Patendiameti asjaajamiskord

KÄSKKIRI 25.09.2025 nr 1-1/25-28-O

Patendiameti asjaajamiskord Käskkiri kehtestatakse avaliku teenistuse seaduse § 67 lõike 1 ja justiitsministri 28.01.2016 määruse nr 5 ,,Patendiameti põhimäärus’’ § 15 punkti 3 alusel. 1. Üldsätted 1.1. Reguleerimisala ja kohaldamisala 1.1.1. Käskkirjaga määratakse kindlaks Patendiameti asjaajamise ja teabehalduse korraldamise

nõuded ja teenistujatele antavad volitused.

1.1.2. Käskkiri ei reguleeri tööstusomandi õiguskaitse esemete registreerimise taotluste vastuvõtmise, menetlemise, vastavate registrite pidamise, õiguskaitsedokumentide väljaandmise (v.a kirjavormid), ametlike perioodiliste väljaannete väljaandmise, registritoimikutest teabe väljastamise ja riigisaladust sisaldavate dokumentidega seotud asjaajamist.

1.1.3. Käskkiri on kohustuslik kõigile Patendiameti teenistujatele. Teenistuja selle käskkirja

tähenduses on Patendiametiga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olev ametnik, eraõiguslikus töösuhtes olev töötaja või praktikalepingu alusel Patendiametis teadmisi ja kogemusi omandav isik.

1.2. Mõisted 1.2.1. Asjaajamine on asutuse toimingute korraldamine, mis tagab ülesannete täitmise ja otsuste

nõuetekohase dokumenteerimise, dokumentide korrektse vormistamise, kiire ringluse ning lihtsa leidmise ja juurdepääsu. Asjaajamise eesmärk on toetada asutuse töö efektiivsust ja ladusat teenindust, lähtudes headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

1.2.2. Teabehaldus on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

1.2.3. Dokumendihaldus on asutuse alategevus, mis hõlmab teabe korrastamist ning teabe haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse.

1.2.4. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.

1.2.5. Haldusdokument on asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks koostatav dokument.

2

1.2.6. Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud

arhiiviväärtuse.

1.2.7. Dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK) on riigi poolt hallatavate erinevatele dokumendihaldussüsteemidele (edaspidi DHS) ning teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine infosüsteem.

1.2.8. Dokumentide metaandmed on struktureeritud informatsioon, mis võimaldab dokumente

kestvalt ning süsteemisiseselt ja -üleselt luua, hallata ja kasutada. Metaandmed kirjeldavad dokumenti, annavad infot dokumendiga aset leidnud toimingute kohta ja hõlbustavad dokumentide leidmist dokumendihaldussüsteemis.

1.2.9. Dokumendi allkiri väljendab allkirjastaja nõusolekut dokumendi sisuga. Allkirja eesmärgiks on dokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse kinnitamine.

1.2.10. Dokumendi allkirjastaja on volitatud isik, kes annab allkirja. Dokumendi allkirjastaja ja koostaja võivad olla eri isikud. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

1.2.11. Dokumendi koostaja on isik, kes kirjutab või koostab dokumendi ja selle autorina vastutab dokumendi sisu eest.

1.3. Patendiameti elektronpostiaadress

1.3.1. Patendiameti ametlik elektronpostiaadress on [email protected].

1.4. Asjaajamisperiood ja asjaajamise korraldamine 1.4.1. Patendiameti asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). 1.4.2. Patendiameti asjaajamises lähtutakse kehtivatest õigusaktidest, heast tavast ning eetikast.

1.4.3. Patendiameti üldise asjaajamise ja teabehalduse korraldamise eest vastutavad isikud

määrab Patendiameti peadirektor käskkirjaga.

1.5. Asjaajamise üleandmine 1.5.1. Asjaajamine antakse üle:

 asjaajamise eest vastutava teenistuja teenistussuhte peatumisel või lõppemisel;

 struktuuriüksuse juhi teenistussuhte peatumisel või lõppemisel;

 vajadusel enne struktuuriüksuse juhi puhkusele minekut;

 struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel. 1.6. Asjaajamise üleandmine teenistuja teenistusest vabastamisel 1.6.1. Lahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud

teenistujale või struktuurüksuse juhile hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks. 1.6.2. Vajadusel võib asjaajamise üleandmise vormistada asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise

aktiga (edaspidi akt) vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akt luuakse DHS-is juurdepääsupiiranguga „majasisene“.

1.6.3. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, esitab ta eriarvamuse, mis lisatakse

aktile. Aktile lisatakse vastav märge. 1.6.4. Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik,

võetakse asjaajamine üle ühepoolselt vahetu juhi juuresolekul. Sel juhul lisatakse akti vastav märge.

1.6.5. Struktuuriüksuse ümberkujundamisel või tegevuse lõpetamisel korraldab toimikute

3

üleandmise arhiivi või sama tööfunktsiooni jätkavale üksusele struktuuriüksuse juht koostöös Riigi Tugiteenuste Keskusega.

2. Dokumendiregister ja dokumendiregistrisse kantavad dokumendid 2.1. Dokumendiregister 2.1.1. Patendiametis peetakse digitaalset dokumendiregistrit.

2.1.2. Dokumendiregister võimaldab dokumente DHS-is elektrooniliselt luua, registreerida, kooskõlastada, allkirjastada, edastada, säilitada ja leida.

2.1.3. Dokumendiregister tagab täieliku juurdepääsu juurdepääsupiiranguta

digitaaldokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kohta on avalikus dokumendiregistris võimalik näha dokumendi metaandmeid ilma dokumendifaili(de)ta.

2.1.4. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele on lisatud andmed juurdepääsupiirangu aluste ja

tähtaegade kohta.

2.2. Dokumendiregistrisse kantavad dokumendid 2.2.1. Dokumendiregistris registreeritakse Patendiametisse saabuvad ja Patendiametis loodavad

haldusdokumendid. 2.2.2. Dokument loetakse DHS-is registreerituks, kui dokumendile on antud viit ja

dokumendiregistrisse kantud andmed võimaldavad dokumenti identifitseerida. 2.2.3. Dokumendiregistris registreeritakse:

 Patendiametis koostatud ja allkirjastatud käskkirjad ja korraldused;

 protokollid ja aktid, kui tegemist ei ole raamatupidamisdokumentidega;

 lepingud;

 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid;

 aruanded;

 majasisesed dokumenteerimisvajadusega dokumendid ja koostööprojektidest tulenevad dokumendid.

2.2.4. Kui dokumendil on märge „kiire“, kantakse see viivitamata registrisse.

2.2.5. Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:

 dokumendi andja nimetus või lepingupoolte nimed;

 dokumendi liik;

 dokumendi saabumise või väljastamise viis (elektronposti, posti, faksi, kulleri või käsipostiga);

 pealkiri, objekt või teema;

 saaja või saatja nimi;

 tähis ja number;

 kuupäev;

 jõustumise, lõppemise või kehtivuse kuupäev;

 juurdepääsupiirang;

 lahendamist vajavate dokumentide puhul lahendamise või vastamise kuupäev;

 struktuurüksuse või isiku nimi, kellele antud lahendamiseks;

 lahendamise tähtaeg;

 täitmismärge.

2.3. Dokumendid, mida ei kanta dokumendiregistrisse 2.3.1. Dokumendiregistrisse ei kanta andmeid järgmiste dokumentide kohta:

 õnnitluskaart, kutse ja kaastundeavaldus;

 reklaamtrükis;

 ajaleht, ajakiri vm perioodiline väljaanne;

4

 dokument, millele on lisatud märge „isiklik“;

 anonüümne saatja adressaadita dokument;

 valele adressaadile saadetud dokument;

 asutusesisene mitteformaalne kirjavahetus;

 raamatupidamisdokument;

 tööstusomandi õiguskaitsega seotud dokument;

 e-kiri intellektuaalomandi õiguskaitse konsultatsiooni küsimustes.

2.3.2. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile.

3. Dokumendi menetlemise üldised põhimõtted 3.1. Dokumendi elemendid 3.1.1. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

 dokumendi andja (asutus);

 kuupäev;

 sisu;

 allkirjastaja. 3.2. Dokumendi menetlemise etapid 3.2.1. Patendiamet loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Kui dokument on

vaja väljastada paberil, võib asutus väljastada koopia elektroonilisest dokumendist.

3.2.2. Dokumendi menetlemisel läbitakse üldjuhul järgmised etapid (edaspidi dokumendiringlus):

 koostamine ja läbivaatamine;

 kooskõlastamine;

 allkirjastamine;

 registreerimine;

 väljasaatmine;

 avalikustamine.

3.2.3. Dokumendiringluse etappide detailsem ülevaade on toodud käesoleva käskkirja lisas 1.

3.3. Dokumendi täitmise tähtajad 3.3.1. Üldjuhul vaadatakse dokument läbi hiljemalt selle saabumisele järgneval tööpäeval. 3.3.2. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 15

kalendripäeva jooksul selle registreerimisest, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.

3.3.3. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul. Kui

teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab teabevaldaja sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks. Vajadusel võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, teatades sellest teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.

3.3.4. Kui teabenõude sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõude, vaid märgukirja või

selgitustaotlusega, teatab täitja avaldajale esimesel võimalusel dokumendi edasise menetlemise tähtaja.

3.3.5. Kui taotletud teave on avalikustatud, võib teabevaldaja teavet väljastamata teatada sellest

teabenõudjale viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul, koos andmetega taotletavale teabele juurdepääsu viisi ja koha kohta, välja arvatud juhul, kui teabenõudja nõuab teabe (sealhulgas avalikustatud teabe) väljastamist ametliku kinnitusega, kui kinnitus on vajalik teabenõudja õiguste ja vabaduste kasutamiseks ning kohustuste

5

täitmiseks. 3.3.6. Dokumendi läbivaatamise tähtaja algust arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast

päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. 3.3.7. Intellektuaalomandi taotluste menetlusega seotud dokumentide vastamistähtajad on

määratletud valdkonda reguleerivate õigusaktidega. 3.3.8. Dokumendi õigeaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja. 3.3.9. Osakonna juhataja kontrollib endale alluvatele teenistujatele antud ülesannete täitmise

tähtaegadest kinnipidamist. 4. Dokumendi koostamine ja läbivaatamine 4.1. Dokumendi koostamine 4.1.1. Dokument koostatakse vastavalt käesoleva käskkirja ja seadustest tulenevatele nõuetele.

4.1.2. Dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.

4.1.3. Dokumendi koostamise esimese etapina täidetakse DHS-is ära dokumendi loomise ekraanivorm. Seejärel luuakse dokument mallile või laetakse üles.

4.1.4. Selleks, et andmed kanduksid dokumendimallilt ekraanivormile ja vastupidi, peavad kõik

andmeväljad olema korrektselt täidetud. 4.1.5. Informatiivse sisuga failid lisatakse ekraanivormile taustainfo-failidena ning neid eraldi

dokumendina ei salvestata. 4.1.6. Riigisisestele võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Põhjendatud

juhtudel kasutatakse välisriikidega seotud kirjavahetuses võõrkeelt. Kirja saajal on õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde. Tõlke nõudmisest antakse avalduse või muu dokumendi esitajale viivitamata teada.

4.1.7. Dokumendi koostamise täpsemad vorminõuded on toodud käesoleva käskkirja lisas 2. 4.2. Terviktöövoo loomine 4.2.1. Dokumendi menetlemiseks DHS-is salvestatakse dokument pärast dokumendi

ekraanivormi täitmist ning dokumendimalli loomist või dokumendi üleslaadimist, luues terviktöövoo.

4.2.2. Üldjuhul luuakse sissetulevate kirjade puhul terviktöövoog, mis suunatakse täitmiseks

peadirektorile kes määrab dokumendi eest vastutaja ja sisulise täitja. 4.2.3. Teenistujaid ja asutuse struktuuri puudutavate käskkirjade puhul lisatakse grupitäitmise

terviktöövoog Riigi Tugiteenuste Keskusele. 4.2.4. Terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja on kohustatud sisestama

terviktöövoogu adressaadid, kellele dokumendi pärast allkirjastamist grupitäitmise töövoos edastab.

4.2.5. Terviktöövoogu ei algatata, kui dokumendi koostaja on ise allkirjastaja, ja dokumenti ei

väljastata, kui puudub dokumendi kooskõlastamise vajadus või kui dokument koostatakse erandjuhul paberkandjal.

4.2.6. Allkirjastamiseks esitatud dokumentidest peab nähtuma, missugused dokumendid

esitatakse allkirjastamiseks ning missugused lisatakse infoks. 4.2.7. Tööülesande eest vastutajal on kohustus jälgida terviktöö kulgemist, tuletades

6

asjaosalistele meelde menetlemise vajadust. 4.3. Dokumendile vastutaja määramine ja dokumendi täitmiseks edastamine 4.3.1. Vajadusel võib vastutaja või tööülesande saaja tööülesande teisele teenistujale täitmiseks

delegeerida.

4.3.2. Kui dokumenti peab menetlema mitu teenistujat, määratakse ülesandele kaastäitjad. 4.3.3. Lisaks delegeerimisele võib tööülesande saata arvamuse avaldamiseks, teadmiseks või

infoks.

4.4. Tööülesanded 4.4.1. Tööülesanded on nähtavad DHS-is, uue tööülesande saabumise kohta saabub

automaatne teavitus elektronposti aadressile. 4.4.2. Patendiameti teenistujal on kohustus jälgida talle suunatud tööülesandeid ja täita need

õigeks ajaks. 5. Dokumentide kooskõlastamine 5.1. Dokumendi kooskõlastamine DHS-is elektroonilise menetluse käigus 5.1.1. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi juhtidega, kes paiknevad struktuuris tema

ja dokumendi allkirjastaja vahel. Vajadusel kooskõlastatakse dokument teiste Patendiameti teenistujatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab.

5.1.2. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt intellektuaalomandiõiguse osakonna

juhatajale (juhul kui sisu eeldab õiguslike aluste kontrolli) ja seejärel astmelt madalamale teenistujale. Vajadusel saadetakse dokument kooskõlastamiseks paralleelselt mitmele teenistujale korraga.

5.1.3. Dokument kas kooskõlastatakse märkusteta, kooskõlastatakse märkustega või ei

kooskõlastata. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb kooskõlastamata jätmist põhjendada. 5.1.4. Asutusesiseseid kooskõlastusi, ettepanekuid ja avaldusi võib menetleda dokumendivormi

loomata üksnes terviktöövoo abil. Kui kooskõlastus, ettepanek või avaldus nõuab edasisi toiminguid, luuakse uus dokument uue terviktöövooga.

6. Dokumendi allkirjastamine ja registreerimine 6.1. Dokumendi allkirjastamine 6.1.1. Pärast dokumendi kooskõlastamist terviktöövoos saadetakse dokument allkirjastamisele.

6.1.2. Patendiametist välja saadetav dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt, välja arvatud juhul kui:

 õigusaktidest tuleneb muu vorminõue;

 adressaadil puudub võimalus digitaalsete dokumentidega tutvumiseks;

 teada on vaid adressaadi postiaadress;

 adressaat soovib paberkandjal dokumenti;

 tekib vajadus kasutada vapipitserit. 6.1.3. Dokument allkirjastatakse selliselt, et digitaalallkiri lisandub dokumendile, mille järel

moodustub allkirjastatud dokument. 6.1.4. Märkeruudu tähistamisega määratakse ära põhidokument, mille juurde tekib

allkirjastamise käigus digitaalallkirja konteiner. 6.1.5. Kui allkirjastamisele on esitatud mitu dokumenti, tuleb määrata, kas need allkirjastatakse

7

kõik koos või eraldi. Kui allkirjastatakse koos, tähistatakse põhidokument, mille juurde tekib konteiner. Kui allkirjastatakse kõik eraldi, siis põhidokumendi märkeruutu ei tähistata.

6.1.6. Kui dokument luuakse ja edastatakse turvalises autentimist võimaldavas DHS-is ja kui

allkirja nõue ei tulene õigusaktist, võib dokument olla allkirjata. 6.2. Dokumendi registreerimine 6.2.1. DHS-is registreeritavad dokumendid on loetletud käesoleva käskkirja punktis 2.2.3.

6.2.2. Sissetulev kiri registreeritakse pärast dokumendi ekraanivormi loomist hiljemalt kirja saabumisele järgneval tööpäeval.

6.2.3. Kui dokument on saabunud paberil, tuleb see kõigepealt digiteerida, välja arvatud juhul kui

dokument ei ole digiteeritult kasutatav või on liiga mahukas. Mahuka infokandja kohta on soovitav lisada DHS-i lisade väljale infokandja nimetus, maht (lehekülgede arv või elektroonilis(t)e faili(de) suurus) ja viide infokandja asukohale.

6.2.4. Allkirjastamisele kuuluvat dokumenti enne allkirjastamist ei registreerita. Allkirjastamise

käigus tekib dokumendile automaatselt number ja dokument teisendatakse PDF- vormingusse.

6.2.5. Kui dokument on digitaalselt allkirjastatud ja ilmneb vajadus väljastada dokument

tavapostiga, prinditakse dokument välja, lisatakse juurde digiallkirja kinnitusleht ning vajadusel kinnitatakse allkirja õigsust.

6.2.6. Dokumendi registreerimisel annab dokumendiregister dokumendile numbri automaatselt.

6.2.7. Dokumendi numbrile lisandub registreerimisel viit, mis koosneb:

 funktsiooni tähisest dokumentide loetelu järgi;

 sarja tähisest dokumentide loetelu järgi;

 aastaarvu kahest viimasest numbrist;

 järjekorranumbrist vastavalt käesoleva paragrahvi lõikes 2 viidatud registritele;

 eriregistri korral täpsustavast tähisest.

6.2.8. Dokumendid registreeritakse omaette numeratsiooniga järgmistes registrites:

 peadirektori üldkäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus O);

 personalikäskkirjad (lisandub eriregistri tunnus P);

 distsiplinaarmenetluse käskkirjad (lisandub eriregistri tunnus D);

 peadirektori korraldused;

 lepingud ja aktid;

 rahvusvahelised koostöölepingud ja aktid;

 protokollid;

 isikutoimikud (lisandub eriregistri tunnus I);

 üldregister.

Näiteks: Personalikäskkirjad 2-1/23-13-P, milles 2 märgib funktsiooni, 1 sarja, 23 aastat 2023, 13 dokumendi

järjekorranumbrit personalidokumentide registris ning P eriregistri tunnust.

6.2.9. Lähetused, koolitused ja puhkused registreeritakse Riigitöötaja iseteenindusportaalis eraldi numeratsioonidega.

6.2.10. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon asjaajamisperioodil numbrist

1.

6.2.11. Saabunud dokument ja väljasaadetav vastusdokument registreeritakse ühel kalendriaastal esmakordselt registreeritud saabunud dokumendi numbriga.

7. Dokumentide väljasaatmine

8

7.1. Adressaadid 7.1.1. Adressaadid lisab DHS-is üldjuhul terviktöövoo koostaja või terviktöövoo eest vastutaja,

adressaatide nimekirja võivad vajadusel täiendada terviktöövoo kooskõlastusringil olevad teenistujad või allkirjastajad.

7.2. Digitaalsete dokumentide väljastamine 7.2.1. Nii asutusesiseselt kui ka teiste asutustega vahetatakse dokumente digitaalselt. 7.2.2. Digitaalsed dokumendid väljastatakse terviktöövoos märgitud adressaatidele kas

elektronposti või DVK kaudu. 7.2.3. Kohtumenetlusega seotud dokumendid edastab menetluse eest vastutaja üldjuhul e-

toimiku või elektronposti kaudu. 7.2.4. Intellektuaalomandimenetluse dokumendid väljastab vastava menetluslõigu eest

vastustav isik digitaalselt menetluse infosüsteemi kaudu. 7.3. Paberkandjal dokumentide väljastamine 7.3.1. Kui dokumenti on tarvis väljastada paberil, võib teha koopia digitaalsest dokumendist,

vajadusel koostatakse dokumendist väljavõte. 7.3.2. Väljavõttes esitatakse võimalikult täpselt andmed, mille abil saab identifitseerida

dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, dokumendi väljaandmise aega ja kohta. 7.3.3. Dokumente võib erandkorras väljastada paberil, kui tarkvara ei võimalda sooritada

toimingut digitaalselt või on taotleja avaldanud soovi saada dokumente ainult paberkujul.

7.4. Dokumentide vastuvõtmine

7.4.1 Patendiametisse saabunud dokumendid võetakse vastu ja kantakse kas

dokumendiregistrisse või menetluse infosüsteemi.

7.4.2 Patendiamet võtab dokumente vastu nii elektroonselt kui ka paberkandjal. Eelistatud on

dokumentide elektrooniline esitamine. Dokumentide Patendiametile edastamise

võimalused on:

 Patendiameti e-teenuste keskkonna kaudu esitamine;

 e-kirjaga esitamine;

 DVK kaudu esitamine (riigiasutuste kirjavahetus);

 paberil dokumendi posti teel, isiklikult või kulleriga kohale toimetamine.

7.4.3 Menetlusdokumentide avalduste esitamisel on eelistatud esitamiskanaliks Patendiameti e-

teenuste keskkond.

7.4.4. Menetlusdokumendid hõlmatakse, menetletakse ja pärast dokumendi aktiivset elukäiku

hoitakse alal menetluse infosüsteemis.

7.4.5. Haldusdokumendid hõlmatakse, menetletakse ja pärast dokumendi aktiivset elukäiku

hoitakse alal DHS-is.

7.4.6 DVK kaudu DHS-is vastu võetud menetlusdokumendid registreeritakse DHS-is ja

märgitakse avalikustamise piiranguga dokumentideks ning edastatakse kohe vastuvõttu

menetlussüsteemi lisamiseks. DHS-is menetlusdokumentide menetlemist ei toimu.

7.5. Dokumendi õigsuse kinnitamine

7.5.1. Vajadusel kinnitatakse paberkandjal või elektroonilise dokumendi õigsust.

9

7.5.2. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on dokumendi autentse väljavõtte, ärakirja,

koopia või väljatrükiga. 7.5.3. Üldjuhul kannab kinnitusmärke dokumendile peadirektor, registriosakonna dokumendid

kinnitab registriosakonna juhataja või tööstusomandi õiguskaitse taotlusdokumente vastu võttev registriosakonna töötaja.

8. Dokumendile juurdepääsu liigid ja dokumendi avalikustamine 8.1. Juurdepääsu liigid 8.1.1. Dokumendi loomisel määrab vastutaja dokumendile juurdepääsu liigi järgmiselt:

 avalik – dokument on avalikus dokumendiregistris kõigile nähtav, fail avatav ja loetav;

 asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) – avalikus dokumendiregistris on nähtavad vaid dokumendi metaandmed, fail ei ole avatav. AK märkega dokumendile lisatakse juurdepääsupiirangu alus ning piirangu lõpu kuupäev;

 piiratud juurdepääsuga – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav, asutusesiseselt avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel;

 majasisene – dokument ei ole avalikus dokumendiregistris nähtav, asutusesiseselt avatav vaid juurdepääsuõigusega kasutajatel.

8.1.2. Juurdepääsupiirangu määramisel arvestatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis

(edaspidi RIHA) registreeritud juurdepääsupiirangute klassifikaatorit.

8.2. Dokumendi avalikustamine 8.2.1. Pärast dokumendi allkirjastamist ja registreerimist avalikustatakse dokument avalikus

dokumendiregistris. 8.2.2. Dokumendiregistri avalikus vaates ei kuvata eraisiku nime, elektronposti aadressi ega

mobiiltelefoni numbrit. 8.2.3. Avalik dokumendiregister on kättesaadav Patendiameti veebilehel. 8.2.4. Avalikus dokumendiregistris on nähtavad kõigi registreeritud dokumentide metaandmed.

Lingi kaudu on avatavad vaid juurdepääsupiiranguta dokumendid.

9. Põhilised dokumendiliigid

9.1. Peadirektori käskkiri ja korraldus 9.1.1. Käskkirja või korralduse eelnõu koostab teenistuja, kelle kompetentsi küsimus kuulub või

kellele on peadirektor või osakonna juhataja vastavasisulise korralduse andnud. 9.1.2. Käskkirja või korralduse tekst koosneb preambulast ja korraldavast osast. 9.1.3. Käskkirja või korralduse eelnõu koostamisel tuleb preambulas üldjuhul ära näidata,

missuguse õigusakti alusel või täitmiseks on vastav dokument välja antud. 9.1.4. Käskkiri või korraldus vormistatakse elektrooniliselt DHS-is olevale plangi vormile. 9.1.5. Käskkirja või korralduse koostamisel näidatakse pealkirjas, millist küsimust käsitletakse.

Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. 9.1.6. Käskkirja või korraldust muutev või kehtetuks tunnistav õigusakt peab sisaldama ka

muudetava või kehtetuks tunnistatava õigusakti pealkirja, kuupäeva ja numbrit. 9.1.7. Käskkiri või korraldus jõustub allakirjutamise päeval, kui käskkirjas või korralduses ei

sätestata hilisemat tähtpäeva.

10

9.1.8. Kui peadirektorit asendab tema asetäitja või peadirektori määratud ametnik, märgitakse allkirjastajaks peadirektori asetäitja või asendava ametniku nimi ja ametinimetus ning lisatakse sõnad „peadirektori ülesannetes“.

Näiteks:

Nimi peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes

9.1.9. Käskkirja või korralduse lisa pealkirjastatakse. Lisa paremale ülemisse nurka tehakse märge, mis sisaldab sõna „Lisa“ ja lisa numbrit, kui lisasid on rohkem kui üks. Selle alla märgitakse käskkirja või korralduse kuupäev, number ja pealkiri nimetavas käändes.

Näiteks (lisa paremal ülemises nurgas):

9.1.10. Kui käskkirjas või korralduses on lisa, märgitakse pärast allkirja viide lisale koos pealkirjaga.

Näiteks (pärast allkirjamärget): Lisa: Teenistusgrupid

9.2. Ametikiri

Ametikirja eesmärgiks on informatsiooni vahetamine. Täpsemad juhised ametikirja koostamiseks on toodud käesoleva käskkirja lisas 2.

9.3. Akt 9.3.1. Akt on dokument, mis fikseerib ja kinnitab fakti.

9.3.2. Aktis kajastuva õigsust kinnitavad akti koostajad oma allkirjaga. 9.3.3. Akti märgitakse selle koostamise ja allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ning aktile

alla kirjutavate teenistujate nimed.

9.4. Protokoll 9.4.1. Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku või nõupidamise käigu või vastuvõetud

otsuste fikseerimiseks.

9.4.2. Protokolli märgitakse:

 koosoleku toimumise aeg;

 koosoleku juhataja ja protokolli koostaja;

 osalejad;

 päevakord;

 sõnavõtud;

 otsused.

9.4.3. Koosoleku päevakord märgitakse nummerdatud punktidena.

9.4.4. Koosolek protokollitakse päevakorrapunktide kaupa järjestuses:

 kuulati;

 küsimused, vastused, sõnavõtud;

 otsustati.

Lisa 1

Peadirektori 12.06.2020 käskkiri nr 2

„Teenistusgrupid“

11

9.4.5. Kui koosolekul esinejal on olemas kirjalik ettekanne, siis selle sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tehakse sellekohane märge.

9.4.6. Kui koosolekut helisalvestatakse, tehakse protokolli sellekohane märge.

9.4.7. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokolli koostaja.

9.5. Volikiri 9.5.1. Volikiri on peadirektori poolt ameti esindajale antud kirjalik dokument, mis tõendab esindaja

volitust. Volikiri vormistatakse elektrooniliselt Patendiameti kirjaplangi vormile. Paberil volikirja esitamise vajadusel prinditakse kirjaplangi vormil volikiri ja allkirjastatakse käsitsi.

9.5.2. Esindaja peab esitama volikirja, kui see kohustus on sätestatud seaduses või kui seda

nõuab isik, kellega esindaja tehingut sooritab. 9.5.3. Volikirja tekstis märgitakse esindatava ees- ja perekonnanimi, ametikoht, ameti

registrinumber, aadress, volituse alus ja ulatus, esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht.

9.5.4. Volikiri kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. 9.5.5. Käesolevas punktis reguleerimata küsimustes tuleb juhinduda tsiviilseadustiku üldosa

seaduse 8. peatükist "Esindamine".

9.6. Leping 9.6.1. Üldjuhul sõlmitakse Patendiametis järgmisi lepinguid:

 tööleping, mis sõlmitakse tööle asunud töötajaga;

 käsundusleping, mille sõlmimisel tellitakse töö või teenus koos kogu teenuse kulgemise protsessiga;

 töövõtuleping, mille sõlmimisel tellitakse töö või teenuse konkreetne lõpptulemus;

 koostöö- või partnerlusleping, mis sõlmitakse erineva koostöö või partnerlussuhte raames.

9.6.2. Tööleping, käsunduseping, töövõtuleping ja koostööleping sõlmitakse Patendiameti peadirektori kui asutuse esindaja ja teise lepingupoole vahel.

9.6.3. Vajadusel viidatakse lepingus peadirektori volitatud esindajale lepingu täitmisega seotud küsimustes. Volitatud esindaja on teenistuja, kes otseselt tegeleb vastava projekti või teenuse tellimisega ja vastutab lepingu õigeaegse sõlmimise eest.

9.7. Memo 9.7.1. Memo koostatakse nende toimingute, sündmuste või ettepanekute kajastamiseks, mis ei

vaja protokollimist. 9.7.2. Memo oma sisult lühike, selge ja objektiivne, kajastades vaid fakte, mitte hinnanguid. 9.7.3. Üldjuhul koosneb memo sissejuhatusest, eesmärgist, probleemi kirjeldusest, arutelust ja

lõpetusest.

9.8. Aruanne 9.8.1. Üldjuhul koostatakse aruanne teatud piiritletud informatsiooni esitamiseks. 9.8.2. Aruanded koostatakse üldjuhul tekstidokumendina. 10. Menetlusdokumendid, teabehaldus ja e-kirjad

12

10.1. Menetlusdokumendid

10.1.1. Menetluseks nimetatakse kindlas järjekorras õiguslikke toimingud mingi küsimuse lahendamiseks.

10.1.2. Menetlusdokumendid koostatakse ja andmeid hoitakse Patendiameti menetluse

infosüsteemides.

10.1.3. Menetluse infosüsteemis toimub leiutiste, tööstusdisainilahenduste ja kaubamärkide taotluste ning tööstusomandi apellatsioonikomisjoni laekunud avalduste ja kaebuste hõlmamine ja menetlemine, täpsemalt tööstusomandile õiguskaitse taotlemisega seotud dokumentatsiooni vastuvõtt, edastamine, ekspertiis, dokumentidega tutvumine, kooskõlastamine, kirjade ja otsuste koostamine ja allkirjastamine ning osapooltele edastamine süsteemist dokumentide väljasaatmise kaudu. Samuti on menetluse infosüsteemi sisesed registreerimisele järgnevad registritoimingud.

10.2. Teabehaldus 10.2.1. Patendiameti teabe moodustavad haldusdokumendid, menetlusdokumendid ja info, mis

puudutab nii organisatsiooni haldust kui ka taotlejatele suunatud teenuseid. 10.2.2. Patendiametis on kasutusel järgmised teabekanalid:

 e-iseteenindus

 veebileht

 sotsiaalmeedia

 e-post

 telefon

 vastuvõtt

 DVK

 post

10.2.3. Teave talletatakse menetluse infosüsteemides, DHS-is, valdkonna infosüsteemides, kodulehel, siseveebis, Patendiameti sotsiaalmeediakanalites ja meili- ja kalendriteenustarkvaras Outlook.

10.3. E-kirjad

10.3.1. Patendiametis registreeritakse DHS-is järgmised e-kirjad:

 mis on seotud lähetuste algatamisega või rahvusvaheliste projektide töögruppides osalemise kutsetega;

 asutuste ametlikud pöördumised;

 Patendiameti üldisele e-posti aadressile [email protected] saabunud teabenõuded, märgukirjad ja selgitustaotlused; Muud e-kirjad, mis sisaldavad kogu asutusele või teistele teenistujatele vajalikku teavet.

10.3.2. DHS-is ei registreerita e-kirju, mis on seotud tööstusomandi taotluse menetlemisega

menetlusinfosüsteemis.

11. Dokumendiplangid 11.1. Plankide kujundus 11.1.1. Üldplangi kujundus on aluseks Patendiameti kõigi teiste dokumentide kujundusele.

Üldplangi kujundamisel lähtutakse Riigikantselei 10. veebruari 2014. a kirjaga nr 3-13/14- 00252-1 antud valitsusasutuste visuaalse identiteedi stiilijuhisest.

11.1.2. Digitaalsed dokumendiplangid on kättesaadavad DHS-is uue dokumendi alustamise ekraanivormilt.

13

11.2. Patendiameti dokumendiplangid ja dokumendivormid 11.2.1. Patendiameti üldplangil on riigivapiga logo. Üldplank on kujunduse aluseks järgmistel

Patendiametis kasutatavatel plankidel:

 üldplank;

 peadirektori käskkiri;

 peadirektori korraldus;

 eestikeelne kiri;

 inglisekeelne kiri;

 aruanne;  tõend;

 otsus;

 tänukiri;

 auaadress.

11.2.2. Dokumendivormid, millel ei kasutata üldplangi kujundust ega logo:

 protokoll

 akt

 memo

 leping 11.2.3. Kõikidest plankidest on kasutusel ka märkega “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”

plangid. 11.3. Dokumendi väljaprintimine

11.3.1. Dokumendi väljaprintimisel kasutatakse valget paberit. 11.3.2. Juurdepääsupiiranguga dokumendile lisatakse paremale ülemisse nurka järgmine märge:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud.………..20.. Kehtiv kuni…….……..20.. Alus: AvTS § 35 lg ... p … Teabevaldaja: Patendiamet 12. Pitsatid 12.1. Üldsätted 12.1.1. Patendiameti pitsereid on võimalik kasutada paberdokumentide kinnitamiseks. Üldjuhul on

Patendiameti dokumentatsioon elektrooniline.

12.1.2. Patendiametis on kasutusel vapipitsat, registriosakonna lihtpitsat ja tööstusomandi apellatsioonikomisjoni lihtpitsat.

12.1.3. Pitsateid kasutatakse vastavalt seadusele, ameti põhimäärusele, osakondade

põhimäärusele, tööstusomandi seadustele ja käesolevale asjaajamiskorrale. Pitsati kasutamisel peab pitsati jäljend (edaspidi pitser) üldjuhul riivama dokumendile alla kirjutanud teenistuja allkirja viimaseid tähti.

12.1.4. Pitsatite hoidmise ja õiguspärase kasutamise eest vastutab struktuuriüksuse juht. 12.1.5. Rikutud või kasutusest eemaldatud pitsatid tagastatakse koostöö ja tugiteenuste

teenistusele. 12.2. Patendiameti vapipitsat

14

12.2.1. Paberdokument kinnitatakse vapipitseriga, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Üldjuhul pannakse vapipitser volikirjadele, lepingutele, kohtule vormistatud dokumentide koopiatele, tänukirjadele.

12.2.2. Töövälisel ajal hoitakse vapipitsatit peadirektori kabinetis. 12.3. Registriosakonna lihtpitsat 12.3.1. Registriosakonna pitser pannakse tööstusomandi eseme õiguskaitse registreerimise

taotluste prioriteedinõuet tõendavatele paberdokumentidele ning osakonna poolt väljaantavatele paberdokumentidele, dokumendikoopiatele ja ärakirjadele nende õigsuse kinnitamiseks.

12.3.2. Töövälisel ajal hoitakse registriosakonna lihtpitsatit registriosakonna juhataja tööruumis. 12.4. Tööstusomandi apellatsioonikomisjoni lihtpitsat 12.4.1. Tööstusomandi apellatsioonikomisjoni pitserit on võimalik kasutada apellatsioonikomisjoni

paberdokumentide kinnitamiseks. Üldjuhul on tööstusomandi apellatsioonikomisjoni dokumentatsioon elektrooniline.

12.4.2. Töövälisel ajal hoitakse tööstusomandi apellatsioonikomisjoni lihtpitsatit tööstusomandi

apellatsioonikomisjoni sekretäri tööruumis.

13. Arhiivi korrastamine 13.1. Dokumentide liigitamine ja loetelu

13.1.1. Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik

dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.

13.1.2. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide arvestuse aluseks on dokumentide loetelus dokumentide liigitamise skeem. Liigitusskeemi koostamiseks ja kooskõlastamiseks on Rahvusarhiiv arendanud infosüsteemi ASTRA.

13.1.3. Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult funktsioonide kaupa ning liigituse põhiüksuseks on sari.

13.1.4. Dokumentide loetellu kantakse kõik ametis peetavad toimikud, registreerimisraamatud jm dokumentide registrid.

13.1.5. Patendiameti teenistujad peavad hoidma toimikud vastavuses liigituskeemi ja

dokumentide loeteluga. 13.2. Dokumentide säilitustähtajad 13.2.1. Dokumentide säilitustähtaega arvestatakse selle loomise või saamise või

kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

13.3. Dokumentide hoidmine ja ettevalmistamine asutuse arhiivi andmiseks 13.3.1. Digitaaldokumente hoitakse DHS-is kuni hävitamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni.

Digitaaldokumente hoitakse arhiivivormingus. 13.3.2. Asutus loob arhivaalid, välja arvatud arhiiviväärtuslikud andmekogud, arhiivivormingus. 13.3.3. Dokument hoitakse alal koos dokumenti, selle seoseid ja haldamise ajalugu kirjeldavate

metaandmetega. Dokumendi metaandmed peavad olema kooskõlas RIHA-s registreeritud dokumendihalduse metaandmeloendi ja dokumendiliigi andmekirjeldusega.

15

13.3.4. Paberdokumente hoitakse toimikus järjestatult üldjuhul kas toimikukaante vahel või mapis

vastavalt registreerimisnumbritele või muu süsteemi (nt tähestiku) alusel. Dokumentide eest vastutav teenistuja peab toimiku nõuetekohaselt märgistama, vastutades dokumentide säilimise ja kasutamise eest kuni dokumentide üleandmiseni arhiiviruumi või dokumentide hävitamiseni.

13.3.5. Arhiiviväärtusega (alatise säilitustähtajaga) ja üle kümneaastase säilitustähtajaga

dokumendid antakse asutuse arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende menetlemise või nendega seotud asjaajamise lõppu.

13.3.6. Enne arhiivi andmist viiakse läbi kõigi toimikutes olevate dokumentide väärtuse ekspertiis

vastavalt vastutusvaldkonnale, et määrata kindlaks säilitamisele kuuluvad dokumendid ja nende väärtus. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas dokumentide loetelu järgi toimikule antud pealkiri avab piisavalt selle sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti.

13.3.7. Vajadusel täpsustatakse pealkirja või tehakse avalikule arhiivile ettepanek

säilitustähtaegade muutmiseks. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendimustandid ja koopiad. Vajadusel paigutatakse dokument ümber õigesse kausta.

13.3.8. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga saadetud eksemplar kui ka postiga saadetud

originaal, säilitatakse mõlemad vaid juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud menetlema enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne originaali saabumist menetletud, säilitatakse ainult originaal.

13.3.9. Asutuse arhiivi antakse üksnes dokumentide originaalid. 13.3.10. Lühiajalise säilitustähtajaga toimikuid (kuni 10 aastat) ei anta asutuse arhiivi, neid hoitakse

osakondades ja pärast säilitustähtaja möödumist hävitatakse kehtestatud korras. Dokumentide eraldamine hävitamiseks vormistatakse aktiga.

13.3.11. Alatised ja pika säilitustähtajaga toimikud viiakse arhiivi toimikute üleandmise loetelu

alusel, mille koostab toimikute üleandja. 13.4. Arhiivi koosseisu ülevaade 13.4.1. Toimikud, mille aktiivne kasutusaeg on lõppenud, võetakse arvele arhiivi koosseisu

ülevaates (edaspidi AKÜ) kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. 13.4.2. AKÜ koostamise aluseks on dokumentide loetelus kajastuv liigitusskeem.

Arhiivieeskirja § 6 lg 3 alusel peab liigitusskeem sisaldama vähemalt:

1) funktsiooni nimetust ja selle tähist;

2) sarjade nimetusi ja nende tähiseid;

3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele sarja või funktsiooni tasandil;

4) põhifunktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse põhifunktsiooni

täitmiseks);

5) volitust põhifunktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;

6) põhifunktsiooni sarjade nimetusi ja tähiseid eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.

13.4.3. AKÜ peab sisaldama vähemalt:

 funktsiooni nimetust;

 sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega;

16

 viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud;

 sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti;

 viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 13.4.4. Arhiivi koosseisu ülevaadet peetakse elektrooniliselt ning täiendatakse jooksvalt vastavalt

tegelikule olukorrale. 13.5. Dokumentide eraldamine hävitamiseks 13.5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks. Arhivaale ei

hävitata. 13.5.2. Hävitamisel koostatakse hävitamisakt. 13.5.3. Hävitamisakt kajastab vähemalt järgmisi andmeid:

 viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele;

 tähist dokumentide loetelu järgi;

 sarja nimetust või toimiku pealkirja;

 piirdaatumeid;

 toimikute või muude üksuste hulka;

 dokumentide säilitamise tähtaega;

 viidet õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas;

 märget hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. 13.5.4. Hävitamisaktis toodud dokumendid hävitatakse pärast akti allkirjastamist hiljemalt ühe

kuu jooksul. 13.5.5. Dokumendid, sealhulgas andmekogudes olev teave, mille säilitustähtaeg on möödunud,

hävitatakse esimesel võimalusel. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnasõbralikult.

13.6. Elektrooniliste haldusdokumentide eraldamine hävitamiseks ja hävitamine 13.6.1. Elektroonilised dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, tuleb eraldada DHS-is

hävitamiseks. 13.6.2. Enne hävitamist tuleb elektroonilised toimikud koos dokumentidega eraldada DHS-i

dokumendiregistrist DHS-i arhiivi. Täpsemalt on tegevust kirjeldatud DHS-i juhendis. 13.6.3. Tuleb kontrollida, et toimikule on määratud elukäigu andmed. 13.6.4. DHS-i arhiivimoodulis tuleb hävitatavad toimikud märkida hävitamise ootele. 13.6.5. Hävitamise ootel toimikute kohta tuleb koostada hävitamisakt. 13.6.6. Elektrooniliste dokumentide hävitamise aktis peavad kajastuma samad kohustuslikud

andmed, mis paberdokumentide hävitamisel. DHS genereerib esialgse akti, mille põhjal dokumentide hävitaja koostab vormistatud, allkirjastatud, kooskõlastatud ja registreeritud dokumendi DHS-is.

13.6.7. Peale akti koostamist, kooskõlastamist ja allkirjastamist tuleb dokumendid DHS-is

esimesel võimalusel hävitada. Täpsemalt on tegevust kirjeldatud DHS-i juhendis.

13.7. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine 13.7.1. Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks vastavalt arhiivieeskirja §

22 ja rahvusarhiivi suunistele:

 võetakse arhivaalid välja säilitamiseks sobimatust ümbrisest;

 eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;

17

 järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;

 lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga;

 lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse;

 lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu;

 lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse.

13.7.2. Säiliku kaanele märgitakse:

 asutuse nimi;

 säiliku pealkiri;

 piirdaatumid;

 tähis liigitusskeemi järgi.

13.7.3. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.

13.8. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 13.8.1. Arhivaalid antakse avalikku arhiivi üleandmise kohustuse tekkimisest alates viie aasta

jooksul Patendiameti ja avaliku arhiivi vahel kokku lepitud tähtajal. 13.8.2. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale. 13.8.3. Arhivaar koostab või muudab arhiiviskeemi enne arhiivi või selle osa korrastamist

üleandmiseks. 13.8.4. Arhiiviskeem ja selle muudatused kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. 13.8.5. Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi avaliku arhiiviga kooskõlastatud viisil. Pakett

digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud struktuurinõuete alusel.

13.8.6. Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalide, sealhulgas andmekogudes oleva

arhiiviväärtusliku teabe konverteerimise toiminguid ja üleandmise vorminguid kirjeldab Rahvusarhiiv juhistes.

13.9. Nõuded arhiivile 13.9.1. Hoidla peab vastama dokumentide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele. 13.9.2. Hoidla peab olema varustatud automaatse valve ja alarmsüsteemiga. 13.9.3. Hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustikud. 13.9.4. Hoidlas on keelatud suitsetada, kasutada lahtist tuld ning hoida kõrvalisi esemeid. 13.9.5. Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus. 13.9.6. Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ette nähtud tegevuste ajal. 13.9.7. Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme, sisustust ja säilikuid peab regulaarselt puhastama.

Puhastusvahendid ei tohi arhivaale kahjustada. 13.9.8. Hoidla keskkonnatingimused peavad olema sobilikud arhivaalide püsivaks säilitamiseks

ja arvestama arhivaalide tüübist tulenevaid hoiuerisusi. 13.9.9. Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude

kõrvaldamiseks koostatakse ohuplaan, milles nähakse ette:

 tõenäolised ohuallikad;

18

 arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral;

 ameti teenistujate tegutsemine ohu korral;

 vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks.

13.9.10. Ohuplaan kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.

14. Käskkirja kehtetuks tunnistamine

Patendiameti peadirektori 10.02.2021 käskkiri nr 1-1/21-7-O „Patendiameti asjaajamiskord“

tunnistatakse kehtetuks.

(allkirjastatud digitaalselt) Janne Andresoo Peadirektor

19

Lisa 1 Kehtestatud Patendiameti peadirektori 25.09.2025

Käskkirjaga nr 1-1/25-28-O

Dokumendiringlus

1. Sissetuleva ja väljamineva kirja ringlus

1.1. Üldjuhul on kirja ringlus dokumendihalduses järgmine:

 kiri saabub Patendiameti elektronpostiaadressile, DVK kaudu või paberil tavapostiga;

 Kiri registreeritakse DHS-is ning suunatakse täitmiseks peadirektorile, peadirektori asetäitjale või osakonna juhatajale, paberil saabunud kiri skaneeritakse eelnevalt;

 peadirektor, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja delegeerib kirja edasi sisulisele täitjale;

 teenistuja, kellele ülesanne on delegeeritud, koostab vastuse;

 pärast vastuskirja koostamist saadetakse kiri DHS-i kaudu kooskõlastamiseks osakonna juhatajale, teistele asjassepuutuvatele teenistujatele ja direktori asetäitjale;

 pärast kooskõlastamist suunatakse kiri allkirjastajale, kelleks võib olla asutuse peadirektor, peadirektori asetäitja või isik, kelle peadirektor on allkirjastamiseks volitanud;

1.2. Kui menetlemist vajav kiri saabub Patendiameti teenistuja töömeiliaadressile, saadab teenistuja

selle registreerimiseks aadressile [email protected] või hõlmab ise dokumendi DHS-i ning koostab vajadusel terviktöövoo.

1.3. Kui sissetuleva kirja sisuks on välislähetuse või väliskoolituse kutse, menetletakse seda kui

sissetulevat kirja. Töövoona kasutatakse sissetuleva kirja töövoogu „lähetuse algatamiseks“. Välislähetusel või -koolitusel osaleja, kes saab osalemiseks tööülesande, sisestab asjakohased andmed riigitöötaja iseteenindusportaali.

1.4. Väljamineva kirja koostab valdkonna eest vastutaja või teenistuja, kes on saanud vastuse

koostamiseks korralduse kas peadirektorilt, peadirektori asetäitjalt või oma vahetult juhilt.

1.5. Initsiatiivkirja alustatakse ekraanivormilt „Väljaminev kiri“. Vastuskirja loomist alustatakse selle saabunud kirja ekraanivormilt, millele vastatakse, valides ekraanivormilt „Lisa vastus“.

1.6. Arveid DHS-is ei registreerita, neid edastatakse ja menetletakse e-arveldaja infosüsteemis

(http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

1.7. DHS-is menetletakse riigilõivude tagastamise taotlusi. Taotluse menetluse algatamiseks hõlmatakse taotlus sissetuleva kirjana DHS-i ja algatatakse riigilõivu tagastamise töövoog.

2. Käskkirja ja korralduse ringlus

2.1. Käskkirja või korralduse koostab üldjuhul teenistuja oma valdkonna piires või kui ta on saanud selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või osakonna juhataja korralduse.

2.2. Käskkirja või korralduse kooskõlastamise ringlus lähtub käskkirja liigist ja on üldjuhul järgmine:

 intellektuaalomandiõiguse osakonna juhataja;

 finantsjuht, kui tegemist on rahalisi vahendeid, töötasu, koolitust või lähetust puudutava käskkirja või korraldusega;

 vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja;

 vajadusel teenistuja, keda dokument puudutab;

 vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab;

 KTT, kui tegemist on personali, puhkust, koolitust, lähetust või töötasu puudutava käskkirjaga;

 direktori asetäitja. 2.3. Pärast kooskõlastusringi allkirjastab peadirektor või tema asendaja käskkirja või korralduse.

20

2.4. Allkirjastatud käskkirja või korralduse väljastab terviktöövoo algataja vajalikele osapooltele.

2.5. Koolituse-, lähetuse- ja puhkusekorraldusi menetletakse üldjuhul riigitöötaja

iseteenindusportaalis, mitte tavapärases DHS-is.

3. Lepingu ringlus

3.1. Töölepingu koostab personalispetsialist, töölepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul

järgmine:

 intellektuaalomandiõiguse osakonna juhataja;

 finantsjuht;

 vastava valdkonna osakonna juhataja;

 peadirektor. 3.2. Töölepingu allkirjastavad peadirektor ning teine lepingupool samas allkirjakonteineris.

3.3. KTT väljastab allkirjastatud töölepingu vajalikele osapooltele.

3.4. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või partnerluslepingu koostab üldjuhul teenistuja

oma valdkonna raames, kui ta on saanud selleks kas peadirektori, peadirektori asetäitja või

osakonna juhataja korralduse. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või

partnerluslepingu kooskõlastamise ringlus on üldjuhul järgmine:

 intellektuaalomandiõiguse osakonna juhataja;

 finantsjuht;

 vastava vastutusvaldkonna osakonna juhataja;

 vajadusel teenistuja, kelle töövaldkonda dokument puudutab;

 KTT, kui leping puudutab Patendiameti personali;

 direktori asetäitja.

3.5. Käsunduslepingu, töövõtulepingu ja koostöö- või partnerluslepingu allkirjastavad peadirektor

ning teine lepingupool samas allkirjakonteineris.

3.6. Lepingu koostanud teenistuja väljastab allkirjastatud käsunduslepingu, töövõtulepingu ja

koostöölepingu vajalikele osapooltele.

4. Arvete ringlus

4.1. Patendiamet võtab vastu vaid e-arveid ja neid DHSis ei registreerita. 4.2. Saabunud arvete menetlemise korraldab finantsjuht.

21

Lisa 2 Kehtestatud Patendiameti peadirektori 25.09.2025

Käskkirjaga nr 1-1/25-28-O

Dokumendi koostamise vorminõuded

1. Dokumendi koostamise üldnõuded 1.1. Dokument koostatakse Ariali kirjastiilis tähesuurusega 10.

1.2. Menetlusdokumente võib koostada lisaks Ariali kirjastiilile ja tähesuurusele 10 Times New

Romani kirjastiilis tähesuurusega 12.

1.3. Dokumendi tekstis ei kasutata taandrida, vaid plokkstiili, eraldades teksti eri osad mõttepausi kohalt tühja reaga.

1.4. Pealkirjad joondatakse vasakule, sisutekst joondatakse rööpselt plokkstiilis.

1.5. Kui näiteks haldusaktis kasutatakse eri osade eraldajatena peatükke, jagusid, jaotisi, punkte ja

paragrahve, joondatakse paragrahvide ja punktidega nummerdatud vahepealkirjad vasakule, peatükkide, jagude ja jaotiste pealkirjad aga keskele.

2. Kuupäeva märkimine dokumendil

2.1. Kui kuu nimetus on kirjutatud sõnadega, siis kuupäeva ette nulli ei märgita. Näiteks: 1. jaanuar 2014 või 01.01.2014

2.2. Kui märgitakse ära ka kohanimi, eraldatakse see nimetavas käändes komaga, seesütlevas käändes mitte.

Näiteks: Tartu, 05.01.2014 või Tartus 05.01.2014

2.3. Välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse sõnalis-numbrilist märkimisviisi. Näiteks: 1. jaanuar 2014 (January 1, 2014)

2.4. Dokumendi kuupäevaks võib olla:

 saabunud dokumendil registreerimise kuupäev;

 käskkirjal või korraldusel allkirjastamise kuupäev;

 protokollil koosoleku või sündmuse toimumise kuupäev;

 lepingul allkirjastamise kuupäev;

 väljasaadetaval kirjal allkirjastamise või registreerimise kuupäev;

 allkirjastamata dokumendi puhul selle registreerimise kuupäev. 2.5. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kuupäevaks loetakse dokumendile antud digitaalallkirjas

sisalduvat kuupäeva. 3. Adressaat

3.1. Adressaat märgitakse nimetavas käändes ning füüsilise isiku puhul ees- ja perekonnanimi samal

real.

3.2. Väljasaadetavale paberdokumendile märgitakse adressaadi nimi, tänava nimi, maja- ja

korterinumber, postiindeks, asula, linna või maakonna nimi ning vajadusel riigi nimi.

22

4. Aadress

4.1. Aadress märgitakse adressaadi alla.

4.2. Aadressi märkimisel ei lisata sõna tänav. Sõnu maantee, puiestee, tee, põik kajastatakse ka aadressis ja enamasti lühendina.

Näiteks:

Roosikrantsi, Õle, Kevade, kuid Vabaduse pst, Tartu mnt, Turu põik, Randvere tee

4.3. Topeltaadressi korral jäetakse kaldkriipsu ette ja taha tühik.

Näiteks:

Sõle / Kolde pst

4.4. Kui aadress on ühel real, eraldatakse selle eri osad komadega.

Näiteks:

Patendiamet, Toompuiestee 7, 15 041 Tallinn

4.5. Kui aadress on eraldi ridadel, komasid ei lisata, indeks kirjutatakse linna nime ette, linna nimi kirjutatakse läbivalt suurte tähtedega.

Näiteks:

Patendiamet

Toompuiestee 7

15041 Tallinn

Vallanimede kattumisel linnanimedega tuleb aadressiandmete registri järgi aadressiandmetes mõlemad haldusüksused välja kirjutada. Näiteks: Tartu Ülikooli Raamatukogu W. Struve tn 1 Tartu linn 51003 Tartu linn Tartu maakond

Praktikas leiab kasutust varasem kirjapilt.

Näiteks:

Tartu Ülikooli Raamatukogu

W. Struve 1

51003 Tartu

Linna nimetust kandva valla märkimine aadressiandmetes:

Lp Krista Pihlakas

Järve tee 7

Tüki küla

Tartu linn

Tartu maakond 61411

4.6. Kirja adresseerimisel välisriiki kirjutatakse aadress võimalusel sihtriigi keeles ja reeglite järgi. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles läbivalt suurte tähtedega.

Näiteks:

23

Suomen Akatemia Hakaniemenranta 6 PL 131 00531 Helsinki FINLAND 4.7. Elektrooniliselt väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi ja elektronposti

aadress. Näiteks: Pr Anna Aru Patendiamet [email protected] 4.8. Kui isik ei ole konkreetse menetlusega seotud teabevahetuseks esitanud teisi kontaktandmeid,

on asutusel vastavalt seadusele võimalus saata isiku ametlikule e-posti aadressile eesti.ee teabeväravas teave või teade teabe edastamise kohta.

4.9. Kui juriidilise isikuga pole võimalik ühendust saada andmebaasis olevate kontaktide kaudu, siis on alternatiivina võimalik juriidilise isikuga ühenduse võtmine äriregistris olevate kontaktandmete kaudu.

5. Pealkiri

5.1. Pealkiri on lühike, algab suure tähega ning on nimetavas käändes.

5.2. Pealkirja järele ei lisata punkti.

6. Tekst

6.1. Tekst algab kuni neli reavahet pealkirjast allpool.

6.2. Tekst võib alata pöördumisega. Pöördumise lõppu ei lisata punkti, soovi korral võib lisada hüüumärgi.

Näiteks:

Austatud Aita-Leida End

Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et…

Austatud Aita-Leida End!

Vastuseks Teie pöördumisele teatame, et…

6.3. Tekst koosneb sissejuhatusest, sisust, faktidest ja selgitustest ning kokkuvõttest.

6.4. Sissejuhatuses tutvustatakse kirjutamise põhjust ja eesmärki ning kui teemat on enne käsitletud, ka viidet sellele. Kokkuvõttes jõutakse järelduste ja taotlusteni, vajadusel viidatakse tähtaegadele ja sõnastatakse see, milliseid tegevusi adressaadilt oodatakse.

7. Lugupidamisavaldus

7.1. Tekst lõpeb lugupidamisavaldusega.

7.2. Lugupidamisavalduse järele koma ei lisata.

7.3. Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, lisatakse lugupidamisavalduse ning nime vahele

sulgudesse märkus digitaalse allkirjastamise kohta.

24

Näiteks:

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Jaana Lind

Juhatuse esimees

8. Kirja koostaja

8.1. Kirja koostaja nimi lisatakse lehekülje lõppu pärast allkirjamärget. Kirja koostajaks märgitakse kirja tegeliku koostaja (mitte struktuurüksuse juhi) nimi, telefoninumber ja elektronpostiaadress. Numbreid rühmitatakse nelja kaupa alates tagantpoolt.

Näiteks:

Kalju Kotkas 627 7941

[email protected]

8.2. Telefoninumbri rahvusvahelise riigikoodi märkimise vajadusel lisatakse suunakoodile plussmärk.

Näiteks:

+372 627 7941

9. Ametikirja lisad

9.1. Üldjuhul viidatakse kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele.

9.2. Täiendav viide lisadele märgitakse allkirjastajast allapoole, näidates ära lehekülgede arvu.

Näiteks:

Lisa: 10 lehel

9.3. Kui kirja sisus kirja juurde kuuluvatele lisadele ei viidata, märgitakse lisa lehtede arvu juurde ka lisa pealkiri.

Näiteks:

Lisa: Patendiameti peadirektori 12.06.2014 käskkiri nr 6 „Tänu avaldamine“ 2 lehel