Tänuüritus

Pöördume sooviga leida partner Sotsiaalministeeriumi tänuürituse ettevalmistamiseks ja peo

läbiviimiseks.

Eesmärk on korraldada meeldejääv tunnustusüritus, kuhu on oodatud kogu sotsiaalministeeriumi

tööpere (ca 130-140 külalist1), mis pakuks emotsioone ja elamusi ning kannaks sotsiaalministeeriumi

väärtusi. Koosviibimine peaks toimuma neljapäeval, 29. jaanuaril 2025.

Soovime leida koostööpartneri, kes pakub välja ürituse toimumiskoha (Tallinnas), ideed ja teostuse

tegevusteks, sh vajaliku tehnika. Partnerilt soovime saada võimaliku nägemuse peo ülesehitusest,

temaatikast, programmist, esinejatest ning cateringipakkumisest. Toitlustuse puhul palume arvestada,

et pakutav toit oleks liha- ja kalavaba (lubatud on piimatooted ja muna) ning osa menüüst ka täielikult

vegantoit, osa gluteeni- ja laktoosivaba.

Toitlustuspakkumus peab sisaldama mittealkohoolset tervitusjooki. Külalistel võiks olla võimalus osta

koha peal ise erinevaid jooke.

Ootame, et ürituse programm on läbimõeldud ja kava on detailselt kirjeldatud lähtuvalt

ürituse eesmärgist, piduliku osa programmi ettepanek vastab täielikult sihtgrupile ning tänuürituse

temaatikale; kogu üritus on seotud üheks tervikuks, andes edasi kandvat sõnumit, on visuaalselt

lahendatud.

Sündmusel on kindlasti:

 pidulik ja rõõmus, samas pingevaba meelolu (stiilipidu pigem ei soovi)

 õhtujuht

 elamus(ed) ja hea muusika (bänd) ja või DJ

 juhtkonna sõnavõtt (kantsler ja minister)

 parimate töötajate tunnustamine (tunnustamise tseremoonia planeerimine koostöös tellijaga,

läbi viib õhtujuht)

 kokkuvõte Sotsiaalministeeriumi 2025. aasta tulemustest, sisend ehk tegevuste ja tulemuste

kirjeldused tellijalt (nt ülevaade vastu võetud seadusemuudatustest)

 maitsvad toidud

 tantsimine

 mõni põnev tegevus või töötuba

 fotograaf koos fotoseinaga või fotobox

 arvestatud keskkonna hoidmise aspektidega: Keskkonnahoidlike ürituste korraldamise riiklik

juhis | Kliimaministeerium

Eelarve: Kuni 25 000 (lisandub käibemaks).

Pakkumuste esitamine ja menetlemine

1 Ministeeriumi esindaja täpsustab osalejate arvu 5 päeva enne ürituse toimumist; toitlustuse ees tasumine

toimub vastavalt osalejate arvule

1. Huvitatud isikutel on õigus küsida pakkumuskutse kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti

teel [email protected]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija

edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek

pakkumuse esitamiseks.

2. Pakkumuses esitab pakkuja:

1.2.1. Pakkumuse maksumuse vormi (lisatud pakkumuskutsele). Pakkumuse maksumus peab

sisaldama: ruumide rent, toitlustus, programm (õhtujuht, tehnika, bänd või dj, fotograaf,

meelelahutuslikud tegevused, fotobox) projektijuhtimine;

1.2.2. ürituse programm (tegevused ja ürituse loovlahendus, sh esitab pakkuja loovidee, kuidas

Sotsiaalministeeriumi tööperele esitleda aasta kokkuvõtet (nt slaidiesitlus, video või

piltidena jne) ning aitab kaasa teostusega). Ürituse programm tuleb esitada piisava

põhjalikkusega, et hankijal oleks võimalik selle alusel pakkumust hinnata;

1.2.3. Näidismenüü, mis tuleb esitada piisava detailsusega, et hankijal oleks võimalik selle alusel

pakkumust hinnata

3. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse

tähtaegse esitamise riski.

4. Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva alates pakkumuste esitamise

tähtpäevast.

5. Pakkumus tuleb esitada e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 13. detsember 2025 kl

14.00

6. Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

7. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

8. Hankija avab kõik tähtajaks esitatud pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust

pakkumuskutses sätestatud nõuetele.

9. Juhul kui pakkumus ei vasta pakkumuskutses esitatud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse

tagasi.

10. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi vastavalt pakkumuskutsele lisatud

hindamismetoodikale.

11. Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise kohta mitte hiljem kui 3

tööpäeva jooksul alates lepingu sõlmimisest.

12. Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. Lepingule kohaldatakse ministeeriumi töövõtulepingute üldtingimusi (kättesaadavad: Lepingute üldtingimused | Sotsiaalministeerium).

Lisa pakkumuskutsele

Pakkumuse maksumuse vorm

Pakkuja üldandmed

Pakkuja ärinimi

Pakkuja registrikood

Pakkuja juriidiline aadress

Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel

Pakkuja kontaktisik/ volitatud esindaja lepingu täitmisel -

nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress,

telefoninumber)

Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes

Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot)

Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta)

Käibemaks:

Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga)

1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust

täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest.

2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt pakkumuskutses märgitud tähtaja.

3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu.

4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi.

5. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja

ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija

avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud.

Hindamiskriteeriumid

Kõikidele nõuetele vastavaid pakkumusi hindavad 3 pakkujatest sõltumatut hindajat. Hindajad

hindavad pakkumusi väärtuspunktide põhiselt konsensuslikult. Hindajatel on õigus pakkumusi

omavahel võrrelda.

Nr Kriteerium Osakaal (max punkte)

1 Toitlustus 30

2

Tegevused ja ürituse

loovlahendus 60

3 Hind 10

KOKKU 100

Hindamismetoodika kirjeldus

1. Toitlustus

30 punkti –

 Rikkalik menüü, mis sisaldab erinevaid valikuvõimalusi nii soolaste kui magustoitude

osas ning on tasakaalustatud ja tervislik;

 Keskkonnahoidlikkus:

1) Pakkuja kasutab toitlustuseks kohalikke tooteid (keskkonnaalane eesmärk- vältida pikki

tarneteekondi, millega vähendatakse keskkonnajalajälge);

2) Pakkuja on kirjeldanud meetmeid, kuidas vältida toidu raiskamist (nt toit pakitakse kaasa

korduskasutatavatesse karpidesse osalejatele, või annetatakse Toidupanka või viiakse

toidukappi)

20 punkti- menüü pole mitmekülgne ja tervislik, arvestatud on osaliselt kohaliku toorainega, toidu

raiskamise ja vältimise aspektiga pole täielikult arvestatud ja seda on kirjeldatud pealiskaudselt.

10 punkti – menüü on ühekülgne ja pole tervislik, pole arvestatud toitlustuses kohaliku toorainega,

puudu on kirjeldus, kuidas välditakse toidu raiskamist.

2. Tegevused, ürituse loovlahendus

60 punkti - tegevused on läbi mõeldud, huvitavad ja teostatavad, arvestades külaliste arvu (130-140),

õhtujuht, fotograaf ja muusikaline etteaste on läbi mõeldud. Ürituse kontseptsioon läheb kokku

sotsiaalministeeriumi väärtuste ja missiooniga ning valdkondadega. Välja on pakutud idee, kuidas

esitleda töötajatele aasta kokkuvõtteid ja tulemusi, arvestades Sotsiaalministeeriumi valdkondi ja

teemasid.

40 punkti – tegevuste puhul pole täielikult läbi mõeldud ja välja toodud ning põhjendatud, kuidas

need lähevad kokku organisatsiooni visiooni, missiooni ja väärtustega. Õhtujuht, muusikaline etteaste

ja tegevused ei moodusta tervikut. Aasta kokkuvõtte esitlemiseks on välja pakutud ideed, mis pole läbi

mõeldud või ei lähe hästi kokku Sotsiaalministeeriumi väärtustega.

20 punkti – tegevuste kirjeldusest jääb arusaamatuks, kuidas need sobivad ürituse sihtgrupile,

tegevusi on vähe või need pole huvitavad, muusikaline etteaste, õhtujuht ei ole sobiv arvestades

sihtgruppi ja valdkondasid, millega iga päev tegeletakse. Pealiskaudselt on välja pakutud idee aasta

kokkuvõtte tutvustamiseks.

3. Hind

Madalaima väärtusega pakkumus saab maksimaalse arvu punkte (10 punkti). Teised pakkumused

saavad punkte proportsionaalselt vähem ja arvutatakse valemiga: "madalaim väärtus" / "pakkumuse

väärtus" X "osakaal".

Eduka pakkuja valik

Edukaks pakkujaks tunnistatakse kolme hindamiskriteeriumi lõikes summaarselt enim punkte saanud

pakkumuse esitaja. Võrdsete punktide korral tunnistatakse edukaks pakkuja, kelle pakkumus sai

tegevuste ja ürituse loovlahenduse kriteeriumis enim punkte.