Personalidokumentide vormistamise, hoidmise ja väljaandmise juhend

RMK personaliandmete haldamise juhendi kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 09.01.2007 määruse nr 4 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhimäärus” § 15 lõike 2 punkti 9 ja § 19 lõike 1 alusel

1. K i n n i t a d a alates 01.01.2022 „RMK personaliandmete haldamise juhend“ (lisatud, juhatuse_otsuse_lisa_rmk_personaliandmete_haldamise_juhend.pdf).

2. T u n n i s t a d a k e h t e t u k s alates 01.01.2022 RMK juhatuse esimehe 31.10.2007

käskkiri nr 1-5/213 „Personalidokumentide vormistamise, hoidmise ja väljaandmise

juhendi kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Aigar Kallas

Juhatuse esimees

Jaotuskava: kõik struktuuriüksused

Edvard Eelsalu

Kvaliteedispetsialist

20.12.2021

JUHATUS

OTSUS

21. detsember 2021 nr 1-32/88

K KINNITATUD RMK juhatuse 21.12.2021 otsusega nr 1-32/88

RMK personaliandmete haldamise juhend

1. Üldsätted 1.1. Juhendis sätestatakse personalidokumentide registreerimise ja säilitamise ning

personaliandmete AXA personalimoodulisse sisestamise nõuded. 1.2. Personalidokumentide suhtes rakendatakse õigusaktide ja RMK regulatsioonidega

sätestatud nõudeid.

2. Mõisted ja lühendid Juhendis kasutatakse mõisted järgmises tähenduses:

2.1. personalidokumendid – tööleping ja selle lisad, ametijuhend ning füüsilise isikuga sõlmitud VÕS leping;

2.2. koosseisuline töötaja – füüsiline isik, kellega on sõlmitud tähtajatu või tähtajaline tööleping juhatuse otsusega kinnitatud koosseisus oleva ametikoha täitmiseks;

2.3. hooajaline töötaja – füüsiline isik, kellega on sõlmitud tähtajaline tööleping juhatuse otsusega kinnitatud koosseisus mitteoleva ametikoha täitmiseks hooajalise suurema töömahu tõttu;

2.4. VÕS lepingu täitja – füüsilise isikuga sõlmitud käsundus- või töövõtuleping, mille korral RMK tasub töötasult tööjõumaksud ja peab kinni tulumaksu.

3. Personalidokumentide registreerimine ja säilitamine 3.1. Koosseisulise töötaja personalidokumendid registreeritakse ja säilitatakse:

3.1.1. tööleping ja selle lisad – DHS-i sarjas 2-16 „Koosseisuliste töötajatega sõlmitud töölepingud“;

3.1.2. töölepingu lisaks olev ametijuhend – DHS-i sarjas 2-25.2 „Isiku- toimikud/Ametijuhendid“.

3.2. Hooajalise töötaja tööleping ja selle lisad registreeritakse ning säilitatakse DHS-i sarjas 2-42 „Koosseisuväliste tähtajaliste töötajatega sõlmitud töölepingud“.

3.3. VÕS lepingu täitja leping ja selle lisad registreeritakse ning säilitatakse DHS-i sarjas 2-14 „Füüsiliste isikutega sõlmitud võlaõiguslikud /teenuse osutamise lepingud.

3.4. Paberkandjal allkirjastatud kehtivad personalidokumendid asuvad lukustatud kapis Paikuse, Ristipalo, Tallinna ja Ussimäe kontoris ning arhiveeritud personali- dokumendid asuvad Ahtme, Antsla, Kihelkonna, Kärdla, Laiuse, Loobu, Surju, Tallinna, Varbla ja Ristipalo kontoris.

4. Personaliandmete AXA personalimoodulisse sisestamine 4.1. Töölepingu korral sisestatakse AXA personalimoodulisse järgmised personali-

andmed: 4.1.1. töötaja isikuandmed, sh ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoha aadress,

telefoninumber ja e-posti aadress, arveldusarve number; 4.1.2. töölepingu number; 4.1.3. töölepinguga seotud andmed, sh lepingu algus- ja lõpukuupäev, ametikoht,

palgaaste ning kontor; 4.1.4. haridusandmed, v.a hooajalised töötajad; 4.1.5. töötaja alla 18-aastase lapse ees- ja perekonnanimi ning isikukood; 4.1.6. info töötaja kõrvaltegevuse või seotud isiku kohta;

2

4.1.7. töötaja puudumise tüüp (nt põhipuhkus, õppepuhkus, reservõppekogunemine) ning puudumise algus- ja lõpukuupäev;

4.1.8. töökeskkonnaalase juhendi nimi ja juhendamise kuupäev; 4.1.9. RMK poolt töötajale korraldatud koolituse nimi ja toimumise kuupäev; 4.1.10. töötaja tervisekontrolli otsuse andmed, läbiviimise kuupäev ja otsuses

määratud järgmise kontrolli kuupäev; 4.1.11. puukentsefaliidi vastase vaktsineerimise kuupäev ja ettenähtud järgmise

vaktsineerimise kuupäev. 4.2. VÕS lepingu korral sisestatakse personalimoodulisse järgmised andmed:

4.2.1. füüsilise isiku isikuandmed, sh ees- ja perekonnanimi, isikukood, arveldus- arve number;

4.2.2. VÕS lepingu number; 4.2.3. lepingu liik (käsundus- või töövõtuleping); 4.2.4. VÕS lepingu algus- ja lõpukuupäev.

4.3. Personalimoodulist edastatakse TÖR-i järgmised andmed: 4.3.1. töötaja või VÕS lepingu täitja isikukood; 4.3.2. lepingu liik (tööleping või VÕS leping) 4.3.3. lepingu alguskuupäev ja tähtajalise lepingu lõpukuupäev; 4.3.4. töötaja kontori aadress, v.a VÕS lepingu täitja korral; 4.3.5. ametikood (ISCO kood), v.a VÕS lepingu täitja korral.