Transpordiameti dokumentide liigitusskeemi kinnitamine

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K2_r3

DOKUMENTIDE LIIGITUSSKEEM

Kinnitamine: 08.02.2024 nr 1.1-1/24/24 Koostaja: Riina Õunas 1/4

SISUKORD

1. EESMÄRK ................................................................................................................................... 1

2. MÕISTED JA LÜHENDID ......................................................................................................... 1

3. KÄSITLUSALA .......................................................................................................................... 1

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS ................................................................................................... 1

5. SEOTUD DOKUMENDID.......................................................................................................... 2

6. LIIGITUSKEEMI KIRJELDUS .................................................................................................. 2

1. EESMÄRK

Planeerida ja ohjata Transpordiameti (ameti) saadud ja loodud dokumente terve nende elukäigu

jooksul.

1.1. Teenuse sihtrühm

Transpordiameti teenistujad.

2. MÕISTED JA LÜHENDID

2.1. Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse.

Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle Rahvusarhiivile, kui

seadus ei sätesta teisiti.

2.2. Arhiiviväärtus (AV) – avaliku arhiivi poolt hindamise teel arhivaalile antud väärtus, mis

keelab arhivaali hävitamise.

2.3. DHS – dokumendihaldussüsteem.

2.4. DHÜ – dokumendihalduse üksus.

2.5. Dokumendi elukäik – toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamiseni või

arhiiviasutusse üleandmiseni.

2.6. Dokumentide liigitusskeem – ameti funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning

raamistik dokumentide hõlmamisel ja haldamisel ning arhiivi moodustamisel.

3. KÄSITLUSALA

Dokumentide liigitusskeem määrab kindlaks funktsioonide ja sarjade struktuuri, sarjadele kehtestatud

säilitustähtajad, olemasolevad Rahvusarhiivi hindamisotsused, juurdepääsupiirangud koos õiguslike

alustega, reguleerib dokumendisarjade tegevuste ja toimingute sisu, vastutava struktuuriüksuse ning

muude ohjevahendite kasutamise. Kord käsitleb kogu ameti mistahes teabekandjale loodud ja saadud

dokumente ning on rakendatav ameti kõigis struktuuriüksustes.

4. OSAPOOLED JA VASTUTUS

Osapool Vastutus protsessi raames

DHO dokumendihaldusekspert-

andmekaitsespetsilist

Vastutab ameti dokumentide liigitusskeemi ajakohasuse eest.

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K2_r3

DOKUMENTIDE LIIGITUSSKEEM

Kinnitamine: 08.02.2024 nr 1.1-1/24/24 Koostaja: Riina Õunas 2/4

Ameti teenistuja Vastutab dokumentide liigitusskeemist kinnipidamise eest

dokumentide registreerimisel ja loomisel.

Struktuuriüksuse juht Vastutab oma struktuuriüksuse vastutusalas olevate

dokumentide liigitusskeemi sarjade ajakohasuse eest.

5. SEOTUD DOKUMENDID

5.1. Õigusaktid

 Arhiiviseadus.

 Avaliku teabe seadus.

 Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse

alused“.

 Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“.

5.2. Seotud juhendid ja muud dokumendid

 TT_04_K2_Lisa 1_Liigitusskeem.

 TT_04_K2_Lisa 2_Andmekogud ja infosüsteemid.

5.3. Viited

 TT_04_K1_Asjaajamiskord.

 TT_04_K3_Arhiivihalduse korraldamine.

6. LIIGITUSKEEMI KIRJELDUS

6.1. Üldreeglid

6.1.1. Amet kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile

säilitustähtaja määramiseks funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud

toimingute analüüsil liigitusskeemi.

6.1.2. Kooskõlas ameti ülesannetega on dokumendid rühmitatud sarjadesse ameti funktsioonide

(ülesannete) alusel, selline liigitus näitab ameti tegevusi, teenuseid ja toiminguid

dokumenteerituna.

6.1.3. Dokumentide liigitusskeem ajakohastatakse vastavalt vajadusele, kui selle tingivad muutused

seadusandluses, ameti ülesannetes, asjaajamises, teenustes või Rahvusarhiivi motiveeritud

ettepaneku alusel.

6.1.4. Kui amet töötab välja ulatuslike muudatuste puhul uue dokumentide liigitusskeemi, on vajalik

esitada uue dokumentide liigitusskeemi kavand Rahvusarhiivile kooskõlastamiseks.

6.2. Dokumentide liigitusskeemi koostamine

6.2.1. Kolmetasemelise liigitusskeemiga jaotatakse dokumendid funktsioonide, allfunktsioonide ja

sarjade järgi.

6.2.2. Dokumendid jaotatud dokumendisarjadesse kindla skeemi alusel. Dokumentide liigitusskeem

aitab kindlaks teha:

 millised dokumendid ametis tekivad;

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K2_r3

DOKUMENTIDE LIIGITUSSKEEM

Kinnitamine: 08.02.2024 nr 1.1-1/24/24 Koostaja: Riina Õunas 3/4

 milliste ameti funktsioonidega on dokumendid seotud;

 milline struktuuriüksus dokumentide eest vastutab;

 kui kaua amet dokumente säilitab.

6.2.3. Dokumentide liigitusskeem on üles ehitatud funktsioonipõhiselt. Funktsioonid jagunevad

juhtimis- ja tugifunktsioonideks (funktsioonid 1-3) ning põhifunktsioonideks (funktsioonid 4-

17).

6.2.4. Dokumentide jaotamisel sarjadesse on lähtutud dokumendi liigist, teabekandjast, vastutavast

struktuuriüksusest, säilitustähtajast.

6.2.5. Põhifunktsioonide juures on ära toodud tegevused, millega täidetakse antud funktsiooni.

Tegevuste väljatoomine hõlbustab dokumentide haldamistoiminguid, kirjeldab funktsiooni ja

annab dokumentidele täiendava konteksti.

6.2.6. Lõpetatud, teise funktsiooni liigutatud või teise sarjaga liidetud sarjadel on liigitusskeemis

märge lõpetamise aja või muutmise kohta. Lõpetatud sarja tähist uuesti kasutusele ei võeta.

6.2.7. Dokumentide liigitusskeemis märgitakse dokumentide kohta:

funktsiooni tähis ja

nimetus

tähises kasutatakse araabia numbreid, kaldkriipsu ei kasutata

allfunktsiooni tähis ja

nimetus

esimese ja teise osa (funktsiooni ja allfunktsiooni) järjenumbrite

eraldajaks on punkt

sarja tähis kahe- kuni kolmeosaline tähis, kus alama tasandi viit sisaldab endas

kõrgema tasandi üksuse viita. Funktsiooni-allfunktsiooni ja sarja vahel on

sidekriips.

Näide: 1.2-3, kus 1 on funktsioon, 2 on allfunktsioon, 3 on sari.

sarja pealkiri sisaldab sarja nimetust, mis on dokumentide liigituse põhiüksuseks.

Dokumendisarjade pealkirjad on sõnastatud lühidalt, selgesti mõistetavalt

ning erialaterminoloogiast lähtuvalt

eelmine tähis Veeteede Ameti, Lennuameti ja Maanteeameti eelmise liigutuskeemi

tähis või kui sari on liigutatud teise funktsiooni

seos tegevusega seos funktsiooni juures toodud tegevusega

sarja sisu sarja moodustavate dokumentide lühikirjeldus, mis aitab mõista sarja

sisu. Sarja kirjeldust ei lisatud, kui sarja pealkirja järgi on sisu üheselt

arusaadav

säilitustähtaeg dokumentide säilitustähtaeg. Säilitustähtaegade määramisel on lähtutud

õigusaktides toodud säilitustähtaegadest ning faktide või tegevuse

tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks vajalikest tähtaegadest või

ameti tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest

vastutav

struktuuriüksus või

teenistuja

struktuuriüksus või teenistuja, kes vastutab vastava sarja dokumentide

haldamise eest

juurdepääsupiirangu

õiguslik alus

dokumendisarjale

teatud juhtudel on juurdepääs dokumentidele seadusega kehtestatud

korras piiratud, st see tuleb tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks.

Veerus olev viide õigusnormile võib olla juurdepääsupiirangu

kehtestamise aluseks, kuid seda tuleb üldjuhul iga kord dokumendil eraldi

hinnata

TRANSPORDIAMETI JUHTIMISSÜSTEEM TT_04_K2_r3

DOKUMENTIDE LIIGITUSSKEEM

Kinnitamine: 08.02.2024 nr 1.1-1/24/24 Koostaja: Riina Õunas 4/4

teabekandja märgib, millisel teabekandjal dokumente säilitatakse: P – säilitatavad

andmed on paberkandjal ning D – andmeid töödeldakse ja säilitatakse

digitaalselt

infosüsteem veerus on märgitud, millises infosüsteemis vm asukohas asuvad sarja

digitaalsed dokumendid

paberdokumentide

arhiveerimine

märgitud paberdokumentide arhiveerimise asukoht

Rahvusarhiivi

hindamisotsus

veerus märgitud Rahvusarhiivi hindamisotsus, mille alusel võib

dokumendid hävitada säilitustähtaja möödumisel hävitamisakti alusel

teenuse kood veerus märgitakse teenuse nimetus, mille teostamisel sarjas olevad

dokumendid tekivad

märkus vajalikud märkused või lisaandmed dokumendi kasutamise või

protsesside ohjamise kohta

Infovahetus sisse ja

välja suund*

märgitakse millise kanali kaudu toimub info liikumine

Transpordiametisse ja välja

Andmevahetus sisse ja

välja suund*

märgitakse andmevahetuse suunad Transpordiameti infosüsteemidesse ja

välja

*liigitusskeemi r3 on veerud lisatud esialgu funktsiooni 11.

6.2.8. Dokumentide liigitusskeemi ei kanta teenistujate töös isiklikuks kasutamiseks loodud või

saadud õigusaktide, protokollide, protseduurikirjelduste, riskianalüüside ja teiste

dokumentide projekte, eelnõusid ning koopiaid, samuti dokumente, mida ameti asjaajamise

protseduurides ja toimingutes kasutatakse abimaterjalina ja mis ei kuulu arhiveerimisele.

6.3. Dokumentide säilitustähtaegade määramine

6.3.1. Säilitustähtaja kehtestamisel dokumentidele lähtub amet EV seadustest ja muudest kehtivatest

õigusaktidest ning arvestab:

1) faktide või tegevuse tõestamise ning isikute õiguste kaitse vajalikkust;

2) ameti tegevuse järjepidevuse tagamist;

3) õigusaktides ettenähtud säilitustähtaegu;

4) loodud või saadud dokumentide unikaalsust ja ajaloolist väärtust.

6.3.2. Säilitustähtaeg on kehtestatud:

1) aastates (nt 5, 7, 50 a);

2) tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega (nt järgmise auditi lõpuni);

3) alatisena.

6.3.3. Alatine säilitustähtaeg näitab ameti juhtkonna väärtushinnangut dokumendiliigi

säilitusväärtusele ja on Rahvusarhiivilt dokumendile arhiiviväärtuse andmise eeletapiks.

6.3.4. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise,

saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

6.3.5. Dokumentide liigitusskeemi ajakohastamise protsessis uue dokumendisarja tekkimisel võib

säilitustähtaeg jääda määramata. Sellisel juhul on säilitustähtaja andmine edasi lükatud ning

sellel dokumendisarjal peab olema vastav märge liigitusskeemis.