Registrite automaatteavituste registreerimine

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected]/ www.justdigi.ee Registrikood 70000898

Edvard Eelsalu Riigimetsa Majandamise Keskus [email protected] Registrite automaatteavituste registreerimine Olete pöördunud Justiits- ja Digiministeeriumi poole küsimuses, kas sellised automaatteavitused, mida genereerivad erinevad registrid automaatselt ning mille koopia saadetakse teisele riigiasutusele, tuleb kehtiva õiguse kohaselt koopia saanud asutuses sissetuleva kirjana dokumendiregistris registreerida. Olete näiteks toonud automaatteavitused, millega keskkonnaotsuste infosüsteem teavitab Riigimetsa Majandamise Keskust uuringuloa andmise otsuse ja loa eelnõu edastamise kohta arvamuse avaldamiseks ja ehitisregistrist edastatud projekteerimistingimuste taotluse menetlemisesse kaasamiseks. Esiteks on oluline teha kindlaks, kas sellised automaatteavitused on avalik teave. Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 3 lõike 1 kohaselt on avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Eelnevalt tuleneb, et kui sellised registritest automaatsed saadetavad teavitused on seotud Riigimetsa Majandamise Keskuse (RMK) seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmisega, siis on tegemist avaliku teabega. Lihtsamalt öeldes, kui sellised automaatteavitused on vajalikud selleks, et RMK saaks täita oma seaduses või selle alusel temale pandud ülesanded, on tegemist avaliku teabega. Juhul, kui RMK neid teavitusi oma ülesannete täitmiseks ei vaja, tuleks teha vajalikud süsteemimuudatused, et need registrid neid teavitusi enam ei saadaks. Oma vastuse koostamisel lähtume eeldusest, et RMK-l on automaatteavitusi oma ülesannete täitmiseks vaja, seega on tegemist avaliku teabega. Teiseks tuleb vaadata AvTS § 12 lõiget 1, mis näeb ette, milline teave tuleb dokumendiregistris registreerida. AvTS § 12 lõike 1 puhul on asjakohane käesoleval juhul punkt 1, mis näeb ette, et registreerida tuleb asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval. AvTS § 12 lg 1 on üldsäte. Juhul kui eriseaduses või AvTS-is endas ei ole sellest sättest ette nähtud erandit, siis tuleks sissetulevad automaatteavitused registreerida sissetulevate kirjadena. Kas eriseadustes on antud olukorras tehtud erandeid, selles osas ei oska Justiits- ja Digiministeerium vastust anda, küll aga on AvTS § 12 lõikes 21 nähtud ette erisäte, et isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud, ei pea dokumendiregistrisse kandma. Seletuskirjas1 on lõikega 21 täiendamise kohta selgitatud: „Dokumendiregistrid on seotud dokumendihaldussüsteemidega. Samas on praeguseks kasutusel palju erinevaid registreid ja infosüsteeme, kus menetletakse ja hoitakse taotlusi (nt pensionitaotlus), aruandeid (nt maksudeklaratsioonid) ja muid isikuga seotud dokumente. Sageli erinevad sellised dokumendid traditsioonilistest ehk siis need ei ole paberi või faili kujul, vaid koosnevad andmetest ja nendevahelistest seostest. […] Nende dokumentide kandmine dokumendiregistrisse on dubleeriv ja sageli käsitsi tehtav tegevus ning sageli tehakse seda ainult seetõttu, et seadus nii nõuab. […] Menetlussüsteemide dokumentide maht on üldjuhul väga suur. [...] Niisuguste dokumentide dubleerimisel dokumendiregistrisse tekib tuhandeid kirjeid, mille avalikus

1 https://www.riigikogu.ee/tegevus/eelnoud/eelnou/c32e74a6-2903-4736-8513-d18358fc1ad3/

Teie 15.07.2025 nr 2.3-8/25/2194-2

Meie 21.08.2025 nr 2-1/6075

2

vaates kuvatavad andmed võivad kas sisaldada tundlikku teavet või siis – saatja/saaja anonüümseks ja pealkirja üldsõnaliseks muutmisel – ei anna kasutatavat infot ühelegi haldusmenetluse osapoolele ega ka avalikkusele. Menetlussüsteemide puhul on sageli loodud elektroonilisi iseteeninduskeskkondi ja portaale, mille kaudu inimesed ja ettevõtjad oma andmetele ja dokumentidele juurde pääsevad ja menetluskäiku jälgida saavad. Üksikutel juhtudel on püütud menetlussüsteemide dokumentide dokumendiregistritesse dubleerimise probleemi lahendada eriseaduste kaudu. Lisatav säte loob üldseaduse tasandil võimaluse jätta teiste registrite ja menetlussüsteemide dokumendid dokumendiregistrisse dubleerimata, kui neile dokumentidele juurdepääs on isikule tagatud.“. Seletuskirja selgituste põhjal võib järeldada, et kõnealuse sätte eesmärk on olnud vältida olukorda, et teabevaldaja peaks dubleerima teavet dokumendiregistrisse, kui isikule on sama teave kättesaadav mõne muu andmekogu kaudu. Näiteks, kui Justiits- ja Digiministeeriumi mõnest andmekogust läheb isikule teavitus ja isikul on võimalik andmekogu iseteeninduses tutvuda selle teavitusega, siis ei ole Justiits- ja Digiministeeriumil kohustust seda teavitust registreerida dokumendihaldussüsteemis väljamineva kirjana. Kõnealune säte ei puuduta aga olukorda, kus ühe teabevaldaja vastutusalas olev andmekogu saadab automaatteavituse teisele teabevaldajale. Kokkuvõttes saab järeldada, et RMK poolt näitena edastatud teabevaldajale saabuvad registrite automaatteavitused tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida. Küll aga soovitame kõigi teavituste puhul üle vaadata, kas selle teabe saamine on RMK-le oma ülesannete täitmiseks vajalik ning kas sellist teabevahetust oleks võimalik asendada menetlussüsteemide vahelise andmevahetusega, st üks andmekogu teeb teisele andmekogule vajadusel päringu. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Helen Uustalu juhataja ülesannetes Helen Uustalu 53345676 [email protected]

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

From: "Edvard Eelsalu | RMK" <[email protected]> Sent: 7/8/2025 1:05:40 PM To: "info - AKI" <[email protected]> Cc: Subject: Erinevate registrite automaatteavituste registreerimine asutuse dokumendiregistris

Tere! Kirjutan teile RMK-st ja tekkis küsimus avaliku dokumendiregistrisse registreeritavate saabunud dokumentide osas. RMK e-posti aadressile saadetakse erinevatest registritest automaatteateid (manuses mõningad näited nendest kirjadest), nt MinuKatastri e-keskkonnast, KOTKAS keskkonnast, Ehitisregistrist jne, mida tänasel päeval väga usinalt dokumendiregistrisse registreerime ja mida RMK-le saabub väga palju. AVALIKU TEABE SEADUSE ÜLDJUHEND-i (ehk siis seaduse) järgi peab ADR-i registreerima mh saabunud ja väljasaadetud dokumendid: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf Tekkis küsimus, kas sellised automaatteavitused, mina genereerivad erinevad registrid automaatselt, kas seadusandja nägi ette ka selliste saabunud dokumentide registreerimise nõuet dokumendiregistrisse? Või saame selliseid dokumente klassifitseerida punkti d alla ja eraldi dokumendiregistrisse ei ole vaja neid registreerida, mis hoiaks kokku märgatavalt tööaega.

Lugupidamisega ja vastust ootama jäädes Edvard Eelsalu RMK kvaliteedi- ja teabehaldusjuht 57501525

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected]/ www.justdigi.ee Registrikood 70000898

Edvard Eelsalu Riigimetsa Majandamise Keskus [email protected] Registrite automaatteavituste registreerimine Olete pöördunud Justiits- ja Digiministeeriumi poole küsimuses, kas sellised automaatteavitused, mida genereerivad erinevad registrid automaatselt ning mille koopia saadetakse teisele riigiasutusele, tuleb kehtiva õiguse kohaselt koopia saanud asutuses sissetuleva kirjana dokumendiregistris registreerida. Olete näiteks toonud automaatteavitused, millega keskkonnaotsuste infosüsteem teavitab Riigimetsa Majandamise Keskust uuringuloa andmise otsuse ja loa eelnõu edastamise kohta arvamuse avaldamiseks ja ehitisregistrist edastatud projekteerimistingimuste taotluse menetlemisesse kaasamiseks. Esiteks on oluline teha kindlaks, kas sellised automaatteavitused on avalik teave. Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 3 lõike 1 kohaselt on avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Eelnevalt tuleneb, et kui sellised registritest automaatsed saadetavad teavitused on seotud Riigimetsa Majandamise Keskuse (RMK) seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmisega, siis on tegemist avaliku teabega. Lihtsamalt öeldes, kui sellised automaatteavitused on vajalikud selleks, et RMK saaks täita oma seaduses või selle alusel temale pandud ülesanded, on tegemist avaliku teabega. Juhul, kui RMK neid teavitusi oma ülesannete täitmiseks ei vaja, tuleks teha vajalikud süsteemimuudatused, et need registrid neid teavitusi enam ei saadaks. Oma vastuse koostamisel lähtume eeldusest, et RMK-l on automaatteavitusi oma ülesannete täitmiseks vaja, seega on tegemist avaliku teabega. Teiseks tuleb vaadata AvTS § 12 lõiget 1, mis näeb ette, milline teave tuleb dokumendiregistris registreerida. AvTS § 12 lõike 1 puhul on asjakohane käesoleval juhul punkt 1, mis näeb ette, et registreerida tuleb asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval. AvTS § 12 lg 1 on üldsäte. Juhul kui eriseaduses või AvTS-is endas ei ole sellest sättest ette nähtud erandit, siis tuleks sissetulevad automaatteavitused registreerida sissetulevate kirjadena. Kas eriseadustes on antud olukorras tehtud erandeid, selles osas ei oska Justiits- ja Digiministeerium vastust anda, küll aga on AvTS § 12 lõikes 21 nähtud ette erisäte, et isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud, ei pea dokumendiregistrisse kandma. Seletuskirjas1 on lõikega 21 täiendamise kohta selgitatud: „Dokumendiregistrid on seotud dokumendihaldussüsteemidega. Samas on praeguseks kasutusel palju erinevaid registreid ja infosüsteeme, kus menetletakse ja hoitakse taotlusi (nt pensionitaotlus), aruandeid (nt maksudeklaratsioonid) ja muid isikuga seotud dokumente. Sageli erinevad sellised dokumendid traditsioonilistest ehk siis need ei ole paberi või faili kujul, vaid koosnevad andmetest ja nendevahelistest seostest. […] Nende dokumentide kandmine dokumendiregistrisse on dubleeriv ja sageli käsitsi tehtav tegevus ning sageli tehakse seda ainult seetõttu, et seadus nii nõuab. […] Menetlussüsteemide dokumentide maht on üldjuhul väga suur. [...] Niisuguste dokumentide dubleerimisel dokumendiregistrisse tekib tuhandeid kirjeid, mille avalikus

1 https://www.riigikogu.ee/tegevus/eelnoud/eelnou/c32e74a6-2903-4736-8513-d18358fc1ad3/

Teie 15.07.2025 nr 2.3-8/25/2194-2

Meie 21.08.2025 nr 2-1/6075

2

vaates kuvatavad andmed võivad kas sisaldada tundlikku teavet või siis – saatja/saaja anonüümseks ja pealkirja üldsõnaliseks muutmisel – ei anna kasutatavat infot ühelegi haldusmenetluse osapoolele ega ka avalikkusele. Menetlussüsteemide puhul on sageli loodud elektroonilisi iseteeninduskeskkondi ja portaale, mille kaudu inimesed ja ettevõtjad oma andmetele ja dokumentidele juurde pääsevad ja menetluskäiku jälgida saavad. Üksikutel juhtudel on püütud menetlussüsteemide dokumentide dokumendiregistritesse dubleerimise probleemi lahendada eriseaduste kaudu. Lisatav säte loob üldseaduse tasandil võimaluse jätta teiste registrite ja menetlussüsteemide dokumendid dokumendiregistrisse dubleerimata, kui neile dokumentidele juurdepääs on isikule tagatud.“. Seletuskirja selgituste põhjal võib järeldada, et kõnealuse sätte eesmärk on olnud vältida olukorda, et teabevaldaja peaks dubleerima teavet dokumendiregistrisse, kui isikule on sama teave kättesaadav mõne muu andmekogu kaudu. Näiteks, kui Justiits- ja Digiministeeriumi mõnest andmekogust läheb isikule teavitus ja isikul on võimalik andmekogu iseteeninduses tutvuda selle teavitusega, siis ei ole Justiits- ja Digiministeeriumil kohustust seda teavitust registreerida dokumendihaldussüsteemis väljamineva kirjana. Kõnealune säte ei puuduta aga olukorda, kus ühe teabevaldaja vastutusalas olev andmekogu saadab automaatteavituse teisele teabevaldajale. Kokkuvõttes saab järeldada, et RMK poolt näitena edastatud teabevaldajale saabuvad registrite automaatteavitused tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida. Küll aga soovitame kõigi teavituste puhul üle vaadata, kas selle teabe saamine on RMK-le oma ülesannete täitmiseks vajalik ning kas sellist teabevahetust oleks võimalik asendada menetlussüsteemide vahelise andmevahetusega, st üks andmekogu teeb teisele andmekogule vajadusel päringu. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Helen Uustalu juhataja ülesannetes Helen Uustalu 53345676 [email protected]