Riigimetsa Majandamise Keskuse lepingute menetlemise korra kinnitamine

 KINNITATUD
Riigimetsa Majandamise Keskuse juhatuse 08.01.2013. a
otsusega nr 1-32/2

RIIGIMETSA MAJANDAMISE KESKUSE LEPINGUTE MENETLEMISE KORD

1. ÜLDSÄTTED JA RAKENDUSALA

1.1. Riigimetsa Majandamise Keskuse (edaspidi RMK) lepingute menetlemise kord (edaspidi Kord) reguleerib lepingute sõlmimisele eelnevat menetlemist, sõlmitud lepingute menetlemist ning sellega seotud ülesandeid RMK-s.

1.2. Korda rakendatakse koos metsaseaduse, riigihangete seaduse, võlaõigusseaduse, RMK põhimääruse ja RMK järgmiste dokumentidega:

1.2.1. RMK asjaajamiskord

1.2.2. RMK raamatupidamise sise-eeskiri

1.2.3. RMK hankekord

1.2.4. RMK füüsiliste isikutega määratud ajaks sõlmitavate töölepingute ning võlaõiguslike teenuste osutamise lepingute vormistamise kord

1.2.5. RMK juhatuse otsus ärisaladuse mõiste määramise kohta

1.2.6. Juhend „Akti vormistamine“

1.2.7. Protsessiskeem „Võlaõigusliku lepingu menetlemine“

1.2.8. Dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhend

1.3. Korda ei rakendata töölepingute menetlemisele.

1.4. Leping on tehing kahe või enama isiku (edaspidi lepingupoole) vahel, millega lepingupool kohustub või lepingupooled kohustuvad midagi tegema või tegemata jätma.

1.5. Lepingute enamsõlmitavateks liikideks RMK-s on müügilepingud, üürilepingud, rendilepingud, käsunduslepingud, töövõtulepingud, veolepingud, ekspedeerimislepingud, töölepingud ning muud asja- ja võlaõiguslikud lepingud.

1.6. RMK-s tuleb lepingud üldreeglina vormistada kirjalikult.

1.7. Suuliselt võib sõlmida:
1.7.1. käsunduslepinguid või töövõtulepinguid ühekordse teenuse osutamiseks või kestusega mitte enam kui kaks päeva summas kuni 4000 eurot (käibemaksuta). Juhul, kui käsundisaajale või töövõtjale antakse töö teostamiseks RMK materjali või muud vara, peab leping olema sõlmitud kirjalikult.

1.7.2. müügilepinguid asjade ostmiseks summas kuni 4000 eurot (käibemaksuta).

1.8. Lepingud teenuse osutamiseks või asjade ostmiseks summas alates 4000 eurost kuni 10 000 euroni (käibemaksuta) peavad olema sõlmitud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

1.9. Lepingud summas üle 10 000 euro (käibemaksuta) peavad olema sõlmitud kirjalikult.

1.10. Suuliselt sõlmitud lepingu alusel makstava tasu suuruse fikseerimiseks koostatakse akt, mis registreeritakse dokumendihaldussüsteemis vastava lepingu salvestamiseks ettenähtud sarjas. Aktina käsitletakse käesoleva punkti tähenduses ka töövõtja või käsundisaaja arvet, mille on RMK esindaja viseerinud ja registreerinud raamatupidamisdokumentide registris.

1.11. Lepingut ei sõlmita tagantjärele.

1.12. Lepingute sõlmimisel eelistatakse võimaluse korral keskkonnasäästlikke lahendusi.

1.13. Teenuste tellimise lepingutega, sh ehitustööde lepingutega, ei ole lubatud kokku leppida ettemaksete tegemises. Ettemaksed teenuse osutajale või ehitustöövõtjale on lubatud vaid ettenägematute töötakistuste ja avariiolukordade kõrvaldamiseks.


2. ÜLESANDED JA VASTUTUS LEPINGUTE MENETLEMISEL

2.1. Lepingu algatab RMK juhatus, juhatuse liige, struktuuriüksuse juht või muu töötaja, kes omab pädevust ja volitusi korraldada tema ülesannete täitmiseks eraldatud rahaliste vahendite kasutamist ja vastutab nende täpse ning otstarbeka kasutamise eest.

2.2. Lepingu ettevalmistamist, sõlmimist, registreerimist ja täitmist korraldab RMK töötaja, kelle tööülesannete hulka vastavalt struktuuriüksuse põhimäärusele või ametijuhendile või otsese juhi korraldusele kuulub lepinguga soovitud eesmärgi saavutamise korraldamine (edaspidi vastutav isik).

2.3. RMK nimel on õigus sõlmida lepinguid RMK juhatuse liikmel või RMK töötajal, kellele on antud sellekohane volitus struktuuriüksuste põhimäärusega, töötaja ametijuhendi, juhatuse liikme käskkirja või volikirjaga.

2.4. Vastutus lepingute menetlemisel on määratud järgmiselt:

2.4.1. Struktuuriüksuse juhid vastutavad lepingute menetlemise eest oma struktuuriüksuses vastavalt kinnitatud eelarvele ja käesolevale Korrale.

2.4.2. Vastutavad isikud vastutavad:
2.4.2.1. lepingu ettevalmistamisel pandud ülesannete täitmiseks vajalike tegevuste kavandamise eest viisil, mis tagab lepingu korrektse ja nõuetekohase vormistamise ning õigeaegse sõlmimise;
2.4.2.2. lepingu nõuetekohase, tõhusa ja kvaliteetse täitmise eest;
2.4.2.3. teisele lepingupoolele pandud kohustuste nõuetekohase täitmise kontrolli eest, sh lepingu mittenõuetekohasest täitmisest tulenevate viivise-, leppetrahvi- ja kahjunõuete esitamise vajadusest, samuti garantii ajal avastatud puudustest jms informeerimise eest mõistliku aja jooksul, kui lepingus otseselt ei ole määratud asjakohased tähtajad;
2.4.2.4. lepinguga soetatud vara nõuetekohase arvelevõtmise ja vara võõrandamise korral vara arvelt mahavõtmise korraldamise eest, sh registreerimise riigi kinnisvararegistris või muus registris, kui see on õigusaktidest tulenevalt kohustuslik;
2.4.2.5. kinnisasja kasutusse andmise korral lepingu riigi kinnisvararegistris registreerimise eest;
2.4.2.6. lepingu lõppemise vormistamise ja registreerimise korraldamise eest vastavalt Korra punktile 7.


3. LEPINGU ALGATAMINE

3.1. Leping algatatakse, kui lepingu objektis sätestatu on vajalik RMK ülesannete täitmiseks ja soovitavat tulemust ei ole võimalik saavutada olemasoleva lepinguga.

3.2. Lepingu, millest tulenevad rahalised kohustused, võib algatada, kui rahastamine lepinguliste kohustuste täitmiseks on eelnevalt tagatud RMK eelarve kaudu või sihtfinantseerimist tagava institutsiooni rahastamisotsusega või EL struktuurfondide vahenditest rahastatavate projektide ja programmide puhul rakendusasutuse või -üksuse rahastamisotsusega või muudest vahenditest.


4. LEPINGU JA SELLE LISA KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE

4.1. Lepingule kohaldatakse õigusaktides vastava lepingu liigi kohta sätestatut. Kui vastava lepinguliigi vorm on tehtud kättesaadavaks RMK dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS-is), kasutab vastutav isik lepingu koostamisel võimaluse korral seda.

4.2. Lepingu tingimuste sätestamisel lähtutakse rahaliste vahendite säästliku, sihipärase ja ratsionaalse kasutamise põhimõttest nii, et RMK huvid oleksid kaitstud parimal võimalikul viisil.

4.3. Lepingud ja nende lisad allkirjastatakse kas paberkandjal või digitaalselt.

4.4. Paberkandjal allkirjastatav leping ja selle lisa vormistatakse valgele lehele, lehe ühele küljele vastavalt nii mitmes eksemplaris, kui on lepingupooli. Mõlemale küljele võib vormistada lepingu tüüptingimused ning vajadusel lepingule lisatavad tööohutuse ja keskkonnanõuded ning käitumisjuhised.

4.5. Kui leping ja selle lisa allkirjastatakse digitaalselt, siis vormistatakse need arvutis ühes eksemplaris ja enne allkirjastamist salvestatakse dokumendid eraldi .pdf/a formaati.
Sel juhul lepingule ja selle lisale eksemplaride arvu ei märgita.

4.6. Mitmelehelistel lepingutel ja nende lisadel nummerdatakse lehed alates teisest lehest üleval keskel. Lehe numbri kõrvale sulgudesse võib märkida kogu dokumendi lehtede arvu. Lepingu lisadel on lehtede numeratsioon igal lisal eraldi.

4.7. Suuremahuliste lepingute ja nende lisade tekst tuleb liigendada ülevaatlikkuse saavutamiseks peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid (osad), jaod, punktid ja alapunktid tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega, s.t kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotuse piires ja number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte nummerdamise viisi.

4.8. Lepingu lisadeks on keskkonnanõuded, hinnaraamistikud jm dokumendid, millele lepingus viidatakse, samuti lepingu muutmise kokkulepped, lepingu lõpetamise kokkulepped, üleandmise-vastuvõtmise aktid ja lepingu täitmise aruanded.
Lepingu lisadeks ei ole lepingu sõlmimise eelselt koostatud dokumendid, mis võetakse aluseks lepingu täitmisel ja mida lepingu tekstis ei taasesitata, nagu näiteks projekteerimistingimused, tellija lähteülesanded, ehitusload, hankedokumendid, pakkumused jms.
Nendele dokumentidele tehakse lepingus viide, näidates ära dokumendi kuupäeva ja täpse nimetuse.
Näide:
Töövõtja on kohustatud teostama tööd vastavuses Tellija „…..” ......………… 20….. a
lähteülesandega, mis Töövõtjale Lepingu sõlmimisel üle antud.

4.9. Lepingu ja lepingu lisa vormingu elemendid on toodud Korra lisas.


5. LEPINGU KOOSKÕLASTAMINE, ALLAKIRJUTAMINE JA REGISTREERIMINE

5.1. Kui leping sõlmitakse teenuse või ehitustöö tellimiseks või asjade ostmiseks, milleks viidi riigihange läbi riigihangete osakonda kaasamata ja mille maksumus on suurem kui
4 000 eurot, samuti siis, kui lepingu vormistamiseks ei kasutata DHS-is olevat vormi, tuleb lepinguprojekt esitada kooskõlastamiseks järgmistele töötajatele:
5.1.1. üldjuhul õigusosakonna juhatajale;
5.1.2. hoonete haldamist ja kasutamist puudutavate lepingute osas kinnisvaraosakonna juristile;
5.1.3. maakasutust puudutavate lepingute osas maakorraldustalituse maakasutuse spetsialistile.

5.2. Ülevaadatud ja vajadusel parandatud lepinguprojekti versiooni kooskõlastab punktis 5.1.1-5.1.3 nimetatud töötaja (edaspidi jurist) DHS-s. Muudel juhtudel kooskõlastab lepinguprojekti DHS-s struktuuriüksuse juhi poolt määratud isik.

5.3. RMK poolt algatatava lepingu projekt esitatakse või saadetakse reeglina paberkandjal allakirjutatult kahes eksemplaris või e-posti teel digitaalselt allakirjutatult koos kaaskirjaga teisele lepingupoolele paludes leping teise poole poolt allakirjutatult tagastada.

5.4. Teise lepingupoole poolt algatatud ja RMK-sse saabunud lepinguprojekt edastatakse enne allkirjaõiguslikule isikule allakirjutamiseks esitamist lepingu objektiga seotud vastutavale isikule, kes vaatab projekti läbi ja viib sellesse koostöös lepingu teise poolega vajalikud muudatused, kooskõlastab projekti DHS-is vajadusel teiste asjaomaste struktuuriüksustega ja juristiga ning väljastab paberkandjal lepinguprojekti kahes eksemplaris või digitaalselt RMK esindaja poolt allakirjutatuna koos kaaskirjaga teisele lepingupoolele.

5.5. Lepingu registreerimine ja allkirjastamine toimub alljärgnevalt:
5.5.1. kui lepingu algatab RMK, siis enne lepingu väljasaatmist teisele lepingupoolele registreeritakse leping DHS-is, mille tulemusena kirjutatakse paberkandjal lepingule või lepingu elektroonilisele versioonile dokumendi viit ning seejärel allkirjastatakse RMK allkirjaõigusliku isiku poolt;
5.5.2. kui lepingu algatab RMK ja leping allkirjastatakse RMK allkirjaõigusliku isiku poolt enne lepingu registreerimist, siis enne lepingu väljasaatmist teisele lepingupoolele registreeritakse leping DHS-is, mille tulemusena kirjutatakse paberkandjal lepingule dokumendi viit. Lepingu elektroonilise versiooni korral märgitakse faili sisusse sarja/allsarja tähis, tähise taha „number vastavalt faili nimes märgitule“ ja faili nimesse lisatakse lepingu järjekorranumber vastavast lepingute registrist;
5.5.3. kui teine pool saadab RMK-le paberkandjal allkirjastatud lepingu või elektroonilise, allkirjastamata lepingu, siis registreeritakse leping DHS-is, mille tulemusena märgitakse paberkandjal lepingule või lepingu elektroonilisele versioonile dokumendi viit. Elektroonilise lepingu faili nime muudetakse nii, et selles kajastuks lepingu järjekorranumber vastavast lepingute registrist;
5.5.4. kui teine pool saadab RMK-le elektroonilise, digitaalselt allkirjastatud lepingu, siis registreeritakse leping DHS-is nii, et lepingu viit kajastub vaid DHSi dokumendi infolehel, faili nime ei muudeta.

5.6. Juhul, kui lepingu allkirjastab teise lepingupoole volitatud esindaja, tuleb lepingu allkirjastamisel juurde esitada kehtivat esindusõigust tõendav volikiri või selle koopia. Volikirja eraldi dokumendina DHS-s ei registreerita. Kui volikiri esitati koos hankemenetluses esitatud pakkumusega, siis säilitatakse volikiri hankedokumentide juures, muudel juhtudel lepingu juures.

5.7. Lepingute täitmiseks koostatavatel aktidel ja aruannetel peab kindlasti olema viide lepingule.

5.8. Mõlema (kõikide) lepingupoolte poolt allakirjutatud leping ja sellega seotud dokumendid, sealhulgas lepingu sõlmimisele eelnenud hanke käigus koostatud dokumendid, pakkumised, üleandmise-vastuvõtmise aktid, lepingu täitmise aruanded ja lepingu muudatused, registreeritakse RMK juhatuse esimehe käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelu vastavas sarjas ning seotakse muude DHS-s olevate lepingu aluseks või sellega seotud dokumentidega.


6. LEPINGU TÄITMISE KORRALDAMINE

6.1. Lepinguga RMK-le võetud rahalised kohustused (ülekannete tegemine jms) täidetakse RMK kehtestatud korras.

6.2. Lepingu mittenõuetekohase täitmise ilmnemisel on vastutav isik või muu lepingus selleks määratud kontaktisik kohustatud sellest viivitamatult teatama oma struktuuriüksuse juhile. Struktuuriüksuse juht kohustub korraldama koostöös juristiga viivitamatult, arvestades lepingus selleks ettenähtud tähtaegasid, teise lepingupoole teavitamise lepingutingimustele mittevastavusest ja tegema kõik vajaliku lepingu nõuetekohase täitmise tagamiseks.

6.3. Lepingu täitmine võetakse vastu üleandmise‑vastuvõtmise aktiga. Kirjalikult sõlmitud käsunduslepingu täitmine on lubatud vastu võtta lepingu täitmise aruandega. RMK tugiisikutega ja pikaajalise koristusteenuse käsunduslepingutest tuleneva käsundi täitmist tõendab raamatupidajale saadetav esildis.

6.4. Üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt),lepingu täitmise aruande (edaspidi aruanne) või esildise allkirjastab RMK nimel isik, kellel on selle lepingu allakirjutamise õigus või selles lepingus määratud isik või muu isik, kellele sellekohane volitus on antud juhatuse liikme poolt. Akti, aruannet või esildist ei tohi allkirjastada enne, kui on täielikult veendutud, et leping on täidetud nõuetekohaselt. Kui tellitav asi või teenus ei ole nõuetekohane või rikutakse lepingut muul viisil, tuleb viivitamatult koostöös juristiga esitada lepingupartnerile kirjalikult pretensioon või kirjeldada puudused aktis või aruandes ning anda tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks.

6.5. Akt või aruanne vormistatakse kahes eksemplaris (kui allkirjastatakse paberkandjal) või arvutis ühes eksemplaris (kui allkirjastatakse digitaalselt) ja selles peab olema märgitud lepingupartnerite nimed, lepingu kuupäev, viit, objekt, teostatud tööd või osutatud teenus, tasumisele kuuluv summa, akti või aruande kuupäev. Esildis vormistatakse arvutis ühes eksemplaris ja allkirjastatakse digitaalselt RMK esindaja poolt. Soovituslikult tuleb kasutada DHS-is toodud vorme.

6.6. Lepingu alusel väljamakseid teostav raamatupidaja kontrollib väljamakse aluseks oleva dokumendi (akt, aruanne, esildis) vastavust allkirjastatud ja registreeritud lepingule. Kui akt, aruanne ja/või esildis ei ole vormistatud nõuetekohaselt või leping ei ole alla kirjutatud ja registreeritud, informeerib raamatupidaja sellest vastutavat isikut või struktuuriüksuse juhti, kes korraldab lepingu, akti, esildisearuande nõuetekohase vormistamise. Teisele lepingupoolele ei ole tasu lubatud välja maksta enne eelnimetatud nõude täitmist.


7. LEPINGU MUUTMINE JA LÕPPEMINE

7.1. Lepingu muutmine vormistatakse lepingu lisana ja seda menetletakse käesolevas korras lepingute menetlemiseks ettenähtud nõudeid järgides.

7.2. Leping lõppeb tähtaja möödumisel, lepinguga võetud kohtuste täitmisel või lepingu lõpetamisel poolte kokkuleppel, lepingust taganemisel või ülesütlemisel.

7.3. Lepingu lõpetamine poolte kokkuleppel vormistatakse kirjalikult, kasutades võimalusel DHS-s olevat kokkuleppe vormi.

7.4. Lepingu muutmise ja lõppemise kohta tehakse DHS-s lepingu infolehel muudatused lepingu kehtivuse kohta vastavalt DHS-i kasutusjuhendile, samuti saadetakse lepingu lõppemise kohta info e-posti teel hanget teostanud struktuuriüksusele. Juhul, kui lepingu objekt on registreeritud riigi kinnisvararegistris, saadetakse lepingu lõppemise kohta info ka kinnisvaraosakonna kinnisvaraarvestusspetsialistile.

8. LEPINGUTE SÄILITAMINE JA ÜLEVAATUS

8.1. Struktuuriüksuse dokumendihalduse ja asjaajamisega tegelevad töötajad või töötajad, kelle valduses on lepingute toimikud, jälgivad vähemalt kord aastas, perioodil jaanuar kuni märts, lepingute paigutamist toimikutesse ja lepingute kehtivust nii toimikutes kui ka DHS-s.

8.2. Täidetud lepingud ja nende juurde kuuluvad dokumendid eraldatakse täitmisel olevate lepingute toimikust. Lõppenud lepingud kuuluvad lõppemise aasta järgi säilitamisele ja antakse arhiveerimiseks pärast asjaajamisperioodi lõppu. Asjaajamise aastast üleminevad paberkandjal lepingud koos lisadega paigutatakse vahelehega uue aasta toimikusse.

 Lisa
Riigimetsa Majandamise Keskuse
lepingute menetlemise korra juurde


LEPINGU JA SELLE LISA VORMINGU ELEMENDID


1. LEPINGU VORMINGU ELEMENDID
Lepingu vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

1) Dokumendiliigi nimetus (nt TÖÖVÕTULEPING) vormistatakse 5,5 cm kaugusele lehe ülaservast lehe keskele. Nimetus trükitakse nimetavas käändes püstkirjas, kasutades
Ariali või Times New Romanit, kirjasuurusega 12, suurtähtedega ja topeltkirjas (Bold).

2) Dokumendi viit vormistatakse dokumendiliigi nimetuse järele.
Dokumendi viit sisaldab tulenevalt dokumentide loetelust funktsiooni/allfunktsiooni ja sarja/allsarja tähistavat numbrit ning lepingu järjekorranumbrit vastavas registris.
Viida ette märgitakse selgitav sõnalühend „nr”.

Näide:
nr 1–18/976

Kui leping allkirjastatakse enne registreerimist, siis märgitakse lepingule sarja/allsarja tähis. Digitaalselt allkirjastatava lepingu elektroonilisele versioonile märgitakse faili sisusse sarja/allsarja tähise taha „number vastavalt faili nimes märgitule“. Registreerimisel kirjutatakse paberkandjal lepingule sarja/allsarja tähise järele lepingu järjekorranumber vastavast registrist. Digitaalselt allkirjastatud lepingu elektroonilisele versioonile lisatakse lepingu järjekorranumber vastavast registrist faili nimesse.

Näide:
nr 1-18/number vastavalt faili nimes märgitule

Kui paberkandjal sõlmitaval lepingul on teise lepingupoole dokumendi viit, eraldatakse RMK dokumendiviit sellest kaldkriipsuga.

Näide:
nr 1235 / 1-18/976

3) Kuupäev vormistatakse 6,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse. Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist (07.07.2010) või sõnalis-numbrilist (7. juuli 2010) kirjutusviisi. Kuu nimetus trükitakse nimetavas käändes.

Lepingu kuupäevaks on lepingupoole poolt kõige hilisem allakirjutamise kuupäev.

Kui lepingu digitaalselt allkirjastamine mõlema/kõikide lepingupoolte poolt ei toimu lepingu vormistamise päeval, tuleb kuupäeva väljale vormistada „Kuupäev vastavalt hilisemale digitaalallkirja kuupäevale“.

Näide:
Kuupäev vastavalt hilisemale digitaalallkirja kuupäevale

4) Tekst trükitakse 2 rida koostamise kohast allpool plokkstiilis, s.t kõik read algavad vasakust veerisest. Tekst trükitakse püstkirjas, kasutades Ariali või Times New Romanit, kirjasuurusega 10, 11 või 12 ja reavahega 1.
Lepingu vormistamisel ei ole lubatud kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi.

Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, topelt- või kaldkirjas.

Lepingu tekst sisaldab lepingupoolte esindusõigusi ja nimesid, lepinguga seotud mõisteid ja dokumente, lepingu objekti, vara registrikoodi, hinda (ühikuhind ja kui on võimalik välja tuua, siis kogumaksumus lepingu sõlmimise hetkel), valuuta käibeühikut, märget käibemaksu kohta kui hinnale lisandub käibemaks, tööde üleandmist-vastuvõtmist, tasumise tingimusi, poolte õigusi, kohustusi ja vastutust, lepingu kehtivust, teadete edastamise tingimusi, RMK poolset kontaktisikut, lõppsätteid, eksemplaride arvu ja jaotust (v.a juhul, kui leping allkirjastatakse digitaalselt) ning muid kokkulepitud tingimusi.

Leping peab sisaldama sätet, mis võimaldab RMK-l nõuda teiselt lepinguosaliselt lepingutingimuste täitmata jätmisega tekitatud kahju hüvitamist või RMK poolt tehtud ettemaksu tagastamist. Võimalusel välditakse ettemaksu tegemist.

Kui tegemist on hanke tulemusena sõlmitava lepinguga, siis märgitakse lepingu sissejuhatavas osas selle hanke tähis DHS-i koos hanke nimetusega ja hanke viitenumber riigihangete registris, kui on tegemist registris registreeritava hankega.

Näited:
1-47.42 „Tuletõrjetiikide korrashoiutööd” (viitenumber 125613)
1-47.13 „Suverehvide ostmine”.

Juhul, kui lepingupool saab lepinguga tellitava töö või teenuse või ostetava asja eest tasumiseks toetust või sihtfinantseerimist, lisatakse lepingu lõppsätetesse alljärgnev punkt:
„Kui Pool saab lepingu objektiga seonduvat toetust või sihtfinantseerimist, siis Lepingu esitamist toetuse andjale või sihtfinantseerijale ei loeta konfidentsiaalsusnõude rikkumiseks ega asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe avaldamiseks”.

5) Poolte andmed ja allkirjad vormistatakse lepingu teksti alla. Poolte andmetes tuleb märkida RMK postiaadress ja registrikood ning RMK struktuuriüksuse, kes on lepingu sõlmija nimi ja aadress, soovituslikult ka telefon, e-posti aadress. RMK andmete kõrvale tulpa tuleb vormistada lepingu teis(t)e pool(t)e andmed.

6) Allkirjastaja
Lepingut võib allkirjastada omakäeliselt või digitaalselt.

Allkiri paberkandjal lepingul on kõikidele tekstiga varustatud lehtedele omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (või selle lühend).
Lepingu viimasel lehel vormistatakse omakäeline allkiri selleks jäetud 3 (+2) reavahele enne allkirjastajat.
Paberkandjal lepingule kirjutatakse dokumendi originaali turvalisuse huvides allkiri sinist värvi pastapliiatsi või tindiga.

Digitaalallkiri digitaalkandjal lepingul on digitaallepingule lisatav täiendav digitaalne andmekogum, mis seob lepingu üheselt allkirja andjaga ja andmise ajaga.
Kui leping allkirjastatakse digitaalselt, siis trükitakse allkirja reale (allkirjastatud digitaalselt).

Element „Allkirjastaja” koosneb lepingul järgmistest alamelementidest:
a) ees- ja perekonnanimi nimetavas käändes;
b) ametinimetus.

Näited:

(allkiri)

Rain Rebane
Juhatuse liige

(allkirjastatud digitaalselt)

Rain Rebane
Juhatuse liige

Lepingupoolte allkirjad ja allkirjastajad paigutatakse üksteise kõrvale.
Kui ühte lepingupoolt esindab mitu isikut, paigutatakse nende need üksteise alla.

7) „Asutusesiseseks kasutamiseks” märge (vajadusel) vormistatakse juurdepääsupiiranguga lepingule 2,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse või esimese lehe vabasse kohta.
Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” koosneb piirangu alguse kuupäevast, piirangu lõppemise kuupäevast või põhjusest ja õigusakti viitest, millest tulenevalt juurdepääsupiirang kehtestatakse.

Kui leping koosneb mitmest lehest, märgistatakse dokument alates teisest lehest 1,5 cm lehe ülaserva paremast veerisest sõnadega „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”
või lühendiga „AK”.

Märke võib vormistada arvutis lepingu projekti koostades, kasutades juba vastava märkega lepingu vorme, mis asuvad DHSi sarjas „Dokumentide vormid ja aluspõhjad” või infosüsteemides asuvatel lepingu vormidel või kasutades templeid.

Tulenevalt dokumendihaldusosakonna poolt koostatud dokumendist „Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave” võib leping olla kas avalik või asutusesiseseks kasutamiseks. Vastavalt sellele tuleb vastutaval isikul teha otsus „Asutusesiseseks kasutamiseks” märke kasutamise kohta.

RMK poolt ettevalmistatud lepingute vormide, millel on märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”, lõppsätetes on lisaks klausel „Pooled kohustuvad hoidma konfidentsiaalsena kõik seoses Lepingu täitmisega teatavaks saanud isikuandmed, samuti usalduslikud ning ärisaladusteks peetavad andmed.”.

8) Kui leping sisaldab RMK ärisaladuse hulka kuuluvat teavet, siis tuleb leping tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks.
Lepingu teiselt poolelt tuleb lepingut sõlmides küsida, kas leping sisaldub tema ärisaladust. Kui teine pool leiab, et sõlmitav leping sisaldab tema jaoks ärisaladust, siis tuleb leping tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks.
Kui leping sisaldab lepingu poolte ärisaladust, tuleb lepingu lõppsätetes näidata kummagi poole kohta eraldi, missugune lepingu punkt või lisa sisaldab ärisaladust.

Näide:
9.1.1 Pooled loevad ärisaladuseks:
Töövõtja: lisa 2 – omahinna kalkulatsioon
lepingu p 4.8 – oskusteavet puudutav tehniline teave
RMK: lepingu p 3.7 – teave tootmissaladuste ja -protsesside kohta

Lisaks tuleb lepingule teha ettenähtud märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”.

9) Juurdepääsupiirangu alus ärisaladuse puhul on AvTS § 35 lg 1 p 17 ja piirang 5 a. Muude juurdepääsupiirangute korral:
Kui leping ei sisalda ärisaladust, aga muud Avaliku teabe seadusest lähtuvat piiratud juurdepääsuga teavet, siis tunnistatakse leping asutusesiseseks kasutamiseks muul (mitte
ärisaladuse) alusel tehes lepingule ettenähtud märge „Asutusesiseseks kasutamiseks”.

Näide:
kui lepingu teiseks pooleks on füüsiline isik ja leping sisaldab tema isikuandmeid, siis tehakse lepingule ettenähtud märge. Juurdepääsupiirangu alus AvTS § 35 lg 1 p 12 ja piirang 75 a.

Kui leping sõlmitakse kaitseala või kaitsealuse liigiga seotud tööde teostamiseks, siis tunnistatakse leping asutusesiseseks kasutamiseks tulenevalt AvTS § 35 lg 1 p 8.

Kui leping vormistatakse lepingu teise poole vormil, siis tuleb lepingus juurdepääsu piirang määratleda ja märge lisada.

2. LEPINGU LISA VORMINGU ELEMENDID

Lepingu lisa vormingu elemendid vormistatakse analoogselt lepingu elementidega.
Lepingu elementidest on erinevad lepingu lisa vormingu järgmised elemendid:

1) Poolte andmed allkirjad
Kui lepingu teiseks pooleks on füüsiline isik, siis tuleb lepingu lisas allkirja alla märkida tema aadress ja soovituslikult ka telefon, e-posti aadress, vajadusel pangakonto number. Juriidilise isiku või füüsilisest isikust ettevõtjaga sõlmitud lepingu lisal ei ole vajalik näidata poolte aadresse ja sidevahendite numbreid.

2) Tekst
Lisa tekstis tuleb näidata, milles pooled kokku lepivad, sealhulgas ka, mis ajast muudatused või lisas toodud muud asjaolud kehtima hakkavad. Töö või vara üleandmise-vastuvõtmise akti korral tuleb märkida, mida üle antakse ja vastu võetakse ning missugused on poolte kohustused töö või vara üleandmisel-vastuvõtmisel.

3) Lisamärge vormistatakse 1,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse. Lisamärkes on kirjas, kellega ja millal sõlmitud ning millise lepingu juurde lisa kuulub.

Näited:
Lisa 1
RMK ja AS Mets ja Puu vahelise 28.02.2012. a
metsamaterjali müügilepingu nr 3-2.5.1/4079071 juurde




Lisa 3
RMK ja Velor Ainla vahel
28.07.2012 sõlmitud
töövõtulepingule nr 2-14/1067

4) Kui leping ja selle lisa(d) allkirjastatakse ühe failina digitaalselt, siis lisa lisamärkes lepingu kuupäeva ei kirjutata.

Näide:
Lisa 1
RMK ja AS Mets ja Puu vahelise
metsamaterjali müügilepingu nr 3-2.5.1/4079071 juurde

4) „Asutusesiseseks kasutamiseks” märge (vajadusel) vormistatakse juurdepääsupiiranguga lepingu lisale 2,5 cm kaugusele lehe ülaservast paremasse veerisesse või esimese lehe vabasse kohta juhul, kui lepingu lisa vormistatakse ja allkirjastatakse teisel kuupäeval kui leping.
Märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” koosneb piirangu alguse kuupäevast, piirangu lõppemise kuupäevast või põhjusest ja õigusakti viitest, millest tulenevalt juurdepääsupiirang kehtestatakse.
Kui leping ja selle lisa vormistatakse ja allkirjastatakse samal kuupäeval, siis olenemata, kas leping ja lisa on ühes failis või on lisa eraldi failis, märgistatakse lisa 1,5 cm lehe ülaserva paremast veerisest sõnadega „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või lühendiga „AK”. Lisadel on lubatud kasutada ka eelnevalt kirjeldatud märget, kus on kirjas kõik juurdepääsupiirangut kirjeldav informatsioon.

LEPINGU JA LEPINGU LISA FAILINIMEDE VORMISTAMINE

1) Digitaalselt allkirjastatava lepingu ja selle lisade vormistamisel tuleb kasutada arhiivipüsivaid failiformaate .pdf/a, .tiff, .png.

2) RMK töötajate poolt digitaalselt allkirjastatavate lepingute ja lepingute lisade failinimed peavad sisaldama dokumendiliigi nimetust, teise poole nime ja järjekorranumbrit lepingu registris. Failinimed ei tohi sisaldada tühikuid ja täpitähti ega muid märke peale alakriipsu. Tühikute asemel tuleb kasutada alakriipse.

Näited:
Leping_Eesti_Post_12345
Lepingu_muutmise_kokkulepe_Eesti_Post_12345
Akt_Eesti_Post_12345

3) Kui leping ja selle lisad on vormistatud ühte faili, siis failile antakse peadokumendi ehk lepingu nimi.

Näide:
Leping_Eesti_Post_12345

4) Kui leping ja selle lisad on vormistatud eraldi failidesse, siis vormistatakse failinimed nii, nagu on punktis 1 kirjeldatud. Nii leping kui ka lisad allkirjastatakse ühes digikonteineris ja digikonteinerile antakse peadokumendi ehk lepingu nimi.

Näide:
Leping_Eesti_Post_12345

5) Kui lepingule ja selle lisadele vormistatakse juurde kaaskiri teis(t)ele lepingpool(t)ele, siis kaaskiri allkirjastatakse eraldi ning leping koos lisadega eraldi.

6) Kui leping või selle lisa on esimese allkirjastaja poolt allkirjastatud digitaalselt, tuleb ka teisel/teistel allkirjastajatel see allkirjastada digitaalselt. Lepingute ja selle lisade, millel ühe osapoole allkiri on digitaalne ja teis(t)e osapool(t)e allkiri omakäeline, vormistamine on keelatud. Vaidluse korral tuleb valida kõikidele osapooltele sobilik dokumendi andmekandja, kas siis paberil või digitaalne vorm.