RMK tegevuse õigusaktidele vastavuse tagamise protseduuri kinnitamine

KINNITATUD RMK juhatuse 17. mai 2011. a otsusega nr 1-32/53

RMK TEGEVUSE ÕIGUSAKTIDELE VASTAVUSE TAGAMISE

PROTSEDUUR 1. Protseduuri eesmärk 1.1 Kehtivatest seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate nõuete täitmine on üks osa RMK sisekontrolli süsteemist. 1.2 Käesoleva protseduuri eesmärgiks on töökorralduse kehtestamine selleks, et õigusalane teave oleks pidevalt aktuaalne ja kõikides RMK protsessides arvesse võetud ning süstemaatiliselt uuendatud. 1.3 Käesolev protseduur määratleb samuti, kuidas saadakse juhtimisalast informatsiooni õiguslike nõuete järgimise kohta ja kuidas viiakse läbi korrigeerivaid tegevusi õiguslikele nõuetele vastavuse tagamiseks. 2. RMK Õigusregister 2.1 RMK-sse õigusalase teabe toomine, sealhulgas uute õigusaktide või nende muudatuste kohta RMK juhatuse ja struktuuriüksuste informeerimine on RMK õigusosakonna ülesanne. Selleks õigusosakond jälgib regulaarselt, sagedusega vähemalt kord nädalas, Riigi Teatajat. Õigusosakond analüüsib uuenenud ja uusi õigusakte, seostab neid RMK tegevusega ja teeb valiku, milliseid õigusakte ja millisel määral on vaja RMK tegevust reguleerivates dokumentides arvestada. 2.2 RMK tegevusi, tooteid ja teenuseid puudutavad õigusaktid on koondatud RMK intranetis olevasse Õigusregistrisse. Õigusregister on seotud elektrooniliste Riigi Teataja ja Estlexi õigusaktide andmebaasidega, mis tagab õigusaktide aktuaalsuse.

2.3 Õigusosakond jälgib ja vajadusel muudab operatiivselt Õigusregistri sisu ning tagab Õigusregistris õigusaktide kehtivate versioonide olemasolu. Õigusaktides toimunud muudatustest ning uutest kehtestatud õigusaktidest teavitamiseks paigutab õigusosakond ühe nädala jooksul õigusaktide muudatused ja uued õigusaktid vähemalt üheks kalendrikuuks vastavasse Õigusregistri lahtrisse: “Näita ainult muudatusi ”. 3. Struktuuriüksuste juhtide informeerimine õigusaktide muutustest 3.1 Õigusregistri süsteemsele haldamisele täiendavalt saadab õigusosakond uute või muudetud õigusaktide kohta e-kirja pealkirjaga „Õigusuudis“. Nimetatud e-kiri

2

saadetakse nende struktuuriüksuste juhtidele, kelle struktuuriüksuse tegevust vastav õigusakt otseselt puudutab ja alati ka RMK siseaudititalituse juhatajale. 3.2 RMK tegevustega väheselt või spetsiifiliselt seotud uute õigusaktide või nende muutmise kohta informatsiooni saatmiseks koostab õigusosakond õigusakti kokkuvõtte või kommentaari, märkides selles eraldi, missuguses osas või normis on õigusakt RMK tegevusega seotud. Kokkuvõttele või kommentaarile on lisatud õigusakti viide elektroonilisse Riigi Teatajasse.

3.3 RMK tegevust ulatuslikult puudutavate õigusaktide jõustumisel, näiteks Metsaseaduse olulise muutmise või RMK tegevuse aluseid muutva seaduse korral, saadab õigusosakond elektroonilise Riigi Teataja viite kõikidele struktuuriüksuste juhtidele. 4. Õigusaktide nõuete seostamine RMK tegevusi reguleerivate protsesside skeemidega 4.1 RMK tegevuste õigusaktidele vastavuse põhiliseks tagajaks on RMK tegevusi reguleerivate protsesside skeemide järgimine. 4.2 RMK protsesside skeemide alusel on tuvastatavad tegevuse etapid ja töötajate vastutus. Protsesside skeemid asuvad DHS-is sarjas 1-37 „RMK protsesside skeemid“. 4.3 RMK tegevusvaldkondade ja tegevuste lõikes on määratud protsesside skeemide aktuaalsuse eest vastutavad töötajad (edaspidi protsessi omanik), kes õigusaktide muutustest tulenevalt teostavad protsesside skeemide muutmise. Protsesside omanikud vaatavad üle, s.t analüüsivad ja annavad hinnangu protsesside skeemidele tervikuna igal aastal, perioodil jaanuar kuni märts. Hinnatakse protsesside skeemide vastavust reaalsele töökorraldusele ning õiguslikele ja muudele nõuetele. Protsesside skeemide ülevaatus toimub vastavalt RMK asjaajamiskorras toodud dokumentide ülevaatuse läbiviimise ja kaasajastamise põhimõtetele. 4.4 Protsessi omanikud on kohustatud õigusaktide muutmisest ja / või lisandumisest tulenevad muudatused sisse viima protsesside skeemidesse kümne päeva jooksul alates õigusakti viite saamisest õigusosakonnalt. 5. Õigusaktide nõuetele vastavuse analüüs ja korrigeerivad tegevused 5.1 Struktuuriüksustel on kohustus hiljemalt kolme tööpäeva jooksul DHS-is registreerida kõik kontrolli- või järelevalveasutuste kontrollimiste käigus või kontrollimiste tulemusena struktuuriüksusele või töötajatele koostatud kontrolli- või järelevalveasutuste dokumendid, sealhulgas ettekirjutused, protokollid, määrused ja otsused.

3

5.2 Kontrolli- või järelevalveasutuste dokumentide viivitamatu registreerimine DHS-is annab õigusosakonnale võimaluse hinnata RMK tegevuse vastavust õigusaktidele, samuti paluda kontrolli või järelevalvet teinud asutuselt selgitusi ning vajadusel õigeaegselt vaidlustada aktis, protokollis, määruses ja otsused toodud järeldused ja / või rakendatud sanktsioonid. 5.3 DHS-i salvestamisel täidab dokumendi registreerija muude andmete hulgas ka andmed kontrolli teema ja kontrolli või järelevalvet teostanud asutuse kohta. Dokumendi registreerimisel sarjas 1-26.2 „ Kontrolli- ja revisjoniaktid, protokollid ja ettekirjutused“ saadab süsteem automaatselt teate selle dokumendi analüüsimiseks õigusosakonda, kus otsustatakse akti, protokolli või menetlusdokumendi vaidlustuse või selle koostajalt täiendavate selgituste küsimise vajadus. Ilmsel õigusakti eiramisel, mis tuleneb RMK protsessi skeemi või RMK-s kehtiva korra, juhendi või reglemendi mittevastavusest õigusakti nõuetele, informeerib õigusosakond koheselt juhatuse liiget, kelle vastutusvaldkonnaga mittevastavus on seotud. Juhatuse liige korraldab kümne päeva jooksul protsessi skeemi või RMK-s kehtiva korra, juhendi või reglemendi vastavusse viimise. 5.4 Välisaudidite aruanded salvestatakse DHS-is sarjas 10-11 „Välisauditite dokumendid“ RMK töötaja poolt, kellele aruanne esitatakse. Salvestamisel saadetakse dokumendi viited juhatuse liikmetele ja õigusosakonnale ning siseaudititalituse juhatajale. Aruandes tuvastatud õigusakti nõuete eiramise korral toimub korrigeeriv tegevus punktis 5.3 nimetatud viisil ja tähtaegade jooksul. 5.5 Siseauditite aruanded salvestatakse DHS-is sarjas 10-13 „Siseauditite dokumendid“ Siseauditite aruannet menetletakse vastavalt RMK auditi aruande projekti nõuetele. Õigusakti nõuete eiramise tuvastamisel RMK tegevustes saadetakse auditi aruanne õigusosakonnale hinnangu saamiseks.