Väikeostu pakkumuste küsimine

01/08/2023

Invitation to tender for small purchase (supplies)

The Police and Border Guard Board (hereinafter ‘the Contracting Authority’) invites you to

submit a tender in accordance with the conditions set out in this document concerning the

invitation to tender for small purchases (hereinafter ‘the small purchase document’).

1. General terms and conditions

1.1 Title of the small purchase: “Purchase of tactical footwear”.

1.2 Contact person of the Contracting Authority: Laura Käsper,

[email protected].

1.1 1.3 Economic operators have the right to ask for clarifications on the document of the

small purchase by submitting questions by email to the contact person of the

Contracting Authority. The Contracting Authority shall reply to the economic

operators’ questions within three working days. The Contracting Authority shall

simultaneously forward the questions and answers to all the persons who have been

invited to submit a tender. Questions asked over the phone will not be answered.

1.2 The Contracting Authority reserves the right to modify, if necessary, the documents

relating to the small purchase before the deadline for the submission of tenders. In

the event of an amendment of the small purchase documents, the Contracting

Authority informs all economic operators invited to submit a tender.

1.3 Any reference made by the Contracting Authority in the small purchase document to

a standard, technical approval, technical verification system, etc. as a criterion of

compliance with the technical specification of the tender shall be read as

supplemented by the indication ‘or equivalent’. Any reference made by the

Contracting Authority in the small purchase document to a source, process,

trademark, patent, type, origin, or method of production shall be read as

supplemented by the indication ‘or equivalent’.

1.4 A tender is the tenderer’s declaration of intent to conclude a framework contract and

shall be binding upon the tenderer from the moment of its submission until the expiry

of the minimum time limit for the validity of the tender. By submitting a tender, the

tenderer agrees to all the terms and conditions set out in the small purchase document.

Submission of a conditional tender is prohibited.

1.5 The Contracting Authority shall not award a contract to a tenderer who is in arrears

with a national tax, duty or environmental charge within the meaning of the Taxation

Act, or with tax or social security contributions within the meaning of the legislation

of the country in which it is established. Before awarding the contract, the

Contracting Authority shall verify the tenderer’s tax arrears. If the tenderer is in tax

2 (6)

arrears, the Contracting Authority shall inform the tenderer thereof and shall allow

the tenderer at least three working days to pay the tax arrears. The Contracting

Authority may, for duly justified reasons, extend the time limit granted to the

tenderer. If the tenderer fails to pay or defer the tax arrears within the time limit set

by the Contracting Authority, the Contracting Authority shall not award the contract

to the tenderer.

1.6 Only tenderers residing or established in Estonia, in another Member State of the

European Union, in another Contracting Party to the Agreement on the European

Economic Area or in a State party to the Agreement on Government Procurement of

the World Trade Organisation shall be eligible for small purchase procedure. The

Contracting Authority may exclude a tenderer or a joint tenderer who is ineligible to

submit a tender. If a subcontractor has such a ground, the Contracting Authority may

require the tenderer to replace such subcontractor.

2. Description of the object of the small purchase

2.1 The items offered must not be the subject of an international sanction or originate

from the sanctioned regions within the meaning of subsection 1 of § 7 of the

International Sanctions Act. At the request of the Contracting Authority, the tenderer

shall provide documentary evidence of the origin of the items offered, which make it

possible to establish whether the offered items are subject of an international sanction

or come from a sanctioned region within the meaning of subsection 1 of § 7 of the

International Sanctions Act. The Contracting Authority shall reject any tender on the

basis of which the contract to be awarded would be null and void pursuant to

subsection 1 of § 7 of the International Sanctions Act.

2.2 The item to be procured consists of tactical footwear intended for professional

use. A total of 182 pairs of tactical footwear (hereinafter referred to as footwear or

boots) will be purchased.

2.3 The warranty provided for the footwear must be at least 12 months starting from the

handover of the goods to the contracting authority. The Tenderer may offer a longer

warranty periood.

2.4 The delivery of the items must take place no later than 31.12.2025.

2.5 Requierments for the tactical footwear:

2.5.1 must be in black colour;

2.5.2 must feature a membrane, e.g., a GORE-TEX membraane;

2.5.3 must be tear-resistant and durable against wear and tear;

2.5.4 must be mid-height;

2.5.5 must be waterproof yet breathable;

2.5.6 must wick moisture away from the boot;

2.5.7 must be quick to close and open;

2.5.8 must reduce shock (cushioning);

2.5.9 must be flexible;

2.5.10 must be antistatic;

2.5.11 must be suitable for fast-roping, meaning the boot must have a

reinforcement on the inner side;

2.5.12 the boot tongue must be fully connected to the sides of the boot;

2.5.13 the outsole must provide good grip (traction);

2.5.14 the insole must be antibacterial;

2.5.15 must be suitable for use in various terrains and urban environments;

2.5.16 the maximum weight of one boot for size 42 must be 600g maximum;

2.5.17 must comply with the EN ISO 20347:2022 safety classes: O2 HI CI FO

HRO SC SR;

2.5.18 a suitable product is, for example, the Salomon XA Forces Mid GTX EN

Boots.

3 (6)

Illustrative photos:

2.6 Packaging and Delivery

2.6.1 The Tenderer must deliver the footwear to the contact person at Liivalao 11, box

60A, Tallinn. The goods must be packaged in a box. The box must be marked

with an A4 size label. The text on the label must be printed in Bold font, with a

minimum letter height of 10 mm. The labels must be affixed to the end and the

side of the box. The label affixed to the box must contain the following

information, in the order listed below:

 recipient's name and phone number;

 address;

 product name.

2.6.2 When selecting packaging materials and organising transportation, it must be

ensured that the products and marking are not damaged during transport.

2.6.3 The delivery of the items must take place no later than 31.12.2025

3. Preparation, completion, and submission of tenders

3.1 The Tender must include the following:

3.1.1 the cost of one unit (excluding VAT), which must include all fees necessary

for the performance of the public contract (including the cost of delivery). The

offered cost of 1 unit is subject to evaluation;

3.1.2 the technical description of the item, photo(s), or other illustrative material

that allows the contracting authority to unambiguously assess the offered item

and its compliance with the technical specification;

3.1.3 the length of the warranty offered for the goods, specified IN MONTHS (e.g.,

12 months), calculated from the handover of the good;

3.1.4 the delivery time for the goods, specified in calendar days

3.2 The tender is valid for 60 days. he contracting authority has the right to propose to

the tenderer an extension of the tender validity periood.

3.3 The tender must be submitted to the email address of the contact person of the

Contracting Authority e-mail address [email protected] no later than

28.12.2025 kell 11.00. 3.4 The Contracting Authority shall not accept late tenders.

3.5 The tenderer shall bear all costs relating to the preparation and submission of a tender

and the risk of timely submission of a tender.

3.6 The tender shall remain confidential until the conclusion of the contract.

3.7 The tenderer shall indicate in the tender which information is a trade secret and justify

the reasons for designating it as such. The price of a tender may not be indicated as a

trade secret. The Contracting Authority shall not disclose the content of the tenders

in so far as they are covered by a trade secret, nor shall it be liable for the disclosure

of a trade secret in so far as the tenderer has not designated it as a trade secret.

4. Selection of the successful tender

4.1 The Contracting Authority shall verify that tenders submitted on time comply with

the requirements set out in the small purchase documents. The Contracting Authority

4 (6)

shall reject a tender, if the tender does not meet the conditions set out in the small

purchase document.

4.2 The Contracting Authority shall have the right to ask the tenderer for further details

and clarifications concerning the submitted tender.

4.3 Among the suitable tenders, the Contracting Authority selects the successful tender

on the basis of the lowest price. If the tenders are equal, the contracting authority

prefers the tender with the shorter delivery time.

4.4 The Contracting Authority shall conclude a written contract with the successful

tenderer on the basis of the terms and conditions set out in the small purchase

document and the tender submitted by the successful tenderer.

5. Negotiations

5.1 The contracting authority has the right to negotiate with the tenderers who submitted

conforming tenders regarding the content, cost (or price/value), quantity of the items

to be acquired, and the terms of the public contract of the submitted tender.

5.2 Depending on the need to conduct negotiations, the Contracting Authority shall

inform tenderers of the time of the negotiations. Negotiations shall be conducted

separately with each tenderer. Negotiations may be conducted in a form capable of

being reproduced in writing or orally. Oral negotiations shall be recorded in the

minutes. Negotiations shall be confidential. The Contracting Authority shall ensure

equal treatment of tenderers during the negotiations.

5.3 Following the negotiations, the tenderer shall, if necessary, submit a new adapted

tender, which shall be submitted by the deadline agreed during the negotiations.

6. Rejection of tenders and declaration of small purchases invalid

6.1 The Contracting Authority reserves the right to reject all submitted or suitable tenders

at any time before the award of the public contract if the costs of the tenders submitted

exceed the estimated costs of the public contract. If all tenders are rejected, the

Contracting Authority shall take a reasoned decision to that effect.

6.2 The Contracting Authority may, where there is a justifiable need, declare a small

purchase invalid on its own initiative. A justifiable need may include, but is not

limited to:

6.2.1 If there is a need to substantially alter the subject matter of the public

contract;

6.2.2 If the conditions on the basis of which the small purchase was carried out

have substantially changed and, as a result, the award of the public contract

proves to be unnecessary or impossible;

6.2.3 If it is not possible to eliminate the discrepancies which have arisen in the

course of the small purchase and therefore the procedure cannot be lawfully

completed.

7. Invoicing conditions

7.1 The Contracting Authority only accepts e-invoices. Pursuant to the Accounting Act,

an e-invoice operator is a provider of handling service for machine-processable

source documents, who is recorded in the Contracting Authority’s records in the state

register of legal persons. The time limit for the payment must be at least 21 days.

7.2 The invoice submitted by the tenderer must comply with the requirements of the

legislation in force in the Republic of Estonia, include the name of the contact person

of the Contracting Authority and, if there is a written contract, reference to the

contract number.

8. Liability

8.1 If the contractor fails to provide the supplies in accordance with the time limits

specified in the small purchase documents, the Contracting Authority shall be entitled

to and the contractor shall be liable to pay a contractual penalty of 0.15% of the price

5 (6)

of the corresponding delayed supplies for each delayed calendar day, but no more

than 50% of the total cost of the public contract.

8.2 If the subject matter of the public contract does not comply with the conditions set

out in the small purchase document and the contractor’s tender, the Contracting

Authority is entitled to a contractual penalty of 20% of the total value of the public

contract.

8.3 In the event of delay in payment of a duly submitted invoice, the contractor is entitled

to claim, and the Contracting Authority shall be liable to pay interest of 0.15 % of the

amount due for each working day of delay, but not more than 50% of the amount due.

8.4 In case of breach of the warranty conditions, the Contracting Authority is entitled to

claim, and the tenderer is obliged to pay a contractual penalty of 0.15% of the

corresponding contract price for each calendar day of delay, but not more than 50%

of the total value of the contract.

8.5 The contractual penalty requirements set out in the small purchase document have

been agreed to ensure compliance and not to replace compliance.

9. Warranty

9.1 In case the Contracting Authority has requested a warranty for the supplies to be

supplied in clause 2 of the small purchase documents, the contractor shall provide the

requested warranty for the supplies covered by the the public contract (including parts

of the supplies) from the moment of delivery of the subject matter of the contract,

unless otherwise provided for in the letter of guarantee or other document (hereinafter

referred to as the warranty period).

9.2 The warranty shall cover all non-conformities, in particular manufacturing defects,

in the subject-matter of the contract during its period of validity. Normal wear and

tear of the contract supplies shall not be covered by the warranty.

9.3 The contractor is obliged to ensure that defects in the supplies or parts thereof are

remedied during the warranty period at his own expense or to replace the defective

supplies or their parts with those which satisfy the conditions laid down in the small

purchase document and the tenderer's tender within a reasonable time limit set by the

Contracting Authority starting from the submission of a written claim by the

Contracting Authority’s contact person.

9.4 An item replaced during the warranty period shall be covered by a new warranty of

the same duration as the original warranty. If the item is repaired, the warranty is

extended by the duration of the repair.

9.5 Repairs under warranty are free of charge for the Contracting Authority. The supplies

needing repair covered by the contract shall be transported to be repaired and back to

the Contracting Authority at the expense of the contractor.

10. Confidentiality

10.1 Confidential information means personal data, security data and any other

information brought to the knowledge of the parties during the performance of the

contract, the disclosure of which could harm the interests of the parties. Confidential

information does not include information the disclosure of which arises from

legislation, provided that such disclosure is carried out in the most limited manner

possible.

10.2 The contractor shall be required to treat as confidential any information concerning

the Contracting Authority and its activities, which has come to his knowledge in the

performance of the contract. The contractor shall be obliged to protect the

confidentiality of the storage media handed over to him and of information which has

become known during performance of the contract, or by chance. The sale, offer or

distribution of such information by the contractor or by any related person shall be

treated as a material breach of the contract.

6 (6)

10.3 The contractor undertakes to implement organisational, physical and IT security

measures for the performance of the contract to protect confidential data obtained by

any means under the contract.

10.4 The contractor undertakes not to use the confidential information for personal gain

or for the benefit of third parties.

10.5 The confidentiality arrangement is concluded for an indefinite period.

10.6 The contractor undertakes to ensure that the processing of personal data during the

performance of the contract is lawful and complies with the requirements of the

General Data Protection Regulation (EU 2016/679) and other data protection

legislation, including the implementation of organisational, physical and IT security

measures to protect confidential data against accidental or deliberate unauthorised

alteration, accidental destruction, deliberate destruction, disclosure, etc. As regards

the processing of personal data, the parties shall further conclude a data processing

contract as provided for in Article 28 of the General Regulation.

10.7 The tender submitted by the contractor for the award of the contract shall be

confidential to the extent that it has been designated as a trade secret.

Sincerely

(signed digitally)

Laura Käsper

Purchasing Manager

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

10.12.2025 nr 20-1.5/4502-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (asjad)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud

tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Taktikaliste jalanõude soetamine“.

1.2 Hankija kontaktisik: Laura Käsper, e-post: [email protected].

1.3 Ettevõtjatel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades

küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele

kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt

kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks ja vajadusel hankija

pikendab pakkumuste esitamise tähtaega.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele

kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule

või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega pakkuja nõustub kõikide väikeostu dokumendis

toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või

keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui

pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel

pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja

maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (6)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes

muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis.

Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda

pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Ostetava asja kirjeldus

2.1 Pakutavad esemed ei tohi olla rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit

sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS)

§ 7 lg 1 mõttes. Hankija nõudmisel esitab pakkuja pakutavate esemete päritolu

tõendavad dokumendid, mille alusel on võimalik tuvastada, kas pakutavad esemed

on rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest

piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) § 7 lg 1 mõttes. Hankija

lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav hankeleping oleks RSanS § 7 lg 1

alusel tühine.

2.2 Hangitavaks esemeks on professionaalseks kasutamiseks mõeldud taktikalised

jalanõud. Kokku soetatakse 184 paari taktikalisi jalanõusid (edaspidi jalanõud või ).

2.3 Jalanõudele antav garantii peab olema vähemalt 12 kuud alates asjade üle andmisest

hankijale. Pakkuja võib pakkuda pikemat garantiiaega.

2.4 Esemete tarne peab toimuma hiljemalt 31.12.2025.

2.5 Nõuded jalanõudele: 2.5.1 peavad olema musta värvi;

2.5.2 peavad olema membraaniga, nt CORE-TEX membraan;

2.5.3 peavad olema rebenemiskindlad ning vastupidavad kulumisele;

2.5.4 peavad olema poolkõrged;

2.5.5 peavad olema veekindlad, kuid samas hingavad;

2.5.6 peavad saapast niiskust välja juhtima;

2.5.7 peavad olema kiiresti suletavad ning avatavad;

2.5.8 peavad vähendama põrutust;

2.5.9 peavad olema painduvad;

2.5.10 peavad olema antistaatilised;

2.5.11 peavad olema sobilikud kiirlaskumiseks ( fast-roping) ehk saapal peab olema

siseküljel tugevdus;

2.5.12 saapa keel peab olema täielikult ühendatud saapa külgedega;

2.5.13 välistald peab olema hea haarduvusega;

2.5.14 sisetald peab olema antibakteriaalne;

2.5.15 peab sobima kasutamiseks erinevatel maastikel ning ka linnas;

2.5.16 ühe saapa maksimaalne kaal suurusele 42 võib olla maksimaalselt 600g;

2.5.17 peavad omama EN ISO 20347:2022 ohutusklasse O2 HI CI FO HRO SC SR;

2.5.18 sobiv toote on näiteks Salomon XA Forces Mid GTX EN Boots.

Illustratiivsed fotod:

3 (6)

2.6 Pakkimine ja tarne

2.6.1 Pakkuja peab tarnima jalanõud kontaktisikule Liivalao 11, boks 60A, Tallinn.

Kaup peab olema pakendatud kasti. Kast tuleb markeerida A4 suuruse sildiga.

Tekst peab olema sildile trükitud Bold kirjas, minimaalne tähe kõrgus 10 mm.

Sildid kinnitatakse kasti otsale ja küljele. Kastile kinnitatav silt peab sisaldama

järgmisi andmeid alljärgnevas järjekorras:

 saaja nimi ja telefoni number;

 aadress;

 toote nimetus.

2.6.2 Pakkematerjali valikul ja veo korraldamisel peab arvestama sellega, et tooted

ja markeering ei saa transportimisel kahjustada.

2.6.3 Esemete tarne peab toimuma hiljemalt 31.12.2025.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 ühe tk maksumus (km-ta), mis peab sisaldama kõiki hankelepingu täitmiseks

vajalikke tasusid (sh tarne maksumus). Pakutud 1 tk maksumus kuulub

hindamisele;

3.1.2 eseme tehnilist kirjeldust, foto(sid) või muud illustreerivat materjali, mis

võimaldab hankijal üheselt hinnata pakutavat eset ja selle vastavust tehnilisele

kirjeldusele;

3.1.3 asjadele pakutud garantii pikkust KUUDES (näiteks 12 kuud) arvestatuna asjade

üleandmisest;

3.1.4 asjade tarne kalenderpäevades.

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada.

3.3 Pakkumus tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile

[email protected] hiljemalt 12.12.2025 kell 13.00. Hilinenud pakkumusi

hankija vastu ei võta!

3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaega pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe

ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta

ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis

toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna alusel. Kui pakkumused on võrdsed, eelistab hankija pakkumust,

mille tarneaeg on lühem.

4 (6)

4.4 Hankija sõlmib eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku lepingu, lähtudes

väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankijal on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, maksumuse, soetatavate esemete koguse ning

hankelepingu tingimuste üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud

läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata

igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb

hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus

registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve

sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile.

7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas

punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Asjade vastuvõtmisel kontrollib hankija asjade vastavust väikeostu dokumendis

toodud tehnilisele kirjeldusele ja pakkumusele, asjade koguse vastavust väikeostu

5 (6)

dokumentidele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul

pärast täitja poolt asjade üleandmisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta asjade tarnet vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale,

on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava

täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem

kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Kui hankelepingu esemeks olev asi ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja

pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20%

hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.3 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot

iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele

kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50%

tasumisele kuuluvast summast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda

leppetrahvi 0,15% vastava hankelepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest,

kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.5 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid tarnitavale

asjadele, annab täitja hankelepingu esemeks olevatele asjadele (sh asja osad) nõutud

garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis

ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Garantii katab kõiki selle kehtivuse ajal lepingu esemel ilmnenud mittevastavusi,

eelkõige valmistusvead. Garantii alla ei kuulu lepingu eseme tavapärane kulumine.

9.3 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjade või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad väikeostu

dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava asjaga või selle

osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates.

9.4 Garantiiajal asendatud asjale antakse algse garantiiga sama kestusega uus garantii.

Asja parandamise korral pikeneb garantii parandamise aja kestuse võrra.

9.5 Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi objektiks oleva hanke esemeks

oleva asja transpordi garantiiremonti ja täitjale tagasi toimub täitja kulul.

10. Konfidentsiaalsus

10.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas

informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

10.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või

juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

6 (6)

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku

poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

10.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

10.4 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise

eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

10.5 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

10.6 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi,

füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt

andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

10.7 Täitja esitatud pakkumus lepingu sõlmimiseks on konfidentsiaalne ulatuses, milles

ta on selle märkinud ärisaladuseks.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Laura Käsper

ostujuht