Kiri


AIG(2025)10
7 November 2025



Council of Europe Access Info Group (AIG)
Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205)


Thematic monitoring on document management and preservation
Questionnaire to the Parties to the Convention












A. Introduction

The Council of Europe Access Info Group (the AIG) has completed its baseline evaluation of the implementation of the Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205, the Convention) by 15 Parties. It has also published its opinion on the definition of “official documents” according to Article 1, paragraph 2, sub-paragraph b, of the Convention. The AIG now continues its monitoring of the implementation of the Convention based on Article 11, paragraph 1, of the Convention. With this questionnaire, the AIG will collect information for the purpose of monitoring the issue of document management and preservation.
The efficient management of documents held by public authorities (see definition in Article 1, paragraph 2, sub-paragraph a, of the Convention) and the application of clear and established rules for their preservation ensures that documents are available and easily accessible. The AIG will, therefore, examine based on Article 9, paragraphs c and d, of the Convention, the issue of management and preservation of official documents.
Pursuant to Article 11, paragraph 2, of the Convention, and Rule 30.1 of its Rules of Procedure, the AIG will also invite non-governmental organisations to provide relevant information.
The reply to this questionnaire, along with any supporting documentation, should be submitted in one of the official Council of Europe languages (English or French).

B. Questions

1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities regulated? Please provide an official translation of the relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or French).

2. Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place?

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on their content?

4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official?

5. Are the registers of official documents public?

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents?

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration?

8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored?

9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention periods are applied?

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives?

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents?

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc).


AIG(2025)10
7 novembre 2025



Groupe Accès à l’information (AIG) du Conseil de l'Europe
Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux
documents publics (CETS n° 205)


Thématiques de suivi sur la gestion et la conservation
des documents
Questionnaire aux Parties à la Convention












A. Introduction

Le Groupe Accès à l'information du Conseil de l'Europe (AIG) a achevé son évaluation de référence de la mise en œuvre de la Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents publics (STE n° 205, la Convention) par 15 Parties. Il a également publié son avis sur la définition des « documents publics » au sens de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. L'AIG poursuit désormais son suivi de la mise en œuvre de la Convention sur la base de l'article 11, paragraphe 1, de la Convention. Grâce à ce questionnaire, l'AIG recueillera des informations en vue d’examiner la question de la gestion et de la conservation des documents.
La gestion efficace des documents détenus par les autorités publiques (voir la définition à l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, de la Convention) et l'application de règles claires et établies pour leur conservation garantissent que les documents sont disponibles et facilement accessibles. L’AIG examinera donc, sur la base de l'article 9, paragraphes c et d, de la Convention, la question de la gestion et de la conservation des documents publics.
Conformément à l'article 11, paragraphe 2, de la Convention et à l'article 30.1 de ses règles de procédure, l’AIG invitera également les organisations non gouvernementales à fournir des informations pertinentes.
Les réponses à ce questionnaire, ainsi que toute documentation complémentaire, doivent être soumises dans l'une des langues officielles du Conseil de l'Europe (anglais ou français).

B. Questions

1. Comment la gestion, la conservation et l'archivage des documents par les autorités publiques sont-elles réglementées ? Veuillez fournir une traduction officielle des réglementations pertinentes dans l'une des langues du Conseil de l'Europe (anglais ou français).

2. Tous les documents détenus par une autorité publique sont-ils enregistrés ? Dans l’affirmative, quelles informations concernant les documents sont inscrites au registre ? Qui est responsable de l'enregistrement ? À quel moment se fait l’enregistrement ?

3. Existe-t-il des exceptions aux exigences d'enregistrement des documents en fonction de leur contenu ?

4. Existe-t-il des instructions ou des politiques en vigueur concernant l'enregistrement de la correspondance envoyée directement à/par un fonctionnaire ?

5. Les registres des documents publics sont-ils publics ?

6. Les messages électroniques (courriels, SMS, etc.) sont-ils traités de la même manière que les documents papier ?

7. Les autorités publiques disposent-elles d’un système commun pour l'enregistrement
des documents ou chaque autorité publique utilise-t-elle son propre système d'enregistrement ?

8. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour l’archivage des documents publics ? Par exemple, dans quel format et où les documents sont-ils archivés ?

9. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour la conservation des documents et quelles sont les durées de conservation appliquées ?

10. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour transférer les documents vers les archives ?

11. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour éliminer/détruire des documents ?

12. Veuillez décrire la jurisprudence et/ou la pratique existante(s) en matière de gestion et de conservation des documents (par les tribunaux, les Ombudpersons, les commissaires à l'information, etc.).


AIG(2025)10
7 November 2025



Council of Europe Access Info Group (AIG)
Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205)


Thematic monitoring on document management and preservation
Questionnaire to the Parties to the Convention












A. Introduction

The Council of Europe Access Info Group (the AIG) has completed its baseline evaluation of the implementation of the Council of Europe Convention on Access to Official Documents (CETS No.205, the Convention) by 15 Parties. It has also published its opinion on the definition of “official documents” according to Article 1, paragraph 2, sub-paragraph b, of the Convention. The AIG now continues its monitoring of the implementation of the Convention based on Article 11, paragraph 1, of the Convention. With this questionnaire, the AIG will collect information for the purpose of monitoring the issue of document management and preservation.
The efficient management of documents held by public authorities (see definition in Article 1, paragraph 2, sub-paragraph a, of the Convention) and the application of clear and established rules for their preservation ensures that documents are available and easily accessible. The AIG will, therefore, examine based on Article 9, paragraphs c and d, of the Convention, the issue of management and preservation of official documents.
Pursuant to Article 11, paragraph 2, of the Convention, and Rule 30.1 of its Rules of Procedure, the AIG will also invite non-governmental organisations to provide relevant information.
The reply to this questionnaire, along with any supporting documentation, should be submitted in one of the official Council of Europe languages (English or French).

B. Questions

1. How is management, preservation and archiving of documents by public authorities regulated? Please provide an official translation of the relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or French).

2. Are all documents held by a public authority registered? If so, what information about the documents is put on the register? Who is responsible for the registration? At which point does registration take place?

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration of documents based on their content?

4. Are there some instructions or policies in place as regards registration of correspondence sent directly to/from a public official?

5. Are the registers of official documents public?

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same way as physical documents?

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or does each public authority use its own system for registration?

8. What criteria do public authorities apply for storing official documents? For example, in what format and where documents are stored?

9. What criteria do public authorities apply for the retention of documents and what retention periods are applied?

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents to archives?

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying documents?

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards document management and preservation (from courts, ombudsmen, information commissioners, etc).


AIG(2025)10
7 novembre 2025



Groupe Accès à l’information (AIG) du Conseil de l'Europe
Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux
documents publics (CETS n° 205)


Thématiques de suivi sur la gestion et la conservation
des documents
Questionnaire aux Parties à la Convention












A. Introduction

Le Groupe Accès à l'information du Conseil de l'Europe (AIG) a achevé son évaluation de référence de la mise en œuvre de la Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents publics (STE n° 205, la Convention) par 15 Parties. Il a également publié son avis sur la définition des « documents publics » au sens de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. L'AIG poursuit désormais son suivi de la mise en œuvre de la Convention sur la base de l'article 11, paragraphe 1, de la Convention. Grâce à ce questionnaire, l'AIG recueillera des informations en vue d’examiner la question de la gestion et de la conservation des documents.
La gestion efficace des documents détenus par les autorités publiques (voir la définition à l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, de la Convention) et l'application de règles claires et établies pour leur conservation garantissent que les documents sont disponibles et facilement accessibles. L’AIG examinera donc, sur la base de l'article 9, paragraphes c et d, de la Convention, la question de la gestion et de la conservation des documents publics.
Conformément à l'article 11, paragraphe 2, de la Convention et à l'article 30.1 de ses règles de procédure, l’AIG invitera également les organisations non gouvernementales à fournir des informations pertinentes.
Les réponses à ce questionnaire, ainsi que toute documentation complémentaire, doivent être soumises dans l'une des langues officielles du Conseil de l'Europe (anglais ou français).

B. Questions

1. Comment la gestion, la conservation et l'archivage des documents par les autorités publiques sont-elles réglementées ? Veuillez fournir une traduction officielle des réglementations pertinentes dans l'une des langues du Conseil de l'Europe (anglais ou français).

2. Tous les documents détenus par une autorité publique sont-ils enregistrés ? Dans l’affirmative, quelles informations concernant les documents sont inscrites au registre ? Qui est responsable de l'enregistrement ? À quel moment se fait l’enregistrement ?

3. Existe-t-il des exceptions aux exigences d'enregistrement des documents en fonction de leur contenu ?

4. Existe-t-il des instructions ou des politiques en vigueur concernant l'enregistrement de la correspondance envoyée directement à/par un fonctionnaire ?

5. Les registres des documents publics sont-ils publics ?

6. Les messages électroniques (courriels, SMS, etc.) sont-ils traités de la même manière que les documents papier ?

7. Les autorités publiques disposent-elles d’un système commun pour l'enregistrement
des documents ou chaque autorité publique utilise-t-elle son propre système d'enregistrement ?

8. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour l’archivage des documents publics ? Par exemple, dans quel format et où les documents sont-ils archivés ?

9. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour la conservation des documents et quelles sont les durées de conservation appliquées ?

10. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour transférer les documents vers les archives ?

11. Quels critères les autorités publiques appliquent-elles pour éliminer/détruire des documents ?

12. Veuillez décrire la jurisprudence et/ou la pratique existante(s) en matière de gestion et de conservation des documents (par les tribunaux, les Ombudpersons, les commissaires à l'information, etc.).