PEFC AUDITEERIMISE LEPING

1

PEFC AUDITEERIMISE LEPING nr 1-18/2025/109

(hiliseima digitaalallkirja kuupäev)

Käesoleva lepingu (edaspidi leping) on sõlminud NCS Estonia OÜ, registrikood 14537979,

keda esindab seaduse alusel juhatuse liige Renal Lastik (edaspidi nimetatud täitja) ühelt poolt

ja

Riigimetsa Majandamise Keskus, keda põhimääruse alusel esindab Edvard Eelsalu (edaspidi

RMK) teiselt poolt.

Leping on sõlmitud RMK poolt läbiviidud avatud menetlusega hanke „PEFC re-

sertifitseerimise tellimine“ (riigihanke viitenumber 293856) tulemusena.

1. Kasutatud terminid

1.1. Täitja on akrediteeritud ettevõtja, kes tegeleb PEFC vastavushindamisteenuse

pakkumisega, sh vastavate sertifikaatide väljastamisega.

1.2. RMK on riigile kuuluva metsa majandamisega ja puidu müügiga tegelev riigitulundus-

asutus, kes taotleb PEFC re-sertifitseerimisauditi (vastavushindamine) ja korduvate

auditite (korraliste auditite) läbiviimist sertifikaadi säilitamiseks.

2. Üldsätted

2.1. Lepingu objektiks on alljärgnev auditeerimine:

2.1.1. RMK metsamajanduse, sealhulgas tarneahela sertifitseerimisaudit (vastavus-

hindamine), tuvastamaks selle vastavust PEFC Eesti jätkusuutliku

metsamajandamise standardile;

2.1.2. nelja korralise auditi läbiviimine sertifikaadi viieaastase kehtivusperioodi vältel,

tuvastamaks RMK jätkuv vastavus punktis 2.1.1 toodud nõuetele;

2.1.3. iga läbiviidud auditi tulemusi kajastava aruande koostamine.

2.2. Kui vastavushindamine kinnitab RMK vastavust punktis 2.1.1 toodud nõuetele, väljastab

täitja RMK-le PEFC sertifikaadi.

2.3. Auditid viiakse läbi kooskõlas auditeerimise hea tavaga ja eesti keeles. Auditi

dokumendid koostatakse eesti keeles.

2.4. Täitja teostab vastavushindamise ajavahemikul 18. august 2025 kuni 12. september 2025.

2.5. Sertifikaadi kehtivuse tingimuseks on täitja poolsed korralised auditid üks kord aastas:

ajavahemikul 1. august kuni 30. september.

2.6. Täitja teatab RMK-le planeeritava auditi aja ja kooskõlastab selle RMK-ga vähemalt neli

nädalat enne auditi toimumist.

2.6.1. Täitja esitab tellijale vähemalt kaks nädalat enne auditi toimumist auditi läbiviimise

kava ja kooskõlastab selle Tellijaga. Kavas kajastatakse vähemalt järgnev:

2.6.1.1. audiitorid ja auditil osalevad muud isikud, näiteks tõlgid, vaatlejad, eksperdid;

2.6.1.2. auditi ajagraafik;

2.6.1.3. auditi läbiviimise kohad;

2.6.1.4. RMK ametikohad, kes on auditi läbiviimiseks vajalikud;

2.6.1.5. auditi läbiviimisega seotud logistilised ja muud korralduslikud üksikasjad.

2.7. Täitja koostab läbiviidud auditi põhjal aruande tööversiooni, mille esitab pärast auditi

lõpukoosolekut mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui 30 päeva) jooksul RMK-le

kommenteerimiseks.

2.8. RMK edastab omapoolsed kommentaarid aruandele mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem

kui 15 päeva) jooksul täitjale.

2

2.9. Pärast RMK kommentaaride saamist koostab täitja aruande lõppversiooni, mille esitab

RMK-le mitte hiljem kui 15 päeva jooksul.

3. Tasumine

3.1. RMK maksab täitjale:

Vastavushindamise maksumuse eest tasu summas 13 140,00 eurot;

2026. a korralise auditi eest summas 11 210,00 eurot,

2027. a korralise auditi eest summas 11 210,00 eurot,

2028. a korralise auditi eest summas 11 210,00 eurot,

2029. a korralise auditi eest summas 11 210,00 eurot,

Kokku summa 57 980,00 eurot, millele lisandub käibemaks.

3.2. RMK maksab täitja esitatud arve alusel sertifitseeritud pindalast tuleneva PEFC

teavitustasu, millele lisandub käibemaks.

3.3. RMK tasub tehtud auditite eest täitja poolt esitatud arve(te) alusel.

3.4. Arve tasumise aluseks on täitja poolt RMK-le esitatud auditi aruande tööversioon.

3.5. Täitja esitab arve vaid elektrooniliselt. Arve esitamiseks tuleb kasutada elektrooniliste

arvete esitamiseks mõeldud raamatupidamistarkvara või raamatupidamistarkvara E-

arveldaja, mis asub ettevõtjaportaalis https://www.rik.ee/et/e-arveldaja. Välismaine

ettevõtja võib arve saata e-posti aadressile [email protected]

3.6. RMK tasub arvel oleva summa arvel näidatud pangakontole 10. päeva jooksul arve

väljastamise kuupäevast.

4. RMK õigused ja kohustused

4.1. RMK lubab täitjal teostada auditeerimist, tutvudes selleks kogu asjassepuutuva

dokumentatsiooni ja RMK metsamajandustegevusega.

4.2. RMK annab täitjale auditite teostamiseks asjassepuutuva informatsiooni, mida täitja

vajab auditeerimise läbiviimiseks.

4.3. RMK võib lükata tagasi auditis osalevad isikud, kui nende kaasamine auditeerimisse

võiks tuua kaasa auditeerimise hea tava rikkumise.

4.4. RMK lubab audititel osalema akrediteerimisasutuse, kes on läbi viimas täitja

juhtimissüsteemi hindamist.

4.5. RMK ei avalikusta auditeerimisel kogutud informatsiooni kolmandatele osapooltele, v.a

akrediteerimisasutusele viimase nõudmisel.

5. Täitja õigused ja kohustused

5.1. Auditeerija garanteerib, et tal on lepingu kehtivuse ajal kehtiv akrediteering RMK

metsamajandustegevuse ja tarneahela auditeerimiseks, tuvastamaks selle vastavust

punktis 2.1.1 toodud nõuetele, samuti kõik nõuetekohased oskused ja kogemused,

viimaks läbi vastavushindamist ja korralist auditeerimist vastavalt standarditele ja

protseduuridele ning RMK poolt läbiviidud hankes esitatud nõuetele.

5.2. Täitja ei avalikusta auditeerimisel kogutud RMK-d puudutavat informatsiooni

kolmandatele osapooltele, v.a akrediteerimisasutusele viimase nõudmisel.

5.3. Täitja on kohustatud koheselt informeerima RMK-d auditeerimisel tekkinud

probleemidest.

6. Poolte vastutus

6.1. Pooled vastutavad oma lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest, kui rikkumine on

põhjustatud süüliselt.

6.2. Juhul, kui täitja viivitab aruande üleandmisega üle kokkulepitud tähtaja, on RMK-l õigus

nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 0,15% lepingu kohaselt täitjale

makstavast tasust iga üleandmisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid kokku mitte

3

rohkem kui 30% täitjale makstavast tasust. RMK-l on õigus auditeerimise eest tasumisel

vähendada täitjale makstavat tasu leppetrahvi summa võrra.

6.3. Juhul, kui RMK viivitab täitjale tasu maksmisega üle kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus

nõuda viivist summas 0,15% tasumisega viivitatud summast iga tasumisega viivitatud

kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem, kui 30% tasumisega viivitatud summast.

6.4. Pooled kohustuvad hoidma konfidentsiaalsena kõik seoses lepingu täitmisega teatavaks

saanud isikuandmed, samuti muud usalduslikud ja ärisaladusteks peetavad andmed.

7. Poolte esindajad ja kontaktandmed

7.1. RMK esindaja on keskkonna- ja kvaliteedispetsialist Olev Lillemets, tel: +372 504 1344,

e-post: [email protected].

7.2. Audiitori esindaja on Renal Lastik, tel: +372 508 4318, e-post: [email protected].

8. Teadete edastamine

8.1. Lepinguga seotud teated edastatakse telefoni teel või e-kirja teel lepingus märgitud e-

posti aadressidele. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima

teist poolt.

8.2. E-kirja teel edastatud teated peetakse kättesaaduks alates teate edastamisele järgnevast

tööpäevast.

8.3. Lepingust taganemise või lepingu ülesütlemise avaldused ning lepingu rikkumisel teisele

poolele esitatavad nõudekirjad peavad olema kirjalikus vormis. Kirjaliku vormiga on

võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud elektrooniline dokument. Viimane vorminõue on

täidetud ka juhul, kui teade edastatakse e-kirja teel.

9. Lepingu kehtivus

9.1. Leping jõustub selle mõlemapoolse allkirjastamise hetkel ja lõppeb 30. septembril 2030

ning pärast mõlema lepingupoole kõigi sellest lepingust tulenevate kohustuste täitmist.

9.2. RMK võib lepingu igal ajal olenemata põhjusest 30-päevase etteteatamistähtajaga üles

öelda. Sellisel juhul on RMK kohustatud tasuma täitjale lepingu ülesütlemise momendiks

faktiliselt tehtud töö eest.

9.3. Täitja võib lepingu igal ajal olenemata põhjusest 90-päevase etteteatamistähtajaga

kirjalikus vormis üles öelda.

9.4. Juhul, kui täitja ei ole auditi aruannet RMK-le üle andnud hiljemalt ühe kuu möödumisel

arvates kokkulepitud üleandmise tähtajast, on RMK-l õigus ilma täitjale kokkulepitud

tasu maksmata lepingust ühepoolselt taganeda ja nõuda sisse lepinguga ettenähtud

leppetrahv ning tekitatud kahju.

9.5. Lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel tuleb RMK-l tagastada kõik täitja poolt väljastatud

sertifikaadid. Kõik viited sertifikaadile (nt sertifitseerimislogod reklaam- jm

dokumentidel) tuleb viivitamatult kõrvaldada ja peatada.

10. Lõppsätted

10.1. Kõik lepingu muudatused jõustuvad pärast nende allakirjutamist mõlema poole poolt

allakirjutamise momendist või poolte poolt kirjalikult määratud tähtajal.

10.2. Lepinguga seonduvaid eriarvamusi ja vaidlusi lahendavad pooled eelkõige läbirääkimiste

teel. Kui lepingust tulenevaid vaidlusi ei õnnestu lahendada poolte läbirääkimistega,

lahendatakse vaidlus õigusaktidega kehtestatud korras.

4

Poolte andmed ja allkirjad

RMK Täitja

Riigimetsa Majandamise Keskus NCS Estonia OÜ

Registrikood 70004459 Registrikood 14537979

Sagadi küla, Haljala vald, 45403

Lääne-Viru maakond

Peterburi tee 81, 13816 Tallinn

Tel: 676 7500 Tel: +372 5666 6060

E-post: [email protected] E-post: [email protected]

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Renal Lastik

Juhatuse liige

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 1

NCS Estonia OÜ Sertifitseerimistingimused

Käesolevad sertifitseerimistingimused sätestavad NCS Estonia OÜ (edaspidi: NCSE) ja sertifitseeritud kliendi õigused ja kohustused ning sertifitseerimise üldnõuded.

Klient – juriidiline või füüsiline isik, kes taotleb

sertifikaati.

Sertifitseerimisleping – leping koos kehtivate

sertifitseerimistingimustega.

Sertifikaat – registreering, sealhulgas

sertifitseerimisnimekirja ulatus ja muud sellele lisatud

nimekirjad, millega registreeritakse kliendile

sertifitseerimislepingu tingimustel litsentsi väljastamine

ja kinnitatakse kvalifitseerimisstandardid, mille alusel

klient on sertifitseeritud.

Süsteem – sertifitseerimisteenus või

organisatsioonistruktuurist, kohustustest, tegevustest,

ressurssidest ja sündmustest moodustuvad protsessid ja

rakendusmeetodid.

Skeem – normdokumentides sätestatud nõuded.

Skeemi omanik – sertifitseerimissüsteemi väljatöötamise

ja säilitamise eest vastutav organisatsioon.

Vastavushindamine – sertifitseerimisasutusepoolne

kliendi hindamine normdokumentide suhtes.

1. Üldist NCSE on akrediteeritud sertifitseerimisasutus, mis tegeleb sertifitseerimisega mitmete määruste ja standardite alusel, sealhulgas:

• PEFC metsamajandamine;

• PEFC tarneahel;

• puittoodete vastavushindamine (CE-märgis);

• ISCC EU ja ISCC PLUS;

• SURE-EU.

2. Kohaldamisala 2.1. Nimetatud dokument koos lepinguga moodustavad

sertifitseerimislepingu tingimused (edaspidi: leping).

2.2. Nimetatud dokument kirjeldab NCSE ja kliendi õigusi ja kohustusi, mille sertifitseerimissüsteemide vastavust skeemidele on NCSE sertifitseerinud või kavatseb sertifitseerida.

2.3. NCSE väljastatud sertifikaat hõlmab ainult neid teenuseid, mida osutatakse, ja/või tooteid, mida valmistatakse rangelt NCSE sertifitseeritud kliendi süsteemi kohaldamisalas.

2.4. NCSE ei vastuta kliendi toodete, teenuste või sertifitseerimissüsteemis ilmnevate puuduste eest.

3. Sertifikaat 3.1. Kui NCSE on läbi viinud vastavushindamise ja

tulemused vastavad nõuetele väljastatakse kliendile sertifikaat, mis kirjeldab sertifitseeritud ulatuse ja kestab määratud tähtajani.

3.2. Sertifikaat: 3.2.1. Kinnitab vastavust normdokumentides

kehtestatud nõuetele. 4. Intellektuaalomandiõigused ja litsentsid 4.1. Klient ei tohi kasutada NCSE dokumente (v.a. NCSE

väljastatud kehtiv sertifikaat ning vastavushindamise dokumendid).

4.2. Klient tohib lepingu kehtivuse ajal eelneva kirjaliku kinnituse saamisel kasutada NCSE märgiseid NCSE märgiste kasutustingimuste alusel, mis on kättesaadavad NCSE kodulehel või küsimisel.

4.3. NCSE kontrollib märgiste ja dokumentide kasutamist. NCSE-l on õigus igal ajal asendada või võtta tagasi õigus kasutada märgiseid, sertifikaate ja auditi dokumente, kui ei järgita kasutustingimusi või kui leping öeldakse mis tahes põhjusel üles.

5. NCSE kohustused 5.1. NCSE määrab kliendi sertifitseerimissüsteeme

auditeerima ja hindama pädevad kvalifitseeritud audiitorid.

5.2. NCSE tagab vastavushindamise osutamise NCSE või skeemis määratud sagedusega, et NCSE säilitaks kindlustunde sertifitseerimissüsteemi jätkuva tõhususe suhtes, ent mitte harvemini kui kord aastas.

5.2.1. Toote hindamiseks esmatüübikatsete kaudu kasutab NCSE järgmisi akrediteeritud laboreid:

• TÜV Eesti OÜ

• SIA „Meža un koksnes produktu pētniecības un attīstības institūts”

5.3. Pärast lepingu sõlmimist algatab NCSE skeemi nõuete ja sisekorra alusel vastavushindamise protsessi, mille tulemusena lepitakse kokku auditipäevad, -kuupäevad, -kohad ja -meeskond.

5.4. Pärast vastavushindamist koostab NCSE auditi raporti ja mittevastavuste raportid (kui kohaldatav).

5.5. Vastavushindamise eduka läbimise korral väljastab NCSE vastavasisulise sertifikaadi.

6. Kliendi kohustused Klient kohustub: 6.1. Täitma alati skeemi nõudeid ja olema kursis

muudatustega ning tagama nende rakendamise. Kehtivad normdokumendid on kättesaadavad skeemi omanike ja/või standardikeskuste kodulehelt või NCSE-lt.

6.2. Järgima kõiki kohaldatavaid seadusi, skeemi nõudeid (sealhulgas etteantud tähtaja jooksul kliendile teada antud tingimusi ja mis tahes

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 2

täpsustusi, mis on seotud mittevastavustega) ning skeemi logode ja kaubamärkide nõudeid.

6.3. Jätkama sertifitseeritud toote tootenõuete täitmist, kui sertifitseerimine kohaldub käimasolevale tootmisele.

6.4. Mitte väitma, et ta vastab skeemi nõuetele (osaliselt või tervikuna) enne seda, kui sertifikaat on välja antud.

6.5. Viivitamatult ja mitte hiljem kui 14 päeva jooksul alates muudatuse kuupäevast teavitama NCSE-d oma aadressi, kontaktandmete, struktuuri või juhtimise olulistest muudatustest (kui need muudatused on seotud kvalifitseerimisstandardite rakendamisega).

6.6. Teatama viivitamatult NCSE-d mis tahes muudatustest kliendi omanikus või tegelikus kasusaajas.

6.7. Teatama viivitamatult NCSE-d, kui ta on teadlik kliendi mis tahes kohustuste riivest või rikkumisest (sealhulgas skeemi nõuete või sertifitseerimise ulatuse ja sertifikaadis sätestatud piirangute alusel).

6.8. Mitte turustama ega reklaamima sertifitseeritud tootena ühtegi toodet, mis ei ole kaetud sertifikaadiga.

6.9. Esitama auditimeeskonnale oma juhtimissüsteemi vajaliku dokumentatsiooni tutvumise eesmärgil hiljemalt 7 päeva enne auditi algust (kui ei ole kokku lepitud teisiti).

6.10. Tagama (või hankima loa) NCSE-le (k.a. NCSE alltöövõtjatele), juurdepääsu objektidele, dokumentidele, seadmetele, töövõtjatele ja töötajatele, kellele/millele juurdepääsu peetakse skeemi kohaselt vastavuse hindamiseks vajalikuks.

6.11. Lubama kõigil NCSE määratud isikutel osaleda vastavushindamisel vaatlejana, kui NCSE ei aktsepteeri kliendi põhjendusi nende mitte lubamiseks.

6.12. Lubama NCSE-l kasutada talle teatavaks saanud teavet ja teostada lühikese etteteatamisega või ilma eelneva teatamiseta külastusi, et kontrollida vastavust skeemi nõuetele või näiteks vastuseks kaebustele, mille on saanud NCSE või järelevalve asutus.

6.13. Registreerima kõik kaebused, mis on laekunud tema rakendatavate skeemide ja/või süsteemide kohta ning dokumenteerima nende lahendamise protsessi. Vastav informatsioon tuleb taotluse korral avaldada NCSE-le.

6.14. Mitte kasutama ühelgi eesmärgil ühtegi muud sertifitseerimismärki, kaubamärki, märki või märget, mis on segadust tekitavalt sarnane mis tahes skeemi logo või kaubamärgi või mis tahes intellektuaalomandiga, mis kuulub NCSE-le või skeemi omanikule.

6.15. Esitama oma sertifikaadi ja muud ametlikud sertifitseerimisdokumendid või nende koopiad vaid tervikuna.

6.16. Mitte tegema asju, mis võivad NCSE nime või mainet halba valgusesse tuua ja mitte tegema ühtegi avaldust enda sertifitseerimise kohta, mida võib pidada eksitavaks või lubamatuks.

6.17. Sertifikaadi peatamise ja/või lõpetamise korral: 6.17.1. viivitamatult lõpetama NCSE ja skeemi

omanikega seostatud kaubamärkide kasutamise ja toodete müügi ning väidete kasutamise, mis viitavad sellele, et tooted vastavad skeemi nõuetele;

6.17.2. teavitama kõiki oma olemasolevaid kliente

sertifikaadi peatamisest või lõpetamisest

kirjalikult kolme (3) tööpäeva jooksul (või muu

NCSE määratud perioodi jooksul)

jõustumiskuupäevast ning säilitab teavitamist

kinnitavad dokumendid;

6.17.3. hävitama kõik sertifikaatide elektroonilised ja

füüsilised eksemplarid, mis on vastavate

skeemidega seotud, ning viivitamatult

kõrvaldama omal kulul kõik väited,

kaubamärgid, muud nimetused või logod ning

autoriõigustega kaitstud teosed toodetelt,

dokumentidelt, reklaam- ja

turundusmaterjalidelt. Klient peab tegema

koostööd NCSE-ga ja tema

akrediteerimisasutustega kinnitamaks, et need

kohustused on täidetud, ning vajaduse korral

peab kliendi juhatuse liige kirjalikult kinnitama,

et kõik need viited ja sertifikaadid on

hävitatud.

6.18. Klient kohustub järgima NCSE ja/või skeemi omanike nõudeid, kui ta viitab sidevahendites (nt dokumentides, brošüürides või reklaamides) oma toote/teenuse sertifikaadile või sertifitseerimise ulatusele.

6.19. Klient kohustub tegema sertifikaadiga seotud avaldusi ainult kooskõlas sertifitseerimisulatusega.

Klient nõustub alljärgnevaga: 6.20. NCSE peab sertifitseeritud klientide andmebaasi ja

päringu korral väljastab sertifikaadiga seotud informatsiooni;

6.21. sertifikaadi kehtivuse ja selle ulatusega seotud teabe avalikustamisega NCSE veebisaidil www.ncsgroup.eu ja/või skeemi omaniku/haldaja veebisaidil.

7. Sertifikaadi peatamine või lõpetamine 7.1. NCSE-l on õigus kliendi sertifikaat peatada või

lõpetada, kui: a. kliendi sertifitseeritud tooted või

sertifitseerimissüsteemid endiselt ja järjepidevalt ei vasta skeemi nõuetele, sh juhtimissüsteemi tõhususe nõuetele;

b. sertifitseeritud klient keeldub määratud sagedusega vastavushindamistest;

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 3

c. klient tühistab omavoliliselt vastavushindamise korra;

d. klient ei täida lepingus ettenähtud rahalisi kohustusi;

e. vastavushindamise jooksul tuvastatakse viis või enam olulist mittevastavust;

f. klient ei ole kõrvaldanud olulisi mittevastavusi määratud tähtaja jooksul;

g. klient ei ole järginud NCSE või skeemi omanike kaubamärkide kasutamise nõudeid.

7.2. Kui NCSE peab seda vajalikuks, võib ta mõjuvatel põhjustel teavitada klienti sertifikaadi peatamise või lõpetamise kavatsusest ja anda kliendile võimalus puudused kõrvaldada NCSE arvates mõistliku tähtaja jooksul enne, kui peatamine või lõpetamine jõustub.

7.3. Kui NCSE akrediteering on peatunud mis tahes asjaoludel või NCSE ei suuda enam pakkuda akrediteeritud sertifitseerimisteenust, teavitab NCSE sellest klienti kolmekümne (30) päeva jooksul pärast akrediteeringu vähendamise, peatamise või tühistamise jõustumist ning seotud sertifikaadid peatatakse ipso facto kuue (6) kuu jooksul pärast jõustumiskuupäeva.

8. Apellatsioonid ja kaebused 8.1. Apellatsioonid ja kaebused tuleb esitada kooskõlas

NCSE kaebuste lahendamise korraga, millega on soovi korral võimalik tutvuda www.ncsgroup.eu.

9. Valim 9.1. NCSE väljastatud raportid, sertifikaat või muu

teatise vorm tugineb valimi põhjal teostatud vastavushindamisel. NCSE ei kinnita ega väida, et kõik tegevused vastavad asjaomastele skeemi nõuetele vastavushindamise läbiviimise seisuga või et ka pärast vastavushindamist on tegevused endiselt kooskõlas asjaomaste skeemi nõuetega. NCSE ei vastuta kliendi ees, kui kliendil tekib kahju seoses tähelepanekuga, et sertifitseerimissüsteem ei vasta skeemi nõuetele.

10. Konfidentsiaalsus 10.1. Kui seadusega ei ole nõutud, käsitlevad NCSE ja

klient rangelt salajasena ega avalda kolmandatele isikutele teineteise eelneva kirjaliku nõusolekuta alljärgnevat: teave, mis saab teatavaks neile, nende töötajatele, agentidele või muudele isikutele seoses lepinguga tingimusel, et punkt ei laiene teabele, mis oli õiguspäraselt selle isiku valduses enne lepinguni viinud läbirääkimiste algust või mis oli juba avalik teave või mis muutub avalikuks teabeks tulevikus (muul viisil kui selle punkti rikkumise teel) või mille avaldamise kohustus tuleneb seadusest, skeemi nõuetest või akrediteerimistingimustest. Eeltoodud konfidentsiaalsuskohustused jäävad kehtima ka pärast lepingu lõppemist.

10.2. Akrediteerimisasutusele tagatakse ligipääs sertifitseerimisega seotud dokumentatsioonile.

10.3. NCSE käsitleb konfidentsiaalsena informatsiooni kliendi kohta, mis on saadud muudest allikatest kui kliendilt (näiteks kaebajalt või seadusandjatelt).

11. Loovutamine 11.1. Kumbki lepingupool ei saa osaliselt ega tervikuna

loovutada lepingut ega sellest tulenevaid õigusi ja kohustusi ilma teise lepingupoole eelneva kirjaliku nõusolekuta.

12. Muud sätted 12.1. NCSE-l on õigus käesolevaid sertifitseerimislepingu

tingimusi ühepoolselt muuta ning avaldada tingimuste uus redaktsioon NCSE veebilehel www.ncsgroup.eu.

12.2. Nimetatud dokument on lepingu lisa.

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 1

NCS Estonia OÜ Sertifitseerimistingimused

Käesolevad sertifitseerimistingimused sätestavad NCS Estonia OÜ (edaspidi: NCSE) ja sertifitseeritud kliendi õigused ja kohustused ning sertifitseerimise üldnõuded.

Klient – juriidiline või füüsiline isik, kes taotleb

sertifikaati.

Sertifitseerimisleping – leping koos kehtivate

sertifitseerimistingimustega.

Sertifikaat – registreering, sealhulgas

sertifitseerimisnimekirja ulatus ja muud sellele lisatud

nimekirjad, millega registreeritakse kliendile

sertifitseerimislepingu tingimustel litsentsi väljastamine

ja kinnitatakse kvalifitseerimisstandardid, mille alusel

klient on sertifitseeritud.

Süsteem – sertifitseerimisteenus või

organisatsioonistruktuurist, kohustustest, tegevustest,

ressurssidest ja sündmustest moodustuvad protsessid ja

rakendusmeetodid.

Skeem – normdokumentides sätestatud nõuded.

Skeemi omanik – sertifitseerimissüsteemi väljatöötamise

ja säilitamise eest vastutav organisatsioon.

Vastavushindamine – sertifitseerimisasutusepoolne

kliendi hindamine normdokumentide suhtes.

1. Üldist NCSE on akrediteeritud sertifitseerimisasutus, mis tegeleb sertifitseerimisega mitmete määruste ja standardite alusel, sealhulgas:

• PEFC metsamajandamine;

• PEFC tarneahel;

• puittoodete vastavushindamine (CE-märgis);

• ISCC EU ja ISCC PLUS;

• SURE-EU.

2. Kohaldamisala 2.1. Nimetatud dokument koos lepinguga moodustavad

sertifitseerimislepingu tingimused (edaspidi: leping).

2.2. Nimetatud dokument kirjeldab NCSE ja kliendi õigusi ja kohustusi, mille sertifitseerimissüsteemide vastavust skeemidele on NCSE sertifitseerinud või kavatseb sertifitseerida.

2.3. NCSE väljastatud sertifikaat hõlmab ainult neid teenuseid, mida osutatakse, ja/või tooteid, mida valmistatakse rangelt NCSE sertifitseeritud kliendi süsteemi kohaldamisalas.

2.4. NCSE ei vastuta kliendi toodete, teenuste või sertifitseerimissüsteemis ilmnevate puuduste eest.

3. Sertifikaat 3.1. Kui NCSE on läbi viinud vastavushindamise ja

tulemused vastavad nõuetele väljastatakse kliendile sertifikaat, mis kirjeldab sertifitseeritud ulatuse ja kestab määratud tähtajani.

3.2. Sertifikaat: 3.2.1. Kinnitab vastavust normdokumentides

kehtestatud nõuetele. 4. Intellektuaalomandiõigused ja litsentsid 4.1. Klient ei tohi kasutada NCSE dokumente (v.a. NCSE

väljastatud kehtiv sertifikaat ning vastavushindamise dokumendid).

4.2. Klient tohib lepingu kehtivuse ajal eelneva kirjaliku kinnituse saamisel kasutada NCSE märgiseid NCSE märgiste kasutustingimuste alusel, mis on kättesaadavad NCSE kodulehel või küsimisel.

4.3. NCSE kontrollib märgiste ja dokumentide kasutamist. NCSE-l on õigus igal ajal asendada või võtta tagasi õigus kasutada märgiseid, sertifikaate ja auditi dokumente, kui ei järgita kasutustingimusi või kui leping öeldakse mis tahes põhjusel üles.

5. NCSE kohustused 5.1. NCSE määrab kliendi sertifitseerimissüsteeme

auditeerima ja hindama pädevad kvalifitseeritud audiitorid.

5.2. NCSE tagab vastavushindamise osutamise NCSE või skeemis määratud sagedusega, et NCSE säilitaks kindlustunde sertifitseerimissüsteemi jätkuva tõhususe suhtes, ent mitte harvemini kui kord aastas.

5.2.1. Toote hindamiseks esmatüübikatsete kaudu kasutab NCSE järgmisi akrediteeritud laboreid:

• TÜV Eesti OÜ

• SIA „Meža un koksnes produktu pētniecības un attīstības institūts”

5.3. Pärast lepingu sõlmimist algatab NCSE skeemi nõuete ja sisekorra alusel vastavushindamise protsessi, mille tulemusena lepitakse kokku auditipäevad, -kuupäevad, -kohad ja -meeskond.

5.4. Pärast vastavushindamist koostab NCSE auditi raporti ja mittevastavuste raportid (kui kohaldatav).

5.5. Vastavushindamise eduka läbimise korral väljastab NCSE vastavasisulise sertifikaadi.

6. Kliendi kohustused Klient kohustub: 6.1. Täitma alati skeemi nõudeid ja olema kursis

muudatustega ning tagama nende rakendamise. Kehtivad normdokumendid on kättesaadavad skeemi omanike ja/või standardikeskuste kodulehelt või NCSE-lt.

6.2. Järgima kõiki kohaldatavaid seadusi, skeemi nõudeid (sealhulgas etteantud tähtaja jooksul kliendile teada antud tingimusi ja mis tahes

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 2

täpsustusi, mis on seotud mittevastavustega) ning skeemi logode ja kaubamärkide nõudeid.

6.3. Jätkama sertifitseeritud toote tootenõuete täitmist, kui sertifitseerimine kohaldub käimasolevale tootmisele.

6.4. Mitte väitma, et ta vastab skeemi nõuetele (osaliselt või tervikuna) enne seda, kui sertifikaat on välja antud.

6.5. Viivitamatult ja mitte hiljem kui 14 päeva jooksul alates muudatuse kuupäevast teavitama NCSE-d oma aadressi, kontaktandmete, struktuuri või juhtimise olulistest muudatustest (kui need muudatused on seotud kvalifitseerimisstandardite rakendamisega).

6.6. Teatama viivitamatult NCSE-d mis tahes muudatustest kliendi omanikus või tegelikus kasusaajas.

6.7. Teatama viivitamatult NCSE-d, kui ta on teadlik kliendi mis tahes kohustuste riivest või rikkumisest (sealhulgas skeemi nõuete või sertifitseerimise ulatuse ja sertifikaadis sätestatud piirangute alusel).

6.8. Mitte turustama ega reklaamima sertifitseeritud tootena ühtegi toodet, mis ei ole kaetud sertifikaadiga.

6.9. Esitama auditimeeskonnale oma juhtimissüsteemi vajaliku dokumentatsiooni tutvumise eesmärgil hiljemalt 7 päeva enne auditi algust (kui ei ole kokku lepitud teisiti).

6.10. Tagama (või hankima loa) NCSE-le (k.a. NCSE alltöövõtjatele), juurdepääsu objektidele, dokumentidele, seadmetele, töövõtjatele ja töötajatele, kellele/millele juurdepääsu peetakse skeemi kohaselt vastavuse hindamiseks vajalikuks.

6.11. Lubama kõigil NCSE määratud isikutel osaleda vastavushindamisel vaatlejana, kui NCSE ei aktsepteeri kliendi põhjendusi nende mitte lubamiseks.

6.12. Lubama NCSE-l kasutada talle teatavaks saanud teavet ja teostada lühikese etteteatamisega või ilma eelneva teatamiseta külastusi, et kontrollida vastavust skeemi nõuetele või näiteks vastuseks kaebustele, mille on saanud NCSE või järelevalve asutus.

6.13. Registreerima kõik kaebused, mis on laekunud tema rakendatavate skeemide ja/või süsteemide kohta ning dokumenteerima nende lahendamise protsessi. Vastav informatsioon tuleb taotluse korral avaldada NCSE-le.

6.14. Mitte kasutama ühelgi eesmärgil ühtegi muud sertifitseerimismärki, kaubamärki, märki või märget, mis on segadust tekitavalt sarnane mis tahes skeemi logo või kaubamärgi või mis tahes intellektuaalomandiga, mis kuulub NCSE-le või skeemi omanikule.

6.15. Esitama oma sertifikaadi ja muud ametlikud sertifitseerimisdokumendid või nende koopiad vaid tervikuna.

6.16. Mitte tegema asju, mis võivad NCSE nime või mainet halba valgusesse tuua ja mitte tegema ühtegi avaldust enda sertifitseerimise kohta, mida võib pidada eksitavaks või lubamatuks.

6.17. Sertifikaadi peatamise ja/või lõpetamise korral: 6.17.1. viivitamatult lõpetama NCSE ja skeemi

omanikega seostatud kaubamärkide kasutamise ja toodete müügi ning väidete kasutamise, mis viitavad sellele, et tooted vastavad skeemi nõuetele;

6.17.2. teavitama kõiki oma olemasolevaid kliente

sertifikaadi peatamisest või lõpetamisest

kirjalikult kolme (3) tööpäeva jooksul (või muu

NCSE määratud perioodi jooksul)

jõustumiskuupäevast ning säilitab teavitamist

kinnitavad dokumendid;

6.17.3. hävitama kõik sertifikaatide elektroonilised ja

füüsilised eksemplarid, mis on vastavate

skeemidega seotud, ning viivitamatult

kõrvaldama omal kulul kõik väited,

kaubamärgid, muud nimetused või logod ning

autoriõigustega kaitstud teosed toodetelt,

dokumentidelt, reklaam- ja

turundusmaterjalidelt. Klient peab tegema

koostööd NCSE-ga ja tema

akrediteerimisasutustega kinnitamaks, et need

kohustused on täidetud, ning vajaduse korral

peab kliendi juhatuse liige kirjalikult kinnitama,

et kõik need viited ja sertifikaadid on

hävitatud.

6.18. Klient kohustub järgima NCSE ja/või skeemi omanike nõudeid, kui ta viitab sidevahendites (nt dokumentides, brošüürides või reklaamides) oma toote/teenuse sertifikaadile või sertifitseerimise ulatusele.

6.19. Klient kohustub tegema sertifikaadiga seotud avaldusi ainult kooskõlas sertifitseerimisulatusega.

Klient nõustub alljärgnevaga: 6.20. NCSE peab sertifitseeritud klientide andmebaasi ja

päringu korral väljastab sertifikaadiga seotud informatsiooni;

6.21. sertifikaadi kehtivuse ja selle ulatusega seotud teabe avalikustamisega NCSE veebisaidil www.ncsgroup.eu ja/või skeemi omaniku/haldaja veebisaidil.

7. Sertifikaadi peatamine või lõpetamine 7.1. NCSE-l on õigus kliendi sertifikaat peatada või

lõpetada, kui: a. kliendi sertifitseeritud tooted või

sertifitseerimissüsteemid endiselt ja järjepidevalt ei vasta skeemi nõuetele, sh juhtimissüsteemi tõhususe nõuetele;

b. sertifitseeritud klient keeldub määratud sagedusega vastavushindamistest;

NCSE-QMS-Sertifitseerimistingimused-V7-2025 (RL_19.02.2025) 3

c. klient tühistab omavoliliselt vastavushindamise korra;

d. klient ei täida lepingus ettenähtud rahalisi kohustusi;

e. vastavushindamise jooksul tuvastatakse viis või enam olulist mittevastavust;

f. klient ei ole kõrvaldanud olulisi mittevastavusi määratud tähtaja jooksul;

g. klient ei ole järginud NCSE või skeemi omanike kaubamärkide kasutamise nõudeid.

7.2. Kui NCSE peab seda vajalikuks, võib ta mõjuvatel põhjustel teavitada klienti sertifikaadi peatamise või lõpetamise kavatsusest ja anda kliendile võimalus puudused kõrvaldada NCSE arvates mõistliku tähtaja jooksul enne, kui peatamine või lõpetamine jõustub.

7.3. Kui NCSE akrediteering on peatunud mis tahes asjaoludel või NCSE ei suuda enam pakkuda akrediteeritud sertifitseerimisteenust, teavitab NCSE sellest klienti kolmekümne (30) päeva jooksul pärast akrediteeringu vähendamise, peatamise või tühistamise jõustumist ning seotud sertifikaadid peatatakse ipso facto kuue (6) kuu jooksul pärast jõustumiskuupäeva.

8. Apellatsioonid ja kaebused 8.1. Apellatsioonid ja kaebused tuleb esitada kooskõlas

NCSE kaebuste lahendamise korraga, millega on soovi korral võimalik tutvuda www.ncsgroup.eu.

9. Valim 9.1. NCSE väljastatud raportid, sertifikaat või muu

teatise vorm tugineb valimi põhjal teostatud vastavushindamisel. NCSE ei kinnita ega väida, et kõik tegevused vastavad asjaomastele skeemi nõuetele vastavushindamise läbiviimise seisuga või et ka pärast vastavushindamist on tegevused endiselt kooskõlas asjaomaste skeemi nõuetega. NCSE ei vastuta kliendi ees, kui kliendil tekib kahju seoses tähelepanekuga, et sertifitseerimissüsteem ei vasta skeemi nõuetele.

10. Konfidentsiaalsus 10.1. Kui seadusega ei ole nõutud, käsitlevad NCSE ja

klient rangelt salajasena ega avalda kolmandatele isikutele teineteise eelneva kirjaliku nõusolekuta alljärgnevat: teave, mis saab teatavaks neile, nende töötajatele, agentidele või muudele isikutele seoses lepinguga tingimusel, et punkt ei laiene teabele, mis oli õiguspäraselt selle isiku valduses enne lepinguni viinud läbirääkimiste algust või mis oli juba avalik teave või mis muutub avalikuks teabeks tulevikus (muul viisil kui selle punkti rikkumise teel) või mille avaldamise kohustus tuleneb seadusest, skeemi nõuetest või akrediteerimistingimustest. Eeltoodud konfidentsiaalsuskohustused jäävad kehtima ka pärast lepingu lõppemist.

10.2. Akrediteerimisasutusele tagatakse ligipääs sertifitseerimisega seotud dokumentatsioonile.

10.3. NCSE käsitleb konfidentsiaalsena informatsiooni kliendi kohta, mis on saadud muudest allikatest kui kliendilt (näiteks kaebajalt või seadusandjatelt).

11. Loovutamine 11.1. Kumbki lepingupool ei saa osaliselt ega tervikuna

loovutada lepingut ega sellest tulenevaid õigusi ja kohustusi ilma teise lepingupoole eelneva kirjaliku nõusolekuta.

12. Muud sätted 12.1. NCSE-l on õigus käesolevaid sertifitseerimislepingu

tingimusi ühepoolselt muuta ning avaldada tingimuste uus redaktsioon NCSE veebilehel www.ncsgroup.eu.

12.2. Nimetatud dokument on lepingu lisa.