PEFC audit

PEFC AUDITEERIMISE LEPING nr 1-18/2020/167

(hiliseima digitaalallkirja kuupäev)

Käesoleva lepingu (edaspidi leping) on sõlminud BM Certification Estonia OÜ, registrikood 11835920, keda esindab volituse alusel tegevjuht Ülo Roop (edaspidi nimetatud täitja) ühelt poolt ja Riigimetsa Majandamise Keskus, keda põhimääruse alusel esindab Rainer Laigu (edaspidi RMK) teiselt poolt. Leping on sõlmitud RMK poolt läbiviidud avatud menetlusega hanke „PEFC re- sertifitseerimise tellimine“ (riigihanke viitenumber 223745, DHS-i nr 1-47.2024) tulemusena. 1. Kasutatud terminid 1.1. Täitja on akrediteeritud ettevõtja, kes tegeleb PEFC vastavushindamisteenuse pakkumisega, sh vastavate sertifikaatide väljastamisega. 1.2. RMK on riigile kuuluva metsa majandamisega ja puidu müügiga tegelev riigitulundus- asutus, kes taotleb PEFC sertifitseerimisauditi (vastavushindamine) ja korduvate auditite (korraliste auditite) läbiviimist sertifikaatide säilitamiseks. 2. Üldsätted 2.1. Lepingu objektiks on RMK metsamajandustegevuse sertifitseerimisaudit (vastavus- hindamine), tuvastamaks selle vastavust PEFC Eesti rahvuslikule metsamajandamise standardile koos nelja korralise auditiga vastavuse jätkuvuse kindlakstegemiseks sertifikaadi viieaastase kehtivusperioodi vältel, edaspidi töö. 2.2. Sertifikaadi väljastamise aluseks on täitja poolt läbiviidud edukas vastavushindamine RMK juures. Täitja teostab vastavushindamise ajavahemikul 16.09.2020 kuni 16.10.2020. 2.3. Sertifikaadi kehtivuse tingimuseks on täitja poolsed korralised auditid üks kord aastas: ajavahemikul 1. oktoober kuni 15. detsember. 2.4. Auditid viiakse läbi kooskõlas auditeerimise hea tavaga ja eesti keeles. 2.5. Täitja esitab RMK-le vähemalt kaks nädalat enne auditi toimumist auditi läbiviimise kava ja kooskõlastab selle RMK-ga. Kavas kajastatakse vähemalt järgnev: 2.5.1. auditi läbiviimise aeg; 2.5.2. audiitorid; 2.5.3. auditi läbiviimise kohad; 2.5.4. RMK töötajad, kes on auditi läbiviimiseks vajalikud; 2.5.5. auditi läbiviimisega seotud logistilised ja muud korralduslikud üksikasjad. 2.6. Täitja koostab läbiviidud auditi põhjal aruande tööversiooni, mille esitab mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui 30 päeva) jooksul RMK-le kommenteerimiseks. 2.7. RMK edastab omapoolsed kommentaarid aruandele mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui 15 päeva) jooksul täitjale. 2.8. Pärast RMK kommentaaride saamist koostab täitja aruande lõppversiooni, mille esitab RMK-le mõistliku aja (üldjuhul mitte hiljem kui 15 päeva) jooksul. 2.9. Aruande lõppversioon allkirjastatakse RMK ja täitja poolt. 3. Tasumine 3.1. RMK maksab täitjale vastavushindamise maksumuse eest tasu summas 4250,00 eurot, korralise auditi maksumuse eest tasu summas 3562,50 eurot, millele lisandub käibemaks. Kokku summa 18 500 eurot, millele lisandub käibemaks. 3.2. RMK maksab täitja esitatud arve alusel RMK metsamaa pindalast tulenevat metsasertifitseerimisnõukogu tasu, millele lisandub käibemaks.

3.3. RMK tasub tehtud tööde eest täitja poolt esitatud arve(te) alusel. 3.4. Arve esitamise aluseks on täitja poolt RMK-le esitatud aruande tööversioon. 3.5. Täitja esitab arve vaid elektrooniliselt. Arve esitamiseks tuleb kasutada elektrooniliste arvete esitamiseks mõeldud raamatupidamistarkvara või raamatupidamistarkvara E-arveldaja, mis asub ettevõtjaportaalis https://www.rik.ee/et/e-arveldaja. Välismaine ettevõtja võib arve saata e-posti aadressile [email protected] 3.6. RMK tasub arvel oleva summa arvel näidatud pangakontole 10. päeva jooksul arve väljastamise kuupäevast. 4. RMK õigused ja kohustused 4.1. RMK lubab täitjal teostada auditeerimist, tutvudes selleks kogu asjassepuutuva dokumentatsiooni ja RMK metsamajandustegevusega. 4.2. RMK annab täitjale töö teostamiseks asjassepuutuva informatsiooni, mida täitja vajab auditeerimise läbiviimiseks. 4.3. RMK võib lükata tagasi auditit läbiviiva spetsialisti, kui isiku kaasamine auditeerimisse võiks tuua kaasa auditeerimise hea tava rikkumise. 4.4. RMK lubab audititel osalema akrediteeriva organisatsiooni, kes on läbi viimas täitja juhtimissüsteemi hindamist. 4.5. RMK sõlmib PEFC sertifitseerimislogo kasutamise kohta lepingu Eesti metsasertifitseerimisnõukoguga ning maksab esitatud arvete alusel sertifitseerimislogo kasutamise eest. 5. Täitja õigused ja kohustused 5.1. Täitja garanteerib, et tal on kehtiv akrediteering RMK metsamajandustegevuse auditeerimiseks, tuvastamaks selle vastavust PEFC Eesti rahvuslikule metsamajandamise standardile, samuti kõik nõuetekohased oskused ja kogemused, viimaks läbi vastavushindamist ja korralist auditeerimist vastavalt standarditele ja protseduuridele ning RMK poolt läbiviidud hankes esitatud nõuetele. 5.2. Täitja tagab, et auditeid läbiviivad spetsialistid, sh juhtaudiitor, omavad üldtunnustatud audiitorite koolitaja poolt väljastatud tunnistust või sertifikaati keskkonnajuhtimissüsteemide auditeerimise alaste teadmiste olemasolu kohta. RMK nõudmisel esitab täitja selle kohta tõendavad dokumendid. 5.3. Täitja tagab, et juhtaudiitor omab kõrgharidust, auditeid läbiviivad spetsialistid omavad metsanduse või bioloogia alast kõrgharidust või teaduskraadi. 5.4. Täitja ei avalikusta auditeerimisel kogutud RMK-d puudutavat informatsiooni kolmandatele osapooltele, v.a akrediteerimisasutusele viimase nõudmisel. 5.5. Täitja on kohustatud koheselt informeerima RMK-d auditeerimisel tekkinud probleemidest.

6. Poolte vastutus 6.1. Pooled vastutavad oma lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest, kui rikkumine on põhjustatud süüliselt. 6.2. Juhul, kui täitja viivitab aruande üleandmisega üle kokkulepitud tähtaja, on RMK-l õigus nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 0,15% lepingu kohaselt täitjale makstavast tasust iga üleandmisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid kokku mitte rohkem kui 30% täitjale makstavast tasust. RMK-l on õigus töö eest tasumisel vähendada täitjale makstavat tasu leppetrahvi summa võrra. 6.3. Juhul, kui RMK viivitab täitjale tasu maksmisega üle kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus nõuda viivist summas 0,15% tasumisega viivitatud summast iga tasumisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem, kui 30% tasumisega viivitatud summast. 6.4. Pooled kohustuvad hoidma konfidentsiaalsena kõik seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud isikuandmed, samuti muud usalduslikud ja ärisaladusteks peetavad andmed.

7. Poolte esindajad ja kontaktandmed 7.1. RMK esindaja on keskkonna- ja kvaliteedispetsialist Olev Lillemets, tel 50 41 344, e-post [email protected]. 7.2. Täitja esindaja on BM Certification Estonia OÜ tegevjuht Ülo Roop, tel 53 317 533, e-post [email protected]. 8. Teadete edastamine 8.1. Lepinguga seotud teated edastatakse telefoni teel või e-kirja teel lepingus märgitud e-posti aadressidele. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt. 8.2. E-kirja teel edastatud teated peetakse kättesaaduks alates teate edastamisele järgnevast tööpäevast. 8.3. Lepingust taganemise või lepingu ülesütlemise avaldused ning lepingu rikkumisel teisele poolele esitatavad nõudekirjad peavad olema kirjalikus vormis. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud elektrooniline dokument. Viimane vorminõue on täidetud ka juhul, kui teade edastatakse e-kirja teel. 9. Lepingu kehtivus 9.1. Leping jõustub selle mõlemapoolse allkirjastamise hetkel ja lõppeb 28.11.2025 ning pärast mõlema lepingupoole kõigi sellest lepingust tulenevate kohustuste täitmist. 9.2. RMK võib lepingu igal ajal olenemata põhjusest 30-päevase etteteatamistähtajaga üles öelda. Sellisel juhul on RMK kohustatud tasuma täitjale lepingu ülesütlemise momendiks faktiliselt tehtud töö eest. 9.3. Juhul, kui täitja ei ole tööd RMK-le üle andnud hiljemalt ühe kuu möödumisel arvates kokkulepitud töö üleandmise tähtajast, on RMK-l õigus ilma täitjale kokkulepitud tasu maksmata lepingust ühepoolselt taganeda ja nõuda sisse lepinguga ettenähtud leppetrahv ning tekitatud kahju. 9.4. Lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel tuleb RMK-l tagastada kõik täitja poolt väljastatud sertifikaadid. Kõik viited sertifikaadile (nt sertifitseerimislogod reklaam- jm dokumentidel) tuleb viivitamatult kõrvaldada ja peatada. 10. Lõppsätted 10.1. Kõik lepingu muudatused jõustuvad pärast nende allakirjutamist mõlema poole poolt allakirjutamise momendist või poolte poolt kirjalikult määratud tähtajal. 10.2. Lepinguga seonduvaid eriarvamusi ja vaidlusi lahendavad pooled eelkõige läbirääkimiste teel. Kui lepingust tulenevaid vaidlusi ei õnnestu lahendada poolte läbirääkimistega, lahendatakse vaidlus õigusaktidega kehtestatud korras. Poolte andmed ja allkirjad RMK Täitja Riigimetsa Majandamise Keskus BM Certification Estonia OÜ Registrikood 70004459 Registrikood 11835920 Sagadi küla, Haljala vald, 45403 Lääne- Viru maakond

Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Väike-Paala tn 1, 11415

Tel 676 7500 Tel 53317533 E-post [email protected] E-post [email protected]

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Rainer Laigu Ülo Roop