RMK protsessijuhtimise juhend

RMK protsessijuhtimise juhendi kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 09.01.2007 määruse nr 4 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhimäärus”

§ 15 lõike 2 punkti 9 ja § 19 lõike 1 alusel

1. K i n n i t a d a „RMK protsessijuhtimise juhend“ (lisatud,

juhatuse_otsuse_lisa_rmk_protsessijuhtimise_juhend.pdf).

2. T u n n i s t a d a k e h t e t u k s RMK juhatuse 29.08.2022 otsus nr 1-32/54 „RMK

protsessijuhtimise juhendi kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mikk Marran

Juhatuse esimees

Jaotuskava: kõik struktuuriüksused

JUHATUS

OTSUS

06.02.2024 nr 1-32/8

KINNITATUD

RMK juhatuse 06.02.2024

otsusega nr 1-32/8

RMK protsessijuhtimise juhend

1. Üldsätted

Juhendi eesmärk on sätestada nõuded:

1.1. protsesside haldamiseks ja protsessiskeemide joonistamiseks;

1.2. protsessi omanike ja teiste protsessijuhtimises osalevate töötajate rollide ning

vastutuse kindlaksmääramiseks.

2. Mõisted ja lühendid

Juhendis kasutatakse mõisteid ja lühendeid järgmises tähenduses:

2.1. protsess – kindla alguse ja lõpuga järjestikku kulgevate tegevuste kogum, mille

tulemusena tekib toode või osutatakse teenust;

2.2. alamprotsess – äri- või tugiprotsessi hõlmatud protsess, mille tulemusena tekib üks

konkreetne toode või teenus. Alamprotsessid vastavad struktuuriüksuste ülesannetele;

2.3. äriprotsess – protsess, mille tulemusena tekivad tooted või teenused välisklientidele;

2.4. tugiprotsess – protsess, mille tulemusena tekivad tooted või teenused siseklientidele;

2.5. põhiprotsess – RMK äriprotsesse hõlmav protsess;

2.6. toode – protsessi tulemusena loodud materiaalne väärtus, mis vastab klientide, sh sise-

klientide ootustele ja vajadustele;

2.7. teenus – protsessi tulemusena loodud mittemateriaalne väärtus, mis vastab klientide, sh

siseklientide ootustele ja vajadustele;

2.8. klient – protsessi käigus tekkinud toote või teenuse kasutaja, jaguneb sise- ja välis-

kliendiks;

2.9. protsessi omanik – töötaja, kes vastutab protsessi toimimise, kvaliteedi, rahuolu ja

nõuetele vastavuse eest;

2.10. infosüsteem – RMK ülesannete täitmiseks kasutatav omavahel sidestatud tarkvaraliste

ja riistvaraliste vahendite kogum;

2.11. rakendus (rakendustarkvara) – arvutiprogramm spetsiifiliste ülesannete täitmiseks;

2.12. protsessiskeem – ühte või mitut protsessi või nende osasid kirjeldav skeem;

2.13. PDCA mudel – Planeeri-Teosta-Kontroll-Tegutse (Plan-Do-Check-Act) mudel;

2.14. alusdokument – dokument, mis reguleerib protsessi tegevuse toimimist;

2.15. tõendusdokument – dokument, mille kaudu esitatakse protsessis saadud tulemused ja

tõendatakse, et tegevused on teostatud;

2.16. tõendusandmed – teave, mille kaudu esitatakse saadud tulemused ja tõendatakse, et

tegevused on teostatud;

2.17. hoiukoht – teabe säilitamise ja taasesitamise koht, mis võib olla digitaalne

(rakendustarkvara, struktuuriüksuse võrguketas) või füüsiline (registraator, CD, väline

kõvaketas);

2.18. teabekandja – teabe säilitamise viis hoiukohas, mis võib olla digitaalne (fail, andmed)

või paberil;

2.19. säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada ja mis väljendatakse

tavaliselt aastates või alatisena;

2.20. SLA – kokkulepe infotehnoloogiaosakonna ja protsessi omaniku vahel infosüsteemide

ja rakenduste toimivuse teenustingimuste osas;

2.21. Jira Asset – infosüsteemide ja rakenduste ning nende toimimiseks vajalike ressursside

kataloog;

2.22. RMH – protsessi riskide ja positiivsete võimaluste hindamise rakendustarkvara.

2

3. Protsesside struktuur ja haldus

3.1. Kõik RMK protsessid on struktureeritud hierarhiasse lähtudes protsessi kirjelduse

detailsusastmest vastavalt joonisele 1.

Joonis 1. RMK protsesside struktuur

3.2. Põhiprotsessid on metsamajandamine, looduskaitse ning külastuse korraldamine ja

loodusteadlikkuse edendamine.

3.3. Äriprotsess lähtub konkreetsest põhiprotsessist ning kirjeldab sellest detailsemalt

väliskliendile väärtust loova protsessi olemust. Tugiprotsess lähtub kõikide

põhiprotsesside vajadusest.

3.4. Alamprotsess lähtub konkreetsest äri- või tugiprotsessist ja kirjeldab neist suurema

detailsusega välis- ja sisekliendile väärtust loova protsessi olemust. Igal protsessil on

klient, kes protsessi käigus tekkivat toodet või teenust kasutab.

3.5. Protsessi omanikud on:

3.5.1. metsamajanduse põhiprotsessil – metsamajanduse vastutusvaldkonna juhatuse

liige;

3.5.2. looduskaitse põhiprotsessil – looduskasutuse vastutusvaldkonna juhatuse liige;

3.5.3. külastuse korraldamise ja loodusteadlikkuse edendamise põhiprotsessil –

looduskasutuse vastutusvaldkonna juhatuse liige;

3.5.5. äri- ja tugiprotsessidel ning alamprotsessidel – struktuuriüksuse juht, v.a

regioonide protsessid, mille protsessi omanikuks on metsamajanduse

peaspetsialist.

3.6. Protsessi omanik tagab protsessi järjepideva arendamise, samuti seab nõuded protsessiga

seotud infosüsteemidele ja rakendustele läbi SLA ja esitab soovi koos rahastusega äri-

või tugiprotsesside digitaliseerimiseks ning uute infosüsteemide ja rakenduste

kasutuselevõtuks või olemasolevate arendamiseks.

3.7. Protsessidest moodustatakse RMH-s protsesside loetelu, millele lisatakse:

3.3.1. asukoht PDCA mudelis;

3.3.2. klient;

3.3.3. protsessi tüüp.

3.8. RMH-s moodustatud protsesside loetelu kuvatakse välja RMK aruandekeskuse

aruandes 9.4.1 „RMK protsesside riskid ja positiivsed mõjud“.

4. Protsessiskeemide joonistamine

4.1. Protsessi või nende osade paremaks mõistmiseks joonistatakse vajadusel protsessi-

skeem.

3

4.2. Protsessiskeemi joonistamise vajaduse otsustavad:

4.2.1. protsessis osalevate struktuuriüksuste juhid;

4.2.2. tugiteenuste juht;

4.2.3. juhatuse liige.

4.3. Protsessiskeemil kajastatakse:

4.3.1. pealkiri, mis kirjeldab lühidalt protsessiskeemi sisu;

4.3.2. viimase versiooni kuupäev;

4.3.3. ametikohad või struktuuriüksused;

4.3.4. protsessi algus ja lõpp;

4.3.5. protsessi tegevused;

4.3.6. vajadusel seosed teiste protsessidega.

4.4. Protsessiskeeme uuendatakse juhul, kui protsessiskeemil on vaja muuta:

4.4.1. protsessi tegevusi;

4.4.2. alusdokumente;

4.4.3. tõendusdokumente ja -andmeid või nende hoiukohti.

4.5. Protsessiskeemide joonistamist korraldab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist, kaasates

protsessi omanikke ning vajadusel teisi töötajaid.

4.6. Protsessiskeemid salvestab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist DHS-i sarja 1-37 „RMK

protsesside skeemid“.

4.7. Protsessiomanik peab iga aasta 31. märtsiks kontrollima protsessiskeemide aja- ja

asjakohasust.

4.8. Protsessiskeemide, alusdokumentide, tõendusdokumentide ja -andmete ning nende

hoiukohtade õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab protsessi omanik.

5. Protsessi kaart

5.1. Igal protsessil on Jira Assetis protsessi kaart.

5.2. Protsessi kaardil sisalduv info sõltub protsessi tüübist.

5.3. Protsessi kaardil peab sisalduma vähemalt järgnev info:

5.3.1. protsessi nimetus;

5.3.2. protsessi omanik;

5.3.3. seosed teiste protsessidega.

5.4. Äri- ja tugiprotsessi kaardil on alati kirjeldatud nende seotus infosüsteemide ja

rakendustega ning SLA kokkulepe.

KINNITATUD

RMK juhatuse 06.02.2024

otsusega nr 1-32/8

RMK protsessijuhtimise juhend

1. Üldsätted

Juhendi eesmärk on sätestada nõuded:

1.1. protsesside haldamiseks ja protsessiskeemide joonistamiseks;

1.2. protsessi omanike ja teiste protsessijuhtimises osalevate töötajate rollide ning

vastutuse kindlaksmääramiseks.

2. Mõisted ja lühendid

Juhendis kasutatakse mõisteid ja lühendeid järgmises tähenduses:

2.1. protsess – kindla alguse ja lõpuga järjestikku kulgevate tegevuste kogum, mille

tulemusena tekib toode või osutatakse teenust;

2.2. alamprotsess – äri- või tugiprotsessi hõlmatud protsess, mille tulemusena tekib üks

konkreetne toode või teenus. Alamprotsessid vastavad struktuuriüksuste ülesannetele;

2.3. äriprotsess – protsess, mille tulemusena tekivad tooted või teenused välisklientidele;

2.4. tugiprotsess – protsess, mille tulemusena tekivad tooted või teenused siseklientidele;

2.5. põhiprotsess – RMK äriprotsesse hõlmav protsess;

2.6. toode – protsessi tulemusena loodud materiaalne väärtus, mis vastab klientide, sh sise-

klientide ootustele ja vajadustele;

2.7. teenus – protsessi tulemusena loodud mittemateriaalne väärtus, mis vastab klientide, sh

siseklientide ootustele ja vajadustele;

2.8. klient – protsessi käigus tekkinud toote või teenuse kasutaja, jaguneb sise- ja välis-

kliendiks;

2.9. protsessi omanik – töötaja, kes vastutab protsessi toimimise, kvaliteedi, rahuolu ja

nõuetele vastavuse eest;

2.10. infosüsteem – RMK ülesannete täitmiseks kasutatav omavahel sidestatud tarkvaraliste

ja riistvaraliste vahendite kogum;

2.11. rakendus (rakendustarkvara) – arvutiprogramm spetsiifiliste ülesannete täitmiseks;

2.12. protsessiskeem – ühte või mitut protsessi või nende osasid kirjeldav skeem;

2.13. PDCA mudel – Planeeri-Teosta-Kontroll-Tegutse (Plan-Do-Check-Act) mudel;

2.14. alusdokument – dokument, mis reguleerib protsessi tegevuse toimimist;

2.15. tõendusdokument – dokument, mille kaudu esitatakse protsessis saadud tulemused ja

tõendatakse, et tegevused on teostatud;

2.16. tõendusandmed – teave, mille kaudu esitatakse saadud tulemused ja tõendatakse, et

tegevused on teostatud;

2.17. hoiukoht – teabe säilitamise ja taasesitamise koht, mis võib olla digitaalne

(rakendustarkvara, struktuuriüksuse võrguketas) või füüsiline (registraator, CD, väline

kõvaketas);

2.18. teabekandja – teabe säilitamise viis hoiukohas, mis võib olla digitaalne (fail, andmed)

või paberil;

2.19. säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada ja mis väljendatakse

tavaliselt aastates või alatisena;

2.20. SLA – kokkulepe infotehnoloogiaosakonna ja protsessi omaniku vahel infosüsteemide

ja rakenduste toimivuse teenustingimuste osas;

2.21. Jira Asset – infosüsteemide ja rakenduste ning nende toimimiseks vajalike ressursside

kataloog;

2.22. RMH – protsessi riskide ja positiivsete võimaluste hindamise rakendustarkvara.

2

3. Protsesside struktuur ja haldus

3.1. Kõik RMK protsessid on struktureeritud hierarhiasse lähtudes protsessi kirjelduse

detailsusastmest vastavalt joonisele 1.

Joonis 1. RMK protsesside struktuur

3.2. Põhiprotsessid on metsamajandamine, looduskaitse ning külastuse korraldamine ja

loodusteadlikkuse edendamine.

3.3. Äriprotsess lähtub konkreetsest põhiprotsessist ning kirjeldab sellest detailsemalt

väliskliendile väärtust loova protsessi olemust. Tugiprotsess lähtub kõikide

põhiprotsesside vajadusest.

3.4. Alamprotsess lähtub konkreetsest äri- või tugiprotsessist ja kirjeldab neist suurema

detailsusega välis- ja sisekliendile väärtust loova protsessi olemust. Igal protsessil on

klient, kes protsessi käigus tekkivat toodet või teenust kasutab.

3.5. Protsessi omanikud on:

3.5.1. metsamajanduse põhiprotsessil – metsamajanduse vastutusvaldkonna juhatuse

liige;

3.5.2. looduskaitse põhiprotsessil – looduskasutuse vastutusvaldkonna juhatuse liige;

3.5.3. külastuse korraldamise ja loodusteadlikkuse edendamise põhiprotsessil –

looduskasutuse vastutusvaldkonna juhatuse liige;

3.5.5. äri- ja tugiprotsessidel ning alamprotsessidel – struktuuriüksuse juht, v.a

regioonide protsessid, mille protsessi omanikuks on metsamajanduse

peaspetsialist.

3.6. Protsessi omanik tagab protsessi järjepideva arendamise, samuti seab nõuded protsessiga

seotud infosüsteemidele ja rakendustele läbi SLA ja esitab soovi koos rahastusega äri-

või tugiprotsesside digitaliseerimiseks ning uute infosüsteemide ja rakenduste

kasutuselevõtuks või olemasolevate arendamiseks.

3.7. Protsessidest moodustatakse RMH-s protsesside loetelu, millele lisatakse:

3.3.1. asukoht PDCA mudelis;

3.3.2. klient;

3.3.3. protsessi tüüp.

3.8. RMH-s moodustatud protsesside loetelu kuvatakse välja RMK aruandekeskuse

aruandes 9.4.1 „RMK protsesside riskid ja positiivsed mõjud“.

4. Protsessiskeemide joonistamine

4.1. Protsessi või nende osade paremaks mõistmiseks joonistatakse vajadusel protsessi-

skeem.

3

4.2. Protsessiskeemi joonistamise vajaduse otsustavad:

4.2.1. protsessis osalevate struktuuriüksuste juhid;

4.2.2. tugiteenuste juht;

4.2.3. juhatuse liige.

4.3. Protsessiskeemil kajastatakse:

4.3.1. pealkiri, mis kirjeldab lühidalt protsessiskeemi sisu;

4.3.2. viimase versiooni kuupäev;

4.3.3. ametikohad või struktuuriüksused;

4.3.4. protsessi algus ja lõpp;

4.3.5. protsessi tegevused;

4.3.6. vajadusel seosed teiste protsessidega.

4.4. Protsessiskeeme uuendatakse juhul, kui protsessiskeemil on vaja muuta:

4.4.1. protsessi tegevusi;

4.4.2. alusdokumente;

4.4.3. tõendusdokumente ja -andmeid või nende hoiukohti.

4.5. Protsessiskeemide joonistamist korraldab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist, kaasates

protsessi omanikke ning vajadusel teisi töötajaid.

4.6. Protsessiskeemid salvestab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist DHS-i sarja 1-37 „RMK

protsesside skeemid“.

4.7. Protsessiomanik peab iga aasta 31. märtsiks kontrollima protsessiskeemide aja- ja

asjakohasust.

4.8. Protsessiskeemide, alusdokumentide, tõendusdokumentide ja -andmete ning nende

hoiukohtade õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab protsessi omanik.

5. Protsessi kaart

5.1. Igal protsessil on Jira Assetis protsessi kaart.

5.2. Protsessi kaardil sisalduv info sõltub protsessi tüübist.

5.3. Protsessi kaardil peab sisalduma vähemalt järgnev info:

5.3.1. protsessi nimetus;

5.3.2. protsessi omanik;

5.3.3. seosed teiste protsessidega.

5.4. Äri- ja tugiprotsessi kaardil on alati kirjeldatud nende seotus infosüsteemide ja

rakendustega ning SLA kokkulepe.