Sihtfinantseeritavate projektide juhtimise juhend

RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise juhendi kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 09.01.2007. a määruse nr 4 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhimäärus“

§ 15 lg 2 p 9 ja § 19 lg 1 ja 4 alusel

1. K i n n i t a d a „RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise juhend“ (lisatud,

Sihtfinantseeritavate_projektide_juhtimise_juhend.pdf).

(allkirjastatud digitaalselt)

Mikk Marran

Juhatuse esimees

JUHATUS

OTSUS

07. jaanuar 2025 nr 1-32/5

KINNITATUD

RMK juhatuse 07.01.2025

otsusega nr 1-32/5

RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise juhend

1. Üldsätted

Juhend sätestab RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise põhimõtted ja

struktuuriüksuste vastutuse ja koostöö projektide erinevates etappides.

2. Mõisted ja lühendid

Käesolevas juhendis kasutatakse mõisteid ja lühendeid järgmises tähenduses:

2.1. sihtfinantseeritav projekt (edaspidi projekt) – täielikult või osaliselt RMK välistest

allikatest rahastatud tööde kogum, mille elluviijaks on RMK üks või mitu

struktuuriüksust;

2.2. vastutav RMK struktuuriüksus – struktuuriüksus, kes on projekti peamine elluviija

ja aruandluse eest vastutav;

2.3. abikõlbulikud kulud – kulu, mis on konkreetse projekti rahastustingimuste alusel

kompenseeritav;

2.4. projekti kavatsus – dokument, mis annab ülevaate projekti eesmärkidest,

tegevustest, eelarvest ja võimalusel ka projektialadest;

2.5. LPK – looduskaitseprojektide koordinaator.

3. Projekti elukaare etapid

3.1. Projektide haldamise ja juhtimise peamised etapid on järgmised:

3.1.1. projekti taotlemine ja algatamine;

3.1.2. projekti juhtimine;

3.1.3. projekti lõpetamine.

4. Projekti taotlemine ja algatamine

4.1. Projekti algatamine võib lähtuda järgmistest olukordadest:

4.1.1. edukaks osutunud projektitaotlus avalikes rahastusprogrammides;

4.1.2. kahepoolne koostöökokkulepe RMK ja rahastaja vahel;

4.1.3. riiklikult määratud sihtfinantseering RMK-le.

4.2. Vastutav struktuuriüksus koostab projekti kavatsuse ja salvestab selle DHS-i sarja

1-46 „Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsioon“.

4.3. Projekti taotlemise ja/või koostöökokkuleppe sõlmimise eelselt saadab vastutav

struktuuriüksus projekti kavatsuse teiste projektiga seotud RMK struktuuriüksuste

juhtidele ja LPK-le DHS-i kaudu tutvumiseks ja arvamuse avaldamiseks.

4.4. Projekti kavatsuse kinnitab vastutava tegevusvaldkonna RMK juhatuse liige.

4.5. Lõplikud rahastus- ja koostöölepingud kooskõlastatakse RMK õigus- ja hangete

osakonnaga, eelarvega seotud struktuuriüksuste juhtide ning LPK-ga DHS-i kaudu.

4.6. Leping allkirjastatakse RMK juhatuse liikme poolt ja salvestatakse DHS-i sarja 1-

46 „Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsioon“.

5. Projekti juhtimine

5.1. Vastutav struktuuriüksus määrab projektijuhi, kes on peamiseks kontaktisikuks

projekti puudutavas suhtluses RMK struktuuriüksuste ja väliste partnerite vahel.

5.2. LPK taotleb pearaamatupidajalt unikaalse projektitunnuse.

5.3. Projektijuht vastutab, et projektitunnus on sisestatud vajalikesse RMK IT-

süsteemidesse.

2

5.4. LPK uuendab PowerBI aruande „Sihtfinantseeritavad projektid“, mis koondab info

kõikide RMK sihtfinantseeritavate projektide kohta.

5.5. Struktuuriüksuse juht vastutab, et kõik projekti abikõlbulikud kulud on tõendatavad

rahastustingimustele vastavate kuludokumentidega (nt arve, akt) ja arve on

viseeritud õige projektitunnuse külge.

5.6. Projektist rahastatavate tööde või teenuste hankedokumendid ja lepingud tuleb enne

hanke avalikustamist ja lepingu sõlmimist kooskõlastada projektijuhiga läbi DHS-i.

5.7. Projektijuht veendub, et hankedokumentides on nõuetekohaselt viidatud projektile

ja rahastajale ja hanke maksumus mahub projekti eelarve piiridesse.

5.8. Sõidukulude arvestuse pidamine:

5.8.1. kui projektis on isiklike ja ametiautodega tehtud sõidud abikõlbulikud, tuleb

nii ameti- kui eraauto kasutajal sõidupäevikus sõidu tüübina märkida

projektitunnused ja kirjelduses projekti tegevus;

5.8.2. ametiautode sõidukulude arvutamiseks kasutatav kilomeetri hind

määratakse „Välisrahastusega projektides ametiautode sõidukulude

kinnitamise“ käskkirjaga, mida LPK uuendab iga kalendriaasta alguses.

Ametiautode sõidukulude määra arvutab eelmise aasta andmete põhjal ja

edastab LPK-le finantsjuht.

5.9. Projektiga seotud tööaja arvestuse pidamine vastavalt projekti nõudmistele on iga

struktuuriüksuse kohustus. RMK kasutab igakuiseid tööajatabeleid ja käskkirjadega

määratud tööaja jaotusi:

5.9.1. LPK vastutab ühtse tööajatabeli formaadi haldamise eest ja edastab

muudetud tabelid täitjatele.

5.9.2. Tööajatabeli täitmise ja esitamise eest DHS-i vastutab iga töötaja ise.

Tööajatabeli jaotuskavva tuleb lisada projektijuht ja LPK.

5.9.3. Tööajatabelid tuleb allkirjastada töötaja ja tema otsese juhi poolt järgneva

kuu 5. tööpäevaks ja salvestada DHS-i sarja 6-13 „Tööaja arvestuse

tabelid“.

5.9.4. LPK koondab kokku info erinevatest tööajatabelitest ja edastab iga kuu

kohta palgaraamatupidajatele projektide tööajajaotuse tabeli järgmise kuu

10. tööpäevaks, mille alusel teevad palgaraamatupidajad palgakulu kanded

iga projekti kuludesse.

5.9.5. Tööajajaotuste käskkirjad valmistab ette projektijuht ja lisab nende DHS-i

jaotuskavadesse vastava struktuuriüksuse palgaraamatupidaja. Käskkirja

allkirjastab struktuuriüksuse juht.

5.10. Rahastajale esitatud väljamaksetaotluste infot jagatakse pearaamatupidajaga:

5.10.1. projektijuhid edastavad rahastajale esitatud väljamaksetaotlused (sh

ettemaksutaotlused) pearaamatupidajale või koondavad maksetaotluste info

selleks kokkulepitud jagatud tabelisse;

5.10.2. majandusaasta lõpu seisuga (31.12), väljamaksetaotlustena esitamata

eelmise aasta kulud (põhivara soetamise ja tegevuskulude kuluarvete,

palgakulude ja puidumüügi tagastuse summad projektide lõikes) tuleb

projektijuhil esitada hiljemalt 20.01. pearaamatupidajale väljamaksetaotluste

kaupa.

5.11. Majandusaasta lõpus arvutab projektijuht vastavalt rahastaja reeglitele abikõlbuliku

tööjõukulu summa ja edastab korrigeeriva kande jaoks info struktuuriüksuse

palgaraamatupidajatele hiljemalt uue aasta 10. jaanuariks.

5.12. Majandusaasta lõppedes koondab LPK projektijuhtidelt info ja esitab

pearaamatupidajale 20.01 kuupäevaks kõikide projektide aastased kulud nii

rahastajate kui struktuuriüksuste lõikes.

3

5.13. Projektijuht jälgib projekti eesmärkide mahulist ja rahalist täitmist, koostab ja

esitab rahastajale tegevus- ja finantsaruandeid.

5.14. LPK teeb aasta esimese kvartali lõpuks juhatusele ülevaate projektide eelmise aasta

eesmärkide täitmisest ja eelarve kasutamisest.

6. Projekti lõpetamine

6.1. Projekti lõppedes korrastab projektijuht projektikaustad ja RMK säilitab

sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsiooni vastavalt RMK teabe

liigitusskeemis ning projekti nõuetes sätestatud säilitustähtajale.

KINNITATUD

RMK juhatuse 07.01.2025

otsusega nr 1-32/5

RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise juhend

1. Üldsätted

Juhend sätestab RMK sihtfinantseeritavate projektide juhtimise põhimõtted ja

struktuuriüksuste vastutuse ja koostöö projektide erinevates etappides.

2. Mõisted ja lühendid

Käesolevas juhendis kasutatakse mõisteid ja lühendeid järgmises tähenduses:

2.1. sihtfinantseeritav projekt (edaspidi projekt) – täielikult või osaliselt RMK välistest

allikatest rahastatud tööde kogum, mille elluviijaks on RMK üks või mitu

struktuuriüksust;

2.2. vastutav RMK struktuuriüksus – struktuuriüksus, kes on projekti peamine elluviija

ja aruandluse eest vastutav;

2.3. abikõlbulikud kulud – kulu, mis on konkreetse projekti rahastustingimuste alusel

kompenseeritav;

2.4. projekti kavatsus – dokument, mis annab ülevaate projekti eesmärkidest,

tegevustest, eelarvest ja võimalusel ka projektialadest;

2.5. LPK – looduskaitseprojektide koordinaator.

3. Projekti elukaare etapid

3.1. Projektide haldamise ja juhtimise peamised etapid on järgmised:

3.1.1. projekti taotlemine ja algatamine;

3.1.2. projekti juhtimine;

3.1.3. projekti lõpetamine.

4. Projekti taotlemine ja algatamine

4.1. Projekti algatamine võib lähtuda järgmistest olukordadest:

4.1.1. edukaks osutunud projektitaotlus avalikes rahastusprogrammides;

4.1.2. kahepoolne koostöökokkulepe RMK ja rahastaja vahel;

4.1.3. riiklikult määratud sihtfinantseering RMK-le.

4.2. Vastutav struktuuriüksus koostab projekti kavatsuse ja salvestab selle DHS-i sarja

1-46 „Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsioon“.

4.3. Projekti taotlemise ja/või koostöökokkuleppe sõlmimise eelselt saadab vastutav

struktuuriüksus projekti kavatsuse teiste projektiga seotud RMK struktuuriüksuste

juhtidele ja LPK-le DHS-i kaudu tutvumiseks ja arvamuse avaldamiseks.

4.4. Projekti kavatsuse kinnitab vastutava tegevusvaldkonna RMK juhatuse liige.

4.5. Lõplikud rahastus- ja koostöölepingud kooskõlastatakse RMK õigus- ja hangete

osakonnaga, eelarvega seotud struktuuriüksuste juhtide ning LPK-ga DHS-i kaudu.

4.6. Leping allkirjastatakse RMK juhatuse liikme poolt ja salvestatakse DHS-i sarja 1-

46 „Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsioon“.

5. Projekti juhtimine

5.1. Vastutav struktuuriüksus määrab projektijuhi, kes on peamiseks kontaktisikuks

projekti puudutavas suhtluses RMK struktuuriüksuste ja väliste partnerite vahel.

5.2. LPK taotleb pearaamatupidajalt unikaalse projektitunnuse.

5.3. Projektijuht vastutab, et projektitunnus on sisestatud vajalikesse RMK IT-

süsteemidesse.

2

5.4. LPK uuendab PowerBI aruande „Sihtfinantseeritavad projektid“, mis koondab info

kõikide RMK sihtfinantseeritavate projektide kohta.

5.5. Struktuuriüksuse juht vastutab, et kõik projekti abikõlbulikud kulud on tõendatavad

rahastustingimustele vastavate kuludokumentidega (nt arve, akt) ja arve on

viseeritud õige projektitunnuse külge.

5.6. Projektist rahastatavate tööde või teenuste hankedokumendid ja lepingud tuleb enne

hanke avalikustamist ja lepingu sõlmimist kooskõlastada projektijuhiga läbi DHS-i.

5.7. Projektijuht veendub, et hankedokumentides on nõuetekohaselt viidatud projektile

ja rahastajale ja hanke maksumus mahub projekti eelarve piiridesse.

5.8. Sõidukulude arvestuse pidamine:

5.8.1. kui projektis on isiklike ja ametiautodega tehtud sõidud abikõlbulikud, tuleb

nii ameti- kui eraauto kasutajal sõidupäevikus sõidu tüübina märkida

projektitunnused ja kirjelduses projekti tegevus;

5.8.2. ametiautode sõidukulude arvutamiseks kasutatav kilomeetri hind

määratakse „Välisrahastusega projektides ametiautode sõidukulude

kinnitamise“ käskkirjaga, mida LPK uuendab iga kalendriaasta alguses.

Ametiautode sõidukulude määra arvutab eelmise aasta andmete põhjal ja

edastab LPK-le finantsjuht.

5.9. Projektiga seotud tööaja arvestuse pidamine vastavalt projekti nõudmistele on iga

struktuuriüksuse kohustus. RMK kasutab igakuiseid tööajatabeleid ja käskkirjadega

määratud tööaja jaotusi:

5.9.1. LPK vastutab ühtse tööajatabeli formaadi haldamise eest ja edastab

muudetud tabelid täitjatele.

5.9.2. Tööajatabeli täitmise ja esitamise eest DHS-i vastutab iga töötaja ise.

Tööajatabeli jaotuskavva tuleb lisada projektijuht ja LPK.

5.9.3. Tööajatabelid tuleb allkirjastada töötaja ja tema otsese juhi poolt järgneva

kuu 5. tööpäevaks ja salvestada DHS-i sarja 6-13 „Tööaja arvestuse

tabelid“.

5.9.4. LPK koondab kokku info erinevatest tööajatabelitest ja edastab iga kuu

kohta palgaraamatupidajatele projektide tööajajaotuse tabeli järgmise kuu

10. tööpäevaks, mille alusel teevad palgaraamatupidajad palgakulu kanded

iga projekti kuludesse.

5.9.5. Tööajajaotuste käskkirjad valmistab ette projektijuht ja lisab nende DHS-i

jaotuskavadesse vastava struktuuriüksuse palgaraamatupidaja. Käskkirja

allkirjastab struktuuriüksuse juht.

5.10. Rahastajale esitatud väljamaksetaotluste infot jagatakse pearaamatupidajaga:

5.10.1. projektijuhid edastavad rahastajale esitatud väljamaksetaotlused (sh

ettemaksutaotlused) pearaamatupidajale või koondavad maksetaotluste info

selleks kokkulepitud jagatud tabelisse;

5.10.2. majandusaasta lõpu seisuga (31.12), väljamaksetaotlustena esitamata

eelmise aasta kulud (põhivara soetamise ja tegevuskulude kuluarvete,

palgakulude ja puidumüügi tagastuse summad projektide lõikes) tuleb

projektijuhil esitada hiljemalt 20.01. pearaamatupidajale väljamaksetaotluste

kaupa.

5.11. Majandusaasta lõpus arvutab projektijuht vastavalt rahastaja reeglitele abikõlbuliku

tööjõukulu summa ja edastab korrigeeriva kande jaoks info struktuuriüksuse

palgaraamatupidajatele hiljemalt uue aasta 10. jaanuariks.

5.12. Majandusaasta lõppedes koondab LPK projektijuhtidelt info ja esitab

pearaamatupidajale 20.01 kuupäevaks kõikide projektide aastased kulud nii

rahastajate kui struktuuriüksuste lõikes.

3

5.13. Projektijuht jälgib projekti eesmärkide mahulist ja rahalist täitmist, koostab ja

esitab rahastajale tegevus- ja finantsaruandeid.

5.14. LPK teeb aasta esimese kvartali lõpuks juhatusele ülevaate projektide eelmise aasta

eesmärkide täitmisest ja eelarve kasutamisest.

6. Projekti lõpetamine

6.1. Projekti lõppedes korrastab projektijuht projektikaustad ja RMK säilitab

sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsiooni vastavalt RMK teabe

liigitusskeemis ning projekti nõuetes sätestatud säilitustähtajale.