Lisa
Riigimetsa Majandamise Keskuse
lepingute menetlemise korra juurde
LEPINGU JA SELLE LISA VORMINGU ELEMENDID
1. LEPINGU VORMINGU ELEMENDID
Lepingu vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:
1) Dokumendiliigi nimetus (nt TÖÖVÕTULEPING) vormistatakse 5,5 cm kaugusele lehe ülaservast lehe keskele. Nimetus trükitakse nimetavas käändes püstkirjas, kasutades
Ariali või Times New Romanit, kirjasuurusega 12, suurtähtedega ja topeltkirjas (Bold).
2) Dokumendi viit vormistatakse dokumendiliigi nimetuse järele.
Dokumendi viit sisaldab tulenevalt dokumentide loetelust funktsiooni/allfunktsiooni ja sarja/allsarja tähistavat numbrit ning lepingu järjekorranumbrit vastavas registris.
Viida ette märgitakse selgitav sõnalühend „nr”.
Näide:
nr 1–18/976
Kui leping allkirjastatakse enne registreerimist, siis märgitakse lepingule sarja/allsarja tähis. Digitaalselt allkirjastatava lepingu elektroonilisele versioonile märgitakse faili sisusse sarja/allsarja tähise taha „number vastavalt faili nimes märgitule“. Registreerimisel kirjutatakse paberkandjal lepingule sarja/allsarja tähise järele lepingu järjekorranumber vastavast registrist. Digitaalselt allkirjastatud lepingu elektroonilisele versioonile lisatakse lepingu järjekorranumber vastavast registrist faili nimesse.
Näide:
nr 1-18/number vastavalt faili nimes märgitule
Kui paberkandjal sõlmitaval lepingul on teise lepingupoole dokumendi viit, eraldatakse RMK dokumendiviit sellest kaldkriipsuga.
Näide:
nr 1235 / 1-18/976
3) Kuupäev vormistatakse 6,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse. Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist (07.07.2010) või sõnalis-numbrilist (7. juuli 2010) kirjutusviisi. Kuu nimetus trükitakse nimetavas käändes.
Lepingu kuupäevaks on lepingupoole poolt kõige hilisem allakirjutamise kuupäev.
Kui lepingu digitaalselt allkirjastamine mõlema/kõikide lepingupoolte poolt ei toimu lepingu vormistamise päeval, tuleb kuupäeva väljale vormistada „Kuupäev vastavalt hilisemale digitaalallkirja kuupäevale“.
Näide:
Kuupäev vastavalt hilisemale digitaalallkirja kuupäevale
4) Tekst trükitakse 2 rida koostamise kohast allpool plokkstiilis, s.t kõik read algavad vasakust veerisest. Tekst trükitakse püstkirjas, kasutades Ariali või Times New Romanit, kirjasuurusega 10, 11 või 12 ja reavahega 1.
Lepingu vormistamisel ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi.
Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, topelt- või kaldkirjas.
Lepingu tekst sisaldab lepingupoolte esindusõigusi ja nimesid, lepinguga seotud mõisteid ja dokumente, lepingu objekti, vara registrikoodi, hinda (ühikuhind ja kui on võimalik välja tuua, siis kogumaksumus lepingu sõlmimise hetkel), valuuta käibeühikut, märget käibemaksu kohta kui hinnale lisandub käibemaks, tööde üleandmist-vastuvõtmist, tasumise tingimusi, poolte õigusi, kohustusi ja vastutust, lepingu kehtivust, teadete edastamise tingimusi, RMK poolset kontaktisikut, lõppsätteid, eksemplaride arvu ja jaotust (v.a juhul, kui leping allkirjastatakse digitaalselt) ning muid kokkulepitud tingimusi.
Leping peab sisaldama sätet, mis võimaldab RMK-l nõuda teiselt lepinguosaliselt lepingutingimuste täitmata jätmisega tekitatud kahju hüvitamist või RMK poolt tehtud ettemaksu tagastamist. Võimalusel välditakse ettemaksu tegemist.
Kui tegemist on hanke tulemusena sõlmitava lepinguga, siis märgitakse lepingu sissejuhatavas osas selle hanke tähis DHS-i koos hanke nimetusega ja hanke viitenumber riigihangete registris, kui on tegemist registris registreeritava hankega.
Näited:
1-47.42 „Tuletõrjetiikide korrashoiutööd” (viitenumber 125613)
1-47.13 „Suverehvide ostmine”.
Juhul, kui lepingupool saab lepinguga tellitava töö või teenuse või ostetava asja eest tasumiseks toetust või sihtfinantseerimist, lisatakse lepingu lõppsätetesse alljärgnev punkt:
„Kui Pool saab lepingu objektiga seonduvat toetust või sihtfinantseerimist, siis Lepingu esitamist toetuse andjale või sihtfinantseerijale ei loeta konfidentsiaalsusnõude rikkumiseks ega asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe avaldamiseks”.
5) Poolte andmed ja allkirjad vormistatakse lepingu teksti alla. Poolte andmetes tuleb märkida RMK postiaadress ja registrikood ning RMK struktuuriüksuse, kes on lepingu sõlmija nimi ja aadress, soovituslikult ka telefon, e-posti aadress. RMK andmete kõrvale tulpa tuleb vormistada lepingu teis(t)e pool(t)e andmed.
6) Allkirjastaja
Lepingut võib allkirjastada omakäeliselt või digitaalselt.
Allkiri paberkandjal lepingul on kõikidele tekstiga varustatud lehtedele omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (või selle lühend).
Lepingu viimasel lehel vormistatakse omakäeline allkiri selleks jäetud 3 (+2) reavahele enne allkirjastajat.
Paberkandjal lepingule kirjutatakse dokumendi originaali turvalisuse huvides allkiri sinist värvi pastapliiatsi või tindiga.
Digitaalallkiri digitaalkandjal lepingul on digitaallepingule lisatav täiendav digitaalne andmekogum, mis seob lepingu üheselt allkirja andjaga ja andmise ajaga.
Kui leping allkirjastatakse digitaalselt, siis trükitakse allkirja reale (allkirjastatud digitaalselt).
Element „Allkirjastaja” koosneb lepingul järgmistest alamelementidest:
a) ees- ja perekonnanimi nimetavas käändes;
b) ametinimetus.
Näited:
(allkiri)
Rain Rebane
Juhatuse liige
(allkirjastatud digitaalselt)
Rain Rebane
Juhatuse liige
Lepingupoolte allkirjad ja allkirjastajad paigutatakse üksteise kõrvale.
Kui ühte lepingupoolt esindab mitu isikut, paigutatakse nende need üksteise alla.
7) „Asutusesiseseks kasutamiseks” märge (vajadusel) vormistatakse juurdepääsupiiranguga lepingule 2,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse või esimese lehe vabasse kohta.
Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” koosneb piirangu alguse kuupäevast, piirangu lõppemise kuupäevast või põhjusest ja õigusakti viitest, millest tulenevalt juurdepääsupiirang kehtestatakse.
Kui leping koosneb mitmest lehest, märgistatakse dokument alates teisest lehest 1,5 cm lehe ülaserva paremast veerisest sõnadega „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”
või lühendiga „AK”.
Märke võib vormistada arvutis lepingu projekti koostades, kasutades juba vastava märkega lepingu vorme, mis asuvad DHSi sarjas „Dokumentide vormid ja aluspõhjad” või infosüsteemides asuvatel lepingu vormidel või kasutades templeid.
Tulenevalt dokumendihaldusosakonna poolt koostatud dokumendist „Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave” võib leping olla kas avalik või asutusesiseseks kasutamiseks. Vastavalt sellele tuleb vastutaval isikul teha otsus „Asutusesiseseks kasutamiseks” märke kasutamise kohta.
RMK poolt ettevalmistatud lepingute vormide, millel on märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”, lõppsätetes on lisaks klausel „Pooled kohustuvad hoidma konfidentsiaalsena kõik seoses Lepingu täitmisega teatavaks saanud isikuandmed, samuti usalduslikud ning ärisaladusteks peetavad andmed.”.
8) Kui leping sisaldab RMK ärisaladuse hulka kuuluvat teavet, siis tuleb leping tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks.
Lepingu teiselt poolelt tuleb lepingut sõlmides küsida, kas leping sisaldub tema ärisaladust. Kui teine pool leiab, et sõlmitav leping sisaldab tema jaoks ärisaladust, siis tuleb leping tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks.
Kui leping sisaldab lepingu poolte ärisaladust, tuleb lepingu lõppsätetes näidata kummagi poole kohta eraldi, missugune lepingu punkt või lisa sisaldab ärisaladust.
Näide:
9.1.1 Pooled loevad ärisaladuseks:
Töövõtja: lisa 2 – omahinna kalkulatsioon
lepingu p 4.8 – oskusteavet puudutav tehniline teave
RMK: lepingu p 3.7 – teave tootmissaladuste ja -protsesside kohta
Lisaks tuleb lepingule teha ettenähtud märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”.
9) Juurdepääsupiirangu alus ärisaladuse puhul on AvTS § 35 lg 1 p 17 ja piirang 5 a. Muude juurdepääsupiirangute korral:
Kui leping ei sisalda ärisaladust, aga muud Avaliku teabe seadusest lähtuvat piiratud juurdepääsuga teavet, siis tunnistatakse leping asutusesiseseks kasutamiseks muul (mitte
ärisaladuse) alusel tehes lepingule ettenähtud märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”.
Näide:
kui lepingu teiseks pooleks on füüsiline isik ja leping sisaldab tema isikuandmeid, siis tehakse lepingule ettenähtud märge. Juurdepääsupiirangu alus AvTS § 35 lg 1 p 12 ja piirang 75 a.
Kui leping sõlmitakse kaitseala või kaitsealuse liigiga seotud tööde teostamiseks, siis tunnistatakse leping asutusesiseseks kasutamiseks tulenevalt AvTS § 35 lg 1 p 8.
Kui leping vormistatakse lepingu teise poole vormil, siis tuleb lepingus juurdepääsu piirang määratleda ja märge lisada.
2. LEPINGU LISA VORMINGU ELEMENDID
Lepingu lisa vormingu elemendid vormistatakse analoogselt lepingu elementidega.
Lepingu elementidest on erinevad lepingu lisa vormingu järgmised elemendid:
1) Poolte andmed allkirjad
Kui lepingu teiseks pooleks on füüsiline isik, siis tuleb lepingu lisas allkirja alla märkida tema aadress ja soovituslikult ka telefon, e-posti aadress, vajadusel pangakonto number. Juriidilise isiku või füüsilisest isikust ettevõtjaga sõlmitud lepingu lisal ei ole vajalik näidata poolte aadresse ja sidevahendite numbreid.
2) Tekst
Lisa tekstis tuleb näidata, milles pooled kokku lepivad, sealhulgas ka, mis ajast muudatused või lisas toodud muud asjaolud kehtima hakkavad. Töö või vara üleandmise-vastuvõtmise akti korral tuleb märkida, mida üle antakse ja vastu võetakse ning missugused on poolte kohustused töö või vara üleandmisel-vastuvõtmisel.
3) Lisamärge vormistatakse 1,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse. Lisamärkes on kirjas, kellega ja millal sõlmitud ning millise lepingu juurde lisa kuulub.
Näited:
Lisa 1
RMK ja AS Mets ja Puu vahelise 28.02.2012. a
metsamaterjali müügilepingu nr 3-2.5.1/4079071 juurde
Lisa 3
RMK ja Velor Ainla vahel
28.07.2012 sõlmitud
töövõtulepingule nr 2-14/1067
4) Kui leping ja selle lisa(d) allkirjastatakse ühe failina digitaalselt, siis lisa lisamärkes lepingu kuupäeva ei kirjutata.
Näide:
Lisa 1
RMK ja AS Mets ja Puu vahelise
metsamaterjali müügilepingu nr 3-2.5.1/4079071 juurde
4) „Asutusesiseseks kasutamiseks” märge (vajadusel) vormistatakse juurdepääsupiiranguga lepingu lisale 2,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse või esimese lehe vabasse kohta juhul, kui lepingu lisa vormistatakse ja allkirjastatakse teisel kuupäeval kui leping.
Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” koosneb piirangu alguse kuupäevast, piirangu lõppemise kuupäevast või põhjusest ja õigusakti viitest, millest tulenevalt juurdepääsupiirang kehtestatakse.
Kui leping ja selle lisa vormistatakse ja allkirjastatakse samal kuupäeval, siis olenemata, kas leping ja lisa on ühes failis või on lisa eraldi failis, märgistatakse lisa 1,5 cm lehe ülaserva paremast veerisest sõnadega „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või lühendiga „AK”. Lisadel on lubatud kasutada ka eelnevalt kirjeldatud märget, kus on kirjas kõik juurdepääsupiirangut kirjeldav informatsioon.
LEPINGU JA LEPINGU LISA FAILINIMEDE VORMISTAMINE
1) Digitaalselt allkirjastatava lepingu ja selle lisade vormistamisel tuleb kasutada arhiivipüsivaid failiformaate .pdf/a, .tiff, .png.
2) RMK töötajate poolt digitaalselt allkirjastatavate lepingute ja lepingute lisade failinimed peavad sisaldama dokumendiliigi nimetust, teise poole nime ja järjekorranumbrit lepingu registris. Failinimed ei tohi sisaldada tühikuid ja täpitähti ega muid märke peale alakriipsu. Tühikute asemel tuleb kasutada alakriipse.
Näited:
Leping_Eesti_Post_12345
Lepingu_muutmise_kokkulepe_Eesti_Post_12345
Akt_Eesti_Post_12345
3) Kui leping ja selle lisad on vormistatud ühte faili, siis failile antakse peadokumendi ehk lepingu nimi.
Näide:
Leping_Eesti_Post_12345
4) Kui leping ja selle lisad on vormistatud eraldi failidesse, siis vormistatakse failinimed nii, nagu on punktis 1 kirjeldatud. Nii leping kui ka lisad allkirjastatakse ühes digikonteineris ja digikonteinerile antakse peadokumendi ehk lepingu nimi.
Näide:
Leping_Eesti_Post_12345
5) Kui lepingule ja selle lisadele vormistatakse juurde kaaskiri teis(t)ele lepingpool(t)ele, siis kaaskiri allkirjastatakse eraldi ning leping koos lisadega eraldi.
6) Kui leping või selle lisa on esimese allkirjastaja poolt allkirjastatud digitaalselt, tuleb ka teisel/teistel allkirjastajatel see allkirjastada digitaalselt. Lepingute ja selle lisade, millel ühe osapoole allkiri on digitaalne ja teis(t)e osapool(t)e allkiri omakäeline, vormistamine on keelatud. Vaidluse korral tuleb valida kõikidele osapooltele sobilik dokumendi andmekandja, kas siis paberil või digitaalne vorm.