Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Kätlin Tiimus

Siseauditi büroo

Politsei- ja Piirivalveamet

[email protected]

Teie 15.09.2025 Meie 01.10.2025 nr 2.3-8/25/2967-2

Vastus nõudekirjale

Küsite Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) seisukohta selles, kas avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12

lg 1 punkti 1 all toodud kohustust tuleks mõista sellisena, et kõik e-kirjad kuuluvad

registreerimisele dokumendiregistris või on asutusele jäetud kaalutlusõigus määratleda, milliseid

kirju peetakse dokumendihalduse mõistes registreerimist väärivaks dokumendiks.

Avaliku teabe seaduse üldjuhendi1 dokumendiregistri pidamise peatükis on välja toodud

dokumendid, mille registreerimise kohustus teabevaldajal on ja ka need dokumendid, mida

registreerima ei pea. Siinkohal juhime tähelepanu sellele, et kuna tegemist on nö paberkandjal

olevale teabele suunatud seadusega, mitte digidokumentidele, siis selles osas on olukordi, mil

teabevaldajal endal tuleb otsustada, kas ja kuidas teavet (sh e-kirju) registris registreerida. Teie

küsimuse aluseks olev olukord on AKI hinnangul üks neist.

Selgitame, et dokumendiregistri pidamise üks eesmärkidest on asutuse tegevuse läbipaistvuse

tagamine. Seega peaks registri kaudu saama ülevaates sellest, millised pöördumised on asutusse

saadetud ja milliseid dokumente asutus ise koostab. Kuna AvTS ei anna lõplikku loetelu teabest,

mis tuleb dokumendiregistris registreerida, siis paljuski tuleb asutusel endal otsustada, millised

dokumendid registreeritakse ja millised mitte. AKI on seisukohal, et asutus peab registreerima

need dokumendid (sh e-kirjad), kus on kirjas asutuse seisukoht mingis asjas või mis toovad

asutusele kaasa mingi kohustuse täitmise, sh pöördumised, millele on asutusel kohustus vastata (nt

kodanike pöördumised). Samas kiri, milles kooskõlastatakse asutuste kohtumisaeg, pigem ei peaks

dokumendiregistris registreeritud olema.

Teie pöördumise aluseks on riigivara võõrandamisega seotud dokumentide registreerimise

kohustus/vajadus. Riigivara võõrandamine toimub riigivaraseaduse alusel, milles on välja toodud

nii konkreetsed dokumendid kui ka tegevused, mida vara võõrandaja tegema peab. Sellest

tulenevalt on AKI seisukohal, et asutus peab kindlasti registreerima need dokumendid, mis on

riigivara võõrandamisega seoses seaduses välja toodud (nt otsus). Lisaks tuleb AKI hinnangul

kindlasti registreerida need dokumendid, millest nähtub võõrandamise protsessiga seotud

tegevuste õiguspärasus ja läbipaistvus. Millised on nende põhimõtete tagamiseks võõrandamise

protsessis konkreetsed dokumendid, nt võõrandamist puudutav e-kirjavahetus teise asutusega,

selle üle otsustab dokumente valdav asutus.

Viitate pöördumises ka vara võõrandamisega seotud teabe avalikustamisele. Juhime siinkohal

tähelepanu sellele, et teabe registreerimine dokumendiregistris ei tähenda alati selle teabe

1 Avaliku teabe seaduse üldjuhend, 2. peatüki §-d 15 ja 17.

2 (2)

avalikustamist registris. Kui riigivara võõrandamisega seotud teave on mingis osas

juurdepääsupiiranguga, siis asutuse tegevuse läbipaistvuse tagamisel saab dokumendiregistrist

kontrollida, kas vastav dokument on registreeritud. Küll aga ei ole vastav dokument avalikkusele

registri kaudu kättesaadav teabele määratud piirangu tõttu. Selliseid dokumente saab küsida

teabenõude korras.

Loodame, et saime oma selgitustega Teile abiks olla.

Lugupidamisega

Karin Uuselu

jurist

peadirektori volitusel