Väljaminev kiri

Aadress: Kalevi tn 1, Tartu 51010; registrikood: 74001966; telefon: 620 0100; e-post: [email protected]. Lisainfo: www.kohus.ee

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected]

Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004

Meie 04.01.2026 nr 8-1/26-1799-3

Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma

küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta

Edastan Teile vastused maa-, haldus ja ringkonnakohtute nimel.

1. Kuidas on reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine avaliku võimu

organite poolt? Esitage asjaomaste eeskirjade ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu keeltest

(inglise või prantsuse keeles).

Kohtutes reguleerivad dokumentide haldamist, säilitamist ja arhiveerimist justiitsministri määrus

“Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord” ning menetlusseadustikud

(tsiviilkohtumenetluse seadustik, kriminaalmenetluse seadustik, väärteomenetluse seadustik ja

halduskohtumenetluse seadustik).

2. Kas kõik avaliku võimu organi valduses olevad dokumendid on registreeritud? Kui jah, siis

milline teave dokumentide kohta kantakse registrisse? Kes vastutab registreerimise eest? Millal

toimub registreerimine?

Dokumendid registreeritakse vastavalt eelnimetatud seadustele ja kordadele. Kõiki töödokumente

ei registreerita.

Dokumentide registreerimise eest vastutab iga ametnik, kes saab või koostab dokumendi, mis

vajab registreerimist. Dokumendid registreeritakse hiljemalt järgneval tööpäeval.

3. Kas dokumentide registreerimise nõuetele kohaldatakse erandeid nende sisu alusel?

Jah.

4. Kas on olemas juhised või eeskirjad, mis käsitlevad avaliku teenistuja poolt otse saadetud või

temalt saadud kirjavahetuse registreerimist?

Selgeid juhiseid ei ole, iga ametnik peab ise hindama saadud dokumendi väärtust ehk kas

dokument on oluline tegevuste ja faktide tõendamiseks.

5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Jah.

6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirju, SMS-sõnumeid jne) käsitletakse samamoodi kui

füüsilisi dokumente?

E-kirju käsitletakse samamoodi kui füüsilisi dokumente. SMS-sõnumeid ei käsitleta samamoodi.

7. Kas ametiasutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga

ametiasutus oma registreerimissüsteemi?

Kohtutes kasutatakse dokumentide registreerimiseks erinevaid infosüsteeme. Kasutatakse nii

dokumendihaldussüsteemi, mis on ühine kui ka erinevaid menetlussüsteeme (nt kinnistusraamat,

kohtute infosüsteem, äriregister, laevakinnistusraamat jne).

8. Milliseid kriteeriumeid kohaldavad ametiasutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks

millises formaadis ja kus dokumente säilitatakse?

Erinõudeid kohtutel ei ole, rakenduvad arhiiviseadusest ja arhiivieeskirjast tulenevad nõuded.

Dokumente säilitatakse samas süsteemis, kus neid menetletakse ehk et säilitamiseks

eraldi repositooriume ei ole.

9. Milliseid kriteeriume kohaldavad ametiasutused dokumentide säilitamisel ja millised on

säilitamisajad?

Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest. Lisaks kõigile asutustele kohalduvatele õigusaktidele

(nt personali- ja raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad) on kohtumenetluse dokumentide

säilitustähtajad reguleeritud määrusega “Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei

kodukord”.

Dokumentide säilitustähtaeg, mille säilitustähtaeg on õigusaktiga reguleerimata, kehtestatakse

asutuse dokumentide liigitusskeemis (liigitusskeem on kohtutel ühine).

Spetsiifilisi kriteeriumeid ei ole, kohalduvad Rahvusarhiivi juhised ja arhiiviseadus.

10. Milliseid kriteeriume kohaldavad ametiasutused dokumentide arhiivi üleandmisel?

Spetsiifilisi kriteeriumeid ei ole, kohalduvad Rahvusarhiivi juhised ja arhiiviseadus.

11. Milliseid kriteeriume kohaldavad ametiasutused dokumentide kõrvaldamisel/hävitamisel?

Spetsiifilisi kriteeriumeid ei ole, kohalduvad Rahvusarhiivi juhised ja arhiiviseadus.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Kerli Auväärt

Arhiiviteenistuse juht

53009753, [email protected]