Ametijuhendi kinnitamine

1(3)

KINNITATUD

Ravimiameti peadirektori

septembri 2025

käskkirjaga nr 47

AMETIJUHEND

ARENDUS- JA HALDUSOSAKOND

SEKRETÄR

1. ÜLDOSA

Struktuuriüksus Arendus- ja haldusosakond

Teenistuskoha nimetus Sekretär

Teenistuskoha asukoht Tartu linn

Vahetu juht Arendus- ja haldusosakonna juhataja

Esimene asendaja Järelevalveosakonna spetsialist (dokumendihalduse alal)

Teine asendaja Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse

spetsialist

Keda asendab Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse

spetsialisti

2. TEENISTUSKOHA EESMÄRK

Ravimiametis (edaspidi amet) sekretäriteenuse osutamine, asutusesisese info jagamine ning

ameti sise- ja välisklientide teenindamine.

3. TÖÖTAJA JUHINDUB

Sekretär juhindub oma ülesannete täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest seadustest ja teistest

õigusaktidest, peadirektori käskkirjadest (sh käesolevast ametijuhendist) arengustrateegiast,

tööplaanist, tööjuhenditest ning koostöövestluse kokkulepetest..

4. TÖÖÜLESANDED

Ülesanne Tulemuslikkuse näitaja

4.1 Ameti telefoniteenindus -

üldtelefonile vastamine, kõnede

suunamine.

Saabunud kõnedele on vastatud hea suhtlemistava

kohaselt ning kõned on suunatud pädevatele isikutele.

Edastamist vajav informatsioon on asjakohane.

4.2 Ametisse saabunud kirjade,

saadetiste, ajakirjanduse jms

vastuvõtmine ja ametist

väljasaadetavate kirjade üleandmine.

Kirjad on edastatud vastavalt asjaajamiskorrale.

Saadetised on vastu võetud ja edastatud vastavalt

kehtivale korrale.

4.3 Vajadusel ameti kirjade ja muude

dokumentide kavandite koostamine.

Dokumendid on koostatud vastavalt asjaajamiskorrast

tulenevatele nõuetele.

4.4 Olulise ametisisese teabe

kogumine, valdamine ja vahendamine

ametis, sh siseveebi päevainfode

sisestamine.

Sekretär on kursis asutuse igapäevase

töökorraldusega ja on võimeline edastama pädevat

teavet, mis on ajakohane ja täpne.

Siseveebi sisestatud info on korrektne ning aktuaalne.

Vajalikud dokumendid (aruanded, ettepanekud, kava

täitmise info jm) on õigeaegselt ette valmistatud ja

esitatud.

Koolitustel ja tööalastel üritustel saadud teave on

asjassepuutuvatele kolleegidele edastatud ning

nõutavad aruanded esitatud.

2(3)

4.5 Lähetustega seonduv asjaajamine.

Lähetustaotluste menetlemine.

Reisidokumendid ja broneeringud on õigeaegselt

olemas ja lähetusse suunatule edastatud.

Reisidokumendid on tellitud lähtuvalt ameti

hankekorrast. Lähetustaotlused on kontrollitud ja

vajalik info taotlustele lisatud vastavalt ameti

lähetuste korrale.

4.6 Ameti külaliste vastuvõtmine ja

teenindamine.

Ameti kliendid on teenindatud vastavalt heale

teenindustavale.

4.7 Kohtumiste, nõupidamiste ja

muude ürituste tehniline ettevalmistus

ameti ruumides. Ameti

nõupidamisruumide korrashoid ja

kasutamise üle arvestuse pidamine.

Kõik vajalik on ette valmistatud ja korraldatud, et

kohtumised, nõupidamised ja muud üritused ameti

ruumides saavad toimuda tõrgeteta. Ruumid on

õigeaegselt ette valmistatud vastavalt tellimusele ning

pärast üritust on ruumid korras.

Vastavalt sekretäri võimalustele on tagatud tehniline

abi videokoosolekute puhul.

4.8 Elektroonilistes infokanalites (nt

MKM riigiteenuste portaal jne)

kajastuva info nõuetekohane lisamine

ja haldamine.

Elektroonilistes infokanalites on ametit puudutav info

asjakohane ning edastatud õigeaegselt.

4.9 Ameti kulumaterjalide (nt

bürootarvete, kohvimasinate tooraine

jne) vajaduse väljaselgitamine,

tellimine ja nende üle arvestuse

pidamine.

Bürootarvete ja muude kulumaterjalide vajadust

jälgitakse pidevalt. Varustamine toimub mõistliku aja

jooksul ning rahalisi vahendeid on kasutatud

säästlikult ja otstarbekalt. Kulumaterjali arvestus on

ajakohane.

4.10 Tellimuste esitamine ja info

vahendamine koostööpartneritele,

majahaldurile ja teistele vajalikele

osapooltele.

Vajalik info on edastatud ja tööd tellitud. Majasisene

ja partnerite vaheline infovahetus on kiire ja

korrektne. Vajadusel suhtlemine majahalduriga, nt

koristusteenus, lambipirnide vahetus, toimub kiirelt ja

asjakohaselt.

4.11 Teabe vahendamine

Ravimiametist väljapoole.

Avalikustamisele kuuluv teave on kodulehel

kättesaadav. Andmevahetus rahvusvaheliste ning

Eesti pädevate asutustega toimib õigusaktides

kehtestatud, lepingutele vastavas ja tööjuhendites

kirjeldatud korras. Koostöö raames vajalik teave on

edastatud. Vahendatav teave on asjakohane ja koostöö

järjepidev.

4.12 Kvaliteedijuhtimissüsteemi

nõuete täitmine.

Tööülesanded ja kohustused on täidetud õigeaegselt

ja vastavalt tööjuhendites või muudes dokumentides

sätestatud nõuetele. Teenuste kvaliteeti ja efektiivsust

tõstvad või muud väärtust loovad

parendusettepanekud on esitatud.

4.13 Rakenduse PlanPro peakasutaja

roll.

Ameti liikmed on vajadusel saanud juhendamise

rakenduse kasutuse osas. Süsteemi tundmine ning

uutest funktsioonidest teadmiste ajakohasena

hoidmine.

4.14 Vahetu või kõrgemalseisva juhi

poolt antavate tööülesannetega seotud

ühekordsete ülesannete ja korralduste

täitmine.

Ühekordsed ülesanded ja korraldused on täidetud

määratud tähtajaks ja nõuetekohaselt.

3(3)

5. ÕIGUSED ja KOHUSTUSED

Töötaja õigused ja kohustused on kehtestatud ameti sisekorraeeskirjas ja töötaja töölepingus.

Töökorralduse reeglites reguleerimata õiguste ja kohustuste puhul lähtutakse seadusest.

6. TEENISTUSKOHA TÄITJALE ESITATAVAD NÕUDED

Haridus Keskharidus.

Töökogemus Eelnev sekretäritöö kogemus kaks aastat.

Ametialased lisateadmised

ja -oskused

Eesti keele oskus C1 tasemel*.

Inglise keele oskus B1 tasemel**.

Vene keele oskus B1 tasemel**.

Arvuti kasutamise oskus tööks vajalikul tasemel.

Teadmised hea klienditeeninduse tavadest ning

dokumendihaldusest.

Keeleoskuse kirjeldamisel ja hindamisel kasutatakse Euroopa Nõukogu koostatud Euroopa keeleõppe raamdokumendis määratletud keeleoskustaset:

*C1-tasemel keelekasutaja mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust, oskab

end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata, oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööolukordades, oskab luua selget, loogilist,

üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid.

**B1-tasemel keelekasutaja mõistab kõike olulist endale tuttaval teemal, saab enamasti hakkama välisriigis, kus vastavat keelt räägitakse, oskab koostada lihtsat teksti tuttaval teemal,

oskab kirjeldada kogemusi, sündmusi ning lühidalt põhjendada-selgitada oma seisukohti ja

plaane. Muud nõuded ja

isikuomadused

Väga hea suhtlemisoskus, täpsus, kohusetundlikkus,

usaldusväärsus ja konfidentsiaalse informatsiooni hoidmise

oskus, koostöövalmidus ja avatus.

Ametijuhendiga tutvunud:

(allkirjastatud digitaalselt)

Arendus- ja haldusosakonna sekretär

KÄSKKIRI

september 2025 nr 47 Ametijuhendi kinnitamine

Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1, sotsiaalministri 11. oktoobri 2005. a määruse nr 105

„Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punktide 5 ja 11 alusel

1. Kinnitan Ravimiameti arendus- ja haldusosakonna sekretäri ametijuhendi.

2. Tunnistan kehtetuks Ravimiameti peadirektori 29. mai 2020. a käskkirja nr 15 punktiga

1.1 kinnitatud üldosakonna sekretäri ametijuhendi.

3. Arendus- ja haldusosakonna personalispetsialistil tutvustada kinnitatud ametijuhendit

allkirja vastu ametijuhendis nimetatud ametikohal teenistuses olevale Ravimiameti

töötajale dokumendihaldussüsteemi kaudu. Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks

tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui teenistuja soovib

käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku § 7

lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu Halduskohtule või oma

teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks

tegemisest.

(allkirjastatud digitaalselt)

Katrin Kiisk

Peadirektor

Mairi Kompus

[email protected]