Vastus sisendi kogumisele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Margit Juhkam

Justiitsministeerium

[email protected]

Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004 Meie 30.12.2025 nr 1.2.-2/25/3914-3

Vastus sisendi kogumisele

Käesolevaga esitab Andmekaitse Inspektsioon eesti keeles oma sisendi saadetud küsimustikule

(küsimused tõlgituna eesti keelde).

1. Kuidas on reguleeritud avaliku võimu teostavate asutuste dokumentide haldamine,

säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjakohaste õigusaktide ametlik tõlge mõnda

Euroopa Nõukogu töökeelde (inglise või prantsuse keelde).

Eestis reguleerib avaliku võimu teostava asutuse dokumentide haldamist, säilitamist ja

arhiveerimist, k.a Andmekaitse Inspektsiooni puhul avaliku teabe seadus, arhiiviseadus, aga ka nt

25.05.2017. a määrus teenuste korralduse ja teabehalduse alused. Igal asutusel peab olema

dokumendihalduse/teabehaldusekord ning määratud selle eest vastutav isik.

2. Kas kõik avaliku asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis

milline teave dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest?

Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Andmekaitse Inspektsioonil puuduvad andmekogud, kuid kooskõlas AvTS paragrahviga 12

registreeritakse Delta dokumendiregistris asutusele saabunud dokumendid ja asutusest

väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval;

muus osas lähtub Andmekaitse Inspektsioon samuti AvTS paragrahv 12 nõuetest.

Registreerimine toimub valdavalt hetkel, kui dokument saabub või kui dokument välja saadetakse.

Dokumendihaldusteenust pakub Riigi Tugiteenuste keskus, mis vastutab sissetulevate

dokumentide registreerimise eest. Väljaminevate dokumentide registreerimise eest vastutab

väljasaatja.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetele kohaldatakse erandeid sõltuvalt nende sisust?

AvTSi kohaselt dokumendiregistris registreeritakse kõik asutusele saabunud dokumendid ja

asutusest väljasaadetud dokumendid. Raamatupidamisdokumente ei registreerita

dokumendiregistrisse. Isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja

millele on isiku juurdepääs tagatud, ei registreerita dokumendiregistrisse, näiteks lähetus- ja

personalidokumendid RTIPis.

Sissetulevad Euroopa ülepiirilised menetlusdokumendid, mis saabuvad IMI süsteemi kaudu,

registreeritakse juhul, kui Andmekaitse Inspektsioon on menetluse juhtivas rollis. Mõne teise riigi

pädeva asutuse menetlusse kaasatuna üldjuhul dokumente ei registreerita.

2 (3)

4. Kas on olemas juhised või poliitikad seoses otse avalikule ametiisikule saadetud või temalt

saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Teenistuja e-posti aadressile saadetud kirjavahetuse registreerimise või registreerimiseks

edastamise eest vastutab kirja saanud teenistuja vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni

dokumendihalduskorrale.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Ametlike dokumentide register on avalik tulenevalt avaliku teabe seadusest.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu füüsilisi

dokumente?

Valdav enamus, ligilähedaselt 99% Andmekaitse Inspektsioonile tulevatest pöördumistest on

elektroonilisel kujul. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamise seadus; haldusmenetluse seadus

ning avaliku teabe seadus ei näe ette erisusi füüsiliste ja elektrooniliste dokumentide vahel, sh on

aktsepteeritud suuline pöördumine. Seetõttu on e-kiri käsitletav pöördumisena. SMS kujul

pöördumisi Andmekaitse Inspektsioonile ei laeku, seejuures puudub võimalus SMS pöördumist

nõuetekohaseks pöördumiseks lugeda, kuivõrd võimaldatav tähemärkide arv on liialt piirav.

Seoses sotsiaalmeedias tehud kommentaaridega esitab Andmekaitse Inspektsioon

vastukommentaari lihtsamas vormis selgitusega või paludes pöörduda e-posti teel.

7. Kas avalikud asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab

iga asutus omaenda registreerimissüsteemi?

Seadus ei näe ette ühist süsteemi dokumentide registreerimiseks. Samas praktikas kasutatakse

standardlahendust, teatud juhtudel erilahendust. Andmekaitse Inspektsioonil on sarnaselt paljude

muude avalike asutustega kasutusel standardlahendusena dokumendihaldussüsteem Delta.

8. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused ametlike dokumentide säilitamisel?

Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?

Andmekaitse Inspektsioon säilitab dokumente digitaalkujul ning konkreetse säilitustähtajaga.

Dokumente ja teavet säilitatakse ja arhiveeritakse vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni

dokumendihalduse korrale ja arhiivikorrale.

9. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide säilitustähtaja

määramisel ja milliseid säilitustähtaegu kohaldatakse?

Dokumendiregistris registreeritud dokumentide säilitustähtajad on määratud dokumendiregistris

olevate sarjade kaupa, jäädes enamasti 5-10 aasta piiresse. Igal konkreetsel sarjal on oma

säilitustähtaeg ning see on paika pandud Andmekaitse Inspektsiooni arhiivikorras.

10. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?

Dokumendid antakse arhiivi üle vastavalt Rahvusarhiiviga kooskõlastatud liigitusskeemile.

Lähtutakse sellest, kas tegemist arhiiviväärtusliku materjaliga või mitte.

11. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide

kõrvaldamisel/hävitamisel?

Vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni dokumendihalduskorrale ja infoturbekorrale tellitakse

füüsiliste infokandjate (sh paberdokumentidele) hävitamiseks regulaarselt hävitusteenus.

3 (3)

Digikandjal dokumendid kustutatakse säilitamistähtaja möödumisel, kui puudub alus

säilitamistähtaega pikendada.

12. Palun kirjeldage kohtupraktikat ja/või praktikat, mis on seotud dokumentide haldamise ja

säilitamisega (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud vms).

Andmekaitse Inspektsioon teostab riiklikku järelevalvet avaliku teabe seaduse alusel seoses

dokumentide haldamise ja säilitamisega. Andmekaitse Inspektsiooni kui teabevaldaja praktika on

ülaltoodud vastustega kirjeldatud.

Lugupidamisega

Gunnar Gabriel Einlo

Jurist

peadirektori volitusel

[email protected]