Tähelepanu juhtimine

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135

Registrikood 70004235 E-post [email protected] www.aki.ee

Teie 29.09.2023 nr Meie 04.10.2023 nr 2.1.-1/23/1000-2489-4

Lp juhatuse liikmed

Reisieksperdi Aktsiaselts

[email protected]

Tähelepanu juhtimine

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie endise töötaja märgukirja, mille kohaselt ei lõpetatud endise

töötaja nimelise postkasti sulgemist kohe pärast töösuhte lõppu. Kaebuse kohaselt saatis isik

Reisieksperdi AS'ile 2022a juulis kirja, milles palus lõpetada enda nimelise e-maili kasutamise

ning septembris 2022 sain neilt suulise kinnituse, et minu e-mail on suletud. Praktikas sulgeti

aadress aga alles oluliselt hiljem ja 26.09.2023 e-mailidele vastati. Seisuga 27.09.2023. a

kontrollis inspektsioon, et aadress on kustutatud ja sellele e-kirju saata ei saa, mistõttu me

menetlust ei algata võid piirdume tähelepanu juhtimisega.

Endiste töötajate nimelisi e-posti aadresse võib avatuna hoida (kirju vastu võtta) pärast töösuhte

lõppu üksnes juhul, kui selleks on töötaja andnud eelneva vabatahtliku nõusoleku, selleks on

reaalne vajadus ja see toimub väga lühikest aega. Ka pelgalt see, et töötajat teavitatakse e-posti

avatuna hoidmisest või lugemisest, ei ole piisav, vaid on vajalik töötaja vabatahtlik nõusolek

sellega nõustumiseks. Samuti sel juhul peab olema tagatud, et ei rikutaks sõnumisaladust ega

eraelu puutumatust. Juhul, kui asutuses on mõned ametikohad, mille puhul aadressi sulgemine

võib segada töökorraldust, siis soovitame kaaluda isikute nimeliste aadresside asemel kasutada

ametikohast tulenevat e-posti aadressi (nt [email protected]).

Seega, nõusoleku puudumisel, tuleb pärast töösuhte lõppu isiku nimeline e-posti aadress

koheselt sulgeda, sest puudub põhjendatud vajadus isikuandmete edasiseks töötlemiseks.

Järgnevalt käsitleme lisaks suletud e-posti aadressilt (sh arhiveeritud kirjade) andmete töötlemist.

Tööandja poolt töötajale eraldatud e-postkastist kirjade vaatamine ei ole välistatud, aga see peab

olema eelnevalt reguleeritud, sh millistel asjaoludel seda teha tohib, kes toimingu teeb, kuidas

toiming tehakse (sh vormistatakse), millal toiming tehakse ja kuidas töötajat sellest teavitatakse.

Kirjade vaatamine võib olla teatud põhjendatud juhtudel vajalik, aga iga andmetöötleja peab

eelnevalt töötajaid teavitama, mis on need juhud, et nad teaksid sellega arvestada. Sellised

reeglid tuleb kehtestada kirjalikult (näiteks töökorralduse reeglites). Samad reeglid kehtivad ka

pärast töösuhte lõppu. Kui see eelnevalt reguleeritud ei ole, siis ei ole tööandjal õigust töötaja

e-postkastist andmeid vaadata.

Lisaks tuleb täpsustada töösuhte lõppemise korral töötaja poolt tööga seotud dokumentatsiooni,

2 (3)

sh e-postkasti sisu üleandmise nõuet selliselt, et see selgelt hõlmaks ka töötaja e-postkastis

olevaid tööalaseid kirju.

Korrektse regulatsiooni ja õigusliku aluse1 olemasolul saab tööandja teatud juhtudel säilitada ja

lugeda töökohustuste täitmisega seotud e-kirju, mis on töösuhte (lepingu) ajal töötaja tööalase e-

posti aadressi kaudu liikunud. Kuid sel juhul peab lähtuma vajaduspõhisest info otsimisest,

mis on vältimatult vajalik mingi konkreetse avaliku ülesande täitmiseks ning millega

kaasneb kõige väiksem oht töötaja põhiõiguste riivele. Kindlasti ei tähenda see seda, et

lahkunud töötaja e-postkasti võib täies ulatuses anda kolmandale isikule kasutamiseks. Riive ohu

vähendamiseks saab näiteks, kui on teada, et töötajale on saadetud e-kiri, pöörduda saatja poole

ning paluda tal kiri uuesti teisele e-posti aadressile saata. Vajalikke kirju otsides tuleks

võimalikult kitsalt määratleda otsimiskriteeriumid - kindel ajavahemik, kuupäev, adressaat või

pealkiri.

Küll aga ei ole õigust töötaja erakirju avada ega lugeda. Isikliku kirjavahetuse hulka tuleb

arvata ka töötajate vaheline kirjavahetus, mis ei seondu tööülesannete täitmisega. Selleks,

et vältida või vähendada tõenäosust, et erakirju loetakse, tulebki kehtestada korrektsed reeglid e-

postkasti kasutamiseks. Näiteks kokku leppida, et erakirjadele tehakse eraldi kaust ja pärast

töösuhte lõppemist kustutab töötaja need postkastist.

Siiski peab arvestama, et kuigi töötajal ei ole mingit üldist õigust töö e-posti isiklikul eesmärgil

kasutamiseks, on Eestis kujunenud tavapäraseks praktikaks, et töötajad kasutavad tööandja

domeeniga e-posti aadresse muuhulgas ka oma erakirjade saatmiseks ja saamiseks (sh kasutades

riigiasutuse või kohtuga suhtlemisel kontaktandmetena). Paljudel juhtudel kasutavad töötajad töö

e-posti isiklikuks otstarbeks mugavuse, aja kokkuhoiu ja turvalisuse tõttu (töö e-posti loetakse

reeglina iga päev või lausa terve päeva jooksul, mistõttu pole vaja erapostkasti pidevalt sisse

logida, et kontrollida, ega pole uusi kirju tulnud). Isegi, kui töötaja ei kasuta e-posti aadressi

isiklikuks otstarbeks, peab tööandja siiski arvestama, et sinna võivad paratamatult sattuda

isikliku sisuga kirjad, sest kunagi ei saa 100% välistada sissetulevaid erakirju, kolleegide kirjad

üksteisele võivad olla eraviisilise sisuga ning kirjad võivad olla eraviisilise sisuga ka ainult

osaliselt.

Eeskirjadega ei saa tööandja siiski kehtestada selliseid piiranguid ega luua endale õigusi,

mis on põhiseaduse või teiste seadustega (eeskätt isikuandmete kaitse seadusega) vastuolus. Näiteks ei saa tööandja endale kehtestada õigust rikkuda töötaja erakirjade sõnumisaladust või

eraelu puutumatust. Samuti tuleb selliste eeskirjade kehtestamisel austada töötaja inimväärikust.

Eeskirjade kehtestamine ei vabasta tööandjat kohustuste täitmisest ega võimalikust vastutusest

ebaseadusliku tegevuse eest.

Kuid alati eksisteerib oht, et töötaja eraelu puutumatust või sõnumisaladust rikutakse tahtmatult.

Mida vähem on tööandja rakendanud preventiivseid meetmeid (reguleerinud e-posti vaatamist)

seda suurem on tööandja risk töötaja ja töötajaga kirjavahetuses olevate kolmandate isikute

isikuandmete töötlemiseks ja nende sõnumisaladuse või eraelu puutumatuse rikkumiseks. Kui

töötaja erakirjad ei ole mingil moel eristatud või tähistatud ning tööandja poolt eraldatud

domeeniga e-posti aadressi kasutamine eraotstarbel ei ole ka mitte mingil moel piiratud, on

tõenäosus eraelu puutumatuse riiveks väga suur. Sellisest postkastist näiteks kuupäeva või

ajavahemiku alusel otsingu tegemisel võib valikusse sattuda suure tõenäosusega ka erakirju.

Juba ainuüksi erakirjade saatmise või saamise kohta andmete vaatamine kujutab endast

eraelu puutumatuse riivet. Kui tööandja ei ole kehtestanud ka mitte mingeid reegleid selle

kohta, kas ja kuidas toimub tööandja poolt töötaja e-postkastist info hankimine või töökohustuste

rikkumiste menetlemine, ei erine töötaja õiguspärane ootus erasuhtluse privaatsusele tema

muudest e-postkastidest. Asjaolu, et erinevalt erapostkastidest asuvad sellised e-kirjad tööandjale

1 Avaliku sektori asutused saavad õigusliku alusena kasutada ainult üldmääruse artikkel 6 lg 1 p e) ehk isikuandmete

töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või vastutava töötleja avaliku võimu teostamiseks.

Artikkel 6 välistab punkti f) ehk õigustatud huvi kasutamise avaliku sektori asutuste puhul.

3 (3)

ligipääsetavas kohas, ei anna õigustust nende uurimiseks.

Muidugi võib töösuhe lõppeda ka ootamatult ja sellisel viisil, et töötajaga ei ole võimalik enam

midagi kokku leppida (nt töötaja surm, konflikt). Seetõttu oleks soovitav e-postkasti sulgemisega

(ja sealt vajaliku info mujale salvestamisega) seotud asjaolud reguleerida töökorraldus

eeskirjades, sh kajastada konkreetsed juhud ja võimalusel töökohad, mil on vaja postkast avatuna

hoida.

Lisaks soovitame vajaliku tööalase teabe säilimise tarbeks kokku leppida, et töötajad tõstavad

vajalikud kirjad juba töösuhte ajal kokkulepitud kohta (nt ühiskettale).

Kokkuvõtlikult, kui e-postkasti avatuna hoidmiseks lahkuv töötaja nõusolekut ei anna ning

ühtegi teist õiguslikku alust ei ole, tuleb e-postkast koheselt pärast töösuhte lõppemist sulgeda.

Vastasel juhul töödeldakse töötaja ja potentsiaalselt ka kolmandate isikute isikuandmeid ilma

õigusliku aluseta. Palume selles osas oma praktika edaspidiseks üle vaadata.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Kadri Levand

peadirektori volitusel