Vastus nõudekirjale

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Lii Välkmann

Kantseleispetsialist

Kuusalu Vallavalitsus

Mõisa tee 17

74606 KIIU ALEVIK

E-post: [email protected]

Teie: 06.11.2025 Meie: 26.11.2025 nr 2.3-8/25/3638-2

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles märgite, et maakorraldustoimingute

kirjavahetusele kehtib Rahvusarhiivi hindamisotsus nr 14, mis näitab dokumentide

kirjavahetuse säilitamistähtajaks 5 aastat. Soovite teada, et kui on soov kirjavahetust säilitada

kauem (50 aastat), eesmärgiga omanike muutus, reformikäigus tekkinud eriarvamused jne, siis

kas andmekaitse poolne seisukoht toetab seda või mitte? Lisaks märgite, et soovite säilitada ka

planeerimise ja ehitusega seotud kirjavahetust.

Kuna selline kirjavahetus sisaldab ka reeglina isikuandmeid, siis selliste dokumentide

säilitamisel, tuleb lähtuda ka isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklis 5 toodud

isikuandmete töötlemise põhimõtetest, sh ka eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõttest.

IKÜM art 5 lg 1 p e kohaselt säilitatakse isikuandmeid kujul, mis võimaldab isikuid tuvastada

seni kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks neid algselt edastati (töödeldi). Ehk

siis säilitamiseks peab olema konkreetne põhjus/vajadus. Kui isikuandmete töötlemise eesmärk

on saavutatud ja kui ei ole muid seadusest tulenevaid õigustusi, miks eeltoodud kirjavahetust

säilitada, siis tuleb need hävitada.

Antud juhul jääb ka Andmekaitse Inspektsioonile arusaamatuks vajadus kirjavahetuse

säilitamiseks 50 aastat. Olete oma pöördumises märkinud, et üheks maakorraldustoimingute

kirjavahetuse säilitamise eesmärgiks on talletada omanike muutus. Inspektsioonile arusaadavalt

on vastav teave olemas ka kinnistusraamatus. Samuti jääb arusaamatuks ehituse ja

planeerimisega seotud kirjavahetuse säilitamise vajadus 50-ks aastaks, kuna planeerimisega

seotud kirjavahetuse põhjal koostatakse ettepanekute ja vastuväidete kohta reeglina eraldi

kokkuvõte ja/või protokollid. Lisaks on ehitustega seotud dokumendid ehitusregistris.

Antud juhul ei nähtu, et 50aastane säilitustähtaeg oleks kooskõlas ka minimaalsuse ja

eesmärgipärasuse põhimõttega. Kui puudub põhjendatud vajadus kirjavahetuse nii pikaks

säilitamiseks, siis igaks juhuks isikuandmete töötlemine (sh säilitamine) ei ole lubatud. Kuigi

Andmekaitse Inspektsioonile ei ole teada argumendid, mille alusel määras Rahvusarhiiv

kirjavahetuse säilitustähtajaks 5 aastat, tundub see mõistlik ning kooskõlas isikuandmete

töötlemise minimaalsuse põhimõttega. Vajadusel saate selles osas konsulteerida

Rahvusarhiiviga.

2 (2)

Kuigi nii vähese informatsiooni põhjal ei ole meil võimalik konkreetsemalt vastata, loodame

siiski, et saime oma selgitustega Teile abiks olla. Täiendavate küsimuste korral, oleme meeleldi

nõus neile vastama.

Lugupidamisega

Elve Adamson

jurist

peadirektori volitusel