Hankeleping teabelehtede edastamiseks valijatele otsepostiteenusena

HANKELEPING nr 7-3/1100-1

23.09.2025

SISEMINISTEERIUM, mida esindab kantsleri 11. juuli 2022. a käskkirja nr 1-5/62 „Volituste

andmine varade valdkonna eest vastutavale asekantslerile“ punkti 1 alusel varade asekantsler

Krista Aas (edaspidi tellija) ühelt poolt

ja

AS Eesti Post, mida esindab juhatuse liikmete 19. augusti 2025. a volikirja nr 1.14/00080 alusel

Erko Brandt (edaspidi täitja) teiselt poolt,

edaspidi ka pool või ühiselt pooled sõlmisid käesoleva hankelepingu (edaspidi leping)

alljärgnevas:

1. LEPINGU SÕLMIMISE ALUS JA ESE

1.1. Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 126 lõike 1 ja § 14 lõike 2 punkti 1 alusel läbi

viidud eriteenuste väikeostu (teenuse CPV: 64110000-0 postiteenused)

(edaspidi väikeost) tulemusel.

1.2. Tellija sõlmib lepingu täitjaga, tuginedes täitja poolt esitatud pakkumusele

(edaspidi pakkumus), lepingus fikseeritud täitja avaldustele ja kinnitustele ning eeldades

heas usus täitja professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita.

Alltöövõtjate kasutamise korral jääb lepingu nõuetekohase täitmise eest tellija ees

vastutavaks täitja.

1.3. Lepingu esemeks on teabelehtede (edaspidi ka saadetised) edastamine valijatele

otsepostisaadetisena (edaspidi postiteenus). Postiteenuse hulka kuulub ka edastatavate

teabelehtede valmistamine.

1.4. Postiteenust tuleb osutada vastavalt tehnilises kirjelduses, täitja pakkumuses (sh täitja

tüüptingimustes), lepingus ja lepingu lisades toodud tingimustele ning kooskõlas

postiseaduses ja isikuandmete kaitse seaduses sätestatuga. Täitja tüüptingimuste vastuolu

korral tehnilise kirjelduse või lepingu tingimustega kohalduvad tehnilise kirjelduse ja

lepingu tingimused.

2. LEPINGU OSAD

2.1. Lepingu lahutamatuteks osadeks on tellija poolt 04.09.2025 esitatud hinnapäring

nr 7-7/950-1 ning selle osaks olev tehniline kirjeldus, täitja 08.09.2025 pakkumus,

üleandmise-vastuvõtmise aktid, pooltevahelised kirjalikud teated ning kõik sõlmitavad

lepingu muudatused ja lisad.

2.2. Lepingu muudatused sõlmitakse kirjalikult lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal.

2.3. Lepingu osaks ei loeta poolte varasemaid tahteavaldusi ega kokkuleppeid, mis ei sisaldu

lepingus või mõnes lepingu lahutamatus osas. Samuti ei oma lepingu suhtes tähendust

poolte varasem käitumine.

2.4. Lepinguga samaaegselt allkirjastatavateks lisadeks on:

2.4.1. Lisa 1 – postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti vorm;

2.4.2. Lisa 2 – kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti vorm.

3. LEPINGU TÄITMINE

3.1. Postiteenuse osutamise detailsed tingimused on sätestatud tehnilises kirjelduses.

3.2. Teabelehe lõplik põhitekst edastatakse täitjale hiljemalt 15.09.2025.

3.3. Teabelehtede valmistamiseks tagab tellija1 täitjale iga isiku kohta teabelehtedele kantavad

andmed maakondade kaupa Eesti Posti sihtnumbrite järgi komplekteerituna hiljemalt

23.09.2025.

3.4. Erineva sisuga teabelehti, mida valijatele saadetakse, on ligikaudu 90 (üheksakümmend)

ning edastatavate teabelehtede arv on ligikaudu 56 253 (viiskümmend kuus tuhat

kakssada viiskümmend kolm) eksemplari.

3.4.1. Postiteenuse maht ehk edastatavate saadetiste kogus võib lepingu täitmise ajal

muutuda vastavalt valijate arvu muutumisele ajas. Edastatavate saadetiste

lõplikud kogused selguvad Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse

(edaspidi SMIT) poolt täitjale teabelehtede valmistamiseks vajalike andmefailide

edastamisel.

3.5. Saadetised peavad olema saadetistele kantud postiaadressidel saajatele kätte toimetatud

ajavahemikus 02.-09.10.2025, eelistatult 06.–09.10.2025.

3.5.1. Järele saadetavad saadetised, mille puhul ei ole võimalik järgida vastavalt

punktis 3.5 nimetatud tähtpäeva, toimetatakse saadetistele kantud postiaadressidel

kätte esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui tellija kontaktisiku poolt selleks

ette antud tähtpäevaks.

3.6. Täitja tagab kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise hiljemalt 17.10.2025.

3.6.1. Järele saadetavate kättetoimetamata saadetise, mille tagastamise puhul ei ole

olnud võimalik järgida punktis 3.6 sätestatud tähtpäeva, tagastatakse tellijale

esimesel võimalusel, kuid enne koondakti allkirjastamist.

3.6.2. Saadetise tagastamise eest ei ole täitjal õigust nõuda eraldi tasu.

3.7. Pärast teenuse osutamist on täitja kohustatud hävitama kõik talle tellija (sh SMIT-i) poolt

edastatud isikuandmed. Andmete hävitamise kohta koostab täitja vastava protokolli ja

edastab selle tellijale enne punktis 5.3 nimetatud arve esitamist. Pärast isikuandmete

hävitamist vastab kõigile täitjale hävitatud andmetega seotud ning õigusaktide alusel

esitatud päringutele tellija.

4. ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE

4.1. Postiteenuse üleandmine-vastuvõtmine vormistatakse pärast valimisi vastava

koondaktiga, mille vorm on toodud lepingu lisas 1. Üleandmise-vastuvõtmise koondaktil

peab olema maakondade kaupa välja toodud täitja poolt adressaatidele kätte toimetatud,

järele saadetud ja tellijale tagastatud saadetiste arv.

4.1.1. Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti valmistab ette täitja (v.a juhul,

kui tellija on eelnevalt avaldanud soovi seda ise teha) ja esitab tellijale

allkirjastamiseks valimiste järgselt pärast seda, kui täitja on tellijale tagastanud

viimased kättetoimetamata saadetised vastavalt punktile 3.6.

4.2. Kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise

aktiga, mille vorm on toodud lepingu lisas 2. Üleandmise-vastuvõtmise aktil peab olema

maakondade kaupa välja toodud adressaatidele kättetoimetamata saadetiste arv.

4.2.1. Kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti valmistab ette täitja

(v.a juhul, kui tellija on eelnevalt avaldanud soovi seda ise teha) ja esitab tellijale

allkirjastamiseks kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamisel vastavalt

lepingu punktile 3.6.

1 Edastatakse täitjale Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (SMIT) poolt.

4.3. Üleandmise-vastuvõtmise aktid koostatakse 2 (kahes) eksemplaris, millest 1 (üks)

eksemplar jääb mõlemale poolele või koostatakse ja allkirjastatakse poolte kontaktisikute

poolt digitaalselt.

5. LEPINGU HIND JA TASUMISE TINGIMUSED

5.1. Lepingu eeldatav kogumaksumus on 43 089,80 (nelikümmend kolm tuhat

kaheksakümmend üheksa koma kaheksakümmend) eurot, millele lisandub käibemaks

(edaspidi lepingu hind).

5.2. Arveldamise aluseks on 1 (ühe) saadetise edastamise maksumus, milleks on 0,766 (null

koma seitsesada kuuskümmend kuus) eurot, millele lisandub käibemaks.

5.2.1. Punktis 5.2 nimetatud ühiku maksumus on täitjale siduv ja tellijale lõplik ega

kuulu muutmisele inflatsiooni või mistahes muu põhjuse tõttu. Maksumuse arvelt

loetakse kaetuks kõik lepingu nõuetekohaseks täitmiseks vajalikud täitja

kulutused, sh sisaldab see tasu saadetiste tellijale tagastamise eest.

5.3. Täitja esitab tellijale postiteenuse osutamise eest arve pärast punktis 3.7 nimetatud

protokolli ja punktis 4.1 nimetatud koondakti allkirjastamist poolte poolt.

5.4. Täitja esitab tellijale Eesti e-arve standardile vastava e-arve2. Täitja poolt esitataval arvel

peab lisaks standardis nimetatud andmetele olema viide lepingu numbrile ja sisaldama

tellija kontaktisiku ees- ja perekonnanime.

5.5. Täitja poolt esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele ja poolte

kontaktisikute poolt allkirjastatud koondaktis fikseeritud (i) kätte toimetatud, (ii) järele

saadetud ja (iii) tellijale tagastatud saadetiste arvule.

5.6. Tellija tasub täitja esitatud arve 21 (kahekümne ühe) päeva jooksul nõuetekohase arve

saamisest arvates. Tellijal on õigus lepingu tingimustele mittevastavat arvet mitte tasuda

ja nõuda arve lepingu tingimustega kooskõlla viimist. Arvel märgitud summa laekumise

kohaks on täitja poolt arvel märgitud arveldusarve number.

5.7. Tellija poolt arve tasumise kuupäevaks loetakse vastava maksekorralduse riigikassale

esitamise kuupäeva.

6. KONFIDENTSIAALSUSKLAUSEL

6.1. Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele lepingu alusel saadud

konfidentsiaalset informatsiooni, v.a seaduses sätestatud juhtudel.

6.2. Pooled täidavad kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte.

Pooled edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele isikutele, kes on lepingu

täitmisega otseselt seotud ja tagavad, et need isikud on teadlikud ja täidavad

konfidentsiaalsuse nõuet.

6.3. Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud

isikuandmeid, turvaandmeid, informatsiooni, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang

ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve.

6.4. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise eest lasub poolel kõigi isikute eest, kes on

tema poolt lepingu täitmisele kaasatud.

6.5. Konfidentsiaalsusnõue kehtib tähtajatult.

2 Kui täitja on e-arvete operaatori klient, tuleb tal e-arve edastada oma e-arvete operaatorile, kelle kaudu see

jõuab tellijani. Kui täitja ei ole e-arvete operaatori klient, on tal võimalik e-arvet tellijale saata tasuta, kasutades

piiramatult ja tähtajatult riigi poolt loodud e-arveldaja infosüsteemi (https://www.rik.ee/et/e-arveldaja) või kuni 5

(viis) e-arvet kuus võib saata tasuta ka Fitek AS infosüsteemi kaudu (https://www.arved.ee), milleks on vaja

avada viidatud aadressil kasutaja konto ja sisestada konkreetne tellijale suunatud müügiarve antud infosüsteemi

tellija

e-arvete operaatorile edastamiseks.

7. POOLTE VASTUTUS

7.1. Pooled vastutavad lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest. Poole vastutus lepingu

rikkumisega tekitatud kahju eest on piiratud ühekordse lepingu hinnaga ilma

käibemaksuta. Vastutuse piirangut ei kohaldata lepingu tahtliku rikkumise korral.

7.2. Täitja vastutab oma alltöövõtjate ja nende esindajate või töötajate tegevuse, rikkumiste ja

hooletuse eest, nagu enda tegude eest. Mis tahes lepingu osa alltöövõtu korras täitmise

või alltöövõtja poolt lepingu mis tahes osa täitmise heakskiitmine tellija poolt ei vabasta

täitjat ühestki tema lepingujärgsest kohustusest.

7.3. Juhul, kui tellija viivitab täitjale nõuetekohaselt esitatud arve alusel tasu maksmisega üle

lepingus kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus nõuda viivist kuni 0,2 (null koma kaks) %

tasumisega viivitatud summast iga viivitatud päeva eest.

7.4. Saadetiste kättetoimetamisega viivitamisel kokkulepitud tähtajast on tellijal õigus nõuda

ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 500 (viissada) eurot iga kättetoimetamisega

viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui 25 (kakskümmend viis) % lepingu hinnast.

7.5. Kätte toimetamata saadetiste tellijale tagastamisega viivitamisel kokkulepitud tähtajast

on tellijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 250 (kakssada

viiskümmend) eurot iga tagastamisega viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui 25

(kakskümmend viis) % lepingu hinnast.

7.6. Saadetiste järele saatmisega viivitamisel tellija poolt sätestatud tähtajast on tellijal õigus

nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 500 (viissada) eurot iga

kättetoimetamisega viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui

25 (kakskümmend viis) % lepingu hinnast.

7.7. Saadetiste kaotsi mineku, kahjustumise või hävimise eest saadetiste täitja valduses

viibimise ajal on tellijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni

25 (kakskümmend viis) % lepingu hinnast.

7.8. Lepingu muude sätete rikkumise tuvastamise korral on tellijal õigus nõuda ja täitjal

kohustus tasuda leppetrahvi kuni 2500 (kaks tuhat viissada) eurot.

7.9. Konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise tuvastamise korral on kahjustatud poolel õigus

nõuda ja konfidentsiaalsuskohustust rikkunud poolel kohustus tasuda iga vastava

rikkumise eest leppetrahvi kuni 5000 (viis tuhat) eurot.

7.10. Leppetrahvi suuruse määratlemise õigus on nõuet esitaval poolel, hinnates rikkumise

raskust.

7.11. Leppetrahvid ja viivised tasutakse 21 (kahekümne ühe) päeva jooksul vastava nõude

saamisest arvates. Leppetrahvide ja viiviste nõudeõigus on 3 (kolm) kuud vastava

rikkumise avastamisest arvates.

7.12. Lepingust tulenevate leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine, ei

vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingust tulenevate kohustuste täitmisest.

7.13. Lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmisega tellijale või

kolmandatele isikutele tekitatud kahju korral kohustub täitja taastama kahju tekitamisele

eelnenud olukorra või hüvitama tellija poolt olukorra taastamiseks kantud kulud.

7.14. Pooled võivad kokkuleppel leppetrahvi, viivise või kahjuhüvitamise nõuet vähendada ja

nõude asemel leppida kokku täiendavalt tehtavates muudes kohustustes. Poolel on õigus

oma nõue teise poole nõudega tasaarvestada.

7.15. Piiramata teisi lepingu sätteid, astub kumbki pool mõistlikke samme vähendamaks kahju,

mis on või võib olla aluseks mistahes lepingujärgsele kahju hüvitamise nõudele.

8. VÄÄRAMATU JÕUD

8.1. Pool ei vastuta lepingus sätestatud kohustuse täitmata jätmise või mittenõuetekohase

täitmise eest, kui see on tingitud vääramatuks jõuks olevast asjaolust.

8.2. Vääramatu jõu asjaolude ilmnemisest peab pool, kes tahab oma kohustuste mittetäitmisel

või mittenõuetekohasel täitmisel vääramatu jõu asjaoludele tugineda, teatama esimesel

võimalusel teisele poolele.

8.3. Vääramatuks jõuks lepingu tähenduses on igasugune poole tahtest sõltumatu ja sellele

mitte alluv sündmus või asjaolu nagu tulekahju, sõjalise iseloomuga tegevus, streik,

korratus, üleujutus või muu loetletud tunnustele vastav sündmus või asjaolu, mis takistab

või teeb võimatuks poole lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmise.

Vääramatu jõud ei hõlma sündmusi, mis on põhjustatud poole või tema töötajate või

lepingu täitmisse kaasatud alltöövõtjate hooletusest või tahtlikust tegevusest.

8.4. Vääramatu jõu sündmuse või asjaolu toimest mõjutatud poole kohustuste täitmise tähtaeg

pikeneb vääramatu jõu toime tähtaja võrra, v.a punktis 8.5 nimetatud juhul.

8.5. Kui vääramatu jõu toimest mõjutatud poole kohustuste täitmise tähtaeg pikeneb

eeldatavalt nii palju, et lepingu täitmise jätkamine pärast vääramatu jõu äralangemist ei

ole kohaliku omavalitsuse volikogu valimise seadusest tulenevaid asjaolusid silmas

pidades enam mõistlik, on teisel poolel õigus lepingust taganeda.

9. TEATED

9.1. Üks pool edastab lepinguga seotud teated teise poole lepingus märgitud aadressile.

Aadressi või kontaktisiku muutumisest on pool kohustatud koheselt informeerima teist

poolt kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

9.2. Poolte vahelised lepinguga seotud teated peavad olema esitatud kirjalikult, välja arvatud

juhtudel, kui sellised teated on informatsioonilise iseloomuga, mille edastamisel teisele

poolele ei ole õiguslikke tagajärgi.

9.3. Poole kirjalik teade loetakse teise poole poolt kättesaaduks kui teade on üle antud allkirja

vastu või kui teade on edastatud tähitud kirjana poole postiaadressil ja teate postitamisest

on möödunud 5 (viis) kalendripäeva. Poole elektrooniline teade, mis on edastatud teise

poole kontaktisiku e-posti aadressile, loetakse poole poolt kättesaaduks samal päeval, kui

elektrooniline kiri on saadetud enne kella 17.00. Pärast kella 17.00 saadetud

elektrooniline kiri loetakse kättesaaduks järgmisel tööpäeval.

10. LEPINGU KEHTIVUS

10.1. Leping jõustub selle sõlmimisel. Leping loetakse sõlmituks hilisemast allakirjutamise

kuupäevast ja kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud või

lõppemiseni muul ettenähtud alusel.

10.2. Poolte lepingulisi tegevusi loetakse lepinguga kooskõlas olevaks alates 15.09.2025.

10.3. Tellija võib lepingust põhjendatud vajaduse korral taganeda, teavitades täitjat sellest

kirjalikult ning sellisel juhul on tellija kohustatud tasuma täitjale lepingu ülesütlemise

momendiks nõuetekohaselt osutatud teenuse eest, mis tellija üleandmise-vastuvõtmise

aktiga vastu võtab.

10.4. Juhul, kui täitja ei ole saadetisi saajatele kätte toimetanud hiljemalt 1 (ühe) nädala

möödumisel vastavalt kokkulepitud tähtaegadele või on seda teinud üksnes osaliselt, on

tellijal õigus jätta täitjale teostamata postiteenuse eest tasu maksmata, lepingust

ühepoolselt taganeda ja nõuda sisse tekitatud kahju.

11. POOLTE KONTAKTISIKUD

11.1. Tellija kontaktisikud lepingu täitmisel, sh täitjale lepingu täitmiseks vajaliku teabe

andmisel ning üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamisel on: Mairis Kungla, telefon

612 5208, [email protected] või Enel Pungas, telefon 612 5163,

[email protected].

11.2. Täitja kontaktisikud tellijale lepingu täitmisega seotud teabe andmisel ning üleandmise-

vastuvõtmise akti allkirjastamisel on Äriklienditoe töötajad, telefon 664 3444,

[email protected].

11.3. Kontaktisiku muutumisel tuleb sellest viivitamatult teist poolt e-posti teel teavitada.

Nimetatud teade lisatakse lepingu juurde ning seda ei käsitleta lepingu muutmisena.

12. LÕPPSÄTTED

12.1. Täitja võib oma lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi, sealhulgas nõudeid üle anda

kolmandale isikule ainult tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Tellija vastav nõusolek ei

vabasta täitjat tema kohustustest juba täidetud lepingu osas ega üle andmata kohustuste

osas.

12.2. Lepingu täitmisel ja tõlgendamisel juhinduvad pooled Eesti Vabariigis kehtivatest

õigusaktidest.

12.3. Lepingust tulenevad vaidlused, mida ei õnnestu lahendada poolte kokkuleppel,

lahendatakse Harju Maakohtus.

12.4. Leping allkirjastatakse digitaalselt.

13. POOLTE REKVISIIDID

Tellija Täitja

Siseministeerium AS Eesti Post

Registrikood: 70000562 Registrikood: 01070741

Pikk 61, 15065 Tallinn Pallasti tn 28, 10001 Tallinn

Tel: 612 5008 Tel: 664 3200

E-post: [email protected] E-post: [email protected]

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Hankelepingu Lisa 1 – Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti vorm

Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakt

Hankelepingu … (kuupäev) nr … (lepingu nr) juurde

Tellija: Siseministeerium

Täitja:

Kätte toimetatud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Järele saadetud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Kätte toimetamata ja tellijale tagastatud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Muud märkused (vajadusel):

Teenus on teostatud nõuetekohaselt:

Teenuses esinevad järgmised puudused:

Vastu võetud

teenuse maksumus

kokku:

… EUR (km-ta) / … EUR (km-ga)

Rahastamisallikas:

Täitja kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Tellija kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Hankelepingu Lisa 2 – Kätte toimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti vorm

Kätte toimetamata saadetiste tellijale tagastamise akt

Hankelepingu … (kuupäev) nr … (lepingu nr) juurde

Tellija: Siseministeerium

Täitja:

Jrk

nr Maakond Tagastatud saadetiste kogus (tk)

1. … …

2. … …

… … …

Kõik maakonnad kokku (tk): …

Täitja kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Tellija kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev