Kiri

1. 2.

2024-03-13 UDHS töörühm

Kuupäev

13 Mar 2024 kell 15.00 - 16.28

Osalejad:

Aivi Eller, Liis Piirma, Sille Uusleer, Aire Õismäe, Kaire Karp, Annika Laus, , Kristiina Laius, Janika Kabur, Ingrid Kaskpeit, Hille Oidema, Kristi Madismäe, Kärt Allert, Aila Soroka

Puudus:  Liisa Ojangu, Kristel Mändmaa, Pille Noodapera, Triin Kivisild-Mehevits

Kohtumise teema

Infokorje tagasisidestamine Klassifikaatorid

Materjal:

Infokorje kokkuvõte 11032024 DHS rööühm.xlsx

Klassifikaatorid

Arutelu

1) Infokorje tagasisidestamine

Varasemal töörühma kohtumiselleppisime kokku, et küsime täpsustusi Rahvusarhiivi, Maksu- ja Tolliameti ning Rahapesu Andmebürooga esitatud ettepanekutele. 

Töörühmas vaadatud üle ning tagasisidestatud infokorje protsessi tabelis read 29, 47-49, 51, 63 ja 64.

2) Klassifikaatorid

Vaatasime üle majasisese dokumendiliigi metaväljadega seotud klassifikaatorid ning ärinõuded klassifikaatoritele. Täpsem ülevaade: .Klassifikaatorid

Lähtuvalt VEERA disainist ei kasuta klassifikaatori väärtuste puhul teksti või tausta värvi, mis on hetkel kasutusel Webdesktopi lahenduses.

Klassifikaatorid

Kirjeldus

Antud dokument kirjeldab klassifikaatori ärinõudeid ja eelseadistatud klassifikaatoreid, mida saab siduda metaväljadega.

Eeltingimused

Kasutaja on administraatori või süsteemiadministraatori rollis Vajadus hallata (vaadata/lisada/kustutada/muuta) klassifikaatoreid

Järeltingimused

Klassifikaatoreid on võimalik hallata eelseadistatud klassifikaatoreid on võimalik siduda metaväljadega. Dokumendi ekraanivormil metaväljal pakub väärtustena seotud klassifikaatori väärtuseid.

Webdesktopi ja Delta näited:

Üldised nõuded

Nõue Ärinõue

Administraatoril on võimalik sisestatud klassifikaatoreid siduda erinevat tüüpi metaväljadega.

Administraatoril on võimalik lisada uusi klassifikaatoreid.

Administraatoril on võimalik muuta olemasolevaid klassifikaatoreid.

Klassifikaatorite loendi vaade selgub hiljem koos teiste vaadetega. Projektimeeskond toob vaate töörühma ülevaatamiseks.

Administraatoril on võimalik klassifikaatoreid otsida klassifikaatorite loendist. Otsimiseks tuleb otsinguväljale sisestada klassifikaatori nimetus või osa nimetusest.

Administraatoril on võimalik klassifikaatorite loendis sorteerida ja filtreerida tunnuste alusel.

Administraatoril on võimalik klassifikaatori vaates otsida klassifikaatori tunnuse alusel. Otsimiseks tuleb otsinguväljale sisestada klassifikaatori tunnuse nimetus või osa nimetusest.

Administraatoril on võimalik klassifikaatorite väärtuseid järjestada tähestikuliselt või järjekorra numbri alusel.

Administraatoril on võimalik klassifikaatori vaates sorteerida ja filtreerida tunnuste alusel.

Klassifikaatori järgmised tunnused:

Nimetus - kirjeldab klassifikaatori sisulist väärtust. Jrk nr - järjekorranumbri alusel järjestatakse rakenduses nende rippmenüüde sisud, milles olevad väärtused võetakse klassifikaatoritest. Väärtused, mida antud klassifikaatori puhul valitakse kõige enam, võiksid olla väikseima järjekorranumbriga. Ja väärtused, mida antud klassifikaatori puhul valitakse kõige harvem, võiksid paikneda rippmenüüs viimasel kohal ehk olla suurima järjekorranumbriga. Kommentaar – tekstiväli täiendava selgituse lisamiseks. Täiendav väärtus – kasutatakse juhul, kui klassifikaatoriga seotud valikuväljal valiku tegemisel on vaja lisaks kasutada täiendavat väärtust. Näiteks juurdepääsupiirangu aluse valimisel arvutatakse täiendava väärtuse alusel automaatselt juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpu kuupäev (juurdepääsupiirangu alusega seotud täiendav väärtus on alusele vastava piirangu pikkus kuudes). Vaikimisi valitud – kui on linnutatud, siis on rakenduses antud klassifikaatorit kasutav väli uue objekti lisamisel eeltäidetud klassifikaatori linnutatud väärtusega. Kui ükski väärtus ei ole määratud vaikimisi valituks, siis on kasutaja kohustatud ise valiku tegema. Kõigist klassifikaatori väärtustest saab olla vaikimisi valitud ainult üks väärtus. Aktiivne – klassifikaatorit kasutavas rippmenüüs kuvatakse alati ainult aktiivsed klassifikaatori väärtused. Väli „Aktiivne" võimaldab eemaldada klassifikaatori väärtuse kasutajale kuvatavast valikust vastavat väärtust nimekirjast kustutamata. Kustuta - kui klassifikaatori väärtust ei ole dokumendil kasutatud, saab adminsitraator võõrtuse klassifikaatori alt kustutada.

Kui klassifikaatori väärtus on DHS-is seotud täiendava funktsionaalsusega ja sellest tulenevalt on keelatud  klassifikaatori väärtuse kustutamine või muutmine, siis ei ole väärtus muudetav ("nn hall").

Klassifikaatorid

Klassifikaator Kasutamine Väärtused Vaikeväärtus Väärtuseid saab juurde lisada

Väärtuseid saab eemaldada

Selgitus

Pealkiri Dokumendiliikide juures, kus kasutatakse palju sarnaseid pealkirju.

ei jah jah Pealkirja metavälja on võimalik sisestada väärtus käsitsi või siduda klassifikaatoriga. 

Dokumendi ekraanivormil klassifikaatori valimisel saab kasutaja käsitsi lisada täiendavat teksti. 

Kasutatakse näiteks majasisesesel dokumendiliigil. 

Teabekandja Dokumendi metaväljal. digitaalne

paber

digitaalne jah ei Administraator saab  klassifikaatoreid täiendada.

Dokumendi staatus

Dokumendil süsteemne väli, mis muutub vastavalt dokumendi menetlusele.

Uus Töös Lõpetatud

Uus ei ei Süsteem väärtustab automaatselt

Juurdepääsupiira ng

Dokumendi juurdepääsupiirangu määramisel.

Avalik

Asutusesiseseks kasutamiseks

- ei ei

Juurdepääsupiira ngu alus

Dokumendil sobiva piirangu aluse valimiseks.

Väärtused võetakse RIHA varamust "Juurdepääsupiirangute klassifikaatorist"

- ei ei Juurdepääsupiirangut e aluseid ei saa käsitsi juurde lisada. Liidestus RIHAga "Juurdepääsupiirangu te klassifikaatorid" ajakohasena hoidmiseks.

Asutused saavad määrata oma asutuse poolt kasutatavad JPP alused.

Sissetulnud dokumentide puhl määratakse alus DHX kapslist.

Vastuse koostamisel peab olema võimalik võtta kaasa ka alusdokumendi alused.

Kehtiv kuni kirjeldus

Dokumendil võimalik valida eelvalikust (klassifikaatorist).

RIHA "Juurdepääsupiirangute klassifikaatori" kehtivust lõpetavate sündmuste loetelu, mis võivad olla administraatori poolt kohandatud süsteemi siseselt. 

ei jah ei RIHA klassifikaatorist alus siduda kehtiv kuni kirjeldusega (kehtivust lõpetav sündmus).

Administraator saab kohandada klassifikaatori väärtuseid.

 Tavakasutaja väärtuseid lisada /muuta ei saa.

JPP muutmise põhjus

Valik juurdepääsupiirangu andmete muutmiseks.

AvTS-i § 40 lg 1 alusel - tähtaega pikendatakse kuni viie aasta võrra, sest juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib AvTS-i § 42 lg 1 alusel - juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, sest selle kehtestamise põhjus on kadunud. Andmete korrigeerimine

ei jah ei Administraator saab klassifikaatorit täiendada. 

ADR pealkiri Dokumendil eelseadistatud pealkirjad, mida kuvatakse ADRi. 

ei jah ei Kasutaja saab lisada käsitsi või valida klassifikaatorist. Kasutaja saab dokumendi ekraanivormi metaväljal täiendada klassifikaatori valimisel täiendada väärtust. 

Administraator saab lisada klassifikaatori väärtuseid. 

Klassifikaatoris peab olema võimalik määrata, millist väärtust millise dokumendiliigi juures kuvatakse. 

Märksõnastik Hierarhiline märksõnastik dokumendil ühe või mitme tunnuse välja toomiseks. 

ei jah ei Kui märksõnastik ei ole asutusel loodud, siis ei ole võimalik märksõnastikku kasutada.