Ettepanekud

Pr Jaanika Merilo Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 10122, Tallinn, Harjumaa [email protected]

12.12.2025 nr 2.1-24/9174-1

Ettepanekud säilitustähtaegade muutmiseks Lugupeetud pr Merilo Esitame muudatusettepanekud tervishoiuteenuse osutamisel tekkinud andmete säilitustähtaegade muutmiseks, kuna peame praegu kehtivaid säilitustähtaegu põhjendamatult pikaks. Tervishoiuteenus osutamise käigus isikuandmete töötlemist, sh andmete säilitamist reguleerib Tervishoiuteenuse korraldamise seadus (TTKS). Tervishoiuteenuse osutaja on kohustatud tervishoiuteenuse osutamise dokumenteerima ning neid andmeid säilitama seaduses ettenähtud tähtaja jooksul. Siiski peab seaduses andmete säilitamise tähtaegu sätestades lähtuma isikuandmete kaitse üldmääruses toodud põhimõttest, et andmete töötlemine, sh säilitamine, peab alati olema minimaalne. Ilma isiku nõusolekuta säilitatavate andmete puhul tuleb pärast säilitustähtaja kehtestamist jälgida, kas see on jätkuvalt põhjendatud või on toimunud muutusi, mille tõttu tähtaegu tuleks korrigeerida. Toome esile alljärgnevad probleemid. Erinevad säilitusajad samaliigilistele dokumentidele Tervishoiuteenuse osutamisel tekkinud dokumentide (andmete) säilitamiseks on kehtestatud erinevaid tähtaegu ning lähtutud on sellest, et dokumendi säilitamise tähtaega arvestatakse selle järgi, milline oli seda liiki dokumendi säilitamise tähtaeg konkreetse dokumendi loomise hetkel. Alates 2003. aastast oli ambulatoorsete arstiabi dokumentidel ja andmetel säilitustähtaeg 110 aastat isiku sünnist. Alates 15.03.2019 on ambulatoorse tervisekaardi säilitamise tähtaeg 30 aastat ning see kehtib dokumentidele, mis on loodud alates sellest kuupäevast. Seega sama liiki dokumentidel on mitu erinevat säilitustähtaega. 14.03.2019 ambulatoorse arstiabi andmisel tekkinud andmete säilitamise tähtaeg on 110 aastat isiku sünnist ning sellest järgmisel päeval (15.03.2019) loodud dokumendi säilitamise tähtaeg on 30 aastat dokumendi kinnitamisest. Säilitamise eesmärk on mõlemal dokumendil sama. Isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtetest lähtuvalt peaks mõlema dokumendi säilitamise tähtaeg olema minimaalne, arvestades säilitamise eesmärki. Seega peaks mõlema dokumendi säilitamise tähtaeg olema määratud ühtselt. Liialt pikad säilitamise tähtajad

2 (3)

Tervishoiuteenuse osutamisel tekkivate andmete säilitamine on vajalik eelkõige patsiendile tema õiguste tagamiseks ja järgnevate tervishoiuteenuste kvaliteetse osutamise tagamiseks. Seda, kuivõrd praegu kehtivad dokumentide säilitamise tähtajad tegelikkuses on seotud nende eesmärkidega, näitab eelkõige see, kui palju arhiveeritud dokumente välja küsitakse. Täna võime selgelt öelda, et absoluutne enamus arhiivist välja küsitavatest dokumentidest on alla 5 aasta vanad. Üle 10 aaasta vanuseid dokumente ei küsita enam välja isegi teadustööks. Selle taustal on dokumendi säilitamise tähtaeg 30 aastat ilmselgelt põhjendamatu. Sedavõrd pikk üldine andmete säilitamise tähtaeg on vastuolus isikuandmete kaitse üldmääruses toodud andmete töötlemise minimaalsuse põhimõttega ning on tervishoiuteenuse osutajatele rahaliselt koormav. Muuhulgas peame arvestama sellega, et alates 1994.a. on paberkandjal dokumentide kõrvale tekkinud elektroonilised andmed ning need tihtipeale dubleerivad suuremal või vähemal määral üksteist. Sellega dubleerub ka säilituskulu. Praegust tervishoiu rahastamise olukorda arvestades peaks põhjendamatute kulude tegemist aga kindlasti vältima. Elektrooniliste andmete pikaajalise säilitamise osas tuleb veel arvestada sellega, et infosüsteemide ajakohastamisel seisame me alati valiku ees, kas migreerida maha jäetavast infosüsteemist kõik andmed uude süsteemi või jätta vana süsteem alles arhiivina. Mõlemad lahendused sisaldavad endas nii täiendavat kulu kui ka riski, et andmete terviklikkus saab kahjustada. Seetõttu tõusetub infosüsteemi vahetamise käigus eriti teravalt üles küsimus, milliste andmete säilitamine on mõistlik ja põhjendatud. Liialt jäigad säilitamise tähtajad Tervishoiuteenuse osutajatel on kohustus osutatud tervishoiuteenuse kohta andmed esitada ka tervise infosüsteemi. Selle kohustuse täitmise viisi osas on erinevaid praktikaid, sest nt epikriisi põhjalikkuse osas on raviarstil suur otsustusõigus. Siiski on igal juhul tulemuseks see, et teatud osas tervise infosüsteemis olevad andmed omakorda dubleerivad tervishoiuteenuse osutaja juures olevaid andmeid. Tervise infosüsteemis säilitatakse patsiendi andmeid tähtajatult. Tervishoiuteenuse osutajal täna ei ole võimalik loobuda nende andmete dubleerivast säilitamisest, mis on tervise infosüsteemi edastatud ja mille säilimine on seal tagatud. Muuhulgas on jäik säilitamise nõue tekitanud kummalise olukorra, kus tervishoiuteenuse osutajal on kohustus tehtud diagnostilist ülesvõtet ise säilitada 30 aastat ning samuti edastada säilitamiseks tervise infosüsteemi. Valdav osa tervishoiuteenuse osutajatest ise diagnostilisi ülesvõtteid enam ei säilita, ülesvõtte säilimine ongi tagatud sellega, et see edastatakse Eesti Tervishoiu Pildipangale, mis on tervise infosüsteemi volitatud töötleja. Haigusloo dokumente on tervishoiuteenuse osutaja kohustatud säilitama 30 aasta jooksul, mis tähendab, et neid ei tohi hävitada enne, kui 30 aastat on möödunud, ning pärast selle möödumist tuleks need justkui kohe hävitada, kuna andmete säilitamise alus on lõppenud. Tervishoiuteenuse osutajal ei ole võimalik kasutusväärtuse kaotanud andmeid varem kustutada või teha ka otsust erandjuhtudel andmeid säilitada kauem. Ehkki arhiivist haiguslugude päringute statistika näitab, et üle 5 a vanuste dokumentide vastu huvi on väga väike, ei saa välistada, et teatud osas on andmete pikema säilitamise vajadus põhjendatud. Samas sellega ei saa põhjendada kõigi andmete säilitamist. Ühe jäiga säilitustähtaja määramine loob olukorra, kus erandite lahendamiseks toimub massiline sisu poolest põhjendamatu andmete töötlemine. Võime oletada, et osaliselt võivad senised liialt pikad dokumentide säilitamise tähtajad olla tingitud sellest, et üldse anda tervishoiuteenuse osutajatele õigus andmeid pika aja jooksul säilitada erandlikeks juhtudeks, kus see võiks olla põhjendatud. Muuhulgas on see võimalus olnud tänuväärne sellest aspektist, et alates 1994.a. haigla infosüsteemide loomisel ei ole välja töötatud lahendusi,

3 (3)

kuidas andmete säilitamise tähtaja saabumisel neid õigel ajal kustutada. Seega varasem elektrooniliste andmete hävitamine ei ole olnud ka tehniliselt otstarbekal viisil võimalik. Nüüd tuleb see probleem siiski lahendada.

Tähtaja arvestamise viis vajab täpsustamist Tähtaegade arvestamine on praegu seotud säilitamisele kuuluvate andmete kinnitamise mõistega. See tekitab veidi segadust, kuna kinnitamise mõistet ei ole lahti seletatud ning õigusruumis ei ole ka kohustust kõiki tervishoiuteenuse osutamise käigus tekkinud ja säilitamisele kuuluvaid andmeid kinnitada. Tähtaegade sidumine kinnitamisega tekitab küsimuse sellest, missugused on säilitustähtajad nendele andmetele, mis ei ole läbinud mingit kinnitamise protsessi. Seega vajab täpsustamist, mida tähendab mõiste „andmete kinnitamine“ ja kus on see reguleeritud. Samuti on seaduses praegu kehtestatud verekaardi, transfusiooniprotokolli ja transfusioonireaktsiooni protokolli säilitamisele tähtaeg muudest tähtaegadest erinevalt, neid dokumente tuleb säilitada 30 aastat patsiendi surmast. Sellise erisuse tõttu tuleks justkui haigusloo lõpetamisest 30 aasta pärast verekaart, transfusiooniprotokoll ja transfusioonireaktsiooni protokoll välja võtta ning neid säilitada edasi ka pärast ülejäänud haigusloo hävitamist. Nende dokumentide säilitamise tähtaja arvestamiseks tuleks teha regulaarseid päringuid rahvastikuregistrisse, kuni isik on surnud, misjärel saab kindlaks määrata säilitamise tähtaja lõpu. Selline regulatsioon on töömahukas ning sellisele andmete töötlemisele põhjenduste leidmine keeruline. Ülalkirjeldatust tulenevalt teeme ettepanekud:

1. ühtlustada säilitustähtaegu, kehtestades seadusega dokumendi/andmete liigist tulenevalt ühesuguse säilitustähtaja tagasiulatuvalt;

2. säilitamise tähtaega arvestada kõigi tervishoiuteenuse osutamise andmete puhul lähtuvalt dokumendi/andmete loomisest;

3. lühendada kohustuslikke säilitustähtaegu, kehtestades tervishoiuteenuse osutajatele kohustuse säilitada tervishoiuteenuse osutamise andmeid 10 a;

4. anda tervishoiuteenuse osutajatele õigus määrata oma organisatsioonis tervishoiuteenused, mille osutamisega seotud andmeid säilitatakse kauem, kui 10 a, nähes ette ka maksimaalse säilitamise tähtaja;

5. kaaluda võimalust anda tervishoiuteenuse osutajatele õigus andmete säilitamisest loobuda, kui kogu säilitamist vajavate andmete koosseis on edastatud tervise infosüsteemi.

Loodame, et leiate võimaluse meie ettepanekuid arutada ja arvestada ning ka kaasata meid terviseandmete säilitamise osas toimuvatesse diskussioonidesse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Aivi Karu administratiivjuht 617 2242 [email protected]