Tere
Helistasin täna nõuandetelefonile ning rääkisin oma murest seoses Stuudiumi, säilitustähtaegade ja dokumentide hävitamisega.
Võru Gümnaasiumis on RIA järelvalve ning sellega seoses oleme tõsisemalt võtnud käsile ka andmed Stuudiumis, sest see teema on meile juba pikemat aega muret valmistanud.
17. novembril 2025. aasta kirjutasin Stuudiumi abisse ja küsisin, millised on Stuudiumis olevate dokumentide säilitustähtajad ja kuidas toimub dokumentide hävitamine. Eraldi tõin välja õpilasraamatu, klassipäevikute, huviringide päevikute, kirjavahetuse ja avalduste säilitustähtajad.
Uurisin, kuidas oleks koolil võimalik kätte saada eelnevate aastate sisseastumise portaali esitatud õpilaste sisseastumise dokumendid? Kui pikk on nende dokumentide säilitustähtaeg ja kuidas toimub hävitamine?
Meie dokumentide loetelus on kõik need sarjad eraldi välja tood ja ma tean, millised on nende säilitustähtajad. Dokumentide loetelus on ka kirjas, et neid dokumente hoitakse Stuudiumis.
Võru Gümnaasium kasutab Stuudiumit alates 2015. aastast. Ka kõik dokumendid ja andmed on alles. Kui õpilasraamat on alatise säilitustähtajaga ja selle kohta on meil olemas ja väljatrükid, siis teised dokumendid tuleks hävitada kas 5, 7 või 10 aasta möödudes.
Kui ma pöördusin 17. novembril, siis ma oma kirjale senini vastust ei ole saatnud. Kui ma tegin uue kirja meeldetuletusega, siis ma sain kiirelt vastuse, et pole vaja uut teemat tõstatada, meeldetuletuse võib kirjutada eelmise kirja alla. Kuid sisulist vastust ei tulnud. Kui ma juhtisin tähelepanu lepingu punktile, mis ütleb, et pöördumisele tuleb vastata 3 tööpäevaga, siis öeldi, et selle all peetakse silmas tehniliste probleemide operatiivset lahendamist , mitte üldiseid juriidilisi küsimusi.
Saatsin meeldetuletused 9. ja 23. detsembril, kuid vastust pole.
Nad juhtisid tähelepanu, et leping on sõlmitud kümme aastat tagasi. Ma tean seda ja ütlesin ka, et me ei ole saanud infot lepingu tingimuste muutmisest või uuendamisest.
Lepingus on andmete kohta kaks punkti:
6.4 Pooled lepivad kokku, et Teenuse osutaja peab tagama Süsteemi sisestatud andmete ja
informatsiooni säilimise vähemalt 1 aasta või seaduses sätestatud pikema kohustusliku andmete
säilitamise aja jooksul. Vastava kohustuse täitmise tagamiseks kohustub Teenuse osutaja vähemalt
kord [töö]päevas tegema varukoopia Süsteemi sisestatud andmetest ja informatsioonist ning säilitama
varukoopiat väljapool Süsteemi opereerivat serverit.
6.5 Lepingu lõppemisel kohustub Teenuse osutaja arhiveerima Kooli puudutavad ja säilitatud andmed
ja informatsiooni ning andma need hiljemalt 30 päeva jooksul alates Lepingu lõppemisest Koolile üle
vormis, mis võimaldab nendega tutvumist väljaspool Süsteemi. Kui Teenuse osutaja on andmed ja
informatsiooni selliselt üle andnud, siis Teenuse osutaja poolne andmete ja informatsiooni säilitamise
kohustus lõpeb.
Me sooviksime hakata olukorda kuskilt lahendama. Hävitada andmed, mille säilitustähtaeg on möödas ja saada aru, kuidas toimub andmete hävitamine ja kuidas me saaks vajalikke andmeid kätte (Näiteks praegu esitavad õpilased kõik sisseastumise dokumendid sisseastumise süsteemi, aga me ei tea, kuidas neid kätte saada, kus need säilivad ja kuidas toimub nende hävitamine).
Süsteemis on alles ka kogu kirjavahetus, mis aastate jooksul on toimunud. Seda saab justkui arhiveerida ja lukustada, aga kustutada mitte.
Kahjuks ei ole Stuudium eriti koostööaldis. Nendega on võimatu kontakti saada.
Lisaks on meil kindlasti puudu ka vajalikku pädevust, sest ministeeriumi poolt pole meile andmekaitse spetsialisti.
Kas Te oskate aidata, kuidas seda olukorda lahendama hakata.
Heade soovidega
Mairi Võsu
juhiabi
Võru Gümnaasium
5898 5103