Vastus selgitustaotlusele

Tere

Esmalt märgime, et Andmekaitse Inspektsioon (AKI) teostab järelevalvet üksnes isikuandmete töötlemise õiguspärasuse üle. Tegevusvaldkonnad ja seadused, mille täitmist kontrollime, leiate meie kodulehelt rubriigist  Võta ühendust | Andmekaitse Inspektsioon. Seetõttu saame vastata ainult küsimustele, mis puudutavad isikuandmete töötlemist ettevõtte likvideerimise järel. Dokumentide muude hoiustamise nõuete selgitamine ei kuulu AKI pädevusse.

Kui isikuandmete töötlemine põhineb andmetöötleja juriidilise kohustuse täitmisel (isikuandmete kaitse üldmäärus art 6 lg 1 punkt c), peab vastav kohustus ning töötlemise ulatus olema sätestatud siseriiklikus õiguses. Sama põhimõte kehtib ka Teie kirjeldatud olukorras.

Vastavalt äriseadustiku regulatsioonile annavad ettevõtte likvideerijad hoiule likvideerijale, arhiivipidajale või muule usaldusväärsele isikule. Kui likvideerijad dokumentide hoidjat määranud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumente hoitakse Eestis ja säilitatakse üldjuhul kümne aasta jooksul (vt tsiviilseadustiku üldosa seadus § 46 lg 1). Kui eriseadusest tuleneb pikem tähtaeg, tuleb lähtuda eriregulatsioonist. Töötajate dokumentide säilitamise tähtajad on reguleeritud töölepingu seaduses, töötervishoiu ja tööohutuse seaduses ning olenevalt dokumendi või teabe liigist raamatupidamise seaduses ja muudest eriseadustest. Näiteks:

• * peale 01.07.2009 sõlmitud töölepinguid tuleb säilitada 10 aastat arvates lepingu lõppemist;

• * kuni 1992 sõlmitud töölepinguid 75 aastat arvates lepingu lõppemist;

• * 1992 – 01.07.2009 sõlmitud töölepinguid 50 aastat arvates lepingu lõppemist.

Isikuandmete säilitamise aeg tuleb määrata vastavalt töötaja dokumendi liigile.

Seaduses ei ole otsesõnu sätestatud, millist lahendust juriidilise isiku lõppemisel dokumentide hoiustamiseks kasutada. Oluline on järgida isikuandmete kaitse üldmääruses ettenähtud põhimõtet, mille järgi isikuandmeid sisaldavad dokumendid (sh töölepingud) oleksid kaitstud volitamata ligipääsu, juhusliku kaotamise, hävimise või kahjustumise eest kogu säilitamisaja jooksul. Isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamine on andmetöötleja kohustus. Täpsemat infot turvanõuete kohta leiate AKI kodulehelt rubriigist Andmeturve | Andmekaitse Inspektsioon.

Isikuandmete töötlemise põhimõtteid oleme selgitanud rubriigis Andmetöötluse põhimõtted | Andmekaitse Inspektsioon.

Heade soovidega

TCS Confidential

=====-----=====-----=====
Notice: The information contained in this e-mail
message and/or attachments to it may contain
confidential or privileged information. If you are
not the intended recipient, any dissemination, use,
review, distribution, printing or copying of the
information contained in this e-mail message
and/or attachments to it are strictly prohibited. If
you have received this communication in error,
please notify us by reply e-mail or telephone and
immediately and permanently delete the message
and any attachments. Thank you