KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse
27.05.2014 otsusega nr 1-32/37
RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS
ASJAAJAMISKORD
ÜLDOSA 3
1. Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid 3
2. Asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine ja vastutus 4
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE 6
3. Dokumendid 6
3.1 Dokumentide liigitus 6
4. Dokumentide elemendid ja nende vormistamine 7
4.1 Dokumendiplangid ja ümbrikud 7
4.2 Dokumentide kohustuslikud elemendid 8
4.3 Dokumendi kuupäev 8
4.4 Dokumendi pealkiri 9
4.5 Dokumendi tekst 9
4.6 Allkiri 10
4.7 Kinnitusmärge 11
4.8 Pitser 13
4.9 Väljaandja, koostaja 14
4.10 Dokumendiliigi nimetus 14
4.11 Dokumendi lisa(d) 14
4.12 Dokumendi jaotuskava 15
4.13 Dokumendi viit 16
4.14 Kooskõlastusmärge 17
4.15 Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta 18
5. Dokumentide vormistamine 20
5.1 Digitaalselt allkirjastatavate dokumentide vormistamine 20
5.2 Otsuse vormistamine 21
5.3 Käskkirja ja korralduse vormistamine 21
5.4 Ametikirja vormistamine 22
5.5 Protokolli vormistamine 22
5.6 Akti vormistamine 22
6. Dokumentide loetelu haldamine 22
6.1 Dokumentide loetelu koostamine 22
6.2 Dokumentidele säilitustähtaja määramine 22
7. Toimikute haldamine 23
7.1 Toimikute moodustamine 23
7.2 Dokumentide hoidmine ja kasutamine 24
8. Teabe avalikustamine 25
9. Asjaajamise üleandmine 25
DOKUMENDIHALDUSE KORD 27
10. Infosüsteemid ja andmekogud, kus dokumente hallatakse 27
11. Dokumendihaldussüsteem 27
12. Dokumendiringlus 28
12.1 Sissetulevate dokumentide ringlus 28
12.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus 28
12.3 Väljasaadetavate dokumentide ringlus 28
12.4 RMK siseste dokumentide ringlus 28
12.5 Dokumendiringlusega seotud tähtajad 29
13. Dokumentide hõlmamine infosüsteemi ja andmekogusse 30
14. Dokumentide registreerimine 31
14.1 Dokumentide registreerimise nõuded 31
14.2 Dokumentide registrid 32
15. Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine 33
16. Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine 33
16.1 Dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtted 33
16.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade ülevaatus ja kaasajastamine 34
16.3 Töökorralduse juhendmaterjalide ülevaatus ja kaasajastamine 34
ARHIIVIHALDUSE KORD 35
17. Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine 35
17.1 Arhivaalide koondamine 35
17.2 Arhivaalide säilitamine tööruumides ja dokumendihoidlas 35
17.3 Arhivaalide loetelu koostamine 36
17.4 Arhivaalide kasutamine 37
17.5 Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 38
17.6 Arhivaalide hävitamine 38
18. Viited 39
ÜLDOSA
1. Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid
1.1 Riigimetsa Majandamise Keskuse (edaspidi RMK) asjaajamiskord kehtestab asjaajamise korraldamise ning dokumendi- ja arhiivihalduse põhinõuded RMK-s.
1.2 RMK asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad:
1.2.1 Seadused
• Arhiiviseadus;
• Avaliku teabe seadus;
• Digitaalallkirja seadus;
• Haldusmenetluse seadus;
• Isikuandmete kaitse seadus;
• Märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamise seadus.
1.2.2 Määrused
• Arhiivieeskiri;
• Asjaajamiskorra ühtsed alused.
1.2.3 Standardid
• EVS-ISO 15489-1 2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded”;
• EVS-ISO 15489-2 2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised”;
• EVS-ISO 15836:2011 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid”;
• EVS-ISO 5127:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik”;
• EVS-ISO 23081-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;
• EVS-ISO 23081-2:2011 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused”;
• EVS-ISO 23081-3:2011 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 3: Enesehindamise meetod”;
• ISO/TR 13028:2010 ”Juhised dokumentide digiteerimiseks”;
• ISO 13008:2012 ”Digitaaldokumentide konventeerimise ja migreerimise protsess”;
• ISO/TR 26122:2008 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks”;
• EVS 8:2008 “Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”;
• EVS-ISO 11799:2005 ”Informatsioon ja dokumentatsioon. Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide hoiunõuded”;
• EVS 882-1:2013 ”Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”;
• ISO 30300:2011 ”Dokumendihalduse juhtimissüsteemid. Alused ja sõnastik”;
• ISO 30301:2013 ”Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihalduse juhtimissüsteemid. Nõuded”;
• EVS-ISO 16175-1:2013 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas. Osa 1: Ülevaade ja lähtekohad”;
• EVS-ISO 16175-2:2011 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas. Osa 2: Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele digitaalses kontorikeskkonnas”;
• EVS-ISO 16175-3:2012 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas. Osa 3: Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele ärisüsteemides”;
• ISO 14001:2005 ”Keskkonnajuhtimissüsteemid. Nõuded koos kasutusjuhistega”;
• ISO 9001:2008 ”Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded”.
1.2.4 Juhised ja juhendmaterjalid
• Rahvusarhiivi juhised;
• Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juhendmaterjalid;
• Spetsifikatsioon MoReq2.
1.3 RMK dokumendihalduse valdkonnaga on seotud järgmised RMK sisesed juhised:
1.3.1 „RMK kontoritrükiste ja -tarvete käsiraamat”, mis sisaldab kontoritrükiste ja –tarvete (plangid, templid jms) loomiseks ja tellimiseks vajalikke näiteid;
1.3.2 dokumendihaldussüsteemis asuvad sarjad „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”;
1.3.3 dokumendihaldussüsteemis asuv sari „RMK protsesside loetelud”, kus on toodud RMK-s kehtivate protsesside skeemid.
1.4 Lisaks käesolevale asjaajamiskorrale reglementeerivad RMK dokumendi- ja arhiivihaldust „RMK dokumentide loetelu“ ja muud juhatuse otsused, juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti käskkirjad.
1.5 Asjaajamiskord ei reguleeri tööd dokumentidega, mille vormistamiseks ja menetlemiseks on õigusaktide või juhatuse otsuste, juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi või peaspetsialisti käskkirjaga ette nähtud vormid ja nõuded.
2. Asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine ja vastutus
2.1 Vastutus asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse eest on määratud RMK struktuuri kõikidele tasanditele.
2.1.1 Juhatus:
1) vastutab RMK asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest;
2) määrab kindlaks asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonna tegevuskava;
3) määrab dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonna arendustöödeks eelarvevahendid.
2.1.2 Dokumendihaldusosakond:
1) korraldab ja koordineerib asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust;
2) koostab ja viib ellu asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse tegevuskava;
3) töötab välja asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse juhendid ja korrad;
4) koostöös struktuuriüksustega selgitab välja dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatus- vajadused;
5) koostöös infotehnoloogia osakonnaga algatab dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatustööd;
6) korraldab dokumendihaldussüsteemi sarja „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid” salvestatud dokumentide täiendamise ja kaasajastamise;
7) korraldab „RMK kontoritarvete ja -trükiste käsiraamatu“ kaasajastamise;
8) korraldab struktuuriüksuste varustamise plankide, pitsatite ja templitega;
9) korraldab asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse alase töötajate koolitamise;
10) vastutab aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide arhivaalideks korrastamise, nende nõuetekohase hoidmise ja kaitse, arvestuse pidamise, laenutamise, avalikku arhiivi üleandmise, hävitamise ja dokumendihoidlate korrashoiu eest;
11) vastutab RMK vapipitsati hoidmise ja kasutamise eest.
2.1.3 Infotehnoloogia osakond:
1) vastutab dokumendihaldussüsteemi toimimiseks vajaliku keskkonna eest;
2) vastutab dokumendihaldussüsteemist korrapäraselt varukoopiate tegemise eest;
3) korraldab koostöös dokumendihaldusosakonnaga dokumendi- ja arhiivihalduse tegevuskavast tulenevate dokumendihaldussüsteemi arendus- ja muudatustööde teostamise.
2.1.4 Struktuuriüksuse juhid:
1) vastutavad oma struktuuriüksuse tegevuste adekvaatse dokumenteerimise eest;
2) tagavad asjaajamiskorra tutvustamise kõikidele vastava struktuuriüksuse töötajatele, kes oma töös otseselt puutuvad kokku asjaajamise ja dokumendihaldusega ning kindlustavad asjaajamiskorra nõuete korrektse järgimise;
3) vastutavad dokumentidele seadustest tulenevate juurdepääsupiirangute määramise ja vajadusel pikendamise eest;
4) vastutavad RMK struktuuriüksuste lihtpitsatite hoidmise ja kasutamise eest;
5) tagavad juhul, kui nende alluvad asuvad erinevates kontorites üle Eesti, et pärast asjaajamisperioodi lõppu, projekti lõppemist või dokumentide/toimikute aktiivsest asjaajamisest väljumist edastatakse dokumendid/toimikud arhiivindusspetsialistile või hoiustatakse struktuuriüksuses kokkulepitud kontoris või dokumendihoidlas.
2.1.5 Dokumendihalduse ja asjaajamisega tegelevad töötajad:
1) vastutavad asjaajamiskorra korrektse täitmise eest;
2) vastutavad loodud või saadud dokumentide nõuetekohase vormistamise, hõlmamise, registreerimise, juurdepääsupiirangu määramise, ringluse ja dokumentide tähtaegse menetlemise eest;
3) vastutavad dokumentide korrastamise, nõuetekohase hoidmise ja kaitse eest;
4) kontrollivad vähemalt kord aastas ametlike dokumentide paigutamist toimikutesse ja dokumentide kehtivust nii toimikutes kui ka dokumendihaldussüsteemis;
5) kontrollivad dokumendihaldussüsteemis dokumentide juurdepääsupiirangu kehtivust ja vajadusel esitavad struktuuriüksuse juhile ettepaneku juurdepääsupiirangu kehtivuse pikendamiseks;
6) vastutavad arhivaalide loetelu koostamiseks vajaminevate andmete ja aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide/toimikute edastamise eest arhiivindusspetsialistile;
7) vastutavad nende kasutusse antud RMK templite kasutamise ja hoidmise eest.
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE
Asjaajamise korraldamise peatükk kirjeldab dokumentide liigitust, dokumentide elemente ja nende vormistamist, annab juhised digitaalselt allkirjastatavate dokumentide vormistamiseks, samuti otsuse, käskkirja, korralduse, ametikirja, protokolli, akti vormistamiseks, dokumentide loetelu haldamiseks, toimikute haldamiseks, teabe avalikustamiseks ning asjaajamise üleandmiseks.
3. Dokumendid
3.1 Dokumentide liigitus
3.1.1 Dokumendid on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadustest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon (EVS-ISO 15489).
3.1.2 RMK dokumendid jagunevad ametlikeks dokumentideks ja töödokumentideks.
3.1.3 Ametlikud dokumendid on dokumendid, mis on liigitatud „RMK dokumentide loetelu“ sarjadesse ja mille loomisel, saamisel, hoidmisel, kasutamisel, arhiveerimisel ja hävitamisel on järgitud käesolevas korras sätestatud kõiki nõudeid.
3.1.4 Ametlikud dokumendid jagunevad alusdokumentideks ja tõendusdokumentideks.
3.1.4.1 Alusdokumendid on RMK juhtimisega seotud dokumendid:
- Seadused ja Riigikogu otsused;
- Vabariigi Valitsuse määrused ja korraldused;
- Keskkonnaministri käskkirjad, korraldused ja määrused;
- RMK põhimäärus;
- RMK tegevusload ja –litsentsid, kaubamärkide tunnistused, sertifikaadid;
- RMK nõukogu koosoleku protokollid;
- RMK auditikomitee koosoleku protokollid;
- RMK juhatuse koosoleku protokollid;
- RMK juhatuse otsused;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti käskkirjad ja käskkirjaga kinnitatud juhendid, eeskirjad, reglemendid;
- RMK protsessiskeemid;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti töökorralduse juhendmaterjalid;
- RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti korraldused.
3.1.4.2 Tõendusdokumendid on dokumendid, mis kajastavad saavutatud tulemusi või mis tõendavad tehingute/tegevuste läbiviimist ja/või tehinguid/tegevusi teostanud töötajate volitusi:
- RMK struktuuriüksuste tegevuse dokumendid - protokollid, lepingud, aktid, volikirjad;
- tehniline, raamatupidamis- ja finantsalane, personaliga seotud dokumentatsioon, hangetega seotud dokumentatsioon, statistilised jm aruanded, seiredokumendid;
- informatsioonilised dokumendid – ametikirjad, teatised, õiendid jm dokumentatsioon.
3.1.5 Töödokumendid (dokumendihaldussüsteemis mitteametlikud dokumendid) on eelnõud, projektid, lõpuni käsitlemata dokumendid, lisaks paberkandjal õigusaktide väljatrükid veebist vms.
3.1.6 RMK-s kasutusel olevate otsuste, käskkirjade, korralduste, ametikirjade, protokollide, aktide, lepingute ja teiste dokumendiliikide aluspõhjad, vormid, näidised ja vormistamise juhendid asuvad digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
4. Dokumentide elemendid ja nende vormistamine
4.1 Dokumendiplangid ja ümbrikud
4.1.1 RMK-s on dokumentide vormistamiseks kasutusel värviliste elementidega üldplank ja kirjaplank ning mustvalgete elementidega faksiplank. Plankide formaat on A4.
RMK-s kasutusel olevad plangid asuvad digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
4.1.2 RMK üldplank on kasutusel nii paberkandjal kui ka digitaalkandjal.
Üldplangile on trükitud RMK logo.
Üldplangile vormistatakse käskkirjad, korraldused, juhatuse otsused, protokollid ja üldjuhul aktid.
4.1.3 RMK kirjaplank on kasutusel nii paberkandjal kui ka digitaalkandjal.
Struktuuriüksuse kirjaplangile on trükitud järgmised elemendid: RMK struktuuriüksuse nimi, postiaadress ja kontaktandmed, RMK aadress, registrikood ja RMK logo.
RMK kirjaplangile on trükitud järgmised elemendid: Riigimetsa Majandamise Keskus, aadress ja kontaktandmed, registrikood ja RMK logo.
RMK kirjaplanki kasutavad juhatuse liikmed, siseaudititalitus ja administratsiooni struktuuriüksused. Kõikidel teisel struktuuriüksusel on oma kirjaplank.
Kirjaplangile vormistatakse väljasaadetavad dokumendid, tõendid, volikirjad, õiendid, kinnituskirjad ja garantiikirjad.
Rahvusvahelises suhtlemises kasutatakse ingliskeelsete elementidega kirjaplanki.
4.1.4 RMK faksiplank on kasutusel digitaalkandjal.
Struktuuriüksuse faksiplangile on trükitud järgmised elemendid: RMK struktuuriüksuse nimi, postiaadress ja kontaktandmed, RMK aadress, registrikood ja RMK logo ning faksi saaja nimi, asutus ja faksi number, saatja nimi ja telefoninumber, viited “Teie” ja “Meie” (kuupäev ja dokumendiviit), teema, lehekülgede arv ning märge dokumendi saatmise kohta posti teel.
RMK faksiplangile on trükitud järgmised elemendid: Riigimetsa Majandamise Keskus, aadress ja kontaktandmed, registrikood ja RMK logo ning faksi saaja nimi, asutus ja faksi number, saatja nimi ja telefoninumber, viited “Teie” ja “Meie” (kuupäev ja dokumendiviit), teema, lehekülgede arv ning märge dokumendi saatmise kohta posti teel.
RMK faksiplanki kasutavad juhatuse liikmed, siseaudititalitus ja administratsiooni struktuuriüksused. Kõikidel teisel struktuuriüksusel on oma faksiplank.
Alates 1. jaanuarist 2014. a struktuuriüksustele uusi faksiplanke ei tellita.
Faksiplangile vormistatakse väljasaadetavad informatsioonilise sisuga teated.
Rahvusvahelises suhtlemises kasutatakse ingliskeelsete elementidega faksiplanki.
4.1.5 RMK struktuuriüksuste vahel toimuvaks kirjavahetuseks võib kasutada kirjaplanki või faksiplanki, samuti võib kirja vormistada e-kirjana või dokumendihaldussüsteemis sisese kirjana.
4.1.6 Plangi elemente ei reprodutseerita dokumendi järgmistele lehekülgedele.
4.1.7 Paberkandjal originaaldokumendid vormistatakse vaid lehe ühele küljele. Mõlemale küljele võib vormistada lepingute tüüptingimused ning vajadusel lepingule lisatavad tööohutuse ja keskkonnanõuded ning käitumisjuhised.
4.1.8 Valgele lehele vormistatakse dokumentide väljavõtted, ärakirjad, lepingud, käskkirja ja juhatuse otsusega kinnitatavad dokumendid, asutusse jääv ametikirja teine eksemplar jm. Juhul, kui ametikiri on vormistatud plangi aluspõhjale, võib asutusse jääv ametikirja teine eksemplar olla plangi elementidega. Aktid vormistatakse valgele lehele juhul, kui käskkirjaga on kinnitatud akti vorm või teksti paigutus ei võimalda kasutada üldplanki. Sel juhul sisaldab akti pealkiri RMK nime.
4.1.9 RMK ümbrikud on varustatud RMK logoga. RMK-s on kasutusel ümbrikud formaadis C4, C5 ja C65.
4.2 Dokumentide kohustuslikud elemendid
4.2.1 Faktide või tegevuse tõestamise tagamiseks ja dokumendi autentsuse kinnitamiseks peavad dokumentidel olema vähemalt järgmised elemendid:
• kuupäev;
• pealkiri;
• tekst;
• allkiri/ allkirjad või kinnitusmärge/kinnitusmärked;
• väljaandja/koostaja.
4.2.2 Olenevalt dokumendiliigist kasutatakse dokumentide vormistamisel erinevaid elemente, näiteks pitser, dokumendiliigi nimetus, lisad, jaotuskava, dokumendiviit, kooskõlastusmärge, märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta jne.
4.3 Dokumendi kuupäev
4.3.1 Dokumendi kuupäevaks on:
• akti allkirjastamise/kinnitamise kuupäev;
• protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;
• lepingu allkirjastamise kuupäev;
• otsuse, käskkirja või korralduse allkirjastamise kuupäev;
• väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
• saabunud dokumendi registreerimise kuupäev;
• dokumendi koostamise, allkirjastamise, kinnitamise või sündmuse kuupäev, mis on fikseeritud dokumendi tekstis.
4.3.2 Juhul kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.
4.3.3 Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks (v.a protokolli ja teatud liiki akti puhul) dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.
4.3.4 Juhul, kui dokumendi allkirjastavad või kinnitavad mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise või kinnitamise kuupäevaks (v.a protokolli ja teatud liiki akti puhul) hiliseima allkirja või kinnituse andmise kuupäev.
4.3.5 Kuupäeva märkimiseks kasutatakse kirjaplangil ja faksiplangil numbrilist (22.05.2014) ning üldplangil sõnalis-numbrilist (22. mai 2014) kirjutusviisi. Dokumendihaldussüsteemi poolt genereeritaval juhatuse koosoleku protokollil on numbriline kuupäev.
Rahvusvahelises suhtlemises eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
Kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.
Tekstis võib aastaarvule lisada sõna aasta vajalikus käändes või lühendi a (ilma punktita).
Näited:
22.05.2014 või 22. mai 2014
22 May 2014 – ingliskeelsetes dokumentides
May 22, 2014 – USA-sse saadetavates dokumentides
Den 22 Mai 2014 – saksakeelsetes dokumentides
22 мaя 2014 – venekeelsetes dokumentides
4.3.6 Digitaalselt allkirjastatava dokumendi puhul ei ole kuupäeva soovitatav märkida, kui allkirjastamise aeg ei pruugi sattuda dokumendi allkirjastamiseks esitamisega samale päevale. Sellisel juhul tuleb viidata digitaalallkirja kuupäevale.
Näited:
(digitaalallkirja kuupäev)
(hiliseima digitaalallkirja kuupäev)
4.3.7 Peale dokumendi digitaalselt allkirjastamist tuleb veenduda, et dokumendihaldussüsteemi sisestatud dokumendiga seotud kuupäevad (nt dokumendi kuupäev, dokumendi jõustumise kuupäev, juurdepääsupiirangu kuupäevad jne) oleksid digitaalallkirja kuupäevaga kooskõlas.
4.4 Dokumendi pealkiri
4.4.1 Kõikidel dokumentidel peab olema pealkiri, mis avab võimalikult lühidalt dokumendi sisu.
Pealkiri ei tohi olla üldine (nt Volituse andmine), vaid võimalikult konkreetne (nt Metsakorraldusspetsialistile volituse andmine töövõtulepingute sõlmimiseks).
4.4.2 Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes, topeltkirjas ja punktita lõpus.
4.4.3 Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.
4.5 Dokumendi tekst
4.5.1 Dokumendi tekst ehk sisu peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav.
4.5.2 Tekst vormistatakse plokkstiilis, s.t kõik read algavad vasakust veerisest, taandrida ei kasutata. Dokumendi teksti struktuur ja ülesehitus sõltub koostatava dokumendi liigist.
Tekstis võib olla tabeleid, pilte, graafikuid ja need joondatakse kas vasakule või keskele.
4.5.3 Tekst trükitakse püstkirjas Times New Roman või Arial kirjasuurusega 12 ja reavahega 1. Lepingute puhul võib kasutada kirjasuurust 10 või 11.
Ühe ja sama dokumendi vormistamiseks ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi.
Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, topelt- või kaldkirjas.
4.5.4 Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest üleval keskel. Lehe numbri kõrvale sulgudesse võib märkida kogu dokumendi lehtede arvu.
Näide:
2 (18)
4.5.5 Suuremahuliste dokumentide tekst tuleb liigendada ülevaatlikkuse saavutamiseks peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks.
Peatükid (osad), jaod, punktid ja alapunktid tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega, s.t kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.
Näide:
1 Peatükk
1.1 Jagu
1.1.1 Punkt
1.1.1.1 Alapunkt
4.6 Allkiri
4.6.1 Dokumendi autentimiseks allkirjastamise teel on alljärgnevad võimalused:
• allkiri paberkandjal dokumendil;
• digitaalallkiri digitaalkandjal dokumendil.
4.6.2 Allkirja lisamisega loetakse dokument lõplikult vormistatuks.
4.6.3 Töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on määratud RMK põhimääruses ja struktuuriüksuste põhimäärustes, töötaja ametijuhendis või juhatuse esimehe käskkirjaga.
RMK majandustegevusest tulenevate finantsdokumentide viseerimine, kinnitamine ja allkirjastamine toimub vastavalt raamatupidamise sisekorraeeskirjadele.
4.6.4 Allkiri paberkandjal dokumendil on omakäeliselt kirjutatud ees- ja perekonnanimi, nime lühend või muu allkirjana kasutatav kujutis, mis võimaldab allkirjastaja isikut hiljem identifitseerida ja seob dokumendi sisu selle allkirjastajaga, millele lisatakse väljaandja/koostaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus.
4.6.5 Digitaalallkiri digitaalkandjal dokumendil on digitaaldokumendile (failile, andmekogule) lisatav täiendav digitaalne andmekogum, mis seob dokumendi üheselt allkirja andjaga ja andmise ajaga.
4.6.6 Allkiri on seotud tervitusvormeliga (Lugupidamisega, Parimate soovidega jms).
Näide:
Lugupidamisega
/allkiri/
Rain Rebane
Juhatuse liige
4.6.7 Paberkandjal dokumendile kirjutatakse dokumendi originaali turvalisuse huvides allkiri sinist värvi pastapliiatsi või tindiga.
4.6.8 Paberkandjal dokumendile lisatav allkiri peab alati paiknema tekstiga lehel.
Allkirja jaoks jäetakse vabaks 3 (+ 2) elementide vahelist rida, allkiri kirjutatakse dokumendile trükitud ees- ja perekonnanime ning ametinimetuse kohale.
4.6.9 Kui dokument allkirjastatakse digitaalselt, siis trükitakse allkirja reale sõnad „allkirjastatud digitaalselt“.
Näited:
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Rain Rebane
Juhatuse liige
4.6.10 Kui dokumendile kirjutavad alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe rea võrra allapoole. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal tasemel allkirjastaja.
Näide:
/allkiri/
Rain Rebane /allkiri/
Juhatuse liige Signe Siil
Vanemraamatupidaja
4.6.11 Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega erinevate struktuuriüksuste töötajad, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele struktuuriüksuste nimetuste tähestikulises järjekorras.
Näide:
/allkiri/ /allkiri/
Mart Mutt Ilmar Ilves
Edela regiooni juht Kagu regiooni juht
4.6.12 Kui dokumendile kirjutavad alla mitu võrdse staatusega töötajat, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele ametikohtade nimetuste tähestikulises järjekorras.
4.6.13 Kui dokumendile kirjutab alla asendaja, tuleb vormistada tema ametinimetus koos asendatava ametinimetusega.
Näide:
Silver Veetõusme
Kirde regiooni logistikajuht
regiooni juhi ülesannetes
4.7 Kinnitusmärge
4.7.1 Dokumendi autentimiseks kinnitamise teel on alljärgnevad võimalused:
• kinnitusmärge paberkandjal dokumendil;
• kinnitav paberkandjal dokument;
• digitaalne kinnitusmärge digitaalkandjal dokumendil.
4.7.2 Kinnitusmärke lisamisega loetakse dokument lõplikult vormistatuks.
4.7.3 Kinnitusmärge paberkandjal dokumendil on märge, mis koosneb kinnitaja allkirjast, kinnitaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kinnitamiskuupäevast ja sõnast „kinnitan“ eeltoodu kohal.
4.7.4 Kinnitav paberkandjal dokument on RMK nõukogu või RMK juhatuse otsus, samuti RMK juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti käskkiri, millega on vastu võetud otsus või kinnitatud juhend, eeskiri, reglement vms.
4.7.5 Digitaalne kinnitusmärge digitaalkandjal dokumendil on dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärge dokumendi infolehel, mis koosneb kinnitaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kinnitamiskuupäevast, märkest kinnitamise kohta ja vajadusel selgitusest.
4.7.6 Allkirjaga kinnitatakse dokumendid juhul, kui need hakkavad kehtima fikseeritud kujul alates kinnitamise hetkest (nt aktid) või ei vaja täiendavat regulatsiooni (nt koolitusplaanid).
4.7.7 Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldjuhul üldplangile. Dokumendi esimese lehe parempoolsesse nurka kuupäeva ja dokumendiviida reale (kuupäev ja dokumendiviit on sel juhul vasakus veerises) tehakse kinnitusmärge.
Näide:
KINNITAN
/allkiri/
Raul Kivi
Juhatuse liige
22.05.2014
4.7.8 Otsuse või käskkirjaga kinnitatakse dokumendid juhul, kui kinnitamisele peavad järgnema teatud toimingud (nt andmete kogumine, esitamine, ülesannete panemine) või kehtestatakse juhendid, eeskirjad, reglemendid vms.
4.7.9 Otsuse või käskkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse valgele lehele ja lehed nummerdatakse. Kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
Näited:
KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse liikme
22. mai 2014 käskkirjaga nr 1-5/23
KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse riigihangete osakonna juhataja
(digitaalallkirja kuupäev)
käskkirjaga nr 1-47.5/(number sisaldub faili nimes)
4.7.10 Kui otsuse või käskkirjaga kinnitatud vormil on kinnitusmärge, siis vormi kasutuselevõtul tuleb kinnitusmärge kustutada.
4.7.11 Dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega kinnitatakse dokumendid juhul, kui „RMK dokumentide loetelu“ sarjade lahtrites on märgitud, et dokumendid on digitaalkandjal ja kinnitatakse dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega.
4.8 Pitser
4.8.1 Dokumendi autentimiseks on alljärgnev võimalus:
• pitser paberkandjal dokumendil.
4.8.2 Pitsat on paberkandjal dokumendi üks autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend paberdokumendil. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.
4.8.3 RMK-l on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on sõnad: “RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS”.
4.8.4 RMK struktuuriüksustel on 35 mm läbimõõduga lihtpitsat, mille keskel on RMK logo. Sõõri ülemist äärt mööda on sõnad: “RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUS”.
4.8.5 RMK vapipitsatit või struktuuriüksuste lihtpitsatit kasutatakse:
• tõenditel, garantii-, kinnitus- ja volikirjadel;
• raamatupidamise rahalistel dokumentidel;
• lepingutel (teise lepingupoole soovi korral);
• arhiiviteatistel;
• tööraamatutes;
• ärakirjade, koopiate, väljavõtete ja väljatrükkide tõestamisel;
• muudel dokumentidel juhi korraldusel.
4.8.6 RMK ja tema struktuuriüksuste pitsatid registreerib dokumendihaldusspetsialist pitsatite jäljendite registris.
4.8.7 Pitsatite hävitamist korraldab dokumendihaldusspetsialist. Hävitamisel koostatakse hävitusakt ja tehakse vastav märge pitsatite jäljendite registrisse.
4.8.8 Tempel on vahend paberkandjal dokumendile teatava kindlas vormis informatsiooni kandmiseks (nt saabumismärke tempel). Kui kasutatakse muudetava kuupäevaga templit, siis kuupäev ei ole vastavalt vormistamise nõuetele (nt koopia õigsuse kinnitamine) andmete lõpus, vaid on andmete keskel.
Näited:
Saabunud RMK-sse
“.....” ..........................
nr ...............................
KOOPIA ÕIGE
22.05.2014
/allkiri ja pitser/
Reet Regi
Assistent
4.8.9 Pitsati ja soovi korral templi tellimus esitatakse e-posti teel dokumendihaldusosakonna juhatajale.
4.9 Väljaandja, koostaja
4.9.1 Dokumendi väljaandja/koostaja vastutab dokumendi sisu eest.
4.9.2 Väljaandja/koostaja vormistamiseks trükitakse dokumenti tema ees- ja perekonnanimi ning
ametinimetus/roll. Ametinimetuse ja rolli võib trükkida väikese või suure algustähega. Ametikirjal trükitakse koostaja väljale ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ja e-posti aadress.
4.9.3 Dokumendi väljaandja trükitakse tekstist 3 (+2) rida allpool. Koostaja trükitakse vastavalt dokumendiliigi vormistamise nõuetele (näiteks otsusel ja käskkirjal jaotuskavast 3 rida allpool).
RMK-st väljasaadetavatel dokumentidel võib koostaja vormistada ka lehe pöördele.
4.9.4 Kui väljaandja on ühtlasi ka koostaja, siis koostajat täiendavalt ei märgita.
4.10 Dokumendiliigi nimetus
4.10.1 Dokumendiliigi nimetus trükitakse nimetavas käändes plangi või lehe vasakule veerisele püstkirjas Arial või Times New Roman kirjasuurusega 12 suurtähtedega ja topeltkirjas.
4.11 Dokumendi lisa(d)
4.11.1 Lisamärge vormistatakse, kui paberkandjal dokumendile on lisatud paberkandjal lisad või e-kirjale manused või digitaalkandjal dokumendile (põhifailile) lisafailid. Olenevalt dokumendiliigist märgitakse lisad kas teksti või lisamärke väljale või mõlemasse.
4.11.2 Paberkandjal dokumendil märgitakse lisamärkesse selgitav sõna (Lisa või Lisad), pealkiri, lehekülgede arv, eksemplaride arv.
4.11.3 Kui lisatav dokument on ühes eksemplaris, siis eksemplaride arvu ei lisata.
Näide:
Lisa: RMK asjaajamiskord 40 lehel
4.11.4 Kui dokumendi tekstis on viidatud ühele lisale, märgitakse lisamärke reale ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:
Lisa: 6 lehel 2 eks
4.11.5 Kui dokumendi lisal on omakorda lisa, vormistatakse märge selle olemasolu kohta lisamärke real.
Näide:
Lisa: RMK asjaajamiskorra eelnõu 53 lehel 1 eks ja lisa selle juurde 7 lehel 1 eks
4.11.6 Paberkandjal dokumendil märgitakse teksti pealkirja järele selgitus (nt lisa 1 või lisatud).
Näide:
k i n n i t a n hankedokumendid (lisatud)
4.11.7 E-kirja ja digitaalkandjal dokumendi puhul kasutatakse lisamärget, kui dokumendi tekstist ei selgu lisatavate failide arv, vajalik on näidata faili suurust, vormingut vms.
4.11.8 Digitaalkandjal dokumendil märgitakse lisamärkesse selgitav sõna (Lisa või Lisad), pealkiri, faili nimi ja vormingu tähis.
Näide:
Lisa: Eriarvamus, Akti_lisa_Eriarvamus.pdf
4.11.9 Digitaalkandjal dokumendil märgitakse teksti pealkirja järele selgitus (nt lisa 1 või lisatud), faili nimi ja vormingu tähis.
Näide:
k i n n i t a n hankedokumendid (lisatud, Kaskkirja_lisa_Looduskeskuste_sisustuste_ostmine.pdf)
4.11.10 Mitme lisa korral lisad nummerdatakse.
Näide lisamärke korral:
Lisad: 1. RMK sisekorraeeskiri 11 lehel 2 eks
2. RMK asjaajamiskord 23 lehel 1 eks
Näide teksti korral:
k i n n i t a n:
1. RMK sisekorraeeskirja (lisa 1)
2. RMK asjaajamiskorra (lisa 2)
4.11.11 Lisale märgitakse omakorda märge, millise dokumendi juurde ta kuulub.
Näited:
Lisa 3
RMK ja AS Eesti Post vahelise 22.05.2014. a
lepingu nr 1-18/25 juurde
KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse liikme
22. mai 2014 käskkirjaga nr 1-5/22
Lisa 2
4.12 Dokumendi jaotuskava
4.12.1 Dokumendi jaotuskavaga määratakse isikud, kes on kohustatud dokumendiga tutvuma.
4.12.2 Jaotuskava vormistatakse otsuse, käskkirja, korralduse, protokolli jt sisedokumentide puhul 3 rida allpool dokumendi väljaandjat, kus on tähestikulises järjekorras toodud, kellele vastav dokument on vaja edastada. Kui dokument tuleb edastada kõikidele struktuuriüksustele, et ole neid vaja üles loetleda.
Näide:
Jaotuskava: kõik RMK struktuuriüksused
4.12.3 Kui jaotuskavas on toodud struktuuriüksuste nimed, siis edastatakse dokumendid vastavate struktuuriüksuste juhtidele, kes omakorda edastavad dokumendid asjassepuutuvatele töötajatele.
4.12.4 Dokumendihaldussüsteemi salvestatud dokumente edastatakse ja tutvustatakse elektrooniliselt jaotuskava või viite saatmise kaudu. Jaotuskava teel saavad dokumendi jaotuskavva lisatud töötajad, kes omakorda edastavad dokumendi asjassepuutuvatele töötajatele viite teel.
Allkirja vastu tuleb tutvustada RMK töösisekorraeeskirju, ohutusjuhendeid jm dokumente, kui on eraldi mainitud, et dokumenti tuleb tutvustada allkirja vastu.
Töötajatele, kellel puudub arvutikasutamise võimalus, tutvustavad neid puudutavaid dokumente otsesed juhid töötajaga kokkulepitud viisil.
4.12.5 Dokumendi tutvustamine läbi dokumendihaldussüsteemi on samaväärne tutvustamisele allkirja vastu. Dokumendihaldussüsteemis kuvatakse info, kas ja millal on töötaja dokumendiga tutvunud.
4.12.6 Dokumendihaldussüsteemi dokumendi või selle uue versiooni salvestamisel on salvestaja kohustatud koheselt saatma dokumendi kõigile asjassepuutuvaile töötajatele.
4.12.7 Kui jaotuskavas on RMK välised kasutajad, edastatakse dokumendihaldussüsteemi salvestatud dokumendid neile dokumendihaldussüsteemist e-kirja teel.
4.13 Dokumendi viit
4.13.1 Dokumendi viit sisaldab tulenevalt „RMK dokumentide loetelust“ funktsiooni/allfunktsiooni ja sarja/allsarja tähistavat numbrit ning dokumendi järjekorranumbrit dokumendiregistris. Viit lisatakse dokumendi kuupäeva järele ja enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr“. Funktsiooni/allfunktsiooni ja sarja/allsarja numbrit koos nimetatakse nii sarja/allsarja tähiseks kui ka asjaajamise tähiseks.
Algatuskirja ja vastuskirja seob omavahel seosviit. Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast, kui see on märgitud.
Näide:
nr 1–7/976
funktsiooni tähistav number (1);
sarja tähistav number (7);
dokumendi järjekorranumber dokumendiregistris (976).
4.13.2 Kui dokument registreeritakse enne allkirjastamist (vt p 14.1.4 erandjuhud), siis kirjutatakse paberkandjal dokumendile või dokumendi elektroonilisele versioonile kogu dokumendi viit ning seejärel allkirjastatakse RMK allkirjaõigusliku isiku poolt. Dokumendi elektroonilisele versioonile lisatakse dokumendi järjekorranumber vastavast dokumendiregistrist ka faili nimesse.
4.13.3 Kui dokument allkirjastatakse enne registreerimist, siis märgitakse dokumendile sarja/allsarja tähis. Dokumendi elektroonilisele versioonile märgitakse faili sisusse sarja/allsarja tähise taha „number sisaldub faili nimes“. Registreerimisel kirjutatakse paberkandjal dokumendile sarja/allsarja tähise järele dokumendi järjekorranumber vastavast dokumendiregistrist. Dokumendi elektroonilisele versioonile lisatakse dokumendi järjekorranumber vastavast dokumendiregistrist faili nimesse.
Näide:
nr 3-1.1/(number sisaldub faili nimes)
14.3.4 Failinimede vormistamist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 5.1 „Digitaalselt allkirjastatavate dokumentide vormistamine“.
4.14 Kooskõlastusmärge
4.14.1 Dokumendi kooskõlastamine võib olla RMK sisene või väline.
4.14.2 RMK siseseks dokumendi kooskõlastamiseks on alljärgnevad võimalused:
• kooskõlastusmärge paberkandjal dokumendil;
• digitaalne kooskõlastusmärge digitaalkandjal dokumendil.
4.14.3 RMK sisene dokumendi (otsus, käskkiri, leping, akt jne) kooskõlastamine toimub enne dokumendi allkirjastamist/kinnitamist järgmiselt:
• alati kooskõlastab dokumendi selle koostaja vahetu juht;
• vajadusel esitab dokumendi koostaja dokumendi kooskõlastamiseks teistele asjassepuutuvatele juhatuse liikmetele, struktuuriüksuste juhtidele ja peaspetsialistidele, keda küsimus puudutab (annavad hinnangu, nõusoleku, kontrollivad fakte jms);
• kindlasti esitab dokumendi koostaja dokumendi kooskõlastamiseks õigusosakonna juhatajale, kui on tegemist juhendi, eeskirja või reglemendiga.
4.14.4 Kooskõlastusmärge paberkandjal dokumendil on märge, mis koosneb kooskõlastaja allkirjast, kooskõlastaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kooskõlastamise kuupäevast ja sõnast „kooskõlastan“ eeltoodu kohal.
4.14.5 Digitaalne kooskõlastusmärge digitaalkandjal dokumendil on dokumendihaldussüsteemi kooskõlastusmärge, mis koosneb kooskõlastaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest, kooskõlastamise kuupäevast, märkest kooskõlastamisest, mittekooskõlastamisest või eriarvamusest ning eriarvamuse korral selgitusest, millega kooskõlastaja pole nõus, miks pole nõus ja esitatakse ettepanekud muudatuse kohta.
4.14.6 Paberkandjal dokumendil paigutatakse kooskõlastusmärge dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.
Näide:
KOOSKÕLASTAN
/allkiri/
Rain Rebane
Metsaülem
22.05.2014
4.14.7 Kui dokumendi kohta on eriarvamus, märgitakse täiendavalt “vt eriarvamus”.
Näide:
/allkiri/
vt eriarvamus
Kalle Metsis
Regiooni juht
22.05.2014
4.14.8 Eriarvamus tuleb vormistada eraldi valgele lehele (formaat A 4), mis lisatakse dokumendiprojektile ja seda säilitatakse koos dokumendiga. Eriarvamuses märgitakse, millega kooskõlastaja pole nõus, miks pole nõus ja esitatakse ettepanekud muudatuse kohta.
4.14.9 Kooskõlastamiseks esitatud dokumendid tuleb kooskõlastada esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul nende esitamisele järgnevast tööpäevast.
4.14.10 Seaduses ette nähtud juhtudel on dokument vaja kooskõlastada mõne teise isiku või asutusega. Kooskõlastus teise asutusega vormistatakse kooskõlastusmärkega, kirja teel või digitaalselt.
Näide:
KOOSKÕLASTATUD
Tallinna Tööinspektsiooni
22. mai 2014 otsusega nr 27
4.14.11 Kirja teel kooskõlastamise puhul saadab dokumendi koostaja dokumendi originaali üldjuhul kahes eksemplaris koos kaaskirjaga kooskõlastamiseks.
4.14.12 RMK-le või RMK poolt teistele isikutele või asutustele kooskõlastamiseks esitatud dokumendid tuleb kooskõlastada 10 tööpäeva jooksul nende saabumisele järgnevast kuupäevast, kui dokumendis pole antud teist tähtaega.
Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks.
Käesolevas punktis toodud nõuded ei laiene üld- ja detailplaneeringu kooskõlastamisele.
4.15 Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta
4.15.1 Asjaajamises on kasutusel järgmised mõisted:
• Originaal on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allkirjastatud eksemplar.
• Dublikaat on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud, mis on välja antud sama isiku, asutuse või organisatsiooni (või tema õigusjärglase) poolt ja on allkirjastatud sama positsiooniga ametiisiku poolt.
Dublikaat antakse välja, kui originaal on läinud kaduma või muutunud kasutamiskõlbmatuks.
• Koopia on paberkandjal originaaldokumendi kopeerimise või skaneerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.
• Ärakiri on originaaldokumendi sisuline kordus, dokumendi elementide ja sisu täpne taasesitus. Vormilt ei tarvitse ärakiri originaaliga kokku langeda, nt kirja ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele lehele, mitte plangile, seega puuduvad plangi elemendid.
• Väljavõte on originaaldokumendi tekstis sisalduva informatsiooni osaline taasesitamine, mis vormistatakse valgele lehele.
Väljavõttes peavad olema taasesitatud dokumendiliik (v.a ametikirja väljavõtted), väljaandmise aeg ja dokumendiviit, väljaandmise koht, pealkiri, tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoontega), allakirjutaja(te) nimi(nimed) ja ametinimetus(ed).
• Väljatrükk on pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) või alatise säilitustähtajaga digitaalselt allkirjastatud dokumendi (koos allkirja(de) kinnituslehega) ja digitaalkandjal saabunud dokumendi (nt e-kirja) ning vajadusel muu (nt füüsilise allkirjaga või dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega) dokumendi väljatrükk, samuti väljatrükk registrist või andmebaasist.
4.15.2 Paberkandjal tuleb vormistada dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte või väljatrükk, millega saab tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestusmärke ja pitseriga järgmiselt:
• dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka trükitakse (või lisatakse templiga) suurtähtedega sõna KOOPIA, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK;
• dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest (olemasolul) allapoole tehakse tõestusmärge sõnadega KOOPIA, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE või VÄLJATÜKK ÕIGE. Tõestusmärkele lisatakse pitser. Allkirja(de) kinnituslehele lisatakse ainult VÄLJATRÜKK.
Näide:
KOOPIA ÕIGE
/allkiri ja pitser/
Reet Regi
Assistent
22.05.2014
4.15.3 Digitaalkandjal dokumendi koopia, ärakirja, väljavõtte või väljatrüki tõestamiseks vormistatakse digitaalne kinnitusmärge, mis allkirjastatakse digitaalselt koos tõestamist vajavate dokumentidega.
Dokumentide koopia, ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki tõestuse digitaalse kinnitamise näidised asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
4.15.4 Dokumendi koopia, ärakirja väljavõtte ja väljatrüki õigsust võivad kinnitada töötajad dokumendi originaaleksemplari alusel. Protokolli koopia, ärakirja, väljavõtte või väljatrüki vormistab protokollija.
5. Dokumentide vormistamine
5.1 Digitaalselt allkirjastatavate dokumentide vormistamine
5.1.1 RMK võtab vastu digitaalselt allkirjastatud dokumente ning ka koostab ja edastab digitaalselt allkirjastatud dokumente.
5.1.2 RMK töötajate poolt koostatud ja digitaalselt allkirjastatavate dokumentide failinimed peavad sisaldama dokumendiliigi nimetust, teise poole nime, kellele dokument esitatakse või dokumendi lühikest pealkirja ja järjekorranumbrit dokumendiregistris (selle olemasolul).
RMK infosüsteemid (nt metsakasvataja töölaud) võivad dokumentidele (nt aktid ja nende lisad) anda teistsuguseid failinimesid, mis on kooskõlastatud RMK dokumendihaldusosakonnaga.
Failinimed ei tohi sisaldada tühikuid ja täpitähti ega muid märke peale alakriipsu. Tühikute asemel tuleb kasutada alakriipse.
Näited:
Kiri_Eesti_Post_12345
Kiri_Nousoleku_andmine_12345
Kaskkiri_Hanke_algatuskaskkiri_12345
Kaskkirja_lisa_ Looduskeskuste_sisustuste_ostmine_12345
5.1.3 Kui dokument ja selle lisad vormistatakse ühe failina, siis failile antakse peadokumendi nimi.
Näide:
Kaskkiri_Hanke_algatuskaskkiri_12345
5.1.4 Kui dokument ja selle lisad vormistatakse eraldi failidena, siis vormistatakse failinimed nii,
nagu on toodud punktis 5.1.2. Nii dokument kui ka lisad allkirjastatakse ühes digikonteineris ning digikonteinerile antakse peadokumendi nimi.
Näide:
Kaskkiri_Hanke_algatuskaskkiri_12345
5.1.5 Kui digitaalsele allkirjastamisele kuuluvad kaaskiri ja selle lisad, mis vajavad kahepoolselt allkirjastamist (nt leping, protokoll), siis kaaskiri allkirjastatakse eraldi ja kahepoolselt allkirjastatav dokument eraldi.
5.1.6 Digitaalselt allkirjastamisele kuuluvad dokumendid tuleb allkirjastada dokumendihaldussüsteemis ja edastada adressaatidele dokumendihaldussüsteemi kaudu, v.a juhul, kui tulenevalt RMK dokumentide loetelust ei kuulu dokument hõlmamisele dokumendihaldussüsteemi. Dokumendihaldussüsteemis allkirjastatavate dokumentide failinimed tuleb vormistada vastavalt punktis 5.1.2 toodud nõuetele.
5.1.7 Dokumendihaldussüsteemis registreerimisele kuuluva dokumendi failinimele tuleb dokumendi koostajal või registreerijal lisada järjekorranumber dokumendiregistrist alljärgnevalt:
5.1.7.1 kui dokument allkirjastatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis, siis lisatakse number failile (nt .pdf) enne selle allkirjastamisele saatmist;
5.1.7.2 kui dokument allkirjastatakse digitaalselt väljaspool dokumendihaldussüsteemi, siis lisatakse number failile (.ddoc) pärast allkirjastamist hõlmamisel dokumendihaldussüsteemi.
5.1.8 RMK-le saadetud digitaalselt allkirjastatud dokumentide failide nimesid ei muudeta, v.a juhul, kui pooled on selles kokku leppinud (nt kui on vaja lisada lepingu failinimesse RMK dokumendi järjekorranumber vastavast dokumendiregistrist).
5.1.9 Kui dokument on esimese allkirjastaja poolt allkirjastatud digitaalselt, tuleb ka teis(t)el allkirjastaja(te)l see allkirjastada digitaalselt. Dokumentide, millel ühe osapoole allkiri on digitaalne ja teis(t)e osapool(t)e allkiri omakäeline, vormistamine on keelatud. Vaidluse korral tuleb valida kõikidele osapooltele sobilik dokumendi andmekandja.
5.1.10 Kui digitaalselt allkirjastatud dokumendi faili ei ole lisatud dokumendi kuupäeva (nt viide „digitaalallkirja kuupäev“), „Asutusesiseseks kasutamiseks“ märke juurdepääsupiirangu alguse ja lõppemise kuupäeva (nt viide „digitaalallkirja kuupäev“ ja „5 aastat digitaalallkirja kuupäevast“) ja/või viita (nt „number sisaldub faili nimes“), tuleb see informatsioon lisada e-postiga saadetavasse dokumendi kaaskirja.
5.1.11 Struktuuriüksuse võrgukettale salvestatud dokumentide puhul on soovitatav järgida punktis 5.1.2 kirjeldatud failinimede kasutamise reegleid.
5.1.12 Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) dokumentide vormistamiseks võib kasutada kõiki RMK igapäevases kontoritarkvaras saada olevaid failiformaate.
5.1.13 Pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) ja alatise säilitustähtajaga dokumendid tuleb vormistada paberkandjale. Erandkorras, kui dokumendi allkirjastaja ei saa mõjuval põhjusel dokumenti paberkandjal allkirjastada või teine pool nõuab dokumendi digitaalset allkirjastamist, võib pikaajalised ja alatise säilitustähtajaga dokumendid vormistada digitaalkandjale. Digitaalkandjale vormistamisel tuleb kasutada arhiivipüsivaid failiformaate .pdf/a, .tiff, .png, mille kasutamine on nõutud seadusega.
5.1.14 RMK-st elektrooniliselt väljasaadetavate dokumentide puhul tuleb viimase ametliku versioonina kasutada arhiivipüsivaid failiformaate .pdf/a, .tiff, .png.
5.1.15 Digitaalselt allkirjastatud dokumentide vormistamist on lisaks kirjeldatud käesoleva korra peatükkides 4.3 „Dokumendi kuupäev“, 4.6 „Allkiri“, 4.13 „Dokumendi viit“, 4.15 „Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta“ ja 13 „Dokumentide hõlmamine infosüsteemi ja andmekogusse“.
5.2 Otsuse vormistamine
5.2.1 Otsuse elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja aluspõhjad asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
5.3 Käskkirja ja korralduse vormistamine
5.3.1 Käskkirja elementide kirjeldus ja vormistamise juhend, näidised ning käskkirja ja korralduse aluspõhjad asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
5.4 Ametikirja vormistamine
5.4.1 Ametikirja elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja aluspõhjad asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
5.5 Protokolli vormistamine
5.5.1 Protokolli elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja aluspõhjad asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
5.6 Akti vormistamine
5.6.1 Akti elementide kirjeldus ja vormistamise juhend ning näidised ja vormid asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
6. Dokumentide loetelu haldamine
6.1 Dokumentide loetelu koostamine
6.1.1 Dokumentide loetelu koostatakse dokumentide liigitamise, toimikute moodustamise, säilitustähtaegade ja säilitajate kehtestamise eesmärgil.
6.1.2 „RMK dokumentide loetelus“ on liigitatud RMK tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid sarjadesse ja allsarjadesse, määratud neile tähised, säilitustähtajad ja dokumentide säilitamise eest vastutavad struktuuriüksused, samuti on märgitud, millistel teabekandjatel dokumendid tekivad ja säilitatakse ning millistes infosüsteemides või andmekogudes dokumentide alusandmeid ja dokumente hõlmatakse, hallatakse ning võimaldatakse neile juurdepääs. Lisaks on kirjeldatud, mille alusel saab dokumentidele või kogu sarjale/allsarjale juurdepääsupiiranguid määrata. Sarjadele/allsarjadele on lisatud Rahvusarhiivi 27.11.2008 hindamisotsuse nr 767 ja 10.01.2014 hindamisotsuse nr 2 hinnangud dokumentide arhiiviväärtuse ja lihtsustatud korras hävitamise lubamise või mittelubamise kohta. Märkuste lahtris on täpsustav ülevaade sarja/allsarja sisust, kas dokument salvestatakse dokumendihaldussüsteemis uute versioonidena, kuidas dokument kinnitatakse, millises registris dokument registreeritakse jms.
6.1.3 RMK dokumendihaldusosakonna juhataja poolt on koostatud kõikidele struktuuriüksustele ühine funktsioonipõhine dokumentide loetelu, mille kinnitab RMK juhatuse esimees. Dokumentide loetelu on koostatud struktuuriüksuste töötajate ettepanekute alusel.
6.1.4 Dokumentide loetelu muudetakse, kui RMK ülesannete muutumise tulemusena on tekkinud uued või kaotatud eelmised sarjad või on muutunud sarjadele kehtestatud säilitustähtajad.
6.2 Dokumentidele säilitustähtaja määramine
6.2.1 Dokumentide säilitustähtaeg määratakse „RMK dokumentide loeteluga“.
6.2.2 Säilitustähtaeg määrab kindlaks sarja/allsarja koosseisu kuuluvate dokumentide säilitamise, avalikku arhiivi üleandmise või hävitamise.
6.2.3 Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse:
• aastates (5, 10 jne);
• tähtajana (vajaduseni, likivideerimiseni, uutega asendamiseni jne);
• alatisena (tähtajatuna).
6.2.4 Säilitustähtaja määramisel lähtutakse:
• seadustest;
• asutuse tegevusest tulenevast vajadusest;
• arhiiviväärtusest.
6.2.5 Avaliku arhiivi hindamise tulemusena, milleks on hindamisotsus, antakse arhivaalile arhiiviväärtus. Arhiiviväärtusega arhivaale säilitatakse alatiselt.
6.2.6 Sarja/allsarja koosseisu kuuluvate dokumentide säilitustähtaega arvestatakse nende loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.
6.2.6.1 Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asjapõhise toimiku lõpetamise kuupäevast.
7. Toimikute haldamine
7.1 Toimikute moodustamine
7.1.1 Asjaajamisaasta alguses avatakse vastavalt „RMK dokumentide loetelus“ märgitud sarjadele/allsarjadele toimikud (registraatorid, kiirköitjad vms), kuhu paigutatakse asjaajamisperioodil loodud ja saadud paberkandjal dokumendid. Samuti vormistatakse ümber eelmise asjaajamisperioodi toimikud, mille kasutamist jätkatakse uuel perioodil.
7.1.2 Ametlikke dokumente hoitakse toimikutes, mille seljale või kaanele märgitakse RMK struktuuriüksuse nimi, vastavalt dokumentide loetelule funktsiooni nimi, sarja tähis ja pealkiri, allsarja puhul selle nimetus(ed) ning asjaajamisaasta(d). Õhukesest plastikust kaanega toimikule vormistatakse vastavate andmetega tiitelleht.
7.1.2.1. Hanketoimikule lisatakse selle olemasolul viitenumber ja kui on tegemist sihtfinantseeritava projekti raames läbiviidava hankega, siis ka täpne säilitustähtaeg (sihtfinantseeritavate projektidega seotud hangete dokumendid säilitatakse 15 a sihtfinantseeritava projekti lõppemisest või toetuse andja määratud tähtajani (nt 31.12.2025).
Näide:
RMK metsamajandusosakond
Juhtimine
1-47
Hangete dokumendid
Puiduveoteenuse tellimine
Viitenumber 087798
Säilitustähtaeg kuni 31.12.2025
7.1.2.2 Sihtfinantseeritava projekti toimikule lisatakse finantseerija poolt antud projekti number
(toetuse saanud projekti korral) ja täpne säilitustähtaeg (toetuse saanud projektdokumentatsiooni säilitatakse 15 a või toetuse andja määratud tähtajani (nt 31.12.2025), toetuseta jäänud projektdokumentatsiooni säilitatakse 5 a). Nimetatud toimikutele ei lisata erandkorras sarja nime.
Näide (projekt, mis on saanud toetuse):
RMK looduskaitseosakond
Juhtimine
1-46.1
Looduse mitmekesisuse säilitamine
1-46.1.24
Kaitsealuste põlispuude taastamistööd
Projekti number 2.2.0601.10-0002
Säilitustähtaeg kuni 31.12.2025
Näide (projekt, mis ei saanud toetust):
RMK looduskaitseosakond
Juhtimine
1-46.1
Looduse mitmekesisuse säilitamine
1-46.1.24
Kaitsealuste põlispuude taastamistööd
Säilitustähtaeg kuni 2017
7.1.3 Dokumentide ja nende registrite sarjad, mida tulenevalt „RMK dokumentide loetelust“ peetakse struktuuriüksuse võrgukettal digitaalkandjal, moodustatakse nende säilitamise eest vastutavas struktuuriüksuses kokkulepitud töötaja poolt.
7.1.4 Struktuuriüksuse võrgukettale märgitakse vastavalt funktsiooni tähis ja nimi ning sarja/allsarja tähis ja pealkiri.
Näide:
2 Personalitöö
2-54 Põhipalkade määramise käskkirjad
2-55 Põhipalkade määramise käskkirjade register
7.1.5 Töödokumendid paigutatakse toimikutesse, mille seljale või kaanele tehakse märge selle kohta, et tegemist on töödokumentidega ja soovituslikult märgitakse toimikus olevate dokumentide ühine nimetus (nt Töödokumendid. Õigusaktide väljatrükid). Toimikule, millesse on paigutatud töödokumendid, ei kehti käesoleva korraga sätestatud nõuded.
7.1.6 Dokumendihaldussüsteemis dokumentide haldamiseks loodavate funktsioonikaustade ja sarjade loomist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 15 „Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine“.
7.2 Dokumentide hoidmine ja kasutamine
7.2.1 Toimiku sees paigutatakse paberkandjal dokumendid kronoloogilises või muus loogilises järjestuses, mis on dokumendihaldusosakonnaga kokku lepitud.
7.2.2 Toimik koosneb üldjuhul ühe asjaajamisaasta jooksul tekkinud üheliigilistest dokumentidest. Kui dokumentide kogus on toimikus väike, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisaasta dokumendid. Lisaks saab moodustada asjapõhised ehk ühte teemat käsitlevaid toimikud, kus on eriliigilised ja üle mitme asjaajamisaasta dokumendid (nt IT arendusprojektide dokumendid, teadusnõukogu dokumendid, siseauditite dokumendid).
7.2.3 Sarjades 1-5 „Põhitegevuse käskkirjad“ ja 1-5.1 „Põhitegevuse käskkirjaga kinnitatud dokumendid“ tekkivad dokumendid hoitakse ja säilitatakse ühes toimikus numeroloogiliselt üksteise järel ning sarjades 1-32 „RMK juhatuse otsused“ ja 1-32.1 „RMK juhatuse otsusega kinnitatud dokumendid“ tekkivad dokumendid hoitakse ja säilitatakse ühes toimikus numeroloogiliselt üksteise järel.
7.2.4 Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse nii algatus- kui ka vastuskiri koos muude asja menetlemise käigus tekkinud dokumentidega. Sama asja käsitlevat (sama dokumendiviidaga) korduvat kirjavahetust hoitakse koos, kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Kui kirjavahetus kestab üle asjaajamise aasta, siis paigutatakse sama dokumendiviidaga seotud eelnev kirjavahetus viimase kirja juurde.
7.2.5 Igapäevases asjaajamises olevate dokumentide originaaleksemplaride väljalaenutamine kajastatakse dokumendihalduse ja asjaajamisega tegeleva töötaja või töötaja, kelle valduses on toimikud, poolt dokumentide laenutamise registris.
7.2.6 Dokumentide ülevaatuse läbiviimist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 16 ”Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine”.
8. Teabe avalikustamine
8.1 Tulenevalt „Avaliku teabe seadusest“ peab RMK kui teabevaldaja võimaldama avalikkusele
teabenõude esitamise ja dokumendiregistriga tutvumise RMK veebilehe kaudu.
Sellest tulenevalt on RMK veebilehe kaudu kättesaadavad alates 01.07.2008 dokumendihaldussüsteemi sisestatud käskkirjade, juhatuse otsuste, saabunud ja väljasaadetud dokumentide ning dokumendihaldussüsteemi ja metsanduse infosüsteemi sisestatud lepingute dokumendiregistrid ning alates 01.01.2010 avalikus kasutamiseks mõeldud teabe puhul ka dokumendi sisu. Lisaks on veebilehe kaudu võimalik RMK-le esitada teabenõuet.
8.2 Teabe avalikustamisega seotud informatsioon on toodud dokumendis „Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teave“.
8.3 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele juurdepääsupiirangu vormistamisega seotud informatsioon on toodud dokumendis „Juurdepääsupiirangu märke vormistamine“.
8.4 Kui dokumendi/toimiku läbivaatamisega on kiire või selle sisu ei soovita igaühele avaldada, siis tehakse suurtähtedega vastav kasutusmärge „KIIRE“ või „ISIKLIK“ nii dokumendi/toimiku esimese lehekülje paremasse ülanurka kui ka ümbrikule või e-kirja. Ametikirja ja selle ümbriku puhul tehakse märge ”ISIKLIK” adressaadivälja esimesele reale.
Märke tegemise otsustab allakirjutaja, ettepaneku selle kohta teeb dokumendi koostaja.
8.5 Arhivaalides sisalduva teabe kasutamist ja avalikustamist on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 17.4 ”Arhivaalide kasutamine”.
9. Asjaajamise üleandmine
9.1 Enne töötaja töölepingu/juhatuse liikme ametilepingu peatumist või lõpetamist või töötaja teise struktuuriüksusesse üleviimist on töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud töötajale töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks.
9.2 Töötaja töölt vabastamisel, töösuhte peatumisel või teise struktuuriüksusesse üleviimisel annab töötaja asjaajamise toimikud ja üksikdokumendid akti alusel üle tema ametikohale määratud (või teda asendavale) töötajale, selle puudumisel vastava struktuuriüksuse juhile.
9.3 Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mis peab sisaldama:
• üleandja käes menetlemisel ja täitmisel olevate dokumentide loetelu;
• tähtajaks täitmata dokumentide loetelu;
• üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu vastavalt ”RMK dokumentide loetelule”.
9.4 RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel teise struktuuriüksusesse vormistatakse samuti üleandmise-vastuvõtmise akt.
9.5 Akti märgitakse asjaajamise üleandja ja vastuvõtja, asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja ametikohtade nimetused (olemasolul) ning akti eksemplaride arv ja jaotuskava. Jaotuskavva tuleb alati lisada dokumendihaldusosakonna juhataja.
9.6 Töölepingu peatumisel või lõpetamisel vormistatakse akt kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale ja teine jääb vastuvõtjale. Töötaja teise struktuuriüksusesse üleviimisel ja RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel vormistatakse akt ühes eksemplaris, mis jääb üleandja struktuuriüksusesse.
Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibinud isikud (olemasolul). Akti kinnitab üleandja vahetu juht. RMK siseste üksikdokumentide või toimikute üleandmisel akti ei kinnitata.
9.7 RMK juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama lisaks loetletud andmetele veel järgmisi andmeid:
• asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
• asutuse eelarvevahendite seis;
• asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate töötajate nimed ja ametikohad;
• lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viited vastavalt dokumendiliigile;
• üldandmed asutuse arhiivi kohta.
9.8 RMK juhatuse esimehe vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitab keskkonnaminister.
9.9 Akt registreeritakse asjaajamist üleandva struktuuriüksuse, juhatuse esimehe vahetumisel dokumendihaldusosakonna, dokumendiregistris ja säilitatakse toimikus.
9.10 Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva töötaja, asutuse juhi või tema poolt määratud töötaja või nõukogu liikme juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti vastav märge.
9.11 Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
DOKUMENDIHALDUSE KORD
Dokumendihalduse korra peatükk kirjeldab infosüsteeme ja andmekogusid, kus RMK-s dokumente hallatakse ja lähemalt dokumendihaldussüsteemi, dokumendiringlust, dokumentide hõlmamist infosüsteemi ja andmekogusse, dokumentide registreerimist ja registreid, funktsioonikaustade ja sarjade haldamist ning dokumentide ülevaatuse läbiviimist ja dokumentide kaasajastamist.
10. Infosüsteemid ja andmekogud, kus dokumente hallatakse
10.1 RMK ja RMK välised infosüsteemid või andmekogud, kus RMK dokumentide alusandmeid ja dokumente hõlmatakse, hallatakse ning võimaldatakse neile juurdepääs, on loetletud ja kirjeldatud „RMK dokumentide loetelus“.
10.2 Keskkonnaministeeriumist saabuvad dokumendid edastatakse ministeeriumi infosüsteemi poolt RMK dokumendihaldusspetsialistile, kes hõlmab dokumendid RMK dokumendihaldussüsteemi.
RMK poolt ettevalmistatud ja Keskkonnaministeeriumi ametnike poolt allkirjastamisele kuuluvad dokumendid edastatakse e-posti teel Keskkonnaministeeriumile, kus algatatakse Keskkonnaministeeriumi dokumendihaldussüsteemis kooskõlastusmenetlus vastavalt ministeeriumis kehtivale korrale.
11. Dokumendihaldussüsteem
11.1 Dokumendihaldussüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs (EVS-ISO 15489-1:2004).
11.2 Dokumendihaldussüsteem peab tagama dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse, kasutatavuse ja säilimise kuni dokumentide eraldamiseni säilitamiseks või hävitamiseks.
11.3 RMK dokumendihaldussüsteem (DHS) koosneb alljärgnevast:
1) organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid;
2) dokumendihalduse tegevused ehk toimingud dokumentidega;
3) dokumendihaldussüsteem (tarkvaraline rakendus ja tehnoloogia);
4) süsteemi kasutajad – inimesed.
11.4 Dokumendihaldussüsteem võimaldab süsteemis dokumente luua ja neid süsteemi üles laadida, lisada dokumendile sellega seotud isikuid, tegevuste tähtaegu ja neid jälgida, dokumendile seisukohta anda, dokumente kooskõlastada, kinnitada ja digitaalselt allkirjastada, dokumentide vahelisi seoseid luua, dokumente elektroonilisel teel tutvustada ja edastada, teostada dokumentide ülevaatust, dokumendile juurdepääsupiiranguid seada ja dokumente otsida, samuti kasutajal töölaua kaudu jälgida temaga seotud dokumente ja häälestada süsteemi kasutajapõhiselt.
11.5 Dokumendihaldussüsteemi oskuslikuks kasutamiseks on koostatud kasutusjuhend, mis on digitaalkandjal kättesaadav dokumendihaldussüsteemist.
11.6 Dokumendihaldussüsteemi arendamisel võetakse arvesse RMK vajadusi ja käesoleva korra peatükis 1 „Asjaajamist, dokumendi- ja arhiivihaldust reglementeerivad dokumendid“ toodud seadusi, määrusi, standardeid, juhiseid ja juhendmaterjale.
12. Dokumendiringlus
12.1 Sissetulevate dokumentide ringlus
12.1.1 Sissetulevate dokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi vastuvõtmine – esialgne läbivaatamine - registreerimine dokumendihaldussüsteemi- läbivaatamine juhi (juhtide) poolt – resolutsiooni sisestamine - edastamine dokumendi vastamise eest vastutaja(te)le
12.1.2 Sissetulevate dokumentide ringlus toimub „Sissetuleva info menetlemine” protsessiskeemi alusel, mis asub digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.
12.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus
12.2.1 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
täitmise jälgimine - seisukoha küsimine - kirjalik/suuline vastus - allakirjutamine – registreerimine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse - edastamine
12.2.2 Väljasaadetavate vastusdokumentide ringlus toimub „Väljamineva info menetlemine - vastamine” protsessiskeemi alusel, mis asub digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.
12.2.3 Väljasaadetava vastusdokumendi vormistamise aluspõhjad, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
12.3 Väljasaadetavate dokumentide ringlus
12.3.1 Väljasaadetavate dokumentide ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine –– kooskõlastamine - allakirjutamine – registreerimine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse - edastamine
12.3.2 Väljasaadetavate dokumentide ringlus toimub „Väljamineva info menetlemine - algatamine” protsessiskeemi alusel, mis asub digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.
12.3.3 Väljasaadetava dokumendi vormistamise aluspõhjad, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
12.4 RMK siseste dokumentide ringlus
12.4.1 RMK siseste dokumentide (nt otsused, käskkirjad, korraldused, protokollid, aktid) ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine – kooskõlastamine – allakirjutamine – kinnitamine – registreerimine ja salvestamine dokumendihaldussüsteemi - dokumendi paigutamine toimikusse – edastamine - tutvustamine - täitmise järelevalve
12.4.2 RMK siseste pöördumiste (avaldused, taotlused, seletuskirjad, esildised) ringlus koosneb järgmistest etappidest:
dokumendi koostamine – allakirjutamine – kinnitamine - registreerimine ja salvestamine dokumendihaldussüsteemi – dokumendi paigutamine toimikusse – edastamine – seisukohtade küsimine – resolutsiooni kandmine dokumendiregistrisse - edastamine täitjale
12.4.3 RMK siseste dokumentide ringlus toimub „Sisese info menetlemine”, „Juhatuse otsuse menetlemine“, „Käskkirja menetlemine“ protsesside skeemide alusel, mis asuvad digitaalkandjal dokumendihaldussüsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.
12.4.4 RMK siseste dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjal asuvad dokumendihaldussüsteemi sarjades „Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid”.
12.5 Dokumendiringlusega seotud tähtajad
12.5.1 Dokumendi sisulise ja tähtajalise menetlemise eest vastutab resolutsiooniandja või peavastutaja resolutsioonis märgitud vastutav isik. Dokumendi vastamise tähtaega arvestatakse saabumisele järgnevast kalendripäevast.
Juhul kui tekstis või resolutsioonis ei ole vastamise tähtaega märgitud, vastatakse dokumendile 30 kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
E-posti teel saabunud infopäringutele, millele vastamiseks ei ole vajalik lisateabe kogumine, tuleb vastata kuni kahe tööpäeva jooksul alates e-kirja saamisele järgnevast tööpäevast.
12.5.2 Resolutsiooniandja või peavastutaja võib anda dokumendi menetlemiseks ka lühema tähtaja. Tähtaega võib pikendada vastutava isiku motiveeritud taotluse alusel, mis tuleb esitada enne vastamise tähtaja saabumist. Taotluse rahuldab resolutsiooniandja või peavastutaja.
12.5.3 Dokumendi menetlemise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kuni kahe kuuni või kuni menetlemiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise juhatuse esimees, juhatuse liige, struktuuriüksuse juht või peaspetsialist. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne vastamistähtaja saabumist.
12.5.4 Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab vastutav töötaja sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks.
12.5.5 Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on postiasutusele edastatud tähtpäeval või kui vastus on edastatud faksiga, e-postiga, käsipostiga tähtpäeval ning vastus on hõlmatud dokumendihaldussüsteemi.
12.5.6 Teabenõue loetakse täidetuks, kui teave on teabenõudjale edastatud tema poolt soovitud viisil ja korras, teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjat teavitatud või kui teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avalikustatud teabega.
12.5.7 Kui ühest dokumendist on nii faksi või e-posti teel tulnud eksemplar kui ka originaaldokument, siis dokumendi menetlemise tähtaega arvestatakse selle faksi või e-postiga saabumise kuupäevast.
12.5.8 Dokumendile vastamisest võib loobuda, kui:
1. isikut ei ole võimalik kindlaks teha;
2. puuduvad isiku kontaktandmed;
3. isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning dokument on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta;
4. isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi dokumendile vastust;
5. dokumendi sisu ei ole loetav või arusaadav;
6. dokumendile vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu RMK töökorralduse muutmist, takistab talle pandud ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi.
Punktide 3, 5 või 6 alusel vastamisest loobumisel edastatakse dokumendi esitajale viivitamata sellekohane teade. Teates näidatakse ära, milliste puuduste kõrvaldamisel oleks võimalik dokumendile vastata.
12.5.9 Dokumentidest, mille vastamise tähtaeg läheneb 1-5 päeva jooksul ja dokumentidest, mille vastamise tähtaeg on ületatud, ülevaate saab dokumendihaldussüsteemi vastava struktuuriüksuse „Saabunud ja väljasaadetud dokumendid“ sarjavaatest. Samuti on dokumendihaldussüsteemis võimalik peavastutajale ja vastutavale isikule teha meeldetuletus dokumendile vastamise tähtaja ületamise kohta.
12.5.10 Dokumentidele, mis ei vaja vastust, tuleb dokumendihaldussüsteemis teha märge „Teadmiseks võetud“.
12.5.11 RMK sisesed dokumendid kooskõlastatakse, kinnitatakse, allkirjastatakse, antakse seisukoht või vastatakse kolme tööpäeva jooksul dokumendi esitamisele järgnevast tööpäevast.
12.5.12 RMK-sse laekunud e-kirjale, mis eeldab või milles nõutakse e-kirja kättesaamise kinnitust, edastab kinnituse e-kirja saanud töötaja.
13. Dokumentide hõlmamine infosüsteemi ja andmekogusse
13.1 Dokumendi hõlmamisel dokumendihaldussüsteemi on kohustuslik lisada dokumendi sisu ehk fail v. a juhul, kui paberkandjal dokumendi digitaliseerimine ei ole tehniliselt võimalik (nt kaardimaterjal).
13.2 Dokumendihaldussüsteemis peavad ametlike dokumentide sarjades/allsarjades olema viimase versioonina kas dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega kinnitatud dokumendid või allkirjastatud (digitaalselt allkirjastatud või paberkandjal allkirjastatud ja skanneritud) dokumendid. Dokumendihaldussüsteemis on kinnitusmärkega kinnitamata või digitaalselt allkirjastamata dokumendid kehtivusega „ettevalmistamisel“ ja märgitusega „E“.
13.3 Infosüsteemis, andmekogus või dokumendihaldusosakonnaga kokkuleppel struktuuriüksuse võrgukettal peavad ametlike dokumentide sarjades/allsarjades/kataloogides olema viimase dokumendina allkirjastatud (digitaalselt allkirjastatud või paberkandjal allkirjastatud ja skanneritud) dokumendid.
13.4 Paberkandjal allkirjastatava ja skaneeritava dokumendi korral on soovitatav salvestada dokumendihaldussüsteemi kõigepealt alla kirjutamata töödeldav versioon ja seejärel allkirjastatud dokument. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi, vastutab dokumendi salvestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse eest.
13.5 Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaalselt allkirjastatud dokumendid ja digitaalkandjal dokumendid hõlmatakse infosüsteemi, andmekogusse või dokumendihaldusosakonnaga kokkuleppel struktuuriüksuse võrgukettale ning hoitakse ja säilitatakse seal.
13.6 Pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) ja alatise säilitustähtajaga digitaalselt allkirjastatud dokumendid (koos allkirja(de) kinnituslehega) ja digitaalkandjal dokumendid (nt saabunud e-kiri) hõlmatakse infosüsteemi, andmekogusse või dokumendihaldusosakonnaga kokkuleppel struktuuriüksuse võrgukettale, kuid hoitakse ja säilitatakse lisaks ka paberkandjal. Dokumendi salvestajal tuleb need välja trükkida ja kinnitada dokumendi väljatrüki õigsust.
14. Dokumentide registreerimine
14.1 Dokumentide registreerimise nõuded
14.1.1 Dokumendid tuleb registreerida selleks, et:
1) fikseerida dokumendi saamise/väljasaatmise fakt;
2) võimaldada dokumendi leidmine liigi, viida, kuupäeva, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja või muude andmete alusel dokumendi elutsükli kõigil etappidel;
3) tagada dokumentidest tulenevate ülesannete tähtaegse menetlemise kontrollimine;
4) tagada avalikkuse juurdepääs avalikustamisele kuuluvatele dokumentidele;
5) tagada dokumentide arvestus.
14.1.2 Dokumentide registreerimisel „RMK dokumentide loetelus“ nimetatud registritesse või asjapõhistesse toimikutesse saavad dokumendid järjekorranumbrid. Ülejäänud sarjadesse kuuluvad dokumendid hõlmatakse dokumendihaldussüsteemi või hoitakse ja säilitatakse toimikutes nummerdamata.
14.1.3 RMK asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar – 31. detsember). Dokumentide järjekorranumbrid registris algavad igal kalendriaastal number ühest, v.a asjapõhised toimikud (nt IT arendusprojektide dokumendid, teadusnõukogu dokumendid, siseauditite dokumendid).
14.1.4 Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise taotluse esitamise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Erandkorras registreeritakse RMK-st väljaminevad dokumendid (lepingud, kirjad, protokollid) enne nende allkirjastamist. Dokumendiviida vormistamist dokumendi registreerimisel on kirjeldatud käesoleva korra peatükis 4.13 „Dokumendi viit“.
14.1.5 Registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse koos nende lisadega.
14.1.6 RMK saabunud ja väljasaadetavate dokumentide all mõeldakse postiga, käsipostiga,
e-postiga ja faksiga saabunud või edasitoimetatavaid dokumente, samuti suuliselt esitatud teateid, taotluseid, teabenõudeid jms, mis menetlemise korral vormistatakse saaja poolt vastavalt dokumentide vormistamise nõuetele valgele paberilehele või teabenõude vormile.
14.1.7 Saabunud ja väljasaadetud dokumentide registris registreeritakse erinevatesse sarjadesse kuuluvad saabunud ja väljasaadetud dokumendid. Selle tulemusena saab ülevaate saabunud ja väljasaadetud dokumentidest ühest registrivaatest ja numeratsioon jookseb neid sarju läbivalt.
14.1.8 Saabunud dokumendid registreeritakse saaja poolt ise või edastatakse saaja poolt registreerimiseks struktuuriüksuses kokkulepitud dokumendihalduse ja asjaajamisega tegelevale töötajale.
Kui e-kirjal on mitu saajat, siis dokumendi registreerijaks või edastajaks on Saaja reale esimesena märgitud isik.
14.1.9 RMK-s kuuluvad registreerimisele kõik dokumendid v.a kutsed, tänukirjad, õnnitlused, kaastundeavaldused, perioodilised väljaanded, informatiivse sisuga materjalid, kirjad, millel adressaadina on märgitud teine asutus, organisatsioon või isik, reklaamid, raamatud, bülletäänid ja kirjad märkega “ISIKLIK”.
Juhul kui kiri märkega “ISIKLIK” osutub ametialaseks, kuulub see registreerimisele.
14.1.10 Kui kirja saatja ei ole dokumendile märkinud oma aadressi ja see on kirjas ümbrikul, lisatakse ümbrik kirjale.
14.1.11 Teabenõuet ei registreerita, kui teabenõudest ei selgu, kes selle on esitanud või kui telefonitsi või suulisel pöördumisel on teabenõue koheselt täidetud.
14.1.12 RMK-s kehtib dokumentide ühekordse registreerimise nõue. Ühe struktuuriüksuse poolt registreeritud siseseid pöördumisi (avaldused, taotlused, seletuskirjad, esildised), käskkirju, korraldusi, protokolle, lepinguid, akte, teistes struktuuriüksustes nende saabumisel ei registreerita.
14.1.13 Registreerimisele ei kuulu ühe struktuuriüksuse poolt teisele saadetud dokumentide koopiad, registreerimisele kuulub koopiale lisatud kaaskiri, kui see on lisatud.
14.1.14 RMK sisese e-posti vahetuse korral kuuluvad registreerimisele e-kirjad, mis sisaldavad kõrgemalt positsioonilt antavaid korraldusi või mille sisu omab tõestavat või olulist informatsiooni.
14.1.15 Dokument on registreeritud, kui talle on antud dokumendiviit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad registriandmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
14.2 Dokumentide registrid
14.2.1 „RMK dokumentide loetelus“ toodud sarjade/allsarjade, mille dokumendid või andmed tuleb kanda registritesse, märkuste lahtris on viide vastavale registrile ning säilitava struktuuriüksuse lahtris info, millises üksuses dokumendid registreeritakse ja registreid säilitatakse.
Registrid asuvad RMK infosüsteemides või andmekogudes, struktuuriüksuste võrguketastel ja paberkandjal.
14.2.2 Dokumendiregistrisse kantavad registriandmed sõltuvad dokumendi liigist. Lisaks peetakse pitsatijäljendite registrit, kuhu kantakse pitsatitega seotud andmed.
14.2.3 Registrite andmed on toodud dokumendis „Dokumentide registrid“.
14.2.4 Infosüsteemi, andmekogu või struktuuriüksuse võrgukettal asuvast dokumendiregistrist tehakse väljatrükk, mis lisatakse asjaajamisperioodi lõpus toimiku (selle olemasolul) juurde.
Saabunud ja väljasaadetud dokumentide registrist tehakse väljatrükk registris olevate sarjade kaupa ja registrid paigutatakse vastava toimiku (selle olemasolul) juurde.
Registritest ei tehta väljatrükke juhul, kui kõik registreeritavad dokumendid on digitaalkandjal ja paberkandjal toimikut ei teki.
14.2.5 Registri pealdis peab olema varustatud järgmiste andmetega: struktuuriüksuse nimi, vastavalt dokumentide loetelule funktsiooni nimetus, sarja tähis ja pealkiri ning asjaajamisaasta(d).
15. Funktsioonikaustade ja sarjade haldamine
15.1 Tulenevalt „RMK dokumentide loetelust“ luuakse süsteemi peakasutaja poolt dokumendihaldussüsteemi funktsioonikaustad/allfunktsioonikaustad ja sarjad/allsarjad, kuhu hõlmatakse dokumentide salvestajate poolt asjaajamisperioodide jooksul loodud ja saadud ametlikud dokumendid.
15.2 Funktsioonikaustad/allfunktsioonikaustad ja sarjad/allsarjad, mis on „RMK dokumentide loetelu“ muutmise käigus kehtivast loetelust eemaldatud, tähistatakse peakastutaja poolt tähisega „P“ ehk passiivne.
15.3 Töödokumentide loomiseks ja ametlikest dokumentidest viidete tegemiseks dokumendihaldussüsteemi luuakse süsteemi kasutajate poolt dokumendihaldussüsteemi kasutaja töölauale vastavad kaustad.
15.4 Sarjas on üldjuhul üheliigilised dokumendid. Lisaks saavad süsteemi peakasutaja ja tema poolt volitatud kasutajad moodustada dokumendihaldussüsteemis sarja nn asjapõhised toimikud, kus on eriliigilised ja üle mitme asjaajamisaasta dokumendid (nt IT arendusprojektide dokumendid, teadusnõukogu dokumendid, siseauditite dokumendid).
15.5 Sarja/toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises (reeglina numbri või kuupäeva) järjestuses, mida kasutaja saab süsteemis ka muuta.
16. Dokumentide ülevaatuse läbiviimine ja kaasajastamine
16.1 Dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtted
16.1.1 RMK-s loodavate ametlike dokumentide puhul tuleb järgida käesoleva korraga sätestatud kõiki nõudeid.
16.1.2 Enne dokumentide väljaandmist tuleb veenduda nende adekvaatsuses ja peale dokumentide kinnitamist viia läbi nende korralist ülevaatust.
16.1.3 Dokumentide ülevaatus viiakse läbi nii paberkandjal dokumentide, nende olemasolu korral, kui ka dokumendihaldussüsteemis olevate dokumentide hulgas vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts. Märge dokumendi ülevaatuse kohta säilitatakse dokumendihaldussüsteemis dokumendi andmete juures.
16.1.4 Ülevaatuse tulemusena dokumendid kas kaasajastatakse ja taaskinnitatakse või tunnistatakse kehtetuks.
16.1.5 Märge dokumendi muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta tehakse nii paberkandjal dokumendile, selle olemasolul, kui ka dokumendihaldussüsteemis olevale dokumendile.
16.1.6 Dokumendihaldussüsteemis on kättesaadavad dokumentide ajakohased versioonid, kehtetud dokumendid on nii paberkandjal kui ka dokumendihaldussüsteemis vastavalt tähistatud.
16.1.7 Käesoleva korra peatükis 16 nimetamata dokumentide ülevaatuse läbiviimine on korraldatud teiste juhatuse otsuste või juhatuse liikme, struktuuriüksuse juhi ja peaspetsialisti käskkirjadega.
16.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade ülevaatus ja kaasajastamine
16.2.1 Dokumendihalduse ja asjaajamisega tegelev töötaja või töötaja, kelle valduses on toimikud, on kohustatud kontrollima juhatuste otsuste ja põhitegevuse käskkirjade paigutamist toimikutesse ning nende kehtivust toimikutes ja dokumendihaldussüsteemis.
16.2.2 Juhatuse otsuste ja põhitegevuse käskkirjade aktuaalsuse ja ajakohasuse ülevaatuseks, mis on kohustuslik vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, on juhatuse otsused ja põhitegevuse käskkirjad nende dokumendihaldussüsteemi salvestaja poolt suunatud juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja koostaja struktuuriüksuse juhi, metsakasvatuse tegevusvaldkonnas peaspetsialisti dokumendihaldussüsteemi töölaua vastavasse alajaotusesse. Peaspetsialist konsulteerib vajadusel juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja aktuaalsuse ja ajakohasuse üle vastava juhatuse liikmega ning sisestab dokumendihaldussüsteemi märke juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja ülevaatuse kohta.
16.2.3 Vajadusel tuleb koostada uus juhatuse otsus ja põhitegevuse käskkiri ning muudetud või kehtetuks tunnistatud juhatuse otsusele ja põhitegevuse käskkirjale tuleb teha märge kehtetuks tunnistamise või muutmise kohta (paberkandjal ja dokumendihaldussüsteemis) pärast uue juhatuse otsuse ja põhitegevuse käskkirja väljaandmist.
16.3 Töökorralduse juhendmaterjalide ülevaatus ja kaasajastamine
16.3.1 Töökorralduse juhendmaterjalide aktuaalsuse ja ajakohasuse ülevaatuseks, mis on kohustuslik vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, on juhendmaterjal dokumendihaldussüsteemi salvestaja poolt suunatud juhendmaterjali koostaja struktuuriüksuse juhi, metsakasvatuse tegevusvaldkonnas vastava peaspetsialisti dokumendihaldussüsteemi töölaua vastavasse alajaotusesse. Peaspetsialist konsulteerib vajadusel juhendmaterjali aktuaalsuse või ajakohasuse üle vastava juhatuse liikmega ning sisestab dokumendihaldussüsteemi märke juhendmaterjali ülevaatuse kohta.
16.3.2 Kehtetutele töökorralduse juhendmaterjalidele tuleb dokumendihaldussüsteemis teha märge kehtetuks tunnistamise kohta.
ARHIIVIHALDUSE KORD
Arhiivihalduse korra peatükk kirjeldab aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide arhivaalideks vormistamist, nende koondamist ja säilitamist, arvelevõttu, kasutamist, üleandmist ja hävitamist.
17. Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine
Arhivaalide koondamine, säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine toimub „Arhivaalide menetlemine” protsessiskeemi alusel, mis asub digitaalkandjal dokumendihaldus-süsteemi sarjas „RMK protsesside skeemid”.
17.1 Arhivaalide koondamine
17.1.1 Aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid koondatakse struktuuriüksuste kaupa dokumendihaldusosakonnaga kokkulepitud kontorisse või dokumendihoidlasse.
17.1.2 Sellised toimikud, mis ei hõlma vaid ühe asjaajamisperioodi jooksul tekkinud dokumente, hoitakse kuni asja lõpetamiseni st viimase dokumendi tekkimiseni, tööruumides ja seejärel eraldatakse arhiveerimiseks.
17.1.3 Optimaalne dokumentide koondamise aeg on kolm kuud peale aktiivsest asjaajamisest väljumist.
17.1.4 Pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hiljemalt kolm aastat peale nende loomist või saamist dokumendihoidlasse.
17.1.5 Arhiivindusspetsialistil on õigus kontrollida, kas dokumendihoidlasse vastuvõetavad toimikud on tähistatud vastavalt käesoleva korra peatükis 7.1 „Toimikute moodustamine“ toodud nõuetele ja kas dokumendid on toimikutesse paigutatud vastavalt käesoleva korra peatükis 7.2 „Dokumentide hoidmine ja kasutamine“ toodud nõuetele.
Juhul kui nimetatu ei vasta nõuetele, on arhiivindusspetsialistil õigus tagastada toimikud nõuetekohaseks vormistamiseks.
17.2 Arhivaalide säilitamine tööruumides ja dokumendihoidlas
17.2.1 Dokumendihalduse ja asjaajamisega tegelev töötaja või töötaja, kelle käes on toimikud, peab tööruumides dokumente hoidma korrastatult ja tähistatud toimikutes. Dokumente tuleb kaitsta liigse valguse, õhutemperatuuri kõikumise ja niiskuse eest.
17.2.2 Dokumendihoidlas säilitatavaid arhivaale korrastab, peab arvestust, korraldab üleandmist ja hävitamist ning vahendab arhivaalides sisalduvat teavet arhiivindusspetsialist.
17.2.3 „RMK dokumentide loetelus“ on tähistatud ja kirjeldatud, millisel teabekandjal dokumente säilitatakse alljärgnevalt:
D - originaaldokument, mis on digitaalselt allkirjastatud või kinnitatud dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega, säilitatakse digitaalkandjal (infosüsteemis, andmekogus või võrgukettal);
P - originaaldokument, mis on allkirjastatud käsitsi, säilitatakse paberkandjal;
D/P - hübriidsari, mis sisaldab nii originaaldokumente, mis on digitaalselt allkirjastatud või kinnitatud dokumendihaldussüsteemi kinnitusmärkega ja säilitatakse digitaalkandjal (infosüsteemis, andmekogus või võrgukettal) kui ka originaaldokumente, mis on allkirjastatud käsitsi ja säilitatakse paberkandjal.
17.2.4 Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) arhivaalid võib jätta samadesse toimikutesse, millesse need koondati asjaajamisperioodil ja korrastada lihtsustatult. Menetletud digitaaldokumendid hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
17.2.5 Pikaajalise (säilitustähtaeg ületab 10 aastat) ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid valmistatakse arhiivindusspetsialisti poolt säilitamiseks ette nii, et oleks tagatud nende säilimine ja kasutamine kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga sarjade dokumendid säilitatakse paberkandjal. Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul tuleb teha digitaalselt allkirjastatud dokumendist ja allkirja(de) kinnituslehest väljatrükk ja kinnitada dokumendi õigsust.
17.2.6 Arhivaale hoitakse vastavuses arhivaalide loeteluga kuni avalikku arhiivi üleandmiseni või arhivaalide hävitamiseni.
17.2.7 Arhivaalid, mille säilitustähtaeg ei ole möödunud, kuid mis on kas osaliselt või täielikult muutunud kasutuskõlbmatuks, tuleb enne hävitamist kopeerida, kui arhivaali seisund seda võimaldab.
17.2.8 RMK dokumendihoidlate nimistu koos kirjeldustega on toodud dokumendis „RMK dokumendihoidlad“. Arhivaalide säilimine ja ohutus dokumendihoidlates tagatakse ohuplaaniga.
17.3 Arhivaalide loetelu koostamine
17.3.1 Arhivaalide loetelu on RMK-s loodud ja saadud dokumentide ja arhivaalide haldamise vahend, kus loetletakse üles kõik asjaajamises tekkinud toimikud.
17.3.2 Asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu.
Arhiivindusspetsialist koostab struktuuriüksustelt saadud info põhjal struktuuriüksuste kaupa arhivaalide loetelud.
Sagadi metsakeskuse muuseumi koondatud toimikud võtab museaalidena arvele Sagadi metsamuuseumi varahoidja.
17.3.3 Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud „RMK dokumentide loetelus“ kehtestatud sarjade kaupa. Iga sarja kohta koostatakse eraldi loetelu, mida edaspidi täiendatakse igal aastal. Erinevaid dokumendiliike sisaldavad toimikud arhiveeritakse toimikupõhiselt (nt IT arendusprojektide dokumendid, teadusnõukogu dokumendid, siseauditite dokumendid).
17.3.3.1 Tähtajatu perioodiga lepinguid hoitakse toimikutes kuni lepingu lõppemiseni, arhivaalide loetellu kantakse märge sellise toimiku avamise kohta. Kui toimik suletakse, siis tehakse vastav märge viimase lepingu lõppemise kuupäeva järgi.
17.3.4 Arhivaalide loetellu märgitakse:
1) RMK struktuuriüksuse nimi; 2) funktsioon/allfunktsioon; 3) sarja/allsarja tähis; 4) sarja/allsarja nimetus; 5) säilitustähtaeg; 6) toimiku järjekorranumber; 7) toimiku pealkiri; 8) toimikute hulk;
9) arhivaalide piirdaatumid; 10) asukoht (töötaja nimi, kontori nimi); 11) üleandmine-hävitamine; 12) märkused.
17.3.5 Arhivaalide üleandmiseks või hävitamiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamise või üleandmise-vastuvõtmise aktile (akti kuupäev, number).
17.3.6 Arhivaalide loetelud salvestatakse arhiivindusspetsialisti poolt dokumendihaldussüsteemi vastava struktuuriüksuse sarja „Arhivaalide loetelud“ ja säilitatakse digitaalkandjal.
17.4 Arhivaalide kasutamine
17.4.1 Juurdepääs arhivaalile on vaba alates tema koostamisest või saamisest, v.a:
- riigisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid;
- asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud arhivaalid.
17.4.2 Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine toimub dokumendis "Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teave" toodud tingimuste alusel.
17.4.3 RMK töötajad saavad oma tööülesannete täitmiseks laenutada dokumendihoidlast dokumente või tellida nendest koopiaid. Väljaantud dokumendid registreeritakse arhiivindusspetsialisti poolt arhivaalide laenutusregistris.
Sagadi metsakeskuse arhiivis olevate arhivaalide laenutus registreeritakse Sagadi metsakeskuse muuseumi varahoidja poolt.
17.4.4 Arhiivindusspetsialist vahendab teavet arhivaalide (dokumentide) olemasolu kohta ning arhivaalides sisalduvat teavet nii juriidiliste kui ka füüsiliste isikute suuliste ja kirjalike järelpärimiste alusel.
17.4.5 Kohtu ja kohtueelsete menetlejate nõudel valmistatakse originaaldokumentidest enne nende väljastamist koopiad, mis paigutatakse toimikusse sealt väljavõetud dokumentide asemele. Koopiale tehakse märge, kellele ja millal anti originaaldokument. Väljaantud dokumendid registreeritakse arhiivindusspetsialisti poolt arhivaalide laenutusregistris ja saadetakse nimetatud asutustele dokumendihaldusosakonna juhataja allkirjastatud kaaskirjaga.
17.4.6 Arhiiviteatis on tõestatud dokument säilitamisele kuuluvates materjalides esinevatest andmetest mingi küsimuse, teema või isiku kohta. Teatis vormistatakse vastuskirjana kirjaplangil, mille allkirjastab personaliosakonna juhataja, dokumendihaldusosakonna juhataja või arhiivindusspetsialist ja millele lisatakse RMK pitser. Kui teatist pole võimalik väljastada, teatatakse selle põhjus.
17.4.7 Teatise koostisosad on:
• juriidiliste või füüsilise isiku taotluse kokkuvõtlik taasesitus;
• teatises kasutatud arhivaali lühikirjeldus (dokumendi liik, loomise või saamise kuupäev);
• fakte sisaldav tekst, mis kajastab taotluse objekti;
• arhivaali leidandmed.
17.4.8 Arhivaalist tehtud koopia, ärakiri, väljavõte või väljatrükk edastatakse järelpärimise esitajale personaliosakonna juhataja, dokumendihaldusosakonna juhataja või arhiivindusspetsialisti allkirjastatud kaaskirjaga.
17.5 Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi
17.5.1 RMK arhiiviväärtusega arhivaalid on määratletud Rahvusarhiivi poolt 27.11.2008 välja antud hindamisotsusega nr 767 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhi- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkivate dokumentide eelhindamine arhiiviväärtuse määramiseks ja hävitamiseks eraldamise lihtsustamiseks“ ja 10.01.2014 välja antud hindamisotsusega nr 2 „Personalitöö isikutoimikud“.
17.5.2 Arhiiviväärtusega arhivaali avalikku arhiivi üleandmise kohustus tekib 20 aastat pärast arhivaali tekkimist ja sellega seotud asjaajamise lõppemist. Alates 2012. a tekkinud arhiiviväärtusega arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise kohustus tekib 10 aastat pärast arhivaali tekkimist ja sellega seotud asjaajamise lõppemist.
17.5.3 RMK arhiiviväärtusega arhivaalid antakse avalikku arhiivi enne üleandmiskohustuse tekkimist juhul kui RMK tegevus lõpetatakse või arhivaalid on hävimisohus.
17.5.4 Enne arhivaalide üleandmist arhivaalid hinnatakse, kontrollitakse ja korrastatakse vastavalt kehtivatele õigusaktidele.
17.5.5 Arhivaalide üleandmine vormistatakse kirjaliku üleandmise-vastuvõtmise aktiga. Arhivaalidele lisatakse nimistud kahes eksemplaris.
17.5.6 Digitaalarhivaalid antakse avalikku arhiivi üle vastavalt ”Arhiivieeskirjas” toodud nõuetele ja arhiivivormingutele.
17.5.7 Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi üleandmist arhiivivormingusse.
17.6 Arhivaalide hävitamine
17.6.1 Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks.
17.6.2 Arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab arhiivindusspetsialist arhivaalide hävitamiseks vormikohase akti.
17.6.3 Tulenevalt Rahvusarhiivi poolt 27.11.2008 välja antud hindamisotsusele nr 767 „Riigimetsa Majandamise Keskuse põhi- ja tugifunktsioonide täitmise käigus tekkivate dokumentide eelhindamine arhiiviväärtuse määramiseks ja hävitamiseks eraldamise lihtsustamiseks“ ja 10.01.2014 välja antud hindamisotsusele nr 2 „Personalitöö isikutoimikud“ esitab arhiivindusspetsialist hävitamise akti hindamiseks kas dokumendihaldusosakonna juhatajale või avalikule arhiivile.
17.6.4 Arhiivindusspetsialist korraldab arhivaalide hävitamise hävitamisaktis kindlaksmääratud mahus peale arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamisest dokumendihaldusosakonna juhatajalt ühe nädala jooksul või Rahvusarhiivilt ühe kuu jooksul.
18. Viited
18.1 RMK kontoritrükiste ja -tarvete käsiraamat
18.2 Dokumentide vormistamise aluspõhjad, vormid, näidised ja juhendmaterjalid
18.3 RMK protsesside loetelud
18.4 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teave
18.5 Juurdepääsupiirangu märke vormistamine
18.6 Dokumendihaldussüsteem
18.7 Dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhend
18.8 Sissetuleva info menetlemine
18.9 Väljamineva info menetlemine - vastamine
18.10 Väljamineva info menetlemine - algatamine
18.11 Sisese info menetlemine
18.12 Juhatuse otsuse menetlemine
18.13 Käskkirja menetlemine
18.14 Dokumentide registrid
18.15 Arhivaalide menetlemine
18.16 RMK dokumendihoidlad