Selgitustaotlus avaliku dokumendiregistri andmete osas

Tere!

Leidsime 06.01.2026, et RMK avalikus dokumendiregistris avaldatud dokumendid on

kopeeritud ja avaldatud veebilehel https://dokumendiregistrid.karlerss.com/arhiiv/rmk.

Mõistame, et tegemist on avaliku teabe taaskasutamisega, kuid näeme mitut võimalikku

probleemi isikuandmete kaitse ja privaatsuse vaates ning soovime AKI seisukohta, kas selline

töötlemine on teie hinnangul kooskõlas IKÜM-iga?

Veebilehe (Projektist - dokumendiregistrid.karlerss.com) kirjelduses ja isikuandmete

töötlemise põhimõtetes on välja toodud, et portaal:

• kopeerib riiklikest dokumendiregistritest dokumente;

• salvestab dokumentide sisud andmebaasi;

• teeb need ületekstiotsinguga otsitavaks;

• teeb sisu otsingumootoritele nähtavaks ja dokumentide vaatamise võimalikuks

otse brauseris.

Meie hinnangul tõstatab see vähemalt järgmised küsimused:

1. Veebilehe autor peab eesmärgiks dokumendiregistrite sisu otsingumootorites

leitavaks tegemist, kuid AvTS üldjuhendis (§ 20) on välja toonud põhjused, miks ei

tohiks register olla avatud otsingumootoritele. Samal põhjusel avalikud asutused

andmeid otsingumootoritele leitavaks teinud ka ei ole (suurem risk, et saab

isikuandmeid kombineerida, isikut seeläbi profileerida). Praeguses olukorras, kus

suur hulk füüsilisi isikuid langeb kõiksugu pettuste ohvriks, on risk suur ja teema

murettekitav.

2. Isik, kes suhtleb RMK-ga näiteks kirja teel (sh mitte ainult füüsilise isiku vaid ka mõne

ettevõtte/asutuse esindajana), võib mõistlikult eeldada, et kirjavahetus

registreeritakse ja see võib olla teatud juhtudel avalikus dokumendiregistris nähtav.

Samas ei pruugi olla mõistlikult eeldatav, et sama teave muutub täistekstina

otsitavaks ja leitavaks näiteks Google’i kaudu ning koondub eraldi andmebaasi.

Tooksime välja ka selle, et füüsiliste isikute andmete avalikus registris peitmise nõue

on tulnud hiljem, kui dokumentidele elektroonilise juurdepääsu võimaldamise nõue,

seega võib leiduda vanu dokumente, kus ei pruugi olla isikuandmed korrektselt

kaitstud.

3. Lehel on välja toodud, et isikuandmeid sisaldavaid dokumente hoitakse kuni 75

aastat. Meie hinnangul peaks andmete säilitamine lähtuma dokumentide

säilitustähtaegadest ja minimaalsuse põhimõttest ning eesmärgipõhisusest. Lisaks

isikuandmetele võib dokumentides leiduda ka muud tundlikku või piiratud

juurdepääsuga infot, mille pikaajaline säilitamine ja indekseerimine ei pruugi olla

vajalik ega proportsionaalne.

4. Andmete kvaliteediga seotud probleemid ja andmete ajakohasena hoidmise küsimus.

Kui algset dokumenti või selle metaandmeid dokumendihaldussüsteemis

uuendatakse, võib tekkida olukord, kus “paralleelselt peetavas” registris jääb

kättesaadavaks vana või ebaõige versioon. Samuti võib aeg-ajalt võib esineda

juhtumeid, kus isikuandmete varjamine ei ole olnud korrektselt teostatud, mistõttu

info dubleerimine ja indekseerimine võimendab vigase või mitte ajakohase info

avaldamisega seotud riski.

5. Samuti isikuandmete kustutamise- ja piiramisõiguste küsimus. Veebilehel on

märgitud, et kustutamispäringute lahendamisel võetakse muuhulgas arvesse

dokumendi loomise kuupäeva ja avaliku huvi suurust dokumendi säilitamise vastu.

Meie hinnangul vajab see selgemat lahendust, eriti olukordades, kus isikuandmed on

avaldatud ekslikult või kui dokument oleks pidanud olema eemaldatud näiteks

põhjusel, et säilitustähtaeg on möödunud.

Palume AKI seisukohta:

• Kas kirjeldatud töötlemine, dokumentide sisu kopeerimine, salvestamine,

täistekstindekseerimine ja otsingumootoritele nähtavaks tegemine on teie hinnangul

kooskõlas IKÜM-i nõuetega olukorras, kus vastutav töötleja ei ole andmete

edastamist selgesõnaliselt lubanud?

• Kas õigustatud huvi on sellise töötlemise puhul piisav õiguslik alus? Kas antud

projekti raames on läbi viidud õigustatud huvi analüüs ning andmekaitsealane

mõjuhinnang ja leitud, et andmetöötluseks on piisav õigustatud huvi olemas ning

andmed on piisaval määral kaitstud?

• Kuidas hinnata sellise töötlemise kooskõla andmete kvaliteedi, minimaalsuse ja

ajakohasuse põhimõttega ning kellel lasub vastutus paranduste või muude

sünkroniseerimisel tekkinud vigade eest? Näiteks kui RMK uuendab/parandab mõne

dokumendi andmeid või hävitab säilitustähtaja ületanud dokumente, siis kuidas

tagada, et teises andmebaasis see samuti toimub? Kes vastutab sünkroniseerimisel

tekkinud vigade või parandamata andmete eest?

Meie eesmärk on saada AKI-lt hinnang ja juhis, kuidas sellises olukorras saaksime ja

peaksime arvestama isikuandmete kaitse nõuetega, kui sisuliselt ei ole kõik andmed enam

meie valduses.