembrist 1991, tähtajatu töölepinguga. Muuseumiseaduse

§ 31 kohaselt (jõustus juuli 2013) kehtiv riigimuuseumi juhiga sõlmitud tähtajatu tööleping jääb

kehtima. Tegemist on ainukese riigimuuseumiga, kus ei ole korraldatud perioodilist konkurssi

ehk tööleping juhiga sõlmitakse reeglina kuni 5 aastaks.

Kuna tegemist on väikese asutusega, siis osakonnad puuduvad ja töötajad alluvad vahetult

direktorile. Asutuse struktuur on uuendatud 2023. a mais.

Selgus, et:

I. Strateegiline planeerimine

• VMi põhimääruse § 5 lg 4 järgi on muuseumil kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega

nõukoda. Muuseumi nõukotta kuuluvad KuMi, Muinsuskaitseameti, kohaliku

omavalitsusüksuse ning kultuuri- ja majandusvaldkonna esindajad. Varasemalt käis

nõukoda koos korra või paar aastas, aga viimased aastad ei ole see enam koos käinud.

Juhi sõnul ei olnud nõukojast otsest tulemit.

• VM põhimääruse § 3 lg 4 järgi koostab VM arengukava koos iga-aastase

tegevuskavaga, kooskõlastab selle enne kinnitamist Eesti Rahva Muuseumiga (edaspidi

ERM) ja esitab KuMile teadmiseks. KuMi muuseuminõuniku sõnul (e-kiri 06.02.2024)

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

22

on põhimäärusesse jäänud see punkt ajast, kui ERMi enda põhimäärus nägi ette, et

ERMis on omakultuuride osakond, mille põhiülesanne on maakondades tegutsevate

riigimuuseumide, riigi sihtasutuse muuseumide ja riigile kuuluvat muuseumikogu

kasutavate muuseumide nõustamine ning koostööl põhinevate arendusprojektide

koordineerimine. Hiljem antud osakond ERMis likvideeriti. Seega pole ERMis enam

kedagi, kes arengukavasid vaataks ja samas ka puudub sisuline põhjendus miks peaks

ERM seda tegema. Maakonnamuuseumid teevad koostööd ERMiga, mitte ei ole

alluvussuhtes.

• VMi arengukava ei ole koostatud Kultuuri arengukava 2021-20303 ja eesmärkidest

lähtuvalt. Kultuuri arengukavas seisab, et seoses koroonakriisiga peatus riigireformi

kavas ette nähtud muuseumivõrgustiku korrastamise protsess, kuid jätkuvalt on

ümberkorralduste ootel Eesti Arhitektuurimuuseum, Eesti Tarbekunsti- ja

Disainimuuseum, Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum, Tartu

Kunstimuuseum ja Viljandi Muuseum. Viljandi Muuseumi arengukavas seisab aga, et

VM on ka tulevikus riigimuuseum, kuigi riiklik poliitika näeb ette sihtasutuseks

muutmise. Enne arengukava kinnitamist ei ole VM KuMiga seda ka kooskõlastanud.

• VMi arengukava on uuendatud 2023. a lõpus, st uus arengukava koostatud perioodiks

2024-2027. Võrreldes uut arengukava varasemalt kehtinud arengukavaga4 ilmnes, et

paljud eesmärgid ja sihttasemed on nii varasemas kui praeguses arengukavas samad. Nt

2025. a oli eesmärgiks, et aasta lõpuks on 98% muuseumi kogudest tuginedes kogude

poliitikale MUISi sisestatud, lõpule on viidud kogude ümberkorraldamine. 2027. a on

seatud sama eesmärk. Eesmärgiks oli ka, et aastal 2024 koostatakse Viljandimaa ajaloo‐

ja looduskeskuse eelprojekti ja uue püsiekspositsiooni kontseptsioon, mis uues

arengukavas on seatud eesmärgiks aastal 2026. Eelmises arengukavas oli eesmärgina

toodud, et aastal 2025 algab Viljandimaa ajaloo‐ ja looduskeskuse rajamine koostöös

KuMiga, mis uues arengukavas on plaanitud aastal 2028.

• Tegevuskavad ehk tööplaanid on koostatud. 2022. a kohta on ka tegevuskava täitmine.

Tegevuskavades on märgitud tegevuste tähtajad ja vastutajad. Kord poolaastas

vaadatakse täitmise seis üle, arutatakse probleeme, miks mõni tegevus on lükkunud või

tegemata. 2024. a tegevuskava valmib alles veebruaris, mis ei ole hea praktika. 2024

tegevuskava, mille järgi muuseumi töötajad oma tööd korraldavad, peab olema valmis

samal ajal kui kinnitatakse eelarve, hiljemalt iga aasta detsembris/jaanuari alguses.

II. Teabehaldus sh asjaajamine

• VM-is on kehtestatud sisemist töökorraldust reguleerivad korrad – mh töökorralduse

reeglid, muuseumikogu korralduse eeskiri, infosüsteemide kasutamise kord, ametiauto

kasutamise kord, isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kord, tulemustasude

kord jm, lisaks on üle võetud KuMi infoturbe poliitika, lähetuste kord, hankekord,

riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord ning raamatupidamise sise-eeskiri.

3 Kultuuri arengukava 2021-2030, kinnitatud Vabariigi Valitsuse poolt 18.03.2021 4 Viljandi Muuseumi arengukava 2022-2025

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

23

• Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017

määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4

laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib

dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja

menetleb dokumente elektrooniliselt.“

• Muuseumi asjaajamine toimub valdavalt paberil. Juhiabi registreerib

dokumendihaldussüsteemis Webdesktop küll dokumendid ning dokumentidele

kantakse vastavad reg. numbrid, kuid faile ennast WD-sse üles ei laeta. Direktor

allkirjastab dokumendid valdavalt käsitsi ning kooskõlastusringide võimalust DHS-is ei

kasutata. Paberdokumente hoitakse direktori/juhiabi kabinetis paberkaustades.

Asjaajamiskord on vananenud (aastast 2016) ja plaanis on 2024. a koostada

teabehalduse kord. WD aastane kulu on 35 eur/kuus (420 eur aastas ilma km-ta) ja

kokku soetatud 6 litsentsi. Praktikas kasutab WD-d 2 töötajat.

• Väikeostude korral võetakse võimalusel 3 võrreldavad pakkumust ning direktori kk-ga

tehakse otsus, kus fikseeritakse ka põhjus, miks pakkuja valituks osutus (enamasti

majanduslikult soodsaim). Konkursi võitnud pakkujaga sõlmitakse leping.

Pakkumused, otsus ja leping hoiustatakse paberkandjal direktori kabinetis.

III. Korruptsiooni ennetamine

• VM on üle võtnud KuMi hankekorra5, milles on sätestatud huvide konflikti definitsioon,

selle ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel. Riigihankeid VM viimastel

aastatel ise läbi ei ole viinud;

• Töötajate kõrvaltegevustest teavitatakse suuliselt direktorile, RTIPi kõrvaltegevuste

moodulit kasutusele võetud ei ole. Direktori sõnul tuleb harva ette, et tegeletakse

kõrvaltegevusega ja sellistel juhtudel on teda sellest teavitatud. Kontrollisime töötajate

seotud isikuid äriregistristi andmetega. Tehinguid seotud isikutega ei tuvastanud.

Olulisus Tähelepanek 3

Keskmine 1. Võrreldes uut VM arengukava perioodiks 2024-2027 varasema 2022-2025

kehtinud arengukavaga, ilmnes, et eesmärgid on samad, üksnes tähtaegu on

edasi lükatud. Arengukava ei ole KuMiga kooskõlastatud.

2. VMi põhimäärus näeb ette, et muuseumil on kuni 9-liikmeline nõuandva

õigusega nõukoda, mida tegelikkuses ei eksisteeri.

Risk: strateegiline planeerimine on formaalne protsess, eesmärkide mittesaavutamist ei analüüsita

ega põhjendata, vaid lükatakse tähtaegu edasi. Eesmärgid ei ole kooskõlas Kultuur 2030 ja riigi

teiste pikaajaliste valdkondlike eesmärkidega (nt muuseumide reform jmt).

Soovitused: 1. Arengukava koostamisel võtta arvesse riigi ja Kultuur 2030 eesmärke, sh et

riigimuuseumid muudetakse sihtasutusteks. Kooskõlastada uus arengukava ministeeriumiga enne

kinnitamist;

5 Kultuuriministeeriumi hankekord, kinnitatud kultuuriministri 13.09.2017 käskkirjaga nr 198, muudetud

kultuuriministri 11.07.2022 käskkirjaga nr 115

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

24

2. Juhul, kui muuseum jätkab riigiasutusena, hinnata koostöös KuMiga nõukoja vajalikkust. Kui

leitakse, et VM-il ei ole vaja nõuandvat nõukoda, tuleks ka põhimäärusesse vastav muudatus sisse

viia, sh võtta välja punkt, et arengukava kooskõlastatakse ERMiga.

Kommentaar: Nõustume osaliselt.

1. Uue arengukava koostamisel on arvestatud ühiskonnas toimuvaid suuri muutusi (Ukraina-

Vene sõda, Eestit tabanud kõrge inflatsioon, riigi maksupoliitika jne) nii riigi majanduses

kui ka sellega seonduvaid muuseumi võimalusi. Kultuur 2030 on valitsuse poolt kinnitatud

2021. aastal. Vahepeal on toimunud tõsised raputused kogu ühiskonnas ja kõike

dokumendis kirjas olevat ei ole enam võimalik järgida. Dokumendis väljakutsena käsitletud

SA võimalik moodustamine ei ole muuseumile kehtestatud kohustus. Viljandi Muuseum on

riigiasutus ja arvestades Eestit tabanud muutusi on mõistlik, et sellena ka jätkab.

2. Kui muuseum jätkab riigiasutusena on asjakohane nõukoja tegevuse aktiviseerimine.

Olulisus Tähelepanek 4

Keskmine 1. Muuseumi dokumendihaldus ei vasta õigusaktides toodud nõuetele ja toimub

paberkandjal. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (DHS)

registreeritakse dokumendid üksnes numbri saamiseks, reaalselt dokumente

WD-sse üles ei laeta, vaid need on leitavad/säilitatakse pabertoimikutes. DHS

ei ole töötajate hulgas kasutuses. Aruande kommenteerimise ajal alustati

märkuse kõrvaldamisega;

2. Muuseumi järgmise aasta tegevuskava valmib uue aasta veebruaris, mitte

koos kinnitatava aasta eelarvega hiljemalt dets-jaan;

3. Kõrvaltegevustest teavitamine ei toimu Riigitöötaja Iseteenindusportaalis,

vaid suuliselt direktorile. Aruande kommenteerimise ajal märkus kõrvaldati.

Risk: ressursside dubleerimine; olulise teabe kadumine intsidendi korral; huvide konflikti risk,

mittevastavus valdkonna õigusaktidega.

Soovitused: 1) viia dokumendihaldus elektroonsesse keskkonda (WD), et dokumendid oleksid

nõuetekohaselt varundatud ja säilitatud ning kaob ära topelttöö paberite väljaprintimise näol.

2) soovitame kasutada RTIP võimalusi, fikseerides kõrvaltegevustest teavitamine.

Kommentaar: Nõustume osaliselt. Riskid on ka elektroonilise säilitamise puhul. Muuseum, kui

mäluasutus peame vajalikuks talletada ajaloo jaoks olulised dokumendid ka paberkandjal.

1) Koostöös Kultuuriministeeriumi teabehaldusjuhiga on alustatud dokumendihalduse üleviimist

elektroonsesse keskkonda.

2) RTIPis on võetud kasutusele isikuandmete moodulis kõrvaltegevuste sisestamine.

4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon

Kriteeriumid:

• Sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi

tugevdamist;

• kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist;

ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt;

• organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner.

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

25

Selgus, et:

• VMis toimuvad koosolekud vajaduspõhiselt, peamiselt suheldakse näost näkku (väike

asutus), e-kirja teel ja töötajatel on ligipääs olulisematele dokumentidele sisevõrgus v.a

Hüpassaare töötajaga, vt ka tähelepanek 2.

• 2023. a valmis lõputöö6 Viljandi Muuseumi külastajakogemuse kohta, kust ilmnes, et

muuseum võiks pöörata suuremat tähelepanu informatsiooni avaldamise kohta

erinevates meediakanalites ja paigaldada muuseumis toimuvate näituste ja sündmuste

kohta reklaamplakateid Viljandi linnaruumi, et teave muuseumis toimuvast jõuaks

võimalikult paljude huvilisteni. Asutuses eraldi kommunikatsiooni ja turundusega

tegelevat inimest ei ole. VM direktori sõnul lõputöös sisalduv „võiks ... paigaldada

muuseumis toimuvate näituste ja sündmuste kohta reklaamplakateid Viljandi

linnaruumi“ on tegelikkusega vastuolus. Muuseumi plakateid paigaldatakse

linnaruumis ja -asutustes regulaarselt vastavalt linnas kehtivale korrale. Kõik

ettenähtud võimalused on kasutuses. Ka erinevates digikanalites ja ajalehes Sakala

kajastuvad muuseumi sündmused regulaarselt. Probleemiks on aga Viljandi

kultuurisündmuste napp kajastus televisioonis, mis muuseumist ei sõltu (ERRil pole

Viljandis eraldi korrespondenti, Järvamaal asuv jõuab Viljandi kultuurisündmustele

väga vähe.

• Lõputöös ilmneb, et tulenevalt olukorrast, et Viljandi muuseumi näitusemaja paikneb

18. sajandi lõpus ehitatud hoones, kus asuvad nii püsiekspositsioon kui ka näituseruum.

Näitusemajaga kokku ehitatud hoones, mis remonditi aastatel 1992–1994 on

fondihoidlad, lugemissaal, töökabinetid ning WC-d, mida vajadusel võimaldatakse

kasutada ka muuseumi näitusemaja külastajatel. Muuseumi lugemissaal mahutab istuma

kuni 20 uurijat. Uute näituste avamised ja vestlusõhtud korraldatakse aeg-ajalt kahes

kõrvuti asetsevas näitusesaalis ja sellisel juhul on võimalus sündmusest osa võtta kuni

50 külastajal. Avarama ruumi puudumisel pole võimalik muuseumis korraldada rohkete

osavõtjatega sündmusi.

6 Külastajakogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi näitel, Anu Laarman lõputöö, 2023

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

26

Joonis 6. Muuseumi külastajate arv kuude ja aastate lõikes

Allikas: Anu Laarmanni lõputöö „Külastuskogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi

näitel“ 2023

• Samuti sisaldas uuring küsimust, millega sooviti teada, mida VM saaks enda

tutvustamiseks veel teha. Küsimusele vastasid 57 inimest ja kõige enam tehti

ettepanekuid näituste ja ürituste reklaamimise osas. 19 vastajat soovitasid avaldada

reklaame ajakirjanduses, raadios ning telekanalites ja olla reklaamplakatitega nähtav

linnapildis. 17 respondenti soovitasid veelgi enam kasutada reklaamimiseks ja info

edastamiseks erinevaid sotsiaalmeedia kanaleid, et informatsioon jõuaks kõikide

vanusegruppideni.

• Läbiviidud uuringu tulemusena selgus, et digitaalseid lahendusi ei pea piisavaks 73%

respondentidest ja Viljandi linnas korraldatavatest giidituuridest on huvitatud 68%

vastajaid. Väite kohta, mis puudutas lastele pakutavaid tegevusi, vastas üksnes 15%, et

tegevusi on piisavalt.

• Uute lahenduste kasutuselevõtt pakub külastajale elamust ja seeläbi on muuseumil

võimalus parendada turisti külastuskogemust. Avatud vastusega küsimuse puhul vastas

14 respondenti, et soovivad muuseumis kasutada erinevaid interaktiivseid lahendusi.

Tuginedes uuringu tulemustele järeldab töö autor, et Viljandi muuseumis puuduolevad

külastajatele suunatud interaktiivsed lahendused mõjutavad külastuskogemust.

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2018. a 2019. a 2020. a 2021. a 2022. a

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

27

Joonis 7. Vastajate hinnang meelelahutuslike tegevuste kohta (n=121)

Allikas: Anu Laarmanni lõputöö „Külastuskogemuse kujundamine muuseumides Viljandi Muuseumi

näitel“ 2023

• VMil puudub külastajatele mõeldud tualettruum. Väitega, kas antud asjaolu mõjutab

külastuskogemust, oli täiesti nõus ja nõus 69% respondentidest. Muuseumikülastajad

on kasutanud muuseumi naabruskonnas asuvate toitlustuskohtade- ja Viljandi linna

avalikke tualettruume.

• Uuringule ja külastajate seas läbi viidud küsimustikule tuginedes tegi autor mh

järgmised ettepanekud:

➢ pöörata tähelepanu muuseumis toimuvate sündmuste reklaamimisele ja

huviliste teavitamisele erinevates sotsiaalmeedia jt meediakanalites ja

paigaldada reklaamplakateid muuseumis toimuvate sündmuste kohta Viljandi

linnaruumi.

➢ korraldada ümber muuseumi piletikassa ja muuseumipoe tegevus nii, et meened

oleksid külastajatele paremini eksponeeritud

➢ arendada välja ja rakendada külastajate käsutusse interaktiivsed lahendused,

mille sisuline osa toetab ekspositsioonide väljapanekuid.

➢ töötada välja erineva sisuga ja ajalise kestvusega giidituurid, mida viiakse läbi

Viljandi linnaruumis.

➢ kujundada muuseumi näitusesaalides ekspositsioonid osaliselt ümber, et lapsi

huvitavad väljapanekud asuksid neile sobival kõrgusel.

➢ muuta muuseumi lahtiolekuaegu, et kõikidel huvilistel oleks võimalik külastada

Viljandi muuseumi.

• Direktori sõnul (e-kiri 29.01.2024) on muuseumi toimimise parandamine päevakorras

sisuliselt igal muuseumi koosolekul. Väiksemate probleemidega ollakse järk-järgult

hakkama saanud, kuid suuremaid saab lahendada vaid piisavate rahaliste vahendite

olemasolul. Näiteks külastajate WC küsimus on üks sellistest.

• Samas ei ole VM taotlenud KuMi remondifondist raha külastajate WC probleemi

lahendamiseks. Direktori sõnul külastajatelt üldiselt kaebusi ei ole olnud. Direktori

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

28

sõnul näitusemaja WC probleemi saab lahendada vaid hoone täieliku renoveerimisega.

Näitusemaja puhul on tegemist ligi 250-aastat vana muinsuskaitsealuse hoonega.

Niisama sinna vaid WC ehitamine ei ole teostatav. Külastajatele, ennekõike lapsed ja

vanurid, oleme võimaldanud kasutada teises majapooles asuvat WC-d. See on tegelik

probleemi lahendus, mis toimib.

• Avaliku teabe seaduse § 28 on sätestatud, milline teave peab riigiasutuse veebilehel

avalikustatud olema. Kontrollisime avalikustatud teavet Viljandi Muuseumi kodulehel

https://muuseum.viljandimaa.ee/www/ ning ilmnes, et avalikustatud ei ole VM 2024. a

eelarvet (AvTS § 28 lg 1 p 11).

Olulisus Tähelepanek 5

Keskmine 1. VM-il on suured kogud, kuid eksponeeritud on sellest väike osa.

Interaktiivseid lahendusi näituste juures ei kasutata.

2. Sündmuste reklaamimine linnapildis ja sotsiaalmeedias ei ole piisav, et olla

potentsiaalse külastaja jaoks nähtav.

Risk: külastajaskond ja omatulu väheneb sh muuseumi tähtsus ja mõjusus kogukonnas.

Soovitused: 1. Kaaluda külastuskogemuse uuringu tulemusi arvesse võttes muudatusi, sh

uuenduslike lahenduste kasutuselevõttu VM-is (interaktiivsed lahendused, digilahendused jm) ja

näituste sagedasemat vahetamist. Koostada külastusuuringu soovituste elluviimise tegevuskava;

2. Panna suuremat rõhku VMi näituste ja ürituste reklaamimisele linnapildis ja sotsiaalmeedias.

Kaaluda, kas oleks võimalik luua ümberkorralduste tulemusena turunduse- ja

kommunikatsiooniga tegelev ametikoht. Vt ka tähelepanek 1.

Kommentaar: Nõustume osaliselt, mis puudutab piiratud võimalusi kogude esitlemiseks.

1. Muuseum on kasutanud kõiki võimalusi oma kogude esitlemiseks nii muuseumis kui ka

väljaspool. Külastajauuringust lähtudes oleme järjestanud probleemid, millele otsime lahendusi.

Ajutiste näituste vahetumise ajakava on külastajate tagasisidest ja pikaaegse kogemusest lähtudes

leidnud optimaalse lahenduse.

2. Vastus antud juba 4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon all. Muuseumi reklaam on regulaarne

ja pidevalt nähtav nii linnas kui ka sobivates asutustes. Samuti leiab seda alaliselt muuseum

kodulehelt, näoraamatust, ajalehe Sakala veebiväljaandest ja paberlehest. Peamised võimalused

on kõik ära kasutatud. Kordame üle, et telesse pääsemine on Viljandimaal probleemne nii

muuseumil kui ka teistel asutustel.

Olulisus Tähelepanek 6

Kriitiline Viljandi muuseumi peamajas puudub külastajate WC. Ehitamiseks rahalisi

vahendeid KuMilt taotletud ei ole.

Risk: külastajate rahulolu mõjutav riskifaktor

Soovitused: Arutada KuMiga võimalikke lahendusi probleemi kõrvaldamiseks. Alternatiivina on

võimalik kasutada hoovis paiknevat Tõrukoda, mis on kasutusel haridusprogrammide läbiviimise

kohana.

Kommentaar: Nõustume osaliselt. WC on olemas näitusemajaga kokku ehitatud teise hoone

osas. Näitusemajas puudub vesi ja kanalisatsioon. Ilma selle hoone täieliku renoveerimiseta ei ole

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

29

võimalik tualettruume ehitada. Muuseum näeb ette näitusemajja Viljandimaa ajaloo- ja

looduskeskuse rajamise, kus saavad olema ka tualettruumid. Seetõttu ei ole muuseum ka taotlenud

vahendeid ainult WC rajamiseks.

Näitusemaja külastajad saavad vajadusel kasutada muuseumi lugemissaali ja muuseumitöötajate

WCd, mis asub näitusemajaga kokku ehitatud hoone osas. Inimesed tänavalt, kes soovivad vaid

WCd külastada, suuname kõrvaltänavas asuvasse linna avalikku WCsse.

4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh kogud ja hanked

Kriteeriumid:

• Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele;

• Varade, sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele;

• Omatulu teenimine on tulemuslik;

• Sularahakassa töökorraldus vastab nõuetele;

• Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast;

• Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad.

Regulatsioon: KuMi raamatupidamise sise-eeskiri7, KuMi hankekord8, KuMi riigivara

valdamise, kasutamise ja käsutamise kord9, VMi sularahakassa eeskiri10.

Selgus, et:

• iga-aastase muuseumi eelarve koostab juhiabi koostöös direktoriga. Juhiabi seirab eelarve

täitmist aasta vältel;

• asutuses on kehtestatud mh sularahakassa eeskiri11. Materiaalne vastutus fikseeritud

klienditeenindajate ametijuhendites, lisaks vastavalt töökorralduse reeglitele12 sõlmitakse

töötajaga, kes asub tööle töökohale, kus on ette nähtud täielik materiaalne vastutus, täieliku

materiaalse vastutuse leping;

• kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel - st juhiabi kontrollib RTK spetsialisti poolt

sisestatud andmed üle ja kooskõlastab tellijaga (Fitekis märget ei jää, kuna juhiabi

ametlikult kooskõlastusringi ei kuulu), direktor kinnitab arve, lisab vajadusel aktid ja

lõpliku kinnituse annab RTK spetsialist;

• kulujuhtimiseks on eArvekeskuses (Fitek) süsteem kehtestatud, kuid org-i väiksust

arvestades ei ole kulujuhte määratud, st arveid menetlevad asutuses juhiabi ja direktor.

Juhiabi Fiteki kooskõlastusringis ei ole, kuid vaatab arved enne direktori kinnitust üle, kas

kõik klapib;

7 Kultuuriministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud 30.01.2018 kultuuriministri

käskkirjaga nr 285 8 Kultuuriministeeriumi hankekord, kinnitatud kultuuriministri 13.09.2017 käskkirjaga nr 198, muudetud

kultuuriministri 11.07.2022 käskkirjaga nr 115 9 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud

kultuuriministri 09.05.2017 käskkirjaga nr 131, muudetud kultuuriministri 14.07.2022 käskkirjaga nr 116 10 Viljandi Muuseumi sularahakassa eeskiri, kinnitatud direktori poolt 14.11.2023 11 Viljandi Muuseumi sularahakassa eeskiri, kinnitatud 14.11.2023 12 Viljandi Muuseumi töökorralduse reeglid, kinnitatud 18.12.2019

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

30

• VM kuludest 70-80% on tööjõukulud ja 18-19% majandamiskulud. Investeeringud sõltuvad

riigi eraldistest. Muuseumi rahalised võimalused võimaldavad säilitada ja olemasoleva

olukorda hoida, mitte arengut. Vt ka tähelepanek 1.

• Kuigi muuseumil on 2 tegevuskohta (Viljandi Muuseum ja Hüpassaare Mart Saare

Majamuuseum), siis SAPs kuluüksuste lõikes arvestust ei peeta. Muuseum peab

asutusesisest Excelit Hüpassaarega seonduvate kulutuste eristamiseks.

Joonis 8. Muuseumi kulud 2021-2023

Allikas: SAP BO AA003 Juhi tekkepõhine eelarve täitmise aruanne 2021-2023

• varade moodul on RTIPis kasutuses, vastutajaks direktor. Vastavalt direktori 28.11.2023

käskkirjale VM võtab alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri väheväärtusliku varana

arvele varaobjektid väärtusega üle 500 euro, milliste jälgimine on vajalik vara säilimise

tagamiseks. Väikevarasid RTIPi reeglina kantud ei ole v.a 2 olulisemat väikevara.

Asutusesiseselt peab juhiabi eraldi Excelit väikevahendite jaoks, mis on ülevaatlik. Sinna

on kantud ka need väikevahendid, mille maksumus jääb alla 500 eur piiri.

• Museaalide arvele võtmine, kirjeldamine, MUISis registreerimine ja kogust välja arvamine

jm toimub vastavalt VM muuseumikogu korralduse eeskirjale13. Museaalide kasutusse

andmine asutusest välja on samas korras reguleeritud. Taotluse alusel koostab

peavarahoidja väljaandeakti ning museaali tagastamisel tagastamisakti. Dokumendid

säilitatakse MUISis.

• Viljandis viiakse läbi iga-aastaseid inventuure aasta lõpus. Muuseumi väiksust arvestades

ei varieeru inventuuri komisjonide koosseis. Komisjonis on alati juhiabi, tehnikaspetsialist

ja direktor. Komisjoni esimeheks on direktor, kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik.

Hüpassaares inventuure läbi ei ole viidud.

13 Viljandi Muuseumi muuseumikogu korralduse eeskiri, kinnitatud 20.02.2023

234 819

247 097

286 770

56 373

70 014

72 348

15 270

119 281

28 896

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2 021 2 022 2 023

VM kulud 2021-2023

tööjõukulud majandamiskulud investeeringud

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

31

Viljandis ja Hüpassaares on sularaha kassad. Klienditeenindajate ülesanded sularaha

käitlemiseks on fikseeritud ametijuhendites. Vastavalt KuMi valitsemisala raamatupidamise

sise-eeskirja punktile 17.3.4. viib asutus sularahakassa korralise inventuuri läbi aasta lõpu

seisuga ning ootamatu inventuuri vähemalt kahel korral aastas. Sularahakassa inventuurid on

Viljandis läbi viidud 2022. ja 2023. a, mil inventuurikomisjoni kuulus ka klienditeenindaja.

Hüpassaares inventuure läbi viidud ei ole, samuti ei ole asutuses ootamatuid sularahakassa

inventuure läbi viidud.

Joonis 9. Muuseumi majandamiskulud 2022 ja 2023

Allikas: SAP BO AA003 Juhi tekkepõhine eelarve täitmise aruanne 2022-2023

• Museaalide inventuure viiakse läbi järk-järgult. Kõike veel inventeeritud ei ole, 2024.

aastasse jäävad arhiivkogu, ajalookogu arheoloogiakogu ja Mart Saare kogu inventuurid.

Inventuuride läbiviimise eest vastutab peavarahoidja (uus töötaja alates maist 2023).

Kunstikogu inventuuriga alustati 2023. a lõpus ja see jätkub 2024. a alguses. Inventuurides

on kõik museaalid olnud leitavad, ühtki juhtumit et midagi oleks kaduma läinud, ei ole

tuvastatud. Museaalide sisestamine MUISi toimub jooksvalt, st kõike veel sisestada pole

õnnestunud, kuid sellega tegeletakse.

• Omatulu teenib Viljandi Muuseum kaupade ja teenuste müügist, mh muuseumi piletid,

meened, raamatud, jm. Meenete, raamatute jms hinnad on direktori kk-ga kinnitatud. Pileti

hinda tõsteti viimati u 4 aastat tagasi ja direktori sõnul on piletihindasid üle vaadanud ja

otsustanud mitte tõsta, sest siis ka külastajate arv kahaneb (hetkel 4 eur täiskasvanu ja 2 eur

laps). Muuseumi sõnul on neile mitu pensionäri öelnud, et 4 eurot on nende jaoks kallis.

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

VM majandamiskulud 2022 -2023

2022 täitmine 2023 täitmine

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

32

• Lähtutakse KuMi hankekorrast, kus on sätestatud huvide konflikt, selle ennetamine,

tuvastamine ja kõrvaldamine riigihankel.

• VM ise hankeid läbi viinud ei ole 2022. ja 2023 aastal, on osaletud RIKi korraldatud

ühishangetes. Väikeostusid teevad peamiselt direktor ja juhiabi, kõik ostud räägitakse

direktoriga eelnevalt läbi.

• Pakkumused, otsus ja lepingud hoiustatakse paberkaustades.

Olulisus Tähelepanek 7

Keskmine • SAPis ei peeta arvestust kuluüksuste lõikes, s.t raamatupidamisest ei ole

väljavõetav kulud erinevate üksuste lõikes (Hüpassaare kui eraldiseisev

kuluüksus). Asutusesisene arvestus on olemas.

• Ootamatuid sularahakassa inventuure VMis läbi ei ole viidud, Hüpassaares

ei ole sularahakassa inventuure üldse läbi viidud (väike käive).

• Inventuurikomisjonid ei varieeru aasta-aastalt ning esimeheks on määratud

direktor või kassapidaja, kes samal ajal on ka varade eest vastutav isik. Risk: asutusesisene Exceli info võib kaduda, SAPs võimaldab kuluüksuste lõikes eraldamine

aastate lõikes analüüsi ning kaob ära vajadus eraldiseisva töö järele;

Huvide konflikti risk. Inventuurid ja inventuuritulemused ei pruugi olla objektiivsed, kuna

inventeerib sama isik, kes viib ka tegevust ellu.

Soovitused: 1) kasutada SAPi võimalusi ning eristada muuseumi kulud ka kuluüksuse lõikes –

kokkuhoid tööajas;

2) viia läbi iga-aastased inventuurid Hüpassaares ning ootamatud sularahakassa inventuurid

muuseumi kassas. Inventuurikomisjoni ei tohiks kuuluda varade eest vastutav isik.

Kommentaar: Nõustume osaliselt. Kuluüksus on üks tervik, milleks on Viljandi Muuseum.

1) RTKga on arutatud Hüpassaare kulude eraldamist.

2) Hüpassaares on igal aastal kassa aastalõpu seis null ning eraldi dokumendi vormistamiseks ei näe

vajadust. Viljandi Muuseumis klienditeenindaja kontrollib iga kuu algul kassa õigusust ja vastavust

aruandele, puudu- ja ülejääke ei ole esinenud.

4.2.4. Personalijuhtimine

Kriteeriumid:

• ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele;

• värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele;

• töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele;

• personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist;

• motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust;

• tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste

kohta;

• tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus.

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

33

Regulatsioon: VMi töökorralduse reeglid, VMi tulemustasu maksmise kord14, VM

kollektiivleping15

Selgus, et:

• personaliteemadega tegelevad VMis juhiabi ja direktor. Juhiabi ametijuhendis ei ole

kirjeldatud personalitöö ülesandeid. Juhiabi ülesanneteks ametijuhendi järgi on mh

muuseumi dokumentatsiooni, registrite ja arhiivi pidamine ning korrashoid,

eelarvestamine, suhtlus ja andmevahetus Riigi Tugiteenuste Keskusega, WebDesktopi

kasutamine dokumentidega töötamisel. Praktikas kasutatakse WD võimalusi vähe ning

dokumendihaldus toimub paberil.

• VMil on sõlmitud kollektiivleping, milles on mh reguleeritud töö- ja puhkeaega,

puhkusi, töötasustamist, sotsiaalseid tagatisi ja täiendusõpet puudutav.

Kollektiivlepingu järgi töötajale, kes vähemalt poole oma tööajast töötab kuvariga,

tasub tööandja arsti ettekirjutuse kohaselt ostetud kuvariprillide maksumuse

optikakaupluse arve alusel 100 € ulatuses. Haigestumise korral on ametiühingu

liikmetest töötajatel õigus viibida kuni 6 tööpäeva aastas kodusel ravil ilma haigusleheta

koos töötasu säilitamisega, teavitades sellest esimesel võimalusel tööandjat jne.

• VM töötajatel on ametijuhendid, kus on fikseeritud ametikoha eesmärk, põhinõuded

tööülesanded, vastutus ja õigused. Ametijuhenditest enamus on aastast 2014 ja paar

aastast 2019 ja 2020. Juhiabi sõnul on need plaanis 2024. a. jooksul üle vaadata ja

vajadusel ajakohastada.

• Värbamise põhimõtteid sisekordades fikseeritud ei ole, st kuidas toimub konkursi

väljakuulutamine, värbamisprotsess ja uue personali valik.

• Viiakse läbi arenguvestluseid (viimati dets 2023-jaanuar 2024), direktoril on selleks

vorm ning teeb vestluse käigus omale märkmeid.

• Korraldatakse sisekoolitusi ja vahest käiakse väljaspool asutust koolitustel. koolitustele

registreerimine toimub RTIPis, direktor kinnitab koolituse taotlused kui need on

põhjendatud.

• Puhkuste vormistamine toimub samuti läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse

perioodiks.

• Kehtestatud on VM tulemustasu maksmise kord, milles on fikseeritud tulemustasu

maksmise tingimused. Tulemustasu makstakse arengu- ja hindamisvestluse tulemuste

põhjal heade töötulemuste ja kokkulepitud eesmärkide saavutamise eest.

• Covid kriisi ajal olid osad töötajatest kaugtööl. Direktori seisukoht on, et kuna töö on

seotud kogudega, toimub see kohapeal. Projektikirjutamisi lubatakse ka eemalt teha.

Töökorraldusereeglites kaugtöö reegleid fikseeritud ei ole.

• Muuseumi väiksust arvestades personali rahulolu uuringut läbi viidud ei ole, kuna

direktor viib läbi igal aastal koostöövestluse kõigi töötajatega, mille käigus ilmnevad

mured ja võimalikud probleemid.

14 Viljandi Muuseumi tulemustasu maksmise kord, kinnitatud direktori poolt 18.11.2019 15 Viljandi Muuseumi kollektiivleping Viljandimaa Kultuuritöötajate Ametiühinguga, 18.11.2019

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

34

Olulisus Tähelepanek 8

Madal Paljud ametijuhendid on aastast 2014 ning vananenud, värbamise põhimõtteid

ning kaugtöö põhimõtteid sisekorras fikseeritud ei ole.

Personali rahulolu uuringuid ei ole läbi viidud.

Risk: töötajad ei ole teadlikud oma ülesannetest ja vastutusalast

Soovitused: 1) Vaadata üle ametijuhendid ja ülesannete jaotus asutuses, vajadusel uuendada

ametijuhendeid.

2) Fikseerida töökorralduse reeglites uue töötaja värbamise ning kaugtöö põhimõtted.

Kommentaar: Nõustume osaliselt. Töötajad on väga hästi teadlikud oma tööülesannetest ja

vastusalast. Vaatame üle ametijuhendid ja vajadusel täiendame. Vaatame üle ja täiendame

töökorralduse reegleid.

4.2.5. Infotehnoloogia

Kriteeriumid:

• IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud;

• jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades organisatsiooni eesmärke saavutamist;

• IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse

piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt;

• organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja

kahjustamise eest;

• IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul

mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta;

• kasutuses olevad IS-d (MUIS, SAP, Webdesktop) aitavad kaasa asutuse eesmärkide

saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid.

Regulatsioon: KuMi haldusala infoturbe poliitika16, Infosüsteemide kasutamise kord VM-is17

Selgus, et:

• lähtutakse KuMi haldusala infoturbe poliitikast, lisaks on kehtestatud asutusesisene

infosüsteemide kasutamise kord, kus sisalduvad infosüsteemide haldamise põhimõtted,

infoturbeintsidentide lahendamine jm;

• sisemises infosüsteemide korras ei ole fikseeritud e-posti aadressi või telefoni numbrit

kuhu pöörduda intsidentide korral. Kui inimene tööle tuleb, siis informeerib direktor uut

inimest, millised on need telefoni numbrid, kuhu intsidendi korral helistada;

• IT teenust osutab RIT - tagatud andmete varundamine, lisaks majas on

tehnikaspetsialist, kelle ülesanneteks on mh tagada muuseumi infosüsteemide

toimimine ja areng. Tehnikaspetsialist on ka RIT-i kontaktisik;

• kasutatakse SAPi, MUISi ja RTIPi (va kõrvaltegevused). WD võimalusi ära ei kasutata

- st registreeritakse vaid numbri saamiseks ja dokumendihaldus toimib paberil;

16 Kultuuriministeeriumi haldusala infoturbe poliitika, kinnitatud kultuuriministri 13.07.2023 kk-ga nr 171 17 Infosüsteemide kasutamise kord Viljandi Muuseumis, kinnitatud direktori 26.03.2018 kk-ga 1-1A/12

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

35

• 2023. a viis KuM asutuses läbi infoturbetesti, milles osales 67% töötajatest. Arvestada

tuleb, et Hüpassaare töötajal puudub arvuti ja internetiühendus.

Olulisus Tähelepanek 9

Madal VMi infosüsteemide kasutamise korras ei ole fikseeritud olulisi telefoninumbreid

(RIT kontaktisik VM-is ja RIT kontakt) ja e-posti aadressi, kuhu pöörduda

intsidendi korral.

Risk: turvarisk, IT risk

Soovitused: uuendada asutusesisest infosüsteemide kasutamise korda, lisada sinna olulised

kontaktid, kuhu pöörduda küsimuste või intsidentide korral.

Kommentaar: Ei nõustu. Infosüsteemide kasutamise korras on sätestatud kasutajatoe poole

pöördumise kohustus. Kõigi arvutitöökohtade töölaual on RIT kasutajatoe kontaktandmed ja

töötajad on koolitustel instrueeritud kõigi intsidentide korral sinna pöörduma ning vajadusel

kaasama kohalikku kontaktisikut.

4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus

Kriteeriumid:

• organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt;

• töötajate turvalisus on tagatud.

Regulatsioon: VM töökorralduse reeglid, Viljandi Muuseumi hädaolukorra lahendamise plaan,

Viljandi Muuseumi tuleohutusjuhend.

Selgus, et:

• VM-i töökorralduse reeglites on fikseeritud töötervishoiu, tööohutuse, ja tuleohutuse

üldjuhised;

• Muinsuskaitseamet viis 2021. a VMis läbi haldusjärelevalve, milles seisab, et

muuseumil on koostatud 2021. aastal põhjalik hädaolukorra lahendamise plaan, mis on

erinevaid hädaolukordasid kaardistav dokument. Dokumendis on kirjeldatud

muuseumikogu kahjustamist mõjutavad tegurid, ennetamis- ja lahendamismeetmed,

kirjeldatud tegevusjuhendid, ohuolukorrad vastavalt olukorra liigile ning töötajate

vastutusalad.

• 2024. a algul uuendati hädaolukorra lahendamise plaani, kus mh on määratud vastutajad

erinevates hädaolukordades tegutsemise korral. Selles on fikseeritud ka

kultuuriväärtuste evakueerimise põhimõtted. Lisaks on asutuses kehtestatud

tuleohutusjuhend. Töötajatele on dokumente tutvustatud;

• viimane töökeskkonna riskianalüüs läbi viidud 2021. a tulenevalt Covid kriisist;

• Viljandis kasutatakse analoog telefonisüsteemi, mis on ühendatud sisemise

turvasüsteemiga. Uus töötaja saab isikliku turvakoodi, millega majja siseneda;

AUDIT nr 5_2023/KuM Viljandi Muuseum

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

36

• kui uus inimene VM-i tööle tuleb, siis informeerib direktor, millised on telefoni

numbrid, kuhu helistada intsidendi korral. Lisaks on majas RIT-i kontaktisik, kelle

poole pöörduda IT probleemide korral;

• 2016. a viidi läbi energiaauditid Hüpassaares, Viljandis Laidoneri 10 hoones ja Lossi

14 hoones. Viljandis mõlema hoone esmaseks vajaduseks auditi tulemuste põhjal on

mõlema hoone üleviimine elektriküttelt kaugküttele rajades hoonesse ruumide kaupa

reguleeritav (termostaatidega) küttesüsteem, lisaisolatsiooni paigaldamine laele ja

seintele kuhu see on lubatud. Hüpassaares esmaseks vajaduseks peab energiaaudiitor

lisaisolatsiooni paigaldamist põrandale ja seintele. Siiani rahalisi vahendeid hoonete

energiasäästlikumaks muutmiseks saadud ei ole, kuigi on korduvalt taotletud. Direktori

sõnul rohepöörde taustal ei pruugi olla õige panustada mittetaastuvate energiakandjate

baasil toodetavasse soojusenergiasse ehk siis kaugküttesse. Praegu elektriküttega saab

reguleerida kõigi ruumide soojust nagu seda vaja on ja sellega ollakse säästlikud.

Kaugkütte puhul tõstab tulevikus hinda saastemaks ja tõenäoseks ka muuseumi

mitmesuguseid abiruume läbiv ja küttev torustik kasvatab paratamatult kulusid.

Kindlasti on aga vaja Viljandi Muuseumi see majaosa, kus asuvad tööruumid,

lugemissaal ja fondihoidlad soojustada ja remontida.