RMK protsessijuhtimise eeskirja kinnitamine

RMK protsessijuhtimise juhendi kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 09.01.2007 määruse nr 4 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhimäärus” § 15 lõike 2 punkti 9 ja § 19 lõike 1 alusel

1. K i n n i t a d a alates 01.07.2020 „RMK protsessijuhtimise juhend“ (lisatud,

juhatuse_otsuse_lisa_protsessijuhtimise_juhend.pdf).

2. T u n n i s t a d a k e h t e t u k s alates 01.07.2020 RMK juhatuse 18.04.2017 otsus nr

1-32/38 „RMK protsessijuhtimise eeskirja kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Aigar Kallas

Juhatuse esimees

Jaotuskava: kõik struktuuriüksused

Rainer Laigu

Tootmis- ja finantskontroller

26.05.2020

JUHATUS

OTSUS

26. mai 2020 nr 1-32/53

KINNITATUD

RMK juhatuse 26.05.2020

otsusega nr 1-32/53

RMK protsessijuhtimise juhend

1. Üldsätted

Juhendi eesmärk on sätestada protsesside kaardistamise ja protsessiskeemide

joonistamise nõuded ning protsessiomanike ja teiste protsessijuhtimises osalevate

töötajate vastutus.

2. Mõisted

Juhendis kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 2.1. protsess – kindla alguse ja lõpuga järjestikku kulgevate tegevuste kogum, mille

tulemusena tekib toode või osutatakse teenust;

2.2. protsessiskeem – protsessi kirjeldav joonis;

2.3. klient – protsessi käigus tekkinud toote või teenuse kasutaja;

2.4. PDCA mudel – Planeeri-Teosta-Kontroll-Tegutse (Plan-Do-Check-Act) mudel;

2.5. alusdokument – dokument, mis reguleerib protsessi tegevuse toimimist;

2.6. tõendusdokument – dokument, mille kaudu esitatakse protsessis saadud tulemused ja

tõendatakse, et tegevused on teostatud;

2.7. tõendusandmed – teave, mille kaudu esitatakse saadud tulemused ja tõendatakse, et

tegevused on teostatud;

2.8. hoiukoht – teabe säilitamise ja taasesitamise koht, mis võib olla digitaalne

(rakendustarkvara, struktuuriüksuse võrguketas) või füüsiline (registraator, CD, väline

kõvaketas);

2.9. teabekandja – teabe säilitamise viis hoiukohas, mis võib olla digitaalne (fail, andmed)

või paberil;

2.10. säilitustähtaeg – lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada ja mis

väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena.

3. Protsesside kaardistamine 3.1. Protsessid lähtuvad RMK põhimääruses sätestatud tegevusaladest.

3.2. Igal protsessil on klient, kes protsessi käigus tekkivat toodet või teenust kasutab.

3.3. Protsessid kirjeldatakse struktuuriüksuste ülesannetena.

3.4. Protsessi eest vastutaja ehk protsessiomanik on struktuuriüksuse juht, v.a regioonide

protsessid, mille protsessiomanikuks on metsamajanduse peaspetsialist.

3.5. Protsessidest moodustatakse protsesside loetelu, millele lisatakse:

3.5.1. struktuuriüksus;

3.5.2. klient;

3.5.3. asukoht PDCA mudelis;

3.5.4. protsessiskeemi olemasolul hüperlink sellele.

3.6. Protsessi kaardistamisel kirjeldatakse protsessiga seotud:

3.6.1. alusdokumendid;

3.6.2. tõendusdokumendid ja -andmed, nende hoiukoht, teabekandja ning säilitus-

tähtaeg;

3.6.3. riskid vastavalt “RMK riskide hindamise juhendile”. 3.7. Protsesside loetelu koostab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist.

3.8. Protsesside loetelu salvestatakse DHS-i sarja 1-36 „RMK protsesside loetelu“. 3.9. Alusdokumentide, tõendusdokumentide ja -andmete alusel koostab teabehaldus-

osakonna juhataja teabe liigitusskeemi.

3.10. Teabe liigitusskeem salvestatakse DHS-i sarja 1-5 „Põhitegevuse käskkirjad“. 3.11. Protsesside kaardistamist koordineerib juhtimisarvestuse osakond.

4. Protsessiskeemide joonistamine 4.1. Protsessidele või nende osadele joonistatakse vajadusel protsessi selgitav protsessi-

skeem.

4.2. Protsessiskeemi joonistamise vajaduse otsustavad:

4.2.1. protsessis osalevate struktuuriüksuste juhid;

4.2.2. tootmis- ja finantskontroller;

4.2.3. juhatuse liige.

4.3. Protsessiskeemil kajastatakse:

4.3.1. protsessi nimi;

4.3.2. struktuuriüksuse lühend;

4.3.3. protsessiskeemi kinnitamise kuupäev;

4.3.4. protsessis osalevad ametikohad;

4.3.5. protsessi algus ja lõpp;

4.3.6. protsessi tegevused;

4.3.7. vajadusel seosed teiste protsessidega.

4.4. Protsessiskeeme uuendatakse juhul, kui muutuvad:

4.4.1. protsessi tegevused;

4.4.2. struktuuriüksuste põhimäärused;

4.4.3. alusdokumendid;

4.4.4. tõendusdokumendid ja -andmed;

4.4.5. tõendusdokumentide ja -andmete hoiukoht.

4.5. Protsessiskeemide joonistamist korraldab keskkonna- ja kvaliteedispetsialist, kaasates

protsessiomaniku ning vajadusel teisi töötajaid.

4.6. Protsessiskeemid salvestatakse DHS-i sarja 1-37 „RMK protsesside skeemid“ ja kooskõlastatakse läbi DHS-i asjassepuutuvate struktuuriüksuste juhtidega ning

tootmis- ja finantskontrolleriga enne kinnitamist.

4.7. Protsessiskeemi kinnitab protsessiomanik DHS-i kinnitusmärkega.

4.8. Protsessiomanik peab iga aasta 31. märtsiks kontrollima protsessiskeemide aja- ja

asjakohasust vastavalt asjaajamiskorra punktile 16.1 „Dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtted“.

4.9. Protsessiskeemide, alusdokumentide, tõendusdokumentide ja -andmete ning nende

hoiukohtade õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab protsessiomanik.

KINNITATUD Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse 18. aprilli 2017 otsusega nr 1-32/38

RMK PROTSESSIJUHTIMISE EESKIRI

1. Eesmärk Käesoleva eeskirja ülesandeks on määrata kindlaks protsessijuhtimise põhimõtted ja rollid, protsesside loetelude ja protsessiskeemide koostamise, kinnitamise ning uuendamise nõuded RMK-s.

2. Dokumendi kasutamine 2.1. Käesolev eeskiri on mõeldud kasutamiseks protsesside määratlemisel ja nende kirjeldamisel protsessiskeemidena. 2.2. Käesoleva eeskirja järgimise eest on vastutavad kõik protsesside loetelude ja protsessiskeemide koostajad (protsessi omanikud). 3. Dokumendi sisu 3.1 Protsesside omanikud 3.1.1 Igal protsessil on omanik, kes vastutab protsessi tegevuste kaardistamise, elluviimise, toimivana hoidmise ja hilisema arendamise ning kaasajastamise eest. 3.1.2. Protsessi omanik: 3.1.2.1 otsustab, kui põhjalikult oma vastutusvaldkonna protsesse lahti kirjutada ja vajadusel teeb struktuuriüksuse või tegevusvaldkonna juhile ettepaneku protsesside loetelu täiendamiseks; 3.1.2.2 jälgib protsessi toimivust ja tulemuslikkust; 3.1.2.3 korraldab vastutusvaldkonna protsesside ülevaatamise vähemalt korra aastas ning vajadusel protsesside ja -skeemide uuendamise; 3.1.3 Protsesside loetelu ja protsesside omanikud on määratletud RMK tegevusvaldkondade ja struktuuriüksuste lõikes dokumendis “Tegevusvaldkonna protsesside loetelu”, mille vorm paikneb RMK dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhendite hulgas (vt p 3.4.8). Nimetatud dokument salvestatakse DHS-i sarjas 1-36 „RMK protsesside loetelud“ ja kinnitatakse tegevusvaldkonna juhi poolt DHS-i kinnitusmärkega. 3.2. Protsesside kaardistamise sammud 3.2.1 Protsesside kaardistamine koosneb reeglina järgmistest sammudest: 3.2.1.1 kaardistamisele kuuluvate protsesside kindlaksmääramine st protsesside loetelu koostamine (vastavalt valdkonna tegevustele, eesmärkidele ja arenguvõimalustele); 3.2.1.2 protsessiskeemide koostamine ja vormistamine; 3.2.1.3 protsesside riskianalüüsi läbiviimine; 3.2.1.4 protsessiskeemide kinnitamine; 3.2.1.5 protsesside ülevaatus ja hindamine lähtuvalt nende aja- ja asjakohasusest, vastavusest õigusaktidele ja muudele nõuetele ning protsesside riskidest, eesmärkidest ja arenguvõimalustest; uuendatud protsessiskeemide vormistamine.

3.3. Kaardistamisele kuuluvate protsesside kindlaksmääramine 3.3.1 RMK kõik protsessid st korduvad tegevused, mida reaalselt teostatakse, tuleb kaardistada. Ei tohi eksisteerida kaardistamata protsesse. 3.3.2 Protsesside loetelu ülesehituse otsustab vastavate protsesside eest vastutava tegevusvaldkonna juht. 3.3.3 Kõik protsessid peavad kajastuma RMK protsesside loeteludes, mida muudetakse uute tegevuste lisandumisel ja/või olemasolevatest tegevustest loobumisel. 3.3.4 Protsesside loetelu tuleb üle vaadata ja ajakohastada samaaegselt protsessiskeemide ülevaatusega (igal aastal, perioodil jaanuar kuni märts).

3.4. Protsessiskeemide koostamine 3.4.1 Protsessiskeemi koostamise eest vastutab protsessi omanik. 3.4.2 Protsessiskeemi koostamisel tehakse esmalt kindlaks protsessi algus, lõpp ja seosed teiste protsesside ja RMK protsesside üldskeemiga; seos antud tegevusvaldkonna eesmärkide, arenguvõimaluste ja keskkonnaaspektidega ning protsessi suhtes rakenduvad õiguslikud ja muud nõuded, samuti lisatakse sellekohased viited protsessiskeemile. 3.4.3 Protsessiskeemi koostamisel jälgitakse protsessi kui tervikut algusest kuni lõpuni. Juhul kui protsessi algus on ühtlasi mõne teise protsessi lõpp, siis kirjutatakse protsessi algusesse sama tekst, mis on sidusprotsessi viimases kastis ning tehakse viide sidusprotsessile kasutades selleks hüperlinki. 3.4.4 Protsessiskeemid mahutatakse A4 formaadis lehele, säilitades seejuures kirja loetavuse. Pikemate protsesside kirjeldamisel jaotatakse protsess loogiliselt etappideks nii, et ühe etapi ehk protsessiskeemi kirjeldus mahub A4 formaadis lehele. 3.4.5 Protsessiskeemide koostamisel tuleb kirjeldada kõik olulised tegevused, nende toimimiseks vajalikud sisendid (alusdokumendid), tegevuste tulemused (tulemusdokumendid) ja otsuste või valikute kohad eraldi sammudena. 3.4.6 Iga tegevus tuleb paigutada antud tegevuse eest vastutava isiku vastutusala tähistavale reale. 3.4.7 Protsessiskeemide koostamisel arvestatakse õigusaktide ja RMK poolt kehtestatud dokumentide nõuetega, samuti RMK poolt täitmiseks võetud muude nõuetega (näiteks FSC metsamajandamisstandard, ISO 14001 keskkonnajuhtimisstandard jm). 3.4.8 Protsessiskeemide joonistamine toimub vastavalt RMK dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhenditele (protsessiskeemide vormistamise juhend, tegevusvaldkonna protsesside loetelu, protsessiskeemi vorm, protsessiskeemi sümbolid, protsessiskeemi näidis). 3.4.9 Protsessi käigus läbiviidavate tegevuste täpsustamiseks lisatakse protsessiskeemile hüperlingid, mis viitavad detailsematele tegevusjuhistele ja juhenditele. 3.5. Protsesside riskide hindamine 3.5.1 Pärast protsesside kaardistamist või kaardistamisega samaaegselt tuleb läbi viia protsessiriskide hindamine. 3.5.2 Riskide hindamise läbiviimise eest vastutab protsessi omanik. 3.5.3 Hindamine viiakse läbi vastavalt RMK-s kinnitatud riskide hindamise juhendile. 3.5.4 Kui hindamise tulemusena leitakse, et mõne tegevuse juures on tegemist juhendi kohaselt kriitilise riskitasemega, siis tähistatakse vastav tegevus protsessiskeemil punase lipukese tähisega ja tehakse lipukeselt hüperlink (vt. protsessiskeemide vormistamise juhend) valdkonna riskihindamise tulemuste infolehele DHS-s. 3.5.5 Kriitilise riskitasemega tegevuste osas korraldab protsessi omanik asjakohaste meetmete kavandamise ja tarvituselevõtmise vastavalt riskide hindamise juhendile.

3.6. Protsessiskeemide kooskõlastamine ja kinnitamine 3.6.1 Erinevaid struktuuriüksusi hõlmav protsessiskeem kooskõlastatakse asjassepuutuvate struktuuriüksuste juhtidega enne selle kinnitamist (vt DHS-i kasutusjuhend).

3.6.2 Protsessiskeem kinnitatakse tegevusvaldkonna või struktuuriüksuse juhi poolt DHS-i kinnitusmärkega.

3.7. Protsesside aja- ja asjakohasuse hindamine, protsessiskeemide uuendamine 3.7.1 Protsesse ajakohastatakse: 3.7.1.1 protsesside toimivust puudutava info laekumisel; 3.7.1.2 protsessi omanikule edastatud parendusettepanekute põhjal; 3.7.1.3 protsessi perioodilise ülevaatuse käigus; 3.7.1.4 tegevusvaldkonna eesmärkide ja arenguvõimaluste muutumisel; 3.7.1.5 töökorralduse muutumisel; 3.7.1.6 õiguslike ja muude nõuete muutumisel. 3.7.2 Ülevaatuse käigus, kui on toimunud olulised muudatused protsessi tegevustes, viiakse

läbi täiendav riskianalüüs ja uuendatakse ning kinnitatakse protsessiskeemid.