ISO 9001 ja 14001 auditeerimise leping nr 1-18/2025/148

ISO 9001 ja 14001 AUDITEERIMISE LEPING nr 1-18/2025/148
(hiliseima digitaalallkirja kuupäev)

Riigimetsa Majandamise Keskus, edaspidi RMK ja/või tellija, keda esindab juhatuse 28.01.2025 otsuse nr 1-32/17 alusel kvaliteedi- ja teabehaldusjuht Edvard Eelsalu, ühelt poolt,

ja Bureau Veritas Eesti Osaühing, edaspidi täitja, keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige Tiit Hindreus, teiselt poolt,

keda nimetatakse edaspidi pool või ühiselt pooled, sõlmisid käesoleva lepingu, edaspidi leping, alljärgnevas:

1. Üldsätted
1.1. Leping on sõlmitud avatud hankemenetluse „ISO 14001 ja ISO 9001 re-sertifitseerimine ja kaks (2) korralist auditit“ (viitenumber 293921, DHS 1-47.3393) (edaspidi riigihange) tulemusena
1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi hanke alusdokumendid), töövõtja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad.
1.3. Täitja on akrediteeritud ettevõtja, kes tegeleb ISO 9001 ja 14001 auditeerimisteenuse pakkumisega, sh vastavate sertifikaatide väljastamisega.
1.4. RMK on riigile kuuluva metsa majandamisega ja puidu müügiga tegelev riigitulundus­asutus, kes taotleb ISO 9001 ja 14001 re-sertifitseerimisauditi (vastavushindamine) ja korduvate auditite (korraliste auditite) läbiviimist sertifikaatide säilitamiseks.

2. Lepingu objekt
2.1. Lepingu objektiks on järgnev auditeerimine:
2.1.1. RMK keskkonna- ja kvaliteedijuhtimissüsteemi hindamine (vastavushindamine) selle vastavuse tuvastamiseks Eestis auditeerimise ajal kehtivatele ISO 14001 ja ISO 9001 standarditele;
2.1.2. kahe korralise auditi läbi viimine sertifikaadi kolmeaastase kehtivusperioodi vältel, tuvastamaks RMK jätkuv vastavus standardite ISO 14001 ja ISO 9001 nõuetele;
2.1.3. iga läbiviidud auditi tulemusi kajastava aruande koostamine.
2.2. Auditid viiakse läbi integreeritud auditina, hinnates iga auditi käigus RMK juhtimissüsteemi vastavust nii ISO 14001 kui ka ISO 9001 standardile.
2.3. Kui vastavushindamine kinnitab RMK vastavust punktis 2.1. toodud nõuetele, väljastab täitja, ilma täiendavaid lepinguid nõudmata, RMK-le sertifikaadid.
2.4. Täitja teostab vastavushindamise ajavahemikul 10. oktoober 2025 kuni 31. oktoober 2025.
2.5. Sertifikaadi kehtivuse tingimuseks on täitja poolsed korralised auditid aastatel 2026 ja 2027 üks kord aastas ajavahemikus 1.november - 30. november.
2.6. Täitja teatab RMK-le planeeritava auditi aja ja kooskõlastab selle RMK-ga vähemalt neli (4) nädalat enne auditi toimumist.
2.7. Täitja esitab RMK-le auditi läbiviimise kava vähemalt kaks (2) nädalat enne auditi toimumist ja kooskõlastab selle RMK-ga. Kavas kajastatakse vähemalt järgnev:
2.7.1. audiitorid ja auditil osalevad muud isikud, näiteks tõlgid, vaatlejad, eksperdid;
2.7.2. auditi ajagraafik;
2.7.3. auditi läbiviimise kohad;
2.7.4. RMK ametikohad, kes on auditi läbiviimiseks vajalikud;
2.7.5. auditi läbiviimisega seotud logistilised ja muud korralduslikud üksikasjad.
2.8. Auditid viiakse läbi kooskõlas auditeerimise hea tavaga ja eesti keeles. Auditi dokumendid koostatakse eesti keeles.
2.9. Täitja koostab läbiviidud auditi põhjal aruande tööversiooni, mille esitab pärast auditi lõpukoosolekut mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui viieteist (15) päeva) jooksul RMK-le kommenteerimiseks.
2.10. RMK edastab omapoolsed kommentaarid aruandele mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui viieteist (15) päeva) jooksul täitjale.
2.11. Pärast RMK kommentaaride saamist koostab täitja aruande lõppversiooni, mille esitab RMK-le mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui 15 päeva) jooksul.
2.12. Kui hindamise käigus tuvastatakse mittevastavusi, siis kajastuvad need aruandes ja RMK on kohustatud need likvideerima hiljemalt 90 päeva jooksul pärast toimunud auditit.

3. Lepingu maksumus ja tasumise tingimused
3.1. Töö kogumaksumus on 17 830 eurot, millele lisandub käibemaks.
3.2. Täitja esitab arved töö tegemise eest pärast vastava auditi aruande lõppversiooni esitamist RMKle järgmiselt:

Töö
Maksumus (käibemaksuta)
1.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.2.1.
ISO 14001 ja ISO 9001 re-sertifitseerimisaudit
8330
3.2.2.
Korraline audit 2026. aastal
4750
3.2.3.
Korraline audit 2027. aastal
4750
3.3. Lepingu maksumus sisaldab nõuetekohase ja kvaliteetse töö tegemiseks kõiki vajalikke kulusid. Lepingus fikseeritud tasu on täitja ainus tasu seoses lepinguga ning see ei ole seatud sõltuvusse inflatsioonist, tööjõu või muude vahendite kallinemisest või mistahes muudest teguritest. Juhul kui auditi maht muutub seoses tellija organisatsioonis või juhtimissüsteemis toimunud oluliste muudatuste tõttu, mis võivad mõjutada sertifitseeritud juhtimissüsteemi, teavitab tellija sellest täitjat ja vajadusel vormistatakse vastav hankelepingu muudatus, milles fikseeritakse auditi uus maht ja maksumus.
3.4. RMK tasub tehtud auditite eest täitja poolt esitatud arve(te) alusel.
3.5. Arve esitamise aluseks on täitja poolt RMK-le esitatud auditi aruande lõppversioon.
3.6. Täitja esitab arve vaid elektrooniliselt. Arve esitamiseks tuleb kasutada elektrooniliste arvete esitamiseks mõeldud raamatupidamistarkvara või raamatupidamistarkvara E-arveldaja, mis asub ettevõtjaportaalis https://www.rik.ee/et/e-arveldaja. Välismaine ettevõtja võib arve saata e-posti aadressile [email protected].
3.7. RMK tasub arvel oleva summa arvel näidatud pangakontole 14. päeva jooksul arve väljastamise kuupäevast.

4. RMK õigused ja kohustused
4.1. RMK annab täitjale auditite teostamiseks asjassepuutuva informatsiooni, mida täitja vajab auditeerimise läbiviimiseks ning annab õiguse tutvuda kogu asjassepuutuva RMK dokumentatsiooni ja tegevusega.
4.2. RMK võib lükata tagasi auditis osalevad isikud, kui nende kaasamine auditeerimisse võiks tuua kaasa auditeerimise hea tava rikkumise.
4.3. RMK lubab audititel osalema akrediteerimisasutuse, kes on läbi viimas täitja juhtimissüsteemi hindamist.
4.4. RMK ei avalikusta auditeerimisel kogutud informatsiooni kolmandatele osapooltele, v.a akrediteerimisasutusele viimase nõudmisel.
4.5. RMK täidab täitja poolt kehtestatud nõudeid sertifitseeritud staatusele viitamisele teabevahetusmeedias (nt internet, brošüürid, reklaami- jm dokumendid).

5. Täitja õigused ja kohustused
5.1. Täitja kohustub tegema töö kvaliteetselt ning vastavalt kehtivatele ISO standarditele ja tellija juhistele.
5.2. Täitja garanteerib, et tal on kehtiv akrediteering Riigimetsa Majandamise Keskuse auditeerimiseks (NACE2 kood 02 „Metsamajandus ja metsavarumine/Forestry and logging“ või sellega samaväärne), tuvastamaks selle vastavust punktis 2.1 toodud ISO nõuetele, samuti kõik nõuetekohased oskused ja kogemused, viimaks läbi vastavushindamist ja korralist auditeerimist vastavalt standarditele ja protseduuridele ning RMK poolt läbiviidud hankes esitatud nõuetele.
5.3. Täitja esitab koos sertifikaadiga RMK-le sertifitseerimislogo ja selle kasutamise reeglid.
5.4. Täitja ei avalikusta auditeerimisel kogutud RMK-d puudutavat informatsiooni kolmandatele osapooltele, v.a akrediteerimisasutusele viimase nõudmisel.
5.5. Täitja on kohustatud koheselt informeerima RMK-d auditeerimisel tekkinud probleemidest.
5.6. Täitja kohustub andma töö üle tähtaegselt.
5.7. Pärast töö lõpetamist kohustub täitja tellija nõudmisel tagastama või hävitama kõik tellijalt saadud elektroonilisel kujul ja/või paberkandjal olevad tellija materjalid.
5.8. Täitjal on õigus saada tellijalt töö teostamiseks vajalikku informatsiooni.
5.9. Täitjal on õigus teha ettepanekuid, mis võimaldavad tööd paremini teha.
5.10. Täitja on kohustatud töö käigus tegema kõik tööd ja toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad töö teostamisega seotud tööde hulka.
5.11. Täitja peab tagama, et töö teostab pakkumuses nimetatud audiitor vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele.
5.12. Audiitori vahetumise korral peab olema tagatud, et tööd teostab vähemalt hanke alusdokumentides nõutud kvalifikatsiooni ja kogemusega audiitor. Audiitori vahetumine tuleb kooskõlastada eelnevalt tellijaga. Täitja esitab mõistliku aja jooksul andmed (Curriculum Vitae) uue audiitori kohta.
5.13. Täitja tagab, et tal on lepingu täitmise perioodil olemas kõik vajalikud litsentsid, load, õigused ja nõusolekud, kui need on õigusaktidest või riigihanke alusdokumentidest tulenevalt vajalikud või vastava töö puhul nende olemasolu eeldatakse.

6. Poolte vastutus
6.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses.
6.2. Juhul, kui täitja viivitab aruande lõppversiooni üleandmisega üle kokkulepitud tähtaja, on RMK-l õigus nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 0,15% lepingu kohaselt täitjale makstavast tasust iga üleandmisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid kokku mitte rohkem kui 30% täitjale makstavast tasust. RMK-l on õigus auditeerimise eest tasumisel vähendada täitjale makstavat tasu leppetrahvi summa võrra.
6.3. Juhul, kui RMK viivitab täitjale tasu maksmisega üle kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus nõuda viivist summas 0,15% tasumisega viivitatud summast iga tasumisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem, kui 30% tasumisega viivitatud summast.
6.4. Pooled kohustuvad hoidma konfidentsiaalsena kõik seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud isikuandmed, samuti muud usalduslikud ja ärisaladusteks peetavad andmed.
6.5. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjustab poolest mitteolenev ja poole tahtele mittealluv ettenägematu olukord või sündmus (vääramatu jõud). Vääramatu jõu asjaoludest kohustuvad pooled viivitamatult kirjalikult teist poolt teavitama.

7. Poolte esindajad ja kontaktandmed
7.1. RMK esindaja on keskkonna- ja kvaliteedispetsialist Olev Lillemets, tel 50 41 344, e-post [email protected].
7.2. Täitja kontaktisikuks pooltevahelises asjaajamises on Annely Paalberg, tel 667 6619, e-post [email protected].

8. Teadete edastamine
8.1. Lepinguga seotud teated edastatakse telefoni teel või e-kirja teel lepingus märgitud e-posti aadressidele. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt.
8.2. E-kirja teel edastatud teated peetakse kättesaaduks alates teate edastamisele järgnevast tööpäevast.
8.3. Lepingust taganemise või lepingu ülesütlemise avaldused ning lepingu rikkumisel teisele poolele esitatavad nõudekirjad peavad olema kirjalikus vormis. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud elektrooniline dokument. Viimane vorminõue on täidetud ka juhul, kui teade edastatakse e-kirja teel.
9. Lepingu kehtivus
9.1. Leping jõustub selle mõlemapoolse allkirjastamise hetkel ja lõppeb 31. augustil 2028 ning pärast mõlema lepingupoole kõigi sellest lepingust tulenevate kohustuste täitmist.
9.2. RMK võib lepingu igal ajal olenemata põhjusest 90-päevase etteteatamistähtajaga üles öelda. Sellisel juhul on RMK kohustatud tasuma täitjale lepingu ülesütlemise momendiks faktiliselt tehtud töö eest.
9.3. Täitja võib Lepingu ennetähtaegselt üles öelda, kui tellija on oluliselt lepingut rikkunud või, kui tellijast tuleneval põhjusel ei ole lepingu eesmärgi saavutamine võimalik.
9.4. Juhul, kui täitja ei ole auditi aruande tööversiooni RMK-le üle andnud hiljemalt kolme kuu möödumisel arvates kokkulepitud üleandmise tähtajast, on RMK-l õigus ilma täitjale kokkulepitud tasu maksmata lepingust ühepoolselt taganeda ja nõuda sisse lepinguga ettenähtud leppetrahv ning tekitatud kahju.
9.5. Lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel tuleb RMK-l tagastada kõik täitja poolt väljastatud sertifikaadid. Kõik viited sertifikaadile (nt sertifitseerimislogod reklaam- jm dokumentidel) tuleb viivitamatult kõrvaldada ja peatada.

10. Lõppsätted
10.1. Kõik lepingu muudatused jõustuvad pärast nende allakirjutamist mõlema poole poolt allakirjutamise momendist või poolte poolt kirjalikult määratud tähtajal.
10.2. Lepingu täitmise keel on eesti keel. Erinevate rollide täitmiseks esitatud isikud peavad töötama tellija meeskonnaga eesti keeles ning Eesti õigusaktidega. Juhul, kui täitja meeskonnaliikme puhul ei ole täidetud eesti keele oskuse nõue, peab täitja tagama omal kulul tõlkija olemasolu suuliseks ja kirjalikuks suhtlemiseks vastava meeskonnaliikme ja tellija vahel.
10.3. Lepingus nimetatud summadele lisandub käibemaks õigusaktides sätestatud juhul ja määras.
10.4. Kui mõni lepingu tingimus peaks osutuma osaliselt või täielikult kehtetuks või täitmisele mittepööratavaks, ei mõjuta see teiste lepingu tingimuste kehtivust ning lepingu ülejäänud tingimused jäävad kehtima ja täitmisele pööratavaks. Sel juhul asendatakse kehtetu või täitmisele mittepööratav tingimus õiguslikult kehtiva tingimusega, mis on sisult võimalikult lähedane poolte kavatsustele ja kehtetu tingimuse majanduslikule mõjule.
10.5. Lepinguga seonduvaid eriarvamusi ja vaidlusi lahendavad pooled eelkõige läbirääkimiste teel. Kui lepingust tulenevaid vaidlusi ei õnnestu lahendada poolte läbirääkimistega, lahendatakse vaidlus õigusaktidega kehtestatud korras.
10.6. Leping on allkirjastatud digitaalselt.

Poolte andmed ja allkirjad

RMK Täitja
Riigimetsa Majandamise Keskus
Bureau Veritas Eesti Osaühing
Registrikood 70004459
Registrikood 10459567
Sagadi küla, Haljala vald, 45403
Lääne-Viru maakond
Liivalaia tn 36, Tallinn, 10132 Harju maakond
Tel 676 7500
Tel +372 6676610
E-post [email protected]
E-post [email protected]
(allkirjastatud digitaalselt)
(allkirjastatud digitaalselt)