Riigimetsa Majandamise Keskuse asjaajamiskorra kinnitamine

 KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse
29. detsembri 2009 otsusega nr 1-32/115
MUUDETUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse
2. veebruari 2010 otsusega nr 1-32/12


RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS

ASJAAJAMISKORD

ÜLDOSA 3
1. Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid 3
2. Asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine ja vastutus 4
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE 6
3. Dokumendid 6
3.1 Dokumentide liigitus 6
4. Dokumentide elemendid ja nende vormistamine 7
4.1 Dokumendiplangid ja ümbrikud 7
4.2 Dokumentide kohustuslikud elemendid 8
4.3 Dokumendi kuupäev 8
4.4 Dokumendi pealkiri 9
4.5 Dokumendi tekst 9
4.6 Allkiri 10
4.7 Väljaandja, koostaja 11
4.8 Dokumendiliigi nimetus 11
4.9 Dokumendi lisa(d) 11
4.10 Dokumendi jaotuskava 12
4.11 Dokumendi viit 13
4.12 Kooskõlastusmäge 13
4.13 Kinnitusmärge 15
4.14 Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta 15
4.15 Pitser 16
5. Dokumentide vormistamine 17
5.1 Otsuse vormistamine 17
5.2 Käskkirja ja korralduse vormistamine 17
5.3 Ametikirja vormistamine 17
5.4 Protokolli vormistamine 17
5.5 Akti vormistamine 17
5.6 Lepingu vormistamine 18
6. Dokumentide loetelu haldamine 18
6.1 Dokumentide loetelu koostamine 18
6.2 Dokumentidele säilitustähtaja määramine 18
7. Toimikute haldamine 19
7.1 Toimikute moodustamine 19
7.2 Dokumentide hoidmine ja kasutamine 20
8. Teabe avalikustamine 20
9. Asjaajamise üleandmine 21
DOKUMENDIHALDUSE KORD 23
10. Infosüsteemid, kus dokumente hallatakse 23
11. Dokumendihaldussüsteem 23
12. Dokumendiringlus 24
12.1 Sissetulevate dokumentide ringlus 24
12.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus 24
12.3 Väljasaadetavate dokumentide ringlus 24
12.4 RMK siseste dokumentide ringlus 24
12.5 Dokumendiringlusega seotud tähtajad 25
13. Dokumentide registreerimine 26
13.1 Dokumentide registreerimise nõuded 26
13.2 Dokumentide registrid 28
13.3 Otsuste, käskkirjade ja korralduste register 28
13.4 Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide register 29
13.5 Protokollide register 29
13.6 Aktide register 29
13.7 Lepingute register 30
13.8 Lähetustunnistuste register 32
13.9 Pitsatijäljendite register 32
13.10 Kontrolli- ja revisjoniaktide, protokollide ja ettekirjutuste register 32
13.11 Tööraamatute register 32
13.12 Töötõendite register 33
13.13 RMK töötajate tööst põhjustatud haigestumiste, tööõnnetuste ja kutsehaiguste register 33
13.14 Töövõtjate töötajate tööõnnetuste teatiste register 33
13.15 Tunnistuste ja tõendite register 33
13.16 Väljastatud veoselehtede register 33
13.17 Väljastatud saatelehtede register 33
13.18 Jäätmete saatekirjade register 33
13.19 Tervisetõendite register 34
13.20 Seemnepartiide dokumentide register 34
13.21 Metsataimepartiide dokumentide register 34
13.22 Dokumentide ja arhivaalide laenutamise register 34
14. Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine 35
15. Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine 35
15.1 Dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtted 35
15.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade ülevaatus ja kaasajastamine 36
15.3 Töökorralduse juhendmaterjalide ülevaatus ja kaasajastamine 36
15.4 Lepingute ülevaatus ja kaasajastamine 36
ARHIIVIHALDUSE KORD 37
16. Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine 37
16.1 Arhivaalide koondamine 37
16.2 Arhivaalide säilitamine tööruumides ja dokumendihoidlas 37
16.3 Arhivaalide loetelu koostamine 38
16.4 Arhivaalide kasutamine 39
16.5 Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 39
16.6 Arhivaalide hävitamine 40
17. Viited 40






ÜLDOSA

1. Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid

1.1 Riigimetsa Majandamise Keskuse (edaspidi RMK) asjaajamiskord kehtestab asjaajamise korraldamise ning dokumendi- ja arhiivihalduse põhinõuded RMK-s.

1.2 RMK asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad:

1.2.1 Seadused:
• Arhiiviseadus;
• Avaliku teabe seadus;
• Digitaalallkirja seadus;
• Haldusmenetluse seadus;
• Isikuandmete kaitse seadus;
• Märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamise seadus.

1.2.2 Määrused:
• Arhiivieeskiri;
• Asjaajamiskorra ühtsed alused.

1.2.3 Standardid
• EVS-ISO 15489-1 2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded”;
• EVS-ISO 15489-2 2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised”;
• EVS-ISO 15836:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid”;
• EVS-ISO 5127:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik”;
• EVS-ISO 23081-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;
• EVS-ISO 11799:2005 ”Informatsioon ja dokumentatsioon. Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide hoiunõuded”;
• EVS 882-1:2006 ”Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”;
• ISO 14001:2005 ”Keskkonnajuhtimissüsteemid. Nõuded koos kasutusjuhistega”;
• ISO 9001:2008 ”Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded”.

1.2.4 Juhised
• Rahvusarhiivi juhised;
• Riigikantselei juhendmaterjalid.

1.3 RMK dokumendihalduse valdkonnaga on seotud järgmised RMK sisesed juhised:
1.3.1 „RMK firmastiili käsiraamat”, mis kirjeldab RMK logo ja selle kasutamise reegleid ning sisaldab näiteid firmastiili erinevatest rakendustest;
1.3.2 dokumendihaldussüsteemis asuvad sarjad „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”;
1.3.3 dokumendihaldussüsteemis asuv sari „RMK protsesside loetelud”, kus on toodud RMKs kehtivate protsesside skeemid.
1.4 Lisaks käesolevale asjaajamiskorrale reglementeerivad RMK dokumendi- ja arhiivihaldust RMK dokumentide loetelu, RMK dokumendihaldussüsteemi sarjade ja dokumentide salvestajate loetelu ning muud juhatuse otsused, juhatuse liikme või struktuuriüksuse juhi käskkirjad.

1.5 Asjaajamiskord ei reguleeri tööd dokumentidega, mille vormistamiseks ja menetlemiseks on õigusaktide või juhatuse otsuste, juhatuse liikme või struktuuriüksuse juhi käskkirjaga ette nähtud vormid ja nõuded.

2. Asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine ja vastutus

2.1 Vastutus asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse eest on määratud RMK struktuuri kõikidel tasanditel.

2.1.1 Juhatus:
1) vastutab RMK asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest;
2) määrab kindlaks asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonna tegevuskava;
3) määrab dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonna arendustöödeks eelarvevahendid.

2.1.2 Dokumendihaldusosakond:
1) korraldab ja koordineerib asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust;
2) koostab ja viib ellu asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse tegevuskava;
3) töötab välja asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse juhendid ja korrad;
4) koostöös struktuuriüksustega selgitab välja dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatus- vajadused;
5) koostöös infotehnoloogia osakonnaga algatab dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatustööd;
6) korraldab dokumendihaldussüsteemi sarja „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid” salvestatud dokumentide täiendamise ja kaasajastamise;
7) korraldab „RMK firmastiili käsiraamatu“ dokumendihaldusega seotud peatükkide kaasajastamise;
8) korraldab struktuuriüksuste varustamise plankide, pitsatite ja templitega;
9) korraldab dokumendi- ja arhiivihalduse alase töötajate koolitamise;
10) vastutab arhivaalide korrastamise, nõuetekohase hoidmise ja kaitse, arvestuse pidamise, laenutamise, avalikku arhiivi üleandmise, hävitamise ja arhiivide korrashoiu eest;
11) vastutab RMK vapipitsati hoidmise ja kasutamise eest.

2.1.3 Infotehnoloogia osakond:
1) vastutab dokumendihaldussüsteemi toimimiseks vajaliku keskkonna eest;
2) vastutab dokumendihaldussüsteemist varukoopiate tegemise eest;
3) korraldab dokumendi- ja arhiivihalduse tegevuskavast tulenevate dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatustööde teostamise.

2.1.4 Struktuuriüksuse juhid:
1) vastutavad oma struktuuriüksuse tegevuse adekvaatse dokumenteerimise eest;
2) tagavad asjaajamiskorra tutvustamise kõikidele vastava struktuuriüksuse töötajatele, kes puutuvad asjaajamise ja dokumendihaldusega oma töös otseselt kokku ning asjaajamiskorra korrektse järgimise;
3) vastutavad dokumentidele õige juurdepääsupiirangu määramise eest;
4) vastutavad RMK struktuuriüksuste lihtpitsatite hoidmise ja kasutamise eest;
5) tagavad, kui nende alluvad asuvad erinevates kohtades üle Eesti, et pärast asjaajamisperioodi lõppu või toimikute/dokumentide asjaajamisest väljumist edastatakse toimikud/dokumendid vastava struktuuriüksuse dokumendihalduse eest vastutavale töötajale või arhiivinduse spetsialistile.

2.1.5 Dokumendihalduse eest vastutavad töötajad:
1) vastutavad asjaajamiskorra korrektse järgimise eest;
2) vastutavad dokumentide nõuetekohase vormistamise, registreerimise, ringluse ja dokumentide tähtaegse lahendamise jälgimise ning selle kohta struktuuriüksuse juhile informatsiooni edastamise eest;
3) vastutavad dokumentide korrastamise, nõuetekohase hoidmise ja kaitse eest;
4) jälgivad vähemalt kord aastas ametlike dokumentide paigutamist toimikutesse ja dokumentide kehtivust toimikutes;
5) vastutavad nende kasutusse antud RMK templite hoidmise ja kasutamise eest.

ASJAAJAMISE KORRALDAMINE

Asjaajamise korraldamise peatükk kirjeldab dokumentide liigitust, dokumentide elemente ja nende vormistamist, annab juhised otsuse, käskkirja, korralduse, ametikirja, protokolli, akti ja lepingu vormistamiseks, dokumentide loetelu haldamiseks, toimikute haldamiseks, teabe avalikustamiseks ning asjaajamise üleandmiseks.

3. Dokumendid

3.1 Dokumentide liigitus

3.1.1 Dokumendid on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadustest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon (EVS-ISO 15489).

3.1.2 Dokumendid jagunevad ametlikeks dokumentideks ja töödokumentideks.

3.1.3 Ametlikud dokumendid on dokumendid, mis on liigitatud RMK dokumentide loetelu sarjadesse ja mille loomisel, saamisel, hoidmisel, kasutamisel, arhiveerimisel ja hävitamisel on järgitud käesolevas korras sätestatud kõiki nõudeid.

3.1.4 Ametlikud dokumendid jagunevad alusdokumentideks ja tõendusdokumentideks.

3.1.4.1 Alusdokumendid on RMK juhtimisega seotud dokumendid:
- Seadused ja Riigikogu otsused;
- Vabariigi Valitsuse määrused ja korraldused;
- Keskkonnaministri käskkirjad, korraldused ja määrused;
- RMK põhimäärus;
- RMK tegevusload ja –litsentsid, kaubamärkide tunnistused, sertifikaadid;
- RMK nõukogu koosoleku protokollid;
- RMK auditikomitee koosoleku protokollid;
- RMK juhatuse koosoleku protokollid;
- RMK juhatuse otsused;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti käskkirjad ja käskkirjaga kinnitatud juhendid, eeskirjad, reglemendid, protsessiskeemid;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti töökorralduse juhendmaterjalid;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti korraldused.

3.1.4.2 Tõendusdokumendid on dokumendid, mis esitavad saavutatud tulemused või tõendavad, et tegevused on teostatud:
- RMK struktuuriüksuste tegevuse dokumendid - protokollid, lepingud, aktid, volikirjad;
- tehniline, raamatupidamis- ja finantsalane, personaliga seotud dokumentatsioon, hangetega seotud dokumentatsioon, statistilised jm aruanded, seiredokumendid;
- informatsioonilised dokumendid – ametikirjad, teatised, õiendid jm dokumentatsioon.

3.1.5 Töödokumendid on eelnõud, projektid, lõpuni käsitlemata dokumendid, õigusaktide väljatrükid veebist vms.

3.1.6 RMK-s kasutusel olevate otsuste, käskkirjade, korralduste, ametikirjade, protokollide, aktide, lepingute ja teiste dokumendiliikide templiidid, vormid, näidised ja vormistamise juhendid asuvad elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

4. Dokumentide elemendid ja nende vormistamine

4.1 Dokumendiplangid ja ümbrikud

4.1.1 RMK-s on dokumentide vormistamiseks kasutusel üldplank, kirjaplank ja faksiplank. Plankide formaat on A4.
RMK-s kasutusel olevad plangid asuvad elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

4.1.2 RMK üldplank on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt.
Üldplangile on trükitud RMK logo.
Üldplangile vormistatakse põhitegevuse käskkirjad, korraldused, juhatuse otsused, nõukogu, auditikomitee, juhatuse ja struktuuriüksuse juhtimisega seotud protokollid (värvilise logoga plank), personaliga seotud käskkirjad, töökoosolekute protokollid, dokumentide väljavõtted ja üldjuhul aktid (värvilise või mustvalge logoga plank).

4.1.3 RMK kirjaplank on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt.
Struktuuriüksuse kirjaplangile on trükitud järgmised elemendid: RMK struktuuriüksuse nimi, postiaadress ja kontaktandmed, RMK aadress, registrikood ja RMK logo.
RMK kirjaplangile on trükitud järgmised elemendid: Riigimetsa Majandamise Keskus, aadress ja kontaktandmed, registrikood ja RMK logo. RMK kirjaplanki kasutavad juhatuse liikmed, siseaudititalitus ja administratsiooni struktuuriüksused. Kõikidel teisel struktuuriüksusel on oma kirjaplank.
Kirjaplangile (värviliste või mustvalgete elementidega) vormistatakse väljasaadetavad dokumendid, tõendid, garantiikirjad, volikirjad ja õiendid.
Rahvusvahelises suhtlemises kasutatakse ingliskeelsete elementidega kirjaplanki (värviliste või mustvalgete elementidega).

4.1.4 RMK faksiplank on kasutusel elektrooniliselt.
Struktuuriüksuse faksiplangile on trükitud järgmised elemendid: RMK struktuuriüksuse nimi, postiaadress ja kontaktandmed, RMK aadress, registrikood ja RMK logo ning faksi saaja nimi, asutus ja faksi number, saatja nimi ja telefoninumber, viited “Teie” ja “Meie” (kuupäev ja dokumendiviit), teema, lehekülgede arv ning märge dokumendi saatmise kohta posti teel.
RMK faksiplangile on trükitud järgmised elemendid: Riigimetsa Majandamise Keskus, aadress ja kontaktandmed, registrikood ja RMK logo ning faksi saaja nimi, asutus ja faksi number, saatja nimi ja telefoninumber, viited “Teie” ja “Meie” (kuupäev ja dokumendiviit), teema, lehekülgede arv ning märge dokumendi saatmise kohta posti teel. RMK faksiplanki kasutavad juhatuse liikmed, siseaudititalitus ja administratsiooni struktuuriüksused. Kõikidel teisel struktuuriüksusel on oma faksiplank.
Faksiplangile (mustvalgete elementidega) vormistatakse väljasaadetavad informatsioonilise sisuga teated.
Rahvusvahelises suhtlemises kasutatakse ingliskeelsete elementidega faksiplanki (mustvalgete elementidega).

4.1.5 RMK struktuuriüksuste vahel toimuvaks kirjavahetuseks võib kasutada kirjaplanki või faksiplanki.

4.1.6 Plangi elemente ei reprodutseerita dokumendi järgmistele lehekülgedele.

4.1.7 Paberkandjal originaaldokumendid vormistatakse vaid lehe ühele küljele. Mõlemale küljele võib vormistada lepingute tüüptingimused ning vajadusel lepingule lisatavad tööohutuse ja keskkonnanõuded ning käitumisjuhised.

4.1.8 Valgele paberilehele vormistatakse dokumentide ärakirjad, lepingud, käskkirja ja juhatuse otsusega kinnitatavad dokumendid, asutusse jääv ametikirja teine eksemplar jm. Juhul, kui ametikiri on vormistatud plangi templiidile, võib asutusse jääv ametikirja teine eksemplar olla plangi elementidega. Aktid vormistatakse valgele paberilehele juhul, kui käskkirjaga on kinnitatud akti vorm või teksti paigutus ei võimalda kasutada üldplanki. Sel juhul sisaldab akti pealkiri RMK nime.

4.1.9 RMK ümbrikud on varustatud RMK logoga. RMK-s on kasutusel ümbrikud formaadis C4, C5 ja C65.

4.2 Dokumentide kohustuslikud elemendid

4.2.1 Faktide või tegevuse tõestamise tagamiseks peavad dokumentidel olema vähemalt järgmised elemendid:
• kuupäev;
• pealkiri;
• tekst;
• allkiri või allkirjad;
• väljaandja/koostaja.

4.2.2 Olenevalt dokumendiliigist kasutatakse dokumentide vormistamisel erinevaid elemente, näiteks dokumendiliigi nimetus, lisad, jaotuskava, dokumendiviit, kooskõlastus- või kinnitusmärge, märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta, pitser jne.

4.3 Dokumendi kuupäev

4.3.1 Dokumendi kuupäevaks on:
• akti allkirjastamise kuupäev;
• protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;
• lepingu allkirjastamise kuupäev;
• otsuse, käskkirja või korralduse allkirjastamise kuupäev;
• väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
• saabunud dokumendi registreerimise kuupäev;
• dokumendi allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis on fikseeritud dokumendi tekstis.

4.3.2 Juhul kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.

4.3.3 Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.

4.3.4 Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

4.3.5 Kuupäeva märkimiseks kasutatakse kirjaplangil ja faksiplangil numbrilist (22.12.2009) ning üldplangil sõnalis-numbrilist (22. detsember 2009. a) kirjutusviisi. Dokumendihaldussüsteemi poolt genereeritaval juhatuse koosoleku protokollil on numbriline kuupäev.
Rahvusvahelises suhtlemises eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
Kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.
Tekstis võib aastaarvule lisada sõna aasta vajalikus käändes või lühendi a (ilma punktita).

Näide:
25.05.2009 või 25. mai 2009. a
25 May 2009 – ingliskeelsetes dokumentides
May 25, 2009 – USA-sse saadetavates dokumentides
Den 25 Mai 2009 – saksakeelsetes dokumentides
25 мaя 2009 – venekeelsetes dokumentides

4.4 Dokumendi pealkiri

4.4.1 Kõikidel dokumentidel peab olema pealkiri, mis avab võimalikult lühidalt dokumendi sisu.

4.4.2 Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes, topeltkirjas ja p u n k t i t a lõpus.

4.4.3 Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

4.5 Dokumendi tekst

4.5.1 Dokumendi tekst ehk sisu peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav.

4.5.2 Tekst vormistatakse plokkstiilis, s.t kõik read algavad vasakust veerisest, taandrida ei kasutata. Dokumendi teksti struktuur ja ülesehitus sõltub koostatava dokumendi liigist.

4.5.3 Tekst trükitakse püstkirjas Times New Roman või Arial kirjasuurusega 12 ja reavahega 1. Lepingute puhul võib kasutada kirjasuurust 10 või 11.
Ühe ja sama dokumendi vormistamiseks ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi.
Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, topelt- või kaldkirjas.

4.5.4 Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest üleval keskel. Lehe numbri kõrvale sulgudesse võib märkida kogu dokumendi lehtede arvu.

Näide:
2 (18)

4.5.5 Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada ülevaatlikkuse saavutamiseks peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks.
Peatükid (osad), jaod, punktid ja alapunktid tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega, s.t kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.


Näide:
1 Peatükk
1.1 Jagu
1.1.1 Punkt
1.1.1.1 Alapunkt

4.6 Allkiri

4.6.1 Allkiri on paberkandjal dokumendile omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (või selle lühend), millele lisatakse väljaandja/koostaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus.

4.6.2 Digitaalallkiri on allkirjastavale digitaaldokumendile (failile, andmekogule) lisatav täiendav digitaalne andmekogum, mis seob dokumendi üheselt allkirja andjaga ja andmise ajaga.

4.6.3 Töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on määratud RMK põhimääruses ja struktuuriüksuste põhimäärustes, töötaja ametijuhendis või juhatuse esimehe käskkirjaga.
RMK majandustegevusest tulenevate finantsdokumentide viseerimine, kinnitamine ja allkirjastamine toimub vastavalt raamatupidamise sisekorraeeskirjadele.

4.6.4 Allkiri on seotud tervitusvormeliga (Lugupidamisega, Parimate soovidega jms).

Näide:
Lugupidamisega
(allkiri)
Rain Rebane
Juhatuse liige

4.6.5 Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, siis trükitakse allkirja reale (allkirjastatud digitaalselt).

Näide:
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Rain Rebane
Juhatuse liige

4.6.6 Paberkandjal dokumendile tuleb dokumendi originaali turvalisuse huvides alla kirjutada sinist värvi pastapliiatsi või tindiga.

4.6.7 Paberkandjal dokumendile lisatav allkiri peab alati paiknema tekstiga lehel.
Allkirja jaoks jäetakse vabaks 3 (+ 2) elementide vahelist rida, allkiri kirjutatakse ees- ja perekonnanime ning ametinimetuse kohale.

4.6.8 Kui dokumendile kirjutavad alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe rea võrra allapoole. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal tasemel allkirjastaja.




Näide:
(allkiri)
Rain Rebane (allkiri)
Juhatuse liige Signe Siil
Vanemraamatupidaja

4.6.9 Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega erinevate struktuuriüksuste töötajad, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele struktuuriüksuste nimetuste tähestikulises järjekorras.

Näide:
(allkiri) (allkiri)
Mart Mutt Ilmar Ilves
Edela regiooni juht Kagu regiooni juht

4.6.10 Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdse staatusega töötajat, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele ametikohtade nimetuste tähestikulises järjekorras.

4.6.11 Kui dokumendile kirjutab alla asendaja, tuleb vormistada tema ametinimetus koos asendatava ametinimetusega.

Näide:
Silver Veetõusme
Kirde regiooni logistikajuht
regiooni juhi ülesannetes

4.6.12 RMK siseseid lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) dokumente võib digitaalselt allkirjastada. Lühiajalise säilitustähtajaga dokumendid, mida ei allkirjastata digitaalselt ning pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid, vormistatakse paberkandjale ja allkirjastatakse omakäeliselt.

4.7 Väljaandja, koostaja

4.7.1 Dokumendi väljaandja/koostaja vastutab dokumendi sisu eest.

4.7.2 Väljaandja/koostaja vormistamiseks trükitakse dokumenti tema ees- ja perekonnanimi ning
ametinimetus.

4.7.3 Dokumendi väljaandja trükitakse tekstist 3 (+2) rida allpool. Koostaja trükitakse vastavalt dokumendiliigi vormistamise nõuetele (näiteks otsusel ja käskkirjal jaotuskavast 3 rida allpool).

4.7.4 Kui väljaandja on ühtlasi ka koostaja, siis koostajat täiendavalt ei märgita.

4.8 Dokumendiliigi nimetus

4.8.1 Dokumendiliigi nimetus trükitakse nimetavas käändes plangi vasakule veerisele püstkirjas Arial või Times New Roman kirjasuurusega 12 suurtähtedega ja topeltkirjas.

4.9 Dokumendi lisa(d)

4.9.1 Lisamärge vormistatakse, kui põhidokumendile on lisatud mingeid dokumente, materjale, seletusi, akte jm.

4.9.2 Kui lisa pealkiri on toodud tekstis, siis lisamärkesse pealkirja ei märgita. Kui on lisatud üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa puhul tuleb nende pealkirjad lisamärkes taasesitada.

Näited:
Lisa: 6 lehel 2 eks

Lisad: 1. Sisekorraeeskiri 11 lehel 2 eks
2. Asjaajamiskord 23 lehel 1 eks

Lisa: RMK asjaajamiskorra eelnõu 53 lehel 1 eks ja lisa selle juurde 7 lehel 1 eks

Lisa 3
RMK ja AS Eesti Post vahelise 28.12.2009. a
lepingu nr 1-18/256 juurde

KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse liikme
3. novembri 2009. a käskkirjaga nr 1-5/223
Lisa 2

4.10 Dokumendi jaotuskava

4.10.1 Määramaks, kes peab dokumendiga tutvuma, lisatakse dokumendile jaotuskava.

4.10.2 Jaotuskava vormistatakse otsuse, käskkirja, korralduse, protokolli jt sisedokumentide puhul 3 rida allpool dokumendi väljaandjat, kus on tähestikulises järjekorras toodud, kellele vastav dokument on vaja edastada. Kui dokument tuleb edastada kõikidele struktuuriüksustele, et ole neid vaja üles loetleda.

Näide:
Jaotuskava: kõik RMK struktuuriüksused

4.10.3 Kui jaotuskavas on toodud struktuuriüksuste nimed, siis edastatakse dokumendid vastavate struktuuriüksuste juhtidele, kes omakorda edastavad dokumendid asjassepuutuvatele alluvatele.

4.10.4 Dokumendihaldussüsteemi salvestatud dokumente edastatakse ja tutvustatakse elektrooniliselt jaotuskava või viite saatmise kaudu. Jaotuskava teel saavad dokumendi jaotuskavva lisatud töötajad, kes omakorda edastavad dokumendi asjassepuutuvatele töötajatele viite teel.
Allkirja vastu tuleb tutvustada RMK töösisekorraeeskirju, ohutusjuhendeid jm dokumente, kui on eraldi mainitud, et dokumenti tuleb tutvustada allkirja vastu.
Töötajatele, kellel puudub arvutikasutamise võimalus, tutvustavad neid puudutavaid dokumente otsesed juhid töötajaga kokkulepitud viisil.

4.10.5 Dokumendi tutvustamine läbi dokumendihaldussüsteemi on samaväärne tutvustamisele allkirja vastu. Dokumendihaldussüsteemis kuvatakse info, kas ja millal on töötaja dokumendiga tutvunud.

4.10.6 Dokumendihaldussüsteemi dokumendi või selle uue versiooni salvestamisel on salvestaja kohustatud koheselt saatma dokumendi kõigile asjassepuutuvaile töötajatele.

4.11 Dokumendi viit

4.11.1 Dokumendi viit sisaldab tulenevalt dokumentide loetelust funktsiooni ja sarja tähistavat numbrit ning dokumendi järjekorranumbrit dokumendiregistris. Viit lisatakse dokumendi kuupäeva järele ja enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr“. Funktsiooni ja sarja numbrit koos nimetatakse asjaajamise tähiseks.
Algatuskirja ja vastuskirja seob omavahel seosviit. Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast, kui see on märgitud.

Näide:
1 – 7 / 976

funktsiooni tähistav number (1);
sarja tähistav number (7);
dokumendi järjekorranumber dokumendiregistris (976).

4.12 Kooskõlastusmäge

4.12.1 Kooskõlastamine võib olla RMK sisene või väline.

4.12.2 RMK sisene kooskõlastamine toimub enne dokumendi allkirjastamist järgmiselt:
• alati kooskõlastab dokumendi selle koostaja vahetu juht;
• vajadusel esitab dokumendi koostaja dokumendi kooskõlastamiseks teistele asjassepuutuvatele juhatuse liikmetele, struktuuriüksuste juhtidele ja peaspetsialistidele, keda küsimus puudutab (annavad hinnangu, nõusoleku, kontrollivad fakte, jms);
• kindlasti esitab koostaja dokumendi dokumendihaldussüsteemi kaudu kooskõlastamiseks õigusosakonna juhatajale, kui on tegemist juhendi, eeskirja, reglemendi või protseduurireegliga. Teenuse või ehitustöö tellimiseks või asjade ostmiseks sõlmitav leping, mille sõlmimiseks riigihanget läbi ei viidud või viidi see läbi riigihangete osakonda kaasamata ja mille maksumus on suurem kui lihtsate asjade ostmiseks ja teenuste või ehitustööde tellimiseks RMK-s kehtestatud maksumuse piirmäär, tuleb esitada õigusosakonna juhatajale kooskõlastamiseks e-kirja teel.

4.12.3 Paberkandjal dokumendil koosneb kooskõlastusmärge allkirjast koos ees- ja perekonnanimega, ametinimetusest ning kooskõlastamise kuupäevast.

Näide:
KOOSKÕLASTAN
(allkiri)
Rain Rebane
Metsaülem
20.11.2009







4.12.4 Kui dokumendi kohta on eriarvamus, märgitakse “vt eriarvamus”.

Näide:
(allkiri)
vt eriarvamus
Kalle Metsis
Regiooni juht
10.11.2009

4.12.5 Eriarvamus tuleb vormistada eraldi valgel paberilehel (formaat A 4), näidates millega kooskõlastaja pole nõus, miks pole nõus ja esitades konkreetse ettepaneku muudatuse kohta.
Eriarvamus lisatakse dokumendiprojektile ja seda säilitatakse koos dokumendiga.

4.12.6 Dokumendihaldussüsteemis hõlmatakse dokument (otsus, käskkiri, leping jm) dokumendi koostaja poolt süsteemi ja edastatakse kooskõlastamiseks vahetule juhile, vajadusel teistele asjassepuutuvatele juhatuse liikmetele, struktuuriüksuste juhtidele ja peaspetsialistidele. Kui on tegemist juhendi, korra, reglemendi või protseduurireegliga, siis viimasena kooskõlastab dokumendi õigusosakonna juhataja.

4.12.7 Dokumendihaldussüsteemis koosneb kooskõlastusmärge kasutaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kooskõlastamise kuupäevast, märkest kooskõlastamisest, mittekooskõlastamisest või eriarvamusest ning eriarvamuse korral selgitusest.

4.12.8 Kooskõlastamiseks esitatud dokumendid tuleb kooskõlastada esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul nende esitamisele järgnevast kuupäevast.

4.12.9 Seaduses ette nähtud juhtudel on dokument vaja koos­kõlastada mõne teise isiku või asutusega. Kooskõlastus teise asutusega vormistatakse kooskõlastusmärkega, kirja teel või digitaalselt.

Näide:
KOOSKÕLASTATUD
Tallinna Tööinspektsiooni
21. novembri 2009. a otsusega nr 27

4.12.10 Kirja teel kooskõlastamise puhul saadab dokumendi koostaja dokumendi originaali üldjuhul kahes eksemplaris koos kaaskirjaga kooskõlastamiseks.

4.12.11 Kooskõlastusmärge paigutatakse originaaldokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.

4.12.12 RMK-le või RMK poolt teistele isikutele või asutustele kooskõlastamiseks esitatud dokumendid tuleb kooskõlastada 10 tööpäeva jooksul nende saabumisele järgnevast kuupäevast, kui dokumendis pole antud teist tähtaega.
Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks.
Käesolevas punktis toodud nõuded ei laiene üld- ja detailplaneeringu kooskõlastamisele.

4.13 Kinnitusmärge

4.13.1 Kinnitusmärke tegemisega dokumendile omandab vastav dokument juriidilise jõu. Dokumenti võib kinnitada allkirja, RMK nõukogu või RMK juhatuse otsusega ja käskkirjaga.
RMK dokumentide loetelus toodud sarjad, milles sisalduvad dokumendid asuvad ainult elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis, varustatakse süsteemi kasutaja kinnitusmärkega.

4.13.2 Otsuse või käskkirjaga kinnitatakse dokumendid juhul, kui kinnitamisele peavad järgnema teatud toimingud (nt andmete kogumine, esitamine, ülesannete panemine jms) või kehtestatakse juhendid, eeskirjad, reglemendid vms.

4.13.3 Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldjuhul üldplangile. Dokumendi esimese lehe parempoolsesse nurka kuupäeva ja dokumendiviida reale (kuupäev ja dokumendiviit on sel juhul vasakus veerises) tehakse kinnitusmärge.

Näide:
KINNITAN
(allkiri)
Raul Kivi
Juhatuse liige
12.11.2009

4.13.4 Otsuse või käskkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberilehele ja lehed nummerdatakse. Kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.

Näide:
KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse liikme
3. novembri 2009. a käskkirjaga nr 1-5/223

4.13.5 Dokumendihaldussüsteemis koosneb kinnitusmärge kasutaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kinnitamiskuupäevast, märkest kinnitamise kohta ja vajadusel selgitusest.

4.13.6 Kõigil nimetatud dokumentide kinnitusviisidel on ühesugune juriidiline jõud.

4.13.7 Kui otsuse või käskkirjaga kinnitatud vormil on kinnitusmärge, siis vormi kasutuselevõtul tuleb kinnitusmärge kustutada.

4.14 Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta

4.14.1 Asjaajamises on kasutusel järgmised mõisted:
• Originaal on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allkirjastatud eksemplar.
• Dublikaat on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud, mis on välja antud sama isiku, asutuse või organisatsiooni (või tema õigusjärglase) poolt ja on allkirjastatud sama positsiooniga ametiisiku poolt.
Dublikaat antakse välja, kui originaal on läinud kaduma või muutunud kasutamiskõlbmatuks.
• Koopia on paberkandjal originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.
• Ärakiri on paberkandjal originaali sisuline kordus, dokumendi elementide ja sisu täpne taasesitus. Vormilt ei tarvitse ärakiri originaaliga kokku langeda, nt kirja ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele paberilehele, mitte plangile, seega puuduvad plangi elemendid.
• Väljavõte on paberkandjal originaaldokumendi tekstis sisalduva informatsiooni osaline taasesitamine, mis vormistatakse üldplangile.
Väljavõttes peavad olema taasesitatud dokumendiliik (v.a ametikirja väljavõtted), väljaandmise aeg ja dokumendiviit, väljaandmise koht, pealkiri, tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoontega), allakirjutaja(te) nimi(nimed) ja ametinimetus(ed).

4.14.2 Dokumendi koopia, ärakiri või väljavõte, millega saab tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga järgmiselt:
• dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka trükitakse (või pannakse templiga) suurtähtedega sõna KOOPIA, ÄRAKIRI või VÄLJAVÕTE;
• dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole tehakse tõestusmärge sõnadega KOOPIA, ÄRAKIRI või VÄLJAVÕTE ÕIGE. Tõestusmärkele pannakse pitser.

Näide:
KOOPIA ÕIGE
(allkiri ja pitser)
Reet Regi
Assistent
27.11.2009

4.14.3 Arhiivikoopia tõestusmärke alla märgitakse dokumendi leidandmed.

Näide:
Alus: Arhivaalide loetelu: Personalitöö (4-3), arh 3, leht 216

4.14.4 Koopia või ärakirja õigsust ning väljavõtet võivad kinnitada töötajad, kelle juures on dokumendi originaaleksemplar. Protokolli koopia, ärakirja või väljavõtte vormistab protokollija.

4.15 Pitser

4.15.1 Pitsat on paberkandjal dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend paberdokumendil. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.

4.15.2 RMK-l on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on sõnad: “RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS”.

4.15.3 RMK struktuuriüksustel on 35 mm läbimõõduga lihtpitsat, mille keskel on RMK logo. Sõõri ülemist äärt mööda on sõnad: “RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS”.

4.15.4 RMK vapipitsatit või struktuuriüksuste lihtpitsatit kasutatakse:
• tõenditel, garantii- ja volikirjadel;
• raamatupidamise rahalistel dokumentidel;
• lepingutel (teise lepingupoole soovi korral);
• arhiiviteatistel;
• tööraamatutes;
• ärakirjade, koopiate ja väljavõtete tõestamisel;
• muudel dokumentidel juhi korraldusel.

4.15.5 RMK ja tema struktuuriüksuste pitsatid registreerib dokumendihalduse spetsialist pitsatite jäljendite registris.

4.15.6 Pitsatite hävitamist korraldab dokumendihalduse spetsialist. Hävitamisel koostatakse hävitusakt ja tehakse vastav märge pitsatite jäljendite registrisse.

4.15.7 Tempel on vahend paberkandjal dokumendile teatava kindlas vormis informatsiooni kandmiseks (nt saabumismärke tempel).

Näide:
Saabunud RMK-sse
“.....” ..........................
nr ...............................

4.15.8 Pitsati ja soovi korral templi tellimus esitatakse e-posti teel dokumendihaldusosakonna juhatajale.

5. Dokumentide vormistamine

5.1 Otsuse vormistamine

5.1.1 Otsuse elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja templiidid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

5.2 Käskkirja ja korralduse vormistamine

5.2.1 Käskkirja ja korralduse elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja templiidid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

5.3 Ametikirja vormistamine

5.3.1 Ametikirja elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja templiidid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

5.4 Protokolli vormistamine

5.4.1 Protokolli elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja templiidid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

5.5 Akti vormistamine

5.5.1 Akti elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja vormid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

5.6 Lepingu vormistamine

5.6.1 Lepingu elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja vormid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

6. Dokumentide loetelu haldamine

6.1 Dokumentide loetelu koostamine

6.1.1 Dokumentide loetelu koostatakse dokumentide liigitamise, toimikute moodustamise, säilitustähtaegade ja säilitajate kehtestamise eesmärgil.

6.1.2 RMK dokumentide loetelus on liigitatud RMK tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid sarjadesse, määratud neile tähised ja säilitustähtajad ning dokumentide säilitamise eest vastutavad struktuuriüksused. Lisaks on informatiivne märkuste lahter.

6.1.3 RMK-s on dokumendihaldusosakonna juhataja poolt koostatud kõikidele struktuuriüksustele ühine funktsioonipõhine dokumentide loetelu, mille kinnitab RMK juhatuse esimees. Dokumentide loetelu on koostatud struktuuriüksuste töötajate ettepanekute alusel.

6.1.4 Dokumentide loetelu muudetakse, kui RMK ülesannete muutumise tulemusena on tekkinud uued või kaotatud eelmised sarjad, muutunud on kehtestatud säilitustähtajad või Rahvusarhiivi motiveeritud ettepaneku alusel.

6.1.5 RMK ülesannete täitmise käigus tekkinud dokumendid on liigitatud sarjadesse.
Sari on üheliigiliste või üheotstarbeliste dokumentide kogum, mida säilitatakse tervikuna. Sari omakorda koosneb toimikutest.

6.1.6 Töö iseloomust või asjade lahendamise käigust tingituna võib toimiku moodustada rohkem kui ühe asjaajamisaasta jooksul koostatud dokumentidest (isikutoimikud, IT projektid jm).

6.2 Dokumentidele säilitustähtaja määramine

6.2.1 Dokumentide säilitustähtaeg määratakse RMK dokumentide loeteluga.

6.2.2 Säilitustähtaeg määrab kindlaks sarja koosseisu kuuluvate dokumentide säilitamise, avalikku arhiivi üleandmise või hävitamise.

6.2.3 Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse:
• aastates (5, 10 jne);
• tähtajana (vajaduseni, likivideerimiseni, uutega asendamiseni);
• alatisena (tähtajatuna).

6.2.4 Säilitustähtaja määramisel lähtutakse:
• seadustest;
• asutuse tegevusest tulenevast vajadusest;
• arhiiviväärtusest.

6.2.5 Avaliku arhiivi hindamise tulemusena, milleks on hindamisotsus, antakse arhivaalile arhiiviväärtus. Arhiiviväärtusega arhivaale säilitatakse alatiselt.

6.2.6 Sarja koosseisu kuuluvate dokumentide säilitustähtaega arvestatakse nende loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.

6.2.6.1 Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

6.2.7. Dokumentide loeteluga muudetud dokumentide säilitustähtajad ei ole tagasiulatuva jõuga, v.a juhul, kui see on kinnitavas dokumendis eraldi välja toodud.

7. Toimikute haldamine

7.1 Toimikute moodustamine

7.1.1 Asjaajamisaasta alguses avatakse vastavalt RMK dokumentide loetelus märgitud sarjadele toimikud (registraatorid, kiirköitjad, vms), kuhu paigutatakse asjaajamisperioodil loodud ja saadud paberkandjal dokumendid.

7.1.2 Ametlikke dokumente hoitakse toimikutes, mille seljale või kaanele märgitakse RMK struktuuriüksuse nimi, vastavalt dokumentide loetelule funktsiooni nimi, sarja tähis ja pealkiri ning asjaajamisaasta(d). Õhukesest plastikust kaanega toimikule vormistatakse vastavate andmetega tiitelleht.

7.1.3 Toimikule, kus asuvad ka alamsarjad, märgitakse vaid sarja andmed. Hanketoimikule lisatakse ka hanke nimetus ja viitenumber (selle olemasolul).

Näide:
RMK metsamajandusosakond
Juhtimine
1-30
Hangete dokumendid
Puiduveoteenuse tellimine
Viitenumber 087798
2009

7.1.4 Dokumentide ja nende registrite sarjad, mida tulenevalt RMK dokumentide loetelust peetakse struktuuriüksuse võrgukettal elektrooniliselt, moodustatakse vastava struktuuriüksuse dokumendihalduse eest vastutava töötaja poolt või töötaja poolt, kelle käes on vastavad paberkandjal dokumendid.

7.1.5 Struktuuriüksuse võrgukettale märgitakse vastavalt funktsiooni tähis ja nimi ning sarja tähis ja pealkiri.

Näide:
2 Personalitöö
2-54 Põhipalkade määramise käskkirjad
2-55 Põhipalkade määramise käskkirjade register

7.1.6 Töödokumendid paigutatakse soovi korral toimikutesse, mille seljale või kaanele tehakse märge selle kohta, et tegemist on töödokumentidega ja soovituslikult märgitakse toimikus olevate dokumentide ühine nimetus (nt Töödokumendid. Õigusaktide väljatrükid). Toimikule, millesse on paigutatud töödokumendid, ei kehti käesoleva korraga sätestatud nõuded.

7.1.7 Toimik koosneb üldjuhul (vt p 7.2.2 ja 7.2.3 erijuhud) ühe asjaajamisaasta jooksul tekkinud üheliigilistest dokumentidest. Kui dokumentide kogus on toimikus väike, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisaasta dokumendid. Lisaks saab moodustada asjapõhised ehk temaatiliselt ühte asja käsitlevaid toimikud, kus on eriliigilised ja üle mitme asjaajamisaasta dokumendid (nt IT projektid, teadusnõukogu dokumendid, auditid).

7.1.8 Dokumendihaldussüsteemis dokumentide haldamiseks loodavate funktsioonikaustade ja sarjade loomist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 14 „Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine“.

7.2 Dokumentide hoidmine ja kasutamine

7.2.1 Toimiku sees paigutatakse paberkandjal dokumendid kronoloogilises või muus loogilises järjestuses, mis on dokumendihaldusosakonnaga kokku lepitud.

7.2.2 Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse nii algatus- kui ka vastuskiri koos muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega. Sama asja käsitlevat (sama dokumendiviidaga) korduvat kirjavahetust hoitakse koos, kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Kui kirjavahetus kestab üle asjaajamise aasta, siis paigutatakse sama dokumendiviidaga seotud eelnev kirjavahetus viimase kirja juurde.

7.2.3 Asjaajamise aastast üleminevad lepingud paigutatakse vahelehega uue aasta toimikusse, lõppenud lepingud lähevad lõppemise aasta järgi säilitamisele.

7.2.4 Kui ühest dokumendist on nii faksi või e-posti teel tulnud eksemplar kui ka originaaldokument, paigutatakse toimikusse mõlemad juhul, kui dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui dokumenti enne originaali saabumist ei menetletud, säilitatakse ainult originaal. E-kirjale või faksile kantud saabumismärge kantakse üle originaaldokumendile.

7.2.5 Struktuuriüksuse võrgukettale salvestatud dokumentide failinimed peavad sisaldama dokumendi pealkirja või selle lühinimetust.

7.2.6 Elektroonilised dokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja sellises formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

7.2.7 Igapäevases asjaajamises olevate dokumentide originaaleksemplaride väljalaenutamine kajastatakse dokumendihalduse eest vastutava töötaja või töötaja, kelle valduses on toimikud, poolt dokumentide laenutamise registris.

7.2.8 Dokumentide ülevaatuse läbiviimist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 15 ”Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine”.

8. Teabe avalikustamine

8.1 Tulenevalt „Avaliku teabe seadusest“ peab RMK kui teabevaldaja võimaldama avalikkusele
teabenõude esitamise ja dokumendiregistriga tutvumise RMK veebilehe kaudu.
Sellest tulenevalt on RMK veebilehe kaudu kättesaadavad alates 01.07.2008 dokumendihaldussüsteemi sisestatud käskkirjade, juhatuse otsuste, saabunud ja väljasaadetud dokumentide ning dokumendihaldussüsteemi ja metsanduse infosüsteemi sisestatud lepingute dokumendiregistrid ning alates 01.01.2010 avalikus kasutamiseks mõeldud teabe puhul ka dokumendi sisu. Lisaks on veebilehe kaudu võimalik RMK-le esitada teabenõuet.

8.2 Teabe avalikustamisega seotud informatsioon on toodud dokumendis „Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave“.

8.3 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsupiirangu vormistamisega seotud informatsioon on toodud dokumendis „Juurdepääsupiirangu märke vormistamine“.

8.4 Kui dokumendi/toimiku läbivaatamisega on kiire või selle sisu ei soovita igaühele avaldada, siis tehakse suurtähtedega vastav kasutusmärge „KIIRE“ või „ISIKLIK“ nii dokumendi/toimiku esimese lehekülje paremasse ülanurka kui ka ümbrikule. Ametikirja ja selle ümbriku puhul tehakse märge ”ISIKLIK” adressaadivälja esimesele reale.
Märke tegemise otsustab allakirjutaja, ettepaneku selle kohta teeb dokumendi koostaja.

8.5 Arhivaalides sisalduva teabe kasutamist ja avalikustamist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 16.4 ”Arhivaalide kasutamine”.

9. Asjaajamise üleandmine

9.1 Enne töötaja töölepingu/juhatuse liikme ametilepingu peatumist või lõpetamist või töötaja teise struktuuriüksusesse üleviimist on töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud töötajale töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks.

9.2 Töötaja töölt vabastamisel, töösuhte peatumisel või teise struktuuriüksusesse üleviimisel annab töötaja asjaajamise toimikud ja üksikdokumendid akti alusel üle tema ametikohale määratud (või teda asendavale) töötajale, selle puudumisel vastava struktuuriüksuse juhile.

9.3 Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mis peab sisaldama:
• üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu;
• tähtajaks täitmata dokumentide loetelu;
• täitmisel olevate lepingute loetelu;
• üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu vastavalt RMK dokumentide loetelule.

9.4 RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel teise struktuuriüksusesse (nt metsaparanduse projektid) vormistatakse samuti üleandmise-vastuvõtmise akt.

9.5 Akti märgitakse asjaajamise üleandja ja vastuvõtja, asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja ametikohtade nimetused (olemasolul) ning akti eksemplaride arv ja jaotuskava. Jaotuskavva tuleb alati lisada dokumendihaldusosakonna juhataja.

9.6 Töölepingu peatumisel või lõpetamisel vormistatakse akt kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale ja teine jääb vastuvõtjale. Töötaja teise struktuuriüksusesse üleviimisel ja RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel vormistatakse akt ühes eksemplaris, mis jääb üleandja struktuuriüksusesse.
Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibinud isikud (olemasolul). Akti kinnitab üleandja vahetu juht. RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel akti ei kinnitata.

9.7 RMK juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama lisaks loetletud andmetele veel järgmisi andmeid:
• asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
• asutuse eelarvevahendite seis;
• asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja ametikohad;
• lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viited vastavalt dokumendiliigile;
• üldandmed asutuse arhiivi kohta.

9.8 RMK juhatuse esimehe vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitab keskkonnaminister.

9.9 Akt registreeritakse asjaajamist üleandva struktuuriüksuse, juhatuse esimehe vahetumisel dokumendihaldusosakonna, dokumendiregistris ja säilitatakse toimikus.

9.10 Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva töötaja, asutuse juhi või tema poolt määratud töötaja või nõukogu liikme juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti vastav märge.

9.11 Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

DOKUMENDIHALDUSE KORD

Dokumendihalduse korra peatükk kirjeldab infosüsteeme, kus RMK-s dokumente hallatakse ja lähemalt dokumendihaldussüsteemi, dokumendiringlust, dokumentide registreerimist ja registreid, funktsioonikaustade ja sarjade haldamist ning dokumentide ülevaatuse läbiviimist ja dokumentide kaasajastamist.

10. Infosüsteemid, kus dokumente hallatakse

10.1 Dokumente hallatakse alljärgnevates RMK infosüsteemides:
10.1.1 dokumendihaldussüsteem – määrusest ”Asjaajamise ühtsed alused” tulenevad andmed;
10.1.2 Kodulehekülg, intranet – RMK-t tutvustav jm infomaterjal;
10.1.3 Majandustarkvara Axapta – finantsandmed, personaliandmed;
10.1.4 Raamatupidamisdokumentide register – arved;
10.1.5 Metsainfosüsteem MIS – metsamajanduslike tööde andmed, lepingud, aktid, veoselehed;
10.1.6 Geograafiline infosüsteem GIS (RITA) - kasvava metsa hindamisandmed, aktid;
10.1.7 Geograafiline infosüsteem GIS (Teederegister) – teedega seotud lepingud, aktid;
10.1.8 Metsauuendusmoodul – metsauuendustööde nimekirjad, statistika jm aruanded;
10.1.9 Jahilubade elektrooniline süsteem – jahilubade andmed, aruanded;
10.1.10 Külastajaseire infosüsteem – külastajauuringute andmed, külastusmahu
seireandmed, loodusõppeprogrammide, ürituste ja kliendikontaktide andmed;
10.1.11 Riigivara register – riigivara puudutavad andmed.

10.2 Keskkonnaministeeriumist saabuvad dokumendid edastatakse ministeeriumi infosüsteemi poolt RMK dokumendihalduse spetsialistile, kes hõlmab dokumendid RMK dokumendihaldussüsteemi.
RMK poolt ettevalmistatud ja Keskkonnaministeeriumi ametnike poolt allkirjastamisele kuuluvad dokumendid hõlmatakse RMK poolse dokumendi koostaja poolt Keskkonnaministeeriumi dokumendihaldussüsteemi kooskõlastusringile.

11. Dokumendihaldussüsteem
11.1 Dokumendihaldussüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs (EVS-ISO 15489-1:2004).
11.2 RMK-s on dokumentide haldamiseks loodud dokumendihaldussüsteem (DHS) ehk infosüsteem, mis koosneb alljärgnevast:
1) organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid;
2) dokumendihalduse tegevused ehk toimingud dokumentidega;
3) dokumendihaldussüsteem (tarkvaraline rakendus ja tehnoloogia);
4) süsteemi kasutajad – inimesed.

11.3 Dokumendihaldussüsteem võimaldab süsteemis dokumente luua ja neid süsteemi üles laadida, lisada dokumendile sellega seotud isikuid, tegevuste tähtaegu ja neid jälgida, dokumendile seisukohta anda, dokumente kooskõlastada ja kinnitada, dokumentide vahelisi seoseid luua, dokumente elektroonilisel teel tutvustada, teostada dokumentide ülevaatust, dokumendile juurdepääsupiiranguid seada ja dokumente otsida, samuti kasutajal töölaua kaudu jälgida temaga seotud dokumente ja häälestada süsteemi kasutajapõhiselt.

11.4 Dokumendihaldussüsteemi oskuslikuks kasutamiseks on koostatud kasutusjuhend, mis on elektrooniliselt kättesaadav dokumendihaldussüsteemist.

11.5 Dokumendihaldussüsteemi arendamisel võetakse arvesse RMK vajadusi ja käesoleva korra peatükis 1 „Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid“ toodud seadusi, määrusi, standardeid, juhiseid ja juhendmaterjale.

11.6 Dokumendihaldussüsteem peab tagama dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kasutatavuse.

12. Dokumendiringlus

12.1 Sissetulevate dokumentide ringlus

12.1.1 Sissetulevate dokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi vastuvõtmine – esialgne läbivaatamine - registreerimine dokumendihaldussüsteemi- läbivaatamine juhi (juhtide) poolt – resolutsiooni sisestamine - edastamine dokumendi vastamise eest vastutaja(te)le

12.1.2 Sissetulevate dokumentide ringlus toimub „Sissetuleva info menetlemine” protsessiskeemi alusel, mis asub elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.

12.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus

12.2.1 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
täitmise jälgimine - seisukoha küsimine - kirjalik/suuline vastus - allakirjutamine – registreerimine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse - edastamine

12.2.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus toimub „Väljamineva info menetlemine - vastamine” protsessiskeemi alusel, mis asub elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.

12.2.3 Väljasaadetava vastusdokumendi vormistamise templiidid, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

12.3 Väljasaadetavate dokumentide ringlus

12.3.1 Väljasaadetavate dokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine –– kooskõlastamine - allakirjutamine – registreerimine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse - edastamine

12.3.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus toimub „Väljamineva info menetlemine - algatamine” protsessiskeemi alusel, mis asub elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.

12.3.3 Väljasaadetava dokumendi vormistamise templiidid, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

12.4 RMK siseste dokumentide ringlus

12.4.1 RMK siseste dokumentide (nt otsused, käskkirjad, korraldused, protokollid, aktid) ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine – kooskõlastamine – allakirjutamine – kinnitamine – registreerimine ja salvestamine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse – edastamine - tutvustamine - täitmise järelevalve

12.4.2 RMK siseste pöördumiste (avaldused, taotlused, seletuskirjad, esildised) ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine – allakirjutamine – registreerimine ja salvestamine dokumendihaldussüsteemi – dokumendi paigutamine toimikusse – edastamine – seisukohtade küsimine – resolutsiooni kandmine dokumendiregistrisse - edastamine täitjale

12.4.3 RMK siseste dokumentide ringlus toimub „Sisese info menetlemine”, „Juhatuse otsuse menetlemine“, „Käskkirja menetlemine“ protsesside skeemide alusel, mis asuvad elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.

12.4.4 RMK siseste dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.

12.5 Dokumendiringlusega seotud tähtajad

12.5.1 Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsiooniandja või peavastutaja resolutsioonis märgitud vastatav isik. Dokumendi vastamise tähtaega arvestatakse saabumisele järgnevast kalendripäevast.
Juhul, kui tekstis või resolutsioonis ei ole vastamise tähtaega märgitud, vastatakse dokumendile 30 kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
E-posti teel saabunud infopäringutele, millele vastamiseks ei ole vajalik lisateabe kogumine, tuleb vastata 2 tööpäeva jooksul.

12.5.2 Resolutsiooniandja või peavastutaja võib anda asja lahendamiseks ka lühema tähtaja. Tähtaega pikendada võib vastutava isiku motiveeritud taotluse alusel, mis tuleb esitada enne vastamise tähtaja saabumist. Taotluse rahuldab resolutsiooniandja või peavastutaja.

12.5.3 Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kuni kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise juhatuse esimees, juhatuse liige või struktuuriüksuse juht. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne vastamistähtaja saabumist.

12.5.4 Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab vastutav töötaja sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks.

12.5.5 Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on postiasutusele edastatud tähtpäeval või kui vastus on edastatud faksiga, e-postiga, käsipostiga tähtpäeval ning dokument on hõlmatud dokumendihaldussüsteemi.

12.5.6 Teabenõue loetakse täidetuks, kui teave on teabenõudjale edastatud tema poolt soovitud viisil ja korras, teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjat teavitatud või kui teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avalikustatud teabega.

12.5.7 Kui ühest dokumendist on nii faksi või e-posti teel tulnud eksemplar kui ka originaaldokument, siis dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksi või e-postiga saabumise kuupäevast.

12.5.8 Dokumendile vastamisest võib loobuda, kui:
1. isikut ei ole võimalik kindlaks teha;
2. puuduvad isiku kontaktandmed;
3. isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning dokument on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta;
4. isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi dokumendile vastust;
5. dokumendi sisu ei ole loetav või arusaadav;
6. dokumendile vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu RMK töökorralduse muutmist, takistab talle pandud ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi.

Punktide 3, 5 või 6 alusel vastamisest loobumisel edastatakse dokumendi esitajale viivitamata sellekohane teade. Teates näidatakse ära, milliste puuduste kõrvaldamisel oleks võimalik dokumendile vastata.

12.5.9 Dokumentidest, mille vastamise tähtaeg läheneb 1-5 päeva pärast ja dokumentidest, mille vastamise või lahendamise tähtaeg on ületatud, ülevaate saab dokumendihaldussüsteemi vastava struktuuriüksuse „Saabunud ja väljasaadetud dokumendid“ sarjavaatest. Samuti on võimalik peavastutajale ja vastutavale isikule teha meeldetuletus dokumendile vastamise või lahendamise tähtaja ületamise kohta.

12.5.10 RMK sisesed dokumendid kooskõlastatakse, kinnitatakse, antakse seisukoht või vastatakse 3 tööpäeva jooksul alates dokumendi saamisele järgnevast tööpäevast.

13. Dokumentide registreerimine

13.1 Dokumentide registreerimise nõuded
13.1.1 Dokumendid tuleb registreerida selleks, et:
1) fikseerida dokumendi saamise/väljasaatmise fakt;
2) võimaldada dokumendi leidmine liigi, viida, kuu­päe­­va, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, välja­and­ja, saatja või muude andmete alusel do­ku­mendi elutsükli kõigil etappidel;
3) tagada dokumentidest tulenevate ülesannete täht­aegse lahendamise kontrollimine;
4) tagada avalikkuse juurdepääs avalikustamisele kuuluvatele doku­men­tidele;
5) ta­gada dokumentide arvestus.

13.1.2 RMK asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar – 31. detsember). Dokumentide järjekorranumbrid registris algavad igal kalendriaastal number ühest, v.a asjapõhised toimikud (nt IT projektid, auditid).

13.1.3 RMK saabunud ja väljasaadetavate dokumentide all mõeldakse postiga, käsipostiga,
e-postiga ja faksiga saabunud või edasitoimetatavaid dokumente.

13.1.4 Saabunud dokumendid edastatakse registreerimiseks järgmiselt:
• suuline või kirjalik teabenõue edastatakse selle saaja poolt registreerimiseks dokumendihalduse eest vastutavale töötajale;
• e-postiga saabunud dokumendid edastatakse saaja poolt (kui on mitu saajat, siis edastab Saaja reale esimesena märgitud isik) e-posti teel registreerimiseks dokumendihalduse eest vastutavale töötajale;
• faksiga saabunud dokument edastatakse dokumendihaldusosakonna dokumendihalduse spetsialisti poolt registreerimiseks dokumendihalduse eest vastutavale töötajale;
• käsipostiga saabunud dokument edastatakse saaja poolt registreerimiseks dokumendihalduse eest vastutavale töötajale;
• postiga saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreerib dokumendihalduse eest vastutav töötaja.

Dokumendi saaja võib ka ise vastavate oskuste olemasolul dokumendi registreerida.

13.1.5 RMK-s kuuluvad registreerimisele kõik dokumendid v.a kutsed, tänukirjad, õnnitlused, kaastundeavaldused, perioodilised väljaanded, informatiivse sisuga materjalid, kirjad, millel adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik, reklaamid, raamatud, bülletäänid ja kirjad märkega “ISIKLIK”.
Juhul, kui kiri märkega “ISIKLIK” osutub ametialaseks, kuulub see registreerimisele.

13.1.6 Kui kirja saatja ei ole dokumendil märkinud oma aadressi ja see on kirjas ümbrikul, lisatakse ümbrik kirjale.

13.1.7 Teabenõuet ei registreerita, kui teabenõudest ei selgu, kes selle on esitanud või kui telefonitsi või suulisel pöördumisel on teabenõue koheselt täidetud.

13.1.8 Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise taotluse esitamise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

13.1.9 Dokumendid registreeritakse RMK dokumentide loetelus sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.
Erinevad dokumendid võivad kuuluda erinevatesse sarjadesse, kuid registreeritakse ühes saabunud ja väljasaadetud dokumentide registris.
Registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse koos nende lisadega.

13.1.10 RMK-s kehtib dokumentide ühekordse registreerimise nõue. Ühe struktuuriüksuse poolt registreeritud siseseid pöördumisi (avaldused, taotlused, seletuskirjad, esildised), käskkirju, korraldusi, protokolle, lepinguid, akte, teistes struktuuriüksustes nende saabumisel ei registreerita.

13.1.11 Registreerimisele ei kuulu ühe struktuuriüksuse poolt teisele saadetud dokumentide koopiad, registreerimisele kuulub koopiale lisatud kaaskiri, kui see on lisatud.

13.1.12 RMK sisese e-posti vahetuse korral kuuluvad registreerimisele e-kirjad, mis sisaldavad kõrgemalt positsioonilt antavaid korraldusi või mille sisu omab tõestavat või olulist informatsiooni.

13.1.13 Saabunud või väljasaadetavate lepingute projekte lepingute registris ei registreerita.
Saabunud lepinguprojekt edastatakse enne allkirjaõiguslikule isikule allakirjutamiseks esitamist lepingu objektiga seotud struktuuriüksusele või töötajale, kes vaatab projekti läbi ja viib sellesse koostöös lepingu teise poolega vajalikud muudatused, kooskõlastab projekti vajadusel teiste asjaomaste struktuuriüksustega ja õigusosakonna juhatajaga ning väljastab lepinguprojekti kahes eksemplaris RMK töötaja poolt allakirjutatuna koos kaaskirjaga teisele lepingupoolele. RMK poolt algatatav lepingu projekt saadetakse reeglina allakirjutatult kahes eksemplaris koos kaaskirjaga teisele lepingupoolele paludes lepingu üks eksemplar teise poole poolt allakirjutatult tagastada. Leping registreeritakse vastavas dokumendiregistris pärast lepingu allakirjutamist mõlema lepingupoole poolt.
Lepingute täitmiseks koostatavaid akte ei registreerita eraldi, vaid lepingu lisana. Aktidel peab kindlasti olema viide lepingule.

13.1.14 Dokumendi hõlmamisel dokumendihaldussüsteemi on kohustuslik lisada dokumendi sisu ehk fail v. a juhul, kui paberkandjal dokumendi digitaliseerimine ei ole tehniliselt võimalik (nt kaardimaterjal). Dokumendihaldussüsteemi hõlmatakse dokument peale selle allakirjutamist.

13.1.15 RMK võtab vastu digitaalselt allkirjastatud dokumente ja ka edastab digitaalselt allkirjastatud dokumente.

13.1.16 Saabunud ja väljasaadetud dokumentide registris tehakse digitaalselt allkirjastatud dokumendi korral vormingu tüübi väljale märge, et tegemist on digitaalallkirjastatud dokumendiga (.ddoc).

13.1.17 Kuni arhiivimooduli kasutuselevõtuni tuleb hoida ja säilitada dokumendid paberkandjal.
Dokumendi salvestajal tuleb digitaalselt allkirjastatud dokument koos allkirja(de) kinnituslehega välja trükkida ja kinnitada dokumendi väljatrüki õigsust oma allkirjaga.

13.1.18 Dokument on registreeritud, kui talle on antud dokumendiviit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad registriandmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.

13.2 Dokumentide registrid

13.2.1 Dokumendiregistrisse kantavad dokumendi registriandmed sõltuvad dokumendi liigist.

13.2.2 Dokumendihaldussüsteemi või struktuuriüksuse võrgukettal asuvast dokumendiregistrist tehakse väljatrükk, mis lisatakse asjaajamisperioodi lõpus toimiku juurde.
Saabunud ja väljasaadetud dokumentide registrist tehakse väljatrükk registris olevate sarjade kaupa ja registrid paigutatakse vastava toimiku juurde.

13.2.3 Registri pealdis peab olema varustatud järgmiste andmetega: struktuuriüksuse nimi, vastavalt dokumentide loetelule funktsiooni nimetus, sarja tähis ja pealkiri ning asjaajamisaasta.

13.3 Otsuste, käskkirjade ja korralduste register

13.3.1 Juhatuse otsused, põhitegevuse käskkirjad, hangete käskkirjad, personalikäskkirjad ning puhkuste- ja välislähetuste käskkirjad registreeritakse dokumendihaldussüsteemis. Palgakorraldused ja palgaga seotud käskkirjad registreeritakse vastava struktuuriüksuse võrgukettal.

13.3.2 Juhatuse otsuse, käskkirja ja korralduse registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) väljaandja; 5) liik (põhitegevuse käskkirjadel); 6) pealkiri; 7) jõustumise kuupäev; 8) allakirjutaja; 9) koostaja;
10) andmed käskkirja või korralduse kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, muudetud);
11) juurdepääsupiirangud.


13.4 Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide register

13.4.1 Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid, hangetega seotud kirjavahetus ning loodushoiu tellimused-pakkumused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) saabumise või saatmise kuupäev; 4) dokumendi suund; 5) saatja või saaja nimi; 6) dokumendi kuupäev; 7) saatja poolt märgitud dokumendiviit;
8) dokumendi liik; 9) pealkiri; 10) dokumendi lisade nimetused ja arv; 11) edastamise viis;
12) struktuuriüksus; 13) lahendamise tähtaeg; 14) täitmismärge; 15) juurdepääsupiirangud.

13.4.2 Kõrgemalseisvate organite õigusaktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) saabumise kuupäev; 4) saatja nimi;
5) õigusakti kuupäev; 6) saatja poolt märgitud dokumendiviit; 7) pealkiri; 8) õigusakti lisade nimetused ja arv; 9) edastamise viis; 10) struktuuriüksus; 11) täitmismärge;
12) juurdepääsupiirangud.

13.4.3 Tõendid, volikirjad, õiendid ja garantiikirjad registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) saatmise kuupäev; 4) saaja nimi;
5) dokumendi kuupäev; 6) dokumendi liik; 7) pealkiri; 8) dokumendi lisade nimetused ja arv;
9) edastamise viis; 10) struktuuriüksus; 11) täitmismärge; 12) juurdepääsupiirangud.

13.5 Protokollide register

13.5.1 RMK nõukogu, auditikomitee, juhatuse, krediidikomitee koosolekute protokollid, juhtimisega seotud koosolekute protokollid, hangetega seotud protokollid ja töökoosolekute protokollid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) pealkiri, milles kajastub organi nimetus; 5) struktuuriüksus; 6) juurdepääsupiirangud.

13.5.2 Jahiprotokollid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) jahiprotokolli indeks; 4) ettevõte; 5) riik; 6) klient;
7) jahimeeste arv; 8) saabumise aeg; 9) lahkumise aeg; 10) majutuspäevade arv; 11) jahipäevade arv; 12) kütitud ulukid ja nende arv; 13) haavatud ulukid ja nende arv; 14) möödalaskude arv;
15) võimaluste arv; 16) märkused; 17) struktuuriüksus; 18) juurdepääsupiirangud.

13.6 Aktide register

13.6.1 Vara ja asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid, asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid, metsaparanduse kapitaalmahutuste aktid, metsaparanduse uuendustööde aktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) pealkiri;
5) struktuuriüksus; 6) juurdepääsupiirangud.

13.6.2 Vara mahakandmise ja vara üleandmise-vastuvõtmise aktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) pealkiri; 5) akti liik;
6) struktuuriüksus; 7) juurdepääsupiirangud.

13.6.3 Harvesteride kontrollmõõtmise aktid ja aruanded registreeritakse dokumendihaldus-süsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) kontrollitava nimi;
6) operaatori nimi; 7) masina mark; 8) kontrollmõõtja nimi; 9) struktuuriüksus;
10) juurdepääsupiirangud.

13.6.4 Metsamajandustööde kontrollaktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) teema; 6) vastutaja nimi;
7) hindaja nimi; 8) struktuuriüksus; 9) juurdepääsupiirangud.

13.6.5 Metsamaterjali kontrollmõõtmise aktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) sortimendi nimi;
6) kontrollmõõtja nimi; 7) struktuuriüksus; 8) kontrollitava nimi; 9) juurdepääsupiirangud.

13.6.6 Metsamuuseumi üleandeaktid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) vastuvõtja;
5) museaali number; 6) juurdepääsupiirangud.

13.6.7 Metsamuuseumi vastuvõtuaktid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) vastuvõtmise kuupäev; 4) üleandja; 5) juurdepääsupiirangud.

13.6.8 Metsamuuseumi väljaandeaktid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) kasutaja; 5) museaali number; 6) tagastamisaeg; 7) juurdepääsupiirangud.

13.7 Lepingute register

13.7.1 Põhitegevusega seotud lepingud, hankelepingud, füüsiliste isikutega sõlmitud teenuse osutamise lepingud ja aktid, RMK töötajatega sõlmitud lepingud, praktikalepingud, teede ja kuivendussüsteemide projekteerimise töövõtulepingud, tingimuste kokkulepped ja lepingud teiste kinnisasjade omanikega, metsakasvatusteenuse töövõtulepingud, metsaparandusteenuse töövõtulepingud, muude teenuste töövõtulepingud, lepingud teiste kinnisasjade omanike või –valdajatega, energiapuidu tootmise töövõtulepingud, teede ja kuivendussüsteemide rekonstrueerimise ja ehitamise töövõtulepingud, muude saaduste müügilepingud, kasvava metsa raieõiguse müügilepingud, jäätmekäitluse lepingud, RMK hoonete ja ruumide kasutamise kokkulepped, tellimuste kinnitused, jahimajanduslike tööde töövõtulepingud ja jahipiirkonna kasutusõiguse load registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) hanke viitenumber;
7) lepingu liik; 8) lepingu objekt; 9) lepingu jõustumise kuupäev; 10) lepingu lõppemise kuupäev; 11) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 12) juurdepääsupiirangud.

13.7.2 Teiste isikute õigustega riigimetsamaal seotud lepingud registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) lepingu liik; 7) lepingu objekt; 8) koormatava maa katastritunnus; 9) koormatava maa riigivara number; 10) lepingu jõustumise kuupäev; 11) lepingu lõppemise kuupäev; 12) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 13) juurdepääsupiirangud.

13.7.3 Hoonete ja ruumide üüri- ja rendilepingud registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) lepingu liik; 7) lepingu objekt; 8) riigivara number; 9) lepingu jõustumise kuupäev; 10) lepingu lõppemise kuupäev;
11) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 12) juurdepääsupiirangud.

13.7.4 Maakorraldustoimingute teostamisega seonduvad lepingud registreeritakse dokumendi-haldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) hanke viitenumber, 7) lepingu liik; 8) lepingu objekt; 9) lepingu toiming; 10) objekti katastritunnus; 11) lepingu teise poole kontaktisik; 12) lepingu teise poole registrikood; 13) lepingu teise poole maakorralduslitsentsi number; 14) lepingu jõustumise kuupäev; 15) lepingu lõppemise kuupäev;
16) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 17) juurdepääsupiirangud.

13.7.5 Kinnisasjade müügi- ja tasuta võõrandamise lepingud, vallasvara võõrandamise lepingud registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) lepingu liik; 7) lepingu objekt; 8) vara üleandmise kuupäev; 9) vara objektid ja riigivara numbrid; 10) lepingu summa;
11) notariaalne registrinumber; 12) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 13) juurdepääsu-piirangud.

13.7.6 Ehitise ehitamise ja projekteerimisega seotud lepingud, ehitise haldamisega seotud lepingud
registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) hanke viitenumber;
7) lepingu liik; 8) lepingu objekt; 9) riigivara number; 10) lepingu jõustumise kuupäev;
11) lepingu lõppemise kuupäev; 12) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 13) juurdepääsu-piirangud.

13.7.7 Nõusolekud maa tasuta kasutamiseks registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) lepingu liik; 7) kinnistu nimi; 8) kinnisturaamatu registriosa number; 9) maakond, vald, küla/asutusüksus; 10) katastritunnus;
11) pindala; 12) lepingu jõustumise kuupäev; 13) lepingu lõppemise kuupäev; 14) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 15) juurdepääsupiirangud.

13.7.8 Maade jahimajandusliku kasutamise lepingud registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) lepingu teise poole lepingu number; 6) lepingu liik; 7) lepingu objekt; 8) jahipiirkond; 9) pindala; 10) lepingu jõustumise kuupäev; 11) lepingu lõppemise kuupäev; 12) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja; 13) juurdepääsupiirangud.

13.7.9 Raie- ja kokkuveoteenuse töövõtulepingud, veolepingud, metsamaterjali müügilepingud, ekspedeerimislepingud registreeritakse metsanduse infosüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lepingu allakirjutamise kuupäev; 4) lepingu teise poole nimi ja allakirjutaja; 5) hanke viitenumber; 6) lepingu liik; 7) lepingu objekt; 8) lepingu jõustumise kuupäev; 9) lepingu lõppemise kuupäev; 10) sõlmija struktuuriüksus ja allakirjutaja;
11) juurdepääsupiirangud.

13.7.10 Töölepingud registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) töölepingu number; 2) töölepingu sõlmimise kuupäev; 3) töölepingu tähtaeg; 4) katseaeg;
5) töötaja ees- ja perekonnanimi; 6) struktuuriüksus ja ametinimetus; 7) töölepingu lõppemise kuupäev; 8) märkused töölepingu üleandmise või lõpetamise kohta.

13.8 Lähetustunnistuste register

13.8.1 Lähetustunnistused registreeritakse vastava struktuuriüksuse võrgukettal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) lähetatud töötaja nimi; 4) ametinimetus;
5) struktuuriüksus; 6) sihtpunkt; 7) lähetuse aeg; 8) päevade arv.

13.9 Pitsatijäljendite register

13.9.1 Pitsatijäljendid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) pitsati jäljend; 3) pitsati kirjeldus; 4) kellele üle antud (kuupäev, töötaja ja struktuuriüksuse nimi, töötaja allkiri); 5) pitsati tagastamise kuupäev; 6) vastuvõtja nimi ja allkiri; 7) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number.

13.10 Kontrolli- ja revisjoniaktide, protokollide ja ettekirjutuste register

13.10.1 Kõrgemalseisvate struktuuriüksuste kontrolli- ja revisjoniaktid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) dokumendi kuupäev; 4) struktuuriüksus, kes kontrolli on teostanud; 5) struktuuriüksus, kelle üle kontroll on teostatud; 6) kontrolli või järelevalve teema;
7) juurdepääsupiirangud.

13.10.2 Kontrolli- ja järelevalve asutuste aktid, protokollid ja ettekirjutused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) dokumendi kuupäev; 4) kontrolli või järelevalve teostanud asutus; 5) kontrolli või järelevalve teema; 6) dokumendi liik, mis esitati kontrolli või järelevalve käigus; 7) dokumendi liik, milles sisaldub kontrolli või järelevalve otsus/järeldus;
8) kontrolli või järelevalve asutuse dokumendiviit; 9) dokumendi saabumise kuupäev;
10) struktuuriüksus; 11) juurdepääsupiirangud.

13.11 Tööraamatute register

13.11.1 Tööraamatud registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) tööle võtmise või tööraamatute täitmise kuupäev; 3) ees- ja perekonnanimi; 4) ametinimetus; 5) tööraamatu seeria ja number; 6) struktuuriüksus; 7) töölepingu number ja kuupäev; 8) tööraamatu eest vastutava isiku allkiri; 9) töölepingu lõpetamisel lepingu number ja kuupäev; 10) tööraamatu kättesaanud töötaja allkiri.

13.12 Töötõendite register

13.12.1 Töötõendid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) töötõendi number; 2) ees- ja perekonnanimi; 3) ametinimetus; 4) struktuuriüksus; 5) töötõendi väljaandmise kuupäev; 6) töötõendi kehtivuse lõppkuupäev; 7) töötaja allkiri tõendi tagastamise kohta.

13.13 RMK töötajate tööst põhjustatud haigestumiste, tööõnnetuste ja kutsehaiguste register

13.13.1 RMK töötajate tööst põhjustatud haigestumised, tööõnnetused ja kutsehaigused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) struktuuriüksus;
6) juurdepääsupiirangud.

13.14 Töövõtjate töötajate tööõnnetuste teatiste register

13.14.1 Teatised töövõtjate töötajate tööõnnetuste kohta registreeritakse dokumendihaldus-süsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) töövõtja nimi; 4) töötaja ametinimetus; 5) tehtava töö liik; 6) tööõnnetuse toimumise aeg; 7) tööõnnetuse toimumiskoht; 8) tööõnnetuse raskusaste;
9) juurdepääsupiirangud.

13.15 Tunnistuste ja tõendite register

13.15.1 Tunnistused ja tõendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) ees- ja perekonnanimi;
5) sünniaeg; 6) koolituse nimetus; 7) koolituse kood; 8) koolituse algusaeg; 9) koolituse lõpuaeg;
10) struktuuriüksus; 11) juurdepääsupiirangud.

13.16 Väljastatud veoselehtede register

13.16.1 Väljastatud veoselehed registreeritakse metsanduse infosüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) struktuuriüksus; 2) veoselehe number; 3) väljastamise kuupäev; 4) kellele väljastatud;
5) väljastaja nimi; 6) veoki riiklik registrinumber

13.17 Väljastatud saatelehtede register

13.17.1 Väljastatud saatelehed registreeritakse metsanduse infosüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) struktuuriüksus; 2) saatelehe number; 3) väljastamise kuupäev; 4) kellele väljastatud;
5) väljastaja nimi.

13.18 Jäätmete saatekirjade register

13.18.1 Jäätmete saatekirjad registreeritakse vastava struktuuriüksuse võrgukettal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) seeria number; 3) väljastamise kuupäev; 4) vastuvõtja; 5) struktuuriüksus.


13.19 Tervisetõendite register

13.19.1 Tervisetõendid registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) väljaandmise kuupäev; 4) ees- ja perekonnanimi;
5) ametinimetus; 6) töölepingu/lepingu number; 7) tervisetõendi kehtivuse aeg; 8) struktuuriüksus.

13.20 Seemnepartiide dokumentide register

13.20.1 Puistute ülevaatuse õiendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) õiendi number; 6) puistu ülevaatuseks esitaja andmed; 7) ülevaatuse kuupäev; 8) puistu asukoht; 9) ülevaadatud puistust varutud seeme; 10) struktuuriüksus; 11) juurdepääsupiirangud.

13.20.2 Seemnepartiide päritolutunnistused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) päritolutunnistuse number;
6) tunnistuse väljaandja; 7) seemnepartii moodustamise kuupäev; 8) puuliik; 9) struktuuriüksus;
10) juurdepääsupiirangud.

13.20.3 Seemnepartiide põhitunnistused ja analüüsi protokollid registreeritakse dokumendihaldus-süsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) põhitunnistuse number;
6) analüüsi protokolli number; 7) puuliik; 8) struktuuriüksus; 9) juurdepääsupiirangud.

13.20.4 Aktid seemneproovi võtmise ja mahakandmise kohta registreeritakse dokumendihaldus-süsteemis ning registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) proovi võtmise koht;
6) struktuuriüksus; 7) juurdepääsupiirangud.

13.21 Metsataimepartiide dokumentide register

13.21.1 Metsataimepartiide päritolutunnistused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) päritolutunnistuse number;
6) tunnistuse väljaandja; 7) metsataimepartii moodustamise kuupäev; 8) puuliik; 9) istutusmaterjali omanik või tootja; 10) struktuuriüksus; 11) juurdepääsupiirangud.

13.21.2 Metsataimepartiide põhitunnistused registreeritakse dokumendihaldussüsteemis ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) asjaajamise tähis; 3) kuupäev; 4) pealkiri; 5) põhitunnistuse number;
6) puuliik; 7) taimepartii päritolutunnistuse number; 8) tarnija nimi; 9) struktuuriüksus;
10) juurdepääsupiirangud.

13.22 Dokumentide ja arhivaalide laenutamise register

13.22.1 Dokumentide ja arhivaalide laenutamine registreeritakse paberkandjal ja registri andmed on järgmised:
1) järjekorranumber; 2) laenutamise kuupäev; 3) laenutaja nimi; 4) dokumendi/arhivaali andmed (pealkiri, aasta, sarja tähis, lehtede arv); 5) dokumendi/arhivaali tagastamise kuupäev; 6) laenutaja allkiri; 7) vastuvõtja nimi; 8) vastuvõtja allkiri.

14. Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine

14.1 Tulenevalt RMK dokumentide loetelust koostatakse dokumendihaldusosakonna juhataja poolt „RMK dokumendihaldussüsteemi sarjade ja dokumentide salvestajate loetelu“, mille kinnitab RMK juhatuse esimees.

14.2 Dokumendihaldussüsteemis luuakse süsteemi peakasutaja poolt tulenevalt „RMK dokumendihaldussüsteemi sarjade ja dokumentide salvestajate loetelust“ funktsioonikaustad ja sarjad, kuhu hõlmatakse dokumentide salvestajate poolt asjaajamisperioodide jooksul loodud ja saadud ametlikud dokumendid.

14.3 Funktsioonikaustad ja sarjad, mis on RMK dokumentide loetelu muutmise käigus kehtivast loetelust eemaldatud, tähistatakse peakastutaja poolt tähisega „P“ ehk passiivne.

14.4 Töödokumentide loomiseks ja ametlikest dokumentidest viidete tegemiseks dokumendihaldussüsteemi luuakse süsteemi kasutajate poolt dokumendihaldussüsteemi kasutaja töölauale vastavad kaustad.

14.5 Sarjas on üldjuhul üheliigilised dokumendid. Lisaks saab moodustada sarja nn asjapõhised toimikud, kus on eriliigilised ja üle mitme asjaajamisaasta dokumendid (nt IT projektid, teadusnõukogu dokumendid, auditid).

14.6 Sarja/toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises (reeglina numbri või kuupäeva) järjestuses, mida kasutaja saab süsteemis ka muuta.

15. Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine

15.1 Dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtted

15.1.1 RMK-s loodavate ametlike dokumentide puhul tuleb järgida käesoleva korraga sätestatud kõiki nõudeid.

15.1.2 Enne dokumentide väljaandmist tuleb veenduda nende adekvaatsuses ja peale dokumentide kinnitamist viia läbi nende korralist ülevaatust.

15.1.3 Dokumentide ülevaatus viiakse läbi nii paberkandjal dokumentide, nende olemasolu korral, kui ka dokumendihaldussüsteemis olevate dokumentide hulgas vähemalt kord aastas. Märge dokumendi ülevaatuse kohta säilitatakse dokumendihaldussüsteemis dokumendi andmete juures.

15.1.4 Ülevaatuse tulemusena dokumendid kas kaasajastatakse ja taaskinnitatakse või tunnistatakse kehtetuks.

15.1.5 Märge dokumendi muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta tehakse nii paberkandjal dokumendile, selle olemasolul, kui ka dokumendihaldussüsteemis olevale dokumendile.

15.1.6 Dokumendihaldussüsteemis on kättesaadavad dokumentide ajakohased versioonid, aegunud dokumendid on nii paberkandjal kui ka dokumendihaldussüsteemis vastavalt tähistatud.

15.1.7 Käesoleva korra peatükis 15 nimetamata dokumentide ülevaatuse läbiviimine on korraldatud teiste juhatuse otsuste või juhatuse liikme ja struktuuriüksuse juhi käskkirjaga.

15.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade ülevaatus ja kaasajastamine

15.2.1 Dokumendihalduse eest vastutav töötaja või töötaja, kelle valduses on toimikud, on kohustatud vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, jälgima juhatuste otsuste ja põhitegevuse käskkirjade paigutamist toimikutesse ning nende kehtivust toimikutes ja dokumendihaldussüsteemis.

15.2.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade aktuaalsuse ja ajakohasuse ülevaatuseks on juhatuse otsused ja põhitegevuse käskkirjad nende dokumendihaldussüsteemi salvestaja poolt suunatud juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja koostaja struktuuriüksuse juhi, metsakasvatuse tegevusvaldkonnas peaspetsialisti dokumendihaldussüsteemi töölaua vastavasse alajaotusesse. Peaspetsialist konsulteerib vajadusel juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja aktuaalsuse ja ajakohasuse üle vastava juhatuse liikmega ning sisestab dokumendihaldussüsteemi märke juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja ülevaatuse kohta.

15.2.3 Vajadusel tuleb koostada uus juhatuse otsus ja põhitegevuse käskkiri ning muudetud või kehtetuks tunnistatud juhatuse otsusele ja põhitegevuse käskkirjale tuleb teha märge kehtetuks tunnistamise või muutmise kohta (paberkandjal ja dokumendihaldussüsteemis) pärast uue juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja väljaandmist.

15.3 Töökorralduse juhendmaterjalide ülevaatus ja kaasajastamine

15.3.1 Töötaja, kelle poolt on juhendmaterjalid koostatud, on kohustatud vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, jälgima dokumendihaldussüsteemi sisestatud juhendmaterjalide aktuaalsust ja ajakohasust.

15.3.2 Juhendmaterjalide aktuaalsuse ja ajakohasuse ülevaatuseks on juhendmaterjal dokumendihaldussüsteemi sisestaja poolt suunatud juhendmaterjali koostaja struktuuriüksuse juhi, metsakasvatuse tegevusvaldkonnas vastava peaspetsialisti dokumendihaldussüsteemi töölaua vastavasse alajaotusesse. Peaspetsialist konsulteerib vajadusel juhendmaterjali aktuaalsuse või ajakohasuse üle vastava juhatuse liikmega ning sisestab dokumendihaldussüsteemi märke juhendmaterjali ülevaatuse kohta.

15.3.3 Kehtetutele töökorralduse juhendmaterjalidele tuleb dokumendihaldussüsteemis teha märge kehtetuks tunnistamise kohta.

15.4 Lepingute ülevaatus ja kaasajastamine

15.4.1 Dokumendihalduse eest vastutav töötaja või töötaja, kelle valduses on toimikud, on kohustatud vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, jälgima lepingute paigutamist toimikutesse ja lepingute kehtivust toimikutes. Täidetud lepingud ja nende juurde kuuluvad dokumendid eraldatakse täitmisel olevate lepingute toimikust ja antakse arhiveerimiseks pärast asjaajamisperioodi lõppu.

15.4.2 Struktuuriüksuse juht, metsakasvatuse tegevusvaldkonnas vastav peaspetsialist, vastutab oma struktuuriüksuse või valdkonnaga seonduvate lepingute aktuaalsuse jälgimise eest.

ARHIIVIHALDUSE KORD

Arhiivihalduse korra peatükk kirjeldab arhivaalide koondamist ja säilitamist, arvelevõttu, kasutamist, üleandmist ja hävitamist.

16. Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine

Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine toimub „Arhivaalide menetlemine” protsessiskeemi alusel, mis asub elektrooniliselt dokumendihaldus-süsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.

16.1 Arhivaalide koondamine

16.1.1 Aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid koondatakse struktuuriüksuste kaupa dokumendihaldusosakonnaga kokkulepitud kontorisse või dokumendihoidlasse.

16.1.2 Sellised toimikud, mis ei hõlma vaid ühe asjaajamisperioodi jooksul tekkinud dokumente, hoitakse kuni asja lõpetamiseni st viimase dokumendi tekkimiseni, tööruumides ja seejärel eraldatakse arhiveerimiseks.

16.1.3 Optimaalne dokumentide koondamise aeg on kolm kuud peale aktiivsest asjaajamisest väljumist.

16.1.4 Pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hiljemalt kolm aastat peale nende loomist või saamist dokumendihoidlasse.

16.1.5 Dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialistil on õigus kontrollida, kas dokumendihoidlasse vastuvõetavad toimikud on tähistatud vastavalt käesoleva korra peatükis 7.1 „Toimikute moodustamine“ toodud nõuetele ja kas dokumendid on toimikutesse paigutatud vastavalt käesoleva korra peatükis 7.2 „Dokumentide hoidmine ja kasutamine“ toodud nõuetele.
Juhul, kui nimetatu ei vasta nõuetele, on dokumendihalduse ja arhiivinduse spetsialistil õigus tagastada toimikud nõuetekohaseks vormistamiseks.

16.2 Arhivaalide säilitamine tööruumides ja dokumendihoidlas

16.2.1 Dokumendihalduse eest vastutav töötaja või töötaja, kelle käes on toimikud, peab tööruumides dokumente hoidma korrastatult ja tähistatud toimikutes. Dokumente tuleb kaitsta liigse valguse, õhutemperatuuri kõikumise ja niiskuse eest.

16.2.2 Dokumendihoidlas säilitatavaid arhivaale korrastab, peab arvestust, korraldab üleandmist ja hävitamist ning vahendab arhivaalides sisalduvat teavet kas dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialist omades vastavat oskust ja teavet või isik, kes omab arhiiviteenuse tegevusluba.

16.2.3 Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võib jätta samadesse toimikutesse, millesse need koondati asjaajamisaastal ja korrastada lihtsustatult.

16.2.4 Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid valmistatakse dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialisti poolt säilitamiseks ette vastavalt arhiivieeskirjas toodud juhistele.

16.2.5 Arhivaale hoitakse vastavuses arhivaalide loeteluga kuni avalikku arhiivi üleandmiseni või arhivaalide hävitamiseni.
16.2.6 Arhivaalid, mille säilitustähtaeg ei ole möödunud, kuid mis on kas osaliselt või täielikult muutunud kasutuskõlbmatuks, tuleb enne hävitamist kopeerida, kui arhivaali seisund seda võimaldab.

16.2.7 RMK dokumendihoidlate nimistu koos kirjeldustega on toodud dokumendis „RMK dokumendihoidlad“. Arhivaalide säilimine ja ohutus dokumendihoidlates tagatakse ohuplaaniga.

16.3 Arhivaalide loetelu koostamine

16.3.1 Arhivaalide loetelu on RMK-s loodud ja saadud dokumentide ja arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse üles kõik asjaajamises tekkinud toimikud.

16.3.2 Asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu.

16.3.2.1 Osakonnad ja siseaudititalitus koostöös dokumendihalduse spetsialistiga koostavad arhivaalide loetelu kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu. Dokumendihalduse spetsialist paneb saadud info põhjal kokku ühise arhivaalide loetelu.

16.3.2.2 Metskonnad, regioonid, talitused ja Sagadi metsakeskus koostöös arhiivinduse spetsialistiga koostavad arhivaalide loetelu kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu. Arhiivinduse spetsialist paneb saadud info põhjal kokku struktuuriüksuste kaupa arhivaalide loetelud.

16.3.3 Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud RMK dokumentide loetelus kehtestatud sarjade kaupa. Iga sarja kohta koostatakse eraldi loetelu, mida edaspidi täiendatakse igal aastal. Erinevaid dokumendiliike sisaldavad toimikud arhiveeritakse toimikupõhiselt (nt hanke dokumendid, IT projektid, siseauditi dokumendid).

16.3.3.1 Tähtajatu perioodiga lepinguid hoitakse toimikutes kuni lepingu lõppemiseni, arhivaalide loetellu kantakse märge sellise toimiku avamise kohta. Kui toimik suletakse, siis tehakse vastav märge viimase lepingu lõppemise kuupäeva järgi.

16.3.4 Arhivaalide loetellu märgitakse:
1) RMK struktuuriüksuse nimi; 2) funktsioon; 3) sarja tähis; 4) sarja nimetus;
5) säilitustähtaeg; 6) toimiku järjekorranumber; 7) toimiku pealkiri; 8) toimikute hulk;
9) arhivaalide piirdaatumid; 10) asukoht (töötaja nimi, kontori nimi); 11) üleandmine-hävitamine; 12) märkused.

16.3.5 Arhivaalide üleandmiseks või hävitamiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamise või üleandmise-vastuvõtmise aktile (akti kuupäev, number).

16.3.6 Arhivaalide loetelud salvestatakse dokumendihalduse ja arhiivinduse spetsialistide poolt dokumendihaldussüsteemi vastava struktuuriüksuse sarja „Arhivaalide loetelud“ ja säilitatakse elektrooniliselt.

16.3.7 Arhivaalide loetellu lisatud andmete põhjal esitatakse dokumendihalduse ja arhiivinduse spetsialisti poolt iga aasta 1. aprilliks Arhiiviregistrile täiendavad andmed.

16.4 Arhivaalide kasutamine

16.4.1 Juurdepääs arhivaalile on vaba alates tema koostamisest või saamisest, v.a:
- riigisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid;
- asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud arhivaalid.

16.4.2 RMK töötajad saavad oma tööülesannete täitmiseks laenutada dokumendihoidlast dokumente või tellida nendest koopiaid. Väljaantud dokumendid registreeritakse dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialisti poolt arhivaalide laenutusregistris.

16.4.3 Dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialist vahendab teavet arhivaalide (dokumentide) olemasolu kohta ning arhivaalides sisalduvat teavet nii juriidiliste kui ka füüsiliste isikute suuliste ja kirjalike järelpärimiste alusel.

16.4.4 Kohtu ja kohtueelsete menetlejate nõudel valmistatakse originaaldokumentidest enne nende väljastamist koopiad, mis paigutatakse toimikusse sealt väljavõetud dokumentide asemele. Koopiale tehakse märge, kellele ja millal anti originaaldokument. Väljaantud dokumendid registreeritakse dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialisti poolt arhivaalide laenutusregistris ja saadetakse nimetatud asutustele dokumendihaldusosakonna juhataja allkirjastatud kaaskirjaga.

16.4.5 Arhiiviteatis on tõestatud dokument säilitamisele kuuluvates materjalides esinevatest andmetest mingi küsimuse, teema või isiku kohta. Teatis vormistatakse vastuskirjana kirjaplangil, mille allkirjastab dokumendihaldusosakonna juhataja ja millele lisatakse RMK pitser. Kui teatist pole võimalik väljastada, teatatakse selle põhjus.

16.4.6 Teatise koostisosad on:
• juriidiliste või füüsilise isiku taotluse kokkuvõtlik taasesitus;
• teatises kasutatud arhivaali lühikirjeldus (dokumendi liik, loomise või saamise kuupäev);
• fakte sisaldav tekst, mis kajastab taotluse objekti;
• arhivaali leidandmed.

16.4.7 Arhivaalist tehtud koopia, ärakiri või väljavõte edastatakse järelpärimise esitajale dokumendihaldusosakonna juhataja allkirjastatud kaaskirjaga.

16.5 Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi

16.5.1 RMK arhiiviväärtusega arhivaalid on määratletud Rahvusarhiivi poolt 27.11.2008 välja antud hindamisotsusega nr 767 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhi- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkivate dokumentide eelhindamine arhiiviväärtuse määramiseks ja hävitamiseks eraldamise lihtsustamiseks“.

16.5.2 Arhiiviväärtusega arhivaali avalikku arhiivi üleandmise kohustus tekib 20 aastat pärast arhivaali tekkimist ja sellega seotud asjaajamise lõppemist.

16.5.3 RMK arhiiviväärtusega arhivaalid antakse avalikku arhiivi enne üleandmiskohustuse tekkimist juhul, kui RMK tegevus lõpetatakse või arhivaalid on hävimisohus.

16.5.4 Enne arhivaalide üleandmist arhivaalid hinnatakse, kontrollitakse ja korrastatakse vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

16.5.5 Arhivaalide üleandmine vormistatakse kirjaliku üleandmise-vastuvõtmise aktiga. Arhivaalidele lisatakse nimistud kahes eksemplaris.

16.6 Arhivaalide hävitamine

16.6.1 Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks.

16.6.2 Arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialist arhivaalide hävitamiseks vormikohase akti.

16.6.3 Tulenevalt Rahvusarhiivi poolt 27.11.2008 välja antud hindamisotsusele nr 767 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhi- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkivate dokumentide eelhindamine arhiiviväärtuse määramiseks ja hävitamiseks eraldamise lihtsustamiseks“ esitab dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialist hävitamise akti hindamiseks kas dokumendihaldusosakonna juhatajale või avalikule arhiivile.

16.6.4 Dokumendihalduse või arhiivinduse spetsialist korraldab arhivaalide hävitamise hävitamisaktis kindlaksmääratud mahus peale arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamisest dokumendihaldusosakonna juhatajalt ühe nädala jooksul või Rahvusarhiivilt ühe kuu jooksul.

17. Viited

17.1 RMK firmastiili käsiraamat
17.2 Dokumentide vormistamise templiidid, vormid, näidised ja juhendmaterjalid
17.3 RMK protsesside loetelud
17.4 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave
17.5 Juurdepääsupiirangu märke vormistamine
17.6 Dokumendihaldussüsteem
17.7 Dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhend
17.8 Sissetuleva info menetlemine
17.9 Väljamineva info menetlemine - vastamine
17.10 Väljamineva info menetlemine - algatamine
17.11 Sisese info menetlemine
17.12 Juhatuse otsuse menetlemine
17.13 Käskkirja menetlemine
17.14 Arhivaalide menetlemine
17.15 RMK dokumendihoidlad