Käskkiri

KÄSKKIRI

22.03.2024

nr 13

Asjaajamiskorra kinnitamine

Sotsiaalministri 01.03.2024 käskkirja nr 24 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse kinnitamine“ punkt 25 alapunktide 4 ja 5 alusel:

1. Kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse asjaajamiskorra koos lisadega (lisatud); 2. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 02.08.2022

käskkirja nr 32 "Asjaajamiskorra kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt)

Margus Arm direktor

2

Asjaajamiskord

Sisukord

I ÜLDNÕUDED ................................................................................................................................... 3

1. Reguleerimis- ja kohaldamisala ............................................................................................... 3

2. Asjaajamise üldpõhimõtted .................................................................................................... 3

II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE ......................................................................... 4

3. Dokumendi vormistamine....................................................................................................... 4

4. Dokumentide loetelu .............................................................................................................. 5

5. Dokumendi kuupäev ............................................................................................................... 5

6. Dokumendi adresseerimine .................................................................................................... 5

III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ..............................................................................................5

7. Dokumendi registreerimine .................................................................................................... 5

IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE ................................................................................................... 7

8. Dokumendi menetlemine ....................................................................................................... 7

9. Dokumendi täitmise tähtaeg .................................................................................................. 7

10. Dokumendi koostamine .......................................................................................................... 8

11. Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamine ................................................................... 8

12. Teabenõude menetlemine ......................................................................................................9

13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine ........................................ 10

14. Arve menetlemine ................................................................................................................ 10

15. Käskkirja menetlemine ......................................................................................................... 11

16. Protokollide menetlemine .................................................................................................... 11

17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine .............................................................................. 12

V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ....................................................................................................... 12

18. Asjaajamise üleandmise vormistamine ................................................................................... 12

VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE .......................................................................... 13

19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine .......................................................... 13

20. Lisad ....................................................................................................................................... 13

3 I ÜLDNÕUDED

1. Reguleerimis- ja kohaldamisala

1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi: TEHIK) asjaajamiskord kehtestab

asjaajamise, teabehalduse ja dokumendihalduse korraldamise põhimõtted ja nõuded

TEHIKus.

1.2. Asjaajamiskord ei reguleeri salastatud teabekandjate registreerimist, edastamist ega

muul viisil töötlemist.

1.3. Hankedokumentide ettevalmistamisel lähtutakse TEHIKu hankekorrast. Hankekorras

reguleerimata küsimustes lähtutakse asjaajamiskorrast.

1.4. TEHIKu asjaajamist korraldab tugiteenuste osakond.

2. Asjaajamise üldpõhimõtted

2.1. TEHIK loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Vajadusel võib

elektroonilise dokumendi koopia väljastada paberil.

2.2. Elektrooniline dokument edastatakse adressaadile asutuste vahelise

dokumendivahetuskihi (edaspidi: DHX) või e-posti teel. Paberkandjal dokument

edastatakse adressaadile postiteenuse osutaja või kulleri vahendusel, lähtudes

dokumendis sisalduvast informatsioonist.

2.3. Dokumendid vormistatakse:

2.3.1. „raleway“ kirjastiilis,

2.3.2. püstkirjas,

2.3.3. rööpjoondusega,

2.3.4. tähesuurusega 11,

2.3.5. reavahega 1,15.

2.4. Dokumendid menetletakse dokumendihaldussüsteemis Delta (edaspidi: Delta), mis

asub veebilehel: https://delta.tehik.ee.

2.5. Deltale on juurdepääs kõikidel töötajatel. Juurdepääsud konkreetsetele

dokumendisarjadele antakse igale töötajale tema töökoha põhiselt. Põhjendatud

vajadusel võib anda Delta juurdepääse TEHIKu välistele isikutele vastavalt juurdepääsu

vajadusele. Juurdepääsu ajakohasuse tagab juurdepääsu taotlenud TEHIKu töötaja või

tema vahetu juht. Töötaja vahetu juht tagab, et sekretäri teavitatakse töötaja

juurdepääsu vajaduse muutumisest.

2.6. Delta pidamisega tagatakse:

2.6.1. dokumentide koostamine, registreerimine, arvestus ja väljasaatmine;

2.6.2. dokumentide leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise

aja, väljaandja, saatja, sarja või muude tunnuste kaudu;

2.6.3. dokumentide säilitamine ja arhiveerimine ning hävitamine.

2.7. IT teenuse osutamiseks registreeritakse ja menetletakse isikute pöördumised sõltumata

nende sisust ja liigist IT teenuste haldamise infosüsteemis Jira (edaspidi: Jira), mis asub

veebilehel: https://smjira.sm.ee. Jiras hallatakse pöördumisi, mis on laekunud TEHIKu

kasutajatoele või neile menetlemiseks edastatud. Jira pöördumiste menetlemine ja

säilitamine toimub kooskõlas infosüsteemi „Jira“ pidamise korraga.

2.8. Delta andmed ja dokumendid on avalikud õigusaktis sätestatud ulatuses. Juurdepääs

neile on tagatud TEHIKu veebilehel leitava lingi kaudu.

4

2.9. Deltas säilitatakse dokumente vastavalt lisas 1 „Dokumentide loetelu“ kehtestatud

säilitamise tähtajani. Tähtaja möödudes dokumendid kustutatakse.

2.10. Teavet menetletakse ja säilitatakse ka riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP), Jiras, e-

arvete keskkonnas, tööandja poolt aktsepteeritud sporditoetuste või tervisekindlustuse

haldamise süsteemis.

2.11. Asjaajamise ja arhiivitöö korraldamise eest vastutab sekretär. Jira pöördumiste

haldamise eest vastutab kasutajatoe talituse juhataja.

2.12. Sekretär ei vastuta dokumendi sisulise ega tähtaegse täitmise eest, välja arvatud

dokumendid, mille täitjaks ta on määratud.

2.13. TEHIKu asjaajamisperiood on kalendriaasta.

2.14. TEHIKu ametlik e-posti aadress on [email protected]. TEHIK võtab seoses IT teenuse

osutamisega vastu pöördumisi ka kasutajatoe e-posti aadressil [email protected]. TEHIKu

veebilehe aadress on www.tehik.ee.

2.15. TEHIKu siseveeb asub aadressil wiki.sm.ee.

2.15.1. Siseveebis kajastatakse TEHIKu pakutavate teenuste ja projektide, tööalase

korralduse ning töötajatega seotud infot.

2.15.2. Siseveebile on ligipääs kõigil töötajatel, kuid ligipääsud siseveebi alamlehtedele

antakse igale töötajale tema töökoha põhiselt.

2.15.3. Juurdepääsude haldamist koordineerib kasutajatugi.

2.15.4. Siseveebi sisestatud info õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab andmed sisestanud

töötaja, kui alalehele ei ole määratud konkreetset vastutajat.

II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE

3. Dokumendi vormistamine

3.1. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mille on loonud või saanud

TEHIK või TEHIKu töötaja töö käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane

faktide või tegevuse tõestamiseks ning mis võib kaasa tuua kohustusi TEHIKule.

3.2. Dokument koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, standardites ja

käesolevas korras ettenähtud nõuetele. Dokumendi tekst peab olema keele ja stiili

poolest korrektne, üheselt arusaadav, viisakas, võimalikult lühike ning vastama eesti

kirjakeele normidele.

3.3. Dokument vormistatakse Deltas vastavalt dokumendi liigile kehtestatud

dokumendimallil. Dokumendimallil on toodud dokumendi kohustuslikud elemendid.

3.4. Dokumendi tähtaegse menetlemise eest vastutab täitjaks määratud töötaja.

Kaastäitjaks määratud töötaja vastutab temalt oodatava sisendi õigeaegse andmise

eest.

3.5. Dokumendi pealkiri Deltas peab olema dokumendi sisu edasiandev ja informatiivne ning

tagama Delta otsingus kerge leidmine (nt Töökorralduse reeglite kinnitamine;

„Hankeleping „Hanke nimetus“, kuupäev“; „Vastus selgitustaotlusele X.X“;

„Andmevahetuse kokkulepe asutus-TEHIK“). Pealkirjas vältida esimesena sõnade

Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse või TEHIK kasutamist.

3.6. Asutuste ja isikutega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale

vastamisel on TEHIKu esindamise õigus valdkonna eest vastutaval töötajal, kui direktor

või töötaja vahetu juht ei ole määranud teisiti.

3.7. Andmekaitsealase kirjavahetuse pidamisel on TEHIKu esindamise õigus

andmekaitseametnikul.

5

3.8. Tervishoiuteenuse osutajate ja muude tervishoiuasutustega sõlmitavate

liidestuslepingute koostamise ja allkirjastamise õigus on kasutajatoe spetsialistil.

3.9. Kasutajatoele saabunud või menetlemiseks edastatud pöördumistele vastab üldjuhul

kasutajatoe spetsialist, olles saanud selleks vajaliku sisendi valdkonna eest vastutavalt

töötajalt. Kasutajatoe poolt töötajale suunatud pöördumisele tähtaegse ja korrektse

sisendi andmise eest vastutab töötaja, kellele see on suunatud. Kui tegemist ei ole õige

adressaadiga, peab töötaja sellest esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kahe

tööpäeva jooksul kasutajatuge informeerima.

3.10. Direktor allkirjastab dokumendi, kui sellega antakse õigusi, võetakse kohustusi, kui

kirjavahetus omab õiguslikke tagajärgi või kui allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist.

4. Dokumentide loetelu

4.1. Dokumentide loetelu koostatakse asjaajamises toimikute moodustamise ja arvestamise

korraldamiseks. Dokumentide loetelu on kehtestatud käesoleva korra lisas 1.

4.2. Dokumentide loetelu muudetakse, kui on vaja luua või kustutada dokumendi sari.

5. Dokumendi kuupäev

5.1. Dokumendi kuupäev on:

5.1.1. õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;

5.1.2. protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;

5.1.3. lepingu allkirjastamise kuupäev (viimasena allkirjastava poole digiallkirjastamisest);

5.1.4. saabunud kirja, taotluse, teabenõude Deltas või Jiras registreerimise kuupäev;

5.1.5. kirja väljasaatmise või allkirjastamise kuupäev.

5.2. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi puhul on dokumendi kuupäev ja kellaaeg

dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Kui dokumendi

allkirjastab mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg viimase allkirja

andmise kuupäev ja kellaaeg.

6. Dokumendi adresseerimine

6.1. Dokumendi adressaat on isik, kellele dokument edastatakse. Posti teel saadetavale

dokumendile märgitakse adressaadi postiaadress.

6.2. E-posti teel väljasaadetavale dokumendile ja Delta metaandmetesse märgitakse

adressaadi nimi või nimetus ja e-posti aadress.

6.3. Kui sama dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, võib adressaadid üldistada.

III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

7. Dokumendi registreerimine

7.1. TEHIKu e-posti aadressile, DHXi, tähitud posti või kulleriga saabunud dokumendi

registreerib sekretär Deltas hiljemalt selle saabumisele järgneval tööpäeval ja suunab

täitmiseks.

6

7.1.1. Kui dokument saabub töötaja e-posti aadressile, registreerib töötaja dokumendi

Deltas ise või edastab selle registreerimiseks sekretärile.

7.1.2. Deltas registreerimise järgselt e-postile saadetud dokument kustutatakse.

7.2. Kasutajatoe e-posti aadressile saabunud pöördumise registreerib Jira automaatselt.

7.3. Saabunud dokumendil kontrollitakse vorminõuete täitmist, sealhulgas adressaadi

olemasolu ning vajadusel isikusamasuse tuvastamise võimalikkust ning selgitatakse, kas

dokument on terviklik.

7.4. Kui saabunud dokumendis esineb selle täitmist takistavaid puudusi, määratakse saatjale

tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks, selgitades, et puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole

võimalik dokumenti täita. Tähtajaks puuduste kõrvaldamata jätmisel on õigus jätta

dokumendile vastamata, kui puuduste tõttu ei ole vastamine võimalik.

7.5. Saabunud dokumendi digitaliseerib ja registreerib Deltas sekretär.

7.5.1. Dokument säilitatakse Delta vastavas sarjas lähtudes selle sisust.

7.5.2. Paberdokument hävitatakse pärast digitaliseerimist või säilitatakse selle originaal

vastavalt lisale 1 asutuse seifis, millele on ligipääs üksnes tööülesannete täitmiseks

selleks volitatud töötajatel.

7.5.3. Põhjendatud juhul on võimalik jätta dokument digitaliseerimata selle sisu äärmise

tundlikkuse tõttu AvTS § 35 lg 1 punkti 9, dokumendi kvaliteedi või muu taolise

objektiivse põhjuse alusel. Sellise dokumendi kaaskiri või selle puudumisel

dokumendi esileht registreeritakse Delta vastavas sarjas koos märkega dokumendi

seifis säilitamise kohta. Põhjendatud juhu hindamise eest vastutab töötaja, kelle

vastutusel on dokument Deltas registreeritud.

7.5.4. Dokumendid säilitatakse seifis aastapõhistes toimikutes, mille esileheks olevas

registris märgitakse iga lisatud dokumendi nimetus, saatja andmed, Delta sarja

kuuluvus, vastutav töötaja ja määratud juurdepääsupiirang koos alusega.

Dokumendid peavad olema järjestatud kaustas vastavalt registrile ning vastutav isik

tagab dokumentide säilitamise vastavalt asjaajamiskorrale.

7.5.5. Seifis säilitatud dokumentidele kohaldatakse säilitustähtaegasid vastavalt Delta

sarja kuuluvusele ja neile tehakse aluse olemasolul käsitsi märge

juurdepääsupiirangu kohta. Säilitustähtaja möödumisel dokumendid hävitatakse.

7.5.6. Muus osas lähtutakse dokumentide säilitamisel korra üldsätetest.

7.6. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument lisatakse Deltasse või loodud dokument

allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi looja elektroonilise dokumendi ja

paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.

7.7. Dokumendi kohta registreeritakse Delta metaandmetes dokumenti kirjeldavad andmed.

7.8. Vastavalt dokumentide loetelule moodustub registreerimisel dokumendi viit sarja (ja

allsarja) tähisest, asja numbrist dokumendihaldussüsteemis või funktsiooni (ja

allfunktsiooni) tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist.

7.9. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi viit automaatselt. Vastusdokumendid

lisatakse Deltas algdokumendi vastusena.

7.10. Eriliigiliste isikuandmetega dokumentide edastamisel need krüpteeritakse adressaadi

isikukoodile ja TEHIKU registrikoodile.

7.11. Kui andmemahu tõttu ei ole Delta kaudu võimalik andmeid edastada, kasutatakse

andmete edastamiseks TEHIK Nextcloud keskkonda.

7 IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE

8. Dokumendi menetlemine

8.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul Deltas. Deltas on kohustuslik menetleda

dokumente, mis võivad TEHIKule kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.

Dokumendi menetlemisena käsitletakse TEHIKule saabunud või TEHIKu töötaja

koostatud dokumendi Deltas registreerimist ning selle suunamist lahendamiseks,

lahendamist ja dokumendi täitmiseks (kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks)

edastamist.

8.2. Kasutajatoe e-postile saabunud kirjad registreeritakse ja menetletakse Jiras. Jirasse

saabunud dokument edastatakse Delta kaudu vastamiseks, kui dokument võib TEHIKule

kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.

8.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema registreeritud nii, et oleks

tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Eelneva dokumendiga seotud

dokumendid registreeritakse Deltas selle järjena. Seotud dokumentide osas luuakse

Deltas registreerimisel omavaheline seos.

8.4. Sekretär määrab dokumendi registreerimisel dokumendi täitja ja vajadusel kaastäitja(d).

8.5. Kui dokumendi sisu viitab otseselt mingile tegevusalale, mis ei nõua direktori või

struktuuriüksuse juhi poolt eraldi täitja määramist, edastatakse dokument

lahendamiseks otse vastava valdkonna töötajale.

8.6. Dokumendi tähtaegse täitmise (vastuse koostamise ja edastamise) eest vastutab isik,

kellele on see Deltas või Jiras täitmiseks suunatud (edaspidi: täitja). Täitjaks määratud

isik võib dokumendi täitmiseks kaasata teisi töötajaid, tööülesande delegeerida ja lisada

dokumendile kaastäitjaid.

8.7. Kui dokument puudutab mitme struktuuriüksuse tegevust või dokumendi sisu eeldab

spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse vastus TEHIKu siseselt vastavate

struktuuriüksuste või spetsialistiga.

8.8. Kui dokumendi täitjaks määratud töötaja selle valdkonna või teemaga ei tegele,

delegeerib ta tööülesande õigele täitjale või annab sellest viivitamatult teada sekretärile,

kes määrab dokumendi täitmiseks õigele töötajale.

9. Dokumendi täitmise tähtaeg

9.1. Dokumendile vastatakse hiljemalt õigusaktis sätestatud tähtajal, kui direktori või vahetu

juhi korraldusest ei tulene lühemat tähtaega.

9.2. Õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel võib dokumendi täitmise tähtaega

pikendada, kui see on vajalik asja õigeks lahendamiseks täiendavate asjaolude

väljaselgitamiseks. Tähtaja pikendamisest teavitatakse dokumendi saatjat viivitamatult,

kuid enne algse tähtaja saabumist.

9.3. Dokumendi menetlemise tähtaja algust arvestatakse dokumendi registreerimisele

järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

9.4. Dokument on täidetud tähtaegselt, kui tähtpäevaks on dokumendi sisust tulenevad

toimingud tehtud ja vastus on edastatud elektrooniliselt või paberkandjal kullerile

ärasaatmiseks üle antud.

9.5. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument hiljemalt 5

tööpäeva jooksul vastavalt kuuluvusele õigele adressaadile, teavitades sellest saatjat

eraldi kirjaga või edastades talle vastava kirja koopia.

8

9.6. Kui kirjaliku vastuse koostamine ei ole vajalik või kui saatja on avaldanud soovi vastust

kirjalikult mitte saada, võib täitja dokumendi sisus olevad küsimused lahendada suuliselt.

Sel juhul tuleb teha Deltas või Jiras vastav täitmismärge, mis täpsustab kuidas, millal ja

kelle poolt asi lahendati.

9.7. Täitjal on kohustus informeerida dokumendi menetlemisest neid töötajaid, keda polnud

menetlemisse kaasatud, kuid kes peaksid asja lahendamise käigust teadlikud olema.

10. Dokumendi koostamine

10.1. Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kes on määratud Deltas

täitjaks. Jiras registreeritud pöördumisele koostab ja väljastab vastuse kasutajatoe

spetsialist.

10.2. Jira pöördumised suunatakse vastamiseks valdkonna spetsialistile Jira vahendusel.

Tööülesande saanud töötaja vastutab omapoolse seisukoha edastamise eest. Kui

vastamine ei kuulu pöördumise saanud töötaja pädevusse, tagastab töötaja pöördumise

viivitamatult, kuid mitte hiljem kui kahe tööpäeva jooksul, kasutajatoele või suunab

õigele adressaadile vastamiseks.

10.3. Dokumendi koostamist alustatakse Deltas sarja valikuga ja metaandmete täitmisega

ning dokumendi vormi valimisega. Metaandmetes on toodud dokumendi kohustuslikud

elemendid. Kõik dokumendiga seotud lisad lisatakse dokumendi juurde, kui dokumendis

ei ole märgitud teisiti.

10.4. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse allkirjastaja ja koostaja ees- ja perekonnanimi

ning e-posti aadress.

10.5. Dokument edastatakse Deltas menetlemiseks vastavalt lisale 2 „Kooskõlastusringid“,

kus on toodud minimaalne kohustuslike kaasatud töötajate koosseis.

10.5.1. Kooskõlastamiseks ei tule dokumenti määrata isikule, kes on dokumendi koostanud

ja selle kooskõlastamiseks esitanud.

10.5.2. Kooskõlastajad kinnitavad vastavalt oma pädevusele kooskõlastuse andmisega, et

dokument on õiguspärane, aja- ja asjakohane, vajalik ning dokumendi täitmisega

seotud ressursside, sh rahaliste vahenditega on arvestatud.

10.5.3. Dokument kooskõlastatakse, kooskõlastatakse märkustega või jäetakse

kooskõlastamata. Kooskõlastamata jätmine tuleb sisuliselt põhjendada.

10.6. Allkirjastamist vajav dokument suunatakse allkirjastamiseks pärast kooskõlastusringi

edukat läbimist.

11. Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamine

11.1. Dokumendi loomisel Deltas tuleb dokumendi metaandmetes määrata muuhulgas

juurdepääsupiirang lähtudes avaliku teabe seadusest.

11.2. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et teabele oleks kehtestatud asjakohased

juurdepääsupiirangud. Juurdepääsupiiranguga teabele kehtestatakse

juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse

möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks.

Juurdepääsupiirangu tähtaega võib asutuse juht pikendada, kui juurdepääsupiirangu

kehtestamise põhjus püsib.

11.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang dokumendi saamisest või

dokumendi loomisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 10 aastat ning alaealise

9

isiku surmast 20 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates

isiku sünnist.

11.4. Juurdepääsupiirangut sisaldava dokumendi saatmisel asutusest välja peab dokument

sisaldama märget „Asutusesiseseks kasutamiseks“ koos teabevaldaja nimetuse,

juurdepääsupiirangu aluse, piirangu kehtimise lõpptähtpäeva ja märke vormistamise

kuupäevaga.

11.5. Saabunud dokumendile, millel on „Asutusesiseseks kasutamiseks“ märge, tuleb

vastusena väljaminevale kirjale lisada sama juurdepääsu piirangu alus, kui vastus sisaldab

juurdepääsupiiranguga andmeid või juurdepääsu piirangu ära jätmine võib kahjustada

esialgse juurdepääsupiirangu eesmärki.

12. Teabenõude menetlemine

12.1. Teabenõue registreeritakse Deltas või Jiras selle saamise päeval või hiljemalt saamisele

järgneval tööpäeval. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või täidetakse

viivitamata.

12.1.1. Kui teabenõue esitatakse töötaja e-posti aadressile ja töötaja täidab selle viivitamata,

säilitab töötaja info täidetud teabenõude täitmise kohta oma e-posti kaustas järgides

Lisas 1 „Dokumentide loetelu“ toodud säilitustähtaegu.

12.1.2. Riigihankega seotud teabenõue (sh viivitamata täidetud teabenõue) säilitatakse

Deltas hanke või projektiga seotud asjatoimikus. Riigihankes esitatud teabenõuete

vastamise korraldab hanke eest vastutav isik.

12.2. Teabenõue suunatakse vastamiseks teavet valdavale töötajale.

12.3. Teabenõue täidetakse võimalusel teabenõudja soovitud viisil, v.a kui selleks puuduvad

tehnilised võimalused, seda ei võimalda teabekandja tüüp või teabe suuliselt edastamine

takistab ajalise kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja põhiülesannete täitmist.

12.4. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.

12.5. Kui teabenõudes esinevad puudused, mis ei võimalda seda täita, teavitatakse

teabenõudjat 5 tööpäeva jooksul puuduste kõrvaldamise kohustusest, informeerides

muuhulgas, et puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole teabenõude lahendamine võimalik.

12.6. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib

teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, millest teavitatakse

teabenõudjat koos põhjendustega 5 tööpäeva jooksul.

12.7. Kui teabenõudja taotleb teavet dokumendist, millele on kehtestatud

juurdepääsupiirang, väljastatakse talle teave sellises ulatuses, mille suhtes

juurdepääsupiirang ei kehti.

12.8. Kui isik taotleb teavet enda või oma seadusliku esindaja kohta, milles sisaldub

juurdepääsupiiranguga andmeid, tuleb tuvastada teabenõudja isikusamasus.

Isikusamasuse tuvastamine toimub autentimisel autentimisvahendi (ID-kaart, mobiil-ID,

Smart-ID või muu taoline tehniline lahendus) abil või isikusamasuse tuvastab selleks

õigusaktis õigust omav ametiisik (nt notar). Isikusamasuse võib tuvastada ka füüsilise

isiku vastuvõtmisel ja tema dokumendi kontrollimisel.

12.9. Kui isik taotleb juurdepääsu juurdepääsupiiranguga andmetele, peab ta teabenõudes

esitama teabele juurdepääsu saamise õigusliku aluse ja eesmärgi.

12.10. Kui saabunud dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on

märgukiri, selgitustaotlus või muu pöördumine, informeeritakse pöördujat esimesel

10

võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul tema dokumendi menetlemise

tähtajast.

12.11. Teabenõude täitmisest on võimalik keelduda avaliku teabe seaduses sätestatud

tingimustel ja korras.

13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine

13.1. Lepingu valmistab ette jurist koos lepingu eest vastutava isikuga.

13.2. Leping ja sellega seotud dokumendid registreeritakse Deltas. Riigihanke lepingud

registreeritakse sarjas 3-9.

13.3. Lepinguga seotud dokumendid lisatakse Deltas lepingu järjena. Lepingu Deltas

registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav isik.

13.4. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemisega, edastatakse leping teadmiseks

andmete omaniku asutuse andmekaitse eest vastutavale isikule või muule kokkulepitud

asutuse kontaktisikule.

13.5. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemise, ärisaladuse sh tehnilise

spetsifikatsiooniga tuleb lepingus sätestada poolte konfidentsiaalsuskohustus.

13.6. Lepingu eest vastutav isik allkirjastab lepingu enne teisele osapoolele allkirjastamiseks

saatmist, välistamaks muudatuste tegemine lepingu dokumentides või muudab lepingu

formaadi muudatusi välistavaks. Pärast teise osapoole allkirjastamist allkirjastab lepingu

TEHIKu direktor.

13.7. Allkirjastatud leping edastatakse teisele lepingupoolele Delta kaudu sekretäri või lepingu

eest vastutava isiku poolt.

13.8. Liidestuslepingu allkirjastab kasutajatoe spetsialist. Liidestusleping allkirjastatakse enne

teisele poolele allkirjastamiseks edastamist. Allkirjastatud liidestuslepingu edastab

teisele lepingupoolele kasutajatoe spetsialist.

13.9. Lepingu täitmisega seotud dokumendid (nt üleandmise-vastuvõtmise akti - edaspidi:

akt, tõend lepingu täitmise kohta vmt) allkirjastab lepingu eest vastutav isik, kui lepingus

ei ole märgitud teisiti.

13.10. Akti edastab teine lepingupool koos üleantava töö või teenusega. Pärast tööde

vastuvõtukontrolli allkirjastab akti lepingu eest vastutav isik ja lisab selle Deltas lepingu

järjena.

13.11. Kui töö võetakse vastu osaliselt (töö on puudustega, teostatud osaliselt vmt), märgitakse

akti enne allkirjastamist puuduste kohta selgitused ja määratakse tähtaeg puuduste

kõrvaldamiseks. Akti vastus edastatakse teisele lepingupoolele. Puuduste kõrvaldamise

järgselt tuleb töö/teenus anda üle uue aktiga.

14. Arve menetlemine

14.1. Arve edastatakse e-arvete keskkonda. Välisriigis registreeritud ettevõtja võib arve

edastada [email protected], misjärel edastab finantsspetsialist arve e-arvete keskkonda.

14.2. Arve menetletakse e-arvete keskkonnas. Arve suunab menetlusse Riigi Tugiteenuste

Keskuse (edaspidi: RTK) raamatupidaja.

14.3. Lepingu eest vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele. Akti lisab e-arvete keskkonda

RTK raamatupidaja.

14.4. Toitlustusega seotud arve juurde lisatakse osalejate nimekiri.

11 15. Käskkirja menetlemine

15.1. Käskkirjad jagunevad:

15.1.1. üldkäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töökorralduslikke küsimusi. Üldkäskkiri luuakse

TEHIKu põhimääruse alusel;

15.1.2. personalikäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töötajat puudutavat üksikküsimust või mis

on seotud töötaja tööülesannete täitmisega ja tasustamisega.

15.2. Käskkirja allkirjastab direktor.

15.3. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui käskkirjas ei ole määratud teisiti.

15.4. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge

tehakse uues käskkirjas, viidates, millisest kuupäevast ja millise registreerimisnumbri

ning pealkirjaga käskkiri on kehtetuks tunnistatud või muudetud.

15.5. Üldkäskkirja vastutav koostaja vaatab tema vastutusel oleva üldkäskkirja üle kord aastas

ning viib vajadusel sisse muudatused.

15.6. Käskkirja muutmisel koostatakse ja lisatakse Delta taustainfo failide hulka kehtiva

käskkirja terviktekst.

15.7. Üldkäskkiri, mis puudutab TEHIKu töökorraldust, suunatakse Deltas kõikidele

töötajatele teadmiseks tähtajaga 15 kalendripäeva.

15.7.1. Töötaja kohustub üldkäskkirjaga tähtaegselt tutvuma ja selle teadmiseks võtma.

15.7.2. Teadmiseks võtmisega kinnitab töötaja, et on üldkäskkirja sisuga tutvunud.

Teadmiseks võtmine võrdsustatakse allkirja vastu tutvustamisega.

16. Protokollide menetlemine

16.1. Protokoll koostatakse koosolekul või kohtumisel arutatud küsimuste ja vastuvõetud

otsuste fikseerimiseks TEHIKu siseveebis kättesaadaval vormil. Protokolli koostab

oosoleku kokku kutsunud töötaja, kui koosolekul ei otsustata teisiti.

16.2. Hankemenetlusega seotud protokoll koostatakse vastavalt hankekorrale.

16.3. Kohustuslik on protokollida kolmandate osapooltega peetav koosolek, mille raames

võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad TEHIKu tegevust.

16.4. Protokollis märgitakse:

16.4.1. koosoleku kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg;

16.4.2. osalejate nimekiri, sh märgitakse eraldi alaliste kutsutute nimed, tuues välja ka

puudujad;

16.4.3. päevakord, sh ettekanded ja sõnavõtud;

16.4.4. koosolekul tehtud otsused.

16.5. Kirjaliku ettekande puhul ettekande sisu ei protokollita, kui see lisatakse protokollile.

16.6. Protokollija korraldab protokolli kooskõlastamise ja allkirjastamise. Protokoll

kooskõlastatakse või saadetakse teadmiseks kõigile osalejatele ja registreeritakse

Deltas. Protokoll tuleb allkirjastada protokollija ja koosoleku juhataja poolt, kui protokoll

on seotud TEHIKu väliste partneritega.

16.7. Teistest asutustest saabuvad protokollid registreeritakse Deltas.

12 17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine

17.1. Välistoetusest (edaspidi: toetus) finantseeritava projekti (sh läbi viidava hanke või

väikeostu) dokumentide menetlemisel tuleb lähtuda toetuse andmist reguleerivatest

õigusaktidest ja toetuse andja juhenditest.

17.2. Toetusest finantseeritava projekti eeltaotlus, taotlus, aruanne ja muu seotud dokument

registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna sarjas 6-2, mille alla

registreeritakse kogu projektiga seotud dokumentatsioon, v.a riigihankeleping, mis

registreeritakse sarjas 3-9 ning seotakse projekti asjatoimikuga.

17.3. Toetusest finantseeritava projekti dokumentatsioon, mida hallatakse projektide

menetluskeskkonnas, kus tagatakse projekti dokumentatsiooni säilimine vastavalt

toetuse nõuetele, kooskõlastatakse enne menetluskeskkonda lisamist Deltas. Projekti

info sisestab projektide menetluskeskkonda projekti eest vastutav töötaja.

17.4. Toetusega mitte seotud projekti kohta luuakse iga projekti lõikes eraldi asjatoimik

vastava osakonna põhisesse sarja ja registreeritakse kogu projektiga seotud

dokumentatsioon, v.a riigihankeleping, mis registreeritakse sarjas 3-9 ja seotakse

projekti asjatoimikuga.

17.4.1. Äriteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 6-3;

17.4.2. Baasteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 5-10;

17.4.3. Infoturbe osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 4-14;

17.4.4. Tugiteenuste osutamisega ja juhtimisega seotud projekti asjatoimik luuakse sarjas 1-

15.

V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

18. Asjaajamise üleandmise vormistamine

18.1. Asjaajamise, sh Jiras ja siseveebis pooleli olevate tööde üleandmine menetletakse Deltas.

18.1.1. Asjaajamine antakse üle töötaja töölt lahkumisel, töötamise peatumisel või

töökorralduse muutmisel.

18.1.2. Asjaajamine antakse üle töötaja vahetule juhile või tema poolt määratud töötajale.

18.1.3. Töötaja töölt lahkumise korral vormistatakse Deltas asjaajamise üleandmiseks

ringkäiguleht. Ringkäigulehe algatab personalispetsialist. Ringkäigulehele kantakse

info: pooleli olevad tööd, vastutusel olevad sarjad ja ülesanded (lepingud), üle antav

vara, töötajale antud infosüsteemide ja keskkondade juurdepääsude sulgemine ja

läbipääsuvahendi tagastamine.

18.1.4. Ringkäigulehe kooskõlastab lahkuv töötaja, töötaja vahetu juht, kasutajatoe juht,

varahaldur, infoturbespetsialist. Ringkäiguleht saadetakse teadmiseks

personalijuhile.

18.2. Töösuhte lõppedes lõpetatakse töötaja juurdepääs Deltale ja teistele tööks vajalikele

infosüsteemidele ja keskkondadele töölt lahkumisele järgnevast päevast.

18.3. Ringkäiguleht vormistatakse hiljemalt töötaja viimaseks tööpäevaks.

18.4. Kui asjaajamise üleandmine ei ole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt

ja asjaajamise võtab üle töötaja vahetu juht või tema määratud töötaja. Sel juhul tehakse

ringkäigulehe menetlemisel vastav märge.

18.5. Kui üks osapool ringkäigulehe sisuga ei nõustu, lisab ta ringkäigulehe juurde selgituse või

keeldumise põhjenduse.

13 VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE

19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine

19.1. Dokument säilitatakse dokumentide loetelus määratud tähtajani. Dokument

arhiveeritakse lähtudes arhiiviseadusest.

19.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või registreerimisest.

19.3. Dokument hävitatakse, kui selle säilitustähtaeg on möödunud ja arhiiviväärtus puudub.

Dokument, millel on arhiiviväärtus, arhiveeritakse (luuakse arhivaal).

19.4. Arhivaali hoitakse TEHIKu arhiivis või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi

vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a. määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“ sätestatud

korrale.

19.5. Arhivaale hoitakse vastavalt arhivaali tähtajale. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on

möödas ja puudub vajadus nende edasiseks säilitamiseks, hävitatakse. Dokumendi

säilitamistähtaja pikendamise otsustab sekretär. Arhivaali hävitamine akteeritakse.

19.6. Arhivaalid hävitatakse:

19.7.1. arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine) või

19.7.2. teabe kustutamisega selle kandjalt.

20. Lisad

20.1 Lisa 1 – Dokumentide loetelu.

20.2 Lisa 2 – Kooskõlastusringid.