Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

TalTech Teie 05.09.2025 Meie 19.09.2025 nr 2.2-9/25/2880-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise seoses sellega, et soovite kehtestada

konkreetsed protseduurid piiramaks töötajate poolt tehtavaid mugavuspäringuid teiste töötajate

tööalases e-postis sisalduvate kirjade kohta. Olete soovinud, et AKI selgitaks Teile, mille alusel on

praktikas määratud proportsionaalsus töötajate e-posti avamiseks ning kas organisatsioonil on

vabad käed oma tegutsemisvaldkonnast tulenevalt ise e-posti kasutuskord määrata.

Esmalt selgitame, et isikuandmed on andmed, mille põhjal on võimalik otseselt või kaudselt

tuvastada konkreetne füüsiline isik [isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikkel 4 punkt 1].

Isikuandmeteks on ka nimeline e-postkast ja seal sisalduvad kirjad, mis sisaldavad töötaja ja teiste

isikute andmeid. Isegi kui töötaja e-postkastis olevad andmed võivad olla seotud üksnes tööalaste

ülesannete täitmisega, siis juhul, kui nende andmete kaudu on tuvastatav konkreetne füüsiline isik,

on tegemist töötaja isikuandmete töötlemisega IKÜM artikkel 4 punkti 2 tähenduses. Näiteks

ainuüksi nimelise e-posti aadressi järgi on isik tuvastatav.

Isikuandmete töötlemiseks peab tööandjal kui andmetöötlejal olema õiguslik alus ja andmetöötlus

peab vastama isikuandmete töötlemise põhimõtetele IKÜM artikkel 5 järgi. Töösuhtest ja

tööalasest teadmisvajadusest tulenevalt on teatud töötaja isikuandmete töötlemiseks tööandjal

õiguslik alus olemas, samas töötaja eraelu puudutavate isikuandmete töötlemiseks (näiteks

tööalases e-postkastis olevad isikliku sisuga e-kirjad) on tööandjal õigusliku aluse leidmine

keerulisem. Töötaja teadmata on tema tööalaselt kasutatavas e-postkastis ükskõik missuguste

isikuandmete töötlemistoimingute tegemine keelatud. Enne igasugust tegevust tuleb töötajat

teavitada, et tegevus oleks kooskõlas IKÜM artikkel 5 lõige 1 punktiga a, st andmetöötlus oleks

isikule läbipaistev. Vaata ka: Töösuhted | Andmekaitse Inspektsioon.

Töölepingu seadusest tulenevalt on tööandjal õigus ja kohustus kehtestada töökorralduse reeglid.

Läbipaistvuse tagamiseks ja arusaamatuste vältimiseks peaks tööandja väga selgelt töökorralduse

reeglites ära määratlema e-posti kasutamise reeglid, kas ja mis tingimustel on isiklik kirjavahetus

lubatud, millal tohib tööandja tutvuda töötaja e-kirjadega ning tööandja kohustus arvestada töötaja

õigustega privaatsusele.

Tavapäraselt tuleks tööandja töökorralduse ja arvuti kasutamise reeglites ära määratleda, kas

töötaja tohib kasutada neid ka isiklikeks tegevusteks või mitte. Töötaja peab tööandja loodud e-

posti aadressi kasutamisel lähtuma töökorralduse reeglitest. Sealjuures peab tööandja arvestama

võimalusega, et töötaja võib tööalast e-posti aadressi kasutada ka isiklikuks suhtluseks. Isegi kui

tööandja kehtestab töökorralduse reegli, mille kohaselt on töötajal keelatud tööalast e-posti

aadressi isiklikuks suhtluseks kasutada, peab tööandja arvestama siiski võimalusega, et töötaja e-

postkastis võib olla tema eraelu puudutavaid isikuandmeid. E-posti aadressi kasutamise reeglid

2 (2)

tuleks kehtestada kirjalikult.

Töökorralduse reeglites on oluline määratleda ka töösuhte lõppemisega seonduvalt, millal töötaja

e-postkast töölt lahkumise järel suletakse ja kuidas ka töötaja ise sealse isikliku sisu võiks kätte

saada. Näiteks kui töötaja läheb vanemapuhkusele, siis peaks olema selge, mis aja järel tema e-

postkast suletakse – kas see toimub kohe töösuhte peatumisel või mõnevõrra hiljem. E-postkastist

isikliku sisu kättesaamise reeglid tasub mõelda läbi aga eelkõige olukordadeks, kus töötaja jääb

teenistusest eemale ootamatult, näiteks konflikti, usalduse kaotuse vm tõttu.

Lisaks võimalikule e-postkasti säilitamisele/avatuna hoidmisele tuleb tähelepanu pöörata ka

sellele, kas ja kui kauaks e-postkasti sisu arhiveeritakse ja millal lõplikult kustutatakse. Mida

pikem on võimalik e-postkasti arhiveerimise periood, seda enam peab selleks esinema tööandja

õigustatud huvi ja seda enam peab tööandja seda põhjendama. Vajalik on põhjendada tööandja

vajadust ja eesmärgipärasust. Läbi tuleb mõelda, kas, kes ja mis tingimustel lahkunud töötaja e-

postkastile ligi pääseb ja võimalusel leida muu alternatiivne variant vajalike e-kirjade

kättesaamiseks, mis oleks vähem riivavam, kui pärast töösuhte lõppu postkasti sisu säilitamine ja

sellesse sisenemine. Vajadusel määrata töökorralduse reeglites kindlaks, kuidas vajalikud e-kirjad

enne töötaja töölt lahkumist tööandjani võiks jõuda. Näiteks, kas töötaja edastab need enne töölt

lahkumist mõnele kolleegile, vahetule juhile vm või salvestab need kuskile võrgukettale, kausta

vms. Kui töötaja kasutab tööülesannete täitmiseks enda nimelist tööalast e-posti aadressi, siis ei

pruugi olla põhjendatud, et need kirjad peab kindlasti pärast töösuhte lõppemist kustutama, kui

need on hiljem vajalikud ning tegemist ei ole töötaja isiklike e-kirjadega. Lisaks peaksid

läbipaistvuse põhimõttest lähtudes ka sellised säilitamist puudutavad reeglid olema töötajatele

teada.

Kokkuvõttes puuduvad ühesed ja kindlad kriteeriumid, mille alusel otsustada postkastide sisu

säilitamine ja kasutamine pärast töötaja lahkumist. Need sõltuvad paljudest tingimustest, sh

eespool toodust. Tähele tuleb panna, et töökorralduse reeglitega ei saa tööandja kehtestada selliseid

piiranguid ega luua endale õigusi, mis on põhiseaduse või teiste õigusaktidega, eeskätt IKÜM-iga,

vastuolus. Näiteks ei saa tööandja endale kehtestada õigust rikkuda töötaja erakirjade

sõnumisaladust. Samuti tuleb reeglite kehtestamisel austada töötaja inimväärikust. Reeglite

kehtestamine ei vabasta tööandjat kohustuste täitmisest ega võimalikust vastutusest ebaseadusliku

tegevuse eest.

Loodame, et meie selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Hanna-Liina Jaani

jurist

peadirektori volitusel