Exchange Programme 2024 (call for applications)

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PROGRAMME D’ECHANGES 2024 INFORMATIONS PRATIQUES SUR L’ORGANISATION DU PROGRAMME

1. LES DATES, LE LIEU ET LA LANGUE DE L’ÉCHANGE

Les stages peuvent avoir une durée de deux semaines (10 jours de travail) ou d’une semaine (5 jours de travail) et doivent en principe se dérouler du lundi au vendredi. Si pour des raisons professionnelles ou autres, un participant se voit dans l’obligation de raccourcir son échange, il doit envoyer une demande justifiée par e-mail ([email protected]) au Secrétariat du Réseau des Présidents des cours suprêmes judiciaires de l’Union européenne (« Secrétariat du Réseau »). Les échanges de plus d’une semaine se déroulent dans la langue officielle de la Cour suprême d’accueil. Des échanges d’une semaine peuvent également être organisés dans d’autres langues. Le Secrétariat du Réseau attire l’attention sur les différents cours de langues proposés par le Réseau Européen de Formation Judiciaire (REFJ) qui pourraient être utiles lors de la préparation de l’échange. Veuillez consulter l’annexe 2 pour plus d’informations sur les cours disponibles et la procédure d’inscription. 1.1. The Secrétariat du Réseau :

• Informe les Cours suprêmes des candidatures reçues, • Notifie le participant de sa sélection et lui et lui fournit des informations pratiques sur le

programme d’échange, • Peut être contacté à tout moment concernant l’organisation du programme d’échange

([email protected]).

1.2. La Cour suprême d’accueil : • Affecte chaque participant à une chambre d’accueil et à un référent et communique ces

informations au participant, • Communique le plus rapidement possible les dates éventuelles de stage au participant et au

Secrétariat du Réseau.

1.3. Le participant : • Contacte son référent dans la juridiction d’accueil pour confirmer les dates et les principales

caractéristiques du stage, • Informe le Secrétariat du Réseau des détails de l’échange.

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2. L’ÉCHANGE ÉTAPE PAR ÉTAPE

2.1. Avant l’échange Le participant procède à ses réservations de transport et d’hébergement et envoie le formulaire d’information dûment complété ainsi qu’une copie de ses titres de transport au Secrétariat du Réseau ([email protected]). Le Secrétariat du Réseau verse au participant le premier versement de l’indemnité de logement et de subsistance (voir partie 3 pour plus de détails) généralement 2 semaines avant le stage. 2.2. Pendant l’échange Le participant doit respecter les conditions du programme (calendrier, contenu etc.). 2.3. Dans le mois suivant l’échange Le participant envoie 1) le rapport de l’échange (au format Word) et 2) sa grille d’évaluation au Secrétariat du Réseau ([email protected]). Le rapport doit être établi dans la langue de l’échange ou en français ou en anglais. Veuillez fournir un résumé du rapport en français ou en anglais si le rapport n’est établi dans aucune de ces langues. Tous les rapports sont publiés sur l’Intranet du Réseau. Les rapports des années précédentes peuvent également être consultés sur l’intranet en utilisant le nom d’utilisateur ExchangeProgramme et mot de passe ExchangeProgramme2024. 2.4. Dans les trois mois suivant l’échange Le Secrétariat du Réseau verse au participant le deuxième versement de l’indemnité de logement et de subsistance et le remboursement des frais de voyage, sous condition de réception des documents à envoyer après le stage (rapport, grille d’évaluation, demande de remboursement, copie du billet de transport).

3. PRISE EN CHARGE FINANCIERE

3.1. DÉPENSES ÉLIGIBLES

3.1.1. Frais de transport

Les coûts unitaires sont appliqués aux frais de transport. Toutes les distances à parcourir doivent être mesurées à l’aide du calculateur de train ou de vol fourni par la Commission européenne.

Comment calculer la distance :

Départ – lieu d’emploi, Arrivée – lieu où l’échange se déroule

Attention : Veuillez indiquer dans votre fiche de renseignement et votre demande de remboursement si l’institution nationale prend en charge le transport. Le cas échéant, le Secrétariat du Réseau remboursera les frais de transport directement à l’institution concernée et seul l’indemnité de logement et de subsistance sera versée aux participants.

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Voyage entre 50 et 399 km

Seuls les déplacements par voie terrestre sont remboursés. Pour les trajets de moins de 400 km non couverts par les transports terrestres (par exemple, Helsinki-Tallinn), la première tranche de distance pour les voyages aériens (400-600 km, soit 196 EUR) est appliquée. L’utilisation d’une voiture privée est autorisée selon les coûts unitaires établis. Veuillez consulter le tableau 5.3 (page 11) de la décision de la Commission européenne C(2021)35 du 12 janvier 2021 pour les montants des coûts unitaires.

Quelques exemples (basés sur le tableau 5.3 et utilisant le calculateur de distance ferroviaire de la Commission européenne)

De— à Distance (km) Montant en EUR par voyage aller-retour

Paris—Bruxelles 306,2 82 Paris—Luxembourg 391,5 82 La Haye—Bruxelles 177,7 82

Luxembourg—La Haye 359,3 82 Brno—Bratislava 130,3 21 Brno—Budapest 325,9 26

Budapest—Vienne 242,7 58 Vienne—Brno 147,3 58

Vienne—Ljubljana 377,7 58 Ljubljana—Zagreb 137,0 37 Bratislava—Vienne 78,4 58

Bucarest—Sofia 375,3 17 Riga—Vilnius 293,2 19

Voyage de 400 km et plus

Les déplacements en train et/ou en avion sont remboursés. Les coûts unitaires couvrent également tout déplacement terrestre associé (par exemple, les trajets en bus ou en train depuis les villes voisines vers/depuis l’aéroport ou la gare centrale). L’utilisation d’une voiture privée est autorisée selon les montants des coûts unitaires établis pour les voyages en train et/ou en avion.

Distance (km) Montant en EUR par voyage aller-retour

400-600 245 601-800 261 801-1200 276

1201-1600 288 1601-2000 369 2001-2500 429 2501-3500 541 3501-4500 659

3.1.2. Indemnité de logement et de subsistance

L’indemnité de logement et de subsistance dépend du pays de séjour et de la durée de l’échange. Les frais de logement sont exprimés sous la forme d’un montant par nuit. Les frais de subsistance, destinés à couvrir le coût des repas et d’autres dépenses accessoires (par exemple, les déplacements locaux), sont indiqués sous la forme d’un montant par période de 24 heures (arrondi à l’unité supérieure la plus proche).

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Pays Logement - Montant en EUR par nuit

Subsistance - Taux journalier en EUR

Allemagne 119 97 Autriche 126 102 Belgique 137 102 Bulgarie 110 57 Chypre 120 88 Croatie 104 75

Danemark 158 124 Espagne 117 88 Estonie 107 80 Finlande 146 113 France 166 102 Grèce 107 82

Hongrie 105 64 Irlande 139 108 Italie 114 98

Lettonie 95 73 Lituanie 94 69

Luxembourg 163 98 Malte 141 88

Pays-Bas 133 103 Pologne 103 67 Portugal 109 83 Tchéquie 107 70 Roumanie 109 62 Slovaquie 98 74 Slovénie 113 84 Suède 158 117

Quelques exemples indicatifs :

Échange d’une semaine en Suède commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant commence à voyager depuis son lieu de travail le dimanche à 12h00 et arrive à Stockholm le dimanche soir. Le participant quitte Stockholm juste après l’échange le vendredi soir et arrive au lieu de travail à 23h00 le vendredi soir. Le participant reçoit 5x158€ pour le logement et 5x117€ pour la subsistance (arrondis aux 24h les plus proches).

Échange d’une semaine en Bulgarie commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant souhaite prolonger son séjour à Sofia et arrive donc le samedi matin pour repartir le dimanche après la fin de l’échange. Le participant a reçu une indemnité de logement et de subsistance égale à celle qu’il aurait reçue en arrivant à Sofia le dimanche soir et en repartant le vendredi soir — 5x110€ pour le logement et 5x57€ pour la subsistance.

Échange de deux semaines en Espagne commençant le lundi et se terminant le vendredi. Le participant commence à voyager depuis son lieu de travail le dimanche après-midi à 15h00 et arrive à Madrid le dimanche soir. Aucun moyen de transport raisonnable n’est disponible le vendredi soir après la fin de l’échange. Le participant quitte donc Madrid le samedi matin et arrive au lieu de travail à 13h00 le même jour. Le participant reçoit 13x117€ pour le logement et 13x88€ pour la subsistance (arrondis aux 24h les plus proches).

Les participants sont en principe censés quitter le pays d’accueil le soir du dernier jour de l’échange. Les participants ont toutefois droit à une unité supplémentaire de logement et à une indemnité de subsistance si aucun moyen de transport raisonnable n’est disponible.

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3.2. PROCÉDURE DU PAYEMENT

Le paiement est effectué en deux versements et couvre trois types de dépenses : frais de voyage, logement et subsistance.

1er versement (préfinancement)

Le premier versement correspond à 80 % du montant total de l’indemnité de logement et de subsistance. Le préfinancement est verse en principe au minimum deux semaines avant le stage sur le compte bancaire indiqué dans le fische de renseignements du participant. Le Secrétariat du Réseau informe le participant lorsque ce versement est effectué. 2ème

2ème versement (paiement final)

Le paiement final se compose de 1) 20 % de l’indemnité totale de logement et de subsistance et 2) des frais de voyage selon les coûts unitaires établis par la Commission européenne.

Le Secrétariat du Réseau procédera au paiement final dans les trois mois suivant l’échange et à la réception des documents suivants :

- le rapport de stage (établi dans la langue de l’échange ou en français ou en anglais avec un résumé en français ou en anglais si le rapport n’est établi dans aucune des langues),

- la grille d’évaluation, - la demande de remboursement, - la copie de billet de transport.

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ANNEXE 1 – CHECK-LIST POUR LES PARTICIPANTS

Le Secrétariat du Réseau peut être contacté à l’adresse suivante :

[email protected].

1. Lorsque le Secrétariat du Réseau vous a informé de votre d’affectation

La cour suprême d’accueil ou votre référant va en principe vous contacter. Dans le cas contraire, contactez le Secrétariat du Réseau.

Contactez votre référent dans la juridiction d’accueil pour organiser les détails de votre stage (dates, si elles n’ont pas été fixées, contact, programme, contenu, etc.).

Communiquez les dates de stage au Secrétariat du Réseau dès que possible.

2. Avant l’échange (dès que les dates de stage ont été confirmées)

Faites vos réservations de transport et d’hébergement. Envoyez le formulaire d’information dûment complété au Secrétariat du Réseau avec une

copie de vos titre(s) de transport Vérifiez avec votre employeur que vous demeurerez couvert, pendant toute la durée de votre

stage, par le régime de sécurité sociale applicable à l’administration nationale concernée et que ce régime couvrira les dépenses de santé qui pourraient être encourues à l’étranger.

Assurez-vous que votre assurance couvre l'assistance médicale.

3. Au cours du mois suivant votre échange

Les documents suivants doivent être envoyés au Secrétariat du Réseau afin que l’autorisation de procéder au paiement final puisse être accordée :

le rapport de stage la grille d’évaluation la demande de remboursement la copie de titre de transport

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ANNEXE 2 – COURS DE LANGUES DU REFJ

1. ACTIVITÉS LINGUISTIQUES DE 2024

Le Réseau européen de formation judiciaire (REFJ) propose des formations en langues juridiques en allemand, anglais, espagnol, français et italien.

Veuillez consulter le calendrier des activités de formation du REFJ 2024 (des informations sur les séminaires linguistiques sont disponibles à partir de la page 108) et le catalogue en ligne des séminaires/webinaires linguistiques.

Le REFJ organise également des webinaires à l’heure du déjeuner, dont certains portent également sur la linguistique. Veuillez consulter le site web du REFJ pour plus d’informations.

2. PROCÉDURE DE CANDIDATURE (SÉMINAIRES LINGUISTIQUES)

• Consultez la base de données en ligne du REFJ pour obtenir la liste complète de tous les séminaires de formation.

• Contactez votre institution nationale de formation judiciaire pour vous inscrire aux séminaires de formation du REFJ. Les institutions nationales de formation judiciaire du REFJ se chargent exclusivement de toutes les procédures de candidature et de sélection.

• Vous recevrez un avis de sélection du REFJ dans votre boîte aux lettres électronique.

• Revenez sur le portail de candidature en ligne pour compléter vos données d’inscription personnelles une fois que vous aurez été sélectionné.

• Après votre séminaire de formation, revenez au portail de candidature en ligne pour remplir votre formulaire d’évaluation et votre demande de remboursement de frais, ainsi que pour recevoir un certificat confirmant votre participation.

3. MANUELS

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Civil Matters (2016)

• Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière civile (2016)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Criminal Matters (2015) – Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière pénale (2015)

• Handbook. Language training on the vocabulary of judicial cooperation in criminal matters (2012) – Manuel. Formation linguistique consacrée à la terminologie de la coopération judiciaire en matière pénale (2012)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Family Law (2022)

• Manuel. Français pour la coopération judiciaire en droit de la famille (2022)

• Handbook. English for Human Rights EU Law

• Handbook. The Language of Cybercrime

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• Handbook. The Language of Competition Law – Manuel. Le vocabulaire du droit de la concurrence

• Handbook on the Language of Data Protection

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EXCHANGE PROGRAMME 2024 PRACTICAL INFORMATION ON THE ORGANISATION OF THE PROGRAMME

1. DATES, LOCATION AND LANGUAGE OF THE EXCHANGE

Exchanges last either two weeks (10 working days) or one week (5 working days) and should, as a rule, take place from Monday to Friday. If due to professional or other reasons the length of the exchange needs to be shortened the participant must require prior approval from the Secretariat of the of the Network of the Presidents of the Supreme Judicial Courts of the European Union (“the Secretariat of the Network”) by a duly justified e-mail ([email protected]). Exchanges longer than one week are conducted in the official language of the hosting Supreme Court. One-week exchanges can also be organised in other languages. The Secretariat of the Network would like to draw attention to various language courses provided by the European Judicial Training Network (EJTN). Please see Annex 2 for more information about the available courses and the procedure of application. 1.1. The Secretariat of the Network:

• Informs the Supreme Courts of the applications received, • Notifies each participant of their selection and provides participants practical information

regarding the exchange programme, • Can be contacted at all times regarding the organisation of the exchange programme

([email protected]).

1.2. The hosting Supreme Court: • Assigns each participant to a hosting chamber and tutor and informs the participant thereof, • Informs the participant and the Secretariat of the Network, at their earliest convenience, of

the possible dates of the exchange.

1.3. The Participant: • Contacts their tutor at the hosting Supreme Court to confirm the dates and the outline of the

exchange, • Informs the Secretariat of the Network of the details of the exchange.

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2. THE EXCHANGE STEP BY STEP

2.1. Before the exchange The Participant makes their travel and accommodation arrangements and sends the duly completed information form to the Secretariat of the Network ([email protected]) together with a copy of transport ticket. The Secretariat of the Network administers, as a rule two weeks before the exchange, the first instalment of accommodation and subsistence allowance (please see part 3 for further details). 2.2. During the exchange The Participant shall respect the terms and conditions of the Exchange Programme (schedule, contents etc.). 2.3. Within one month after the exchange The Participant sends to the Secretariat of the Network ([email protected]) 1) the report of the exchange (in Word format) and 2) the completed evaluation form. The Report should be established in the language of the exchange or French or English. Please provide a summary of the report in French or English if the Report is not established in either language. All Reports are published on the Intranet of the Network. The reports of previous years can also be consulted on the Intranet using the username ExchangeProgramme and password ExchangeProgramme2024. 2.4. Within three months after exchange The Secretariat of the Network administers the second instalment of the accommodation and subsistence allowance and the reimbursement of travel costs upon the receipt of the documents requested (report, evaluation form, expense claim form, copy of transport ticket).

3. FINANCIAL CONDITIONS

3.1. ELIGIBLE COSTS

3.1.1. Travel expenses

Unit costs are applied for travel expenses. All travel journey distances are to be measured using the rail or flight calculator provided by the EU Commission.

How to calculate the distance:

Departure – place of employment, Arrival – place where the exchange takes place

Attention: Please indicate on the information form and the expense claim form if travel expenses are borne by the national institution. In such a case the Secretariat of the Network reimburses travel costs directly to the institution and the participant only receives the accommodation and subsistence allowance.

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Travel journey between 50 and 399 km

Only travel by land is reimbursed. For journeys of less than 400 km not covered by land transport (e.g., Helsinki-Tallinn) the first distance band for air travel (400-600 km, i.e., 196 EUR) is applied. Use of private car is allowed according to the established unit cost amounts. For unit cost amounts please consult table 5.3 (page 11) of the European Commission decision C(2021)35 of 12 January 2021.

Some examples (based on table 5.3 and using the EU Commission rail distance calculator)

From—to Distance (km) Amount in EUR per round trip

Paris—Brussels 306,2 82 Paris—Luxembourg 391,5 82

The Hague—Brussels 177,7 82 Luxembourg—The Hague 359,3 82

Brno—Bratislava 130,3 21 Brno—Budapest 325,9 26

Budapest—Vienna 242,7 58 Vienna—Brno 147,3 58

Vienna—Ljubljana 377,7 58 Ljubljana—Zagreb 137,0 37 Bratislava—Vienna 78,4 58 Bucharest—Sofia 375,3 17

Riga—Vilnius 293,2 19

Travel journey 400 km and beyond

Travel by rail and/or plane is reimbursed. The unit costs also cover any associated land-based travel (e.g., bus or train trips from neighbouring cities to/from the airport or the central train station). The use of private car is allowed according to the unit cost amounts established for rail and/or plane travel.

Distance (km) Amount in EUR per round trip

400-600 245 601-800 261 801-1200 276

1201-1600 288 1601-2000 369 2001-2500 429 2501-3500 541 3501-4500 659

3.1.2. Accommodation and subsistence allowance

Accommodation and subsistence allowance depends on the country of stay and the length of the exchange. Accommodation costs are expressed as an amount per night. Subsistence costs, to cover the costs of meals and other incidental expenses (e.g., local travel), are provided as an amount per 24-hour period (rounded up to the closest 24-hour).

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Country Accommodation - Amount in EUR per

night

Subsistence - Daily rate in EUR

Austria 126 102 Belgium 137 102 Bulgaria 110 57 Croatia 104 75 Cyprus 120 88 Czechia 107 70 Denmark 158 124 Estonia 107 80 Finland 146 113 France 166 102

Germany 119 97 Greece 107 82 Hungary 105 64 Ireland 139 108

Italy 114 98 Latvia 95 73

Lithuania 94 69 Luxembourg 163 98

Malta 141 88 Netherlands 133 103

Poland 103 67 Portugal 109 83 Romania 109 62 Slovakia 98 74 Slovenia 113 84

Spain 117 88 Sweden 158 117

Some indicative examples:

One week exchange in Sweden starting on Monday and ending on Friday. Participant starts travelling from their place of employment at 12.00 on Sunday and arrives to Stockholm on Sunday evening. Participant leaves Stockholm right after the exchange on Friday evening and arrives to the place of employment at 23.00 Friday evening. The participant receives 5x158€ for accommodation and 5x117€ for subsistence (rounded up to the nearest 24h).

One week exchange in Bulgaria starting on Monday and ending on Friday. Participant wishes to have a longer stay in Sofia and therefore arrives on Saturday morning and leaves on Sunday after the end of the exchange. The participant receives an accommodation and subsistence allowance equal to that of them arriving to Sofia on Sunday evening and leaving on Friday evening — 5x110€ for accommodation and 5x57€ for subsistence.

Two-week exchange in Spain starting on Monday and ending on Friday. Participant starts travelling from their place of employment on Sunday afternoon at 15.00 and arrives to Madrid on Sunday evening. No reasonable mode of transport is available on Friday evening after the end of the exchange. The participant therefore leaves Madrid on Saturday morning and arrives to their place of employment at 13.00 the same day. The participant receives 13x117€ for accommodation and 13x88€ for subsistence (rounded up to the nearest 24h).

Participants are in principle assumed to leave the host country in the evening of the final day of the exchange. Participants are, however, entitled to an extra unit of accommodation and subsistence allowance if no reasonable mode of transport is available.

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3.2. PROCEDURE OF PAYMENT

The payment is made in two instalments and covers three types of expenses: travel, accommodation, and subsistence.

1st instalment (prefinancing)

The first instalment is 80% of the total accommodation and subsistence allowance. The first instalment is transferred to the bank account indicated on the information form of the participant, as a rule, no later than 2 weeks before the exchange. The Secretariat of the Network informs the participant of the transfer.

2nd instalment (final payment)

The final payment is composed of 1) 20% of the total accommodation and subsistence allowance and 2) travel expenses according to unit costs established by the European Commission.

The Secretariat of the Network proceeds to the final payment within three months after the exchange and upon the receipt of the following documents:

- report of the exchange (established in the language of the exchange or French or English with a summary in French or English if the report is not established in either of the languages),

- evaluation form, - expense claim form, - copy of transport ticket.

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ANNEX 1 – PARTICIPANT CHECKLIST

The Secretariat of the Network can be contacted at [email protected]

1. Once the Secretariat of the Network has informed you of your selection

The hosting Supreme Court or the designated tutor will contact you regarding your exchange. Otherwise, contact the Secretariat of the Network.

Contact your tutor at the hosting jurisdiction to arrange the details of the exchange (dates, if not fixed already, schedule, content, etc.).

Inform the Secretariat of the Network of the dates of the exchange at your earliest convenience.

2. Before the exchange (as soon as the dates of the exchange have been confirmed)

Make your transport and accommodation arrangements. Send your information form duly completed to the Secretariat of the Network together with a

copy of your transport ticket(s). Check with your employer that you will remain covered during the whole training period by

the social security scheme applicable to the concerned national administration and that the latter will support the health expenses incurred abroad.

Make sure your insurance covers medical assistance.

3. Within one month after your exchange

The following documents must be sent to the Secretariat of the Network for the final payment to be made:

Report Evaluation form Expense claim form Copy of transport ticket

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ANNEX 2 – EJTN LANGUAGE COURSES

1. LINGUISTIC ACTIVITIES OF 2024

The European Judicial Training Network (EJTN) offers legal language training in English, French, German, Spanish and Italian.

Please see the EJTN 2024 Calendar of Training Activities (information on linguistic seminars can be found starting on page 108) and the online catalogue of linguistic seminars/webinars.

The EJTN also organises lunchtime webinars, some of which, also focus on linguistics. Please see the EJTN website for more information.

2. APPLICATION PROCEDURE (LINGUISTIC SEMINARS)

• Consult EJTN’s online database for a full listing of all training seminars.

• Get in touch with your national judicial training institution to apply for EJTN’s training seminars – EJTN’s national judicial training institutions exclusively handle all application and selection procedures.

• Watch for a selection notice from EJTN in your inbox.

• Once selected, return to the online application portal to complete your personal registration details.

• After your training seminar, return to the online application portal to complete your feedback form and expense claim, as well as to receive a certificate confirming your participation.

3. LINGUISTIC HANDBOOKS

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Civil Matters (2016)

• Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière civile (2016)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Criminal Matters (2015) – Manuel. Français pour la coopération judiciaire en matière pénale (2015)

• Handbook. Language training on the vocabulary of judicial cooperation in criminal matters (2012) – Manuel. Formation linguistique consacrée à la terminologie de la coopération judiciaire en matière pénale (2012)

• Handbook. English for Judicial Cooperation in Family Law (2022)

• Manuel. Français pour la coopération judiciaire en droit de la famille (2022)

• Handbook. English for Human Rights EU Law

• Handbook. The Language of Cybercrime

• Handbook. The Language of Competition Law – Manuel. Le vocabulaire du droit de la concurrence

• Handbook on the Language of Data Protection