Väljaminev kiri

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus

Mäealuse 2/2, Tallinn 12618

Telefon 612 6200

E-post [email protected]

Reg. kood 70008440

www.smit.ee

Politsei- ja Piirivalveamet

[email protected]

06.10.2025 nr 3-13/231

Sisend SMITi hankeplaani 2026. aasta hangete läbiviimiseks

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (edaspidi SMIT) on info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia (edaspidi IKT) valdkonna riigihangete keskne hankija ja viib

IKT valdkonna kesksed riigihanked läbi oma hankekorra alusel. Hankeplaani koostamisel

lähtub SMIT haldusala asutuste ostuvajadustest. Tulenevalt Siseministeeriumi poolt läbiviidud

2024. a hangete korraldamist puudutavast auditist oleme teinud mitmeid muudatusi, mis on

suunatud hangete läbipaistvamale korraldamisele ja hankeplaani elluviimise täpsemale seirele.

Esimese sammuna võimaldame SiM haldusala asutuste IKT koordinaatoritele ligipääsu SMIT

hangete projektile (SMITi tööhalduskeskkonnas Jira). See tähendab, et igast asutusest üks

koordinaator, kes on ligipääsu infovarale taotlenud, näeb alates 2026. a oma asutusega seotud

hankeid, menetluse tähtaegu, vastutajaid ning riigihanke hetkeseisu.

Selleks, et 2026.a soetused hankeplaani jõuaksid, tuleks ka sel sügisel igal asutustel esitada

nende riigihangete sisend, mille läbiviijaks on SMIT. Vastavalt 01.07.2025. a kehtestatud

SMITi hankekorrale kantakse SMITi hankeplaani eelarveaastaks planeeritud ja teadaolevad

piirmäära ületavad riigihanked, läbiviidavad kesksed hanked ja ühishanked, sealhulgas

raamlepingu alusel läbiviidavad minikonkursid ja tellimused alates 30 000 eur km-ta. Juhime

tähelepanu, et väikeoste hankeplaanis ei kajastata. Uuendusena ootame asutustelt lisaks

tavapärastele andmetele ka igale hankele prioriteetsuse lisamist, mille kohta on selgitused

toodud kirja lisas toodud tabeli teisel lehel. Juhime ühtlasi tähelepanu, et aasta kestel ootamatult

tekkivaid ostude vajadusi ei pruugi olla võimalik arvesse võtta.

Et tõhusamalt ja täpsemalt seirata hankeplaani täitmist, on SMIT 2026. aastaks välja töötanud

ka uued ja täpsemad mõõdikud:

1) Hangete kokkulepete tähtaegsus, eesmärk ≥ 90% – mõõdab hankemenetluse kestust,

kas soovitud lepingu algusajaks on leping sõlmitud. Lepingu eeldatav sõlmimise tähtaeg

määratakse vastavalt tehnilise kirjelduse esitamise kuupäevale. Selle määrab SMIT

õiguse ja hangete osakond (edaspidi ÕHO) vastavalt sisendi andmise tähtajale, et

planeerida menetluse läbiviimiseks optimaalne aeg. Lepingu sõlmimise eeldatavat

kuupäeva on õigus ÕHOl muuta, kui muutub tehnilise kirjelduse esitamise tähtaeg.

2(3)

2) Hanke sisendi tähtaegsus, eesmärk ≥ 90% – mõõdetakse, kas hanke läbiviimiseks

vajalik sisend on vastutaja poolt antud kokkulepitud tähtajaks. Vastutaja rolli võib olla

hõlmatud ka SMIT väline asutus, nt rahastaja või hanke tellija rollis. Tehnilise kirjelduse

esitamise tähtaega saab muuta kuni 1 kuu enne selle saabumist, kuid kohustuslik on

määrata siis muutmise põhjendus.

3) Hankeplaani planeerimise täpsus, eesmärk ≤ 15% koosneb kahest erinevast osast -

mõõdetakse hangete planeerimise võimekust. Selgitame, et hankeplaani kantakse vaid

need soetused, mis teadaolevalt on kavas aasta jooksul hankida.

a. Mõõdik kaardistab hanked, mille läbiviimisest on aasta jooksul otsustatud

loobuda. Analüüsime mh ka mitteteostamise põhjendusi.

b. Eraldi mõõdetakse ka lisandunud hankeid, mille puhul samuti analüüsime

lisandumise põhjendusi.

Selgitame ka SMITi hangete protsessi.

1) Asutused esitavad oma ostuvajadused kirja lisas oleva tabeli kujul hiljemalt

1.novembriks, mille järgselt SMITi vastava valdkonna eest vastutava osakonna töötaja

kannab hanke koos teadaolevate andmetega piletina hangete jirasse. Tähtaegade

määramisel tuleb arvestada hankes kaasuvate töötajate puhkustega.

2) Seejärel korrastatakse piletid ning jira piletile lisatakse partnerasutuse kaasumisel

vastav rolligrupp, mille järgselt pilet muutub nähtavaks vastava asutuse IKT

koordinaatorile.

3) Hankeplaan kinnitatakse SMIT peadirektori poolt hiljemalt 31.märtsiks.

4) Hankeplaan viiakse ellu vastavalt kinnitatud tähtaegadele.

See tähendab, et tehnilise kirjelduse eest vastutav isik ning juhul, kui kaasatud on ka teine

asutus, peavad kinni pidama piletis määratud tehnilise kirjelduse esitamise tähtajast, et hanke

saaks õigeaegselt läbi viia. Jira piletite staatuste selgitused oleme kirjeldanud lisas oleva tabeli

kolmandal lehel.

Tehnilise kirjelduse esitamise tähtpäeva on lubatud muuta põhjendatud juhtudel kuni üks kuu

enne tähtpäeva saabumist, selleks tuleb kirjutada selgitus hankepiletis või e-kiri SMIT õiguse

ja hangete juhile. SMIT hankejuht korraldab hiljemalt tehnilise kirjelduse esitamise tähtaja

saabumise nädalal vajadusel kolmepoolse kohtumise teamsis, et kokku leppida hanke

teostamise täpsem ajakava. Silmas tuleb pidada, et hanke alusdokumentide kooskõlastamiseks

ja lepingu allkirjastamiseks on asutusel aega kuni 5 tööpäeva.

Soovitame hangete kiiremaks menetlemiseks anda samaaegselt hankeplaani sisenditega

SMITile lepingu allkirjastamiseks volitus.

Ootame ka täiendavaid ettepanekuid hankeprotsessi parendamiseks. Hangete protsessi

puudutavates küsimustes on SMITi kontaktiks õiguse ja hangete juht.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Erle Eks

3(3)

õiguse ja hangete juht

[Sama/Teadmiseks]

Marek Kukk

Kristi Orn

Kaie.Leidsaar

[Lisa: Loetelu]

Erle Eks, [email protected]