Referent-kohtuistungi sekretäri ametijuhendi kinnitamine

K Ä S K K I R I

Tallinn 10.12.2025 11-3/10

Referent-kohtuistungi sekretäri

ametijuhendi kinnitamine

Kohtute seaduse § 125 lg 1 ning avaliku teenistuse seaduse § 52 lg-te 1 ja 2 alusel:

1. Kinnitan käskkirjale lisatud Tallinna Halduskohtu kantselei- ja kohtuistungiteenistuse

referent-kohtuistungi sekretäri ametijuhendi.

Käesolevat haldusakti on võimalik vaidlustada, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule

halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud tingimustel ja korras.

(allkirjastatud digitaalselt)

Tiina Ereb

kohtudirektor

KINNITATUD

Kohtu esimehe/Kohtudirektori 10.12.2025

käskkirja nr 11-3/10 lisa

TALLINNA HALDUSKOHTU

REFERENT-KOHTUISTUNGISEKRETÄRI AMETIJUHEND

Struktuuriüksus Kantselei- ja kohtuistungiteenistus

Ametikoht REFERENT-KOHTUISTUNGISEKRETÄR

Ametisse nimetab Kohtudirektor

Vahetu juht,

aruandekohuslus

Referent-kohtuistungisekretär allub vahetult kantselei- ja

kohtuistungiteenistuse juhatajale, kes annab tööülesanded ja

kontrollib nende täitmist.

Alluvad -

Ametnik asendab Äraolekul asendab referenti ja/või kohtuistungi sekretäri

kantselei ja-kohtuistungiteenistuse juhataja poolt määratuna.

Ametnikku asendab Referendi tööülesannetes referent, kohtuistungi sekretäri

tööülesannetes kohtuistungi sekretär

Ametikoha eesmärk Tagada õigusemõistmise sujuvus kohtuasjade ja

menetlusdokumentide registreerimise, nende menetlejale edastamise

ja kohtute infosüsteemi KIS nõuetekohase täitmise kaudu. Tagada

Tallinna Halduskohtu kantseleisse pöördujate ladus ja korrektne

teenindamine ning toimikutega tutvumine.

Abistada kohtunikke kohtumenetluse asjaajamise korraldamisel ja

võtta osa seaduses ettenähtud korras haldusasjade läbivaatamisest

kohtuistungitel ning väljastada nendes asjades menetlusdokumente.

Jõustada ja avalikustada kohtulahendeid.

Abistada kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhatajat kohtu

asjaajamise korraldamisel.

Referendi peamised ülesanded

- Registreerimisele kuuluvad kohtusse saabunud menetlusvälised dokumendid

registreerib dokumendihaldussüsteemi ja edastab täitmiseks/infoks kohtu esimehele

või tema määratud kohtuteenistujale või kohtudirektorile.

- Menetlusdokumendid registreerib KIS-is vastava menetluse juurde. Teeb vajadusel

dokumentidest väljatrüki. Väljatrükitud lisad nummerdab vastavalt järjekorrale.

Lisade puudumisel teavitab sellest saatjat.

- Menetlusdokumendid edastab peale registreerimist asja menetlevale kohtunikule.

- Edastab ekslikult kohtule esitatud dokumendid vastavalt kuuluvusele või tagastab

saatjale.

- Kui kohtusse saabub kohtuasi, mille lahendamine ei kuulu Tallinna Halduskohtu

pädevusse, kuid adressaadiks on märgitud Tallinna Halduskohus, siis registreerib

kohtuasja kategoorias „muu“.

- Koostab aastapõhise kohtuniku nimelise kausta, kuhu pannakse ja säilitatakse

digitaalsetes kohtuasjades esitatud paberdokumendid lahendi jõustumiseni.

- Kinnitab KIS-is aadressile [email protected] või AET-i kaudu saabunud

menetlusdokumendid vastava menetluse juures ning edastab menetlusdokumendi

esitamise ja kinnitamise kohta töövoo kohtunikule ja menetlusgrupile ning vajadusel

asendavale ametnikule.

- Kontrollib uute kaebuste, määruskaebuste, EÕK taotluste saabumisel riigilõivu

laekumist lõivu ja tagatise kontol ning seob KIS-is riigilõivu kohtudokumendi

nõudega.

- Kohtusse saabunud kaebused, taotlused ja esildised avab uue kohtuasjana.

- Teeb KIS-is uue kohtuasja või menetluse loomiseks vajalikud toimingud, registreerib

kaebuse ja lisad, sisestab KIS-i menetlusosalised, täidab kohtuasja üldandmed ja

nõuete vormid.

- Määrab kohtuasja kategooria ja KIS-i automaatse jagamise alusel menetleja.

- Määrab riigihanke ja rahvastik/pagulaste kategooriasse kuuluva kaebuste menetleja

käsitsi vastavalt tööjaotusplaanile koostatud nimekirja alusel.

- Määrab esialgse õiguskaitse taotluste enne kaebuse esitamist ja riigi õigusabi taotluste

menetleja käsitsi vastavalt tööjaotusplaanile koostatud nimekirja alusel.

- Kohtusse saabunud riigihanke, esialgse õiguskaitse kohaldamise taotlusest ja

haldustoiminguks loa andmiste taotlustest teavitab viivitamatult kohtunikku ja

kohtujuristi e-posti või KIS-i töövoo teel.

- Pärast kõrgema astme kohtu poolt kohtulahendi tühistamist ja uueks arutamiseks

saatmist, loob uue menetluse KIS-is.

- Kontrollib igal tööpäeva hommikul kausta [email protected]

automaatvastuseid ja millel on tuvastatav kohtuasja number registreerib KIS-is.

- Saadab kohtutoimikud Tallinna Ringkonnakohtusse, Riigikohtusse ja teistesse

kohtutesse viivitamata pärast üleandmisnõude saamist. Kohtutoimikute edastamise

registreerib KIS-is.

- Koostab ja trükib väljamineva tähitud- ja lihtkirjaga saadetava posti nimekirjad.

- Annab kantseleis ja telefoni teel menetlusosalistele informatsiooni Tallinna

Halduskohtu kohtumenetluse ja kohtuistungite toimumise aja kohta.

- Võtab vastu Tallinna Halduskohtu kantseleisse esitatud paberkandjal dokumendid,

skaneerib ja registreerib need KIS-i vastava menetluse juurde ning teeb dokumendi

kohta töövoo kohtunikule ja menetlusgrupile.

- Väljastab Tallinna Halduskohtu kantselei kaudu menetlusosalistele kohtulahendeid.

- Registreerib enda koostatud kirjad dokumendiregistris või KIS-is.

- Koolitab uusi referente pideva juhendamise vormis.

- Registreerib KIS-is kohtuasja juurde FitekIN-is saabunud tõlke arved ning edastab

arve kohta kohtunikule töövoo.

- Lisab KIS-is määrustele ja otsustele jõustumise ning avalikustab lõpplahendid.

- Edasikaevatavate kohtualluvuse määrustele lisab jõustumise ning saadab teate

alluvuse määruse jõustumise kohta vastavale kohtule, millele asi alluvusega üle

antakse.

- Koostab kohtutoimikute arhiivi üleandmise nimekirjad.

- Annab kohtutoimikud kohtu arhiivi vastavalt üleandmisnimekirjadele.

- Kontrollides Outlook-i kalendrisse registreeritud toimikutega tutvumisi tagab

Tallinna Halduskohtu haldusasjade pabertoimikute ja digitaalsete toimikutega

tutvumise.

- Saades kohtutöötajalt toimiku, veendub, et toimik on tutvumiseks korras. Kõik

dokumendid köidetud, leheküljed nummerdatud jne.

- Suunab toimikuga tutvuda soovija selleks ettenähtud kohta.

- Tutvumise järgselt võtab isiklikult vastu toimiku ja veendub toimiku esialgses korras.

Veendub, et toimikuga tutvunud isik ei ole kuritarvitanud temale antud toimikuga

tutvumise õigust.

- Koheselt peale tutvumist, hiljemalt tööpäeva lõpuks, tagastab toimiku vastava kohtu

referendile või kohtuistungi sekretärile.

- Kõik toimikuga tutvumised registreerib toimikus. Võtab allkirja tutvumise kohta.

- Digitaalse toimikuga tutvuda soovivale isikule võimaldab juurdepääsu digitaalsele

toimikule. Toimikuga tutvumise registreerib KIS-is.

Kohtuistungi sekretäri peamised ülesanded

- Lisab kohtutoimikusse pidevalt kohtumenetluse käigus saabuvaid

menetlusdokumente, koostatud protokolle, kohtulahendeid ja kohtule tagastatud

väljastusteateid fikseerides kõik toimingud kohtutoimiku teadete lehel.

- Jälgib kohtuniku antud suulisi ja kirjalikke korraldusi, täidab need.

- Teavitab kohtunikku viivitamatult kohtuasjade menetlemisel tähtsust omavatest

asjaoludest.

- Toimetab saabunud menetlusposti vajaduse korral kohtuniku kätte.

- Koostab kohtuniku menetluses olevates kohtuasjades dokumente kohtunikult saadud

juhiste järgi kooskõlas kohtu kantselei kodukorras kehtestatud nõuetega.

- Salvestab KIS-i kõik kohtuasjas kohtuniku ja kohtuametnike loodud

menetlusdokumendid.

- Sisestab programmi KIS menetlusosaliste kontaktandmed.

- Elektrooniliselt saabunud kirjad edastab e-postiga viivitamatult kohtu kantseleile

registreerimiseks.

- Kontrollib võimalust menetlusposti elektrooniliseks saatmiseks, registreerib selle

kohtute dokumendiregistris ja edastab e-postiga saajale.

- Posti teel saadetavad menetlusdokumendid registreerib kohtute dokumendiregistris

ja viib kantseleisse sellisel kellaajal, et jõuaks posti väljastada veel samal tööpäeval.

- Väljasaadetud dokumentide kohta sisestab info programmi KIS ja kohtutoimiku

teadete lehele.

- Vormistab ja väljastab kohtuistungile kutsutud isikutele kehtiva standardi kohaseid

kohtukutseid või teavitab kohtuistungile kutsutud isikuid kohtuistungist vastavalt

kohtunikult saadud juhistele muul viisil, nt telefoni teel, e-posti vahendusel.

- Kutsed ja istungid registreerib KIS-is.

- Vastavalt menetlusseadustikes sätestatud tähtaegadele kontrollib väljastusteadete

alusel menetlusdokumentide kättetoimetamist.

- Menetlusdokumentide suhtes, mida ei olnud võimalik adressaadile kätte anda, võtab

tarvitusele abinõud dokumendi uueks edastamiseks.

- Hangib kohtusse tagastamata ja tähtaja möödumisel tagastatud väljastusteadete kohta

informatsiooni, vajadusel valib mõne muu kättetoimetamise viisi.

- Vajadusel annab kohtumenetlust ettevalmistavale kohtunikule tagasisidet

kohtuistungiks ettevalmistamise asjaajamisest vähemalt kord nädalas ja hiljemalt

nädal aega enne määratud kohtuistungi aega (tagasiteadete vms informatsiooni

alusel).

- Broneerib Outlook-i kalendris kohtuniku poolt kohtuistungiks määratud kuupäeva,

kellaaja ja kohtusaali.

- Vajadusel broneerib kohtutõlgi aja ja lisab KIS-i.

- Avalikustab kohtuistungite ajad vastavalt seaduse nõuetele kohtu ametlikul

veebilehel aadressil: www.kohus.ee (toimub läbi Outlook-i kalendri).

- Peale kutsete väljastamist veendub, et toimikus sisalduvad dokumendid on ajaliselt

loogilises järjestuses toimikusse köidetud ning paneb toimiku ettenähtud kohta.

- Tagab konfidentsiaalsete kohtutoimikute hoiustamise lukustatud turvakapis.

- Paneb õigeaegselt kohtuistungi nimekirjad tutvumiseks kohtusaali uksele.

- Kontrollib enne kohtuistungit kohtusaali, arvuti ja tehnika korrasolekut.

- Selgitab välja kohtuistungile ilmunud menetlusosalised ja juhatab nad kohtusaali.

- Vajadusel lülitab sisse videokonverentsiseadmed ja korraldab muude

tehnikavahendite kohtuistungil kasutamiseks valmisoleku.

- Salvestab kohtuistungi diktofoniga, kui kohtunik ei määra teisiti.

- Kohtu kohtusaali sisenedes ja saalist lahkumisel palub saalisviibijatel püsti tõusta.

- Protokollib kohtuistungi käigu kohtusaali arvutis Microsoft Word programmis ja

talletab protokolli määratud salvestuskohas.

- Tutvustab menetlusosalistele seaduses ettenähtud korras ja kohtunikuga

kooskõlastatult kohtuistungi protokolli ning menetlusosaliste taotlusel ja kohtuniku

nõusolekul teeb kohtuistungi protokolli parandused ning võtab vajadusel

menetlusosalistelt allkirjad.

- Allkirjastab koostatud kohtuistungi protokolli ja esitab kohtunikule allkirjastamiseks,

pärast allkirjastamist sisestab kohtuistungi protokolli programmi KIS.

- Täidab kohtuistungil kohtuniku muid korraldusi ja abistab kohtukoosseisu seaduses

ettenähtud juhtudel menetlusosalistelt dokumentide saamisel, allkirjade võtmisel,

teadete edastamise või kohtu poolt antud selgituste või seaduses ettenähtud juhtudel

menetlusosalistele teatavaks tehtud hoiatuse kohta.

- Kui kohus on kohtuistungi lõpetanud, siis palub saalis viibijatel saalist lahkuda ning

lukustab kohtusaali ukse.

- Menetlusseadustikes ettenähtud korras avaldab Outlook – kalendri kaudu kohtu

veebilehel otsuse avalikult teatavakstegemise aja ja selle muutmise viivitamatult

pärast selle aja kindlaksmääramist.

- Elektroonilise edastamisvõimaluse puudumisel viib kohtuotsuse õigeaegselt

kantseleisse avalikustamiseks.

- Pärast kohtulahendi teatavaks tegemist kannab lahendi viivitamatult programmi KIS.

- Menetlusosalistega kokkulepitud ajaks viib kohtutoimiku tutvumiseks kohtu

kantseleisse, kontrollides enne selle korrasolekut.

- Jälgib kohtuniku menetluses olevates kohtuasjades menetlustähtaegade järgimist

ning teavitab kohtunikku kohtupoolsete korralduste mitteõigeaegsest või

mittenõuetekohasest täitmisest menetlusosaliste või menetlusväliste isikute poolt.

Ametikoha täitjale esitatavad nõuded

Haridus Vähemalt keskharidus, kasuks tuleb erialane ametiharidus

Kogemus Kasuks tuleb varasem kogemus õigussüsteemis.

Keeleoskus Eesti keele oskus kõrgtasemel.

Soovitavalt inglise ja vene keele oskus vähemalt A2 tasemel.

Teadmised ja

oskused

Tunneb halduskohtu- ja tsiviilkohtumenetluse seadustikku.

Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide

tundmine.

Tunneb teeninduskultuuri aluseid, viisakus ja heade käitumistavade

järgimine.

Tööks vajalike arvutiprogrammide kasutamise oskus kõrgtasemel.

Isiksuseomadused Lahendustele ja tulemustele orienteeritus.

Algatusvõime ja loovus, loogilisus ja analüütilisus.

Korrektsus, täpsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

Koostöövalmidus ja stressitaluvus.

Kõrged kõlbelised omadused.

Väga hea suhtlemisoskus, suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus.

Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus vastu

võtta otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha

otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

Töövõime, sh võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka

pingeolukorras.

Oskus aega efektiivselt kasutada.

Oskus näha ja leida lahendusi, mitte keskenduda takistustele.

Erinõuded

Õigused

- Saada tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente teistelt struktuuriüksustelt.

- Saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid ja juhendamist.

- Saada oma tööülesannete täitmiseks vajalikku täienduskoolitust.

- Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ning probleemide ennetamiseks või

lahendamiseks oma pädevusse kuuluvas valdkonnas.

Kohustused

- Juhindub kohtute väärtustest ja hoidub tegevustest, mis võivad kahjustada kohtu või

kohtusüsteemi mainet.

- Juhindub oma töös valdkonnaga seonduvatest seadustest, juhenditest, kordadest, kohtu

sisekorraeeskirjadest ja teistest asjakohastest ning kohtute tegevust korraldavatest

õigusaktidest.

- Vastutab õigusaktidest tulenevate ja ettenähtud teenistusülesannete lojaalse,

nõuetekohase, õigeaegse ja korrektse täitmise eest.

- Hoolitseda oma kvalifikatsiooni hoidmise ja täiendamise eest ning osaleda ettenähtud

koolitustel jt arendustegevustes.

- Kasutab talle tööks usaldatud tehnikat ja materjale heaperemehelikult ja säästlikult.

- Kasutab ametialaselt võimaldatud juurdepääse andmebaasidele, registritele ja muudele

sarnastele ressurssidele vaid töökohustuste täitmiseks.

- Hoiab talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraeluga

seotud andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja

ametisaladust.

- Vastutab enda koostatud ja väljastatud dokumentide ning informatsiooni õigsuse ja

seaduslikkuse eest.

- Rakendama tööks ette nähtud tehnikat ja arvutiprogramme heaperemehelikult ning

sihtotstarbeliselt.

- Täita kohtu esimehe, kohtudirektori, kantselei- ja kohtuistungiteenistuse juhataja poolt

antud ühekordseid tööalaseid korraldusi.

- Täita erikorralduseta ülesandeid, mis tulenevad töö iseloomust, töö üldisest käigust,

kohtumenetluse olemusest ja/või vajadustest.

Vastutus

Ametnik vastutab kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest

distsiplinaarkorras vastavalt avaliku teenistuse seadusele.

Ametijuhendi muutmine

Ametijuhendit muudetakse vastavalt töökorralduste muutustele.

Kinnitan, et olen ametijuhendiga tutvunud ja kohustun seda täitma.

(allkirjastatud digitaalselt)